Este documento proporciona consejos para escribir mejores informes. Explica que un buen informe es uno que se lee y estimula alguna acción como resultado. Ofrece una serie de recomendaciones como escribir de forma concisa, usar un lenguaje simple, conocer a la audiencia objetivo, y realizar varios borradores antes de la versión final. El objetivo es mejorar la calidad de los informes para aumentar las probabilidades de que sean leídos y tengan un impacto.
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Escribir Mejores Informes
Phil Bartle http://www.scn.org/cds/mpfc/modules/rep-btrs.htm
Los informes que se archivan sin leerse, o
se tiran a la papelera, o se utilizan para
envolver el bocadillo son inútiles. Un buen
informe es un informe que se lee. Así surge
la cuestión «¿cómo podemos estimular la
lectura de nuestro informe?».
Aprender a escribir mejores informes puede ser
divertido. La redacción de informes no tiene por que
ser una tarea aburrida, fatigosa o incómoda que
teme encarar cada vez que hace falta que escriba
uno. Cuando haya adquirido algunos conocimientos
y trucos, la redacción de informes será un reto.
Puede convertir la redacción de informes en un
elemento esencial de la profesionalidad de su
trabajo, y en una herramienta para supervisar lo
que está haciendo. No hay magia ni misterio en
esto, y este documento le enseñará algunos de
estos conocimientos y trucos que puede
aprender y usar fácilmente.
Escriba informes para que puedan leerse, no
sólo archivarse. Para hacerlo, debe escribirlos
de forma que sean fáciles de entender, e inviten
al lector a leerlos hasta el final. Debe saber
quién es su lector (su audiencia de «destino»),
por qué el lector querrá leer su informe, y lo que
necesita y quiere saber por él.
Hay muchas formas de averiguar lo que sus lectores quieren saber (y por lo tanto,
sobre lo que quieren leer en su informe), y probablemente sabe ya más del 80%.
Cuando finalice su primer borrados, hágale un examen. Por cada frase que haya
escrito pregúntese «¿les interesará esto a mis lectores?».
...
Nadie debería intentar escribir un informe
de progreso comunitario por sí mismo. El
mediador debe hacer de ello una actividad
de grupo de los representantes de la
comunidad, en nombre de toda ella, para
que sean sus miembros quien lo aprueben
en primer lugar.
.
Estimule a los miembros a pedir ayuda a amigos y
colegas, programador, gerente, personal y
cualquiera que pueda ayudarle tanto en conceptos
como en estilo. Piense en la preparación del informe
como una forma escrita de «diálogo» en el que cada
borrador sucesivo es una continuación del proceso.
¿Qué es un buen Informe?
Un buen informe es el que se lee y
provoca que se emprendan acciones (no
sólo se archiva e ignora). ¿Cómo puede
aumentar las probabilidades de que su
informe se lea? Seguidamente le damos
una serie de consejos para hacer
mejores informes. Un informe efectivo es
el que se lee, y ésto estimula alguna
acción como resultado de su lectura.
.
Muy importante, sus informes deben ser «concisos».
Ser conciso significa que deben ser tanto breves como
completos. Los informes breves tienen más
probabilidades de ser leídos que los largos. Pero los
informes que omiten información importantes son
decepcionantes. Una forma práctica de acortar sus
informes es prescindir de frases innecesarias (como
«durante el periodo del informe...») y de las
repeticiones de cosas que se han comentado ya en
otra parte del informe.
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Un informe es más fácil de leer cuando está escrito en un
lenguaje simple y directo, con gramática correcta y palabras
conocidas. No intente impresionar a nadie con lenguaje florido,
vocabulario enigmático o frases largas y enrevesadas. Utilice
frases cortas y simples, y use subtítulos para separar
secciones (como en este documento). Haga párrafos cortos.
Evite la voz pasiva (passive voice, en inglés)
Recuerde que muchos de los
que leerán su informe tienen el
español como segunda lengua.
Tenga siempre presente el
famoso principio «KISS» («Keep
It Simple, Sweetheart...»)
cuando escriba cualquier
informe.
Un Informe debe ser fácil de leer:
Una vez más, en talleres con cooperantes, pedí a los
participantes que me dijeran qué aumentaba las
probabilidades de que un informe se leyera. Usted es un
gerente y le ha llegado un informe. ¿Va a tirarlo? ¿Va a
archivarlo sin haberlo leído? ¿Le va a echar un vistazo en
lugar de leerlo con cuidado?
¿Tiene intención de leerlo
cuidadosamente y pensar en lo que
dice lo suficiente como para tomar
algunas decisiones? ¿Qué
características del informe es más
probable que le impulsen a leerlo
con atención?
Los participantes me dieron las siguientes sugerencias. . Debería tener o ser:
• Corto pero completo (conciso).
• Contener sólo lo que es necesario.
• Simple, escrito correctamente.
• Sin repeticiones, sin redundancias.
• Sin sermones ni discursos.
• Con información interesante y relevante.
• Bien estructurado y organizado.
• Limpio y ordenado (mecanografiado, impreso o con buena letra).
Esto también puede ser una lista de comprobación para usted cuando esté (a) escribiendo
informes o (b) adiestrando a los líderes de la comunidad para hacerlo.
Consejos para escribir mejores Informes:
Una vez, unos músicos jóvenes le pidieron
a un famoso músico africano consejos
para llegar a saber tanto como él. «Puedo
daros tres consejos ––les dijo–– El
primero es: practicad. El segundo es:
practicad. El tercero es: practicad»
.
El mismo consejo puede darse para la escritura de
cualquier tipo: escriba varios borradores. Revise
cada uno de ellos. Pida a un amigo que los
«examine» (que los revise y haga sugerencias). Pida
respuestas y consejos: sea su propio profesor. Los
tres consejos son: «¡Corrija, corrija y corrija!»
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Quizá crea que volver a escribir su documento es
una pérdida de tiempo y esfuerzo. En absoluto. Los
escritores profesionales llegan a escribir hasta siete
borradores antes de dejar editar un documento con
su nombre. Usted puede escribir tres: un primer
borrador general, un segundo más refinado y su
borrador final.
Prepárese a tener que reescribir incluso el
borrador final. La repetición le da cierto
tiempo entre los escritos para adquirir una
visión más objetiva e incluso crítica del
documento, eliminar muchos de los errores
más evidentes y evitar escribir un
documento que puede lamentar más tarde.
Otro truco es escribir primero un esquema. Antes de
comenzar con la primera frase, escriba un esquema
de los temas que quiere reflejar. Haga una lista corta
de notas de tres palabras. Utilice cualquier papel, es
sólo para usted.
Quizá decida reordenar los temas en
cuanto los vea sobre el papel. Puede
utilizar ese esquema como guía personal
mientras escribe su primer borrador.
Unas palabras sobre la voz pasiva. Es la enfermedad de muchos
burócratas. Es una forma de ofuscar –– que es escribir palabras
como si estuviese informando, pero realmente ocultando parte de
la información importante. Los lectores experimentados
reconocerán su uso de la voz pasiva inmediatamente.
.
La voz pasiva, como las
estadísticas, se ha
comparado a veces con un
bikini (lo que revela es
interesante, pero lo que
oculta es vital).
¿Qué hace que un Informe sea bueno?
¿Qué hace que un informe sea bueno? Y otra vez pedí a los participantes del
taller que me dijeran lo que convierte a un informe en un buen informe.
.
Estas fueron
sus sugerencias:
• Atractivo
• Directo, honesto, veraz (sin mentiras)
• Ilustraciones interesantes, dibujos (en color si es posible)
• Breve, corto
• Limpio y legible (con buena letra)
• Explícito
• Español simple (o inglés, o . . .)
• Bien espaciado
• Con título y subtítulos
• Organizado y estructurado.
Al igual que las listas anteriores, esta puede combinarse con ellas para hacer una revisión
general de cualquier informe que escriba, y para organizar un taller de redacción de informes
con los miembros de la comunidad. Ver «Errores», una lista de errores comunes de escritura
que puede evitar.