Proceso de matricula 2013

SECRETARIA DE EDUCACION
DE ANTIOQUIA

DIRECCION DE GESTION DE LA COBERTURA
EDUCATIVA

ENSEÑAR PARA EDUCAR
“El estudio no se mide por el número de páginas leídas en una noche, ni
por la cantidad de libros leídos en un semestre. Estudiar no es un acto
de consumir ideas, sino de crearlas y recrearlas”

“Educar no es dar carrera para vivir, sino templar el alma para las
dificultades de la vida.”

“Enseñar no debe parecerse a llenar una botella de agua, sino más
bien a ayudar a crecer una flor a su manera.”

NORMATIVIDAD
Ley 115 de 1994, artículo 151 y Ley 715 de 2001, artículos 5º y 6º,
corresponde a la Secretaría de Educación para la Cultura del
Departamento de Antioquia, organizar la prestación y administración
del servicio en su jurisdicción.

Resolución Nacional 5360 del 07 de septiembre de 2006, organiza el
proceso de matrícula oficial en los niveles de educación preescolar,
básica y media en las entidades territoriales certificadas.

Resolución departamental que organiza el proceso de matrícula para el
año lectivo 2013

PROCESO DE MATRICULA

Conjunto de actividades que aseguran el acceso y la
permanencia de los estudiantes de los niveles de
educación preescolar, básica y media, en el sistema
educativo oficial, en el momento adecuado y en el
lugar ideal y que garantizan la prestación del
servicio en condiciones de eficiencia y equidad en
los municipios no certificados del Departamento.

RESPONSABLE
El Rector o Director de cada
establecimiento educativo es el
responsable de ejecutar
correctamente los procedimientos
establecidos por la Secretaría de
Educación de Antioquia y de
garantizar la calidad y veracidad de
la información.

PROCESO DE MATRICULA

II. RESERVA Y
ASIGNACIÓN DE CUPOS
I. PLANEACIÓN DE LA
OFERTA EDUCATIVA . Prematrícula
Proyección de cupos
. Asignación cupos a niños y niñas
del ICBF

. Inscripción de alumnos nuevos
III. MATRICULA DE ALUMNOS ANTIGUOS Y NUEVOS
Garantizar la continuidad de alumnos antiguos y la ampliación para nuevos
alumnos.

ETAPAS DEL PROCESO
ASEGURAR CONTINUIDAD ASIGNACIÓN DE CUPO PARA
PROYECCION DE DE ALUMNOS ANTIGUOS NIÑOS Y NIÑAS
CUPOS (PREMATRÍCULA) PROVENIENTES DE BIENESTAR
FAMILIAR

S RENOVACIÓN MATRICULA
E ALUMNOS ANTIGUOS Y INSCRIPCIÓN DE ALUMNOS
G ALUMNOS QUE SOLICITAN NUEVOS
U TRASLADO
I
M
I MATRICULA ALUMNOS
ASIGNACIÓN DE CUPOS PARA
E ALUMNOS NUEVOS NUEVOS
N
T
O REPORTE DE INFORMACIÓN DE
AJUSTE DE MATRICULA
MATRICULA AL MEN

PROYECCIÓN DE CUPOS
OBJETIVO

Establecer la capacidad de cupos escolares disponibles del
sistema de educación oficial para atender la demanda, partiendo
de la capacidad actual.

REQUISITO

Contar con los recursos actuales tanto de
infraestructura, mobiliario, planta docente y demás requerido
para atender la matrícula.


Número
Número de
Número de Número de estimado de
estudiantes
cupos Alumnos estudiantes
del grado X
requeridos matriculados del grado X-1
= - + que
para el en el grado que no
reprobarían
grado X X-1 aprobaron el
el año
año


Número de Número de docentes
grupos
requeridos =
para el Número de alumnos de todos los
grado X grados x aula

Nº de
alumnos Cupos
Matrícula a Tasa (%)
Grado posibles requeridos Explicación
la Fecha Reprobac
de para el año
Reprobac siguiente
El número máximo
de cupos que
0° 83 0 0 83
permite la capacidad
actual

83 niños que vienen
1º 117 5.8 7 90 de transición - 0 que
repiten 0º + 7 que
repiten 1°

117 niños que vienen
2º 152 4.3 7 117 de 1° - 7 que repiten
1º + 7 que repiten 2°

Nº de
alumnos Cupos
la Fecha Reprobac
de para el año
Reprobac siguiente
152 niños que
vienen de 2° - 7 que
3º 143 4.5 7 152
repiten 2º + 7 que
repiten 3°
143 niños que
vienen de 3° -7 que
4º 148 3.5 5 141
repiten 3º + 5 que
repiten 4°

Nº de
alumnos Cupos
la Fecha Reprobac
de para el año
Reprobac siguiente

148 niños que
5º 145 2.8 4 147 vienen de 4° - 5 que
repiten 4º + 4 que
repiten 5°
145 niños que
vienen de 5° - 4 que
6º 138 8.2 11 152
repiten 5º + 11 que
repiten 6°


1. Levantamiento información
de la capacidad instalada
por
Institución Educativa 2. Oferta Educativa
en el Sistema de
Junio 15 al 15 de Agosto 2012.
Información

PREMATRICULA
Del 1º al 10 de sept. de 2012

OBJETIVO
Garantizar la continuidad de los alumnos antiguos en la misma Institución
Educativa

PROCEDIMIENTO

1. Verificar la continuidad o no del alumno(a) en el mismo establecimiento
educativo para el año lectivo 2013.
2. Realizar seguimiento a los alumnos que no hayan confirmado su continuidad,
para así conocer la situación educativa.
3. Consolidar la información reportada por los padres, madres, acudientes o
alumnos adultos.
4. Reservar el cupo de los estudiantes en el grado siguiente hasta tanto se conozca
el estado académico final del estudiante.

ASIGNACIÓN DE CUPOS A LOS NIÑOS Y NIÑAS PROVENIENTES
DEL ICBF
Del 10 al 30 de sept. de 2012
Responsabilidades del padre, madre o acudiente
• Identificar la oferta pública educativa más cercana al lugar de residencia
o trabajo.
• Reclamar en los centros de atención del ICBF en fechas
preestablecidas, el formato, diligenciarlo, firmarlo y entregarlo al
funcionario responsable.
• Acercarse a los centros de atención del ICBF donde reclamó el
formulario, con el fin de conocer el establecimiento educativo donde le
fue asignado el cupo para el niño o la niña, en las fechas establecidas en
el cronograma.
• Acercarse al establecimiento educativo oficial asignado para conocer los
documentos que deberán anexar al momento de la matrícula.

ASIGNACIÓN DE CUPOS A LOS NIÑOS Y NIÑAS PROVENIENTES DEL ICBF
Del 10 al 30 de septiembre de 2012
Actividades
• Coordinar con el representante regional del ICBF reuniones con
madres comunitarias tanto para la entrega de los formatos como
para el recibo de los mismos diligenciados por los padres, madres o
acudientes.

• Consolidar la información de los niños y niñas que requieren cupo.

• Enviar formatos y consolidado a los rectores conforme a la oferta
educativa determinada en el sistema de matrículas y opciones
propuestas por los padres.

TRASLADO DE ALUMNOS ENTRE ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS

• El padre, madre o acudiente reclama el formato solicitud de
traslado en el establecimiento origen.

• El padre, madre o acudiente diligencia el formato de solicitud de
traslado y lo entrega al establecimiento educativo donde se origina
el traslado, únicamente en las fechas previstas en el cronograma

• El padre, madre o acudiente presenta el desprendible del
formulario en el establecimiento asignado finalmente.

INSCRIPCION DE ALUMNOS NUEVOS
Del 10 de septiembre al 30 de octubre de 2012

• El padre, madre o acudiente podrá reclamar en los establecimientos
educativos el formato de inscripción, diligenciarlo, firmarlo y
entregarlo en cualquier institución o centro educativo, en los tiempos
previstos en el cronograma.
• Los rectores se reunirán con el Director de Núcleo o quien haga sus
veces y distribuirán las solicitudes para asignar los cupos de acuerdo
con la disponibilidad de oferta de cada establecimiento educativo y
deberán tener en cuenta los criterios de la Resolución departamental
de gestión de matrícula para el año lectivo 2013 .
• Los rectores colocarán en un lugar visible de su establecimiento
educativo un listado con todas las asignaciones de cupos nuevos.

RENOVACION DE MATRICULA DE ALUMNOS ANTIGUOS Y DE
ALUMNOS QUE SOLICITAN TRASLADO

Del 10 al 30 de noviembre de 2012

Los rectores renovarán la matrícula de los alumnos
antiguos y los que solicitaron traslados, en los tiempos
previstos en el cronograma

Actividades generales de los Rectores de los
establecimientos educativos

1. Adelantar todas las acciones pertinentes que permitan el acceso y
la permanencia de la población en el sistema educativo.

2. Cumplir con el cronograma y lo dispuesto por la Secretaría de
Educación para las diferentes etapas del proceso de matrícula.

3. Entregar oportunamente los informes solicitados por la Secretaría
de Educación Departamental y Municipal o quien haga sus veces.

Actividades generales de los Rectores de los
establecimientos educativos

4. Adoptar las acciones necesarias para prestar una eficiente
atención al ciudadano en todas las etapas del proceso de
matrícula.
5. Informar a la SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DEPARTAMENTAL
sobre irregularidades detectadas en el proceso de matrícula o
sobre acciones de terceros que alteren el buen
funcionamiento del mismo.

A los Rectores de los establecimientos educativos les
corresponde:

1. Publicar en un lugar visible y de fácil acceso toda la información
relacionada con el proceso de matrícula.
2. Adelantar la proyección de cupos del establecimiento educativo
de conformidad con los parámetros establecidos.
3.Incorporar la información en el Sistema de matrículas
cumpliendo con el cronograma establecido para cada etapa del
proceso.
4.Suministrar a los padres, madres de familia o acudientes los
formatos de alumnos nuevos y traslados en forma gratuita.

A los Rectores de los establecimientos educativos les corresponde:

5.Disponer un sitio en el establecimiento educativo, que permita el acceso y la
adecuada atención a los padres, madres de familia y acudientes, durante todo el
proceso.

6.Coordinar con el Director de Núcleo o quien haga sus veces todas las
actividades pertinentes que garanticen el acceso y la permanencia de los
estudiantes.

7.Verificar el cumplimiento de cada una de las etapas del proceso de matrícula.

8.Efectuar el seguimiento, registro y control de la totalidad de formatos de
ingreso alumnos nuevos y de traslado entregados por la Secretaría de Educación
Departamental (diligenciados, anulados y en blanco)

A los Rectores de los establecimientos educativos les
corresponde:

9.Publicar los listados de asignación de cupos en un lugar visible y
de fácil acceso para los padres de familia y acudientes, en las fechas
señaladas por la Secretaría de Educación Departamental.

10.Resolver oportunamente la situación académica de los
estudiantes antiguos que presenten inconvenientes, con el fin de
que puedan continuar con su estado de matriculados para el
siguiente periodo académico

A los Directores de Núcleo Educativo o quien haga sus veces les corresponde:

1.Coordinar con el representante regional del ICBF y los rectores, lo relacionado con
la asignación de cupos a niños y niñas procedentes de entidades de bienestar social
o del ICBF.

2.Consolidar las solicitudes de traslados y gestionar la continuidad de los
estudiantes en los establecimientos educativos.

3.Informar al rector del establecimiento educativo el resultado de la solicitud de
traslado.

4.Adelantar la asesoría requerida por los rectores y padres de familia en el
desarrollo del proceso de matrícula.

5.Adelantar la verificación del cumplimiento a las etapas del proceso de matrícula y
presentar los informes de avance solicitados por la Secretaría.

CRONOGRAMA PROCESO DE
GESTION DE MATRICULA 2013
Etapas Fechas Responsable

1. Preliminares
Dirección de Gestión de la
Elaboración del Acto Mayo 25 de 2012
Cobertura
Administrativo

Dirección de Gestión de la
Logística, difusión y Cobertura
Mayo 30 de 2012
capacitación del proceso Subsecretaría de Planificación
Sectorial e Institucional

Rectores, Directores, Secretarios de
Junio 15 - Agosto 15 Educación, Directores de Núcleo,
2. Proyección de cupos
de 2012. Administradores Municipales del
SIMAT.

Rectores, Directores,
Secretarias o Auxiliares
3. Prematrícula Septiembre 1º al 10 de
Administrativas y
Reserva de cupos a antiguos y 2012.
Administradores Municipales
solicitudes
del SIMAT.
4. Asignación de cupos a niños
(as) procedentes de entidades de Del 10 al 30 de
Administrativas y
bienestar social o del ICBF y del septiembre de 2012
programa de Primera Infancia
del SIMAT.
Alcaldes, Rectores,
Directores, Secretarias o
Del 10 de septiembre al
5. Inscripción de alumnos nuevos Auxiliares Administrativas y
30 de octubre de 2012
del SIMAT.

Alcaldes, Rectores,
Directores, Secretarias o
6. Asignación de cupos para Del 10 de septiembre al
Auxiliares Administrativas y
alumnos nuevos 30 de octubre de 2012
Administradores
Municipales del SIMAT.
Del 1º al 10 de
7. Promoción de estudiantes Administrativas y
noviembre de 2012
Administradores

Rectores, Directores y
8. Renovación de matrícula de Del 10 al 30 de
Administrativas y
alumnos antiguos y de alumnos noviembre de 2012
Administradores
que solicitan traslado

Del 10 al 30 de
9. Matrícula de alumnos nuevos Administrativas y
noviembre de 2012
Administradores
Del 10 al 30 de
10. Ajustes de matrícula Administrativas y
noviembre de 2012
Administradores
11. Generación de reporte de Secretaría de Educación para
información de la matrícula del Noviembre 30 de 2012 la Cultura, Área de Sistemas
año 2013 de Información
12. Registro de Novedades Permanentemente Administrativas y
Administradores

Proceso de matricula 2013

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