Administración del
Tiempo.
Jose Onofre Montesa Andrés
Escuela Técnica Superior de
Informática Aplicada
Universidad Politéc...
GpiH-10. Administración del Tiempo. 2
Necesidad de administrar el
tiempo.
• El tiempo es un recurso especial
• Problemas y...
GpiH-10. Administración del Tiempo. 3
¿Qué es el tiempo?
• Salvador Dali, (Surrealismo)
– La persistencia de la memoria
– ...
GpiH-10. Administración del Tiempo. 4
El tiempo es un recurso especial
• Todos tenemos el
mismo.
• Una vez pasado ya
no se...
GpiH-10. Administración del Tiempo. 5
¿Podemos controlar el tiempo?
¡¡¡ NO !!!
• Podemos controlar las actividades que
rea...
GpiH-10. Administración del Tiempo. 6
Problemas y Causas
• Coyuntura
• Actitudes
• Causas del “stress”
• Algunas Solucione...
GpiH-10. Administración del Tiempo. 7
Coyuntura
• Entorno tecnológico
– Cambios frecuentes ...
– necesidad de tiempo para ...
GpiH-10. Administración del Tiempo. 8
Habilidades Organizativas:
• Capacidades
– Comunicación
• Oral
• escrita
– Trabajo e...
GpiH-10. Administración del Tiempo. 9
Actitudes
• Pasiva: ir a remolque de los
acontecimientos ⇒
– “stress”, no tengo tiem...
GpiH-10. Administración del Tiempo. 10
Síntomas del “stress”
• Fase inicial
– nerviosismo,
– crisis de humor,
– insegurida...
GpiH-10. Administración del Tiempo. 11
Causas del “stress”, principales
“quita tiempos”
• Objetivos inalcanzables
– tratar...
GpiH-10. Administración del Tiempo. 12
Algunas Soluciones.
• Vacaciones
• Deporte
• Cambiar de actividad
• Verlo con persp...
GpiH-10. Administración del Tiempo. 13
Organización
1) La lista de cosas a hacer, El inventario
2) La matriz de prioridade...
GpiH-10. Administración del Tiempo. 14
1) La lista de cosas a hacer
• El inventario.
• Origen de muchas urgencias de la li...
GpiH-10. Administración del Tiempo. 15
1) La lista de cosas que hacer:
inventario de tareas.
Descripción Prioridad Tiempo
...
GpiH-10. Administración del Tiempo. 16
1) Lista de cosas que hacer:
Origen de muchas urgencias
• 1. Tareas que encarga
el ...
GpiH-10. Administración del Tiempo. 17
1) La lista de cosas ha hacer:
Origen de muchas urgencias
• 3. Acciones derivadas d...
GpiH-10. Administración del Tiempo. 18
1) Lista de cosas que hacer:
Criterios de importancia.
• 1) Principio de Pareto ley...
GpiH-10. Administración del Tiempo. 19
2) La matriz de prioridades.
Hacer “Ya”
Planear a medio plazo
Interrupciones:
contr...
GpiH-10. Administración del Tiempo. 20
3) Identificar las horas más(E)
y menos eficaces(D).
• E: Período del día que uno r...
GpiH-10. Administración del Tiempo. 21
4) La realidad del tiempo
controlable.
• Rellenar línea cada ½ hora durante 3-5 día...
GpiH-10. Administración del Tiempo. 22
e) Usar un plan para
organizarse.
1) Preparar la lista de cosas que hacer.
2) Deleg...
GpiH-10. Administración del Tiempo. 23
f) Vivir con el plan diario
“Ponerlo en práctica”
• Revisar la matriz de vez en cua...
GpiH-10. Administración del Tiempo. 24
¿Como conservar el equilibrio y
control?
• Equilibrio en la vida
• Control de inter...
GpiH-10. Administración del Tiempo. 25
Equilibrio en la vida
1º) Identificar los aspectos importantes
de la vida
– ¿a qué ...
GpiH-10. Administración del Tiempo. 26
Como mantener el equilibrio de su vida
• Social.
• Salud.
• Profesional.
• Educativ...
GpiH-10. Administración del Tiempo. 27
Equilibrio en la vida ...
2º) Efectuar cambios para mantener el
equilibrio.
3º) Fij...
GpiH-10. Administración del Tiempo. 28
Control de interrupciones
1º) Planificar el espacio de trabajo
– Mesas en oficina: ...
GpiH-10. Administración del Tiempo. 29
Control de interrupciones
3º) Ganar una hora al día y dedicarla a las
prioridades m...
GpiH-10. Administración del Tiempo. 30
Control de interrupciones
5º) Comunicar con eficacia
– Preguntar: ¿Por qué es tan i...
GpiH-10. Administración del Tiempo. 31
Bibliografía
• 1-68/1124B Los secretos de la
organización del trabajo personal.
Próxima SlideShare
Cargando en…5
×

Presentacion tiempo

190 visualizaciones

Publicado el

Publicado en: Educación
0 comentarios
0 recomendaciones
Estadísticas
Notas
  • Sé el primero en comentar

  • Sé el primero en recomendar esto

Sin descargas
Visualizaciones
Visualizaciones totales
190
En SlideShare
0
De insertados
0
Número de insertados
5
Acciones
Compartido
0
Descargas
0
Comentarios
0
Recomendaciones
0
Insertados 0
No insertados

No hay notas en la diapositiva.

Presentacion tiempo

  1. 1. Administración del Tiempo. Jose Onofre Montesa Andrés Escuela Técnica Superior de Informática Aplicada Universidad Politécnica de Valencia 2003
  2. 2. GpiH-10. Administración del Tiempo. 2 Necesidad de administrar el tiempo. • El tiempo es un recurso especial • Problemas y Causas • Organización • ¿Como conservar el equilibrio y control?
  3. 3. GpiH-10. Administración del Tiempo. 3 ¿Qué es el tiempo? • Salvador Dali, (Surrealismo) – La persistencia de la memoria – El decía que no eran otra cosa que el queso Camembert del espacio y el tiempo, suave, extravagante, solitario y paranoico-crítico. • Gerald Murphy (Cubismo) – Predictivilidad del tiempo y la fragilidad para medirlo
  4. 4. GpiH-10. Administración del Tiempo. 4 El tiempo es un recurso especial • Todos tenemos el mismo. • Una vez pasado ya no se recupera. • Cualquier actividad requiere tiempo.
  5. 5. GpiH-10. Administración del Tiempo. 5 ¿Podemos controlar el tiempo? ¡¡¡ NO !!! • Podemos controlar las actividades que realizamos. • De modo que podremos realizar: – Más actividades ??? – Aquellas actividades que sean más importantes • Nos proporcionan mayor satisfacción • Nos llevan hacia nuestros objetivos
  6. 6. GpiH-10. Administración del Tiempo. 6 Problemas y Causas • Coyuntura • Actitudes • Causas del “stress” • Algunas Soluciones.
  7. 7. GpiH-10. Administración del Tiempo. 7 Coyuntura • Entorno tecnológico – Cambios frecuentes ... – necesidad de tiempo para responder • Economía global – Menos barreras ⇒ downsizing,… » recortes de personal • Empleo – Logrado por habilidad... Técnica – Mantenido por habilidad Organizativa
  8. 8. GpiH-10. Administración del Tiempo. 8 Habilidades Organizativas: • Capacidades – Comunicación • Oral • escrita – Trabajo en equipo • Control eficaz del tiempo
  9. 9. GpiH-10. Administración del Tiempo. 9 Actitudes • Pasiva: ir a remolque de los acontecimientos ⇒ – “stress”, no tengo tiempo. • Activa: influir sobre el propio destino: – Eficacia. – Tengo tiempo.
  10. 10. GpiH-10. Administración del Tiempo. 10 Síntomas del “stress” • Fase inicial – nerviosismo, – crisis de humor, – inseguridad/desconfianza – dificultad incremental / fatiga mental, – neuralgias, – insomnio. • Fase aguda – Hipersensibilidad, – ansiedad, – Desjerarquización de valores/ “Pasar” • Depresión/Infarto/ Úlceras... – Apatía, – sensación de fracaso, – quejas constantes
  11. 11. GpiH-10. Administración del Tiempo. 11 Causas del “stress”, principales “quita tiempos” • Objetivos inalcanzables – tratar de hacer demasiado, perfeccionismo,.. – Falta de planeación y organización personal – Falta de delegación eficaz • Tensiones del propio trabajo – Descontrol de interrupciones, – Reuniones excesivas o ineficaces – comunicación defectuosa (incapacidad de decir “NO”) • Exceso vida sedentaria.
  12. 12. GpiH-10. Administración del Tiempo. 12 Algunas Soluciones. • Vacaciones • Deporte • Cambiar de actividad • Verlo con perspectiva: Distanciarse • No dejarse llevar por sentimientos negativos • Administración del tiempo – Planificación y Organización personal. – Control de las interrupciones
  13. 13. GpiH-10. Administración del Tiempo. 13 Organización 1) La lista de cosas a hacer, El inventario 2) La matriz de prioridades. 3) Identificar las horas más y menos eficaces. 4) La realidad del tiempo controlable. 5) Usar un plan para organizarse. 6) Vivir con el plan diario
  14. 14. GpiH-10. Administración del Tiempo. 14 1) La lista de cosas a hacer • El inventario. • Origen de muchas urgencias de la lista... • Criterios de importancia.
  15. 15. GpiH-10. Administración del Tiempo. 15 1) La lista de cosas que hacer: inventario de tareas. Descripción Prioridad Tiempo Importante Urgente Estimado Resolver la inundación de la oficina SÍ SÍ Hacer Ya Plan estratégico nuevos productos SÍ NO Programar ... NO SÍ Delegar/Org. ... NO NO No pasa nada
  16. 16. GpiH-10. Administración del Tiempo. 16 1) Lista de cosas que hacer: Origen de muchas urgencias • 1. Tareas que encarga el jefe. – Ej.: Asigna 5 proyectos y pide el 6º • Solución: Preguntar • 2. Tareas impuestas por el sistema. – Ej.: Llamadas de clientes con quejas, ... • Solución: Reservar tiempo, Organizar (⇓núm. Errores)
  17. 17. GpiH-10. Administración del Tiempo. 17 1) La lista de cosas ha hacer: Origen de muchas urgencias • 3. Acciones derivadas de subordinados – Bola de nieve o bloqueo. • Solución: Comunicación – El rebote del problema • Solución: – ¿Cuál es el problema? ¿Cuales son las opciones? ¿Qué recomienda? Y ¿Por qué? ¡Hagalo! – ¡Pedir soluciones!, Pedir trabajo acabado » Salvo falta de cualificación • 4. Metas y actividades impuestas por uno mismo: 1h/día
  18. 18. GpiH-10. Administración del Tiempo. 18 1) Lista de cosas que hacer: Criterios de importancia. • 1) Principio de Pareto ley 80:20 – “lo más es menos y lo menos es más” – La mayoría de las actividades son simples y unas pocas: • Causan la mayoría de resultados • Son importantes – El 20% de asuntos nos dan el 80% del valor – El 20% de agencias venden el 80% del producto – El 20% de los clientes generan el 80% de quejas • 2) Actividades que Añaden Valor – En una fabrica: Proceso  Transporte Stock Esperas Inspección Tareas Resultados
  19. 19. GpiH-10. Administración del Tiempo. 19 2) La matriz de prioridades. Hacer “Ya” Planear a medio plazo Interrupciones: controlarlas Trivial: socializar • Tener la matriz a mano y actualizarla de vez en cuando. • Es clave haber acabado el día habiendo hecho . • No planear más de 6 actividades/día, lo normal ≤ 3, pero ≥ 1 Importancia Mucha Poca Urgencia PocaMucha
  20. 20. GpiH-10. Administración del Tiempo. 20 3) Identificar las horas más(E) y menos eficaces(D). • E: Período del día que uno rinde más. – Para lo difícil, complejo / importante • D: Período del día que uno rinde menos – Leer periódico, – abrir correo – Telefonear – Interrupciones – Entrevistas. 6 8 10 12 2 4 6 8 10 12 2 4 100% -50% +50% ←PRODUCTIVIDAD→ HORA → Seiwert,L.J.,Sutiempoesdinero Paraninfo1992
  21. 21. GpiH-10. Administración del Tiempo. 21 4) La realidad del tiempo controlable. • Rellenar línea cada ½ hora durante 3-5 días • Permite identificar las interrupciones y tomar medidas. • 5 preguntas clave: • ¿Qué estoy haciendo, • ... que en realidad no es necesario hacer? • … que pudiera encargar a otras personas? • … que pudiera hacerse con más eficiencia? • … que hace perder el tiempo a otros? • ¿Qué hice en mis mejores horas? • Buscar la eficiencia: – eliminar… y añadir propio/importante
  22. 22. GpiH-10. Administración del Tiempo. 22 e) Usar un plan para organizarse. 1) Preparar la lista de cosas que hacer. 2) Delegue lo que corresponda. 3) Considere sus horas E y D. 4) considere su tiempo controlable. 5) Elabore un plan diario. Según las prioridades y consolidar tiempo en fracciones suficientemente grandes. 6) Señalar las actividades terminadas 7) Reprogramar las actividades no terminadas
  23. 23. GpiH-10. Administración del Tiempo. 23 f) Vivir con el plan diario “Ponerlo en práctica” • Revisar la matriz de vez en cuando. • Programar pocas cosas extra (≤3) Toma 1
  24. 24. GpiH-10. Administración del Tiempo. 24 ¿Como conservar el equilibrio y control? • Equilibrio en la vida • Control de interrupciones • Delegar • Reuniones eficaces
  25. 25. GpiH-10. Administración del Tiempo. 25 Equilibrio en la vida 1º) Identificar los aspectos importantes de la vida – ¿a qué dedico el tiempo? – ¿a qué debería dedicar el tiempo?
  26. 26. GpiH-10. Administración del Tiempo. 26 Como mantener el equilibrio de su vida • Social. • Salud. • Profesional. • Educativa. • Familiar. • Espiritual. • Personal. • Económica. • De diversión. • Cómo es • Cómo quiero que sea
  27. 27. GpiH-10. Administración del Tiempo. 27 Equilibrio en la vida ... 2º) Efectuar cambios para mantener el equilibrio. 3º) Fijar metas para equilibrar el pastel – Procedimiento para fijar objetivos 1. ¿Qué...? ≅ Declaración objetivos (especif.) 2. ¿Por qué...? ≅ Razones (motivación) 3. ¿Cuándo...? ≅ Fecha inicio/fin (tiempo) 4. ¿Cómo...? ≅ Acciones requeridas/Camino 4º) Conecte las metas con el plan diario.
  28. 28. GpiH-10. Administración del Tiempo. 28 Control de interrupciones 1º) Planificar el espacio de trabajo – Mesas en oficina: diagonal – Reloj pared: espalda – Mobiliario: mínimo. 2º) Utilizar señales/símbolos para que los demás se enteren cuando está ocupado. – El 70% de las personas acatan las señales.
  29. 29. GpiH-10. Administración del Tiempo. 29 Control de interrupciones 3º) Ganar una hora al día y dedicarla a las prioridades máximas. – Pedir a alguien que atienda las interrupciones (la hora 0) 4º) Anticiparse – En el café de la mañana – visitar, llamar….
  30. 30. GpiH-10. Administración del Tiempo. 30 Control de interrupciones 5º) Comunicar con eficacia – Preguntar: ¿Por qué es tan importante? – Ofrecer intercambios: si hacemos lo tuyo, ¿qué puedes hacer por mi? – Saber “decir NO”: ahora no puedo, pero… (ofrecer alternativas) – Saber terminar una conversación – Resumen puntos importantes, lentamente ponerse de pie, extender la mano, encaminar hacia la puerta, agradecer – si sigue: Usar el nombre, ponerse de pie
  31. 31. GpiH-10. Administración del Tiempo. 31 Bibliografía • 1-68/1124B Los secretos de la organización del trabajo personal.

×