La planificacion como base para la gestion gerencial
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  • 1. REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELAMINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACION UNIVERSITARIA 5 SEMESTRE DE ADMON. TRIBUTARIA NOCTURNO La Planificación como base para la Gestión GerencialPROFESORA: YELITZE QUINTERO AUTORES: CAMARGO YULEIMA C.I 13.465.561 PULIDO YUNERVIS C.I 20.023.929
  • 2. GUATIRE, NOVIEMBRE DE 2010 INTRODUCCION La presente investigación, tiene por objeto el estudio la planificación comobase para la gestión gerencial, en donde se explicara de una manera clara yconcisa, como la planificación es utilizada por los ejecutivos, para determinarun objetivo, establecer los procesos que se debe seguir para conseguir unasituación deseada en un futuro determinado. También se estudia y se plantean varias definiciones de la planificaciónestratégica, la cual es establecida por la alta gerencia y esta es direccionada enla matriz jerárquica a todos los subordinados quienes se encausaran por eseobjetivo común, donde se deben aplicar los procesos determinados para tal finy aplicando los controles de seguimiento y evaluación que permitirán tomar lasmedidas correctivas cuando sea necesario y previendo o considerandos laspremisas en esos determinados momentos. Otro punto a tratar en esta investigación es la matriz DOFA, la cual se tratade explicar de manera clara y sencilla para entender su importancia dentro dela gestión gerencial de una organización, entendiendo su función en pro de losobjetivos de la organización y como ayuda para determinar las debilidades,oportunidades, fortalezas y amenazas. ii
  • 3. iii
  • 4. INDICETema Pag.Introducción……………………………………………………………………….iiLa Planificación como base para la Gestión gerencial ………………………3La Planificación Estratégica……………………………………………………..8¿Que es un Plan Estratégico?......................................................................8Análisis situacional de las organizacionessobre debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas…………………..11Conclusión…………………………………………………………………………14Bibliografía…………………………………………………………………………15 4
  • 5. LA PLANIFICACION COMO BASE PARA LA GESTION GERENCIAL Es una de las más importantes funciones de la Gestión Gerencial. Es latarea inicial de la Administración. Es un complejo trabajo que debe serrealizado profesionalmente en cada uno de los niveles de la empresa. Mediantela planificación, los directivos determinan el futuro, las acciones y recursos quese necesitan para realizar y alcanzar las metas. La planificación, además de ser un proceso exigente, requiere reflexión,conocimiento, estimaciones. Da la impresión de una dirección segura a losadministradores empresariales y a los no empresariales (cada persona comoser viviente y racional), es una manera de reducir la incertidumbre a través dela previsión del cambio, de mirar hacia delante; reducir las actividadestraslapadas y antieconómicas, descubrir el desperdicio y las ineficiencias;establecer los objetivos que deben utilizarse para facilitar el control. Antes de iniciar cualquier función administrativa, es imprescindibledeterminar los resultados que pretende lograr un grupo social, razón por la cualpara llevar a cabo los objetivos propuestos se necesita decidir qué debehacerse, cuándo, cómo ha de hacerse y quién lo hará, es decir, realizar planesy ello constituye la planeación que es la concepción anticipada de una acciónque se pretende realizar La planificación implica que los administradores piensan con antelación ensus metas y acciones, y que basan sus actos en algún método, plan o lógica, yno en corazonadas. Los planes presentan los objetivos de la organización yestablecen los procedimientos idóneos para alcanzarlos. Además los planesson las guías para que: 1) Una organización obtenga y comprometa los recursos que se requieren para alcanzar sus objetivos. 2) Los miembros de la organización desempeñen actividades congruentes con los objetivos y los procedimientos elegidos. 3) El avance hacia los objetivos pueda ser controlado y medido de tal manera que, cuando no sea satisfactorio, se puedan tomar medidas correctivas. Para que puedan ser efectivas, las estrategias y políticas diseñadas en elmás alto nivel de la empresa deben ponerse en práctica por medio de planesde acción que permitan cumplir adecuadamente con las tareas necesarias paraconcretarlas. La gestión gerencial tiene como proceso el de guiar a las divisiones de unaempresa hacia los objetivos fijados por cada una de ellas, por medio de planesy programas concretos para asegurar el correcto desarrollo de las operacionesy de las actividades (planeamiento táctico), posibilitando que sus miembros 5
  • 6. contribuyan al logro de tales objetivos y controlando que las acciones secorrespondan con los planes diseñados para alcanzarlos. Toda gerencia esta en la capacidad de adoptar decisiones sobre ladistribución y asignación de recursos, control de las operaciones y diseño deacciones correctivas. Le compete también comunicar e informar a los nivelesestratégicos y operativos. Las actividades elementales de cualquier gerenciason: la planificación estratégica, establecer objetivos, organizar, comunicar ymotivar, medir y evaluar, desarrollar y formar personas y retroalimentar laplanificación. . Ahora veremos las cuatro etapas básicas de la planificación de unaempresa, mediante un ejemplo de empresa tan simple como el de laorganización de una fiesta sorpresa a un amigo.Ejemplo: La empresa de nuestro amigo Pedro va a cumplir un año. Va a ser un granacontecimiento para Pedro y hemos pensado en sorprenderle con una fiesta.Nos disponemos a planificar la sorpresa con el objetivo de que todo salga bien.Pedimos ayuda a nuestra amiga Ana (también amiga de Pedro): 1. Hemos pensado en hacer una cena en el restaurante preferido de Pedro. 2. La lista se compone de 30 invitados de los cuales 20 son íntimos amigos de Pedro (nosotros y Ana estamos incluidos), siete son familiares de Pedro y tres son unos cantantes que hemos contratado y que fingirán ser invitados de la fiesta hasta que llegue el momento de la sorpresa final. 3. La fiesta tendrá lugar el próximo sábado a las 21:30 horas. La reserva ya está hecha. 4. Parece que dos de sus familiares pueden tener problemas para llegar puntuales. El resto de invitados ya ha confirmado su asistencia. Roles que aparecen en esta situación: 1. Nosotros como administradores de la fiesta. 2. Ana es una trabajadora de la empresa y nuestra colaboradora. 3. La fiesta es la empresa. 4. Los amigos y familiares invitados son los clientes. 5. Los tres cantantes son los proveedores. 6. El restaurante es también un proveedor.Podríamos realizar el siguiente dibujo: 6
  • 7. Cuadro 1Así, observamos lo siguiente:Objetivo de la empresa = Objetivo de la fiesta = La finalidad es que todo salgabien y que a Pedro le guste la sorpresa.Nota: En el siguiente capítulo desarrollaremos, mediante el mismo ejemplo deempresa, las distintas etapas de la planificación de empresarial. Siguiendo con nuestro ejemplo de empresa -la fiesta sorpresa de Pedro-continuamos con el desarrollo de las etapas de planificación. En este caso:a) Análisis previo de la situación de la empresa y de su entorno = Análisisprevio de la situación de la fiesta y su entorno.- Análisis interno de la fiesta: de la fiesta en sí, del administrador y de lacolaboradora. 7
  • 8. - Análisis externo de la fiesta: del entorno formado, en este caso, por clientesy proveedoresb) Desarrollo del plan:- Ana y nosotros llegaremos al restaurante sobre las 21 horas paraasegurarnos de que todo está preparado. Iremos recibiendo a los invitados:Ana estaráen la puerta del restaurante y les irá indicando hacia dónde deben dirigirse;nosotros estaremos en el salón y les iremos diciendo dónde deben sentarse.- La madre de Pedro (previamente informada) ha quedado con su hijo a las 22horas en una calle cercana al restaurante. Cuando hayan llegado todoslos invitados y esté todo listo, le diremos a Ana que haga una llamada a lamadre de Pedro. Esa será la señal que les indicará que ya pueden ir hacia elrestaurante.c) Implementación del plan: es la ejecución del desarrollo anterior tal y comose ha previsto.d) Seguimiento y control del plan: debemos estar alerta y tener pensadas lasacciones alternativas ante los posibles imprevistos, tanto los que ya hemostenido en cuenta como los que puedan surgir. Así, vemos que este análisis previo de la empresa y de su entorno esfundamental para minimizar los riesgos que conlleva toda planificación. Si en elanálisis del ejemplo anterior hubieran aparecido inconvenientes importantes, nohubiéramos podido desarrollar el plan hasta haber eliminado o minimizado esosinconvenientes. 8
  • 9. LA PLANIFICACION ESTRATEGICA Planificación Estratégica: Algunos Conceptos La planificación estratégica puede definirse como un enfoque objetivo ysistemático para la toma de decisiones en una organización (David, 1990). La planeación estratégica es el proceso gerencial de desarrollar y manteneruna dirección estratégica que pueda alinear las metas y recursos de laorganización con sus oportunidades cambiantes de mercadeo (Kotler, 1990). La planeación estratégica es engañosamente sencilla: analiza la situaciónactual y la que se espera para el futuro, determina la dirección de la empresa ydesarrolla medios para lograr la misión. En realidad, este es un proceso muycomplejo que requiere de un enfoque sistemático para identificar y analizarfactores externos a la organización y confrontarlos con las capacidades de laempresa (Koontz y Weihrich, 1994). Es un proceso y un instrumento de la planificación. En cuanto proceso, setrata del conjunto de acciones y tareas que involucran a los miembros de laorganización en la búsqueda de claridades respecto al que hacer y estrategiasadecuadas para su perfeccionamiento. En cuanto instrumento, constituye unmarco conceptual que orienta la toma de decisiones encaminadas aimplementar los cambios que se hagan necesarios. La planificación estratégica es un planeamiento no normativo, basado en laparticipación de los agentes económicos y sociales, que tienen comodenominador común dar una respuesta adecuada a los nuevos elementossocioeconómicos y de los que se prevén que generen cambios sustanciales enel futuro inmediato de las organizaciones. Resumiendo podemos decir que, la planificación estratégica es un planintegral de acciones tendientes a consolidar mecanismos de participación queincluye objetivos realizables, conducente al desarrollo y promoción debienestar, racionalizando recursos, optimizando mecanismos de acción,estableciendo procedimientos de seguimiento y evaluación dando respuesta alas variables socioeconómicas y de los que se espera generen cambiossustanciales en el futuro inmediato de las organizaciones, en función de losdesafíos, amenazas, fortalezas y oportunidades.¿Qué es un plan estratégico y para qué sirve? Un plan estratégico es un conjunto de acciones programadas paraconseguir un objetivo a plazo fijo. Dichas acciones llamadas estratégicas tienenque ser tan flexibles, que si el entorno en que se están aplicando cambia,dichas acciones también pueden ser cambiadas. La planificación estratégicasirve fundamentalmente para crear futuro a partir del presente, es decir tiene lapretensión de buscar estrategias competitivas para una nueva era, de lo que se 9
  • 10. deduce que el plan estratégico hace que se puedan tomar decisiones hoy parafundamentar el éxito del futuro. Como ha quedado expresado en laplanificación estratégica es necesario hacer las predicciones de futuro que sonrealmente muy difíciles de obtener en un entorno tan cambiante. La finalidad por tanto de un proceso de efectiva planificación estratégica esla de ayudar a la dirección a fijar objetivos óptimos a largo plazo, maximizar eltiempo útil de la alta dirección y, su percepción y apreciación de previsiones ytendencias importantes, estimulando y motivando a todos los niveles de laempresa. La planificación estratégica resulta concebida en un proceso generalmentemuy largo. Su complejidad estriba en que combina las tareas técnicasadministrativas y las de gestión, participando activamente en la Direccióndentro de un estilo correspondiente, y además por la sistemática que llevaimplícita, que en algunos casos y por algunos autores que usan y abusan deexceso de metodología, no es posible someter todo a lo que apuntan los librosy sus métodos. Para que un plan estratégico pueda resultar coherente parece necesarioque participen en él, el mayor numero de personas, para poder aprovechar almáximo su especialización. La sistemática adoptada trata de organizar unametodología para las diferentes partes del plan. Estas partes diferenciadasestarán desarrolladas por personas determinadas, esto es "quien" lo haceaportando también "como" se hace. Para desarrollar lo primero en el primercaso "quien lo hace" se nombran los siguientes comités o grupos de trabajopara la elaboración del plan estratégico:- Comité de orientaciones y directrices. Para una primera fase de arranqueeste comité normalmente formado por miembros de Alta dirección de laEmpresa, como son el presidente de la empresa, el consejo de la empresa y/ odirector general. El grupo queda encargado de establecer las restricciones y losmedios que han de encontrar y también la búsqueda y definición de los fines dela empresa. Asimismo, este comité ha de fijar los objetivos generales de laempresa en los plazos previstos en le periodo de planificación.- Comité de previsiones y administración. A continuación se crea un comitédeterminado con personas de una formación fundamentalmente estadística,económica y matemática, capaz de elaborar para los plazos convenidos en lasprevisiones los balances y cuentas de resultados diferidos de los objetivosfijados con anterioridad. Este comité analiza en profundidad y pondera aquelloshechos del pasado de mayor interés para el futuro del cual se estudiaran loshechos más probables e importantes.- Comité de diagnostico. Compuesto por miembros de la Alta Dirección y porpersonas de los primeros niveles ejecutivos de la empresa que representan atodas las áreas funcionales de la Compañía. Aquí participan además, laspersonas especializadas del equipo que normalmente asesoran y ofrecen suconsulta para determinar en primer lugar los productos/ mercado de laempresa. En conjunto se determinan los temas estratégicos fundamentales. Seincluye un diagnostico sobre: 10
  • 11. - Situación económica.- Situación financiera.- Evolución de la productividad.- Producto- mercado.- Cuotas y facturaciones del mercado.- Evolución de precios, de la Promoción y de la Publicidad.- Otras tendencias como:1. Niveles de costes2. Imagen de la empresa.3. Motivación del personal.Se profundizara en el análisis que presente ideas de mejora de aquellos temasestratégicos fundamentales a partir del estudio de los más importantes puntosfuertes, puntos débiles, amenazas o riesgos, oportunidades y limitaciones orestricciones.Metodología de la planificación estratégica. Sigue la siguiente secuencia:1. Establecimiento de objetivos para un periodo determinado.2. El análisis de la situación tanto presente como futura.3. Estudio de las previsiones para el futuro.4. Aproximación y comparación entre los objetivos y las previsiones a través deacciones estratégicas.5. Estudio y análisis de los medios y recursos financieros, humanos y técnicosque han de permitir construir las acciones estratégicas en el tiempo por mediode programas.6. Cuantificación monetaria de los programas por medio de los presupuestosque se desarrollan en el tiempo.7. Corrección de todas las previsiones determinadas en función de los objetivosdel Plan por medio de un control de las acciones estratégicas fijadas. 11
  • 12. ANALISIS SITUACIONAL DE LAS ORGANIZACIONES SOBRE DEBILIDADES, OPORTUNIDADES, FORTALEZAS Y AMENAZAS La Matriz FODA: es una estructura conceptual para un análisis sistemáticoque facilita la adecuación de las amenazas y oportunidades externas con lasfortalezas y debilidades internas de una organización.Esta matriz es ideal para enfrentar los factores internos y externos, con elobjetivo de generar diferentes opciones de estrategias. La matriz DOFA (también conocida como FODA o SWOT en inglés), es unaherramienta utilizada para la formulación y evaluación de estrategia.Generalmente es utilizada para empresas, pero igualmente puede aplicarse apersonas, países, etc. Su nombre proviene de: Debilidades (D), Oportunidades (O), Fortalezas (F)y Amenazas (A). Fortalezas y debilidades son factores internos a la empresa, que crean odestruyen valor. Incluyen los recursos, activos, habilidades, etc. Oportunidades y amenazas son factores externos, y como tales están fueradel control de la empresa. Se incluyen en estos la competencia, la demografía,economía, política, factores sociales, legales o culturales. Cuando estamos frente a un mercado que se quiere penetrar o en cual yase encuentra alguna organización, un análisis estratégico, que estudie laestructura industrial es de gran utilidad el cual abarcaría un análisis delcompetidor, desafío de la sostenibilidad y competencia esencial (aprendizajecolectivo), ello debe estar respaldado sobre un análisis situacional, en dondeuna de las herramientas más utilizada es la matriz DOFA o FODA, aplicablepara una organización y cada persona en particular, ella nos presenta una listadetallada de aspectos internos y externos de la organización relacionados conlas Debilidades (fallas internas), Oportunidades (aspectos positivos externos),Fortalezas (aspectos positivos internos), Amenazas (aspectos negativosexternos e incontrolables para la organización). Este análisis lo que permite esclarificar cuales son nuestras fortalezas, debilidades, oportunidades yamenazas, a fin de ubicar los puntos débiles y mejorarlos y las amenazasconvertirlas en oportunidades, el objetivo principal ser efectivos en la actividadgerencial que se está ejecutando y mantener a la organización o a cada quiencomo persona en un ámbito competitivo. (F) Fortaleza; (O) Oportunidades; (D) Debilidades; (A) Amenazas. El enfrentamiento entre las oportunidades de la organización, con elpropósito de formular las estrategias más convenientes, implica un procesoreflexivo con un alto componente de juicio subjetivo, pero fundamentado en unainformación objetiva. Se pueden utilizar las fortalezas internas para aprovecharlas oportunidades externas y para atenuar las amenazas externas. Igualmenteuna organización podría desarrollar estrategias defensivas orientadas acontrarrestar debilidades y esquivar amenazas del entorno. Las amenazas externas unidas a las debilidades internas pueden acarrear 12
  • 13. resultados desastrosos para cualquier organización. Una forma de disminuir lasdebilidades internas, es aprovechando las oportunidades externas. La matriz FODA: Conduce al desarrollo de cuatro tipos de estrategias. La estrategia FO. Es basa en el uso de fortalezas internas de laorganización con el propósito de aprovechas las oportunidades externas. Estetipo de estrategia es el más recomendado. La organización podría partir de susfortalezas y a través de la utilización de sus capacidades positivas,aprovecharse del mercado para el ofrecimiento de sus bienes y servicios. La estrategia FA. Trata de disminuir al mínimo el impacto de las amenazasdel entorno, valiéndose de las fortalezas. Esto no implica que siempre se debaafrontar las amenazas del entorno de una forma tan directa, ya que a vecespuede resultar más problemático para la institución. La estrategia DA. Tiene como propósito disminuir las debilidades yneutralizar las amenazas, a través de acciones de carácter defensivo.Generalmente este tipo de estrategia se utiliza sólo cuando la organización seencuentra en una posición altamente amenazada y posee muchas debilidades,aquí la estrategia va dirigida a la sobrevivencia. En este caso, se puede llegarincluso al cierre de la institución o a un cambio estructural y de misión. La estrategia DO. Tiene la finalidad mejorar las debilidades internas,aprovechando las oportunidades externas, una organización a la cual elentorno le brinda ciertas oportunidades, pero no las puede aprovechar por susdebilidades, podría decir invertir recursos para desarrollar el área deficiente yasí poder aprovechar la oportunidad. La matriz DOFA es un instrumento de ajuste importante que ayuda a losgerentes a desarrollar 4 tipos de estrategias: estrategias de fuerzas ydebilidades, estrategias de debilidades y oportunidades, estrategias de fuerzasy amenazas y estrategias de debilidades y amenazas. Observar los factoresinternos y externos claves es la parte más difícil para desarrollar una matrizDOFA y requiere juicios sólidos, además de que no existe una serie mejor deadaptaciones. Véase la tabla 1 que la primera, segunda, tercera y cuartaestrategias son FO, DO, FA y DA. El proceso de crear una matriz DOFA es muy sencillo: en cada una de loscuatro cuadrantes, se hace una lista de factores. Seguidamente, se les puedeasignar un peso o ranking, según las prioridades de la empresa o ente que seevalúa. Aunque la matriz DOFA resultante es atractiva y simple de entender, losexpertos estiman que lo más valioso y revelador de la herramienta es el propioproceso de análisis para llegar hasta allí. La sencillez e intuitividad del análisis DOFA lo ha vuelto muy popular enempresas, gobiernos, departamentos, países, etc. Sin embargo, no deja de 13
  • 14. tener sus críticos. La principal crítica, es su dependencia en juicios subjetivos, yfalta de argumentos objetivos (medidas concretas, valores numéricos). Con esto, puede quedar claro que el propósito esencial del análisis DOFAes la generación de estrategias que permitan a la organización, “conectar” susacciones con las posibilidades (oportunidades) que puede aprovechar en suentorno externo, así como prepararse para enfrentar los peligros (amenazas),apoyándose en sus fortalezas y reduciendo el impacto negativo que puedentener sus debilidades.TABLA 1 Cómo realizar la adecuación de los factores internos y externos para formular estrategias alternativas FACTOR INTERNO CLAVE FACTOR EXTERNO ESTRATEGIA CLAVE RESULTANTE Exceso de capacidad de Crecimiento anual del Adquirir Visión cable, Inc.: +• trabajo (fuerza interna) 20% en la industria de cablevisión (oportunidad externa) Insuficiencia de capacidad Salida de la industria de - Perseguir integración + (debilidad interna) dos competidores vertical comprando extranjeros importantes instalaciones de la (oportunidad externa) competencia Gran experiencia en I y D Cantidad decreciente de Desarrollar productos + (fuerza interna) adultos jóvenes nuevos para adultos (amenaza externa) con más años 14
  • 15. CONCLUSION Si una organización aspira a permanecer sana debe plantearse objetivosrealistas. La planificación está comprometida en la fijación de los objetivos de laorganización y en las formas generales para alcanzarlos. La opción frente a laplanificación es la actividad aleatoria, no coordinada e inútil. Los planesefectivos son flexibles y se adaptan condiciones cambiantes. Debe hacerse notar que ni la planificación estratégica ni la operativa es unesfuerzo ocasional si se quiere que sea efectiva y logre los resultadosdeseados. Más bien es un círculo continuo que nunca debe terminar en unaorganización; debe ser vigilada periódicamente, revisada y modificada deacuerdo con los resultados internos, y externos y los eventos. La importancia de la matriz DOFA la cual es una herramienta que ayudara alos gerentes a conocer sus ventajas y desventajas en una situación demercado en la cual quieran incursionar para de esta manera saber como debenhacerlo y que corregir y con cuales herramientas cuanta para enfrentar dichasituación. 15
  • 16. BIBLIOGRAFIA 1. James .A.F Stones. Edward Freeman y Daniel Gilbert J.R. (1996) ADMINISTRACION. Sexta edición. Prentice Hall. MéxicoAdafrancys Salazar (Art) (2005) la planificación base para la gestiónadministrativa y personal. Disponible en:http://www.degerencia.com/articulo/la_planificacion_base_para_la_gestion_administrativa_y_personalJuan Carlos Valda (Art) (2009) La planificación, base para la gestiónadministrativa y personalhttp://jcvalda.wordpress.com/2009/08/29/la-planificacion-base-para-la-gestion-administrativa-y-personal/Freddy Gianella. (Doc.) (2007) Planificación Estratégica. Disponible en:http://www.monografias.com/trabajos/planifestrat/planifestrat.shtmlReinaldo Zambrano. (Art.) (2006) Definición de Planificación Estratégica.Disponible en:http://infoplanificacion.blogspot.com/ECOL (Curso) (2008) Etapas de la Planificación. Disponible en:http://www.mailxmail.com/curso-gestion-empresarial/gestion-empresarial-etapas-planificacion-2 16