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  1. 1. Abril 2006 1 / 4Escribir Mejores InformesPhil Bartle http://www.scn.org/cds/mpfc/modules/rep-btrs.htmLos informes que se archivan sin leerse, ose tiran a la papelera, o se utilizan paraenvolver el bocadillo son inútiles. Un bueninforme es un informe que se lee. Así surgela cuestión «¿cómo podemos estimular lalectura de nuestro informe?».Aprender a escribir mejores informes puede serdivertido. La redacción de informes no tiene por queser una tarea aburrida, fatigosa o incómoda queteme encarar cada vez que hace falta que escribauno. Cuando haya adquirido algunos conocimientosy trucos, la redacción de informes será un reto.Puede convertir la redacción de informes en unelemento esencial de la profesionalidad de sutrabajo, y en una herramienta para supervisar loque está haciendo. No hay magia ni misterio enesto, y este documento le enseñará algunos deestos conocimientos y trucos que puedeaprender y usar fácilmente.Escriba informes para que puedan leerse, nosólo archivarse. Para hacerlo, debe escribirlosde forma que sean fáciles de entender, e invitenal lector a leerlos hasta el final. Debe saberquién es su lector (su audiencia de «destino»),por qué el lector querrá leer su informe, y lo quenecesita y quiere saber por él.Hay muchas formas de averiguar lo que sus lectores quieren saber (y por lo tanto,sobre lo que quieren leer en su informe), y probablemente sabe ya más del 80%.Cuando finalice su primer borrados, hágale un examen. Por cada frase que hayaescrito pregúntese «¿les interesará esto a mis lectores?»....Nadie debería intentar escribir un informede progreso comunitario por sí mismo. Elmediador debe hacer de ello una actividadde grupo de los representantes de lacomunidad, en nombre de toda ella, paraque sean sus miembros quien lo apruebenen primer lugar..Estimule a los miembros a pedir ayuda a amigos ycolegas, programador, gerente, personal ycualquiera que pueda ayudarle tanto en conceptoscomo en estilo. Piense en la preparación del informecomo una forma escrita de «diálogo» en el que cadaborrador sucesivo es una continuación del proceso.¿Qué es un buen Informe?Un buen informe es el que se lee yprovoca que se emprendan acciones (nosólo se archiva e ignora). ¿Cómo puedeaumentar las probabilidades de que suinforme se lea? Seguidamente le damosuna serie de consejos para hacermejores informes. Un informe efectivo esel que se lee, y ésto estimula algunaacción como resultado de su lectura..Muy importante, sus informes deben ser «concisos».Ser conciso significa que deben ser tanto breves comocompletos. Los informes breves tienen másprobabilidades de ser leídos que los largos. Pero losinformes que omiten información importantes sondecepcionantes. Una forma práctica de acortar susinformes es prescindir de frases innecesarias (como«durante el periodo del informe...») y de lasrepeticiones de cosas que se han comentado ya enotra parte del informe.
  2. 2. Escribir Mejores Informes Phil BartleAbril 2006 2 / 4Un informe es más fácil de leer cuando está escrito en unlenguaje simple y directo, con gramática correcta y palabrasconocidas. No intente impresionar a nadie con lenguaje florido,vocabulario enigmático o frases largas y enrevesadas. Utilicefrases cortas y simples, y use subtítulos para separarsecciones (como en este documento). Haga párrafos cortos.Evite la voz pasiva (passive voice, en inglés)Recuerde que muchos de losque leerán su informe tienen elespañol como segunda lengua.Tenga siempre presente elfamoso principio «KISS» («KeepIt Simple, Sweetheart...»)cuando escriba cualquierinforme.Un Informe debe ser fácil de leer:Una vez más, en talleres con cooperantes, pedí a losparticipantes que me dijeran qué aumentaba lasprobabilidades de que un informe se leyera. Usted es ungerente y le ha llegado un informe. ¿Va a tirarlo? ¿Va aarchivarlo sin haberlo leído? ¿Le va a echar un vistazo enlugar de leerlo con cuidado?¿Tiene intención de leerlocuidadosamente y pensar en lo quedice lo suficiente como para tomaralgunas decisiones? ¿Quécaracterísticas del informe es másprobable que le impulsen a leerlocon atención?Los participantes me dieron las siguientes sugerencias. . Debería tener o ser:• Corto pero completo (conciso).• Contener sólo lo que es necesario.• Simple, escrito correctamente.• Sin repeticiones, sin redundancias.• Sin sermones ni discursos.• Con información interesante y relevante.• Bien estructurado y organizado.• Limpio y ordenado (mecanografiado, impreso o con buena letra).Esto también puede ser una lista de comprobación para usted cuando esté (a) escribiendoinformes o (b) adiestrando a los líderes de la comunidad para hacerlo.Consejos para escribir mejores Informes:Una vez, unos músicos jóvenes le pidierona un famoso músico africano consejospara llegar a saber tanto como él. «Puedodaros tres consejos ––les dijo–– Elprimero es: practicad. El segundo es:practicad. El tercero es: practicad».El mismo consejo puede darse para la escritura decualquier tipo: escriba varios borradores. Revisecada uno de ellos. Pida a un amigo que los«examine» (que los revise y haga sugerencias). Pidarespuestas y consejos: sea su propio profesor. Lostres consejos son: «¡Corrija, corrija y corrija!»
  3. 3. Escribir Mejores Informes Phil BartleAbril 2006 3 / 4Quizá crea que volver a escribir su documento esuna pérdida de tiempo y esfuerzo. En absoluto. Losescritores profesionales llegan a escribir hasta sieteborradores antes de dejar editar un documento consu nombre. Usted puede escribir tres: un primerborrador general, un segundo más refinado y suborrador final.Prepárese a tener que reescribir incluso elborrador final. La repetición le da ciertotiempo entre los escritos para adquirir unavisión más objetiva e incluso crítica deldocumento, eliminar muchos de los erroresmás evidentes y evitar escribir undocumento que puede lamentar más tarde.Otro truco es escribir primero un esquema. Antes decomenzar con la primera frase, escriba un esquemade los temas que quiere reflejar. Haga una lista cortade notas de tres palabras. Utilice cualquier papel, essólo para usted.Quizá decida reordenar los temas encuanto los vea sobre el papel. Puedeutilizar ese esquema como guía personalmientras escribe su primer borrador.Unas palabras sobre la voz pasiva. Es la enfermedad de muchosburócratas. Es una forma de ofuscar –– que es escribir palabrascomo si estuviese informando, pero realmente ocultando parte dela información importante. Los lectores experimentadosreconocerán su uso de la voz pasiva inmediatamente..La voz pasiva, como lasestadísticas, se hacomparado a veces con unbikini (lo que revela esinteresante, pero lo queoculta es vital).¿Qué hace que un Informe sea bueno?¿Qué hace que un informe sea bueno? Y otra vez pedí a los participantes deltaller que me dijeran lo que convierte a un informe en un buen informe..Estas fueronsus sugerencias:• Atractivo• Directo, honesto, veraz (sin mentiras)• Ilustraciones interesantes, dibujos (en color si es posible)• Breve, corto• Limpio y legible (con buena letra)• Explícito• Español simple (o inglés, o . . .)• Bien espaciado• Con título y subtítulos• Organizado y estructurado.Al igual que las listas anteriores, esta puede combinarse con ellas para hacer una revisióngeneral de cualquier informe que escriba, y para organizar un taller de redacción de informescon los miembros de la comunidad. Ver «Errores», una lista de errores comunes de escrituraque puede evitar.
  4. 4. Escribir Mejores Informes Phil BartleAbril 2006 4 / 4Conclusión:Recuerde queescribir informesno tiene por quéser aburrido, veala tarea como undesafío..Enfatice los resultados sobre las actividades. Vaya más allá de ladescripción: sea analítico. Conozca a sus lectores y sus necesidades.Escriba de forma sencilla de leer, en lenguaje simple. Evite la voz pasiva.Escriba concisamente (breve pero completo). Organice sus informesutilizando un esquema y subtítulos. Escriba varios borradores antes deldocumento final.Utilizando estos consejos y orientaciones, puede enseñarse a símismoy a los miembros de sus comunidades a mejorar su redacción deinformes..Recuerde, no hace faltasermalo para poder mejorar.© Derechos de autor 2004 Phil Bartle

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