Aula 12 da disciplina Organização, Métodos e Sistemas ministrada pelo Professor Euller Barros na Universidade de Brasília - UnB. Conteúdo: + Processos - Níveis de Desempenho de Rummler - Nível de Processo - Mapeamento de Processos - Identificação de Oportunidades de Melhoria e Pontos Fracos - Redesenho de Processos

1. ORGANIZAÇÃO, MÉTODOS E
SISTEMAS – 01/2013
AULA 12
Professor Euller Barros

2. REVISÃO – AULA 11
• Diagrama de Escopo e Interface
• Visões Gráficas de Processos –
Fluxograma
• BPMN – Business Process Modeling
Notation

3. Diagrama de Escopo e Interface de
Processos
O Diagrama de Escopo de Interface de Processos –
DEIP tem por objetivo mapear e apresentar a
sequência atual das atividades de cada processo bem
como a relação destes processos com seus clientes,
fornecedores, reguladores e agentes de suporte, além
dos recursos tecnológicos utilizado.
ProfessorEullerBarros
3

4. Diagrama de Escopo e Interface de
Processos
ProfessorEullerBarros
4
POLÍTICAS, PADRÕES, REGRAS E EVENTOS
REGULAÇÃO
S
A
Í
D
A
S
E
N
T
R
A
D
A
S
SUPORTE
RECURSOS HUMANOS, FERRAMENTAS,
EQUIPAMENTOS, SISTEMAS,INSTALAÇÕES
O QUE INICIA
O
TRABALHO?
O QUE
RESULTA,
O QUE É
ENTREGUE
(PRODUT
OS)
FONTE
FONTE
FONTE
DESTINO
Processo Processo Processo

5. Fluxograma
“Fluxograma é a representação gráfica que apresenta a
sequência de um trabalho de forma analítica, caracterizando
as operações, os responsáveis e/ou unidades organizacionais
envolvidos no processo.” (OLIVEIRA, 2007)
• Outras nomenclaturas:
• Flow-chart
• Carta de fluxo de processo
• Gráfico de sequência
• Gráfico de Processamento
Fonte: OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas, Organização e Métodos: uma abordagem gerencial. São Paulo: Atlas, 2007

6. Fluxograma – Objetivos
• Principais objetivos:
• padronizar a representação e execução dos métodos e procedimentos
administrativos;
• Facilitar a leitura e o entendimento;
• Facilitar a localização e identificação dos aspectos mais importantes;
• Melhor grau de análise: mostra o modo pelo qual as coisas são feitas e
não o modo pelo qual o chefe acha que elas são feitas!
Fonte: OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas, Organização e Métodos: uma abordagem gerencial. São Paulo: Atlas, 2007

7. Fluxograma - Símbolos
Símbolo para Tarefas. Exemplo: “Atender Demandas”
Símbolo para decisões. Exemplo: “Relatório Validado?”
Símbolo para Início/Fim
Também usado como Conector
Símbolo para sequência do fluxo de trabalho
Símbolos para Documentos. Exemplo: “Relatório Anual”

8. Fluxograma - Símbolos
• Pool - Representa a área ou cargo aonde as atividades do processo
ocorrem:
• Swim Lanes – São subdivisões do Pool, podem representar subáreas
de uma área ou cargos dentro de uma área

9. Exemplo
Relatório
de Custos

10. AGENDA – AULA 12
• Mapeamento de Processos
• Padronização
• Manuais Administrativos
• Formulários
• Procedimentos Operacionais Padrão

11. Ferramentas x Nível de Desempenho
ProfessorEullerBarros
11
FERRAMENTANÍVEL
ORGANIZAÇÃOPROCESSOTRABALHO
Cadeia de Valor
MP1 MP2 MP3
P1 P2 P3
Diagrama de Escopo e Interface
Suporte
Regulação
Entradas
Saídas
P2
B1 B2 B3
Fluxograma - PGP
‘
A B C
T1
T2
T3
T4
T5
T6
T7
POP
...........
...........
POP
...........
...........
MP: Macroprocesso
P: Processo
B: Bloco de Tarefas
T: Tarefas
B1
B2
B3
Presidência
Diretoria de
Vendas
Diretoria
FInanceira
Diretoria de
Produção
Gerência de
Qualidade
Organograma

12. Mapeamento - Priorização
• Definição do Objetivo do mapeamento
• Seleção dos Macroprocessos prioritários
• Seleção dos Processo Prioritários
• Exemplos de Objetivos/Critérios de Padroniação:
• Redução de Custos
• Padronização / Melhora no Atendimento
• Reduzir erros / defeitos / atrasos

13. Mapeamento de Processos
• Realizada através de reunião de pessoas que participam direta ou
indiretamente no processo tratado. , orientado por um condutor, que
deve ter competência para extrair dos participantes o máximo de
informações relevantes ao processo.
• Durante a reunião descreve-se gráfica e textualmente o retrato
detalhado da situação do processo, bem como devem ser levantadas e
registradas outras informações relativas ao mesmo.
• Deve ter um nível de detalhe suficiente para se entender o
funcionamento interno e os relacionamentos com outros processos.
• Como produtos temos a representação gráfica, validada do processo, e
outras informações relevantes ao mesmo.
Fonte: IADI – Business Process School

14. Mapeamento de Processos
• Em muitas ocasiões não é possível reunir os representantes dos
participantes de um processo ao mesmo tempo. Nestas condições a
saída é realizar os levantamentos de forma individual com cada um
deles.
• A melhor prática nestes casos é a de seguir um roteiro que minimize
os eventuais problemas:
1. Analise o processo o mais profundamente que puder através das
entrevistas individuais
2. Verifique a existência de modelos referenciais que poderiam ser
utilizados
3. Faça um primeiro rascunho do processo a nível macro
4. Procure os clientes, fornecedores e executores (nesta ordem) e insira
no levantamento a visão deles
5. Complemente o macro desenho e valide com o principal responsável
pelo processo
Fonte: IADI – Business Process School

15. Análise e Diagnóstico de Processos
• Para viabilizar uma análises profunda e assertiva do processo
mapeado, é necessário durante o mapeamento, que se levantem de
forma estruturada os pontos fracos (problemas) relacionados com a
execução do processo.
• Ponto Fraco:
• Ocorrência ou situação presente que impacta ou influencia negativamente
o processo, de forma direta ou indireta e que atrapalha o seu bom
desenvolvimento, que possui uma ou mais causas, que pode ser
mensurado ou não.
• Exemplos de Pontos Fracos em Processos:
• gargalos, retrabalhos, redundância de atividades, atividades que não
agregam valor, que fogem do objetivo, burocracia, quebra/indefinição de
responsabilidade, riscos, fragilidade, existe outra prática melhor, local de
execução adequado, relação custo/tempo, .
Fonte: IADI – Business Process School

16. Softwares para Mapeamento
• Bizagi
• Aplicativo gratuito (freeware)
• Possibilita o mapeamento de processos de forma completa
• Microsoft Office - Power Point
• Aplicativo Pago, porém de fácil acesso
• Possuí as imagens básicas para mapeamento da estrutura/processos
• ARIS
• Aplicativo pago
• Mapeamento e simulação de processos
• Microsoft Visio
• Aplicativo pago
• Mapeamento de Processos, Estrutura Organizacional, Layout

17. AGENDA – AULA 12
• Mapeamento de Processos
• Padronização
• Manuais Administrativos
• Formulários
• Procedimentos Operacionais Padrão

18. O&M – Funções
• Desenho, racionalização e normatização de processos e
procedimentos organizacionais;
• Desenho, formalização e mudança da estrutura organizacional;
• Desenho, racionalização e normatização de formulários;
• Normatização e racionalização do uso do espaço físico e layout
na empresa.
Fonte: A EVOLUÇÃO DA FUNÇÃO E DA CARREIRA DE O&M NO BRASIL (1985-1997) Miguel P. Caldas, 1998

19. Padronização
Padronização é busca pela unificação dos
meios (processos, atividades, tarefas) para
garantir o alcance dos resultados.
• Tipos de Ferramentas utilizadas:
• Manuais Administrativos
• Formulários
• Procedimento Operacional Padrão

20. Manuais Administrativos
• Manual é todo e qualquer conjunto de normas,
procedimentos, funções, atividades, políticas, objetivos,
instruções e orientações que devem ser obedecidos e
cumpridos pelos funcionários da empresa, bem como a forma
como estes devem ser executados, quer seja individualmente,
quer seja em conjunto. (OLIVEIRA,2007)
• Manuais são documentos elaborados dentro de uma empresa
com a finalidade de uniformizar os procedimentos, sendo um
ótimo instrumento de racionalização de métodos e
aperfeiçoamento do sistema de comunicações, favorecendo
assim a integração dos diversos subsistemas organizacionais.
(CURY, 2005)
Fonte: OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas, Organização e Métodos: uma abordagem gerencial. São Paulo: Atlas, 2007

21. Manuais Administrativos
• Tipos de Manuais:
• Manual de organização/Manual de funções
• Manual de normas e procedimentos
• Manual de políticas e diretrizes
• Manual de Instruções Especializadas
• Manual do Empregado
Fonte: OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas, Organização e Métodos: uma abordagem gerencial. São Paulo: Atlas, 2007

22. Manuais Administrativos
• Manual da Organização: Visa enfatizar e caracterizar os
aspectos formais das relações entre os diferentes
departamentos – ou unidades organizacionais – da empresa,
bem como estabelecer e definir os deveres e as
responsabilidades correlacionados a cada uma das unidades
organizacionais da empresa. Contém: Organograma, Níveis
hierárquicos, Funcionograma etc.
• Manual de normas e procedimentos: Tem como objetivo
descrever as atividades que envolvem as diversas unidades
organizacionais da empresa, bem como detalhar como elas
devem ser desenvolvidas. Contém: Normas, Fluxogramas e
Formulários
Fonte: OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas, Organização e Métodos: uma abordagem gerencial. São Paulo: Atlas, 2007

23. Formulários
• “O formulário é um importante meio de comunicação,
transmissão e registro de informações.” (OLIVEIRA, 2007)
• “Documento padronizado com uma finalidade específica,
possuindo características e campos apropriados para
preenchimento com as informações necessárias para um fluxo
de trabalho” (CURY, 2005)
• São utilizados como apoio para sistemas e processos administrativos
devido a sua clareza e conteúdo.
• Padronização das comunicações – Garante que as informações
coletadas/transmitidas estejam completas e no formato adequeado.
Fonte: OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas, Organização e Métodos: uma abordagem gerencial. São Paulo: Atlas, 2007

24. Formulários - Exemplo

25. Procedimento Operacional Padrão
“POP é uma descrição detalhada de todas as operações
necessárias para a realização de uma atividade, ou seja, é um
roteiro padronizado para realizar uma atividade.”
• Só se padroniza o que é necessário padronizar;
• Devem ser listados os passos críticos da atividade/tarefa
• Disponha os passos críticos de forma pictórica, para facilitar o
entendimento e o treinamento.
Fonte: FALCONI, Vicente. Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia-a-Dia. Nova Lima: INDG Tecs, 2004

26. Procedimento Operacional Padrão
Fonte: FALCONI, Vicente. Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia-a-Dia. Nova Lima: INDG Tecs, 2004

27. Procedimento Operacional Padrão
Fonte: FALCONI, Vicente. Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia-a-Dia. Nova Lima: INDG Tecs, 2004

28. Próxima Aula
• Revisão
• Prática em Sala de Aula
ProfessorEullerBarros
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