Microformas

1. SISTEMAS DE PRODUCCION Y ALMACENAMIENTO DE MICROFORMAS (D. LEG. 681 Y DEMAS NORMAS COMPLEMENTARIAS) SUMARIO

2. 1. INTRODUCCION - LA INFORMACION - EL DOCUMENTO ELECTRONICO - LEGISLACIONES 2. MICROFORMAS CONCEPTO PROCESO TECNICO Y FORMALES EFECTOS LEGALES 3. TECNOLOGIAS DE MICROGRABACION 4. PROCESO DE DIGITALIZACION MASIVA 5. EL EXPEDIENE ELECTRONICO

3. SISTEMAS DE PRODUCCION Y ALMACENAMIENTO DE MICROFORMAS INTRODUCCION. EN ESTA NUEVA SOCIEDA DIGITAL EXISTE UNA DIVERSIDAD DE SOPORTES PARA LOS DOCUMENTOS CON QUE CONTAMOS HOY, LO QUE NOS OBLIGA A CONOCER LAS REGULACIONES TECNICO-JURIDICOS QUE SE ESTABLECEN EN NUESTRO ORDENAMIENTO LEGAL PARA CONOCER EL VALOR LEGAL DE LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS Y SU PROBLEMÁTICA. DE ESTA MANERA CREAR CONCIENCIA NO SOLO EN EL ESTUDIANTADO SINO DIFUNDIR SU CONOCIMIENTO A NIVEL EMPRESAS-UNIVERSIDADES SOBRE LA TRASCENDENCIA DEL DOCUMENTO ELECTRONICO EN LAS DIVERSAS TRANSACCIONES QUE HACE EL CIUDADANO EN LA ADMINISTRACION PUBLICA E INSTITUCIONES PRIVADAS y EN FORMA PAARTICULAR. El desarrollo de la tecnología permite al hombre usar herramientas mucho más complejas para comunicarse cambiando el pincel por el teclado, el mouse, etc. y el papel por un soporte magnético. GENERALIDADES. CONCEPTO TADICIONAL DE DOCUMENTO. ESCRITO QUE DEBE SER REPRESENTATIVO Y DECLARATIVO (contenido) QUE SIRVE PARA ACREDITAR UN HECHO (Art. 233 C.P.C.) y QUE DEBE CUMPLIR CON LOS REQUISITOS DE FORMA Y DE FONDO CASO CONTRARIO SE DECLARA SU INEFICACIA POR NULIDAD DEL DOCUMENTO.

4. SISTEMAS DE PRODUCCION Y ALMACENAMIENTO DE MICROFORMAS 2. TIPOS DE DOCUMENTO. - EL DOCUMENTO (Art. 234 del Código Procesal Civil -modificado Art. 5º de la Ley 26612, publicada el 21-05-96) “Documento son los escritos públicos o privados, los impresos, fotocopias, facsimil o fax, planos, cuadros, dibujos, fotografías, radiografías, cintas cinematográficas, microformas tanto en la modalidad de microfilm como en la modalidad de soportes informáticos y otras reproducciones de audio o video, la telemática en general y demás objetos que recojan, contengan o representen algún hecho o una actividad humana o su resultado”. CONCEPTO DE DOCUMENTO ELECTRONICO. Debe entenderse como toda representación expresada en lenguaje binario y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, que recojan hechos virtuales de la realidad social en cualquier tipo de soporte magnético (cd-rom, tarjeta inteligente, etc), incluso los soportes informáticos y reproduzcan una manifestación de voluntad u otro tipo de relevancia jurídica con eficacia Probatoria. Los registros magnéticos sobre hechos virtuales para que tenga valor probatorio como tales, y que jurídicamente, en nuestro sistema de valoración legal se les considere como medios de prueba, es que deben ser firmados digitalmente dichos mensajes magnéticos para que constituyan instrumentos asimilables a los documentos públicos o privados.

5. SISTEMAS DE PRODUCCION Y ALMACENAMIENTO DE MICROFORMAS 2. Características del documento electrónico digital: a) Tienen escritura basada a través de un lenguaje en el sistema binario. b) Se materializa a través de soportes físicos. (D. Leg 681) c) Manifestación de la voluntad en forma expresa (Ley 27291) d) Se le ha dado seguridad a través de la firma digital (Ley 27269 y su Reglamento), asi como otras normas sobre las buenas prácticas. e) Tiene valor probatorio (D. Leg 681 y demás normas complementarias) Pero lo más interesante aquí es profundizar en el tema del soporte en sí mismo y del carácter del documento como original porque registra una realidad virtual social y saber el grado de durabilidad en la conservación de la información. Este tipo de documento exige tener determinadas condiciones ambientales de conservación, personal calificado para la administración de los mismos, etc. Es una tendencia que ya se esta aplicando en la administración pública SUNAT, ADUANAS, RENIEC, ENTIDADES FINANCIERAS, ETC.

6. SISTEMAS DE PRODUCCION Y ALMACENAMIENTO DE MICROFORMAS LEGISLACION NACIONAL. Ley Nº 25328 (11-06-91) Ley del Sistema Nacional de Archivos. Acervo Documentario. D. Leg. 681 (14-10-91) Regula uso de tecnologías avanzadas en materia de archivo de documentos e información forma convencional y la producida por procedimientos informáticos en computadoras. D.S. Nº009-92-JUS, Reglamento del D.LEG. 681, modificado por ley 26612. Ley Nº 27269. (27-05-00) Ley de Firmas y Certificado Digitales. Ley Nº 27291. (24-06-00) Ley que modifica el C.C. Permite la utilización de medios electrónicos para la manifestación de la voluntad y la utilización de firma electron Ley Nº 27444. (11-04-01) Ley de Procedimiento Administrativo General (Art. 160) Ley Nº 27658. (30-01-02) Ley Marco de Modernización y Gestión del Estado. Ley Nº 27806. Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública D.S. Nº 018-2007-TR (29-08-07) El uso del documento denominado Planilla Electrónica. Encarga a la SUNAT la producción del Medio Informatico. Res. Superintendencia Nº 056-2009/SUNAT, aprueban nueva versión 1.3 PDT Formato Virtual Nº 0601, vigente de marzo del 2009.

7. SISTEMAS DE PRODUCCION Y ALMACENAMIENTO DE MICROFORMAS LEGISLACION NACIONAL. Ley Nº 28612 (18-10-05) Ley que norma el uso y adquisición y adecuación del SW en la administración pública. 1ra. Disposición Final: Las Inst. Educativas no dedicadas a la enseñanza especializada de uso de software, que contemplen en sus programas de enseñanza el uso de programas informáticos, lo harán en condiciones de neutralidad tecnológica. Carta de la UNESCO Nº 1878, PATARIMONIO DIGITAL en su Art. 10, establece: b) Fomentar la formación y la investigación, e impulsar el intercambio de experiencia y conocimientos entre las instituciones y las asociaciones profesionales relacionadas con el tema; c) Alentar a las universidades y otras instituciones de investigación, públicas y privadas, a velar por la preservación de los datos relativos a las investigaciones. NTP: 392.030-2:2005. Regula la Producción y almacenamiento, basado en Arc. Ele NTP: ISO/IEC 17799:2007-EDI. 2da Edición. (25-08-07)Regula uso del Código de Buenas Practicas para la Gestión de la Seguridad de la Información. Res. Jef. Nº 271-2009-JNAC/RENIEC, Regula sobre el inicio de la Plataforma Virtual de Multiservicios. Res. Minis. Nº 0391-2009-AG- Regula sobre la Politica de Seguridad de la Inform. Sistema de Emisión Electrónica (Emisión de Recibos por Honorarios en formato Electrónica y Generación de Libros de Ingresos y Gastos – 4ta. Categoria.

8. 3.1 LAS MICROFORMAS. 1) Concepto: (Art. 1 D. Leg 681, modificado por Ley 26612) “Es la imagen reducida y condensada, o compactada o digitalizada de un documento que se encuentra grabado en un medio físico técnicamente idóneo, que le sirve de soporte material portador, mediante un proceso fotoquímico, informático, electrónico, electromagnético o que emplee alguna tecnología de efectos equivalentes, de modo que tal imagen se conserve y pueda ser vista y leida con la ayuda de equipos visores o métodos análogos; y pueda ser reproducida en copias impresas, esencialmente iguales al documento original” 2) Terminologías empleadas dentro de los sistemas de micrograbación: MICROFORMA, MICRODUPLICADO, MICROGRABACION, ETC. ¿En qué consiste la certificación de idoneidad técnica de sistemas de producción y almacenamiento de microformas? - En evaluar la aptitud de un procedimiento estructurado para la realización de una tarea específica, especificamente la converción de archivos en soporte papel a microformas, declarados mediante el Certificado de Idoneidad Técnica. - Sistema:Permita reproducir los documentos originales: Fidelidad e Integridad. - Normada por la Comisión de Reglamentos Técnicos y Comerciales de INDECOPI y adoptado por el MITINCI a través del D.S. 002-98 (NTP:392.030-2:2005

11. Definiciones: IMAGEN ELECTRONICA.- REPRESENTACION DE UN DOCUMENTO EN FORMA DE DATO SOBRE UN SOPORTE DE ALMACENAMIENTO DIGITAL, ELEMENTOS DE UN CUADRO SOBRE EL ECRAN DE UN DISPOSITIVO DE PANTALLA VISUAL O EN FORMA DE COPIA IMPRESA. LINEA DE PRODUCCION.- CONJUNTO DE PROCESOS, PROCEDIMIENTO Y RECURSOS DE SOFTWARE Y HARDWARE INTEGRADOS COMO UNA UNIDAD DE PRODUCCION PARA ELABORAR MICORFORMAS. MICROFORMA.- TERMINO GENERICO PARA CUALQUIER MEDIO QUE CONTIENE IMÁGENES. SISTEMA INFORMATICO.- CONJUNTO DE ELEMENTOS RELACIONADOS, COMPUESTO POR UNO O MAS PROCESOS, HARDWARE, SOFTWARE, INSTALACIONES Y PERSONAL QUE PROPORCIONAN LA CAPACIDAD DE SATISFACER UNA NECESIDAD U OBJETIVO DEFINIDO. .

12. 3.2LOS PROCEDIMIENTOS TECNICOS Y FORMALES PARA LA CONFEC-CION DE MICROFORMAS. A) PROCEDIMIENTO TECNICO PARA LA CONFECCION DE MICRO-FORMAS QUE DEBEN GARANTIZAR LOS RESULTADOS. B) CUMPLIMIENTO DE NORMAS TECNICAS INTERNACIONALES QUE ADOPTE EL "INDECOPI" Y LAS NORMAS TECNICAS INTERNACIONALES. C) EL PROCEDIMIENTO FORMAL ES QUE DEBE EFECTUARSE BAJO LA DIRECCION Y RESPONSABILIDAD DE UNO DE LOS DEPOSITARIOS DE LA FE PUBLICA (FEDATARIO INFORMATICO). REGLAS: a) LEVANTAR UN ACTA DE APERTURA b) ACTA DE CIERRE c) ACTA DE VERIFICACION 3.3 TECNOLOGIAS OPTICAS: (falta de conocimiento sobre el uso de las tec. Opt.) a) Tecnología de formación de burbujas (BurbbleFormng) llamada True Worm. Disco que utiliza una capa de platino y es solo de lectura. Longevidad 50 años. b) Tecnología Magneto Optico. Disco reescribible. Garantiza 10 años. La tecnología denominada PhaseChange, utiliza elementos como el telurio, el selenio c) El CD-ROM, disco optico con capacidad 600 MB. Disco optico de bajo costo.

13. 3.4 EFECTOS LEGALES: (Arts. del 8 al 13) a) LOS MEDIOS PORTADORES DE MICROFORMAS, SUSTITUYEN A LOS EXPEDIENTES Y DOCUMENTOS ORIGINALES. b) COPIAS FIELES DE LAS MICROFORMAS PUEDEN SER UTILIZADOS EN JUICIOS. c) COPIAS AUTENTICADAS DE INSTRUMENTOS PRIVADOS SON IDO-NEOS PARA EL RECONOCIMIENTOS JUDICIAL DE SU CONTENIDO Y FIRMA. d) LAS COPIAS AUTENTICADAS NO SUSTITUYEN A LOS TITULOS VALORES PERO SIRVEN PARA EXPEDIR DUPLICADOS. e) CUANDO SE TACHE UNA COPIA FIEL O COPIA CERTIFICADA, ADUCIENDO SU FALSIFICACION EN EL PROCESO DE MICROGRABADO LOS PERITOS HAN DE TENER LAS CALIDADES ESTABLECIDAS EN EL D.LEG. 681 (DIPLOMA DE IDONEIDAD TECNICA) f) LOS MICROARCHIVOS SON VALIDOS ANTE CUALQUIER REVISION DE ORDEN CONTABLE O TRIBUTARIO, ASI COMO PARA EXAMENES Y AUDITORIAS. g) SER UTILIZADOS EN LA TRANSFERENCIA ELECTRONICA DE FONDOS Y LA TRANSFERENCIA ELECTRONICAS DE DATOS INFORMATIZADOS

14. 4. TECNOLOGIAS DE MICROGRABACION. - MEDIOS DE ALMACENAMIENTO. - SISTEMAS DE ALMACENAMIENTO: ARREGLO DE DISCOS, LIBRERÍA DE CDS, JUKE BOXES - REDES DE COMUNICACIÓN - HERRAMIENTAS DE DIGITALIZACIÓN: SCANERS,CAMARAS DIGITALES, ETC. LA INFORMATICA NOS OFRECE: EL OCR (OPTICAL CHARACTER RECONIGTION) PARA DIGITALIZAR CONTENIDOS DE LETRAS Y NÚMEROS A TRAVÉS DE LA UTILIZACIÓN DE UN SCANNER Y PUEDE SER MANIPULADO POR UN PROCESADOR DE TEXTOS. EL ICR (INTELLIGENT CHARACTER RECONIGTION), SISTEMA DE RECONOCIMIENTO DE CARACTERES QUE SE BASA EN LA EXTRAPOLACIÓN Y ANALOGÍA CAPAZ DE RECONOCER CUALQUIER TIPO DE CARACTERES SIN IMPORTAR SU ESTILO O SU POSICIÓN EN EL TEXTO. - PROGRAMAS DE FLUJO DOCUMENTARIO: EL WORK FLOW Y EL DMS, SON UTILIZADOS COMO PROGRAMAS DE ARCHIVO DOCUMENTARIO, COMO HERRAMIENTA DE CONTROL Y COMO HERRAMIENTA DE BÚSQUEDA.

15. ¿POR QUÉ MICROGRABAR LOS DOCUMENTOS? - Para implementar el archivo virtual de la empresa que le permite mayor concurrencia en el acceso de la información, incrementar productividad, etc. - Valor legal del archivo virtual. De conformidad con lo establecido en el D. Leg 681 y su Reglamento D.S. 009-92-JUS, Ley 26612; D.S. N° 002-98-ITINCI, las NTP y el Reglamento de Certificación en Micrograbación de SGS del Perú. - Capacidad de almacenamiento y Por los costos 4.1 ¿QUÉ DEBE GARANTIZAR UN SISTEMA DE MICROGRABACION? Art. 5° - LAS MICROFORMAS OBTENIDAS, DEBEN REPRODUCIR LOS 0RIGINA-LES CON ABSOLUTA FIDELIDAD E INTEGRIDAD. - LAS MICROFORMAS OBTENIDAS, POSEAN CUALIDADES DE DURABI-LIDAD, INALTERABILIDAD YFIJEZA SUPERIORES O SIMILARES A LOS ORIGINALES. - QUE, LOS MICRODUPLICADOS, SON REPRODUCCIONES DE CONTENI-DOS EXACTAMENTE IGUAL A LAS MICROFORMAS ORIGINALES. - QUE, A PARTIR DE LAS MICROFORMAS O MICRODUPLICADOS PUE-DAN RECUPERARSE EN PAPEL U OTRO SIMILAR, COPIAS FIELES Y EXACTAS DEL DOCUMENTO ORIGINAL. - QUE, LAS MICROFORMAS OBTENIDAS, TENGAN SISTEMAS DE SEGU-RIDAD DE DATOS E INFORMACIÓN QUE ASEGUREN SU INALTERA-BILIDAD E INTEGRIDAD.

16. 4.2. PROCESO DE DIGITALIZACION MASIVA. 1)Digitalización. O MICROGRABACION ES EL PROCESO TECNICO POR EL CUAL SE OBTIENEN LAS MICROFORMAS. 2) Componentes del proceso de digitalización: - Software de captura masiva de imágenes; servidor de imágenes; estación de datos; escanner de producción; grabador de cds; DMS o sistema visualizador de documentos; personal especializado. 3) Diagrama de producción. Conversión de documentos a microformas; servidor de imágnes; control de calidad y verificación; indexación, grabación en cds y un servidor central. Proceso de indexación. Es la digitación de índices o datos de referencia del documento digitalizado. 4) Etapa previa. Consiste en armar la distribución de los equipos: - Definir el objetivo, establecer la estrategia, implementar el layout, instalar el software y hardware de captura, probar la linea de producción, start up del proceso.

17. 4. 2 PROCESO DE DIGITALIZACION MASIVA. 5) Etapa de ejecución. - Inventario de documentos; captura masiva de documentos; indexación; control de calidad de imágenes; importación de imágenes al servidor; instalación de un DMS o un visualizador de imágenes. Diagrama del proceso de digitalización. 6) Etapa posterior. - Mantenimiento y soporte; Plan de contigencia; Destrucción de originales con intervención de fedatarios; Registros de destrucción de originales y custodia de documentos y de medios magnéticos de respaldo. - Seguridad y control. Es necesario, con la finalidad de garantizar tanto la inalterabilidad de las microformas como su correcta producción, almacenamiento, recuperación e impresión. Requerimientos de contingencia. - Equipo de contingencia eléctrica; instalación eléctrica y pozo de tierra; alta disponibilidad del servidor; sistema de respaldo de equipo; sistema de respaldo de información y mantenimiento de equipos. Requerimientos de seguridad.

18. 5. EL EXPEDIENTE ELECTRONICO 1) Componentes del Sistema. - Una carpeta electrónica. - Un administrador de imágenes (work flow, DMS) - Un programa administrador de recursos de cómputo. 2) Características. - Presentación del archivo de tipo jerarquico; Reduce el tiempo promedio de respuesta; permite a varios usuarios revisar simultáneamente una carpeta; permite la consulta y el proceso remotos; distribuye el trabajo entre los recursos de cómputo disponibles; mide la productividad de los procesos y las personas; anticipa los cuellos de botella durante el proceso; realiza busqueda contextuales; controla el acceso en base a protocolos de seguridad; registra las distintas versiones de un mismo documento y se puede enlazar con otras aplicaciones. 3) Ventajas. El éxito del sistema es la capacidad para administrar eficazmente medios variados de almacenamiento, generando los siguientes beneficios: - Mejor uso de los recursos disponibles; mayor versatibilidad para futuro crecimiento; facilita la migración a plataformas similares; se integra facilmente a sistemas de data werehouse; mitiga el impacto en caso de desastres.

19. 1. JUSTIFICACION DE MICROGRABAR LOS DOCUMENTOS: Por los costos. Por ejemplo en un disco óptico, si hablamos de inversión en Un millón de páginas, verémos el siguiente ahorro. $ 15,000 $ 10,000 $ 375 DISCO OPTICO MICROFICHAS PAPEL