MEJORA DE PROCESOS Y GESTIÓN DE PROYECTOS                    En Osuna, 23 y 24 de marzo de 2012         Docente: Paca Muño...
OBJETIVOS del alumnado      •   Definir y consensuar conceptos GP, mapa de procesos,          rentabilidad, productividad,...
¿Qué es la GP?¿Y para qué sirve?    Técnica:   el puzzle
La GESTIÓN DE PROYECTOS consiste en …PROPONER, PLANIFICAR, DIRIGIRy CONTROLAR los elementos queconforman un Proyecto, sigu...
El proceso de GP                            1       CONTEXTUALIZACIÓN DEFINICIÓN                            2        DIAGN...
Mapa de Procesos                                                             Modelo Organizativo      Plan                ...
DIAGRAMA DE FLUJO                                            Proceso Prestar Servicios Consultoría                        ...
DIAGRAMA DE FLUJO                                         Proceso Impartir Acciones Formativas              Pedidos y     ...
DIAGRAMA DE FLUJO                                       Proceso Elaborar Ofertas y Diseñar Servicios                      ...
La planificación del ProyectoAcaban de“aprobarnos” un                                  Carga de                           ...
¿Cuál es la meta de cualquier          empresa?
La planificación del Proyecto:                           5 ámbitos de gestión• Gestión de las TAREAS: Desglose del TRABAJO...
Gestión de las TAREAS: descomposición del trabajo                                                                         ...
Gestión del TIEMPOTareas PUNTUALES y TRANSVERSALES[control, gestión, comunicación …]Tiempo MÁX. y MÍN. para cada tarea y p...
GESTIÓN DE LAS PERSONAS:                          • Configuración de equipos diversos:                                 1. ...
GESTIÓN DE LOS RECURSOS MATERIALES y PROVEEDORES:            - Definir los recursos necesarios y adecuados            - Id...
GESTIÓN DEL COSTE, GASTO Y PRESUPUESTO• ¿Cuánto vale pintar una raya en el lugar adecuado?             - Asignación de pre...
Algunos ERRORES FRECUENTES            •No planificar o hacerlo mal ( 5 ámbitos principales)            •No definir bien la...
Algunas herramientas útiles para la GP                    ESTO NO es un curso de                    herramientas de gestió...
Algunas herramientas para PLANIFICAR                              Proyecto.Diseño de un sistema CRM para la gestión de las...
Algunas herramientas para PLANIFICARDiagrama de PERT                             Diagrama de RELACIÓN
Visión estratégica o de Conjunto
Algunas herramientas para CONTROLAR
Herramientas INTEGRALES de GP: Microsoft ProjectDiagrama de Gantt
Herramientas INTEGRALES de GPhttp://www.impulsocamarasevilla.com/ProgramaListas.aspx?T=3
También son herramientas para gestionar nuestros proyectos …DESDE …• Las alertas Google                                   ...
Algunas herramientas de vuestros compañeros …                                       Gestión de Tareas y tiempos           ...
HERRAMIENTAS DE GP        Algunas consideraciones generales:        • Son muy útiles (más de lo que creemos)        •Pocas...
¡¡GRACIAS POR                   VUESTRA ATENCIÓN                   Y PARTICIPACIÓN!!                    Docencia: Paca Muñ...
Gestión de Proyectos
Próxima SlideShare
Cargando en…5
×

Gestión de Proyectos

3.957 visualizaciones

Publicado el

Presentación usada por Paca Muñoz de Timón, S. Coop. And. para el Programa FIDES Directivos y Directivas 2011 - 2012 de La Escuela de Economía Social de Osuna (Sevilla).
http://www.escueladeeconomiasocial.es

Publicado en: Educación
0 comentarios
0 recomendaciones
Estadísticas
Notas
  • Sé el primero en comentar

  • Sé el primero en recomendar esto

Sin descargas
Visualizaciones
Visualizaciones totales
3.957
En SlideShare
0
De insertados
0
Número de insertados
1.643
Acciones
Compartido
0
Descargas
34
Comentarios
0
Recomendaciones
0
Insertados 0
No insertados

No hay notas en la diapositiva.

Gestión de Proyectos

  1. 1. MEJORA DE PROCESOS Y GESTIÓN DE PROYECTOS En Osuna, 23 y 24 de marzo de 2012 Docente: Paca Muñoz Donate
  2. 2. OBJETIVOS del alumnado • Definir y consensuar conceptos GP, mapa de procesos, rentabilidad, productividad, eficacia, eficiencia… • Visibilizar la GP como un proceso (de procesos) integral y sistémico • Reflexionar sobre la rentabilidad y productividad de nuestros procesos para la producción de bienes y/o prestación de servicios • Identificar los principales ámbitos y procesos de la GP de nuestras empresas • Mejorar nuestros procesos mediante el intercambio de conocimientos y experiencias • Compartir y conocer herramientas útiles para la GP
  3. 3. ¿Qué es la GP?¿Y para qué sirve? Técnica: el puzzle
  4. 4. La GESTIÓN DE PROYECTOS consiste en …PROPONER, PLANIFICAR, DIRIGIRy CONTROLAR los elementos queconforman un Proyecto, siguiendo unafilosofía determinadaY sirve para …Conseguir los resultados previstos COSTE(Eficacia), con relación a laproducción de un bien o la prestaciónde un servicio, con el coste, RESULTADOS FILOSOFÍA DURACIÓNtiempo, recursos y personas“disponibles” [Eficiencia]… RECURSOS
  5. 5. El proceso de GP 1 CONTEXTUALIZACIÓN DEFINICIÓN 2 DIAGNÓSTICO 3 ALTERNATIVASPRONÓSTICO Y ESTRATEGIA VALORACIÓN de alternativas 4 ELECCIÓN de la mejor opción 5PLANIFICACIÓN 6 Elaboración del PLAN DE ACTUACIÓN REVISIÓN EJECUCIÓN del plan 8EJECUCIÓN Y CONTROL 7 MAL CONTROL de la ejecución EVALUACIÓN final y BIEN 9 JUSTIFICACIÓNAPRENDIZAJE COMUNICACIÓN y ALMACENAMIENTO 10
  6. 6. Mapa de Procesos Modelo Organizativo Plan Plan Anual Oportunidade Comercial Planificar y Desarrollar el s de Mejora Fidelizar y Evaluar y Modelo Organizativo y la Captar Clientes Mejorar Estrategia Plan Anual Gasto Plan de s Tesorería Ingresos Realizar el Control Económico Gastos Prestar Pedidos, Servicios de Servicios de Solicitudes Pedidos y Consultoría Consultoría de Oferta y Ofertas Prestados Resultados Concursos Elaborar aceptados Ofertas y ClientesClientes Diseñar los Acciones Servicios Formativas Impartidas Impartir Acciones Formativas Pedidos y Ofertas no aceptados Ed. 0 Feb 2010
  7. 7. DIAGRAMA DE FLUJO Proceso Prestar Servicios Consultoría EJECUCIÓN y CONTROL Pedidos y CONFORMIDAD Diseño del TÉCNICO del Plan de Ofertas PLAN DE Actuación por del Plan de Actuación Aceptados TRABAJO (1) y CONTROL FINANCIERO cliente (2) del proyecto no sí ¿CONTROL LIQUIDACIÓN ENTREGA TÉCNICO y ECONÓMICA del producto FINANCIERO OK? CIERRE y EVALUACIÓN del RED almacenamiento del fin proyecto (3) TIMÓN proyecto(1) El Plan de Trabajo contendrá: Plan de Actuación (según presupuesto incorporando las posibles modificaciones acordadas con cliente), presupuesto y la asignación de Recursos(2) El Plan de Actuación contendrá: Enfoque Proyecto , Producto, Plazo, Seguimiento(3) La Evaluación será de 3 tipos: análisis técnico de resultados y de la ejecución del proyecto; análisis de la encuesta de satisfacción y análisis económico frente al presupuesto.(4) INDICADORES: Ventas en euros, Nº de servicios vendidos, Nº de clientes, Nº de Clientes nuevos, Satisfacción media de clientes, Productividad media de proyectos (en días, en euros).
  8. 8. DIAGRAMA DE FLUJO Proceso Impartir Acciones Formativas Pedidos y Programar ¿ha sido ¿Existe ya la sí acción y Impartir la eficaz la sí Ofertas acción actualizar Formación Formación? fin Aceptados formativa? contenidos (1) no no Diseñar Acción no ¿La acción y contenidos formativa es (3) válida? (5) sí Proporcionar refuerzo ¿Validar la sí Acción Incorporar a Formativa di- Catálogo señada? (4) no(1) Se considerará eficaz cuando la satisfacción sea alta o muy alta en al menos el 80% de los asistentes(2) Indicadores: % de satisfacción, Nº de Participantes, número de personas que ha superado la prueba de conocimiento, Nº de acciones diseñadas, Nº de acciones eficaces, Grado de cumplimiento de objetivo de participantes, ventas en euros por formación, productividad (en euros) de la formación, Nº promedio de asistentes(3) Las Acciones formativas se dividen en una o más Unidades Didácticas. Las UD contienen los ponentes capacitados para impartirlas, el contenido, la duración, los materiales de apoyo, las metodologías, y son documentadas en la BD de UD.(4) Se considerará validada si la media de la Valoración General es superior a 3(5) No se considerará válida si la media de la Valoración General es inferior a 3
  9. 9. DIAGRAMA DE FLUJO Proceso Elaborar Ofertas y Diseñar Servicios no Demanda sí Toma de Diseño ¿Requiere Registrar Análisis de Oferta reunión con Datos en de la propuesta solicitud/entrada la Petición cliente? cliente técnica Licitación ¿Requiere Confirmar sí reunión de alcance con confirmación cliente del alcance con cliente? ¿Se no no incorpora el Presentación Elaboración y fin diseño al de la aprobación del Catálogo de Propuesta presupuesto (1) servicios? sí Incorporar a ¡COLGAR EN PLATAFORMA! Catálogo(1) El presupuesto debe contener la estimación de la dedicación en días por fases y el desglose de los gastos estimados de alojamiento, manutención y transporte.(2) INDICADORES: Ventas, Euros Ofertados vivos, % euros vendidos frente a ofertados, Nº de acciones comerciales proactivas, euros promedio vendidos consecuencia de acciones comerciales proactivas, Nº de nuevos servicios, Margen promedio de las ofertas
  10. 10. La planificación del ProyectoAcaban de“aprobarnos” un Carga de trabajonuevo Proyecto … Presupuesto¡Reconstruir la Definir el equipo de trabajo Definir arquitectura del proyecto Definir los recursosTorre de Pisa! necesarios Especificaciones funcionales del Definir la tecnología proyecto necesaria Asignación Asignación¿Cómo lo hacemos responsabilidad de de recursos es Costespara alcanzar nuestraMETA?...
  11. 11. ¿Cuál es la meta de cualquier empresa?
  12. 12. La planificación del Proyecto: 5 ámbitos de gestión• Gestión de las TAREAS: Desglose del TRABAJO• Gestión del TIEMPO• Gestión de las PERSONAS• Gestión de los RECURSOS MATERIALES-PROVEEDORES• Gestión de los COSTES y PRESUPUESTOS
  13. 13. Gestión de las TAREAS: descomposición del trabajo Proyecto. Diseño de un sistema CRM para la gestión de las relaciones con los/las clientesPiensa GLOBAL, actúa LOCAL PT600 Gestión del Proyecto PT100 PT200 PT300 PT400 PT500 Análisis de Especificaciones Implantación del Demostración del Evaluación del necesidades del Sistema Sistema Sistema SistemaADECUADA estructura de “paquetes de PT110 PT210 PT310 PT410 PT510trabajo” y “tareas”: tipo y tamaño Requisitos de los/las Especificacione s funcionales del Diseño de las Bases de Datos Demostración del Sistema. Impacto actividad usuarios/as Sistema Banco de económica PT120 PT220 PT320 PT520 Pruebas PT420 Concepto Arquitectura del Aplicaciones Impacto genérico de Sistema Internet Demostración necesidades de CRM del Sistema. formación PT130 PT230 PT330 PT530 Suficientemente grandes Plan de Implantación Organización Operativa Aplicaciones cadenas de Clientes grupo I Impacto de actuaciones de Estratégico Clientes I+D+i PT240 PT540 Suficientemente pequeños Plan de Implantación Análisis Coste Beneficio del Sistema PT550 Recomendacion es PT700 Comunicación del ProyectoDeterminar la importancia (críticas) de cada tarea y la relación entre ellasCuestión de CONOCIMIENTO TÉCNICO, SENTIDO COMÚN y EXPERIENCIA
  14. 14. Gestión del TIEMPOTareas PUNTUALES y TRANSVERSALES[control, gestión, comunicación …]Tiempo MÁX. y MÍN. para cada tarea y para laFINALIZACIÓN del proyectoQuién, cómo y qué criterios de lasESTIMACIONESSECUENCIA TEMPORAL lógica de lostrabajos y tareas - RELACIONES DEPRECEDENCIATareas CRÍTICAS y con HOLGURAINCERTIDUMBRE – el arte de prever -PROACTIVIDAD
  15. 15. GESTIÓN DE LAS PERSONAS: • Configuración de equipos diversos: 1. Estimar qué perfiles (no personas) y cuantas personas son necesarios 2. Buscar personas con recursos [potencial] y polivalentes [capacidad de carga] 3. Contemplar adaptación, capacitación y gestión conflicto• Establecer “jerarquía funcional”: determinar roles y funciones• Reparto racional de las tareas: huir del “profesional orquesta”, “prisión delexperto” y “cuellos de botella ¡¡Saber DELEGAR!!• DEMOCRATIZACIÓN del Proyecto:Crear espacios y mecanismos, formales e informales, para la comunicación,participación e interacción de los agentes intervinientes
  16. 16. GESTIÓN DE LOS RECURSOS MATERIALES y PROVEEDORES: - Definir los recursos necesarios y adecuados - Identificar los disponibles y los posibles - Buscar el mejor proveedor no siempre “más vale mejor conocido …”, pero fidelizar a los mejores - Pedir, al menos, 3 presupuestos - Nosotros somos “clientes” de nuestros proveedores
  17. 17. GESTIÓN DEL COSTE, GASTO Y PRESUPUESTO• ¿Cuánto vale pintar una raya en el lugar adecuado? - Asignación de precio al valor - Catálogo de precios - Poderoso caballero es Don Dinero, pero no el único • Utilizar un Modelo estandarizado (empresa) para elaborar Presupuesto que contemple, al menos, las siguientes variables: - Costes variables y fijos (directos e indirectos) - Imprevistos - Margen de beneficio - Todo lo que no se contemple SE PIERDE • Buscar el equilibrio entre:  COSTES =  RECURSOS (PERSONAS) =  ó  DURACIÓN
  18. 18. Algunos ERRORES FRECUENTES •No planificar o hacerlo mal ( 5 ámbitos principales) •No definir bien las fases y tareas (PdT) •No crear un equipo de trabajo adecuado (diverso) e implicado •No democratizar los procesos: crear departamentos estancos (distinto de independientes) •Actuar como “Juan Palomo”. No delegar •Creer que nuestros proyectos son “pequeños” “de andar por casa” y que no necesitan de tanta “parafernalia” •No estimar bien los tiempos necesarios ni contabilizar los tiempos reales de dedicación (la principal fuente de pérdidas) •No controlar los gastos reales… TODOS •No calcular cuánto vale “abrir la persiana” o cuanto cuesta “pintar una raya en el lugar adecuado” •No apoyarnos en herramientas adecuadas
  19. 19. Algunas herramientas útiles para la GP ESTO NO es un curso de herramientas de gestión, pero veamos algunas, además de las vuestras …
  20. 20. Algunas herramientas para PLANIFICAR Proyecto.Diseño de un sistema CRM para la gestión de las relaciones con los/las clientes PT600 Gestión del Proyecto PT100 PT200 PT300 PT400 PT500 Análisis de Especificaciones Implantación del Demostración del Evaluación delnecesidades del Sistema Sistema Sistema Sistema Duración Actividades PT110 PT210 PT310 PT410 PT510 Actividad / TareaRequisitos de Especificaciones Diseño de las Demostración Impacto estimada precedentes los/las funcionales del Bases de Datos del Sistema. actividad usuarios/as PT120 Sistema PT220 PT320 Banco de económica PT520 PT110. Requisitos de usuarios 30 días No tiene Pruebas PT420 Concepto Arquitectura del Aplicaciones Impacto genérico de Sistema Internet Demostración necesidades de PT120. Concepto genérico CRM 10 días No tiene CRM del Sistema. formación PT130 PT230 PT330 PT530 Clientes grupo I Plan de Organización Aplicaciones Impacto de PT130. Plan de Implantación 15 días PT110, PT120Implantación Operativa cadenas de actuaciones de Estratégico Estratégico Clientes I+D+i PT240 PT540 Plan de Análisis Coste PT210. Especificaciones 40 días PT130 Implantación Beneficio del Sistema funcionales del Sistema PT550 Recomendacion es PT220. Arquitectura del Sistema 30 días PT210 PT700 PT230. Organización Operativa 20 días PT130 Comunicación del Proyecto
  21. 21. Algunas herramientas para PLANIFICARDiagrama de PERT Diagrama de RELACIÓN
  22. 22. Visión estratégica o de Conjunto
  23. 23. Algunas herramientas para CONTROLAR
  24. 24. Herramientas INTEGRALES de GP: Microsoft ProjectDiagrama de Gantt
  25. 25. Herramientas INTEGRALES de GPhttp://www.impulsocamarasevilla.com/ProgramaListas.aspx?T=3
  26. 26. También son herramientas para gestionar nuestros proyectos …DESDE …• Las alertas Google • Las alertas Móvil • Las tradicionales agendas …HASTA …• Los sofisticados CRM de Gestión
  27. 27. Algunas herramientas de vuestros compañeros … Gestión de Tareas y tiempos DISCAPARTE S. Coop. And. CITINTA: Una herramienta para la visión estratégica y el seguimiento del Proyecto TINTA S. Coop. And. SQS S. Coop. And. : Un recurso útil para el análisis del entornohttp://www.booking.com/hoteles/hotel/es/sangil.html?label=gog235jc;sid=d91e113ac2ef393019b4a04421fa62b1;checkin=2009-03-25;checkout=2009-03-29;tab=4
  28. 28. HERRAMIENTAS DE GP Algunas consideraciones generales: • Son muy útiles (más de lo que creemos) •Pocas veces le dedicamos el tiempo suficiente • No siempre las visibilizamos y compartimos •En general, somos poco creativos e innovadores •Cada paso y ámbito precisa su herramienta adecuada • Mejor pocas y aún mejor UNA integral • Son una excelente inversión: - Simplifican - Sistematizan (ordenan los procesos) - Crean sinergia - Emancipan los procesos de las personas - Nos enseñan y reciclan sobre nuestros procesos - Ahorran mucho tiempo (DINERO), etc.
  29. 29. ¡¡GRACIAS POR VUESTRA ATENCIÓN Y PARTICIPACIÓN!! Docencia: Paca Muñoz Donate¡Ah! ¡ OS ESPEROEN LAPLATAFORMA!

×