Universidad del Quindío – CIDBA
Trabajo Final

TRABAJO FINAL

GERMAN FABRICIO VELASQUEZ BERMUDEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
...
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INTRODUCCIÓN
Este mensaje busca mostrar de una manera
didáctica y sencilla,...
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OBJETIVOS:
 Realizar un aporte significativo como
futuro profesional, dand...
Universidad del Quindío – CIDBA
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COMO PROFESIONAL EN CIENCIA DE
LA INFORMACIÓN Y LA
DOCUMENTACIÓN
BIBLIOTECO...
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TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
Una transferencia documental es el proceso que
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PASOS PARA REALIZAR UNA TRANSFERENCIA
DOCUMENTAL

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PASOS PARA REALIZAR UNA TRANSFERENCIA
DOCUMENTAL
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PROPUESTA DE CAMBIO CON LO APRENDIDO EN
EXPRESIÓN ORAL Y ESCRITA
En el proce...
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CONCLUSIONES GENERALES
En este trabajo tuve la oportunidad de aplicar los c...
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Trabajo final exp. oral

  1. 1. Universidad del Quindío – CIDBA Trabajo Final TRABAJO FINAL GERMAN FABRICIO VELASQUEZ BERMUDEZ UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA EXPRESIÓN ORAL Y ESCRITA PRIMER SEMESTRE BOGOTA D.C 2013
  2. 2. Universidad del Quindío – CIDBA Trabajo Final INTRODUCCIÓN Este mensaje busca mostrar de una manera didáctica y sencilla, la importancia que tiene esta profesión para mi vida, y el aporte que como futuro profesional, deseo hacer a la sociedad, a la organización donde me desempeñe, en pro de la correcta gestión de la información y documentación para asegurar la transparencia administrativa y facilitar la investigación fundamentados en la correcta gestión documental.
  3. 3. Universidad del Quindío – CIDBA Trabajo Final OBJETIVOS:  Realizar un aporte significativo como futuro profesional, dando un valor agregado en mis tareas como archivista de acuerdo a lo aprendido en la materia.  Implementar los conocimientos adquiridos en Expresión Oral y Escrita.  Trabajar el tema conociendo lo concerniente a las transferencias documentales de una entidad educativa.
  4. 4. Universidad del Quindío – CIDBA Trabajo Final COMO PROFESIONAL EN CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA ¿CUAL ES MI APORTE DE ACUERDO A MI CAMPO LABORAL?
  5. 5. Universidad del Quindío – CIDBA Trabajo Final TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Una transferencia documental es el proceso que consiste en realizar Un traslado de los documentos que ya cumplieron su tiempo de retención En los archivos de gestión y deben pasar al archivo central por disposición de La tabla de retención de la entidad. Dicho proceso debe ser precedido de una serie de procedimientos que permitirán Que los documentos a transferir estén correctamente organizados para hacer parte Del archivo central.
  6. 6. Universidad del Quindío – CIDBA Trabajo Final PASOS PARA REALIZAR UNA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL     Identificar la serie documental o asunto que la unidad desea transferir. Realizar una medición para identificar el volumen documental que se desea transferir. Aplicar la Tabla de Retención Documental del área, proceso o serie que se va a transferir. Tomar los expedientes físicos y realizar la ordenación correspondiente al asunto que se va a transferir (alfabética, cronológica, numérica)
  7. 7. Universidad del Quindío – CIDBA Trabajo Final PASOS PARA REALIZAR UNA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL       Liberar los documentos de material abrasivo como (ganchos, clips, legajos). Cambiar la unidad de almacenamiento (carpetas) y ubicar la documentación en cajas rotuladas. Ordenar el expediente al interior si se requiere respetando el principio de orden original. Realizar la foliación de la documentación. Elaborar el inventario de transferencia documental. Elaborar acta de transferencia y firmas por parte de los responsables. http://www.youtube.com/watch?v=uUf8xa4AZ3 Q
  8. 8. Universidad del Quindío – CIDBA Trabajo Final PROPUESTA DE CAMBIO CON LO APRENDIDO EN EXPRESIÓN ORAL Y ESCRITA En el proceso de transferencia documental que trabajo actualmente no cambiaria el procedimiento que se realiza actualmente ya que esta normado bajo las políticas y funciones establecidas por el comité de archivo de la universidad e implementadas por la Oficina de Administración Documental. Mi propuesta sería en cuanto a la capacitación que nuestra oficina debe brindar a las unidades académicas y administrativas, al personal de soporte y manejo de archivos de gestión.
  9. 9. Universidad del Quindío – CIDBA Trabajo Final PROPUESTA DE CAMBIO CON LO APRENDIDO EN EXPRESIÓN ORAL Y ESCRITA La Oficina de Administración Documental donde trabajo actualmente esta sujeta a un cambio positivo en estos últimos años, se le esta dando mas difusión al tema de gestión documental a la Universidad de los Andes y la acogida en las dependencias de la Universidad ha sido muy positiva, en el tema de creación de nuevas tablas de retención, cuadros de clasificación y tablas de valoración se ha avanzado bastante. Hoy día es necesario realizar un programa de capacitación a las personas responsables de los archivos de gestión llevándolos a conocer el tema archivístico de una forma didáctica y fácil para su aplicación en el campo laboral.
  10. 10. Universidad del Quindío – CIDBA Trabajo Final PROPUESTA DE CAMBIO CON LO APRENDIDO EN EXPRESIÓN ORAL Y ESCRITA Identificando las necesidades de la comunidad uniandina en cuanto a gestión documental, mi propuesta realizaría una citación a los jefes de la unidades mostrándoles los beneficios de la organización documental en sus archivos y la viabilidad de que los documentos bien organizados no solo servirán para que la función administrativa de cada oficina sea optima si no también ayudaran en el tema de investigación que es una de las funciones misionales de la Universidad.
  11. 11. Universidad del Quindío – CIDBA Trabajo Final PROPUESTA DE CAMBIO CON LO APRENDIDO EN EXPRESIÓN ORAL Y ESCRITA Con el personal de asistencia y técnico se trabajarían unos módulos de capacitación diferentes a las personas de cargos gerenciales, al personal de apoyo se le explicaría mas a fondo el tema de ordenación y manejo físico de los expedientes en el archivo de gestión; se explicaría el tema de como hacer una transferencia, utilización de formatos establecidos por la OAD y otros tips que les servirán de ayuda para el optimo manejo de sus archivos de gestión. Todo esto de una manera didáctica y participativa entendiendo que el tema de archivo no es tan entretenido para algunas personas.
  12. 12. Universidad del Quindío – CIDBA Trabajo Final CONCLUSIONES GENERALES En este trabajo tuve la oportunidad de aplicar los conocimientos adquiridos en la materia, abordar temas, investigar sobre ellos e inferir en algunas situaciones de la gestión documental. La propuesta realizada me motiva a participar no solo como tecnólogo en mi actual trabajo si no también me invita a innovar y aportar ideas como futuro profesional en Ciencia de la Información y la documentación.
  13. 13. Universidad del Quindío – CIDBA Trabajo Final BIBLIOGRAFIA Oficina de Administración Documental de la Universidad de los Andes http://oad.uniandes.edu.co/index.php/es/productos-y-servicios

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