2. 1. Peran Penting Manajemen
Perubahan
2. Elemen Perubahan
3. Struktur Program Management
Office (PMO) Manajemen
Perubahan
4. Pengorganisasian Manajemen
Perubahan
5. Tahapan Perubahan

3. Manajemen perubahan adalah suatu proses yang sistematis
dengan menerapkan pengetahuan, sarana dan sumber daya yang
diperlukan organisasi untuk bergeser dari kondisi sekarang
menuju kondisi yang diinginkan, yaitu menuju kinerja yang lebih
baik dan untuk mengelola individu yang akan terkena dampak dari
proses perubahan tersebut
Agen Perubahan atau agent of change adalah individu/kelompok
yang
terlibat
dalam
merencanakan
perubahan
dan
mengimplementasikannya

4. Peran Penting Manajemen Perubahan
Kondisi
Saat Ini
Reformasi Birokrasi
Manajemen Perubahan
Kondisi
yang Akan Datang/
Diharapkan

5. Tujuan
Perencanaan
Tim Pengelola

6. Program Sponsor
Pimpinan K/L dan Pemda
Program Sponsorship:
• Pengawasan dan Pengarahan
• Komitmen Institusi terhadap Program MP
Program Management
• Penanggung jawab seluruh
pelaksanaan program MP
PMO
(Program Management
Office)
Project Management
• Pengelola harian MP
• Keterlibatan penuh
sesuai dengan unit kerjanya
Project Management
Design Management
Change Management
Advisors
• Resolusi konflik
• Komunikasi dengan para
pihak
Quality Assurance
Management

7. •Melakukan asesmen kesiapan organisasi untuk berubah
•Merumuskan strategi manajemen perubahan
•Merumuskan strategi komunikasi
•Memperkuat manajemen perubahan
•Menyusun ukuran keberhasilan
TAHAP-1
•Mengintegrasikan strategi manajemen perubahan dan strategi komunikasi
dengan program RB lainnya
•Mengimplementasikan rencana manajemen perubahan
•Membuat dan mengimplementasikan rencana pelatihan
•Mengelola resistensi
TAHAP-2
•Mengukur tingkat keberhasilan
•Mengumpulkan umpan balik dan menganalisisnya
•Melaksanakan tindakan perbaikan
•Memberikan penghargaan atas keberhasilan
•Mengukur tingkat keberhasilan
TAHAP-3

8. Tahap-1
Perumusan Rencana Manajemen Perubahan
Tahap-1
Asesmen
stakeholders, k
esiapan, kema
mpuan, dan
struktur
organisasi
Pembuatan
rencana
manajemen
perubahan, ko
munikasi, pela
tihan
Perumusan strategi manajemen
perubahan, komunikasi, dan
pelatihan
1. Laporan Hasil Asesmen
2. Strategi dan Rencana Perubahan
3. Strategi dan Rencana
Komunikasi
4. Strategi dan Rencana Pelatihan
• Langkah-langkah utama:
1. Pemetaan terhadap stakeholders
2. Identifikasi resistensi (penolakan)
3. Mengenali besaran perubahan yang
diinginkan
4. Asesmen kesiapan organisasi untuk
berubah
5. Mengembangkan strategi perubahan
6. Mengembangkan strategi komunikasi
7. Merumuskan dan mendefinisikan
struktur yang baru
8. Mengembangkan strategi pelatihan

9. • Pertanyaan:
•
•
•
•
•
•
•
•
Siapa yang memiliki wewenang untuk mengambil keputusan?
Siapa yang mengendalikan perubahan?
Siapa yang menjadi pendorong di belakang perubahan pada masa lalu?
Siapa ayng akan mendapat manfaat langsung dari perubahan yang terjadi?
Siapa yang tidak akan mendapat manfaat dari perubahan yang terjadi?
Siapa yang akan mengontrol sumber daya yang dibutuhkan dalam perubahan?
Siapa yang mempengaruhi para pemangku kepentingan lainnya?
Siapa yang akan membantu suksesnya perubahan?
No
Pemangku
Kepentingan
Kaitan Kepentingan dengan
Kebijakan/Program/Proyek
Langsung
Tidak Langsung
Memiliki
Kewenangan
Resmi
Tidak
Resmi

10. No
Pemangku
Kepentingan
Resistensi
berdasarkan
Sifatnya
Aktif
Pasif
Resistensi berdasarkan
Pelakunya
Individual
Kolektif

12. • Pemahaman terhadap visi, sasaran, dan manfaat dari perubahan dalam
kerangka RB serta manfaat spesifik yang akan diperoleh oleh masing-masing
kelompok pemangku kepentingan atas perubahan;
• Kepemimpinan, komitmen, dan strategi untuk keseluruhan pengelolaan dan
implementasi perubahan;
• Apresiasi terhadap kebutuhan reformasi birokrasi yang difasilitasi oleh
manajemen perubahan;
• Persepsi para pemangku kepentingan terhadap critical success factors dan
penghalang jalannya perubahan;
• Kemauan para pemangku kepentingan untuk beradaptasi terhadap lingkungan
atau kondisi yang baru serta potensi hambatan (impediments) yang dapat
terjadi atas jalannya perubahan;
• Pemahaman dan kesadaran terhadap dampak dari implementasi perubahan;
• Tingkat partisipasi dari masing-masing pemangku kepentingan dan pengertian
atas kebutuhan akan partisipasi lebih dalam terhadap implementasi
keseluruhan perubahan;
• Keefektifan dari pendekatan dan metode komunikasi yang ada saat ini.

13. Strategi
Manajemen
Perubahan
Asumsi
Faktor yang
Mempengaruhi
EmpiricalRational
• Tindakan pegawai didasari rasionalitas atas
kepentingan mereka
• Keberhasilan perubahan ditentukan oleh
komunikasi yang jelas dan insentif yang
signifikan kepada pegawai
• Bila insentif tidak sebanding dengan upaya
perubahan, biasanya muncul penolakan
•Besaran insentif
•Sulit diterapkan bila
insentif tidak
signifikan
NormativeReeducative
• Pegawai adalah makhluk sosial dan akan
•Perubahan budaya
mematuhi norma-norma budaya dan nilai-nilai •Bukan pilihan tepat
• Keberhasilan perubahan ditentukan oleh
bila menginginkan
pendefinisian dan penafsiran ulang atas
perubahan dalam
norma dan nilai yang ada untuk
waktu cepat
mengembangkan komitmen pegawai
•Akan berhasil bila
• Sebagian besar pegawai ingin menyesuaikan
hubungan dengan
diri dan mengikuti arus perubahan secara
organisasi non-formal
bersama-sama
cukup harmonis
• Tim manajemen perubahan harus
membangun dan menentukan arus perubahan
yang diinginkan

14. Strategi
Manajemen
Perubahan
Asumsi
Faktor yang Mempengaruhi
Power-Coercive
•Pegawai pada dasarnya patuh dan
melaksanakan apa yang diminta
•Perubahan akan berhasil
didasarkan pada pelaksanaan
wewenang dan pemberlakuan
sanksi
•Strategi ini pada dasarnya adalah
memperkecil pilihan
•Banyak pegawai merasa aman dan
siap dengan strategi ini
•Jangka waktu perubahan dan keseriusan
ancaman dampak perubahan
•Sense of urgency terhadap perubahan sangat
tinggi karena waktu berubah yang sempit
•Bila yang terancam adalah birokrasi, maka
biasanya mereka akan menyesuaikan diri
dengan perubahan
•Dalam strategi ini, pemimpin harus memiliki
kepemimpinan yang kuat dan konsisten serta
tepat dalam menghitung risiko
EnvironmentalAdaptive
•Pegawai akan selalu menghindari
kerugian dan gangguan tapi
mereka mudah beradaptasi dengan
keadaan baru
•Didasarkan pada kebutuhan
membangun organisasi baru dan
secara bertahap memindahkan
orang dari yang lama ke yang baru
•Orang lebih cepat beradaptasi
pada lingkungan baru
dibandingkan dengan mengubah
apa yang ada
•Seberapa besar dan seberapa mendasar
perubahan yang diinginkan
•Cocok untuk perubahan yang transformatif
•Bekerja baik dalam waktu singkat maupun
jangka waktu panjang
•Ketersediaan orang-orang yang kapabel
dalam organisasi untuk membentuk organisasi
dengan budaya baru menjadi penting

15. Tentukan sumber tunggal untuk menetapkan dan menyetujui
program komunikasi terkait tanggung jawab
Pahami harapan para pemangku kepentingan dengan komunikasi
yang berkelanjutan sepanjang proses pelaksanaan perubahan
untuk mengurangi kecemasan dan rasa ketidakpastian selama
proses transformasi berlangsung
Menjaga frekuensi komunikasi sepanjang durasi seluruh program
Mengembangkan pesan yang tepat pada para pemangku
kepentingan tertentu
Mengkoordinasikan dan memaksimalkan media komunikasi yang
sudah tersedia

16. ✔
Pers/media
Pimpinan tertinggi;
Tim RB
✔
Stakeholders utama
Pimpinan tertinggi:
Tim RB
✔
✔ ✔
✔
Stakeholders pendukung
Tim RB
✔
✔ ✔
✔
Stakeholders kunci
Pimpinan tertinggi
✔
✔ ✔
✔
Target jumlah sesi/buku/penayangan/ newsletter
...
✔ ✔
✔
✔
...
...
Website
Rapat Kerja
Tahunan
Pimpinan tertinggi
Rapat
Seluruh pejabat dan pegawai
✔
Memo
✔
Konferensi Pers
Pimpinan tertinggi
Artikel di Media
Massa
Newsletter
Pimpinan/pejabat K/L atau
Pemda
Talkshow
Media Komunikasi
Rapat Pimpinan
Komunikator
Buku Saku
Sasaran
✔
✔
✔
✔
...
...
...
...
...
✔
...
...

17. •
•
•
•
•
•
Hal-hal yang perlu diperhatikan:
Peraturan yang melingkupi perubahan struktur
Lingkungan strategis yang melingkupi organisasi
Rencana strategis organisasi
Struktur organisasi yang ada saat ini
Faktor sukses kritis organisasi dalam mencapai
tujuan dan sasaran organisasi
• SDM dan pengelolaannya di dalam organisasi

18. Rencana Pelatihan mencakup:
 Ruang lingkup pelatihan;
 Target peserta atau kelompok pemangku kepentingan;
 Nama dan jenis pelatihan (technical/soft skills dan
technical skills);
 Sistematika pelatihan secara makro (berisikan sasaran
pelatihan, durasi pelatihan, metode pelatihan, dan
kriteria kesuksesan serta cara pengukurannya;
 Estimasi jumlah sesi yang dibutuhkan untuk setiap
pelatihan;
 Estimasi jumlah peserta per pelatihan;
 Estimasi biaya yang dibutuhkan.

19. 1. Laporan Hasil Asesmen
a) Asesmen Kesiapan Perubahan;
b) Pemetaan Pemangku Kepentingan Analisis Dampak
Perubahan;
c) Asesmen Keterlibatan Pemangku Kepentingan dan
Kebutuhan akan Komunikasi;
d) Asesmen Kapabilitas Organisasi Saat Ini;
e) Asesmen Struktur Organisasi
2. Strategi dan Rencana Perubahan
3. Strategi dan Rencana Komunikasi untuk Perubahan
4. Strategi dan Rencana Pelatihan untuk Perubahan

20. Tahap-2
Mengimplementasikan rencana perubahan
dalam area:
1. Organisasi
2. Tatalaksana
3. Peraturan Perundang-undangan
4. SDM Aparatur
5. Pengawasan
6. Akuntabilitas
7. Pelayanan Publik
8. Pola Pikir dan Budaya Kerja Aparatur
Melaksanakan Training of Trainer
(ToT) dan Pelatihan Lainnya
1.
2.
3.
4.
5.
Implementasi Rencana
Perubahan
Implementasi Rencana Pelatihan
Implementasi Rencana
Komunikasi Perubahan
Update Strategi dan Rencana
Perubahan
Laporan Kemajuan Perubahan
• Pada tahap ini, titik kritis adalah
bagaimana
mengintegrasikan
Roadmap K/L dan Pemda dengan
Strategi Perubahan dan Strategi
Komunikasi yang telah dibuat
• K/L dan Pemda juga harus cermat
dalam mengelola resistensi/ penolakan
untuk berubah

21. Jangan berfokus pada resistensi ketika itu belum menjadi
masalah
Fokus untuk melihat bahwa perubahan ini bisa terus berjalan
Berlakulah normal ketika penolakan terjadi
Fokus pada apa yang sudah dicapai saat ini
Lakukan terus apa yang telah berjalan dengan
baik

22. 1. Implementasi Rencana Perubahan (Change Plan);
2. Pelaksanaan Pelatihan dan Workshop Manajemen
Perubahan, termasuk Materi Pelatihan;
3. Pelaksanaan Program Pelatihan ToT (Training of the
Trainers);
4. Pemutakhiran Strategi dan Rencana Perubahan;
5. Pelaksanaan Strategi dan Rencana Komunikasi Perubahan;
6. Workshop dan Program Pelatihan untuk Manajemen
Komunikasi;
7. Status Laporan dan Pemutakhiran yang berisikan antara
lain:
a)
b)
Keberhasilan dan Hambatan;
Rekomendasi Perbaikan dan Tindakan Perbaikan

23. Tahap-3
Mengukur Tingkat
Keberhasilan
Merencanakan dan
Melaksanakan Tindakan
Perbaikan
1. Laporan Evaluasi dan
Rencana
Tindakan
Perbaikan
2. Update Strategi dan
Rencana Perubahan
•Kegiatan yang dilakukan pada tahap ini:
1. Mengukur
tingkat
keberhasilan
dari
pelaksanaan rencana manajemen perubahan;
2. Mengumpulkan dan menganalisis umpan balik;
3. Mendiagnosa kembali kesenjangan dan
mengelola penolakan yang terjadi dalam
pelaksanaan manajemen perubahan;
4. Mengimplementasikan tindakan perbaikan dan
membuat langkah tindak lanjut untuk
keberlanjutan proses perubahan;
5. Memberikan penghargaan kepada pegawai
yang
berhasil
mengimplementasikan
perubahan dengan baik.

24. TAHAP
Mengumpulkan dan
menganalisis umpan
balik
Mendiagnosa kembali
kesenjangan dan
mengelola penolakan
LANGKAH
• Evaluasi pelaksanaan secara periodik
• Kunjungan ke unit kerja secara periodik
untuk memastikan implementasi
• Survei implementasi secara periodik
Mengimplementasikan • Koreksi/aktivitas perbaikan bila
tindakan perbaikan dan
diperlukan
merayakan
• Menyampaikan setiap keberhasilan
keberhasilan
kepada seluruh pejabat dan pegawai,
melalui website/situs intranet; email
blast; surat edaran; pidato dalam rapat;
buletin; dan sebagainya
• Memberikan penghargaan khusus
kepada pegawai yang telah berhasil
mengimplementasikan perubahan
KELUARAN
Dokumen yang
berisi antara lain:
• Hasil evaluasi
• Tingkat
efektivitas
Dokumen yang
berisi antara lain:
• Rekomendasi
perbaikan
• Daftar champions
• Penghargaan

25. 1. Pemutakhiran Strategi dan Rencana Perubahan;
2. Pemutakhiran Strategi dan Rencana Komunikasi
untuk Perubahan;
3. Pemutakhiran Strategi dan Rencana Pelatihan;
4. Status Report, Evaluasi, dan Tindakan Perbaikan
berdasarkan Hasil Evaluasi dan feedback yang
diterima.

26. Tahap-1
Asesmen
stakeholders,
kesiapan,
kemampuan,
dan struktur
organisasi
Pembuatan
rencana
manajemen
perubahan,
komunikasi,
pelatihan
Perumusan strategi
manajemen perubahan,
komunikasi, dan pelatihan
Tahap-2
Tahap-3
Mengimplementasikan rencana perubahan
dalam area:
1. Organisasi
2. Tatalaksana
3. Peraturan Perundang-undangan
4.
SDM Aparatur
5.
Pengawasan
6.
Akuntabilitas
7. Pelayanan Publik
8. Pola Pikir dan Budaya Kerja Aparatur
Mengukur Tingkat
Keberhasilan
Melaksanakan Training of Trainer
(ToT) dan Pelatihan Lainnya
Merencanakan dan
Melaksanakan Tindakan
Perbaikan
KELUARAN
1. Laporan Hasil Asesmen
2. Strategi dan Rencana
Perubahan
3. Strategi dan Rencana
Komunikasi
4. Strategi dan Rencana
Pelatihan
1.
2.
3.
4.
5.
Implementasi Rencana
Perubahan
Implementasi Rencana Pelatihan
Implementasi Rencana
Komunikasi Perubahan
Update Strategi dan Rencana
Perubahan
Laporan Kemajuan Perubahan
1. Laporan Evaluasi dan
Rencana
Tindakan
Perbaikan
2. Update Strategi dan
Rencana Perubahan