BizMeeting publie les résultats de sa première étude sur les tendances dans le MICE. Dans un premier temps, 15 sociétés ont été rencontrées en face à face lors d’une phase qualitative afin de préparer un questionnaire qui a été administré par téléphone auprès de 133 sociétés interrogées dans un deuxième temps.

1. 0
Etude BizMeeting
Tendances en matière de Réunions et Groupes
professionnels observées auprès d’Agences,
d’Entreprises et de Prestataires.
Juin 2014

2. Méthodologie
L’étude BizMeeting a été réalisée entre septembre et novembre 2013.
Elle porte exclusivement sur les réunions et groupes professionnels.
Dans un premier temps, 15 sociétés ont été rencontrées lors d’une phase qualitative afin de préparer un
questionnaire qui a été administré par téléphone auprès de 133 sociétés interrogées dans un deuxième temps.
Répartition de l’échantillon:
Phase qualitative Phase quantitative
TMC et Agences événementielles: 8
Sociétés: 3
Prestataires (hôtels, lieux de réunion): 4
TMC et Agences événementielles: 36
Sociétés: 63
Prestataires (hôtels, lieux de réunion): 34
Nous avons veillé dans les 3 catégories à interroger des petites, moyennes et grandes structures à parts égales.

3. 2
Réunions et Groupes:
Fonctionnement des Agences interrogées.
1ère partie

4. 3
58%
42%
Agence de voyage
Agence
événementielle
Description de l’échantillon
Répartition des questionnaires par type d’agence et de clientèle
Quel type d’agence êtes-vous ?
Qui sont vos principaux clients Groupe ?
94%
6%
Clients affaires
Autres
Près de 60% des agences interrogées sont des agences de voyage, contre 42% d’agences événementielles. La grande majorité de l’échantillon traite avec
une clientèle affaires (94%), parfois également avec les administrations publiques (autres, 6%).

5. 4
Description de l’échantillon
9%
Typologie des événements organisés chaque année
Quels types de séminaires, réunions et groupes Affaires organisez-vous par an ?
13%
32% 33%
20%
13%
50%
39%
32%
27%
41%
27% 25%
25% 25%
21%
16% 17%
9%
0%
3%
6%
3%
13%
0%
75%
50%
25%
0%
Location de salle Journée d’étude Séminaire résidentiel Groupe Affaires Autres
Moins de 10 personnes
10 à 50 personnes
50 à 100 personnes
Plus de 100 personnes
Plus de 200 personnes
La plupart des événements organisés par les agences interrogées sont compris entre 10 et 50 personnes, en particulier la location de salle et les groupes
Affaires, respectivement à hauteur de 39% et 41%. De plus, les journées d’étude et les séminaires résidentiels touchent globalement des événements de
taille légérement supérieure, entre 50 et 100 personnes, respectivement à hauteur de 32% et 33%.

6. 5
Réception des demandes clients
85%
52%
85% des interrogés reçoivent des demandes clients par email
18%
12% 9%
100%
75%
50%
25%
0%
Email Téléphone Autres Site internet Plateforme de
réservation spécifique
Par quel(s) canaux arrivent principalement
vos demandes et réservations Affaires ?
« Nous répondons en majorité aux appels d’offres
d’entreprises nous ayant référencées »
XXX, agence événementielle
« Nous avons une typologie de clients
particulière : essentiellement des grands
comptes, qui nous envoient des RFP (Request for
proposal). Nous faisons alors la recherche de
lieux, la contractualisation et le paiement.
YYY, TMC
« Nous répondons aussi aux appels d’offre du
Bulletin officiel des marchés publics. »
ZZZ, agence événementielle
L’email reste le canal d’arrivée privilégié des demandes Affaires, à hauteur de 85%. Le téléphone est également largement cité par la moitié de
l’échantillon. A noter que les plateformes de réservation spécifique concernent environ 10% des interrogés.

7. 6
Recherche des prestataires
Méthodes de recherche prestataires par type d’événements
Comment organisez-vous la recherche de prestataires ? (Plusieurs réponses possibles)
39% 38% 36% 37%
20%
48%
52% 54%
50%
60%
39% 41%
46%
43%
20%
52%
45% 46%
50%
20%
23% 24% 25% 23%
0%
75%
50%
25%
0%
Location de salle Journée d’étude Séminaire résidentiel Groupe Affaires Autres
Annuaire papier
Annuaire en ligne
Guide interne
Bouche-à-oreille
Information marché
Les réponses varient en fonction des différentes prestations proposées. Pour la location de salle, les agences interrogées fonctionnent d’abord par le
bouche-à-oreille puis grâce à un annuaire en ligne. Pour les journées d’étude, les séminaires résidentiels et les groupes affaires, les agences passent
d’abord par un annuaire en ligne. Les commentaires montrent une perte d’influence des Annuaires papier.

8. 7
Comment rédigez-vous les propositions pour vos clients ? A quel moment la relation téléphonique avec le prestataire
27% 24%
18% 18%
12%
100%
75%
50%
25%
0%
Réception du brief
client
Rédaction des
propositions
Demande de
quotation (y compris
relances)
Autres Recherche de
prestataires
67%
21%
12%
100%
75%
50%
25%
0%
Format Word ou Powerpoint utilisé
très fréquemment
Système informatique dédié Autres
est-elle la plus importante ?
Relations clients et prestataires
Rédaction des propositions et rôle de la relation téléphonique avec les prestataires
Les formats Word et PowerPoint constituent les principaux (67%) outils sollicités pour la rédaction des propositons commerciales. D’après les sondés, la
réception du brief et la rédaction des propositions constituent les deux moments les plus importants dans la relation téléphonique avec les prestataires, à
hauteur de respectivement 27% et 24%.

9. 8
Relations clients et prestataires
Quelle étape du processus vous prend le plus de temps ?
(1 = Peu long, 2 = Moyennement long, 3 = Assez long, 4 = Très long, 5 = Excessivement long)
3%
12%
27%
36%
21%
1 2 3 4 5
100%
75%
50%
25%
0%
Recherche de prestataires
61%
27%
12%
0% 0%
1 2 3 4 5
100%
75%
50%
25%
0%
Réception du brief client
3%
42%
33%
18%
3%
1 2 3 4 5
100%
75%
50%
25%
0%
Demande de quotation (y compris relances)
Plus de la moitié des interrogés juge très / excessivement long la recherche de prestataires qui semble demander plus d’efforts que la demande de quotation.

10. 9
Relations clients et prestataires
3%
18%
Quelle étape du processus vous prend le plus de temps ?
(1 = Peu long, 2 = Moyennement long, 3 = Assez long, 4 = Très long, 5 = Excessivement long)
27% 24% 27%
1 2 3 4 5
100%
75%
50%
25%
0%
Rédaction des propositions
« L’analyse des retours des
propositions fournisseurs est très
chronophage. En effet, les formats sont
souvent désorganisés et il faut tout
compiler pour construire notre
proposition. »
« Très souvent, au sein d’une même
chaîne, les propositions n’ont pas le
même format! »
« il manque toujours quelque chose
dans la réponse »
La rédaction des propositions apparaît comme une étape des plus chronophage de l’ensemble du processus. En effet, près de la moitié des managers
interrogés considèrent cette phase comme très voire excessivement longue.

11. 10
Relations fournisseurs
Eléments qui comptent dans la relation fournisseurs
(1 = Pas du tout important, 2 = Peu important, 3 = Moyennement important, 4 = Plutôt important, 5 = Très important)
6% 9%
22%
31% 31%
1 2 3 4 5
100%
75%
50%
25%
0%
Etre au courant des nouveautés
(ouvertures de lieux et d’hôtels, rénovations, etc.)
Avoir connaissance de la totalité des offres et possibilités existantes
13% 9% 9%
41%
28%
1 2 3 4 5
100%
75%
50%
25%
0%
3% 3%
19% 19%
56%
1 2 3 4 5
100%
75%
50%
25%
0%
Avoir des réponses à mes demandes dans un délai court
(moins de 24h)
0% 3%
19% 16%
63%
1 2 3 4 5
100%
75%
50%
25%
0%
Obtenir des devis avec des conditions très claires
(commissions, conditions d’annulations, etc.)
Deux éléments se détachent d’abord particulièrement en ce qui concerne la relation fournisseurs : avoir des réponses aux demandes de l’agence dans un
délai court (moins de 24h) et obtenir des devis avec des conditions très claires (commissions, conditions d’annulations, etc.). En effet, respectivement
75% et 79% des agences interrogées trouvent ces modalités importantes voire très importantes.

12. 11
Eléments qui comptent dans la relation fournisseurs
(1 = Pas du tout important, 2 = Peu important, 3 = Moyennement important, 4 = Plutôt important, 5 = Très important)
0% 3% 0%
31%
66%
1 2 3 4 5
100%
75%
50%
25%
0%
Obtenir des propositions de qualité
Relations fournisseurs
0% 3% 6%
35%
56%
1 2 3 4 5
100%
75%
50%
25%
0%
Obtenir de bons tarifs
« On construit nos propositions via des matrices excel très
précises puis personnalisées selon les demandes. Nous aimons
avoir des devis qui correspondent à notre demande sur des lieux
à forte valeur ajoutée. »
« Il est crucial d’avoir des réponses rapides. Même si la décision
finale est un arbitrage entre le coût et la qualité de la prestation. »
Obtenir de bons tarifs et des propositions de qualité sont également deux préoccupations majeures des agences interrogées, respectivement à hauteur de
90% et 97%.

13. 12
39%
24%
36%
100%
75%
50%
25%
0%
Commissions fournisseurs Marge sur prix net Autres
Quel délai exigez-vous auprès de vos fournisseurs
0% 3%
36%
61%
100%
75%
50%
25%
0%
4h 8h 24h Délai variable selon
l’urgence de la demande
pour l’envoi de leurs propositions ?
Quel est votre modèle économique ?
Modèle économique
Délai de réception des propositions fournisseurs et mode de facturation
En ce qui concerne le délai de réception des propositions fournisseurs, 61% des managers interrogés ont des exigences variables selon l’urgence. En
général, ce délai est par défaut de 48h. D’autre part, plus d’un tiers de l’échantillon souhaite un délai maximum de réponse de 24h. Quant au modèle
économique, la rémunération en commissions fournisseurs est privilégiée par près de 4 agences interrogées sur 10. Un quart des agences interrogées
adopte le modèle de la marge sur prix net.

14. 13
76%
15%
6% 3%
100%
75%
50%
25%
0%
Augmenter le volume
d’activité globale de
l’agence
Réduire le temps consacré
à chaque dossier
Autres Augmenter ma capacité de
travail pour traiter toutes les
demandes
Combien de collaborateurs au sein de votre société sont dédiés à l’activité
6%
groupes et séminaires ?
42%
18%
33%
100%
75%
50%
25%
0%
1 Entre 2 et 5 Entre 5 et 10 Plus de 10
Quel est votre principal objectif en matière de séminaires et réunions
(au global au niveau de l’activité Groupe) ?
Effectifs et objectifs
Collaborateurs dédiés à l’activité groupes et séminaires et objectif économique
Généralement, dans 4 agences interrogées sur 10, entre 2 et 5 personnes sont dédiées à l’activité groupes et séminaires. Un tiers des agences
interrogées sont toutefois à une autre échelle bien plus grande, et plus de 10 personnes travaillent sur cet aspect. D’autre part, en ce qui concerne l’objectif
principal des agences interrogées en matière de groupes et séminaires, il s’agit avant tout d’augmenter le volume d’activité globale de l’agence, pour plus
de 3 agences sur 4.

15. 14
Quelques commentaires recueillis auprès des personnes interrogées
« En temps de crise, les gains de
productivité restent l’objectif majeur. Il faut
que notre métier se professionnalise »
« Pourquoi les propositions des hôtels
sont-elles si compliquées? Il faut simplifier
tout ça. »
« Nous n’avons pas de bonnes bases de
données fournisseurs ni un bon reporting
client. »
« Nous étudions actuellement la possibilité
d'installer un système dédié à la rédaction
des propositions commerciales. »
« La relation avec les fournisseurs est clé:
ils ont une véritable compétence et la
relation avec eux est primordiale. »
« avoir des données de qualité actualisées
est la clé du succès. »
« Je considère le contact humain
primordial dans notre métier. Je cherche
des solutions pour me donner plus de
temps à y consacrer »
« les sites des hôtels sont trop différents, il
n’existe pas de données uniformisées »

16. 15
Réunions et Groupes:
Fonctionnement des Prestataires interrogés.
2ème partie

17. 16
Qui sont vos principaux clients Groupe ? Quel(s) type(s) d’événements organisent-ils en majorité ?
94%
6%
Clients Affaires
Autres
75%
(Plusieurs réponses possibles)
67%
39%
22%
6%
100%
75%
50%
25%
0%
Journée d’étude Séminaire résidentiel Location de salle Groupe affaires Autres
Description de l’échantillon
Les deux types d’événements les plus fréquents organisés par les prestataires interrogés sont les journées d’étude (75%) et les séminaires résidentiels
(67%).

18. 17
Description de l’échantillon
13%
Typologie des événements organisés chaque année
Combien de séminaires, réunions et groupes affaires organisez-vous par an ?
4% 4%
18%
0% 0%
8%
27%
47%
40%
35%
27%
20%
32%
46%
27%
20%
24%
8%
0%
75%
50%
25%
0%
Location de salle Journée d’étude Séminaire résidentiel Groupe Affaires
Moins de 10 personnes
10 à 50 personnes
50 à 100 personnes
Plus de 100 personnes
Plus de 200 personnes
De la même manière que pour les agences, les plus grands événements sont les séminaires résidentiels, dont plus de la moitié dépassent 100
participants. Pour les locations de salle et les journées d’étude, la fréquentation moyenne est de 50 à 100 personnes, respectivement à hauteur de 47%
et 40%. A noter tout de même que 40% des locations de salle et plus de la moitié des journées d’étude concernent plus de 100 personnes.

19. 18
Comment s’effectue la facturation des prestations (Pricing) ? En moyenne, combien de temps à l’avance recevez-vous
50%
36%
14%
100%
75%
50%
25%
0%
Réservation au moins 30 jours avant Réservation au moins 15 jours avant Réservation de dernière minute (une
semaine avant)
72%
22%
6%
100%
75%
50%
25%
0%
Au forfait Variable selon clients Selon un tarif dégroupé
les demandes de réservations Groupe Affaires ?
(Unique réponse possible)
Pricing et délai de réservation
Plus de 7 prestations sur 10 sont facturées au forfait
72% des prestations sont facturées au forfait (SR, JE…). C’est donc le mode de facturation le plus répandu, devant l’application d’un tarif dégroupé. En ce
qui concerne le délai de réservation des Groupes Affaires, 50% l’effectuent au moins un mois en amont de l’événement. Les réservations de dernière
minute ne représentent que 14% du total.

20. 19
Canaux de réservation des demandes affaires
L’email et le téléphone : deux canaux privilégiés de réservation
89%
64%
28%
6% 6%
100%
75%
50%
25%
0%
Email Téléphone Site internet Plateforme de
réservation spécifique
Autres
Par quel(s) canaux arrivent principalement
vos demandes et réservations Affaires ?
Les deux canaux les plus largement utilisés pour les demandes et réservations Affaires restent l’email et le téléphone, à hauteur de 89% et 64% (plusieurs
réponses possibles). La qualification des demandes emails et téléphone est jugée faible.

21. 20
Quel est votre budget annuel alloué au référencement sur les annuaires papier et
en ligne?
Budget de référencement
Budget alloué au référencement
16% 4% 16% 4% 52%
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%
Budget alloué au référencement
Moins de 500€
Entre 500€ et 1000€
Entre 1000€ et 1500€
Entre 1500€ et 2000€
Entre 2000 et 2500€
Plus de 2500
Le budget annuel alloué au référencement sur les annuaires principaux est globalement élevé, à hauteur de plus de 2500€ pour la moitié de l’échantillon.
Soulignons tout de même qu’à l’inverse, près du quart des prestataires interrogés consacrent moins de 1000€ au référencement chaque année.

22. 21
Référencement
Critères de choix d’annuaires de référencement
(1 = Pas du tout important, 2 = Peu important, 3 = Moyennement important, 4 = Plutôt important, 5 = Très important)
3%
14% 14%
31%
39%
1 2 3 4 5
100%
75%
50%
25%
0%
Présence de mes concurrents
9% 9%
20%
46%
17%
1 2 3 4 5
100%
75%
50%
25%
0%
Le prix
14%
3%
11% 17%
56%
1 2 3 4 5
100%
75%
50%
25%
0%
La qualification des demandes
En ce qui concerne les critères influant dans le choix de l’annuaire de référencement, il est à noter que la qualification des demandes ressort comme le
critère prioritaire, à hauteur de 73% (sondés considérant la modalité comme importante voire très importante), devant le la présence des concurrents à
70% et le facteur prix, à 63%.

23. 22
Référencement
Satisfaction vis-à-vis du référencement
(1 = Pas du tout satisfait, 2 = Peu satisfait, 3 = Moyennement satisfait, 4 = Plutôt satisfait, 5 = Très satisfait)
0% 3%
17%
71%
9%
1 2 3 4 5
100%
75%
50%
25%
0%
La qualité des demandes (potentiel de signature)
11% 12%
43%
29%
5%
1 2 3 4 5
100%
75%
50%
25%
0%
Le nombre de demandes apportées
0% 0%
20%
63%
17%
1 2 3 4 5
100%
75%
50%
25%
0%
L’adéquation des demandes avec votre cible
Le prix des abonnements
0% 3%
39%
52%
6%
1 2 3 4 5
100%
75%
50%
25%
0%
Les sondés sont globalement satisfaits en ce qui concerne la qualité des demandes (potentiel de signature), à hauteur de 80% (taux de satisfaction prenant
en compte les sondés plutôt voire très satisfaits), et l’adéquation des demandes avec la cible (Affaires uniquement ou Affaires et Loisirs), à hauteur de 80%
également. Le nombre de demandes en revanche est un point d’amélioration à rapprocher de la recherche du meilleur ROI.

24. 23
Réunions et Groupes:
Fonctionnement des Entreprises interrogés.
3ème partie

25. 24
Responsabilités des managers interrogés au sein des entreprises
Le MICE fait partie du périmètre de près de la moitié des managers interrogés
Quelle est votre fonction ? Le MICE fait-il partie de votre périmètre ?
48%
Oui
52% Non
69%
31%
Travel Manager
Autres

26. 25
MICE intégré au périmètre de la fonction
Des objectifs variés quant au MICE
[Si oui], quel est votre objectif principal par rapport au MICE ?
42%
13%
6%
39%
100%
75%
50%
25%
0%
Contrôle des dépenses Contrôle des fournisseurs
(Qualité, etc.)
Reporting Autres
« Déployer les outils et mettre en place des process. »
« Assurer une bonne qualité lors des réunions. »
« Savoir ce que je dépense. »
« Proposer autre chose que toujours les mêmes hôtels de
chaine sans âme. »
« Supprimer les intermédiaires. »
« Mettre de l’ordre!. »
Pour les managers dont le MICE est intégré dans leur périmètre, l’objectif est de contrôler les dépenses pour 42% d’entre eux, contre 13% souhaitant
avant tout contrôler les fournisseurs. Les objectifs peuvent également être très variés, d’où une divesrité de réponses libres à ce sujet (39%).

27. 26
MICE intégré au périmètre de la fonction
Globalement, la politique MICE couvre l’ensemble des manifestations quel que soit le nombre de participants
[Si oui], quels types de manifestations couvrez-vous ?
90%
27% 23%
33%
100%
75%
50%
25%
0%
Journées d’étude,
Séminaires et Réunions
(M)
Incentives (I) Congrès (C) Salons (E)
[Si oui], votre politique couvre-t-elle l’ensemble des
manifestations dans l’application de votre politique MICE ?
10%
90%
Oui
Non
Quasiment tous les managers interrogés qui couvrent le périmètre MICE organisent des journées d’étude, séminaires et réunions. Ensuite,
respectivement 33% et 23% sont concernés par les salons et congrés et 27% par les incentives. En ce qui concerne la distinction entre les différents
événements, des seuils de fréquentation peuvent être définis, dans les plus grandes Entreprises.

28. 27
MICE intégré au périmètre de la fonction
Une intégration du périmètre MICE à la fonction qui n’est pas à l’ordre du jour
76%
[Si non], est-ce prévu d’intégrer le périmètre MICE dans vos fonctions actuelles ?
9%
3%
12%
100%
75%
50%
25%
0%
Non Oui, courant 2014 Oui, courant 2015 Oui, un jour
Pour les managers n’intégrant pas le MICE dans leur périmètre, il n’est généralement pas prévu d’opérer un transfert de responsabilité, à hauteur de
76%, soit plus 7 répondants sur les 10 interlocuteurs concernés.

29. 28
Organisation du périmètre MICE
Aucun outil informatique spécifique n’est généralement mis à disposition au sein des entreprises
5%
95%
Oui
Non
90%
10%
Oui
Non
Avez-vous un outil dédié à votre disposition
qui vous permet de rechercher des fournisseurs et consulter des devis ?
[Si non], pensez-vous que ce serait une bonne idée ?
Dans 95% des entreprises interrogées, aucun outil informatique n’est mis en place afin d’aider à rechercher des fournisseurs et à consulter des devis. Or
90% des répondants estiment qu’il s’agit d’une bonne idée.

30. 29
52%
Autres outils mis en place dédiés au secteur MICE
30%
[Si non], avez-vous mis en place les outils suivants?
44%
20%
38%
48%
70%
56%
80%
62%
100%
75%
50%
25%
0%
Une liste de fournisseurs
référencés à utiliser
impérativement
Un process de validation des
demandes
Paiement centralisé Un outil spécialisé Un reporting des dépenses
Organisation du périmètre MICE
Oui
Non
L’outil généralisé au sein de l’échantillon, à hauteur de 52%, est une liste de fournisseurs référencés à utiliser impérativement dans le cadre du MICE. A
noter également que 38% des entreprises interrogées ont mis en place un process de reporting des dépenses et 44% un paiment centralisé.

31. A propos de BizMeeting
BizMeeting est un éditeur de bases de données dans le domaine des Réunions et Groupes professionnels.
BizMeeting agrège du contenu en provenance de différentes sources:
§ Connexion directe avec des producteurs (hôteliers, chaînes, centres d’affaires, etc.)
§ Connexion avec des sites internet spécialisés dans le MICE (Meeting Incentive Convention Exhibition)
§ Open data
Avec plus de 30 000 références de prestataires et 8000 points d’intérêt (métro, gares, stations taxi, etc.), la base de
données France est la plus complète du marché.
BizMeeting propose différents types d’accès à ses bases aux réservataires professionnels : API, web services, front
office métier et marque blanche.
Contact commercial:
Téléphone: 01 75 60 40 94
E-mail: contact@bizmeeting.fr
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