Microsoft Access es un programa para crear bases de datos relacionales que permiten almacenar y organizar datos en tablas relacionadas entre sí. Las tablas contienen campos y registros para guardar la información, y pueden estar relacionadas para evitar repeticiones de datos. Access también incluye otros objetos como formularios, informes y consultas para acceder y presentar los datos almacenados en las tablas de una forma organizada.

1. Microsoft Access Programa para la creación de Bases de Datos

2. Tablas: Son los objetos principales de bases de datos que se utilizan para guardar datos. Podemos tener más de una tabla en la base de datos para guardar información relacionada Por ejemplo , en una tabla podemos tener la información de clientes, en la otra la información del producto y en la tercera podemos enlazar los datos de dos tablas anteriores, por ejemplo los pedidos que hicieron clientes de cada producto Introducción

3. Campos y registros: Cada tabla se compone de campos y registros. A primera vista casi la podríamos confundir con una hoja de Excel, pero existen diferencias fundamentales: Introducción En Access, cada columna en una tabla es un campo y cada fila de una tabla representa un único registro que reúne la información de un elemento de la tabla. Cada campo de Access sólo puede tener un tipo de datos: o sólo texto, o sólo números, etc. Los tipos de datos más utilizados son los números, el texto, la fecha y la moneda pero el Access no se limita a esto: podemos insertar también hipervínculos y además los lobjetos OLE, como imágenes, sonidos e incluso los video clips.

4. Un ejemplo de una base de datos simple es Excel, donde tenemos toda la información en un sola tabla. Esto implica que los datos comunes a varios registros tiene que repetirse para cada uno de estos registros. En una base de datos relacional, como lo es Access , puede haber más de una tabla con relaciones entre ellas. Por ejemplo, además de tener la tabla de Clientes podríamos crear una o más tablas con elementos comunes (en nuestro caso podrían ser Ciudades y Empresas) y a continuación crear relaciones entre esta tablas. Concepto de Relación Podemos dividir todas las aplicaciones de bases de datos en dos grupos: simples y relacionales

5. Lo relacional proporciona muchas ventajas frente a lo simple: permite ahorrarnos el tiempo que perderíamos ingresando una y otra vez la misma información. Y además nos ayuda a reducir el número de errores y facilita la tarea de actualización de datos. Concepto de Relación

6. Entre los diferentes objetos que componen una base de datos Access tenemos: T ablas que contienen datos, formularios , las páginas de acceso a datos , los informes , las consultas y las macros y módulos (que nos sirven para automatizar las tareas). Los Objetos Cuando cerramos esta ventana se cierran también todos los objetos de esta base de datos

7. Para cambiar entre una vista y otra solo tenemos que pulsar el botón correspondiente en la Ventana de Base de Datos o en la Barra de herramientas de Access ¿Cómo trabajar? Tenemos dos modos para trabajar con una base de Datos de Access: el diseño y la administración de datos. La primera nos sirve para diseñar los objetos La segunda es para introducir y modificar los datos en los objetos ya diseñados

8. Tablas: Las tablas son la parte fundamental de cualquier base de datos ya que contienen la información en la que se basa el resto de los objetos. Tenemos dos modos para trabajar en una tabla: Diseño y Hoja de Datos. El modo diseño nos sirve para definir la estructura y contenido de los campos que van a componer la tabla y Hoja de datos para gestionar los datos. Los Objetos Formulario: Es una ventana que permite mostrar y editar la información por medio de diferentes controles (botones, cuadros de texto, etiquetas, etc). El formulario en sí no almacena información, solo nos permite acceder a los datos que están guardados en una tabla. Página de Acceso: La página de acceso a datos se parece a un formulario pero se guarda en un documento HTML y hace posible el acceso a la base de datos desde una Intranet o desde Internet

9. Informes: Permiten imprimir la información de base de datos en una forma eficaz y además, permite combinar los datos de varias tablas en un documento único. Los Objetos Consultas: Nos facilitan para obtener la información que queremos ver de las bases de datos y organizarla para su uso en informes. Una consulta consiste de uno o más criterios para seleccionar los datos que nos interesan Programación: Igual que otras aplicaciones de Office, Access dispone de herramientas de programación que nos permiten grabar macros para automatizar las tareas habituales o crear soluciones complejas usando VBA (Visual Basic for Applications).

10. Microsoft Access Fuente consultada para la realización de esta presentación: http://www.svetlian.com/msoffice/access.htm