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Guía técnica colombiana 185

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GUÌA TÈCNICA COLOMBIANA
GTC 185

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  • 1. GUÌA TÈCNICA COLOMBIANA GTC 185 DOCUMENTACIÓN ORGANIZACIONAL
  • 2.
    • TEMAS A TRATAR…………..
    • INTRODUCCIÓN
    • OBJETO
    • TÉRMINOS Y DEFINICIONES
    • ASPECTOS GENERALES PARA LAS COMUNICACIONES
    • ELEMENTOS ESENCIALES DE LA DOCUMENTACION ORGANIZACIONAL
  • 3. INTRODUCCIÒN
    • TIENE COMO PROPÓSITO BRINDAR HERRAMIENTAS QUE FACILITEN LA GESTIÒN DOCUMENTAL EN LAS ORGANIZACIONES, CON EL FIN DE SIMPLIFICAR Y ORGANIZAR LA PRESENTACIÒN Y EL MANEJO DE LAS COMUNICACIONES IMPRESAS Y ELECTRÒNICAS. A SU VEZ, CONTRIBUIR CON LA DISMINUCIÒN DE TIEMPO Y LOS COSTOS, CON BUENA CALIDAD.
  • 4. OBJETO
    • ESTA GUÌA PRESENTA RECONMENDACIONES PARA ELABORAR DIFERENTES TIPOS DE DOCUMENTOS GENERADOS EN LAS ORGANIZACIONES.
    • TIENE ENCUENTA LOS ASPECTOS GENERALES DE LA COMUNICACIÒN Y PRESENTA UN ORDEN PARA LAS PARTES DE CADA DOCUMENTO CON BASE EN EL ESTILO Y LA PRESENTACIÒN.
    • ESTÀ DIRIGIDA A EMPRESARIOS, DIRECTIVOS, INSTRUCTORES, ASISTENTES ADMINISTRATIVOS, SECRETARIOS Y TODAS LAS PERSONAS INVOLUCRADAS EN LA GENERACIÒN DE DOCUMENTOS, PARA FACILITAR SU ELABORACIÒN Y PRESENTACIÒN.
  • 5. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
    • ABREVIATURA: Grupo de palabras obtenida por la eliminación de alguna de las letras y siempre se cierra con un punto.
    • ACRÒNIMO: Vocablo conformado por diferentes letras iniciales y no iniciales de una razón social.
    • Ejemplo: CAFAM: Caja Compensación Familiar.
    • ACTA: Documento escrito que contiene lo sucedido, tratado y acordado en una reunión o situación especifica.
    • ANEXO: Documento o elemento que se adjunta a la comunicación o al informe, sirve para complementar y aclarar.
    • ASUNTO: Síntesis del contenido de la comunicación.
    • CARGO: Nombre de la posición que ocupa la persona responsable de expedir el documento.
    • CARTA: Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organización y personas naturales; igualmente , en las relaciones entre organizaciones y sus empleados.
  • 6.
    • CERTIFICADO: Documento de carácter probatorio, público y privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne.
    • CIRCULAR: Comunicación escrita de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo especifico de personas tanto interna como externadamente.
    • CONCLUSIONES: Juicio critico y razonado del análisis sobre los resultados del informe, presentados de manera directa clara, concisa y lógica.
    • CONSTANCIA: Documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad.
    • COPIA: Fiel reproducción del documento.
    • DESPEDIDA: Palabra o frase de cortesía con la cual se finaliza una comunicación.
    • DESTINATARIO: Persona a quien va dirigida la comunicación.
  • 7. CÒDIGO
    • Sistema convencional que identifica el departamento, el área o la sección que produce le documento con sus respectivas series,
    • hace referencia a la identificación numérica, alfabética, alfanumérica y otros, de la dependencia en la organización, seguida de la serie documental, en caso de que exista.
  • 8.
    • ENCABEZADO: Título de la comunicación que se realiza, línea de identificación para indicar la continuidad del documento.
    • ESTILO: Distribución de las diferentes líneas que conforman la comunicación.
    • INFORME: Documento que describe o da a conocer datos precisos sobre el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto, relativo a una caso concreto parda conocer resultados de procesos administrativos.
    • INTERLÍNEA: Distancia vertical entre los renglones.
    • INTERLÍNEA LIBRE : Renglón sin escritura.
    • LÍNEAS ESPECIALES: Líneas de anexos, copia e identificación del transcriptor.
    • LOGOTIPO: Símbolo que identifica a la organización.
    • MÁRGENES: Distancia que queda en blanco en cada uno de los cuatro lados de una página impresa.
    • MEMBRETE: Inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a una persona natural o jurídica.
    • MEMORANDO: Comunicación escrita que se emplea en las organizaciones para tratar asuntos internos .
  • 9.
    • MODELO: Esquema de distribución de zonas que le permite la organización la diagramación de su papelería.
    • OBJETIVO: Describe la finalidad del informe corto.
    • PORTADA: Primera página del informe; contiene los datos requeridos para la identificación del documento.
    • RAZÓN SOCIAL: Nombre que identifica a una organización.
    • REDACTOR: Persona que genera y plasma ideas en una comunicación.
    • REMITENTE: Nombre, apellidos y cargo del firmante.
    • SALUDO: Frase de cortesía con la cual se inicia la comunicación .
    • SIGLA: Abreviatura conformada por las letras iniciales de cada palabra de una razón social.
    • SOBRE: Cubierta que guarda y protege un documento, para su entrega o envío.
    • TRANSCRIPTOR: Persona responsable de elaborar, digitar o transcribir la comunicación.
    • ZONA: Espacio predeterminado para la ubicación de un conjunto de datos impresos o escritos.
  • 10. ASPECTOS GENERALES PARA LAS COMUNICACIONES
    • ZONAS
    • ZONA 1 : Membrete que incluye razón social, sigla o acrónimo, logotipo en caso de tenerlo y el número de identificación tributaria (NIT), las medidas para está son 14cm horizontal
  • 11.
    • ZONA 2: Espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, correo electrónico, teléfono, lugar de origen y país. Se recomienda las siguientes medidas entre 1,5 cm y 2cm desde el borde inferior de la hoja y centrado
  • 12.
    • ZONA 3: espacio superior derecho destinado al registro y radicación del documento, es complementaria de la zona1.
  • 13. MÁRGENES
    • Se recomienda las siguientes márgenes
    • superior: 3 y 4 cm
    • inferior: 2 y 3 cm
    • Lateral izquierdo: 3 y 4 cm
    • Lateral derecho: 2 y 3 cm
  • 14. GTC 185 NOTA: Cuando se usa papel sin membrete, se recomienda dejar un margen superior de entre 3 cm y 4cm, que corresponden al encabezado. Este espacio es para la razón social de la organización a la cual pertenece el documento que se va a elaborar. Así mismo para el margen inferior se dejan entre 2cm y 3cm, desde el borde inferior de la hoja. Este espacio es el pie de página y se utiliza para los datos de la zona 2. En el mismo sentido, en cuanto a las márgenes laterales se recomienda que a la izquierda se dejen entre 3cm y 4cm y a la derecha entre 2cm y 3 cm, dependiendo del tamaño de encabezado y pie de página.
  • 15. GTC 185 ESTILOS Para efectos de la distribución del contenido de la comunicación, se tienen tres estilos como alternativas: BLOQUE EXTREMO - BLOQUE – SEMIBLOQUE.
  • 16. GTC 185 BLOQUE EXTREMO Todas las líneas parten del margen izquierdo BLOQUE Las líneas de código, lugar de origen, fecha de elaboración, firma y cargo se escriben partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho . SEMIBLOQUE Conservando la distribución del estilo bloque, el primer renglón de cada párrafo tiene una sangría de 5 espacios a 10 espacios. FUENTE Toda comunicación se debe escribir en una forma clara, agradable a la vista del lector. La fuente debe ser homogénea, con el fin de presentar inconvenientes para su lectura, impresión, digitalización y microfilmación. Los tamaños que se que se recomiendan están entre los 10 y 12. Se sugiere no utilizar negrilla .
  • 17. CARTA ESTILO BLOQUE EXTREMO
  • 18. 0 a 1 interlinea libre Código 1 a 2 interlineas libres Lugar y fecha de elaboración 1 a 3 interlineas libres Datos del destinatario 2 interlineas libres Asunto: 2 interlineas libres Saludo: 1 a 2 interlineas libres Texto: 1 interlinea libre 1 a 2 interlineas libres Despedida: 4 a 5 interlineas libres Remitente Cargo 2 interlineas libres Anexos: (opcional) Copia: (opcional) 1 interlineas Transcriptor: 1 a 2 interlineas Entre 2 cm y 3 cm Entre 3 cm y 4 cm Entre 1.5 cm y 2.0 cm Zona 2 Zona 1 Entre 3 cm y 4 cm Máximo 14 cm Zona 3
  • 19. CNI-8-012 Bogotá D.C., 11 de febrero de 2009 Señor GERMÁN CANO MORA Jefe Departamento Recursos Humanos Capacitación Empresarial S.A.. Transversal 36 45-80 Bogotá D.C.. Asunto: Modelo partes mensaje comercial Cordial saludo, señor Cano: Este modelo de carta escrita en estilo de bloque extremo es uno de los más usados en la comunicación organizacional. Es necesario que el contenido transmita la idea en forma: clara, precisa, coherente, concisa, y ordenada para cumplir con los objetivos de informar y persuadir. Se sugiere que el texto no tenga más de tres párrafos en cartas de un solo folio. Se adjunta literatura de la Real Academia Española. Al observar este modelo, identificará las partes fundamentales y opcionales que se requieren para la comunicación efectiva. Hasta próxima oportunidad. MARÍA FERNANDA GÓMEZ LARA Orientadora Recursos Humanos Anexo: uno (13 folios) Copias: Sistema, Contabilidad Redactor: Angélica Duque Transcriptor: María Lizarazo Entre 2 cm 3 cm Entre 3 y 4 cm
  • 20. CARTA ESTILO BLOQUE
  • 21. 0 a 1 interlinea libre Código 1 a 2 interlineas libres Lugar y fecha de elaboración 1 a 3 interlineas libres Datos del destinatario 2 interlineas libres Asunto: 2 interlineas libres Saludo: 1 a 2 interlineas libres Texto: 1 interlinea libre 1 a 2 interlineas libres Despedida: 4 a 5 interlineas libres Remitente Cargo 2 interlineas libres Anexos: (opcional) Copia: (opcional) 1 interlineas Transcriptor: 1 a 2 interlineas Entre 2 cm y 3 cm Entre 3 cm y 4 cm Entre 1.5 cm y 2.0 cm Zona 2 Zona 1 Entre 3 cm y 4 cm Máximo 14 cm Zona 3
  • 22. DC-4-015 Bogotá D.C., 11 de abril de 2009 Señora NIDIA GONZÁLES MORA Coordinadora Área Bienestar Capacitación Empresarial S.A.. Calle 34 45-80 Bogotá D.C.. Asunto: Modelo estilo bloque Cordial saludo, señora Nidia: Este estilo bloque consiste en que las líneas del código, la fecha, la firma y el cargo se ubica partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho. Los datos del destinatario, el asunto, el saludo, el texto, de la carta, la despedida y las líneas especiales se ubican contra el margen izquierdo. Agradecemos la aplicación de la guía. MARÍA FERNANDA GÓMEZ LARA Orientadora de Capacitación Anexo: uno (un folio) Copias: Recursos Educativos Transcriptor: Angélica Duque Gómez Entre 3 cm y 4 cm Entre 2 y 3 cm
  • 23. CARTA ESTILO SEMIBLOQUE CON SANGRÍA
  • 24. 0 a 1 interlinea libre Código 1 a 2 interlineas libres Lugar y fecha de elaboración 1 a 3 interlineas libres Datos del destinatario 2 interlineas libres Asunto: 2 interlineas libres Saludo: 1 a 2 interlineas libres Texto: 1 interlinea libre 1 a 2 interlineas libres Despedida: 4 a 5 interlineas libres Remitente Cargo 2 interlineas libres Anexos: (opcional) Copia: (opcional) 1 interlineas Transcriptor: 1 a 2 interlineas Entre 2 cm y 3 cm Entre 3 cm y 4 cm Entre 1.5 cm y 2.0 cm Zona 2 Zona 1 Entre 3 cm y 4 cm Máximo 14 cm Zona 3 Sangría de 5 espacios
  • 25. DA-5-007 Santiago de Cali, 11 de mayo de 2009 Licenciado GERMÁN DUQUE MUÑOS Coordinador Académico Desarrollo Talento Humano Actualización Empresarial S.A.. Bogotá D.C.. Asunto: Estilo Semibloque Respetado licenciado Duque: Como usted puede observar, este estilo se asemeja al estilo bloque. En cuanto a la distribución del código, fecha, nombre del remitente y cargo se ubica desde el centro de la hoja hacia el margen derecho. La única diferencia es que los párrafos llevan sangría de 5 a 10 espacios que depende de la elección del remitente. Para el ejemplo se aplicó una sangría de cinco espacios. Cordialmente, MARÍA FERNANDA GÓMEZ LARA Directora Copia: Recursos Humanos Transcriptor: Andrea Forero Gómez Entre 3 cm y 4 cm Entre 2 cm y 3 cm
  • 26. DATOS DEL DESTINATARIO 1. Denominación o título académico S e recomienda utilizar MAYÚSCULA INICIAL, para escribir los nombres de las denominaciones o títulos académicos. Señor Señora Doctora 3. Cargo: Se aconseja escribirlo con Mayúscula inicial. Los nombres de cargos muy extensos se pueden distribuir en dos líneas para guardar proporción visual con los otros datos. 2. NOMBRE DEL DESTINATARIO Se sugiere escribirlo con MAYÚSCULA FIJA ; de preferencia se escribe los dos apellidos. 4. ORGANIZACIÓN: Se aconseja escribirla con MAYÚSCULA FIJA. LOS ACRÓNIMOS Y LAS SIGLAS O CÓMO ESTEN REGISTRADOS ANTE LA CÁMARA DE COMERCIO 5. Dirección PALABRAS COMPLETAS: Avenida, Transversal, Apartamento, Carrera si se incluyen letras deben ser en MAYUSCULAS Calle 21 C Después se debe dejar 3 espacios Si la dirección incluye Sur (M.I.) 6. Destino: Local Melgar Nacional Tunja, Boyacá Bogotá D.C. Internacional NEW YORK Estados Unidos de América
  • 27. LÍNEAS ESPECIALES : Si se requieren, se recomiendan escribirlas a 2 interlíneas libres de los datos del remitente, en la misma fuente y con un tamaño de letra menor al utilizado en el texto. Anexo: Se detallan en el texto y al final de comunicación, a 2 interlíneas libres del remitente. La palabra Anexo, según el caso se escribe con Mayúscula inicial. seguida de dos punto(:). A un espacio se enuncia la cantidad; entre paréntesis se relaciona el número de hojas, folios y el tipo de anexo, escritos en forma continua horizontalmente y separados por coma (,) EJEMPLO 1 Anexo: uno (15 folios). EJEMPLO 2 Anexos: dos (ocho folios y un CD-ROM). EJEMPLO 3 Anexos: tres (10 folios, un cheque y un folleto). EJEMPLO 4 Anexos: ocho (cuatro en 22 folios, un disco compacto, un disquete, una bolsa con afiches y un video didáctico). EJEMPLO 5 Anexos: cuatro (una invitación en un folio, dos actas en 10 folios).
  • 28. COPIA: La palabra copia se escribe con MAYÚSCULA inicial, sin abreviar y seguida de dos puntos (:). Se ubica a 2 interlíneas libres del cargo del firmante o a interlineado sencillo de anexos, si los hay, contra el margen izquierdo. A un espacio se relacionan los destinatarios alineados así: TRATAMIENTO DE CORTESÍA O TÍTULO, CARGO Y ORGANIZACIÓN. SI SE DIRIGE A UN FUNCIONARIO DE LA MISMA ENTIDAD, SE OMITE EL NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN. EJEMPLO 1 En línea separada: Copia: Señor Julio Montoya, Gerente AMS Señor Carlos Salazar Gómez, Gerente Nacional, Textiles S.A. Doctor Bernardo Murcia Vélez, Jefe de Aseguramiento de la calidad, COPA EJEMPLO 2 Para dependencias: Copia: Gerencia Gestión humana Dirección Financiera EJEMPLO 3 Para código de las dependencias : Copia: 1010 1030 100 EJEMPLO 5 En línea seguida Copia: Señores Juan Díaz Pérez, Director Técnico; Jairo Ruiz Cano, Director de Talento Humano; César Arenas, Jefe de Producción. SE RECOMIENDA NO ENUNCIAR LAS COPIAS FIJAS PARA LA SERIE DOCUMENTAL Y EN EL CONSECUTVO, POR SER NORMAS INTERNAS DE LA CORRESPONDENCIA DE LAS ORGANIZACIONES .
  • 29. IDENTIFICACIÓN DEL TRANSCRIPTOR, REDACTOR Y OTROS PARTICIPANTES EN LA ELABORACIÓN DE LAS COMUNICACIONES A 2 interlíneas libres del remitente o a 1 interlínea libre de anexos y copias se escribe el nombre y el apellido de las personas que participaron en la redacción, transcripción y demás actividades relacionadas con la elaboración de la comunicación, todo debidamente alineado. Si la persona que firma es la misma que redacta y transcribe o demás actividades, no se requiere su identificación. EJEMPLO Redactora: Gloria Yaneth Sepúlveda Morales Transcriptor: Leonardo Hernández Castillo
  • 30. NÚMERO DE COPIAS: El número de copias de las comunicaciones internas o externas obedece a los alineamientos y políticas establecidas en la organización, con base en las necesidades y bajo los principios de economía, eficiencia y eficacia establecidos por ésta. RECOMENDACIONES: Es importante que las comunicaciones no presenten errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación. La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados.
  • 31. LUGAR DE ORIGEN Y FECHA DE ELABORACIÓN
    • Se escriben a 1 ó 2 interlíneas libres del código y en forma completa en orden de: nombre del lugar de origen (en mayúscula inicial) día, mes (en minúscula) y año (sin separarlo con punto,
  • 32. IDENTIFICACIÓN DE PAGINAS SUBSIGUIENTES:
    • El encabezado y el número de página correspondiente son datos que permiten identificar el documento a partir de la segunda página. Se recomienda ubicarlo en la parte superior izquierda, a 0 o 1 interlínea libre de la zona 1, debidamente justificados y para continuar con el texto se dejan 1 o 2 interlíneas libres.
  • 33. SALUDO
    • Se utiliza después del título de cortesía
    • El nombre para las damas pueden ser compuestos
    • Los apellidos para los caballeros
    • Finaliza en dos puntos
    • Apreciado señor Botero García:
    • Respetada Gloria María:
    • Estimado y Apreciado sólo se usa para personas de confianza
  • 34. Asunto: Se escribe con Mayúscula inicial seguida de dos puntos, sin negrilla y sin subraya
    • Se escribe a 2 interlíneas libres, a partir del último dato del destinatario. Constituye la síntesis del tema del documento. Se debe expresar en un máximo de cuatro palabras . Se omiten artículos, preposiciones o conjunciones sin que se afecte el sentido.
  • 35. DESPEDIDA BREVE (,) O LARGA (.)
    • Expresión de Cortesía:
    • Despedidas Breves Despedidas con frase de cortesía, termina
    • Terminadas en coma Terminadas en punto
    • Atentamente, Agradecemos su gentil colaboración.
    • Cordialmente, Para nosotros en un gusto servirle
    • Sinceramente, Hasta una nueva comunicación
    • Respetuosamente, Muchas gracias por su amabilidad y rápida acción
    • Nos despedimos atentamente y esperamos su respuesta antes de cuatro días
  • 36. DATOS DEL REMITENTE
    • El nombre del remitente se escribe en MAYÚSCULA FIJA; de preferencia se escriben los dos apellidos. Se recomienda no utilizar negrilla.
    • Fernando Guevara Amezquita
    • FERNANDO GUEVARA AMEZQUITA
    • Jefe de Talento Humano
  • 37. CANTIDADES, CIFRAS Y OTRAS EXPRESIONES NUMÉRICAS
    • Las cantidades de un texto del uno al nueve se escriben en letras
    • Y del 10 en adelante en cifras
    • Ejemplo: Enviamos dos folletos con un total de nueve hojas cada uno.
    • Cuanto estos números forman parte de un rango, de un grupo o serie, se
    • Escriben en cifras
    • Ejemplo: La población que se va a evaluar comprende dos grupos: niños
    • Entre 8 y 12 años; jóvenes entre los 13 y 18 años
    • Cuando sea necesario expresar cantidades en letras, se tiene en cuenta
    • Que desde el dieciséis al treinta se escribe en una sola palabra y del
    • treinta y uno en adelante se escribe en tres palabras
    Las unidades de mil se separa con punto 760..400,00 y los decimales se separán con coma
  • 38. EN CASO DE DOCUMENTOS JURÍDICOS , LAS CIFRAS SE ESCRIBEN EN NÚMEROS Y LUEGO EN LETRAS $35.000.000,00 (Treinta y cinco millones) no es necesario escribir la palabra pesos no se deja espacio ente el signo pesos y número EN CASO DE DOCUMENTOS LEGALES $1.500,80 (Un mil quinientos pesos con 80 centavos) Primero en número y luego en letra Mayúscula inicial paréntesis
  • 39. NÚMEROS TELEFÓNICOS
    • Teléfono (91) 250 20 39
    • Celular o móvil 312 816 73 80
  • 40.
    • QUIMICOL S.A.
    • NIT 230.908.111-1
    • QDC795
    • Medellín, 8 de febrero de 2010
    • Señor
    • JOSE TRUJILLO LESMES
    • Gerente de Crédito
    • CODINAL LTDA.
    • Carrera 9 9-89
    • Bogotá D.C.
    • Asunto: Solicitud de Crédito
    • Distinguido señor Trujillo :
    • Nuestra empresa en su futuro quiere ampliar sus líneas de producción con miras de brindar un más eficiente servicio a nuestros clientes nacionales y próximamente a los de Latinoamérica, donde montaremos nuevas filiales. Adjuntamos proyecto
    • Por esta razón solicitamos a su entidad la aprobación de un préstamo por $100.000.000 (Cien millones de pesos) para cancelar en 18 meses. Este crédito se respalda por las escrituras de la compañía avaluadas por un valor de $500`000.000 (Quinientos millones de pesos). Adjuntamos fotocopia autenticada de Escritura
    • Agradezco su colaboración a esta solicitud.
    • Mónica Rosero Baquero
    • MONICA ROSERO BAQUERO
    • Jefa de Crédito
    • Anexos: dos (30 folios)
    • Copias: Contabilidad, Sistemas
    • Redactora: Elsa Rosero Baquero
    • Transcriptora: María Lizarazo
    • Calle 17 50-02 Teléfono 367 20 32 Medellín, Colombia
  • 41. QUIMICOL S.A. NIT 230.908.111-1 QDC795 Medellín, 8 de febrero de 2010 Señor JOSE TRUJILLO LESMES Gerente de Crédito CODINAL LTDA. Carrera 9 9-89 Bogotá D.C. Asunto: Solicitud de Crédito Distinguido señor Trujillo: Nuestra empresa en un futuro quiere ampliar sus líneas de producción con miras de brindar un eficiente servicio a nuestros clientes nacionales y próximamente a los de Latinoamérica, donde montaremos nuevas filiales. Adjuntamos proyecto Por esta razón solicitamos a su entidad la aprobación de un préstamo por $100.000.000 (Cien millones de pesos) para cancelar en 18 meses. Este crédito se respalda por las escrituras de la compañía avaluadas por un valor de $500`000.000 (Quinientos millones de pesos). Adjuntamos fotocopia autenticada de Escritura Agradezco su colaboración a esta solicitud. Mónica Rosero Baquero MONICA ROSERO BAQUERO Jefa de Crédito Anexos: dos (30 folios) Copias: Contabilidad, Sistemas Redactora: Elsa Rosero Baquero Transcriptora: María Lizarazo Ramos Calle 17 50-02 Teléfono 367 20 32 Medellín, Colombia [email_address]