Las 10 cosas que debes saber para innovar en atención ciudadana y sorprender a la sociedad
1. Innovar en atención ciudadana
y sorprender a la sociedad
Fermín Cerezo Peco
Septiembre 2015
LAS 10 COSAS QUE DEBERÍAS SABER PARA
Etiquetas: Innovación, libre de burocracia, atención ciudadana, proactividad
2. Empieza cambiando las reglas de juego
1.- Dibuja a la ciudadanía en tu organigrama
Te ayudará a pensar transversalmente y trasladar la voz de la ciudadanía
a estrategias, políticas, diseños de servicios y generación de valor
público. Los procesos y sus mapas te ayudarán.
2.- Declara las oficinas de atención ciudadana como una
zona libre de burocracia
Piensa en oficinas de atención ciudadana como
laboratorio de innovación donde se permita la
generación e implantación de ideas propias y
externas bajo un riesgo controlado
3.- Busca perfiles públicos abiertos y relacionales
Personas que estén dispuestos a tener un pie
dentro y otro fuera de la organización.
Intraemprendedores/as Identificarán y trasladarán
las oportunidades del entorno a la cultura de tu
organización.
¿Sabías que…?
La innovación en el
sector público nos
permite cuestionar las
ortodoxias y gestionar
el cambio desde las
ideas hasta la
generación de valor
público para resolver
verdaderos retos
sociales
3. Atrévete con un “clásico”: elimina las
fotocopias del DNI. Es una clara declaración
de principios.
• Aprende a distinguir entre el dato y el documento. Para
tramitar un expediente necesitamos el DNI (Dato) pero
no la fotocopia del mismo (Documento)
• En el mundo presencial el DNI lo obtienen los empleados
públicos de atención ciudadana al realizar la acreditación
de la identidad. ¡Fíate de tus personas!
• En el mundo electrónico el DNI se extrae del medio de
identificación electrónico usado (certificado electrónico,
e-DNI, Cl@ve,...)
• Una vez se dispone del dato del DNI, la fotocopia del DNI
es irrelevante para la tramitación de expedientes. ¡No
hace falta!
¿Sabías que…?
Tenemos a nuestra
disposición vía
electrónica el SVDI
(Servicio de
Verificación de Datos
de Identidad) pero si
somos capaces de
organizarnos bien para
capturar el dato del
DNI/CIF correctamente
no hace ni falta
4. Si te has atrevido con un “clásico”, toma
impulso y sigue eliminando lo que sobra.
• Repasa todos los trámites y elimina requisitos y documentos que
SABES que no debes exigir a la ciudadanía.
• Eliminamos desplazamientos a distintas dependencias municipales
o entidades financieras que conllevan costes altos.
• Certificados de empadronamiento
• Certificados de estar al corriente de
deudas municipales
Información de
requisitos que ya
tenemos
• Fotocopias de recibos tributarios
• Fotocopias de licencias y
autorizaciones previamente otorgadas
Documentos que
emitimos nosotros
mismos
• Fotocopia de cartilla o cuenta bancaria
• Hojas de “terceros” previamente
validadas por entidad financiera
Necesitamos el Dato
y no la Fotocopia
¿Sabías que…?
Cada vez que
eliminamos un
documento o requisito
que debe aportar o
cumplir la ciudadanía
para el inicio de los
trámites municipales
les estamos generando
un ahorro de 5 € * por
expediente
Algunos ejemplos de lo que sobra:
5. Evita desplazamientos de la ciudadanía a otras
Administraciones. ¡Son muy caros!
• En demasiadas ocasiones enviamos a la ciudadanía a otras
Administraciones (autonómicas/estatales) para obtener un
documento o certificado que es necesario para iniciar un trámite
municipal
• Utilizamos a la ciudadanía como correo y “porteador” de
documentos entre las distintas administraciones
• Cada desplazamiento ciudadano para obtener esos certificados le
cuesta 30 € *
Usa la interoperabilidad pública para eliminar
esa burocracia
• Usa las plataformas de intermediación de datos estatal y
autonómica
• Más de 50 servicios electrónicos de acceso a datos y certificados
procedentes de otras AAPP con respuesta en cuestión de segundos
• ¡Sólo necesitas el consentimiento de la ciudadanía!
• La ciudadanía percibe sorpresa, proactividad, eficacia y
transparencia en la gestión
¿Sabías que…?
El uso intensivo de la
interoperalidad en un
municipio de 30.000
habitantes evita más de
5.000 desplazamientos
anuales a otras AAPP con
un ahorro social de más
de 150.000 € * anuales
¡Haz tu regla de tres!
6. Piensa de forma diferente: las respuestas
inmediatas a procedimientos
• Utiliza herramientas jurídicas y tecnológicas para pensar y
diseñar los servicios de forma diferente.
Respuestas inmediatas
• Existe un conjunto de trámites municipales cuya concesión o
denegación viene regulado por ordenanza y se basa en la
comprobación del cumplimiento de unos requisitos (estar
empadronado, no tener deudas, no superar cierto nivel de
ingresos, propiedades, etc.)
• La comprobación de requisitos puede hacerse en segundos y
en el momento de la atención inicial a la ciudadanía.
Podemos ofrecer respuestas inmediatas.
• Existe otro conjunto de trámites que tradicionalmente
sometemos a régimen de licencia o autorización y que
pueden resolverse con Declaraciones Responsables o
Comunicaciones Previas. !Revisa y cambia!
¿Sabías que…?
El establecimiento de
respuestas inmediatas
en procedimientos es
una buena práctica en
reducción de cargas
administrativas y
supone un ahorro a la
ciudadanía de 200 € *
por expediente.
7. Piensa de forma diferente: renovación
automática y reducción de frecuencia
Renovación automática
• ¿Podemos renovar automáticamente las autorizaciones de
uso de dominio público para instalación de terrazas
previamente concedidas si no hay variación de los
cumplimientos y las condiciones inicialmente establecidas
solicitando meramente el pago periódico que corresponda
en cada caso?
• Aplica el mismo criterio en escenarios similares
Reducir la frecuencia de solicitudes ciudadanas
• ¿Podemos extender de oficio la bonificación del IBI por
familia numerosa durante todos los años de validez del
título de familia numerosa en lugar de pedir que sea una
bonificación rogada con carácter anual?
• Aplica el mismo criterio en escenarios similares
¿Sabías que…?
La renovación automática
de autorizaciones supone
un ahorro a la ciudadanía
de 175 € * por expediente
¿Sabías que…?
Reducir frecuencia a la
mitad supone evitar
molestias y costes
asociados en la misma
proporción
8. Piensa de forma diferente:
regula el flujo de afluencia ciudadana y pon los
trámites donde la ciudadanía ya está.
En ocasiones lanzamos servicios que colapsan la atención
ciudadana. Suponen cientos de afluencias adicionales en corto
espacio de tiempo (ayudas a guardería, ayudas a libros,
inscripciones, etc.)
Controla el flujo de afluencia ciudadana
repartiendo distintas semanas por barrios,
distritos, colegios, etc.
¡ Pon el trámite donde la ciudadanía ya está!
• El trámite de “Ayuda a guardería” hace venir
anualmente a cientos de familias para solicitarlo
• Coordina el servicio y ofrece el trámite desde la propia
guardería (descuento del recibo u otras fórmulas). La
guardería es un lugar donde la ciudadanía ya acude
todos los días a llevar y recoger a sus niñas y niños
¿Sabías que…?
El mejor trámite para la
ciudadanía NO es ni el
que debe hacer
presencialmente ni el que
puede hacer por Internet.
El mejor trámite
para la ciudadanía
es aquél que no ha
de hacer
9. Tramitación proactiva
Ejemplo: Cuando la ciudadanía nos solicita una “Bonificación
del IBI por familia numerosa” ¿Qué nos está diciendo…? ¡Que
es una familia numerosa!
• Es una oportunidad para sorprender ¿Pasaría algo por ofrecer en
ese mismo momento y de forma proactiva todos aquellos servicios
o trámites relacionados con familia numerosa?
• Elabora una matriz de proactividad asociando hechos vitales de
la ciudadanía con trámites que puedes ofrecer de forma proactiva.
¿Cuál sería la percepción de esa familia al ver
que los trámites se impulsan proactivamente?
¿Sabías que…?
La proactividad
produce un ahorro a la
sociedad de 100 € * por
expediente y es uno de
los mejores factores clave
para generar
connotaciones de
profesionalidad, confianza
y transparencia en la
percepción ciudadana
¿Qué es obvio tras un
nacimiento? No existe ninguna razón
jurídica ni tecnológica que impida lanzar
desde el mismo hospital lo obvio: registro
civil, libro de familia, permiso de
maternidad y paternidad, tarjeta sanitaria
para el bebé, etc.
10. Usa también la tecnología social para dar
información, atención y servicio público
Sin duda, es un requisito indispensable hoy en día prestar una
atención proactiva y servicio público desde las oficinas de
atención y las sedes electrónicas pero…
¿Por qué no utilizar también la tecnología social
que la ciudadanía lleva encima? Ejemplos:
• WhatsApp: “¿Cuándo tienen previsto abrir el plazo de
solicitudes de ayuda a libros 3 a 5 años?”
• Twitter: “¿Qué debo hacer para poder quemar unas
cajas?”
¿Sabías que…?
España es el país europeo
con más uso del
WhatsApp y el cuarto país
del mundo.
La cuota de penetración
es del 70% entre los
usuarios de telefonía
móvil.
¡Aprovecha las
oportunidades del
entorno!
11. Mide y comunica el valor público generado.
Te apuntamos 6 perspectivas distintas de generación de
valor público. ¡Mídelo!
10¿Sabías que…?
Unos de los objetivos
principales de la
innovación pública es la
generación de valor para
la sociedad.
¡Mide el valor
generado y
comunícalo dentro
y fuera de tu
organización!
13. ¿Por qué
hacerlo?
10 razones
para
convencer
¿Por qué debemos aprovechar la oportunidad?
1. Porque eliminamos costes que soportan empresas y ciudadanía en su
relación con las AAPP
2. Porque aportamos nuestro granito de arena para la mejora de la
competitividad de las empresas y de la calidad de vida de la ciudadanía.
3. Porque las mejoras implantadas son fácilmente traducibles a euros
ahorrados.
4. Porque el mejor trámite para la ciudadanía es aquel que no debe hacer
porque ya se lo hemos hecho desde la administración. La palabra clave es
proactividad.
5. Porque nos permite cumplir de una vez por todas con el derecho de la
ciudadanía de no aportar documentación que obra en poder de las AAPP.
6. Porque nos permite a las administraciones públicas salir del inmovilismo y
de nuestra zona de confort.
7. Porque damos protagonismo a la innovación desde nuestras personas, in-
prendedores e in-prendedoras públicos.
8. Porque la ciudadanía mejora su percepción hacia sus administraciones al
observar nuestros esfuerzos en ser ágiles, competitivos y orientados a sus
necesidades y expectativas.
9. Porque genera percepción de transparencia y mejora la confianza de la
sociedad en su sector público que constituye el verdadero reto social que
tenemos también desde la función pública.
10.Y por último, porque si un servicio público puede funcionar mejor, ¿por
qué no intentarlo?
14. Para
saber
más
Decálogo de innovación y simplificación administrativa
– Bilbao Abril 2014
Elaborado a partir de las reflexiones del curso:
“Taller sobre innovación administrativa. Simplificando trámites a través de la
mejora continua de procesos en la administración local”
Plataforma de intermediación de datos
Uso de los servicios de interoperabilidad a través del Estado para evitar
desplazamientos de la ciudadanía entre Administraciones
Plan PICAS: Plan de Impulso a la Competitividad y
Ahorro en la Sociedad
• 2ª Premio Ciudadanía 2013 – MINHAP por proyecto de innovación en
simplificación y eliminación de burocracia
• Documentación y memoria
• Video
Plataforma autonómica de intermediación
Uso de los servicios de interoperabilidad a través de la Generalitat
Valenciana para evitar desplazamientos de la ciudadanía entre
Administraciones.
Manual de simplificación administrativa y reducción de
cargas para la AGE – Sept. 2014
Manual de eliminación de cargas administrativas para la AGE. Criterios y usos. (*)
Los cálculos de ahorros basados en los criterios del SCM
15. LAS 10 COSAS QUE DEBERÍAS SABER PARA
es una colección viva en la que tú puedes participar.
Puedes proponernos algún tema que te preocupe y
trataremos de explicarlo en próximas publicaciones
Departamento de Formación
965.12.12.13 – 965.13.40.55
formacio@diputacionalicante.es - http://formacion.diputacionalicante.es