Pequeño manual de google CALENDAR. Me gusta fomentar el trabajo colaborativo y con este manual los Equipos Educativos van a poder gestionar y planificar el calendario de un grupo de alumnos compartiéndolo con ellos y además va a permitir un sistema complementario de comunicación y de alertas, vía SMS y Correo electrónico, si fuera necesario.
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Sistema de Alertas Y Comunicaciones
1. SISTEMA DE ALERTAS Y COMUNICACIONES.
Google CALENDAR
Manuel Robles Fernández
IES Virgen de las Nieves
Granada
2. Sistema de Alertas y comunicaciones
Introducción
Este trabajo tiene la finalidad de orientar a los compañeros que pudieran estar interesados, en
la creación de calendarios virtuales, acercándoles un poco más a las TICs. También pretendo,
fomentar el trabajo colaborativo dentro de los Equipos Educativos pues va a permitir
gestionar y planificar el calendario de un grupo de alumnos compartiéndolo con ellos y además
va a permitir un sistema complementario de comunicación y de alertas, en tiempo real vía SMS
y correo electrónico, si fuera necesario.
Objetivos reales que se pretende alcanzar
Entre los objetivos se intenta conseguir:
• Crear un Sistema de Alertas de acontecimientos especiales (eventos, reuniones,
exámenes, trabajos de clase), vía correo y SMS fundamentalmente.
• Planificación Trimestral de todos los módulos por parte de todo el profesorado, y
posibilitando la visita al calendario del grupo de alumnos.
• Comunicación con el alumnado durante la realización de la FCT o fuera del horario
lectivo vía SMS.
• Otras.
Tareas previas con alumnos y profesores u otros usuarios
Para comenzar, abrimos una cuenta para cada uno de los alumnos y profesores en Gmail,
para así poder acceder a Google CALENDAR http://calendar.google.com, el cual va a permitir
crear un calendario o una agenda que va ser personal o compartida o incluso pública.
Google Calendar proporciona un lugar donde anotar los eventos más importantes de un grupo
de personas con el simple hecho de compartir un calendario.
Posteriormente hay que acostumbrarse al entorno de trabajo, es decir, familiarizar a todos los
usuarios con las tareas que se pueden realizar y cómo llevarlas a cabo. Para ello, en un par de
sesiones se explica brevemente a los alumnos y compañeros de calendario el uso básico de la
herramienta y las posibilidades que plantea.
Visita guiada de Google Calendar
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3. Sistema de Alertas y comunicaciones
Creamos un calendario
El primer paso, es la creación del calendario que se va a usar
para compartirlo entre el grupo (profesores, alumnos u otros
usuarios). Por defecto, siempre aparece uno que viene vinculado
a la cuenta de correo que yo recomiendo que se use siempre
como un calendario personal.
Para crear un nuevo calendario, hacemos un clic en la columna
de la izquierda sobre la palabra Crear como se indica en la figura. Será entonces y sobre la
ventana de configuración, donde daremos nombre al calendario, podremos hacer una
descripción del mismo y definiremos los primeros detalles aunque se podrá editar
posteriormente en cualquier momento.
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Aspectos configurables del calendario
Para acceder a la configuración de dicho
calendario una vez creado se puede acceder
de varias formas, quizás la más rápida y fácil,
es haciendo un clic sobre la flechita señalada
en rojo , en este caso se nos desplegará una
ventana en la que se presentaran todos los
aspectos de configuración de dicho calendario.
En los apartados siguientes vamos a analizar
los más importantes.
Configuración del calendario
Como se explico anteriormente, es en este apartado donde se definen los parámetros
generales del calendario, es importante tener en el navegador habilitado JavaScript y las
cookies, pues he observado que en algunos navegadores hay problemas en la configuración,
yo recomiendo Firefox o Google Chrome.
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Creación de eventos en el calendario
Para hacer anotaciones en el Calendar, hacemos clic sobre cualquier celda del calendario
sobre el día y la franja horaria elegida, aparecerá un bocadillo como el de la figura, en el
rellenaremos la casilla del evento y pulsaremos sobre Crear Evento. Tendremos aquí que
definir a que calendario de los que tengamos en “Mis calendarios” le vinculamos el evento que
posteriormente podremos definir haciendo un clic sobre Editar detalles del evento.
Editando los detalles del evento podremos definir todos los campos del formulario, indicando
descripción, fecha, temporalización, recordatorios, invitados al evento si pensáramos que fuera
conveniente y un largo etcétera.
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Compartir este calendario
En: Configuración>Calendarios>Compartir este calendario
Cuando accedemos a la configuración del uso compartido del calendario, es uno quien decide
con quien comparte el calendario y la información que cada uno decida que se vea.
Realmente nos podemos encontrar cuatro tipos de perfiles a la hora de editar el calendario:
• Realizar cambios y administrar el uso compartido
• Realizar cambios en eventos
• Consultar todos los detalles del evento
• Ver solo libre/ocupado (ocultar detalles)
El calendario permite que pueda ser compartido por profesores y alumnos u otros usuarios con
diferentes usos y perfiles:
• Colaborador que permite realizar cambios y administrar el uso compartido, este perfil
sería para el profesorado.
• Lector que permite consultar los detalles de los eventos, este perfil sería para los
alumnos
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Es, en éste apartado donde puedo definir que el calendario sea público, privado, o compartir
únicamente la información de libre/ocupado (ocultando los detalles).
Notificaciones
En: Configuración>Calendarios>Compartir este calendario>Notificaciones
En este lugar configuramos la manera en que queremos que se nos notifique el evento que
hay programado en un calendario. Normalmente cualquier evento se notificará con los
recordatorios que tenga programados por defecto, aunque particularmente a cualquier evento
le podré añadir cuantos recordatorios quiera entrando dentro de los detalles del evento, como
se explico anteriormente.
Cuando se crea a un calendario las notificaciones (recordatorios del evento) vienen sin
configurar, hay 3 posibilidades; ventana emergente, correo electrónico o SMS y no nos queda
más remedio que añadirlas de la manera que nos interese.
Si queremos avisos mediante SMS, tenemos que asociar un móvil previamente a la cuenta de
Gmail, siguiendo las indicaciones que se dan en el apartado siguiente, pues sino se hace así,
dentro de las opciones de recordatorio no aparecerá como opción el SMS, eso si, sólo se
puede configurarse un teléfono móvil por cuenta de correo.
Además de establecer de una forma predeterminada el recordatorio de los eventos tambien si
lo creemos conveniente podemos recibir notificaciones de otras informaciones realtivas a
modificaciones de los eventos, cancelaciones de eventos o de aceptación de eventos, pensar
que estas opciones pueden ser muy interesantes si otros miembros con los que se comparte el
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calendario pueden realizar cambios y administrar el uso compartido o realizar cambios en
eventos.
Configuración del móvil
En: Configuración>Calendarios>Configuración para móviles
Permite configurar el móvil y asociarlo a la cuenta de Gmail, para ello rellenaremos la casilla de
numero de teléfono y pulsaremos sobre Enviar código de Verificación, posteriormente a esta
acción recibiremos un SMS, con un código de verificación que no es mas que un número con el
que los de Google, se aseguran que el teléfono es verdaderamente el que quieres utilizar para
tal fin y que tenemos que introducir en la casilla correspondiente.
Otros Calendarios
Cuando nos invitan a participar en un calendario o cuando
somos nosotros los que nos suscribimos si este es público, nos
aparecerá en Otros calendarios.
Por defecto siempre se aceptan las invitaciones a pertenecer en
un calendario sea cual sea la persona que te invite, al igual que
también se aceptan otros eventos realizados por otras personas,
si quieres recibir invitaciones como si no, hay que indicarlo en:
Configuración>General>.
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Para rechazar calendarios a los que hemos sido invitados o estemos suscritos en:
Configuración>Calendarios>
Otras opciones
Al principio, solo tendrás un calendario (tu calendario principal), pero
a medida que crees nuevos calendarios o añadas calendarios
compartidos, irán apareciendo en la lista de la parte izquierda de la
página. Para ver un calendario en particular, simplemente haz clic en
el nombre del calendario. Si el nombre del calendario está resaltado
por una barra a color, significa que éste se puede ver. Puedes utilizar
este método para activar y desactivar tus calendarios.
Google Calendar te permite crear invitaciones para eventos especiales, enviarlas a amigos y
realizar un seguimiento de las respuestas y comentarios de forma centralizada, cualquiera con
una dirección de correo electrónico puede recibir invitaciones.
Para invitar a alguien a un evento, simplemente sigue los pasos a continuación:
1. Haz clic en el evento (o crea un evento nuevo) y selecciona quot;editar detalles del eventoquot;.
2. En la sección quot;Invitadosquot;, haz clic en quot;Añadir invitadosquot;.
3. Introduce las direcciones de correo electrónico de los invitados, separadas por comas.
4. Selecciona el nivel adecuado de control que desees tener para tus invitados.
4. Haz clic en quot;Guardarquot;.
5. Si deseas notificar el evento a tus invitados, haz clic en quot;Enviarquot;; de lo contrario, haz clic en
quot;No enviarquot;.
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Temporalización
El sistema de alertas y comunicaciones como lo he bautizado se utilizará durante cualquier
curso académico.
Recursos complementarios previstos para cubrir posibles fallos del acceso a Internet
Para mi, quizás lo mas importante dentro de las posibilidades del calendar es las notificaciones
por SMS, pues el móvil es una herramienta que hoy día si está al alcance de todos, y después
de haber creado la cuenta de Gmail, activado el Calendar y haber configurado el móvil, los
SMS de los eventos llegan, aunque no se usen los servicios de Google, de ahí el haber
llamado al trabajo realizado Sistemas de Alertas y Comunicaciones.
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