BPM Framework Overview & Guidelines - Learn By Characteristics

1. BPM Framework Overview &BPM Framework Overview &
GuidelinesGuidelines
Learn by Characteristics

2. Get to know framework by
differentiate
• Prinsip BPR : bertumpu pada pemikiran yang
berbeda dengan continuous process
improvement.
• BPR  proses yang digunakan sekarang sudah
tidak relevan lagi jadi harus dilupakan dan
ditinggalkan saja. Mulai sama sekali dari
permulaan.
• Para designer proses bisnis untuk tidak terikat
lagi pada proses yang lama, fokus pada proses
yang sama sekali baru.

4. Pertanyaan-pertanyaan penting yang perlu
dijawab dalam model pendekatan ini
antara lain
• Bagaimana seharusnya proses dilakukan ?
• Apa yang dikehendaki para customer atau
pelanggan?
• Apa yang dikehendaki dan dirasakan para
karyawan ?
• Bagaimana perusahaan yang terunggul
melakukannya ?
• Apa yang mungkin dapat dilakukan dengan
penemuan teknologi baru ?

5. • Definisi mengenai BPR ini menurut Michael
Hammer dan James Champy (pengarang buku
Reengineering the Corporation, Harper Collins
Publisher, 1993) adalah bahwa :
‘Business Process Reengineering is the
fundamental rethinking and radical redesign of
business systems to achieve dramatic
improvements in critical, contemporary measures
of performance,such as cost, quality, service and
speed’

7. Sebuah Perubahan
• Perkembangan organisasi yang lebih ‘datar’ (flat
organization) dan jenjang pengawasan yang lebih
‘tipis’, dibandingkan dengan organisasi lama yang
diwarnai dengan banyak penjenjangan (lapisan
dan pengawasan).
• Rentang kendali (span of control) yang lebih
lebar, yang diperlukan untuk mengendalikan
organisasi yang lebih datar tersebut.
• Rentang kendali yang lebar dapat dilakukan
dengan baik dengan bantuan teknologi informasi
yang makin canggih.

8. Perubahan itu...

9. 9
Suggested Framework for BPR (I)
• In general, keywords for successful BPR are creativity and innovation…
• …but BPR projects also need structure and discipline, preferably achieved by
following a well thought-out approach.
BPR Framework due to Roberts (1994)
• Starts with a gap analysis and ends with a transition to continuous improvement.
• The gap analysis focuses on three questions:
1. The way things should be
2. The way things are
3. How to reconcile the gap between 1 and 2

10. 10
Robert’s Framework for BPR
Opportunity
assessment
Current capability
analysis
Process Design
Risk and impact
assessment
Transition plan
Pilot test
Infrastructure
modifications
Implementation
and transition
Tracking and
performance
Continuous improvement
process

11. 11
BPR Framework due to Lowenthal (1994)
• Consists of 4 phases
1. Preparing for change 3. Designing for change
2. Planning for change 4. Evaluating change
• Phase 1 – Goals
– Building management understanding, awareness and support for
change
– Preparing for a cultural shift and acquire employee “buy-in”
• Phase 2 – Assumption
– Organizations need to adopt to constantly changing marketplaces
• Phase 3 - Method
– To identify, assess, map and design
– A framework for translating process knowledge into leaps of change
• Phase 4 – Means
– Evaluate performance during a specified time frame
Suggested Framework for BPR (II)

12. 12
Lowenthal’s Framework for BPR
Preparing for
change
Planning for
change
Designing
change
Evaluating
change
Phase I Phase II
Phase III
Phase IV

13. 13
BPR Framework due to Cross, Feather&Lynch (1994)
1. Analysis
– In depth understanding of market and customer requirements
– Detailed understanding of how things are currently done
– Where are the strengths and weaknesses compared to the
competition
2. Design
– Based on principles that fall into six categories
1) Service Quality – relates to customer contacts
2) Workflow – managing the flow of jobs
3) Workspace – ergonomic factors and layout options
4) Continuous improvement – self sustaining
5) Workforce – people are integral to business processes
6) Information technology
3. Implementation
– Transforming the design into day to day operations
Suggested Framework for BPR (III)

14. 14
Cross et al’s Framework for BPR
Customer
Requirement analysis
Design
specifications
High-level design
Detailed design
Pilot new
design
Transform the business
Baseline
analysis
Current
process review
Design options
Model/validate
new design
Build in CI
feedback
Design
principles
Analysis
Phase
Design
Phase
Implementation
Phase

17. BPR BERFOKUS PADA PROSES
Seperti telah dijelaskan pada awal pembahasan
tentang BPR, BPR adalah suatu :
• fundamental rethinking dan
• radical redesign, dari suatu
• business process, untuk mencapai suatu
• dramatic improvements
Yang menjadi obyek pemikiran kembali secara
fundamental dan penyusunan kembali secara radikal
ialah proses. Jadi proses merupakan obyek utama dan
terpenting dalam proses reengineering.

18. It’s about Process
• Dengan mengenal apa yang disebut dengan
proses dan beberapa jenis proses, maka
menjadi lebih jelas, mengapa dalam
reengineering, perlu berfokus pada proses.
Karena proseslah yang menentukan kinerja
perusahaan, menentukan daya saing
perusahaan, menentukan mutu barang dan
layanan pada pelanggan.

19. Manage Process
: Manage process. (Manage process adalah
proses manajemen dalam mengelola
perusahaan pada umumnya)
• Termasuk dalam proses tipe ini adalah
misalnya proses pengambilan keputusan,
proses perencanaan strategis, proses
pemilihan bentuk organisasi dan sebagainya.

20. Operate Process
• Operate process. : Jenis proses ini ialah proses utama
dalam menghasilkan barang atau jasa yang diproduksikan.
• Misalnya proses pembuatan barang, proses pengaturan
arusbarang di pabrik, proses pengaturan peralatan di
pabrik, prosespemilihan teknologi pembuatan barang dan
sebagainya.
• Jadi juga merupakan order flow, dari penerimaan pesanan
pelanggan sampai mentransfernya menjadi barang jadi dan
mengirimkan ke pelanggan/pemesan.
• Demikian juga sebaliknya, ada proses mengalirnya uang
dari pihak rekanan ke pabrik pembuat barang, merupakan
juga operate process.

21. Support Process
• Support process : Proses jenis ini ialah proses
yang membantu proses utama tetapi bukan
merupakan bagian tak terpisahkan dari proses
utama.
• Contoh proses ini ialah proses pembelian
barang, proses pengendalian persediaan,
proses rekrutmen, proses penyimpanan bahan
baku dan bahan jadi, proses angkutan barang,
proses pendanaan dan sebagainya.

22. Perubahan (arti perbaikan proses ) dapat
dilakukan berupa :
• Menghilangkan proses (process elimination)
• Menyederhanakan proses (process
simplification).
• Menyatukan proses (process integration).
• Melakukan otomatisasi (process automation).

23. BPR Chaos
• Tidak dapat bertahan (survive) menjalankan
bisnis.
• BPR bisa gagal dalam arti kata tidak berhasil
mencapai target perubahan yang diinginkan
• BPR dengan sifatnya yang “high risk, high
return”
• BPR merupakan obat yang paling mujarab
untuk memenangkan kompetisi di era global

24. Bentuk-bentuk konkrit dari
reengineering dalam perusahaan :
• Beberapa pekerjaan digabungkan menjadi satu.
• Para pekerja ikut dalam pengambilan keputusan.
• Langkah-langkah dalam proses dibuat berurutan secara
alamiah.
• Proses adalah berbentuk ganda.
• Pekerjaan dilakukan dimana dianggap paling logis
dilakukan.
• Pengawasan dan pengendalian dikurangi.
• Rekonsiliasi ditekan sedikit mungkin.
• Satu manajer untuk hal tertentu merupakan satu titik
hubung.
• Sentralisasi atau desentralisasi harus sesuai kebutuhan.

25. Produk BPR
• Produk akhir dari suatu BPR tentu saja peningkatan
daya saing perusahaan yang pada gilirannya akan
meningkatkan keuntungan. Namun itu adalah hasil
akhirnya. Disamping itu, dari segi proses itu sendiri,
ada beberapa hal berubah secara drastis yang dapat
diamati dengan jelas
• Sejumlah perrubahan : Perubahan unit kerja,
Perubahan dalam tugas, Perubahan dalam peran
karyawan, Perubahan dalam persiapan tugas,
Pergeseran dalam ukuran kinerja dan kompensasi,
Perubahan dalam struktur organisasi.

26. Different Company, Different Need
• Setiap perusahaan harus menentukan sendiri,
apakah mereka memerlukan reengineering atau
tidak.
• Reengineering hanya harus dilakukan apabila hal
itu dapat membantu perusahaan dalam
mencapai atau memacu menuju posisi yang
strategis.
• Oleh karena itu, sebelum melakukan
reengineering, terlebih dahulu perlu secara jelas
diketahui mengenai strategi perusahaan.

27. BPR similar or NOT to?
• Implementasi SDLC
• Buying The Art of State Technology
• Aquisition
• New Business Tunnel and Partnership
• Outsourcing & Third Party
• Downsizing atau Upsizing?

28. Consider
• ERP – SAP
• DHL Logistic Leading Industry
• DHL as third Party
• Wal*Mart

29. Sumber
• Konsep dan Aplikasi Business Process Reengineering.
Dr. Richardus Eko Indrajit Drs. Djokopranoto
• Albany. Edu - BPM Design - Process Management
and Process Oriented Improvement Programs
• SAP - http://www.youtube.com/watch?v=SelZiTs7Aig
• DHL Brand - http://www.youtube.com/watch?v=9zrdaiz9mWU
• DHL In Fashion Industry - http://www.youtube.com/watch?
v=jXHCZojazME
• Walmart - http://www.youtube.com/watch?v=b5K1yrICMII