Gestión documental

1. GESTIÓN DOCUMENTAL
Son las prácticas usadas para
administrar
el
flujo
de
documentos,
permitir
la
recuperación de información
desde ellos, determinar el
tiempo que los documentos
deben guardarse, eliminar los
que ya no sirven y asegurar la
conservación indefinida de los
documentos más valiosos.

2. VENTAJAS DE IMPLANTAR UN SISTEMA
DE GESTIÓN DOCUMENTAL
1. Reducción
del tiempo

3. VENTAJAS DE IMPLANTAR UN SISTEMA
DE GESTIÓN DOCUMENTAL
2. Reducción
de costos

4. VENTAJAS DE IMPLANTAR UN SISTEMA
DE GESTIÓN DOCUMENTAL
3. Accesibilidad

5. VENTAJAS DE IMPLANTAR UN SISTEMA
DE GESTIÓN DOCUMENTAL
4. Mejora del Servicio al cliente

6. VENTAJAS DE IMPLANTAR UN SISTEMA
DE GESTIÓN DOCUMENTAL
5. Satisfacción de los usuarios
internos

7. AREAS PRINCIPALES DE LA G.D
Digitalización e indexación de documentos: la digitalización o el
almacenamiento digital de cualquier documento es sólo el
primer paso. Cualquier sistema de este tipo debe contar con
algún método de referenciación o indexación , que nos permita
luego ser capaces de encontrar la documentación que
necesitamos sin grandes esfuerzos.

8. AREAS PRINCIPALES DE LA G.D
Enlace con el sistema de gestión: aunque no es un requisito
imprescindible, si pensamos que la mayor parte de los
documentos que manejamos en la empresa están relacionados
de
una
u
otra
forma
con
su
gestión
(facturas, contratos, pedidos, etc.), integrar la gestión
documental dentro de nuestro sistema de gestión empresarial
puede suponer un gran ahorro de tiempo en la catalogación de
los documento

9. AREAS PRINCIPALES DE LA G.D
Flujos de trabajo: cuando un papel entra en la empresa no suele
estarse quieto. De facturación a contabilidad, de ahí a gerencia
para su revisión, de gerencia al departamento técnico… Los
papeles pasan por muchas manos. Si el sistema de gestión
documental es capaz de manejar estos flujos de trabajo (por sí
mismo, mediante el software de gestión de la empresa o
mediante otra aplicación)

10. ¿CÓMO INICIAR UN PROCESO DE G.D?