EL DOCUMENTO ELECTONICO                EJE TEMATICO Nº1GESTION DE DOCUMENTOS DIGITALES                             Profeso...
INTRODUCCIONLa evolución del documento, va de la mano de la evolución de lacivilización, la piedra su primer cómplice y en...
OBJETIVO GENERALReconocer el nuevo estadio donde el dato y con ello el documentotoma una nueva dimensión, adjudicando una ...
CONTENIDO                   Eje temático No 1   1.EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO   2.EL CICLO VITAL DE LA INFORMACIÓN SUS 3FASES...
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Contexto: Entorno y la red en la que el documento ha ido creado y utilizado.Relación del dato con otros.Presentación: Apar...
CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS:•Digitalizados: Su creación se realiza a partir de documentos impresos.•Digit...
:    CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS                       8
CREACIÓN Y CAPTURA EN UN ENTORNO SEGURO:La captura es un interface técnico entre el sistema de gestión dedocumentos y los ...
:     SELECCIÓN Y DISPOSICIÓN DE CONJUNTOS DOCUMENTALES:    El sistema que sea utilizado debe permitir la conformación de ...
:    EL DATO INDIVIDUAL A LA INFORMACIÓN        ELECTRÓNICA ESTRUCTURADA                     11
:                     ¿QUÉ ES INFORMACIÓN?    Es un conjunto organizado de datos procesados llevados al    conocimiento de...
¿QUÉ ES UN DATO?:    Un dato es una unidad elemental de información.    Un dato aislado no necesariamente constituye infor...
CREACIÓN DE DATOS ELECTRÓNICOSEl dato es una unidad de información que se puede agrupar en undocumento o catalogo, los dat...
El Comité CIA sobre archivos electrónicos define al documento (record)como un fragmento particular de información registra...
MODOS DE ESTRUCTURAR LOS DATOS:Una estructura de datos es una forma de organizar un conjunto de datoselementales con el ob...
DOCUMENTOSEs una estructura utilizada cuando los datos han sido agrupados para darcuenta de un razonamiento o una activida...
2) La estructura lógica del documento (que puede estar incluida en eldocumento o base de datos, o también ser añadida como...
4) La presentación se contempla cada vez más separadamente delpropio documento, lo que permite abstraer la información en ...
-                         BASES DE DATOS.Es una colección de datos organizados y estructurados según undeterminado modelo ...
Bases de datos referenciales: Aquellas bases de datos que ofrecenregistros que a su vez son representaciones de documentos...
ADQUISICIÓN DE EQUIPOS Y APLICACIONES PARA LA INFORMACIÓN.    Al momento de pensar en la adquisición de equipos es necesar...
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Es muy importante determinar:-Tipo de soporte: papel, microfilm, soporte magnético o soporte óptico.-Tipo de formato en qu...
CONCLUSIONESEl documento electrónico, ha alcanzado la validez y la confianza queel documento físico ha vestido a través de...
BIBLIOGRAFIAhttp://es.wikipedia.org/wiki/Documento_electr%C3%B3nicohttp://aabadom.files.wordpress.com/2009/10/75_0.pdfhttp...
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El Documento Electrónico: Eje temático Nº 1

  1. 1. EL DOCUMENTO ELECTONICO EJE TEMATICO Nº1GESTION DE DOCUMENTOS DIGITALES Profesor. Jorge Mario Zuluaga Campuzano Integrantes: Carmen Ruth Alarcón Jully Paola Álvarez Alba Catalina Cabrera Diana Chicacausa Yaquelin Cruz Moreno John Freddy Beltrán UNIVERSIDAD DEL QUINDIO 1
  2. 2. INTRODUCCIONLa evolución del documento, va de la mano de la evolución de lacivilización, la piedra su primer cómplice y en el trascurso de los tiemposun sinfín de formatos han acompañado al documento.Ahora los avances tecnológicos, han traspasado el límite de la materia,ya no los tocamos, ni los olemos, ni se nos caen de las manos, esacomunión, ese contacto desaparece, para convertirse en solo, lo que esinformación.El documento electrónico es la nueva forma de la información por lo quese hace necesario conocer el tratamiento que se le debe realizar desdeel momento de su creación hasta su disposición final y las herramientasnecesarias para su tratamiento. 2
  3. 3. OBJETIVO GENERALReconocer el nuevo estadio donde el dato y con ello el documentotoma una nueva dimensión, adjudicando una gran variedad de nuevascaracterísticas, estamos hablando del documento electrónico, de lotangible a lo virtual.OBJETIVOS ESPECIFICOS-Identificar los términos, las características y las aplicaciones queconforman el documento electrónico.-Dar la importancia que se merece el documento electrónico, en lostiempos en que la tecnología invade cada centímetro de la vida del serhumano. 3
  4. 4. CONTENIDO Eje temático No 1 1.EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO 2.EL CICLO VITAL DE LA INFORMACIÓN SUS 3FASES 3.EL DATO INDIVIDUAL A LA INFORMACIÓNELECTRÓNICA ESTRUCTURADA 4.- ¿QUE ES INFORMACIÓN? 5.- ¿QUE ES UN DATO? 6.-¿PORQUE ES DIFERENTE LA INFORMACIÓNELECTRÓNICA? 7.CREACIÓN DE DATOS ELECTRÓNICOS 8.MODOS DE ESTRUCTURAR LOS DATOS: 9.-DOCUMENTOS 10.-BASES DE DATOS 11.ADQUISICIÓN DE EQUIPOS Y APLICACIONES PARA LA 4INFORMACIÓN.
  5. 5. DOCUMENTO ELECTRÓNICODocumento cuyo soporte material es producido, recibido, conservado ytransmitido haciendo uso de la electrónica permitiendo reproducir lasdecisiones humanas.El documento electrónico, según Alicia Casas de Barrán tiene cuatrocomponentes:Contenido: Información registrada o materia del documento.Estructura: Forma de organizar los datos, mediante el uso deencabezamientos y otros dispositivos para identificar y etiquetar partes deldocumento. Así mismo utilizando tipografías especiales (cursiva, negrita)para efecto de destacar los datos significativos del contenido. 5
  6. 6. Contexto: Entorno y la red en la que el documento ha ido creado y utilizado.Relación del dato con otros.Presentación: Apariencia del documentos al realizar su recuperación.Los documentos que no se encuentran en algún medio físico impreso ograbado y que haya sido creado o transmitido por medios electrónicos sonconsiderados electrónicos.Los siguientes documentos son considerados electrónicos:Correos electrónicos, textos, hojas de cálculo producidos en computador, lasfotografías, los videos y música digital, las páginas de Internet, los mensajesmultimedia y de texto creados y enviados por celular, etc. 6
  7. 7. CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS:•Digitalizados: Su creación se realiza a partir de documentos impresos.•Digitales para imprimir: Creados para ser impresos•Multimediáticos: Son creados para ser consultados con ayuda de uncomputador. 7
  8. 8. : CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS 8
  9. 9. CREACIÓN Y CAPTURA EN UN ENTORNO SEGURO:La captura es un interface técnico entre el sistema de gestión dedocumentos y los programas Excel, email, etc. siguiendo losprocedimiento establecidos para tal fin.En esta etapa es importante que la información capturada sea lacorrecta y que se establezcan los vínculos con la serie o agrupacióndocumental a la cual corresponde. 9
  10. 10. : SELECCIÓN Y DISPOSICIÓN DE CONJUNTOS DOCUMENTALES: El sistema que sea utilizado debe permitir la conformación de expedientes alojando documentos que se encuentren relacionados o que pertenezcan a un mismo tema o permitir la organización de los mismos permitiendo a futuro tomar decisiones para efectuar selección. Preservación, transferencia y conservación de conjuntos documentales: El conjunto de documentos para los cuales se haya determinado su conservación permanente, deben ser transferidos para su custodia tomando las medidas necesarias para conservar la información a largo plazo. 10
  11. 11. : EL DATO INDIVIDUAL A LA INFORMACIÓN ELECTRÓNICA ESTRUCTURADA 11
  12. 12. : ¿QUÉ ES INFORMACIÓN? Es un conjunto organizado de datos procesados llevados al conocimiento de una persona o de un grupo. La información puede ser calificada según sus características. De significado: Cada persona adecuada sus acciones y actitudes de acuerdo a las consecuencias previsibles según el significado o la interpretación de la información recibida. Importancia: relativa al receptor, en la medida en que cambie la actitud del individuo. Vigencia: Relacionada con el espacio y el tiempo. Validez: Relacionada con el emisor. Constancia de confiabilidad sobre la información recibida. 12 Valor: Según la importancia de la misma para el receptor
  13. 13. ¿QUÉ ES UN DATO?: Un dato es una unidad elemental de información. Un dato aislado no necesariamente constituye información relevante, pueden consistir simplemente en estadísticas, números, etc., los datos agrupados de forma conveniente son base para que la información sea relevante para la toma decisiones. ¿POR QUÉ ES DIFERENTE LA INFORMACIÓN ELECTRÓNICA? La diferencia entre la información en soporte papel o grabada y la electrónica radica en que esta última requiere de un dispositivo electrónico para poder ser consultada. 13
  14. 14. CREACIÓN DE DATOS ELECTRÓNICOSEl dato es una unidad de información que se puede agrupar en undocumento o catalogo, los datos han metabolizaron en lo electrónico, estoconlleva a unas nuevas características que asumen un nuevo formatodigital. En el caso de la información electrónica, aquellos pueden sertratados, comunicados e interpretados por ordenadores, maquinas.Si el dato electrónico, en si solo representa información, su conjuntorepresentaría un documento electrónico muy similar con el formato físicoincluyendo su legitimidad legal. 14
  15. 15. El Comité CIA sobre archivos electrónicos define al documento (record)como un fragmento particular de información registrada generada,acumulada o recibida en el inicio, desarrollo o finalización de unaactividad institucional o personal, y que comprende un contenido, uncontexto y una estructura suficientes para constituir una prueba oevidencia de esta actividad.La difusión del documento electrónico es más dinámica, por ejemplo, esfácil copiar un documento electrónico de un soporte a otro. Esto quieredecir que es más fácil copiar y difundir la información, pero también sehace más difícil la crucial delimitación del propio concepto de “original”.El documento electrónico, como el formato físico debe cumplir con unascaracterísticas. 15
  16. 16. MODOS DE ESTRUCTURAR LOS DATOS:Una estructura de datos es una forma de organizar un conjunto de datoselementales con el objetivo de facilitar su manipulación. Un dato elementales la mínima información que se tiene en un sistema.Una estructura de datos define la organización e interrelación de estos yun conjunto de operaciones que se pueden realizar sobre ellos.Según la finalidad de la información, existen principalmente dos mediosde estructurar los datos: 16
  17. 17. DOCUMENTOSEs una estructura utilizada cuando los datos han sido agrupados para darcuenta de un razonamiento o una actividad.Un documento electrónico está constituido por cuatro elementosprincipales, de los cuales los tres primeros deben ser conservados:1)El contenido del documento, que puede incluir varios tipos de datos:· Textuales (páginas, párrafos, palabras.· Numéricos (enteros, flotantes…· Gráficos, de imágenes, de vídeo y sonido.· De enlaces hipertexto 17
  18. 18. 2) La estructura lógica del documento (que puede estar incluida en eldocumento o base de datos, o también ser añadida como entidadseparada, en cuyo caso una misma estructura puede ser utilizada porvarios documentos). La estructura lógica puede ser muy diferente de laestructura física del documento.3) El contexto descrito en un documento asociado. Puede incluirinformaciones como: · Los metadatos técnicos (aplicaciones y equipos informáticosnecesarios, números de versión, estructura del fichero, descripción de losdatos, un extracto histórico de las relaciones con otros documentos. · La descripción del contexto administrativo. El contexto descritoen la documentación puede volverse complejo cuando el documento seencuentra integrado en una arquitectura de red. 18
  19. 19. 4) La presentación se contempla cada vez más separadamente delpropio documento, lo que permite abstraer la información en sí mismadel modo en que ésta será presentada. La difusión de la información ensoportes variados (CD-ROM, acceso en línea, papel...), se denomina“gestión intersoporte”. El instrumento que permita, dentro de varios años,visualizar los datos documentados hoy en día, aún no se ha inventado.Existen varias formas de clasificar los documentos. Las dos principalesson:•Codificación cronológica (se da un número a cada documento en elmomento en el que se registra).•Codificación por tema (por ejemplo, cada documento se adscribe a unnúmero de acuerdo a un plan de clasificación). 19
  20. 20. - BASES DE DATOS.Es una colección de datos organizados y estructurados según undeterminado modelo de información que refleja no sólo los datos en símismos, sino también las relaciones que existen entre ellos. La basede datos se diseña con un propósito específico y debe ser organizadacon una lógica coherente. Los datos podrán ser compartidos pordistintos usuarios y aplicaciones, pero deben conservar su integridad yseguridad al margen de las interacciones de ambos.En esta estructura, los datos son almacenados en un “pool” o reservade información, de donde pueden extraerse o ponerse al día. 20
  21. 21. Bases de datos referenciales: Aquellas bases de datos que ofrecenregistros que a su vez son representaciones de documentos primarios, yentre las que cabe distinguir:•-Bibliográfica•-Directorios Bases de datos fuente: Son las que ofrecen el documento completo, nouna representación del mismo, y entre las que cabe distinguir:•Numéricas•Textuales:•Mixtas 21
  22. 22. ADQUISICIÓN DE EQUIPOS Y APLICACIONES PARA LA INFORMACIÓN. Al momento de pensar en la adquisición de equipos es necesario teneren cuenta la gestión documental tanto electrónica, donde se incluyendiferentes factores desde que equipos se necesitan para la creación deldocumento electrónico, hasta aquellos que permitan la conservaciónpermanente y consulta de su información, por eso es necesario diseñar unprograma de gestión de documentos electrónicos personalizado elaboradopor un profesional en ciencias de la información y la documentación que seacople a las necesidades de la empresa donde se va a implementar. 22
  23. 23. 23
  24. 24. Es muy importante determinar:-Tipo de soporte: papel, microfilm, soporte magnético o soporte óptico.-Tipo de formato en que se va a conservar la informacion: .tiff, .gif, .jpeg, fax u otrosformatos, gráficos vectoriales, textos, datos, bases de datos-Tipos de programas o software y utilidades a emplear-Tipo de datos: de audio, de video, de imagen, de texto, etc.-Estructura de los datos: documentos o bases de datos tipo de unidades dealmacenamiento y migración de la información-Tiempo de conservación, de almacenamiento y de migración-Normas y estándares en el manejo de la información-Seguridad y autentificación de los documentos-Modo de acceso a los datos 24
  25. 25. CONCLUSIONESEl documento electrónico, ha alcanzado la validez y la confianza queel documento físico ha vestido a través de la historia, he inclusopodemos afirmar que su difusión es más potente que el documentofísico.A través de la investigación para el desarrollo de este trabajo, nospermitió fortalecer nuestro conocimiento y vislumbrar la importanciadel documento electrónico en estos tiempos de tecnología. Eldocumento electrónico tiene la valides jurídica, social e informativa;incluyendo nuevas características que conllevan su nuevo formatovirtual, la importancia de reconocer su valor y verlo como unaherramienta que puede traspasar lo tangible a lo físico. 25
  26. 26. BIBLIOGRAFIAhttp://es.wikipedia.org/wiki/Documento_electr%C3%B3nicohttp://aabadom.files.wordpress.com/2009/10/75_0.pdfhttp://www.cornu.eu.org/files/guidelines_ES.pdfhttp://www.hipertexto.info/documentos/b_datos.htmhttp://www.infotectura.com/2009/09/29/5-formas-de-organizar-la-informacion/http://1.bp.blogspot.com/-qaK1dgd9dHM/TlB3Wp8FLzI/AAAAAAAACJA/TqtJxsq8plI/s1600/proceso+de+digitalizaci%25C3%25B3n.jpghttp://www.buenastareas.com/ensayos/Que-Es-Un-Documento-Electronico-De/560152.html 26

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