2. La acción y el efecto de
correspondencia o
corresponderse reciben
el nombre de
correspondencia.
Corresponder, por otra
parte es pagar algo con
igualdad o pertenecer .
El concepto de
correspondencia puede
usarse para nombrar a

3. •recepción
•clasificación
•distribución
Las fases que comprende la entrada de la
correspondencia son:
A la recepción del correo, es costumbre señalar las cartas y
documentos con un sello que indica la fecha, al objeto de conocer la
verdadera fecha de recepción, independientemente de la que conste
en el encabezamiento de la carta.
La clasificación de la
correspondencia de
entrada, que
constituye la
primera tarea a
realizar, puede
efectuarse con la
siguiente
distribución:
• cartas cerradas dirigidas a la atención de
superiores o personas determinadas.
• Facturas
• comunicaciones bancarias (avisos de
remesa, descuentos, estado de cuenta,
etc.).
• Circulares y anuncios publicitarios
diversos.
• Material impreso (Diarios, revistas y
libros).

4. Esta primera selección permite repartir a los departamentos y
secciones que correspondan las cartas con identificación personal, los
impresos y el material de publicidad. Con el resto de la
correspondencia se procederá con forme a las reglas que se enuncian
a continuación:
La lectura atenta debe ser
una de las primeras tareas
de la jornada. En ocasiones
las demoras como se ha
dicho, pueden provocar
dificultades en negocios
pendientes de resolución
•Los anexos deben sujetarse a las
cartas con clip u otro sistema.
•En el caso que falte la fecha en
algunas de las cartas, se puede
indicar, en un pequeño recuadro
sobre el borde superior derecho, la
que registre en matasellos del
correo.

5. asuntos que requieren la atención del jefe
-si faltara algún anexo en algunas de las cartas deberá
hacerse constar esta circunstancia acompañando el texto
con una pequeña nota.
Asuntos que requieren la atención
de otros superiores o empleados.
Asuntos que la secretaria debe
atender personalmente.

6. Las cartas que se han de remitir al exterior exigen la realización
de una serie de tareas puntuales, que se enumeran a continuación:
 firma y antefirma de los documentos por el superior a quien
corresponda
 Preparación e inclusión de los diversos anexos.
 Reunión de todo el correo y elaboración de los sobres.
 Despacho de la correspondencia.
La firma del jefe constituye el final del proceso de elaboración de una
carta. Después de obtenida la misma (en el original), la secretaria
transcribirá a las copias las correcciones introducidas, si las hubiere,
y precederá al archivo de estas.
Cuando la correspondencia a tratar es cuantiosa conviene utilizar
maquinas plegadoras, cerradoras de sobres, y flanqueadoras. Las
ventajas que ofrecen estos equipos son fácilmente traducidas a cifras:
Una maquina automática para cerrar sobres puede engomar y sellar
hasta veinte mil en una hora.

7. En ciertos casos, cuando se
quiere garantizar una
distribución rápida y segura
de la correspondencia u otra
clase de material, se puede
recurrir a los servicios de
mensajería. Estos realizan
entregas a domicilio con
certificado de acuse de
recibido y carga asegurada.
Las empresas, suelen servirse
de este medio para las
comunicaciones con
sucursales, filiales y
colaboradores sentados en
lugares no demasiado
distantes.
La posibilidad de transmitir
gráficamente una
comunicación con rapidez ya
larga distancia hace del
telegrama un auxiliar
indispensable en la gestión
diaria de la empresa.
Puesto que se trata de un
sistema relativamente
costoso, el telegrama se
acostumbra a emplear para
ciertas necesidades
particulares que no pueden
ser cubiertas
satisfactoriamente mediante
el teléfono.

8. Según el medio de transmisión empleado, se distinguen los siguientes
tipos de telegramas:
Permite al
remitente constan con plena seguridad
de que el telegrama ha sido recibido
por el destinario. El acuse de recibo
puede ser de dos tipos diferentes: el
telegráfico, cuya tarifa es la de un
telegrama ordinario mas la
correspondiente a otro que tuviese
media docena de palabras (indicación
tasada TC), y el postal.
 telegrama normal, es decir, el que se transmite por
telégrafo.
 Cablegrama, transmitido por cable
submarino.
 Radiograma, transmitido a trabase de una
estación de radio conectada con la red
telegráfica.

9. El destinario
tiene derecho a enviar
inmediatamente una respuesta cuyo
número de palabras estar de
acuerdo con la indicación remitente.
Todas las empresas
propietarias de periódicos,
estaciones de radios y agencias de
noticias tienen derecho al empleo de
este servicio con tarifa reducida,
siempre que los mensajes sean
textos destinados a la prensa o
relacionados con ella.
Esta modalidad sirve para que el telegrama sea
reexpedido sucesivamente hasta dar con el destinario. El
remitente paga la tarifa correspondiente a la primera
expedición. El puesto que entrega el telegrama comunica al de
transmisión la fecha y hora de entrega y el importe total de las
reexpediciones que el usuario tendrá que pagar. Si es el
destinatario quien solicita el reenvío, debe pagar la tasa e
identificarse previamente. La indicación utilizada es FS

10. Mediante el pago de
una sobretasa, con la indicación
urgente, se obtiene prioridad en
la transmisión, lo cual compensa
generalmente el dispendio de la
sobretasa.
La sobrecarga diurna de las líneas y la
reducción del tráfico durante el horario vespertino determinaron a
las empresas telegráficas a promover la transmisión nocturna
mediante la aplicación de una tasa reducida. Los telegramas
pueden depositarse a cualquier hora, pero se envían por la noche
para ser recibidos en la madrugada siguiente.
Los mensajes se
envían a varios
destinatarios a la vez o
bien a uno solo pero a
diversas direcciones
alternativas situadas en
una misma localidad o
circunspección telegráfica.
La indicación que debe
incluir el remitente es TM
(telegramas múltiples)
seguida por la cifra de
destinario o de
domicilios, que en ningún
caso puede ser superior a
diez.

11. Es un comprobante del pago previo de los envíos efectuados por
correo en forma de etiqueta, generalmente engomada, o
directamente impreso. El sello tipo es un pequeño papel
rectangular que se pega en un sobre y que indica que la persona
que realiza el envío pagó el servicio.
El arte correo utiliza a menudo este medio y este formato
para su difusión creando falsos sellos postales de todo tipo.
Están surgiendo unos nuevos sellos (desde finales de la década
de 1960). Los sellos de valor variable o ATMs son aquellos
impresos y distribuidos a través de máquinas. Éstas imprimen el
valor de franqueo deseado por el usuario en un papel especial y
el sello o estampilla resultante puede ser empleado para
franqueo como un sello "tradicional".