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Objetivos• Identificar los factores de éxito de la  administración de proyectos• Determinar circunstancias donde es apropi...
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Ciclo de vida de Proyectos                  FASE I                ConcepciónEstablecer objetivosInvestigarEstudiar alte...
Ciclo de vida de Proyectos                     FASE II                    DesarrolloPlan de Recursos    Personal    Mat...
Ciclo de vida de Proyectos                  FASE III                ImplementaciónOrganizaciónComunicaciónLiderazgo del...
Ciclo de vida de Proyectos                 FASE IV                    Cierre•Negociar desactivación•Reducción progresiva e...
Recursos del Proyecto               Personas     os                                  Fo    ip                             ...
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Equipo de Proyecto                   Equipo                                                    de Proyecto• Grupo de perso...
SistemaSistema de Administración de Proyectos                     de                                                      ...
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PERT (Program Evaluation and Review Technique)• Creada en la década del 50• Proyecto del misil Polaris de la Marina de Gue...
CPM (Critical Path Method)• Creada en la década del 50• Desarrollada por Remington Rand y Du Pont• para la programación de...
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Traslado de HospitalActividad                           Descripción                          Predecesor    A       Selecci...
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Estimación de tiempos de terminación• Fecha temprana de comienzo Ftc   – es el tiempo de terminación más próximo de la act...
Nodos – Fechas tempranas                       ActividadFecha temprana                           Fecha tempranade comienzo...
Rutas A-I , A - F                    12    I 27                         15         0   A 12   12 F 22                     ...
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Rutas B – D – H , B – E - J                          12    I 27                               15         0   A 12         ...
Llegada al nodo J                     12    I 27                          15         0   A 12    12 F 22                  ...
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Camino Crítico: secuencia de actividades, entre comienzo y                      final, que requiere más tiempo            ...
Estimación de tiempos de terminación• Fecha Tardía de Finalización FTF   – es igual al tiempo de inicio más lejano de la a...
Representación completa del nodo                             ActividadFecha temprana                                 Fecha...
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Holgura• La holgura de una actividad (H) es la máxima  cantidad de tiempo que una actividad puede  retrasarse sin afectar ...
Cálculo de HolgurasNodo   Duración   Ftc      FTC             Holgura A        12       0        2                 2 B    ...
4.- Monitoreo de los avances del Proyecto• Supuestos   – Duración real de A 16 en vez de 12 (4 sem +)   – Duración real de...
4.- Monitoreo de los avances del Proyecto• Para terminar en la semana                         4.- Monitoreo de los avances...
Estimaciones probabilísticas de Tiempo      Introducción de factores de incertidumbre1.   El tiempo optimista (a) es el má...
Distribución de probabilidades• En las técnicas PERT/CPM, el tiempo de cada actividad se  considera como una variable alea...
Supuestos• Es posible estimar con precisión a,m, y b.• Se considera que las magnitudes definen un rango de  tiempo razonab...
Cálculo• La media se calcula ponderando                              a + 4m + b                 t   e                     ...
Análisis de probabilidades         Actividades variables independientes• Tiempo esperado de terminación de todo el proyect...
Consideraciones sobre costos• Tiempo Normal TN: el necesario para completar la  actividad en tiempos normales• Costo Norma...
Relaciones entre costos y tiempo                        8000   Costo IntensivoCosto directo (pesos)                       ...
Programa de costo mínimo• Se determina el camino crítico• Se identifican las actividades que tengan el costo de  intensifi...
Software de proyectos• Capacidades   –   Diagramas Gantt   –   Diagramas PERT/CPM   –   Informes de estado   –   Informes ...
Conclusiones• Solamente mediante la administración de Proyectos• se puede garantizar   – la coordinación de diferentes act...
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Go made-sem8- proyectos

  1. 1. Gestión de Operaciones CEMA – MADE Semana 8Administración de Proyectos en Operaciones 1 GESTION DE OPERACIONES – Ing Pedro del Campo
  2. 2. Objetivos• Identificar los factores de éxito de la administración de proyectos• Determinar circunstancias donde es apropiado aplicar la administración de proyectos• Representar graficamente una red de actividades• Identificar la secuencia de actividades críticas de un proyecto• Determinar el programa apropiado para que el proyecto se lleve a cabo con un costo mínimo 2 - GESTION DE OPERACIONES –
  3. 3. Definiciones Preliminares• PROYECTO: es un esfuerzo temporario,  llevado a cabo para lograr un producto o servicio objetivo temporario: principio y fin definidos único: definido específicamente 3 - GESTION DE OPERACIONES –
  4. 4. Ejemplos de proyectos• Adquisición de una empresa• Desarrollo de nuevos productos• Planificación de nuevas localizaciones• Ejecución de auditorías• Campañas publicitarias• Administración de una campaña de ayuda en desastres• Certificación de calidad• Alianza estratégica 4 - GESTION DE OPERACIONES –
  5. 5. Definiciones Preliminares• ADMINISTRACION DE PROYECTOSPROJECT MANAGEMENT es el conjunto de  conocimientos,  habilidades,  herramientas y  técnicas;  aplicadas a las actividades a realizar,  para satisfacer los requerimientos del Proyecto 5 - GESTION DE OPERACIONES –
  6. 6. Definiciones Preliminares• STAKEHOLDER – personas u – organizaciones – activamente comprometidas en el proyecto o – cuyos intereses puedan ser afectados como resultado de la ejecución o finalización del Proyecto 6 - GESTION DE OPERACIONES –
  7. 7. Ciclo de vida de ProyectosUso de Recursos / Costos Implementación Desarrollo CierreConcepción Tiempo 7 - GESTION DE OPERACIONES –
  8. 8. Ciclo de vida de Proyectos FASE I ConcepciónEstablecer objetivosInvestigarEstudiar alternativasEstablecer criteriosEstimar programaDesarrollar Presupuesto PreliminarAprobación 8 - GESTION DE OPERACIONES –
  9. 9. Ciclo de vida de Proyectos FASE II DesarrolloPlan de Recursos Personal Materiales Equipos FondosPlan General Alcance Tiempos Costos Especificaciones Riesgos 9 - GESTION DE OPERACIONES –
  10. 10. Ciclo de vida de Proyectos FASE III ImplementaciónOrganizaciónComunicaciónLiderazgo del ProyectoMotivaciónTomar decisionesResolver problemasMonitoreoAcción Correctiva 10 - GESTION DE OPERACIONES –
  11. 11. Ciclo de vida de Proyectos FASE IV Cierre•Negociar desactivación•Reducción progresiva equipos proyecto•Evaluación Final•Lecciones aprendidas 11 - GESTION DE OPERACIONES –
  12. 12. Recursos del Proyecto Personas os Fo ip ndqu osE os yM en s rr cioater Te ifi ia Ed le s Información y Tecnología 12 - GESTION DE OPERACIONES –
  13. 13. os Co mp stoTi e s Recursos Resultados / Tecnología 13 - GESTION DEFuente: Harold Kezner OPERACIONES –
  14. 14. Factores críticos en la Administración de Proyectos Gerente de Proyecto Sistema de Administración Equipo de Proyecto 14 - GESTION DE OPERACIONES –
  15. 15. GerenteEl Gerente de Proyecto - Responsabilidades de Proyecto• Responsabilidades – integrar los esfuerzos de las personas provenientes de la distintas áreas de la organización – para alcanzar los objetivos del proyecto – definir la metodología de trabajo – proveer recursos – asegurar contrataciones adecuadas – evaluar progresos – establecer medidas correctivas 15 - GESTION DE OPERACIONES –
  16. 16. GerenteEl Gerente de Proyecto - Responsabilidades de Proyecto • Competencias – Liderazgo – Comunicación – Coordinación – Motivación – Negociación – Capacitación 16 - GESTION DE OPERACIONES –
  17. 17. Equipo de Proyecto Equipo de Proyecto• Grupo de personas lideradas por el Gerente de Proyecto• representan generalmente áreas funcionales u organizaciones• desempeñan roles específicos• su número suele variar durante el avance del proyecto• al final del proyecto son asignadas a un nuevo emprendimiento o retornan a sus áreas u organizaciones 17 - GESTION DE OPERACIONES –
  18. 18. SistemaSistema de Administración de Proyectos de Administración Estructura Organizacional Sistema de Información 18 - GESTION DE OPERACIONES –
  19. 19. SistemaSistema de Administración de Proyectos de Administración ORGANIZACION FUNCIONAL Director Ejecutivo Coordinación de Proyectos Gerente Gerente Gerente Funcional Funcional Funcional Personal afectado a Proyectos 19 - GESTION DE OPERACIONES –
  20. 20. SistemaSistema de Administración de Proyectos de Administración ORGANIZACION POR PROYECTOS Director Ejecutivo Project Project Project Manager Manager Manager Coordinación de Proyectos Personal afectado a Proyectos 20 - GESTION DE OPERACIONES –
  21. 21. Sistema Sistema de Administración de Proyectos de Administración ORGANIZACION MIXTA DirectorEstructura de Matriz Ejecutivo Gerente Gerente Gerente Gerente de Funcional Funcional Funcional Project Managers Project Manager Coordinación Proyecto B Project Manager Project Manager Coordinación Personal afectado a Proyectos del Proyecto A 21 - GESTION DE OPERACIONES –
  22. 22. SistemaSistema de Administración de Proyectos de Administración• Sistema de Información – proporciona los medios para la planificación integradora y el control del proyecto – provee una base de información de • desempeño • el uso de recursos • los costos incurridos • interrelaciones • tiempos y costos proyectados para la terminación del proyecto 22 - GESTION DE OPERACIONES –
  23. 23. SistemaSistema de Administración de Proyectos de Administración Condiciones que destacan su importancia • Esfuerzo de magnitud • Necesidad de coordinación • Incorporación de conocimientos y competencias • Necesidad de flexibilidad para responder a cambios • Independencia de las áreas funcionales • Importancia crucial del éxito del Proyecto 23 - GESTION DE OPERACIONES –
  24. 24. Métodos de Planificación de Red• Consideran al Proyecto como un conjunto de actividades relacionadas entre sí• que pueden representarse por un diagrama de red• formado por nodos y arcos que representan las relaciones 24 - GESTION DE OPERACIONES –
  25. 25. PERT (Program Evaluation and Review Technique)• Creada en la década del 50• Proyecto del misil Polaris de la Marina de Guerra de EEUU• Participaron alrededor de 3000 proveedores y contratistas 25 - GESTION DE OPERACIONES –
  26. 26. CPM (Critical Path Method)• Creada en la década del 50• Desarrollada por Remington Rand y Du Pont• para la programación de operaciones de mantenimiento durante la suspensión de actividades 26 - GESTION DE OPERACIONES –
  27. 27. Ventajas de los métodos• Identifican y organizan las actividades• Proporcionan una base de discusión• Permite estimar el tiempo de finalización de los proyectos y sus interrelaciones• Se ponen de relieve actividades que pueden retrasarse sin afectar la finalización del proyecto permitiendo liberar recursos para otras actividades• Permite analizar las consecuencias de cambios en tiempos y costos 27 - GESTION DE OPERACIONES –
  28. 28. Pasos en la Administración de Proyectos1. descripción del proyecto2. elaboración del diagrama de red3. estimación del tiempo de terminación4. monitoreo de los progresos del proyecto 28 - GESTION DE OPERACIONES –
  29. 29. 1.- Descripción del Proyecto• Punto final: producto / servicio• Descripción de todos los aspectos que lo componen• Actividades y relaciones de precedencia – Actividad: unidad más pequeña de esfuerzo y trabajo que consume tiempo y recursos y que puede programarse y controlarse – Precedencia: secuencia de actividades 29 - GESTION DE OPERACIONES –
  30. 30. 2.- Elaboración del diagrama de red• Red de actividades en arcos (AOA) – Actividades = arcos – Nodos = eventos 1 S U 3 4 S y T deberán completarse 2 T antes de que se inicie U 30 - GESTION DE OPERACIONES –
  31. 31. 2.- Elaboración del diagrama de red• Red de actividades en nodos (AON) – Enfoque orientado a actividades S S y T deberán completarse U antes de que se inicie U T 31 - GESTION DE OPERACIONES –
  32. 32. Traslado de HospitalActividad Descripción Predecesor A Seleccionar personal administrativo y médico B Seleccionar lugar y realizar un estudio del mismo C Seleccionar el equipo A D Preparar los planos y la distribución física para B la construcción definitiva E Llevar los servicios públicos al predio B F Entrevistar solicitantes e incorporar personal de enfermería, ayudantes, mantenimiento y seguridad A G Comprar equipo y supervisar la entrega del mismo C H Construir el hospital D I Desarrollar un sistema de información A J Instalar el equipo E,G,H, K Capacitar al personal de enfermería y ayudantes F,I,J 32 - GESTION DE OPERACIONES –
  33. 33. Actividad en los nodos Actividad 12 C 22 14 10 24 Duración de la actividad dE 33 - GESTION DE OPERACIONES –
  34. 34. Red AON para el proyecto del Hospital I 15 A F K 12 10 6 C GINICIO 10 35 FIN B D H 9 10 40 E J 24 4 34 - GESTION DE OPERACIONES –
  35. 35. Estimación de tiempos de terminación• Fecha temprana de comienzo Ftc – es el tiempo de terminación más próximo de la actividad que la precede en forma inmediata – cuando la preceden varias actividades FtC es el mayor de los tiempos• Fecha temprana de finalización Ftf – es la fecha temprana de inicio, más su duración esperada dE – Ftf = Ftc + dE 35 - GESTION DE OPERACIONES –
  36. 36. Nodos – Fechas tempranas ActividadFecha temprana Fecha tempranade comienzo de finalizaciónFtc Ftf 12 C 22 14 10 24 Duración de la actividad dE 36 - GESTION DE OPERACIONES –
  37. 37. Rutas A-I , A - F 12 I 27 15 0 A 12 12 F 22 K 12 10 6 C GINICIO 10 35 FIN B D H 9 10 40 E J 24 4 37 - GESTION DE OPERACIONES –
  38. 38. Ruta A – C – G 12 I 27 15 0 A 12 12 F 22 K 12 10 6 12 C 22 22 G 57INICIO 10 35 FIN B D H 9 10 40 E J 24 4 38 - GESTION DE OPERACIONES –
  39. 39. Rutas B – D – H , B – E - J 12 I 27 15 0 A 12 12 F 22 K 12 10 6 12 C 22 22 G 57INICIO 10 35 FIN 0 B 9 9 D 19 19 H 59 9 10 40 9 E 33 J 24 4 39 - GESTION DE OPERACIONES –
  40. 40. Llegada al nodo J 12 I 27 15 0 A 12 12 F 22 K 12 10 6 12 C 22 22 G 57INICIO 10 35 FIN 0 B 9 9 D 19 19 H 59 9 10 40 9 E 33 59 J 24 4 40 - GESTION DE OPERACIONES –
  41. 41. Llegada al nodo K 12 I 27 15 0 A 12 12 F 22 63 K 69 12 10 6 12 C 22 22 G 57INICIO 10 35 FIN 0 B 9 9 D 19 19 H 59 9 10 40 9 E 33 59 J 63 24 4 41 - GESTION DE OPERACIONES –
  42. 42. Camino Crítico: secuencia de actividades, entre comienzo y final, que requiere más tiempo 12 I 27 15 0 A 12 12 F 22 63 K 69 12 10 6 12 C 22 22 G 57INICIO 10 35 FIN 0 B 9 9 D 19 19 H 59 9 10 40 9 E 33 59 J 63 24 4 42 - GESTION DE OPERACIONES –
  43. 43. Estimación de tiempos de terminación• Fecha Tardía de Finalización FTF – es igual al tiempo de inicio más lejano de la actividad que la sigue en la secuencia en forma inmediata. – Si existen más de una actividad que la siguen en forma inmediata la FTF será el más próximo de los tiempos de inicio más lejanos de esas actividades• Fecha Tardía de Comienzo FTC – es igual al tiempo de terminación más lejano menos la duración esperada de la tarea – FTC = FTF – dE 43 - GESTION DE OPERACIONES –
  44. 44. Representación completa del nodo ActividadFecha temprana Fecha tempranade comienzo de finalizaciónFtc Ftf 12 C 22 14 10 24 Fecha TardíaFecha Tardía de Finalizaciónde Comienzo FTF Duración de la actividadFTC dE 44 - GESTION DE OPERACIONES –
  45. 45. 12 I 27 48 15 63 0 A 12 12 F 22 63 K 69 12 53 10 63 63 6 69 12 C 22 22 G 57INICIO 14 10 24 24 35 59 FIN 0 B 9 9 D 19 19 H 59 9 10 40 9 E 33 59 J 63 24 59 4 63 45 - GESTION DE OPERACIONES –
  46. 46. Llegada al nodo A 12 I 27 48 15 63 0 A 12 12 F 22 63 K 69 2 12 14 53 10 63 63 6 69 12 C 22 22 G 57INICIO 14 10 24 24 35 59 FIN 0 B 9 9 D 19 19 H 59 9 10 40 9 E 33 59 J 63 24 59 4 63 46 - GESTION DE OPERACIONES –
  47. 47. Llegada al nodo B 12 I 27 48 15 63 0 A 12 12 F 22 63 K 69 2 12 14 53 10 63 63 6 69 12 C 22 22 G 57INICIO 14 10 24 24 35 59 FIN 0 B 9 9 D 19 19 H 59 0 9 9 9 10 19 19 40 59 9 E 33 59 J 63 35 24 59 59 4 63 47 - GESTION DE OPERACIONES –
  48. 48. Traslado Hospital septiembre octubre noviembre diciembre eneroId Nombre de tarea Duración 30/09 07/10 14/10 21/10 28/10 04/11 11/11 18/11 25/11 02/12 09/12 16/12 23/12 30/12 06/01 13/01 1 Seleccionar personal adm. y médico 12 días2 Seleccionar lugar y realizar estudio 9 días3 Seleccionar el equipo 10 días4 Preparar planos y distribución 10 días5 Llevar los servicios públicos al predio 24 días6 Entrevistar solicitantes e incorporar 10 días7 Comprar equipo y supervisar entrega 35 días8 Construir el hospital 40 días9 Desarrollar un sistema de información 15 días10 Instalar el equipo 4 días11 Capacitar al personal de enfermería y ayudantes 6 días 48 - GESTION DE OPERACIONES –
  49. 49. Holgura• La holgura de una actividad (H) es la máxima cantidad de tiempo que una actividad puede retrasarse sin afectar la duración total del proyecto• Se puede calcular de dos modos – H = FTF – Ftf – H = FTC - Ftc 49 - GESTION DE OPERACIONES –
  50. 50. Cálculo de HolgurasNodo Duración Ftc FTC Holgura A 12 0 2 2 B 9 0 0 0 C 10 12 14 2 D 10 9 9 0 E 24 9 35 26 F 10 12 53 41 G 35 22 24 2 H 40 19 19 0 I 15 12 48 36 J 4 59 59 0 K 6 63 63 0 50 - GESTION DE OPERACIONES –
  51. 51. 4.- Monitoreo de los avances del Proyecto• Supuestos – Duración real de A 16 en vez de 12 (4 sem +) – Duración real de B 10 en vez de 9 (1 sem +) Nodo Duración Ftc FTC Holgura C 10 16 14 -2 G 35 26 24 -2 J 4 61 59 -2 K 6 65 63 -2 D 10 10 9 -1 H 40 20 19 -1 E 24 10 35 25 I 15 16 48 32 F 10 16 53 37 51 - GESTION DE OPERACIONES –
  52. 52. 4.- Monitoreo de los avances del Proyecto• Para terminar en la semana 4.- Monitoreo de los avances del Proyecto 69, el gerente de proyectos • Supuestos tendrá que ahorrar dos – Duración real de A 16 en vez de 12 (4 sem +) – Duración real de B 10 en vez de 9 (1 sem +) semanas en C-G-J-K , una de Nodo Duración Ftc FTC Holgura las dos semanas tendrá que ser C G 10 35 16 26 14 24 -2 -2 J 4 61 59 -2 en D-H K D 6 10 65 10 63 9 -2 -1 H 40 20 19 -1• Si consigue ese ahorro habrá E I 24 15 10 16 35 48 25 32 dos caminos críticos: C-G-J-K F 10 16 50 53 37 - GESTION DE OPERACIONES – Y D-H-J-K 52 - GESTION DE OPERACIONES –
  53. 53. Estimaciones probabilísticas de Tiempo Introducción de factores de incertidumbre1. El tiempo optimista (a) es el más corto en el cual puede llevarse a cabo la actividad si todo resulta excepcionalmente bien2. El tiempo más probable (m) es el tiempo que probablemente se requerirá para realizar la actividad3. El tiempo pesimista (b) es el tiempo estimado más largo que se requerirá para la realización de la tarea 53 - GESTION DE OPERACIONES –
  54. 54. Distribución de probabilidades• En las técnicas PERT/CPM, el tiempo de cada actividad se considera como una variable aleatoria derivada de una distribución de probabildad beta media a m b 54 - GESTION DE OPERACIONES –
  55. 55. Supuestos• Es posible estimar con precisión a,m, y b.• Se considera que las magnitudes definen un rango de tiempo razonable, negociado entre el gerente y quienes estarán a cargo de las actividades• Se supone que la desviación estándar es igual a un sexto de la diferencia entre b-a: por lo tanto la probabilidad de que los tiempos queden por encima de b o debajo de a, son remotas 55 - GESTION DE OPERACIONES –
  56. 56. Cálculo• La media se calcula ponderando a + 4m + b t e = 6• La varianza para cada actividad 2 b− a σ ( ) 2 = 6 56 - GESTION DE OPERACIONES –
  57. 57. Análisis de probabilidades Actividades variables independientes• Tiempo esperado de terminación de todo el proyecto – Te=Σ tiempos en la ruta crítica• Varianza en la ruta 2 b− a σ = ( ) 2 Σ(Varianzas en la ruta crítica) 6• Probabilidad de terminación en una fecha determinada T − Te Tabla distribución z = σ Normal 2 57 - GESTION DE OPERACIONES –
  58. 58. Consideraciones sobre costos• Tiempo Normal TN: el necesario para completar la actividad en tiempos normales• Costo Normal CN: el relacionado con el tiempo normal• Tiempo Intensivo TI: tiempo más corto posible• Costo Intensivo CI: relacionado con el tiempo intensivo• Suponiendo una relación lineal entre tiempos y costos, el costo de intensificación para acortar una semana – Costo de intensificación por semana= CI – CN / TN - TI 58 - GESTION DE OPERACIONES –
  59. 59. Relaciones entre costos y tiempo 8000 Costo IntensivoCosto directo (pesos) 7000 Suposición de costo lineal 6000 Costo de reducir 5000 el tiempo dos semanas Costo Normal 4000 3000 2000 0 5 6 7 8 9 10 Tiempo Intensivo Tiempo Normal 59 - GESTION DE OPERACIONES –
  60. 60. Programa de costo mínimo• Se determina el camino crítico• Se identifican las actividades que tengan el costo de intensificación más bajo por semana• Se reducen los tiempos hasta que no sea posible reducirlo más, otra ruta se convierta en crítica o el aumento de costos directos sea mayor que los ahorros resultantes del acortamientos 60 - GESTION DE OPERACIONES –
  61. 61. Software de proyectos• Capacidades – Diagramas Gantt – Diagramas PERT/CPM – Informes de estado – Informes de rastreo – Múltiples proyectos• Productos – Primavera – Microsoft Project – Scitor 61 - GESTION DE OPERACIONES –
  62. 62. Conclusiones• Solamente mediante la administración de Proyectos• se puede garantizar – la coordinación de diferentes actividades – la disponibilidad oportuna de los recursos – lograr los resultados del Proyecto • en los tiempos programados • a los costos presupuestados – y la satisfacción de los clientes del Proyecto 62 - GESTION DE OPERACIONES –

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