Vortrag über die Gefahren, Vorteile und erfolgreichen Einsatzbesipiele von Corporate Wikis (Vortrag der EsPresto AG auf der Veranstaltung Xinnovations 2008).

1. Xinnovations 2008
E-Collaboration-Forum
Maya Biersack, 22.September 2008
Corporate Wikis – Vorbehalte,
Vorteile, Erfolgsstories

2. Corporate Wikis – Vorbehalte, Vorteile, Erfolgsstories © EsPresto AG, 22..September 2008 Seite 2
Corporate Wikis – Vorbehalte, Vorteile, Erfolgsstories
Agenda
Über EsPresto
Was ist ein Wiki
Vorbehalte
Vorteile
Erfolgsstories

3. Corporate Wikis – Vorbehalte, Vorteile, Erfolgsstories © EsPresto AG, 22..September 2008 Seite 3
Über uns
EsPresto Fakten
2000 gegründet von Maya, Alexander und Peter Biersack
Sitz in Berlin, 20 Mitarbeiter
Entwicklung und Umsetzung kundenspezifischer, web-basierter Lösungen
Eine Auswahl aktueller Kunden:

4. Corporate Wikis – Vorbehalte, Vorteile, Erfolgsstories © EsPresto AG, 22..September 2008 Seite 4
EsPresto
Wikis im Unternehmenseinsatz
Individuelle Wiki-Lösung
▪ Beratung
▪ Individuelle Anpassung
− Funktionalität
− Design
Wiki On demand
▪ Vorkonfektioniertes Wiki buchen und gleich loslegen: wiki.espresto.de
▪ Integration bestehender Systeme
▪ Begleitung der Einführung
▪ Wartung und Betrieb

5. Corporate Wikis – Vorbehalte, Vorteile, Erfolgsstories © EsPresto AG, 22..September 2008 Seite 5
Quelle: de.wikipedia.org/wiki

6. Corporate Wikis – Vorbehalte, Vorteile, Erfolgsstories © EsPresto AG, 22..September 2008 Seite 6
Quelle: de.wikipedia.org/wiki

7. Corporate Wikis – Vorbehalte, Vorteile, Erfolgsstories © EsPresto AG, 22..September 2008 Seite 7
Quelle: de.wikipedia.org/wiki

8. Corporate Wikis – Vorbehalte, Vorteile, Erfolgsstories © EsPresto AG, 22..September 2008 Seite 8
Quelle: http://de.wikipedia.org/wiki/Diskussion:Wiki

9. Corporate Wikis – Vorbehalte, Vorteile, Erfolgsstories © EsPresto AG, 22..September 2008 Seite 9
Quelle: de.wikipedia.org/wiki/spezial:statistik wikistics.falsikon.de/latest/
Artikel 801. 976
Seiten insgesamt 2.281.850
Seitenbearbeitungen (seit Juli 2001) 52.592.292
Durchschnittliche Bearbeitung pro Seite 23,05
Registrierte Benutzer 610.314
Aktive Benutzer (Beiträge in den letzten 30 Tagen) 2.600
Administratoren 301
Seitenabrufe am Tag 27.457.204
Statistik Wikipedia Deutschland Stand 12. September 2008

10. Corporate Wikis – Vorbehalte, Vorteile, Erfolgsstories © EsPresto AG, 22..September 2008 Seite 10
Wikipedia und andere Communities
Nielsen-Regel
90% tragen nie bei
9% tragen ab und zu bei
1% leisten regelmäßig und viele Beiträge

11. Corporate Wikis – Vorbehalte, Vorteile, Erfolgsstories © EsPresto AG, 22..September 2008 Seite 11
Corporate Wiki
Anforderungen
Zugangskontrolle
Rechte-System
Erweiterungen wie PDF-Export
Besondere Benutzerfreundlichkeit
Ausgereifte Suchfunktion
Integration in vorhandene Infrastruktur (z.B LDAP, SingleSignOn)

12. Corporate Wikis – Vorbehalte, Vorteile, Erfolgsstories © EsPresto AG, 22..September 2008 Seite 12
Unternehmenswiki
geläufigsten Vorbehalte
Kann nicht funktionieren
▪ mangels Teilnehmer-Masse
▪ mangels Beteiligung
Chaos, Vandalismus
Sicherheitsbedenken
Fragliche Informationsgüte
Gefährlich, wenn auf der Grundlage von Wiki-Inhalten
Entscheidungen getroffen werden
Verantwortlichkeit

13. Corporate Wikis – Vorbehalte, Vorteile, Erfolgsstories © EsPresto AG, 22..September 2008 Seite 13
Unternehmenswiki
geläufigsten Vorbehalte
Kann nicht funktionieren
▪ mangels Teilnehmer-Masse
▪ mangels Beteiligung

14. Corporate Wikis – Vorbehalte, Vorteile, Erfolgsstories © EsPresto AG, 22..September 2008 Seite 14
Unternehmenswiki
geläufigsten Vorbehalte
Unternehmenswiki – Nielsen-Regel? – Nein:
▪ 30% tragen niemals bei (Trittbrettfahrer)
▪ 50% tragen ab und zu bei
▪ 20% beteiligen sich aktiv
Quelle: Ulrike Cress, Effektiver Einsatz von Daten-
banken im betrieblichen Wissensmanagement

15. Corporate Wikis – Vorbehalte, Vorteile, Erfolgsstories © EsPresto AG, 22..September 2008 Seite 15
Unternehmenswiki
geläufigsten Vorbehalte
Chaos
▪ Regelmäßige Strukturierung
▪ Möglicherweise einen „Kümmerer“ engagieren
Vandalismus
▪ Unwahrscheinlich, da keine Anonymität
▪ Ungefährlich, wegen Versionierung
Erfahrung: Es passiert nicht

16. Corporate Wikis – Vorbehalte, Vorteile, Erfolgsstories © EsPresto AG, 22..September 2008 Seite 16
Unternehmenswiki
geläufigsten Vorbehalte
Sicherheitsbedenken
▪ Zugangskontrolle
▪ Justierbare Rechtevergabe
▪ Verschlüsselte Verbindung
▪ Eingeschränken des IP-Nummern-Kreises
▪ Innerhalb eines VPN betreiben

17. Corporate Wikis – Vorbehalte, Vorteile, Erfolgsstories © EsPresto AG, 22..September 2008 Seite 17
Unternehmenswiki
geläufigsten Vorbehalte
Fragliche Informationsgüte
Gefährlich, wenn auf der Grundlage von Wiki-Inhalten
Entscheidungen getroffen werden
Verantwortlichkeit unklar
Transparenz ist gegeben:
▪ Historie des Inhalts
▪ Diskussion des Inhalts
▪ Autor/en sind bekannt
▪ Nachfragen sind möglich

18. Corporate Wikis – Vorbehalte, Vorteile, Erfolgsstories © EsPresto AG, 22..September 2008 Seite 18
Unternehmenswiki
Vorbehalte
Gibt es weitere?

19. Corporate Wikis – Vorbehalte, Vorteile, Erfolgsstories © EsPresto AG, 22..September 2008 Seite 19
Unternehmenswiki
Vorteile
Sehr einfaches Tool
▪ Einfach erlernbar und bedienbar
▪ Schnell etwas beitragen
Der Anwender benötigt außer einem Browser keinen Client
Gute open source Produkte
Kostengünstig in Anschaffung und Wartung
Für die Zusammenarbeit vielfältig und flexibel einsetzbar

20. Corporate Wikis – Vorbehalte, Vorteile, Erfolgsstories © EsPresto AG, 22..September 2008 Seite 20
Unternehmenswiki
Anwendungsszenarien
Lexikon
FAQ
Glossar
Intranet
Projektwiki
Dokumentation/Spezifikationen
Austauschplattform für Abteilungen,
Projektgruppen
Vorbereitung von Sitzungen
Protokollierung von Besprechungen
Globaler Wissensspeicher
Support-Plattform für Kunden
Konzept-, Angebot- und
Antragserstellung
Vertragsverhandlung
Und noch vieles mehr

21. Corporate Wikis – Vorbehalte, Vorteile, Erfolgsstories © EsPresto AG, 22..September 2008 Seite 21
Unternehmenswiki
Vorteile
Beiträge können schnell und einfach gestaltet werden
Es können mehrere "Ansichten" auf Dokumente gebaut werden.
(z.B. Übersicht nach Kunden und historische Übersicht)
Verwaltung des Wiki-Inhalts wird direkt von den Benutzern
übernommen
Wiki wächst organisch mit den Bedürfnissen
Als frei verfügbares "Pull-Medium" kann ein Wiki die Nutzung E-
Mail teilweise ersetzen.
Quelle:Auszug aus kubitz.net

22. Corporate Wikis – Vorbehalte, Vorteile, Erfolgsstories © EsPresto AG, 22..September 2008 Seite 22
Unternehmenswiki
Vorteile
„Der größte Nachteil eines Wikis ist der Mangel an Struktur“
„Der größte Vorteil eines Wikis ist der Mangel an Struktur“
· Quelle: Detlef Hüttemann, Auszug aus Checkliste: Wiki im Unternehmen, www.cosmocode.de

23. Corporate Wikis – Vorbehalte, Vorteile, Erfolgsstories © EsPresto AG, 22..September 2008 Seite 23
Unternehmenswiki
Gründe gegen ein Wiki
Informationen sollen stark strukturiert erfasst werden
Etablierte und akzeptierte Softwarelösung ist vorhanden
Unternehmenskultur passt nicht
…und soll auch nicht verändert werden
Medienaffinität und –kompetenz ist sehr gering

24. Corporate Wikis – Vorbehalte, Vorteile, Erfolgsstories © EsPresto AG, 22..September 2008 Seite 24
Unternehmenswiki
Einführungsprozess
Technik
Mensch
Organisation

25. Corporate Wikis – Vorbehalte, Vorteile, Erfolgsstories © EsPresto AG, 22..September 2008 Seite 25
Investmentbank
Zentralen in London und Frankfurt; Büros in New York, Paris, Luxemburg, Tokio,
Singapur, Hongkong
6.000 Mitarbeiter
Wiki als Intranet
▪ Eingeführt im 3. Quartal 2004, für eine kleine Nutzergruppe
▪ Unternehmensweit eingeführt im September 2005
▪ Dez. 2005: 1.100 Nutzer Februar 2006 1.800 Nutzer Heute: ca. 2.500 Nutzer
75 % weniger E-Mail-Verkehr
Alex Thill, Leiter E-Commerce:
„Statt mir 80 Quellen anzusehen, was Wochen dauern würde, muss ich mir nur noch
eine einzelne Wiki-Seite anschauen um die Zahlen von 80 Webseiten zu überwachen.
Wobei jeder Nutzer des Wiki nur 30 Sekunden benötigt um seine Veränderungen dort
einzugeben.“
Dresdner Kleinwort Wasserstein

26. Corporate Wikis – Vorbehalte, Vorteile, Erfolgsstories © EsPresto AG, 22..September 2008 Seite 26
IT-Anbieter (Hardware, Software, Services)
Standorte in 170 Ländern
386.000 Mitarbeiter weltweit, 21.500 in Deutschland
Wiki als interne Wissensdatenbank: Mitarbeiter, Kundenhistorien,
Abkürzungen, wichtige IBM-Prozesse, etc.
Eingeführt zunächst nur in Deutschland, bislang über 1000 Autoren
IBM Professor Gunter Dueck: „Die meiste Zeit wird in einem so genannten
effizienten Unternehmen dadurch verschwendet, dass man irgendeinen Fitzel
von etwas Wichtigem nicht weiß. Dann ruft man Leute an. Die sind aber in
einem effizienten Unternehmen nicht am Handy, weil sie arbeiten. Und wenn
sie dran sind, haben sie keine Zeit, weil sie effizient eingesetzt sind. Was ich
sehe, liebe Leute, ist, dass sich Leute in effizienten Unternehmen ihr Wissen
heute allein suchen müssen.“
IBM

27. Corporate Wikis – Vorbehalte, Vorteile, Erfolgsstories © EsPresto AG, 22..September 2008 Seite 27
BBC
Weltweit größter Nachrichtensender
17.000 Mitarbeiter
6 Monate nach Einführung eines unternehmensintern Wikis: „Das wächst
unglaublich schnell“, berichtet Euan Semple von der britischen BBC, „man
findet dort inzwischen enorm viele Projektunterlagen, Einsatzpläne oder
Brainstorming-Notizen.“ Vorher hatte der Sender eine komplizierte interne
Webstruktur im Einsatz, die nach Aussage von Semple „fast niemand genutzt
hat“. Die Wikis seien hingegen schon nach zwei Tagen äußerst beliebt
gewesen: „Die Leute fühlen sich wohl mit diesen kleinen Programmen.“

28. Corporate Wikis – Vorbehalte, Vorteile, Erfolgsstories © EsPresto AG, 22..September 2008 Seite 28
CIA
US-Geheimdienst
16 US-Geheimdienste und angrenzende Behörden
3.600 Nutzer
internes Wiki namems Intellipedia
täglich mindestens 1000 Änderungen oder neue Einträge
„Dieses Werkzeug macht es uns möglich, verschiedene Sichtweisen zu
bekommen, ohne alles auf eineinhalb Seiten zusammenzurühren und einen
übereinstimmenden Blick zu haben, der nicht die Ansichten aller
Organisationen wiedergibt“ (Don Burke vom US-Geheimdienst CIA)

29. Corporate Wikis – Vorbehalte, Vorteile, Erfolgsstories © EsPresto AG, 22..September 2008 Seite 29
Fraport
Betreiber des Frankfurter Flughafens
12.600 Mitarbeiter
Wiki als Wissensmanagement-System
Erst kleines Team zum Aufbau der ersten 500 Seiten
Offizielle Einführung im Juli 2007 mit 500 Artikeln
Juli 2008: ca. 100 Autoren, 1.200 Artikel, 180.000 Zugriffe
„Das Wiki-Prinzip hilft insbesondere, die Unternehmenskultur zu fördern.
Querulanten und Besserwisser, die sich gerne an Fehlern anderer laben,
haben hier keine Chance: Denn sie können stattdessen jederzeit einen Artikel
ändern oder gar die Löschung beantragen - oder aber schweigen.“
(Wieland Stützel, Fraport-Wissens-Manager )

30. Corporate Wikis – Vorbehalte, Vorteile, Erfolgsstories © EsPresto AG, 22..September 2008 Seite 30
Synaxon
IT-Verbundgruppe: Franchise-Systeme für Computerhändler
140 Mitarbeiter
Wiki enthält Infos über Vertragspartner, Verträge, freie Stellen oder Best-
Practice-Beispiele, teilweise sogar Kommunikation mit Kunden über das Wiki
Alle Mitarbeiter sollen alle Arbeiten im Wiki dokumentieren
Wiki eingeführt im Oktober 2006 im März 2007 schon über 5.000 Seiten
In seinen 16 Jahren, die Medienforum-Referent Frank Roebers bei Synaxon
arbeitet, hat der Vorstandschef keine solche Veränderung und Kulturrevolution
wie durch Wikis erlebt. „Wikis machen Organisationen flacher und
anarchischer, auch weil es hier keinerlei exklusive Informationen gibt. Alles
wird geteilt.“

31. Corporate Wikis – Vorbehalte, Vorteile, Erfolgsstories © EsPresto AG, 22..September 2008 Seite 31
Nokia
Kommunikationselektronik
Ende 2004 erste zwei Wikis in Schweden: eines um Produktdesign-Probleme
zu lösen und eines als Alternative zu E-Mail und Groupware
Heute nutzen 20% der 68.000 Mitarbeiter Unternehmenswikis
„Es ist eine Revolution zu der Art, wie Dinge normalerweise getan werden.
Während Nokia früher Software gekauft hat um die Zusammenarbeit zu
fördern entstehen ein Teil der interessantesten Dinge jetzt innerhalb des
Unternehmens.“ Stephen Johnston, Senior Manager Unternehmensstrategie

32. Corporate Wikis – Vorbehalte, Vorteile, Erfolgsstories © EsPresto AG, 22..September 2008 Seite 32
DHL
Transportunternehmen
6.500 Niederlassungen
285.000 Mitarbeiter
“Das Verteilen von Informationen geht viel schneller und einfacher mit diesem
System. Neue Mitarbeiter können jetzt auf sehr einfache Art ältere
Informationen oder Vorgaben finden. Die Zeit , die mit Suchen von
Informationen verbracht wird, wird auf ein Minimum reduziert.” Oliver Biegel,
Senior Manager Expansion

33. Corporate Wikis – Vorbehalte, Vorteile, Erfolgsstories © EsPresto AG, 22..September 2008 Seite 33
Weitere Unternehmen, die ein Wiki aufgesetzt haben

34. Corporate Wikis – Vorbehalte, Vorteile, Erfolgsstories © EsPresto AG, 22..September 2008 Seite 34
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