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La administración electrónica y la lucha contra la crisis económica

  1. 1. La Administración electrónica y la lucha contra la crisis económica Se pretende reflexionar en este artículo sobre la importancia que el desarrollo efectivo de la administración electrónica debe tener para mejorar la eficiencia de las administraciones públicas y ayudar a combatir la crisis económica. Fernando de Pablo Martín. Socio de ASTIC. Director General para el Impulso de la Administración Electrónica 2009-2011.1 - IntroducciónEn épocas como la actual, es esencial realizar una reflexión sobre nuestras capacidadesde mejora como país en sectores productivos que permitan contribuir al crecimientoeconómico y la lucha contra la crisis. Creo firmemente que, en el terreno de lasadministraciones públicas, la administración electrónica es uno de estos sectores. Nosólo permite a las administraciones públicas trabajar de forma más eficiente (conmenores costes y recursos empleados, de forma más transparente y con mejoresparámetros de gestión), sino que lo hace mientras reduce las cargas administrativas quesufren ciudadanos y empresas favoreciendo la mejora de nuestra competitividad.La administración electrónica está fundamentada en el desarrollo de las Tecnologías dela Información y las Comunicaciones (TIC), uno de los sectores estratégicos señaladospor la UE tanto en la Estrategia de Lisboa en 2000 como, de nuevo, en la EstrategiaEuropea 2020 para un crecimiento sostenible, inteligente e integrador. Existe unconsenso internacional sobre los beneficios que supone y constataciones empíricas quelos países que están soportando mejor la crisis son aquellos que se han posicionado ensectores estratégicos como base para su crecimiento. Y las TIC poseen ese caráctertransversal que hace que su implantación favorezca las mejoras de productividad en elresto de los sectores. La Agenda Digital plantea el desarrollo de un círculo virtuoso quetiene como motor la inversión en mejores redes de comunicaciones lo que traerá más ymejores servicios y contenidos en éstas que, a su vez, contribuirá al incremento de lademanda, favoreciendo la necesidad de mejora de las infraestructuras decomunicaciones para comenzar el “círculo virtuoso”.2 – El potencial de la administración electrónicaPues bien, España tiene un potencial a desarrollar y las Administraciones Públicas unaoportunidad (que se convierte en una obligación) de utilizar masivamente laadministración electrónica para mantener, incluso de mejorar, la calidad de los serviciospúblicos sin vulnerar la austeridad que debe presidir los presupuestos en momentoscomo los actuales.Nuestro país ha dado pasos muy importantes en el desarrollo de la AE bajo el mandatode la Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos (1).Publicada en momentos de expansión económica con incrementos anuales derecaudación de dos dígitos, pero desarrollada ya en plena recesión, con presupuestosmuy decrecientes, su puesta en marcha global en la Administración General del Estadotensó las estructuras administrativas, especialmente las del sector TIC, como lo hicieronen su momento la planificación para paliar el efecto 2000 o la transición de los sistemasal euro en 2002. Anticiparse a la demanda, como en su momento lo hicieron las 1
  2. 2. administraciones más avanzadas en España, ha permitido disponer de un potencialimportante para afrontar una estrategia de evolución de servicios públicos en unpróximo futuro.Realmente este círculo virtuoso alrededor de la tecnología que plantea la Agenda Digitalha funcionado a lo largo de las últimas décadas en el sector privado. La AdministraciónPública tiene sin embargo elementos diferenciales que es necesario analizar.La educación de nuestros hijos no mejora por la mera presencia de PCs en las escuelas,como la administración no mejora simplemente porque los procedimientos se puedanrealizar potencialmente en internet. En ambos casos es imprescindible no confundir laherramienta con el objetivo, los medios con los fines. La implantación de la AE en lasAAPP no se limita a la inserción de la tecnología, sino que para extraer todo supotencial “revolucionario” precisa de cambios normativos, capacitación de losempleados públicos que debemos ser los primeros “comerciales” y catalizadores de sudesarrollo en la sociedad, simplificación administrativa, una mejora sustancial de lacooperación y la coordinación entre las administraciones públicas que desarrollan lasdiversas competencias. Y por supuesto combatir la resistencia al cambio inherente atodo proceso transformador que teme que la tecnología sea, finalmente, un enemigohacia su puesto de trabajo. El ahorro no se deriva de la disponibilidad de los serviciospúblicos en internet, sino de su uso masivo por ciudadanos y empresas.3 – Ahorros y mejoras de la eficienciaEs necesario influir en la demanda con medidas de incentivación e información, perotambién, por qué no decirlo, con una cierta presión hacia su uso. Es un esfuerzo quepodemos pedir a la sociedad (que nos podemos pedir todos) como otros que esnecesario realizar. Un esfuerzo que trae como resultado mejoras en la gestión ydisminución de costes. Si una tramitación presencial y en papel, tiene un costeacumulado de unos 80 € (según el Método simplificado del Modelo de Costes estándar,MCE, utilizado por la UE) mientras que una tramitación electrónica tiene un coste de 5€, tenemos una obligación moral de ponernos manos a la obra. La administraciónelectrónica es la base del 65% de las medidas y del 75% de los ahorros de los acuerdosde Consejo de Ministros para cumplir el plan de reducción de cargas administrativas delgobierno español (un compromiso de reducción del 25% en la Unión europea, 30% enel caso español). ¿No está ahorrando ya millones de horas a nuestras empresas?Recientemente se publicó el último informe “Paying Taxes 2012” y el tiempo decumplimiento dedicado por las empresas a cumplir sus obligaciones se ha reducido 25horas en dos años. En España se realizan más de tres millones de declaraciones anualesde IVA, se puede hacer una sencilla cuenta del ahorro que supone esta reducción.En realidad se sigue hablando de que la administración electrónica traerá consigograndes ahorros económicos en el funcionamiento de las AAPP. Haciendo autocrítica,quienes hemos tenido responsabilidades en este campo quizás no hemos sido capaces deconcienciar suficientemente a los responsables políticos de la importancia de estainversión. Es necesario hacer emerger la realidad: que ya ha traído grandes ahorros ymejoras de gestión en aquellas organizaciones que han apostado por ella desde hace unadécada que se han convertido en las más modernas y eficientes. Hace 15 años laAgencia Tributaria gestionaba 12 millones de declaraciones de IRPF y devolvía en 120 2
  3. 3. días de media. En esta campaña gestionará más de 20 millones, con el mismo personal ypuede devolver en dos o tres días si se presenta por internet. Es gratificante saber quelos sistemas se colapsan al principio de campaña por el enorme interés del ciudadano enutilizar las opciones no presenciales. Pero lo que es más importante: que aún puedetraer muchos más ahorros en el coste completo de la prestación de los serviciospúblicos, mejorando a un tiempo su calidad (2).La AE y las TIC tienen un coste sí, pero son fundamentalmente una fuente intensa deahorro si lo que analizamos es el coste total del servicio público. Las notificacioneselectrónicas y los tablones electrónicos edictales ahorrarán en la AdministraciónGeneral del Estado más de 100 millones de € anuales desde 2013, mejorando la tasa denotificación, disminuyendo drásticamente los tiempos de tramitación, disminuyendo elfraude inherente a quien no quiere ser notificado en determinados procedimientos yaumentando, por tanto, la recaudación. Y esto con una inversión muy limitada en TIC: aeso llamamos retorno de la inversión, a ahorrar 10 veces cada año el total de lainversión realizada una única vez.4 – Cooperación y coordinación entre administraciones públicasSe pueden poner muchos más ejemplos en sectores claves para España (Sanidad,Educación, Justicia, etc.). La administración electrónica no puede hacer que haya másmédicos, pero puede disminuir las visitas médicas a través de la receta electrónica yacciones de teleasistencia; no puede hacer que haya más jueces, pero sí mejorar laproductividad del sistema judicial y su coordinación, compartiendo la información delos expedientes, haciendo que viajen los datos y no el papel; no puede hacer másmaestros, pero puede apoyar el aprendizaje de los alumnos a través de plataformasvirtuales con contenidos adaptados que ayuden a los alumnos y a sus familias. Y, sobretodo, debemos mejorar la cooperación y la coordinación entre las distintas AAPP,fomentar la unidad de mercado en las normativa e integrando los sistemas deinformación con respeto escrupuloso a la protección de nuestros datos personales,posibilitando que las entidades locales pequeñas se beneficien de infraestructurasinasumibles para sus dimensiones. Hoy en día la cooperación entre AAPP es imposiblesin el desarrollo de la interoperabilidad (técnica, semántica, organizativa) entre losdiversos sistemas de información de las distintas administraciones. Aún así, sin que seconsidere una crítica, lo racional no es disponer de varias tarjetas sanitarias distintasmás un nodo de interconexión entre ellas (¿no podría ser un DNI-e con usabilidadoptimizada una puerta de entrada al sistema sanitario?), como no es racional notificar deforma obligatoria a las empresas por diversos sistemas electrónicos, ni disponer dedecenas de centros y soluciones informáticas distintas.Pero avanzar en este sentido es necesario abordar la mejora en un contexto“multidisciplinar”. Trabajar “en cloud” no es reunir en un único centro informáticodiversos sistemas distintos no siempre compatibles. El verdadero potencial radica enrediseñar, simplificar y normalizar los procedimientos y construir infraestructuras ysistemas de información comunes que permita la coordinación e interoperabilidad queen la actualidad falta permitiendo la gestión totalmente descentralizada de los servicios.Y esto es un reto tecnológico, sí, pero fundamentalmente implica cambiosorganizativos, legales, procedimentales, presupuestarios, de contratación, de flexibilidaden la política de recursos humanos, de acudir a nuevas formas de contratación basadas 3
  4. 4. en la colaboración público-privadas o de pago en relación a acuerdos de niveles deservicio que no encajan completamente en el entorno actual.Y, por supuesto, también la designación clara y nítida de responsables de su ejecución,se llamen como se llamen, a quienes se dote de las herramientas que necesitan paraabordar con éxito los retos que asumen. Porque es necesaria una profunda planificacióny delicada ejecución para llevar a cabo estos cambios, necesarios, pero complejos y noexentos de riesgos.5 – Nuevos campos a desarrollarTenemos la obligación, pues, de descubrir los potenciales de ahorro que aún existen enla AE y mover las palancas y las estructuras necesarias para desarrollarlos. Aún nohemos sacado partido apenas de las posibilidades y el potencial de la implantación delteletrabajo, de la expansión del e-learning, de la consolidación de los sistemas devideoconferencia ni de las herramientas colaborativas de que permiten compartirinformación y trabajar en grupo. Posiblemente tampoco hayamos estrujado lasposibilidades de las redes sociales, como instrumento para desarrollar los principios delgobierno abierto (transparencia, colaboración, participación). Por supuesto, como enotros elementos comentados en el artículo, no es la solución tecnológica el problema,sino un adecuado modelo organizativo y comprender que la implantación es un procesocomplejo que requiere planificación y ejecución profesional.6 – Conclusión finalPoco más de dos años tras la entrada en vigor de la “Ley de administración electrónica”muchas cosas han cambiado. Realmente el “nuevo paradigma” que supone laadministración electrónica lo ha cambiado todo: ni el concepto del tiempo ni el espacioes el mismo, como no lo son la firma, los formularios, los documentos, los expedientes,la notificación o el domicilio. Todo ha dejado de ser necesariamente físico, material.Esta desmaterialización del procedimiento administrativo, que ya han sufrido otrossectores (BOE, música, prensa, etc. que han evolucionado de ser productos a convertirseen servicios) y que está interiorizada de forma natural en nuestros jóvenes, debe serasumido e impulsada por las administraciones públicas.No sólo es el signo de los tiempos, un proceso imparable, sino que nuestro país ynuestra economía lo necesita. La administración electrónica puede y debe explotar todosu potencial y poner su grano de arena para combatir esta crisis que angustia a muchasfamilias, manteniendo unos servicios públicos cómodos, simples y adaptados a lasnecesidades de nuestras empresas y nuestros ciudadanos, de nosotros mismos.(1) Informe al Consejo de Ministros sobre el grado de avance de la administración electrónica en la AGE.(www.administracionelectronica.gob.es)(2) Artículo “La Administración Electrónica en España. La Ley 11/2007 palanca de sostenibilidad de Administración ySociedad”. Emilio García y Fernando de Pablo. BOLETIC, nº 58 (www.astic.es/boletic) 4

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