Aplikasi penggajian pegawai ini dibuat untuk mengolah data gaji pegawai secara terkomputerisasi pada TK dan SD Bunda Maria agar prosesnya menjadi lebih efisien dan efektif. Aplikasi ini dibuat menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 dan Microsoft Access 2007, dengan fitur-fitur seperti manajemen data pegawai, golongan, penggajian, dan laporan.

1. APLIKASI PENGGAJIAN PEGAWAI PADA TK DAN SD BUNDA
MARIA
Prof. Suryadi H.S., SSi., MMSI *), Joan Mathilda Picauly **)
Jurusan Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer
Universitas Gunadarma
Jl. Margonda Raya No. 100 Pondok Cina, Depok 16424, Indonesia
Email: joan161088@yahoo.co.id
*) Dosen Sistem Informasi Universitas Gunadarma
**) Mahasiswa Sistem Informasi Universitas Gunadarma
Abstraksi
Aplikasi Penggajian Pegawai ini dibuat dengan tujuan agar dapat
meminimalisasi kesalahan yang salah satunya dapat disebabkan karena human error dan
menghemat waktu dalam pendataan serta pengolahan gaji pada TK dan SD Bunda
Maria.
Metode penelitian yang dipakai yaitu dengan pendekatan studi pustaka,
mengambil informasi dari internet, dan juga dengan melakukan studi lapangan ke
sekolah yang bersangkutan. Kesimpulan yang dapat diambil yaitu bahwa aplikasi
penggajian pegawai ini telah berhasil dibuat dengan menggunakan Microsoft Visual
Basic 6.0 dan Microsoft Office Access 2007 dan memiliki berbagai kelebihan dan
kekurangan masing-masing.
Berikut ini merupakan beberapa alasan digunakannya Microsoft Visual Basic 6.0
dibandingkan dengan program lain yaitu karena program ini lebih mudah dipelajari
karena dapat diatur secara visual, maksudnya hanya perlu men-drag sebuah tombol dari
toolbox lalu diberi sedikit kode maka jadilah sebuah tombol yang dikehendaki. Source
code program ini mudah didapat lewat internet. Selain itu, Microsoft Visual Basic 6.0
support dengan versi-versi OS milik Microsoft hingga Windows 7. Berikut ini akan
dijelaskan pula beberapa alasan digunakannya Microsoft Access 2007 sebagai program
database, yaitu cocok untuk kalangan rumahan dan perusahaan kecil menengah, mudah
dalam membuat aplikasi database, mudah dalam menghubungkan antara table umum
dengan table detailnya karena hanya menggunakan relationship saja, dan adanya
kemudahan untuk edit, tambah , dan hapus.
Kata Kunci : Penggajian, Pegawai
1. PENDAHULUAN
Komputer adalah serangkaian
ataupun sekelompok mesin elektronik
yang terdiri dari ribuan bahkan jutaan
komponen yang dapat saling bekerja
sama, serta membentuk sebuah sistem
yang rapi dan teliti. Sistem ini kemudian
dapat digunakan untuk melaksanakan
serangkaian pekerjaan secara otomatis,
berdasar urutan program yang diberikan
kepadanya[8]
.
Manfaat komputer terdiri dari
berbagai bidang, di antaranya yaitu pada
bidang pendidikan. Berikut ini berberapa

2. manfaatnya, komputer mempermudah
bagi pegawai administrasi sekolah
untuk membuat kurikulum pengajaran,
jadwal pelajaran sekolah, membuat
daftar nama siswa, membuat daftar nilai
siswa, membuat absen siswa, membuat
perhitungan gaji pegawai dan membuat
perencanaan pengajaran bagi guru-guru
sekolah[3]
.
Sebelum memutuskan untuk
menggunakan teknologi komputer
melalui aplikasi penggajian pegawai,
sekolah ini masih menggunakan cara
manual. Hal ini terkadang menimbulkan
masalah yang dapat menghambat
efektivitas dan efisiensi dalam
pengolahan data gaji pegawai tersebut.
Beberapa masalah tersebut diantaraya,
waktu yang diperlukan untuk membuat
berbagai laporan yang berhubungan
dengan gaji pegawai menjadi sangat
lama, informasi data yang disajikan
kurang teliti misalnya adanya
kerangkapan data atau data yang kurang
teliti.
Dengan adanya masalah seperti
yang disebutkan di atas, untuk itu
dibuatlah suatu aplikasi penggajian
pegawai yang dapat meminimalisasi
terjadinya data yang kurang teliti atau
hilang dan juga dapat menghemat waktu
karena tidak perlu mengakumulasi total
gaji bersih secara manual. Jadi, masalah-
masalah seperti disebutkan di atas dapat
diminimalisasi.
2. LANDASAN TEORI
2.1 Mengenal Access 2007[9]
Microsoft Office Access 2007
merupakan salah satu software pengolah
database. Dengan Microsoft Access
pengguna dapat mengolah berbagai jenis
data serta membuat hasil akhir berupa
laporan dengan tampilan yang lebih
menarik.
2.2 Visual Basic 6.0[10]
Microsoft Visual basic
merupakan salah satu aplikasi
pemrograman visual yang memilki
bahasa pemrograman yang cukup
populer dan mudah untuk dipelajari.
Basis bahasa pemrograman yang
digunakan dalam Visual Basic adalah
bahasa BASIC (Beginners All-Purposes
Symbolic Instruction Code) yang
merupakan salah satu bahasa
pemrograman tingkat tinggi yang
sederhana dan mudah dipelajari. Dengan
Visual Basic, pengguna dapat membuat
program dengan aplikasi GUI (Graphical
User Interface) atau program yang
memungkinkan pengguna komputer
berkomunikasi dengan computer
tersebut menggunakan grafik atau
gambar.
Microsoft Visual Basic 6.0
menyediakan berbagai perangkat control
yang dapat digunakan untuk membuat
program aplikasi dalam sebuah form
baik aplikasi kecil, sederhana hingga ke
aplikasi pengolahan database.
2.3 Mengenal Event Program[10]
Event merupakan suatu tindakan
yang dikenakan terhadap objek, seperti
menekan tombol keyboard, melakukan
drag drop, dan lain-lain. Event yang
pertama diterima oleh objek berfungsi
untuk menjalankan kode program yang
ada dalam objek tersebut. Contoh Event
yang dimiliki oleh objek Visual Basic
adalah Click, Activate, Validation, dan
lain-lain. Gunakan jendela Code untuk
mengetahui event apa saja yang dimiliki
oleh Visual Basic 6.0 .
2.4 Mengenal Metode[10]

3. Metode adalah kumpulan
perintah yang memiliki kegunaan yang
hampir sama dengan suatu fungsi atau
prosedur, tetapi perintah-perintah
tersebut sudah disediakan dalam suatu
objek.
2.5 Mengenal Modul[10]
Modul hampir sama fungsinya
dengan jendela kode. Hanya saja, modul
ini dikhususkan untuk menuliskan kode
program saja. Pengguna tidak dapat
meletakkan sebuah objek di dalam
modul. Modul pada intinya digunakan
untuk meletakkan prosedur atau fungsi
yang seringkali digunakan dalam
program aplikasi.
2.6 Menutup Program Visual
Basic 6.0[10]
Untuk menutup jendela program
Visual Basic 6.0, gunakan salah satu
cara berikut:
1. Klik tombol yang terletak di
pojok sudut kanan atas jendela
program Visual Basic.
2. Klik menu File pada menu bar,
kemudian pilih Exit.
3. Tekan tombol Alt + Q pada
keyboard.
2.7 Pengertian Gaji, Tunjangan,
dan Potongan Secara Umum
Gaji adalah pembayaran periodic
dari majikan kepada karyawannya [1].
Secara jelasnya, gaji adalah suatu bentuk
balas jasa ataupun penghargaan yang
diberikan secara teratur kepada seorang
pegawai atas jasa dan hasil kerjanya[8]
.
Tunjangan adalah unsur-unsur
balas jasa yang diberikan dalam nilai
rupiah secara langsung kepada pegawai
individual dan dapat diketahui secara
pasti. Tunjangan diberikan kepada
pegawai dimaksud agar dapat
menimbulkan atau meningkatkan
semangat kerja dan kegairahan bagi para
pegawai[8]
.
Potongan pinjaman merupakan
suatu fasilitas yang bisa digunakan oleh
para pegawai untuk mengambil sebagian
kecil gaji yang akan diterimanya terlebih
dahulu.
Potongan koperasi yaitu suatu
keadaan dimana seorang pegawai
mengambil sejumlah barang yang
terdapat di koperasi (missal: makanan
dan minuman) namun tidak langsung
membayarnya.
2.8 Menghitung Besar Gaji Bersih
Pegawai
Rumusnya adalah sebagai
berikut:
Total Gaji Kotor Pegawai = Gaji Pokok
+ Total Tunjangan.
Total Gaji Bersih Pegawai = Total Gaji
Kotor – Total Potongan.
2.9 Crystal Report[7]
Crystal report adalah salah satu
program tunggal yang telah terintegrasi
dengan Microsoft Visual Basic. Crystal
report adalah salah satu program yang
memiliki spesialisasi untuk membuat
laporan dengan tidak dapat melakukan
input di dalamnya.
2.10 Entity Relationship Diagram
(ERD)[5]
Entity Relationship Diagram
(ERD) adalah ERD merupakan suatu
model untuk menjelaskan hubungan
antar data dalam basis data berdasarkan
objek-objek dasar data yang mempunyai
hubungan antar relasi. ERD untuk
memodelkan struktur data dan hubungan
antar data, untuk menggambarkannya
digunakan beberapa notasi dan simbol.
2.11 Derajat Relationship[5]

4. Derajat dari Relationship adalah
sejumlah entitas yang saling
berhubungan di dalam satu relationship.
2.12 Cardinality Ratio Constrain[9]
Menjelaskan mengenai batasan
jumlah keterhubungan antara suatu
entity dengan entity yang lainnya.
2.13 Flowchart Program[2]
Flowchart Program merupakan
keterangan yang lebih rinci tentang
bagaimana setiap langkah program atau
prosedur sesungguhnya dilaksanakan.
3. ANALISIS DAN
PERANCANGAN
3.1 Latar Belakang Sekolah
Yayasan Pendidikan Mardi
Utama merupakan sebuah yayasan yang
didirikan pada November 1987, terletak
di Cimanggis, Depok, Jawa Barat.
Yayasan ini bergerak dalam bidang
pendidikan formal dan informal dan
usaha-usaha lain yang tidak bertentangan
dengan Peraturan Pemerintah Negara
Republik Indonesia.
Yayasan ini mempunyai ijin
untuk mendirikan Taman Kanak-kanak
(TK) di tahun 1989, Sekolah Dasar (SD)
di tahun 1990, dan Sekolah Menengah
Pertama (SMP) di tahun 1995 dengan
nama sekolah yaitu Bunda Maria.
3.2 Gambaran Umum Mengenai
Sistem Penggajian yang Sedang
Berjalan
Sistem penggajian masih
menggunakan cara manual. Cara ini
kurang efektif dan efisien mengingat
jumlah pegawai yang ada di atas 20
orang dengan perhitungan yang berbeda-
beda.
Selain itu, beberapa pegawai
terkadang melakukan transaksi
peminjaman uang dan melakukan
kasbon di koperasi yang akan dibayar
dengan cara potong gaji pada bulan yang
bersangkutan.
Oleh karena beberapa masalah
yang disebutkan di atas, maka
kelemahan ini perlu diatasi agar
penggajian pegawai dapat berjalan
dengan baik dengan cara membuat suatu
aplikasi penggajian yang
terkomputerisasi.
3.3 Perancangan Aplikasi
Penggajian Pegawai
Aplikasi ini merupakan aplikasi
yang dibuat untuk administrator yaitu
ketua pelaksana harian yang berguna
untuk sistem penggajian pegawai yang
bekerja pada sekolah tersebut. Aplikasi
ini dibuat dengan menggunakan
Microsoft Visual Basic 6.0 untuk
membuat tampilannya, sedangkan
databasenya dibuat dengan
menggunakan Microsoft Office Access
2007.
3.4 Rancangan Database
Rancangan database Aplikasi
Penggajian Pegawai ini menggunakan
Microsoft Access 2007. Entitas yang
digunakan dalam perancangan ini adalah
entitas pegawai, pendidikan, golongan,
keluarga_pegawai, tunjangan, potongan,
penggajian_pegawai.
3.5 Pembuatan Aplikasi
Penggajian Pegawai
Terdiri dari:
- Pembuatan Form Login
- Pembuatan Form Utama
- Pembuatan Manajemen Data
Kepegawaian
- Pembuatan Manajemen Data
Golongan Pegawai

5. - Pembuatan Penggajian Pegawai
- Pembuatan Laporan Penggajian
Pegawai
- Pembuatan Manajemen Data
Administrator
- Pembuatan Manajemen Data
Sekolah
4. IMPLEMENTASI DAN UJI
COBA
Perangkat Keras dan perangkat
lunak yang digunakan:
- Intel(R) Core(TM) 2 CPU
T6400 @ 2.00 GHz (2 CPUs)
- Sistem Operasi Microsoft
Windows XP Professional (5.1,
Build 2600)
- DDR 1790MB
- VGA SiS Mirage 3 Graphics
- Microsoft Visual Basic 6.0
- Microsoft Office Visio 2003
- Microsoft Office Access 2007
4.1 Form Login
Form login merupakan form
yang pertama kali terlihat saat pengguna
menekan F5 atau mengklik 2 kali
projectnya. Pengguna diharuskan
menginput manual nama dan password
menggunakan keyboard.
4.2 Form Utama
Form Utama terdiri dari menubar
yang berisi 4 menu yaitu File,
Manajemen Data, Penggajian Pegawai,
dan Laporan.
4.3 Manajemen Data Kepegawaian
Masukkan data pegawai secara
lengkap, termasuk input data keluarga,
data tunjangan serta potongan gaji
pegawai.
4.4 Manajemen Data Golongan
dan Gaji Pokok Pegawai
Pada umumnya prosedur
pemakaian setiap form sama yaitu untuk
mengisi data golongan pegawai harus
memasukkan NIP pegawai terlebih
dahulu pada kotak input.
4.5 Penggajian Pegawai
Untuk dapat menggunakan form
ini terlebih dahulu masukkan NIP
pegawai yang dituju, kemudian memilih
periode pembayaran gaji pegawai pada
kolom Pengambilan Gaji Periode, jika
pada periode dipilih pegawai tersebut
telah mendapatkan gaji, maka sistem
akan memberikan konfirmasi bahwa
pegawai tersebut telah menerima gajinya
tersebut.
4.6 Laporan Penggajian Pegawai
Isi NIP dan periode yang
dikehendaki, kemudian pilih “Proses”
untuk melanjutkan atau “Batal” untuk
membatalkan.
4.7 Manajemen Data Administra-
tor
Jika ingin menambah data
administrator, klik “Tambah”. Kemudian
isilah data-data yang ada. Bila sudah
selesai, pilih “Simpan” untuk
menyimpan data tersebut, atau pilih
“Batal” bila ingin membatalkan.
4.8 Manajemen Data Sekolah
Jika ingin menambah data, klik
“Tambah”. Bila sudah selesai, pilih
“Simpan” untuk menyimpan data
tersebut, atau pilih “Batal” bila ingin
membatalkan.
4.9 Uji Coba Form Login
Pada uji coba, admin menginput
nama dengan password yang hanya
diketahui oleh admin. Setelah itu admin
mengklik tombol “Login”. Maka admin
pun berhasil masuk ke dalam program

6. aplikasi karena nama dan password
tersebut sudah diberi hak akses
sebelumnya lewat database. Dengan
demikian dapat disimpulkan bahwa
proses login berhasil dilakukan.
4.10 Uji Coba Form Manajemen
Data Kepegawaian
Pada uji coba terdapat tampilan
hasil akhir tampilan form Manajemen
Data Kepegawaian yang telah berhasil
diinput oleh admin dengan data-data
pegawai.
4.11 Uji Coba Form Manajemen
Data Golongan dan Gaji Pokok
Pegawai
Pada uji coba terdapat tampilan
hasil akhir dari proses input yang telah
selesai dilakukan oleh admin dalam
menentukan jabatan, golongan, masa
kerja dan gaji pokok pegawai-pegawai
yang bekerja di sekolah ini.
4.12 Uji Coba Form Penggajian
Pegawai
Pada uji coba terdapat tampilan
informasi gaji, potongan, dan tunjangan
dari salah satu pegawai yang ada berikut
dengan segala keterangan yang
diperlukan.
4.13 Uji Coba Form Laporan
Penggajian Pegawai
Pada uji coba, bila admin
memilih Laporan Gaji Pegawai
berdasarkan periode, selanjutnya admin
memilih periode yang diinginkan, jika
datanya tersedia maka tombol “proses”
dapat di-klik, namun jika datanya tidak
tersedia maka tombol “proses” tidak
dapat di-klik.
4.14 Uji Coba Laporan Data
Pegawai
Pada saat uji coba, muncul
laporan data pegawai saat kita meng-klik
pilihannya.
6. KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan
Dari hasil analisis, perancangan,
sampai pada implementasi dan uji coba
maka penulis mendapatkan suatu
kesimpulan, yaitu Aplikasi Penggajian
Pegawai telah selesai dibuat dengan
menggunakan Microsoft Visual Basic
6.0 untuk membuat aplikasi dan
Microsoft Office Access 2007 untuk
membuat database dan telah berhasil
melewati tahap uji coba.
Saran
Aplikasi ini memiliki kekurangan
yang disebabkan oleh keterbatasan
kemampuan, waktu, dan tenaga yang
dimiliki oleh penulis. Oleh karena itu,
penulis berharap agar aplikasi ini dapat
dikembangkan lagi dengan saran agar
administrator lebih dimudahkan lagi
untuk masuk ke dalam setiap form
sehingga efisiensi dan efektivitas kerja
yang maksimal dapat tercapai.
7. DAFTAR PUSTAKA
[1] Anonim. Gaji.
http://id.wikipedia.org/wiki/Gaji. 20
Juni 2010.
[2] Anonim. Flowchart.
http://www.google.co.id/url?sa=t&so
urce=web&cd=2&ved=0CB4QFjAB
&url=http%3A%2F%2Ffebriani.staff
.gunadarma.ac.id%2FDownloads%2
Ffiles%2F5616%2FFlowchart.pdf&r
ct=j&q=flowchart&ei=k9vTNrpCJC
SvAPf28hB&usg=AFQjCNFbJZzh3

7. HU_1Sa8pR8AzONRCNXbfQ&cad
=rja. 17 April 2010.
[3] @gust Nasihin. Manfaat Komputer
Sehari-hari.
http://goeswriting.wordpress.com/20
08/02/28/manfaat-komputer-sehari-
hari/. 16 Juni 2010.
[4] Dewist. Tugas 1.
http://dewist.wordpress.com/2009/05
/26/tugas-1/. 25 Juni 2010.
[5] Ida Ayu Y. Primashanti. Entity
Relationship Diagram.
http://www.google.co.id/url?sa=t&so
urce=web&cd=4&ved=0CCIQFjAD
&url=http%3A%2F%2Fiaprima.staff
.gunadarma.ac.id%2FDownloads%2
Ffiles%2F5459%2FBahasan9a_ERD
.pdf&rct=j&q=ERD&ei=gU1vTKae
DIaMvQPRid1B&usg=AFQjCNHO
R94zgvcSP64D6Y9YPnXKOqeBzw
&cad=rja. 16 Maret 2010.
[6] Indah Indriyanna dan Bunafit
Nugroho. Panduan TA:Membuat
Aplikasi Penggajian Karyawan
dengan Visual Basic 6.0. cetakan
pertama. Alif Media dan Bunafit
Komputer. 2009.
[7] Mursyidah Noviyani. Sistem
Informasi Penggajian Pegawai
Madrasah Aliyah Negeri Binjai.
http://repository.usu.ac.id/bitstream/
123456789/7862/1/09E02131.pdf.
25 Juni 2010.
[8] Online Kuliah. Program Penggajian
Secara Manual.
http://kuliah.dinus.ac.id/edi-
nur/lembar01.html. 20 Juni 2010.
[9] Tim Divisi dan Pengembangan
MADCOMS. Microsoft Access 2007
untuk Pemula. cetakan pertama.
Penerbit Andi dan MADCOMS,
Yogyakarta, 2008.
[10] Tim Divisi dan Pengembangan
MADCOMS. Microsoft Visual Basic
6.0 untuk Pemula. cetakan pertama.
Penerbit Andi dan MADCOMS.
Yogyakarta, 2008.