1. KOMUNIKASI
DENGAN MENGGUNAKAN EMAIL
Disampaikan dalam rangka sosialisai internet
di lingkungan Kopertis-IV Jawa Barat
Oleh : Tomi T.

2. 2
Bandung, 28 Maret 2000
Pengantar :
Kehadiran internet tidak disangkal lagi telah membawa revolusi pada cara
manusia melakukan komunikasi. Dengan internet, kendala ruang atau jarak dalam
berkomunikasi telah banyak di atasi. Sebelumnya dengan fasilitas yang ada sebenarnya
kita sudah bisa mengatasi jarak. Telepon, sebagai contoh, adalah fasilitas yang
memungkinkan kita berkomunikasi ke mana saja di dunia ini. Akan tetapi kenyataan
bahwa pulsa telpon interlokal atau internasional sangat mahal akhirnya menjadikan
fasilitas tersebut tidak optimal digunakan. Dengan kata lain, segala sesuatu yang muncul
sebagai efek dari komunikasi melaluinya hanya tinggal sebagai potensi saja. Dengan
adanya internet, manusia dihadapkan pada sebuah kemungkinan di mana komunikasi ke
mana saja dengan biaya murah dapat diselenggarakan. Kemungkinan yang dapat timbul
sebagai akibatnya tentu bisa sangat luas.
Salah satu layanan komunikasi melalui internet adalah email, atau electronic-mail.
Yang kita lakukan bila kita berkomunikasi menggunakan e-mail adalah mengetikkan
pesan yang akan kita kirim pada program komputer yang dikhususkan untuk keperluan
ini (email client), seperti Outlook Express, Netscape Communicator, Eudora, Pegasus,
dan lain-lain. Kemudian pesan yang telah selesai disusun kita kirimkan, setelah
sebelumnya kita menghubungkan komputer kita dengan internet. Biasanya bersamaan
dengan mengirim, kita juga sekaligus mengecek apakah ada pesan yang ditujukan ke
alamat kita. Setelah itu kita bisa memutuskan hubungan dengan internet. Bila kita telah
terampil mengoperasikan program email yang digunakan, proses tadi dapat berlangsung
sangat cepat. Alhasil kita dapat melakukan penghematan pulsa telpon. Mengenai hal ini
akan dibahas lebih lanjut nanti.
Karena pengiriman dan penerimaan e-mail ternyata berjalan sangat cepat dan
efisien, akhirnya orang berpikir untuk mencari berbagai kemungkinan komunikasi yang
bisa dikembangkan melalui medium ini, seperti apa yang disebut dengan distribution list,
dan discussion list. Bahkan di antara mereka yang sering menggunakan email telah
berkembang konvensi-konvensi pergaulan tertentu, yang sangat penting untuk diketahui
oleh para pemula, seperti netiquette, smiley / emoticon, avatar / nickname, dan
sebagainya. Akhirnya dengan semakin canggihnya program email yang digunakan,

3. 3
semakin terbuka pula kemungkinan yang lebih luas. Dewasa ini semua email clients
mampu menyertakan file pada email yang dikirimkan, sebagai attachment / lampiran. Ini
berarti yang dikirimkan oleh email bukan hanya tulisan, tapi bisa juga suara, gambar,
bahkan gambar bergerak.
Tidak ada medium komunikasi yang sempurna. Demikian pula dengan email. Apa
yang terjadi sebenarnya adalah pertukaran tulisan elektronik di antara mereka yang
memiliki alamat email. Ketidaksempurnaannya adalah bahwa itu semua hanya berupa
tulisan ! Akan tetapi justru pada ketidaksempurnaan itulah letak kelebihannya. Yang harus
segera disadari kemudian adalah bahwa akhirnya kita akan harus menghargai orang lain
lebih karena pikirannya, gagasannya. Bukan karena faktor-faktor lain yang kurang
esensial bagi timbulnya sebuah intellectual discourse yang demokratis – hal yang tentu
sangat didambakan oleh publik perguruan tinggi. Demi kemajuan pendidikan dan ilmu
pengetahuan di Indonesia maka harus dikatakan bahwa keberadaan internet di suatu
perguruan tinggi adalah conditio sine qua non. Tidak bisa tidak.
1. Program Email
Program komputer yang digunakan untuk mengirim dan menerima email sangat
banyak pilihannya. Barangkali bisa diusahakan suatu pembahasan umum yang
mencakup hal-hal mendasar yang dimiliki oleh setiap email clients tersebut, akan tetapi
jauh lebih baik bila kita merujuk pada satu email client tertentu supaya kita bisa punya
orientasi yang sama. Oleh karena itu dari awal saya ingin menetapkan bahwa program
email yang akan dirujuk di sini adalah Outlook Express buatan Microsoft. Mulai dari
versi 3, 4.1, 5.0, dan 5.1 email client yang populer ini memiliki prinsip penggunaan
dasar yang sama.
Sebagai catatan, dari berbagai forum diskusi / milis mengenai komputer serta
informasi yang tersebar di Internet diperoleh informasi bahwa Outlook Express ternyata
sering menunjukkan error bug bila program ini digunakan untuk multiple account dan
menerima email dalam jumlah banyak. Akan tetapi bila penggunaannya hanya single
account, email client ini cukup stabil. Memang harus diakui bahwa tidak ada program
komputer yang sempurna. Oleh karena itu patut pula dipertimbangan email clients
alternatif seperti Eudora Pro, Eudora Light, Becky, Calypso, QuickMail Pro, The Bat!,
dan lain-lain. Masing-masing program memiliki kelebihan sendiri-sendiri dengan fitur
yang berbeda-beda. Semuanya dapat dicari dan diambil secara gratis di Internet melalui
alamat seperti, www.download.com atau http://tucows.cyberway.com.sg
2. Cara Kerja Email
Sama halnya dengan surat biasa (snail mail) yang harus melewati beberapa kantor
pos sebelum sampai ke tujuannya, begitu dikirimkan oleh seseorang melalui komputer

4. 4
yang tersambung ke internet sebuah email masuk ke beberapa komputer lain di
sepanjang jaringan internet. Komputer-komputer itu disebut dengan email server.
Ketika email tersebut sampai ke server yang menjadi tujuan (seperti yang ditunjuk pada
alamat email - kepada siapa kita menulis email) email tersebut disimpan pada sebuah
emailbox. Si pemilik alamat email baru bisa mendapatkan email itu kalau yang
bersangkutan mengecek emailbox-nya. Jadi, tidak benar kalau dibayangkan bahwa
untuk bisa menerima email kita harus terhubung terus menerus dengan internet.
Untuk bisa menerima email kita mesti memiliki sebuah account pada suatu email
server, yang tentu berada pada sebuah ISP (Internet Service Provider). Ini sama dengan
bila kita memiliki alamat rumah kita. Hanya bedanya, bila pada snail mail kita hanya
bisa menerima surat manakala kita berada di alamat kita, sedangkan pada email, kita
bisa menerimanya di mana saja kita berada. Misalnya saya bisa mengecek email-email
yang datang ke alamat email saya tomita@bdg.centrin.net.id - yang normal-nya saya
buka di Bandung, ketika saya sedang berada di Bali atau di Amerika sekalipun.
Bagaimana hal ini bisa dijelaskan ?
Hal itu bisa dilakukan karena bila kita bisa mengkontak sebuah email server di
mana kita punya account email, maka kita bisa mengambil / men-download semua
email yang ditujukan kepada alamat email yang kita miliki. Untuk itu kita mesti
memperhatikan protokol penerimaan dan pengiriman email. Protokol di sini maksudnya
adalah sebuah prosedur standard untuk mengatur transmisi data di antara komputer-
komputer. Untuk pengiriman, protokolnya adalah SMTP, singkatan dari Simple Mail
Transfer Protocol; untuk penerimaan, protokolnya adalah POP singkatan dari Post
Office Protocol. Setiap email server memiliki SMTP dan POP yang berbeda-beda.
Bila kita bisa menguasai cara mengontak SMTP dan POP dari lokasi yang
berbeda, sebenarnya ini bisa mengatasi masalah kepemilikan komputer dan koneksi
internet. Bila kita tidak memiliki sendiri komputer dan koneksi ke internet, kita masih
bisa men-download email yang ditujukan kepada alamat email kita. Alternatif untuk itu
misalnya (1) menggunakan email client yang mampu menangani lebih dari satu account
(multiple account) - bisa saja kita nebeng komputer teman atau komputer kampus; atau
(2) men-download email di cybercafe atau rental-rental komputer yang kini bertebaran
di mana-mana.
3. Anatomi Alamat Email
Bilamana kita membaca alamat sebuah snail mail, kita bisa membayangkan
seberapa jauh lokasi si pengirim surat dari kita. Pertanyaannya adalah, apa yang bisa
kita pahami dari sebuah alamat email ?
Alamat email terdiri dari dua bagian yang dipisahkan dengan tanda axon / @.
Misalnya alamat :

5. 5
tomita@bdg.centrin.net.id
Di sebelah kiri @ disebut user name (tomita), yang menunjuk pada identitas si
pemilik alamat email. User name bisa merupakan nama si pemilik, singkatan nama,
nickname, nomor, atau apapun juga. User name juga menjadi nama bagi emailbox yang
dimiliki seseorang di sebuah mail server.
Di sebelah kanan @ (bdg.centrin.net.id) disebut domain name, yang menunjukkan
identitas mail server di mana seorang user memiliki emailbox. Domain name biasanya
menunjukkan nama perusahaan atau organisasi pemilik sebuah account. Misalnya :
liputan6@sctv.co.id (crew acara Liputan6 di SCTV)
ylbhi@ylbhi.org (Yayasan Lembaga Bantuan Hukum Indonesia)
kompas@kompas.com (Surat Kabar Harian Kompas)
Selain itu, dari bagian paling belakang dari sebuah email kita bisa memperoleh
beberapa dugaan mengenai pemiliknya.
 .com, biasanya ini dimiliki oleh perusahaan komersial atau usaha bisnis lainnya,
 .edu, biasanya menunjukkan bahwa pemiliknya adalah sebuah universitas atau
institusi pendidikan, seperti humas@maranatha.edu
 .gov, dimiliki oleh instansi pemerintah,
 .mil, dimiliki instansi militer,
Bagi email server yang letaknya di luar Amerika, seringkali alamat emailnya diberi
identitas sesuai nama negaranya. Sebagai contoh id (Indonesia), au (Australia), uk
(United Kingdom), ca (Canada), nz (New Zaeland), dan sebagainya.
4. Jenis Email
b. Dari Mekanismenya
Dalam perkembangannya, email ternyata tidak hanya seperti yang dideskripsikan
pada bagian II. Lebih detil, dari mekanisme pengiriman dan penerimaannya terdapat
beberapa jenis sebagai berikut :
 POP Email
Email jenis ini adalah persis seperti yang telah dijelaskan pada bagian II di
atas. POP singkatan dari Post Office Protocol. Jadi, jalan yang dilalui sebuah
email mirip dengan yang dialami oleh sebuah snail mail, yang mesti melewati
beberapa kantor pos perantara sebelum akhirnya sampai ke tujuan. Akan halnya
dengan email, sebuah email akan melewati beberapa komputer yang berperan
sebagai router atau email server, sebelum akhirnya tiba pada email server yang
ada pada ISP di mana alamat email kita terdaftar.

6. 6
 Web-based Email / email gratis
Web-based Email, atau email berbasis web dikembangkan dengan tujuan
untuk memberikan jasa email kepada orang yang memiliki akses internet, tetapi
tidak memiliki account email sendiri, atau yang dimiliki bukan akses ke email
server, tapi ke sebuah web server.
Jadi, orang yang akan mengirimkan email pertama-tama harus mengikuti
prosedur untuk membuat sebuah account email yang pada umumnya disediakan
secara gratis. Setelah selesai kita akan memiliki sebuah account email dengan
user name yang telah kita tentukan dan domain name yang sudah ditetapkan oleh
si pemberi jasa email gratis ini, termasuk dengan password.
Bila kita akan menulis sebuah email, email tersebut tidak ditulis pada email
client yang konvensional tapi pada sebuah kolom / halaman khusus yang
disediakan untuk itu. Pada kolom / halaman tersebut sudah lengkap tersedua
bagian-bagian yang bisa diklik, untuk mengirimkan, menyimpan, dan sebagainya.
Bila kita akan mengecek apakah ada email yang ditujukan untuk kita maka kita
akan harus masuk ke bagian inbox yang tentu disediakan di halaman tertentu di
website yang memberikan jasa email semacam ini.
Sekali lagi, semuanya tidak menggunakan email client, seperti yang saya
tulisakan di atas, tapi fasilitas yang dibuat khusus pada sebuah website. Contoh
untuk ini banyak sekali, seperti hotmail.com, yahoo.com, mailexcite.com,
astaga.com, dan sebagainya.
 Email Forwarder
Email Forwarder adalah sebuah fasilitas yang dulu banyak tersedia secara
gratis, tapi kini sudah banyak yang komersial, dalam arti menuntut kita untuk
membayar sejumlah uang tertentu.
Pengertian email forwarder adalah sebuah cara untuk membuat alias dari
alamat email kita yang sebenarnya. Sebagai contoh, alamat email saya yang
sebenarnya adalah tomita@bdg.centrin.net.id, akan tetapi saya masih bisa
menerima email dari manapun juga yang dialamatkan ke agnolia@bigfoot.com
pada inbox untuk alamat email saya yang asli. Dalam hal ini
agnolia@bigfoot.com adalah sebuah email forwarder, karena semua email yang
ditujukan kepada alamat itu akan diteruskan lagi ke alamat yang sebenarnya
(tomita@bdg.centrin.net.id).
Orang menggunakan email forwarder dengan berbagai macam alasan.
Mungkin alamat email yang sebenarnya dirasakan terlalu jelas menunjukkan
identitas seseorang, seperti ISP yang digunakan, atau negara asal pengirim. Alasan
lain boleh jadi adalah bila seseorang ingin anonim dalam sebuah forum diskusi
tertentu, atau mungkin menggunakan sebuah email forwarder dan dengan
identitas yang sama sekali lain. Ada pula yang menggunakan email forwarder
untuk menghindari kemungkinan menerima spamming (lihat bagian Email Abuse
di bagian VII).
c. Dari Segi Format Isi

7. 7
Pengertian format isi di sini adalah bagaimana penampakan visual sebuah
pesan email. Ada dua macam yaitu :
 Plain Text
Dengan plain text, dimaksudkan bahwa tulisan yang kita ketikkan hanya
berupa data dalam format ASCII (American Standard Code for Information
Interchange). Tulisan yang disajikan dalam format plain text sama sekali tidak
memungkinkan kita untuk membuat modifikasi pada tampilan visualnya, seperti
membuat tebal, atau membuat miring sebuah teks, mengganti warna, ukuran
huruf, latar belakang, atau membubuhkan hiasan-hiasan tertentu.
 HTML
HTML singkatan dari HyperText Mark-up Language, yaitu sebuah bahasa
standard yang digunakan untuk menampilkan / mengatur penampilan materi-
materi informasi di internet. Email yang ditulis dengan menggunakan format
HTML akan memungkinkan isinya disusun secara variatif, mulai dari pengaturan
huruf, warna, lay out, sampai peletakan gambar.
Seringkali bila kita mengirim email ke sebuah forum diskusi / milis ada
himbauan untuk hanya mengirimkan email dalam format plain text saja. Hal ini
disebabkan biasanya email dalam format HTML memiliki ukuran yang lebih besar
dari yang berformat plain text. Alasan lain adalah karena tidak semua orang dalam
sebuah milis menggunakan email client yang bisa menampilkan HTML, sehingga
ketika sebuah email HTML dibuka, isinya hanya serangkaian kode-kode yang tidak
bisa dipahami sama sekali. Sebenarnya hampir semua email client dewasa ini sudah
mendukung format HTML, sehingga kini jarang ditemui keluhan seseorang yang
tidak bisa membaca sebuah email, hanya karena email yang dibacanya itu dibuat
dalam format HTML. Banyak orang yang memang tidak peduli apakah plain text
atau HTML, tapi pertanyaannya ; bila dengan format yang sederhana saja sudah
bisa menyampaikan pesan, mengapa mesti dengan HTML ?
1. Variasi Bentuk Komunikasi Dengan Email
Dalam beberapa hal email memang meniru snail mail, meskipun jelas email
memiliki banyak kelebihan lain. Ini terlihat jelas pada kemungkinan bentuk komunikasi
yang bisa dilakukan dengan email. Sekurang-kurangnya ada lima macam, yaitu :
2. Point to Point
Maksudnya adalah mengirimkan email langsung ke sebuah alamat tertentu. Di
Indonesia terdapat kesepakatan di antara mereka yang sering berkirim email bahwa
cara ini dinamakan japri, singkatan dari jalur pribadi.
3. Carbon Copy / CC

8. 8
Pengertian carbon, di sini analog dengan bila kita mengetik surat (dengan mesin
tik konvensional!) menggunakan kertas karbon untuk mendapatkan salinannya.
Maksudnya adalah sebuah email, selain ditujukan ke sebuah alamat utama juga
dikirimkan tembusannya ke alamat lain. Biasanya alamat utama kita tuliskan pada
bagian yang diawali dengan “TO”, sedangkan alamat tembusannya kita tuliskan pada
bagian “CC”.
4. Blind Carbon Copy / BCC
Ini adalah variasi dari CC. Orang yang menerima email yang alamatnya dituliskan
pada bagian “TO” oleh si pengirim, bisa melihat kepada siapa atau kepada alamat
email mana saja email tersebut dikirimkan sebagai tembusan. Ini karena ia bisa
langsung melihat pada bagian “CC”. Kadang-kadang ada kebutuhan untuk
mengirimkan sebuah email kepada seseorang tapi kita tidak ingin orang tersebut tahu
bahwa kita juga mengirimkan tembusannya kepada alamat orang lain. Untuk itulah
digunakan BCC. Beberapa email client menyediakan bagian “BCC”, selain “TO” dan
“CC”. Pada Outlook Express ver. 5.01 bagian BCC baru bisa tampak bila kita masuk
ke sebuah email baru dan mengklik pilihan View dan All Headers.
5. Distribution List
Pengertian distribution list agak berbeda dengan tiga varian bentuk sebelumnya,
karena ini lebih berkenaan dengan pengaturan distribusi email yang dilakukan secara
eksternal, artinya tidak terintegrasi dengan email client yang digunakan.
Yang dimaksud dengan distribution list adalah sebuah cara komunikasi dengan
menggunakan email secara satu arah. Biasanya ini dibuat oleh orang yang
berkepentingan untuk menyebarluaskan informasi tertentu (pengumuman, berita
harian, update mengenai perkembangan suatu proyek, buletin, jurnal, dan
sebagainya), akan tetapi tidak mengharapkan adanya respon dari para penerima
emailnya. Untuk itu yang harus dilakukan adalah membuat sebuah alamat tertentu
khusus untuk keperluan ini. Bila pengelola distribution list mengirimkan sebuah
email ke alamat tersebut, maka alamat itu akan mem-forward email tadi ke semua
alamat email yang menjadi pelanggan (subscriber) dari distribution list.
Untuk menjadi pelanggan, biasanya para calon pelanggan diminta untuk
mengikuti prosedur tertentu yang ditetapkan oleh si pengelola. Bisa pula si pengelola
yang memasukkan alamat email mereka ke database pelanggan secara manual.
6. Discussion List
Discussion list seringkali juga disebut mailing list atau lebih populer dengan
milis. Pengertiannya hampir sama dengan distribution list hanya memungkinkan
siapa saja yang tergabung menjadi subscriber untuk mengirimkan respon terhadap
sebuah email. Akan tetapi belum tentu semua orang bisa begitu saja mengikuti sebuah
milis. Kadang-kadang ada milis untuk kalangan yang terbatas, sementara banyak
yang terbuka untuk siapa saja.
Untuk dapat bergabung ke dalam sebuah milis pertama-tama seseorang mesti
melakukan proses subscription (mendaftar) dengan suatu prosedur tertentu. Seringkali
proses ini tidak memerlukan intervensi seorang administratur yang mengelola milis,
baik untuk menyetujui atau menolak permohonan menjadi anggota milis. Milis yang
seperti itu tentu adalah sebuah milis yang terbuka bagi siapa saja untuk bergabung.

9. 9
Akan tetapi kadang-kadang ada juga milis yang mempersyaratkan calon anggota
untuk memberikan keterangan mengenai jati dirinya sebelum permohonan bergabung
disetujui. Bila seorang administratur milis menyetujui permohonan untuk bergabung,
biasanya tak lama kemudian akan dikirimkan informasi mengenai tatacara pengiriman
email dan keterangan-keterangan lainnya tentang milis tersebut; tujuan milis, yang
boleh dilakukan dan yang tidak boleh dilakukan, cara keluar dari milis, alamat email
administratur, dan sebagainya.
7. Netiket
Sementara orang mungkin berpikir, karena email hanya berbentuk tulisan dan
bisa saja kita memalsukan identitas diri, maka tentu kita bisa menulis tentang apa saja
kepada siapa saja dengan cara apa saja. Bukankah internet adalah kebebasan ?
Pada kenyataannya komunitas orang-orang yang menggunakan internet,
khususnya email, telah mengembangkan etiket yang berkenaan dengan konvensi
mengenai kepantasan tindak tanduk dalam berkomunikasi. Konvensi ini disebut dengan
netiquette atau netiket.
Memang tidak ada satu rumusan netiket yang pasti dan diberlakukan secara
universal, akan tetapi secara umum dari beberapa sumber pada dasarnya memiliki
kesamaan. Beberapa poin penting mengenai netiket di antaranya :
a. Tidak menulis email dengan menggunakan huruf besar semua. Email yang
keseluruhan pesannya ditulis dengan huruf besar dapat dipersepsikan sebagai
berteriak.
b. Menggunakan emoticon / smiley (dijelaskan pada bagian lampiran) bila kita
ingin mengindikasikan emosi kita pada orang lain. Ini perlu untuk
menghindari kesalahpahaman.
c. Mempertimbangkan dengan baik-baik apa yang ditulis. Tidak semua orang
atau milis bisa menerima ekspresi yang keras. Paling aman adalah bersikap
netral dan tidak berapi-api.
d. Tidak melampirkan file apapun pada email sebelum ada kesediaan dari calon
penerima email. Ini terutama berlaku pada milis, karena apa yang kita
kirimkan akan diterima oleh banyak orang. Hampir semua milis melarang
anggotanya untuk mengirimkan email dengan attachment.
e. Hanya menggunakan email dengan format plain text bila mengirim email ke
discussion list.
f. Bila kita ingin memberitahu keberadaan sebuah website yang menarik pada
orang lain, jangan memuat seluruh isi website itu. Cukup tulis saja alamatnya.
g. Tidak mempromosikan apapun ke dalam milis yang sifatnya bisnis, menjual
barang, atau menawarkan jasa – kecuali ada izin dari moderator milis atau jika
milis tersebut memang memungkinkan seseorang untuk melakukan itu.

10. 10
h. Sebuah milis hanya mengizinkan anggotanya untuk menulis email dengan
topik tertentu, yang berkaitan dengan misi milis atau tujuan milis. Kita selalu
dihimbau untuk tidak menulis email yang isinya sembarangan. Sebuah milis
pada umumnya bersifat spesifik.
i. Bila menjawab sebuah email, baik japri maupun ke sebuah milis, jangan
menyertakan seluruh isi dari email sebelumnya. Editlah sedemikian rupa
sehingga hanya bagian-bagian penting saja dari email lama yang
dipertahankan, yaitu yang akan anda tanggapi.
8. Email Abuse
Ternyata internet belum menjadi tempat yang sangat aman, termasuk juga dalam
kaitannya dengan email. Meskipun yang terjadi nampaknya hanya sekedar ‘kirim-
mengirim tulisan’ namun perlu diwaspadai bahwa di situ pun terdapat peluang
penyalahgunaan dalam berbagai bentuknya. Untuk keperluan identifikasi dan antisipasi
terhadap email abuse yang mungkin menimpa kita, berikut ini saya jelaskan beberapa di
antaranya :
a. Spamming
Spamming menunjuk pada pengiriman email yang ditujukan kepada
orang-orang yang tidak menghendaki atau memintanya. Jumlah email yang
dikirimkan bisa hanya satu, bisa pula hingga ratusan bahkan ribuan.
Penerimanya pun bisa sekaligus ratusan atau kalau perlu ribuan orang
sekaligus. Isi email spamming biasanya sama. Percuma saja kita membukanya
satu-satu karena isinya sama semuanya. Dalam bentuknya yang parah
spamming kadang disebut juga flooding, maksudnya si pengirim membanjiri
emailbox seseorang sehingga akhirnya jumlah totalnya melebihi kuota alokasi
ruangan yang diperuntukkan bagi emailbox tersebut. Akibatnya adalah
emailbox tidak bisa diakses sama sekali, hilangnya email-email penting,
bahkan merusak sebuah email server, sehingga mengakibatkan apa yang
disebut denial of service (suatu keadaan di mana server tidak memberikan
respon terhadap perintah yang diberikan kepadanya).
Apa yang bisa kita lakukan menghadapi spamming ? Kalau email yang
sama datang secara berulang-ulang pada waktu yang tidak bersamaan, kita
dapat mengatasinya dengan membuat semacam filter. Pada Outlook Express
terdapat fasilitas yang memungkinkan kita untuk tidak men-download (dan
langsung menghapus) email dengan alamat tertentu yang kita spesifikasikan
sebelumnya. Namun apabila datangnya spamming mendadak dan membuat
kita tiba-tiba harus men-download ribuan email, segera putuskan hubungan
internet dan hubungi ISP tempat di mana kita mendapatkan account email.
b. Spoofing
Pengertian spoofing adalah penyalahgunaan alamat email oleh orang lain.
Bila kita menjadi korban spoofing maka akan ada orang lain yang seolah-olah

11. 11
menerima email dari kita, padahal sebenarnya orang lain yang mengirimkan
email tersebut. Ini adalah jenis email abuse yang paling berbahaya karena kita
tidak akan pernah tahu bahwa kita telah menjadi korban, sampai orang lain
akhirnya menghubungi kita dengan marah atau protes. Variasi dari spoofing
adalah alamat email yang kita miliki tanpa sepengetahuan kita didaftarkan
pada berbagai milis, sehingga kita tiba-tiba menerima email banyak sekali
secara terus menerus. Yang ini sekarang sudah jarang terjadi karena banyak
fasilitas milis kini mempunyai mekanisme tertentu yang mampu
meminimalisir terjadinya hal semacam ini.
Apa yang bisa kita lakukan bila kita tahu telah menjadi korban spoofing ?
Jawabannya adalah, tidak ada ! Bila hal itu sudah terjadi sekurangnya hal yang
bisa kita lakukan adalah dengan menyakinkan si penerima email bahwa kita
tidak pernah mengirim email itu. Hal ini sebenarnya secara teknis bisa
dibuktikan karena setiap email membawa identitas dari server mana email
tersebut dikirimkan, meskipun bisa mungkin bisa juga seorang spoofer yang
cerdik mampu menghindari hal ini. Uraian mengenai hal ini barangkali akan
terlalu teknis sehingga tidak saya sajikan di sini.
Apa yang sebenarnya perlu adalah melakukan antisipasi. Antisipasi dapat
dilakukan antara lain dengan :
 Memiliki account email lebih dari satu. Barangkali satu account email kita
gunakan untuk kepentingan umum (mengikuti milis, dsb) dan satu
account lagi untuk kepentingan pribadi.
 Tidak terlalu mencerminkan nama diri pada user name. Ketika kita
mendaftarkan diri pada ISP untuk mendapatkan account email barangkali
yang segera terbayang akan kita jadikan user name adalah nama kita
sendiri. Dalam hal ini ternyata tidak selalu bijaksana untuk menggunakan
nama jelas kita sebagai user name, apalagi bila kita adalah seorang public
figure. Kita tentu bisa menggunakan singkatan, julukan, nickname, atau
bahkan kombinasi angka.
Biasanya orang jahat bisa menujukan email spamming / spoofing -nya kepada kita
karena ia mengidentifikasi alamat email kita dari milis-milis umum atau karena ia
berhasil menembus email server dan memiliki akses pada setiap emailbox yang
ada di dalamnya. Bila yang terakhir terjadi, berarti itu adalah kelemahan ISP.
c. Virus Melalui Email (?)
Dari waktu ke waktu orang mempertanyakan apakah virus bisa menyebar
melalui email. Yang pasti tidak mungkin email dapat menularkan virus bila
format emailnya adalah plain text. Bagaimana dengan HTML ? Memang
pernah terdengar kabar ada virus yang bisa ‘ditempelkan’ pada email dengan
format HTML, tapi hingga kini saya belum pernah mendengar kabar lagi
mengenai hal ini, apalagi mengalaminya.
Virus memang dapat menyebar melalui email, tapi tidak melalui emailnya
itu sendiri, melainkan melalui attachment yang dibawa oleh email tersebut.
Sebagai peringatan umum, ada baiknya bila kita bersikap ekstra hati-hati pada
semua attachment yang memiliki akhiran (extension) EXE atau COM. Bila

12. 12
anda harus membukanya, ada baiknya untuk men-save attachment tersebut di
tempat yang aman, lalu kita periksa menggunakan program antivirus untuk
menentukan apakah file tersebut adalah virus atau mengandung virus. Akhir-
akhir ini kita pun dihimbau untuk juga berhati-hati membuka file dengan
extension DOC (Microsoft Word) karena ternyata virus dapat disusupkan ke
dalamnya.
d. Hoax
Hoax adalah email yang isinya tipuan, menakut-nakuti, atau menjanjikan
pada kita sesuatu yang sebenarnya mustahil. Tidak semua informasi yang
dikirimkan lewat email adalah benar. Contoh yang pernah terjadi adalah email
yang isinya :
 meminta kita untuk mem-forward / meneruskan sebuah email ke beberapa
orang lain, karena bila tidak nyawa kita akan terancam,
 make money fast ! ajakan kepada kita untuk ikut serta dalam arisan dengan
menggunakan email berantai,
 menghimbau kita hati-hati menggunakan komputer yang menggunakan
prosesor buatan Intel karena komputer kita akan dimata-matai (ini
sebenarnya adalah joke – intel = mata-mata),
 peringatan untuk tidak membuka email dengan subject tertentu karena
berisi virus (yang justru membuat kita penasaran); sekali lagi, email tidak
bisa ditumpangi virus, yang bisa adalah attachment-nya.
9. Menggunakan Email Secara Efektif / Efisien
Bila hal-hal yang mendasar dalam teknis pengiriman dan penerimaan email telah
dikuasai, maka yang berikutnya harus diupayakan adalah bagaimana menggunakan email
secara efektif dan efisien. Sebenarnya seiring dengan semakin seringnya seseorang
menggunakan email, lambat laun cara penggunaanmua yang efektif akan ditemukan
sendiri. Akan tetapi tentu ada baiknya bila di sini disajikan beberapa poin yang dapat
mempersingkat pengalaman.
Beberapa tip penggunaan email secara efektif dan efisien antara lain :
a. Menulis semua email secara offline
Banyak sekali yang baru pertama kali menggunakan email menyusun
emailnya ketika pada saat yang bersamaan komputer terhubungkan dengan
internet. Cara ini tentu saja memboroskan pulsa telpon, apalagi bila email
yang ditulis sangat panjang atau yang akan dibuat lebih dari satu email. Cara
yang tepat adalah dengan menuliskan semua email yang akan dibuat dalam
keadaan offline atau tidak terkoneksi ke internet. Katakanlah ada 10 email
yang akan kita buat. Setelah selesai semuanya baru kita kirimkan secara

13. 13
bersama-sama. Ini jauh lebih cepat dan lebih irit pulsa telpon (caranya akan
diperagakan langsung).
b. Singkat dan padat lebih efektif
Meskipun dengan email kita bisa berdiskusi, akan tetapi harus dicatat
bahwa email kurang cocok untuk pesan yang sangat panjang. Banyak netter
yang mengikuti banyak milis dan ketika menemui email yang isinya panjang
kecenderungannya adalah timbulnya rasa malas untuk membacanya.
Akibatnya tentu tanggapan yang diberikan tidak akan kritis. Oleh karena itu
lebih bijaksana bila kita mengirimkan email yang isinya pendek saja, namun
sudah cukup untuk mengungkapkan gagasan kita.
Seberapa pendek ? Itu sangat relatif, yang jelas tidak sampai terlalu
panjang sehingga berlarat-larat … Yang dimaksud dengan diskusi di sini
jangan dipahami sebagai suatu interaksi yang diawali dengan pengiriman
makalah, misalnya. Diskusi bisa sering terjadi dengan diawali oleh sebuah
lontaran isu, dan sebuah isu tidak perlu berupa makalah.
c. Baris yang tidak terlalu panjang
Kebanyakan email clients tidak secara otomatis melipat baris-baris tulisan
yang panjang pada sebuah email. Ini berarti jika orang lain menggunakan
email client yang memiliki perbedaan cara melipat baris tulisan, orang
tersebut akan harus melakukan scroll ke kanan, dan itu mungkin tidak nyaman
bagi beberapa orang. Oleh karena itu tulislah email dengan pengaturan baris
yang tidak terlalu panjang (caranya akan diperagakan langsung).
d. Mengedit sebelum me-reply
Selain berkaitan dengan netiket, hendaknya dikembangkan etos untuk
selalu rapih dalam mengirim email. Hal ini mudah diucapkan dan sering
dihimbaukan, akan tetapi pada prakteknya terlalu banyak orang seenaknya
sendiri. Bila semua orang dalam sebuah milis melakukan hal yang sama, tentu
komunikasi bisa lebih lancar. Kita tentu akan pusing membaca email yang
berantakan, terutama bila email itu adalah tanggapan kesekian kalinya dari
sebuah isu. Dengan mengedit dimaksudkan menghilangkan bagian-bagian
yang tidak perlu ditanggapi dan merapihkan lay out tulisan (caranya akan
diperagakan langsung).
e. Subject yang deskriptif
Setiap email memiliki judul. Kadang-kadang judul email sangat tidak
mencerminkan isinya atau nilai kepentingannya. Bila demikian halnya boleh
jadi orang akan enggan membacanya, mungkin bahkan menghapusnya
sebelum membukanya. Ini terutama berlaku pada orang yang mengikuti
banyak sekali milis. Usahakan selalu memilih judul yang singkat tapi
deskriptif. Pada beberapa milis kadang ditemui bahwa bila kita akan

14. 14
mengirimkan email yang isinya tidak langsung berkaitan dengan topik diskusi,
sebelum subject dituliskan “OOT”, singkatan dari Out Of Topic.
f. Mengelompokkan email
Pada Outlook Express terdapat beberapa folder default (yang pasti ada),
yaitu inbox, outbox, send items, deleted items, dan draft. Sebenarnya kita bisa
membuat folder-folder lain untuk mengelompokkan email-email yang kita
terima. Dengan demikian bila kita masih ingin menyimpan email yang sudah
kita baca, kita dapat memindahkannya ke folder-folder yang sudah kita buat.
Bila kita mengikuti banyak milis bisa juga dibuat agar email yang masuk
langsung disalurkan ke folder yang khusus berisi email-email dari milis
tertentu. Ini akan sangat meningkatkan kenyamanan kita mengelola email,
karena tidak semuanya masuk ke inbox (caranya akan diperagakan langsung).
g. Menghindari penerimaan attachment berukuran besar
Seperti telah disinggung di muka email tidak hanya bisa menyampaikan
tulisan, tapi juga bisa dilampiri oleh file, apakah itu file dokumen lain, file
program, gambar, suara, video klip, atau apa saja sepanjang bentuknya file.
Kadang-kadang bila kita mengikuti banyak milis atau kenalan kita di internet
sudah banyak, ada saja orang yang mengirimkan file dengan attachment besar.
Akibatnya waktu yang diperlukan untuk men-downloadnya lama sekali. Ini
bisa kita hindarkan dengan memasang filter khusus. Pada Outlook Express
tersedia sarana untuk membatasi ukuran email yang bisa diterima. Bila ada
email yang ukurannya melebihi batas yang ditetapkan maka email tersebut
akan dihapus di server, sehingga tidak akan kita download (caranya akan
diperagakan langsung).
h. Dokumentasi email yang telah terkirim
Ini hanya untuk mengingatkan saja. Semua email yang telah kita kirimkan
disimpan dalam folder sent items. Dengan demikian kita bisa memiliki catatan
mengenai apa saja yang kita tulis, kepada siapa saja kita mengirim email, pada
tanggal dan jam berapa. Bila anda tidak ingin menyimpan apa yang telah anda
kirimkan, kliklah folder sent items lalu hapus email yang dimaksud. Bila
sebuah email dihapus (pada folder manapun kecuali folder deleted items)
email tersebut tidak akan hilang, tetapi hanya dipindahkan ke folder deleted
items. Bila anda ingin benar-benar menghapusnya, yang harus dilakukan
adalah menghapusnya lagi dari folder deleted items. Email yang sudah
dihapus dari folder deleted items tidak dapat dikembalikan lagi (caranya akan
diperagakan langsung).
i. Mengkoleksi alamat email
Dari sekian banyak kenalan kita atau milis yang mungkin kita akan ikuti,
apakah kita akan menghafalkan semua alamatnya ? Tentu tidak. Outlook
Express menyediakan buku alamat / address book. Kita dapat menyimpan
alamat-alamat email penting ke dalamnya hanya dengan beberapa klik mouse.
Sebuah kebiasaan yang baik adalah bila kita menerima email yang berisi CC

15. 15
dan kebetulan alamat yang ada di bagian CC adalah alamat email dari
lembaga atau orang yang penting, kita dapat memasukkannya ke dalam
address book. Siapa tahu suatu saat kita punya kebutuhan untuk
mengontaknya (caranya akan diperagakan langsung).
j. Jam dan tanggal sistem komputer
Setiap email memiliki jam dan tanggal yang memberitahu kita kapan
email tersebut dikirimkan dari sebuah komputer. Sebuah email client
memperoleh informasi jam dan tanggal tersebut dari sistem operasi yang
digunakan. Oleh karena itu ada baiknya kita selalu mencocokkan jam dan
tanggal yang ada pada komputer kita. Pada komputer yang tidak kompatibel
dengan Y2K barangkali hal ini merupakan masalah, tapi komputer-komputer
baru sekarang ini pada umumnya sudah Y2K compliant (cara mencocokkan
jam dan tanggal akan diperagakan langsung).
10. Penutup
Bila ketrampilan menggunakan email telah dikuasai betul, sekurang-kurangnya
pertanyaan yang harus muncul kemudian adalah bila email merupakan sebuah sarana
komunikasi yang memiliki jangkauan global mengapa kita masih hanya berkirim email
pada orang-orang yang berbahasa Indonesia ? Maksud saya adalah bila aktifitas mengirim
dan menerima email, terutama dalam bentuk diskusi pada milis, diniatkan sebagai cara
untuk memperluas wawasan, menambah pengetahuan baru, menunjukkan dedikasi pada
bidang ilmu kita, bahkan audit kepakaran bukankah itu akan lebih bermakna bila
semuanya dilakukan secara global ?
Makalah ini hanya merupakan pengantar kecil mengenai sebuah fenomena
komunikasi yang berkembang terus dari waktu ke waktu. Sebenarnya sangat banyak yang
masih bisa dituliskan mengenai email saja, tapi kalau semuanya dicakup mungkin itu
akan mengurangi peranan pengalaman. Memang makalah ini harus berorientasi pada
pengalaman nyata, mencoba sendiri, menghadapi komputer secara langsung.
Mudah-mudahan penyusunan makalah ini dapat memenuhi maksud penugasan
yang diberikan kepada saya. Segala hal yang kurang jelas dapat kita diskusikan bersama.
Bandung, 25 Maret 2000

16. 16
Tomi T.
Lampiran
The Unofficial Smilie Dictionary
---------------------------------------
:-) Your basic smilie. This smilie is used to inflect a sarcastic or joking statement
since we can't hear voice inflection over the network.
;-) Winky smilie. User just made a flirtatious and/or sarcastic remark. More of a
"don't hit me for what I just said" smilie.
:-( Frowning smilie. User did not like that last statement or is upset or depressed
about something.
:-I Indifferent smilie. Better than a Frowning smilie but not quite as good as a
happy smilie
:-> User just made a really biting sarcastic remark. Worse than a :-).
>:-> User just made a really devilish remark.
>;-> Winky and devil combined. A very lewd remark was just made.
Those are the basic ones...Here are some somewhat less common ones:
(-: User is left handed
%-) User has been staring at a green screen for 15 hours straight
:*) User is drunk
[:] User is a robot

17. 17
8-) User is wearing sunglasses
B:-) Sunglasses on head
::-) User wears normal glasses
B-) User wears horn-rimmed glasses
8:-) User is a little girl
:-)-8 User is a Big girl
:-{) User has a mustache
:-{} User wears lipstick
{:-) User wears a toupee
}:-( Toupee in an updraft
:-[ User is a Vampire
:-E Bucktoothed vampire
:-F Bucktoothed vampire with one tooth missing
:-7 User just made a wry statement
:-* User just ate something sour
:-)~ User drools
:-~) User has a cold
:'-( User is crying
:'-) User is so happy, s/he is crying
:-@ User is screaming
:-# User wears braces
:^) User has a broken nose
:v) User has a broken nose, but it's the other way
:_) User's nose is sliding off of his face
:<) User is from an Ivy League School
:-& User is tongue tied.
=:-) User is a hosehead
-:-) User is a punk rocker
-:-( (real punk rockers don't smile)
:=) User has two noses
+-:-) User is the Pope or holds some other religious office
`:-) User shaved one of his eyebrows off this morning
,:-) Same thing...other side
|-I User is asleep
|-O User is yawning/snoring
:-Q User is a smoker
:-? User smokes a pipe
O-) Megaton Man On Patrol! (or else, user is a scuba diver)
O :-) User is an angel (at heart, at least)
:-P Nyahhhh!
:-S User just made an incoherent statement
:-D User is laughing (at you!)
:-X User's lips are sealed
:-C User is really bummed
<|-) User is Chinese
<|-( User is Chinese and doesn't like these kind of jokes

18. 18
:-/ User is skeptical
C=:-) User is a chef
@= User is pro-nuclear war
*<:-) User is wearing a Santa Claus Hat
:-o Uh oh!
(8-o It's Mr. Bill!
*:o) And Bozo the Clown!
3:] Pet smilie
3:[ Mean Pet smilie
d8= Your pet beaver is wearing goggles and a hard hat.
E-:-) User is a Ham radio operator
:-9 User is licking his/her lips
%-6 User is braindead
[:-) User is wearing a walkman
(:I User is an egghead
<:-I User is a dunce
K:P User is a little kid with a propeller beenie
@:-) User is wearing a turban
:-0 No Yelling! (Quiet Lab)
:-: Mutant Smilie
The invisible smilie
.-) User only has one eye
,-) Ditto...but he's winking
X-( User just died
8 :-) User is a wizard
C=}>;*{)) Mega-Smilie... A drunk, devilish chef with a toupee in an updraft, a
mustache, and a double chin
Note: A lot of these can be typed without noses to make midget smilies.
:) Midget smilie
:] Gleep...a friendly midget smilie who will gladly be your friend
=) Variation on a theme...
:} What should we call these? (what?)
:) Happy
:> what?
:@ what?
:D Laughter
:I Hmmm...
:( Sad
:[ Real Downer
:< what?
:{ what?
:O Yelling

19. 19
:C what?
:Q what?
:,( Crying
[] Hugs and
:* Kisses
|I Asleep
|^o Snoring
:-` smiley spitting out its chewing tobacco
:-1 smiley bland face
:-! "
:-@ smiley face screaming
:-#| smiley face with bushy mustache
:-$ smiley face with it's mouth wired shut
:-% smiley banker
:-6 smiley after eating something sour
:^) smiley with pointy nose (righty)
:-7 smiley after a wry statement
8-) smiley swimmer
:-* smiley after eating something bitter
:-& smiley which is tongue-tied
:-0 smiley orator
smiley invisible man
(:-( unsmiley frowning
(:-) smiley big-face
):-) "
):-( unsmiley big-face
)8-) scuba smiley big-face
=:-) smiley punk-rocker
=:-( (real punk rockers don't smile)
+:-) smiley priest
:-q smiley trying to touch its tongue to its nose
:-e disappointed smiley
:-t cross smiley
:-i semi-smiley
:-o smiley singing national anthem
:-p smiley sticking its tongue out (at you!)
:-[ un-smiley blockhead
:-] smiley blockhead
:-{ smiley variation on a theme
:-} ditto
{:-) smiley with its hair parted in the middle
}:-) above in an updraft
:-a lefty smilely touching tongue to nose
:-s smiley after a BIZARRE comment
:-d lefty smiley razzing you

20. 20
g-) smiley with ponce-nez glasses
:-j left smiling smilely
:-k beats me, looks like something, tho.
:-l y. a. s.
:-: mutant smiley
:- undecided smiley
:-| "have an ordinary day" smiley
;-) winking smiley
:-< real sad smiley
:-> y.a.s.
:-z y.a.c.s.
:-x "my lips are sealed" smiley
:-c bummed out smiley
:-v talking head smiley
:v) left-pointing nose smiley
:-b left-pointing tongue smiley
:-/ lefty undecided smiley
:-? smilely smoking a pipe
.-] one-eyed smilely
,-} wry and winking
0-) smiley cyclops (scuba diver?)
:-=) older smiley with mustache
:u) smiley with funny-looking left nose
:n) smiley with funny-looking right nose
:< midget unsmiley
:> midget smiley
}:^#})mega-smiley: updrafted bushy-mustached pointy nosed smiley with a
double-chin
:-) ha ha
~~:-( net.flame
|-) hee hee
O |-) net.religion
|-D ho ho
:-> hey hey
8 :-I net.unix-wizards
:-( boo hoo
X-( net.suicide
:-I hmm
E-:-I net.ham-radio
:-O uh oh
>:-I net.startrek
:-P nyah nyah
3:o[ net.pets
|-P yuk
:-} beard
:-{ mustache

21. 21
:-# braces
:-X bow tie
:-Q smoker
<:I dunce
(:I egghead
@:I turban
8-) glasses
B-) horn-rims
8:-) glasses on forehead
:-8( condescending stare
;-) wink
>:-< mad
Drama :-( Comedy :-)
Surpise :-o Suspense 8-|
Male :- Female >-
Birth |-O Death 8-#
Infinity 8
---<--{(@ Its a Rose!