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PROCESO Y CÓDIGO:
                           GESTIÓN ADMINISTRATIVA
   I.E. SAGRADA
FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
                        Emisión: 10-2008
 MANUAL DE PROCESOS Y
                        Actualización:
    PROCEDMIENTOS
PROCESO Y CÓDIGO:
                                     GESTIÓN ADMINISTRATIVA
          I.E. SAGRADA
       FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
                                  Emisión: 10-2008
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            PROCEDMIENTOS




                        INSTITUCION EDUCATIVA

SAGRADA FAMILIA POTRERILLO
                                                     PALMIRA
_____________________________________________________________

   MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
PROCESO Y CÓDIGO:
                                     GESTIÓN ADMINISTRATIVA
          I.E. SAGRADA
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                                  Emisión: 10-2008
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                        INSTITUCION EDUCATIVA

SAGRADA FAMILIA POTRERILLO
                                                     PALMIRA
_____________________________________________________________
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                                       Emisión: 10-2008
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          MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS




                      TABLA DE CONTENIDO




                                                            PAGINA
       PRESENTACION
1.     INTRODUCCION                                           1
2.     OBJETIVOS   DEL   MANUAL   DE   PROCESOS         Y     2
       PROCEDIMIENTOS
3.     CONTENIDO   DEL   MANUAL   DE   PROCESOS         Y     3
       PROCEDIMIENTOS
4.     ESTRUCTURA ORGANICA                                    4
5.     MAPA DE PROCESOS                                       5
6.     MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTO                     6
6.1.       PROCESOS Y PRODUCTO                                7
6.2.       PROCESOS Y PROCEDIMIENTO                           9
PROCESO Y CÓDIGO:
                                                GESTIÓN ADMINISTRATIVA
                    I.E. SAGRADA
                 FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
                                             Emisión: 10-2008
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                                             Actualización:
                       PROCEDMIENTOS


6.3.        PROCEDIMIENTOS, ACTIVIDADES Y DIAGRAMA DE           15
            FLUJO
7.      MARCO REFERENCIAL                                       82
7.1.        PROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO                83
7.2.        PROCESO GESTION ACADEMICA                           95
7.3.        PROCESO GESTION ADMINISTRATIVA                      101
8.      ESQUEMA SISTEMATICO, DESPLIEGUE DE                      122
        CARGOS


                              ANEXOS
ANEXO   CODIFICACION DE LOS CARGOS                              156
1
ANEXO   MODELO DE ACUERDO “POR EL CUAL SE APRUEBA Y             157
2       ADOPTA EL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTO
        DE LA   INSTITUCION   EDUCATIVA    SAGRADA FAMILIA
        POTRERILLO”
ANEXO   CONVENCION DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO                    158
3
ANEXO   GLOSARIO                                                159
4
ANEXO   ABREVIATURAS                                            160
5
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                           GESTIÓN ADMINISTRATIVA
   I.E. SAGRADA
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                                                           Actualización:
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                                    PRESENTACION



La Institución Educativa SAGRADA FAMILIA POTRERILLO, en su proceso de modernización
institucional y para dar cumplimiento a las exigencias de tipo legal (Ley 87 de 1993), viene
desarrollando acciones planificadas que le permitan incorporar las técnicas de la
administración moderna, para cumplir adecuadamente con su Misión y Visión.


Dentro de estas acciones, la Institución, se apoyo en un grupo de profesionales externos,
quienes con su experiencia en Control Interno y en Sistema de Gestión de Calidad,
adelantaron un trabajo de campo con la participación de todos los funcionarios de la
Institución, para identificar los productos, los procesos, los procedimientos y las actividades
que se llevan a cabo en la Institución Educativa.


La información obtenida, después de realizarle un análisis y estudio cuidadoso, se
sistematizó y ajustó a la estructura orgánica de la Institución, la cual dio como resultado el
presente Manual de Procesos y Procedimiento, herramienta que debe convertirse en la guía
de trabajo de todas las áreas académicas y administrativas de la Institución Educativa
SAGRADA FAMILIA POTRERILLO.


El presente Manual contiene la Estructura Orgánica, el Mapa de Procesos, los Procesos,
Productos y Procedimientos Diagramados, igualmente el Marco Referencial, donde se
identifica cada uno de los procedimientos, la definición, el fundamento legal, los requisitos
iniciales, los documentos utilizados, la periodicidad, el producto o servicio final el cliente y
algunas observaciones y por último el Esquema Sistemático Despliegue de Cargos, donde se
PROCESO Y CÓDIGO:
                                                             GESTIÓN ADMINISTRATIVA
                          I.E. SAGRADA
                       FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
                                                         Emisión: 10-2008
                          MANUAL DE PROCESOS Y
                                                         Actualización:
                             PROCEDMIENTOS


relacionan las funciones, los insumos, las actividades, los productos y algunas observaciones
de cada uno de los cargos identificados en la Estructura Orgánica.
PROCESO Y CÓDIGO:
                                                             GESTIÓN ADMINISTRATIVA
                           I.E. SAGRADA
                        FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
                                                          Emisión: 10-2008
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                                                          Actualización:
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                                   1.INTRODUCCIÓN



Los Manuales de Procesos y Procedimientos y el Esquema Sistemático, Despliegue de
Cargos, son una herramienta administrativa que permite el ágil, organizado y eficiente
desarrollo de la gestión de cualquier organización. De igual forma la simplificación y la
racionalización y la participación de las distintas dependencias en la ejecución de las
actividades propias de cada proceso, a la vez que ayuda a la fijación de niveles de
responsabilidad, ejecución de funciones y la determinación de controles, ajustes y
retroalimentación de los mismos.


A partir de los tipos de procesos mas importantes que una organización tiene que manejar
como lo son el Gerencial, el Operativo y el de Apoyo se han determinado tres grandes
procesos – Direccionamiento Estratégica, Gestión Académica y Gestión Administrativa,
desde donde se ejecutan las actividades y funciones de los diferentes cargos de la
Institución.


EL Manual cuenta con una diagramación de los procedimientos que permite conocer la
secuencia ordenada de las actividades y las áreas involucradas en su cumplimiento y de
igual forma con un Marco Referencial que establece los criterios requeridos y el marco legal
entre otros aspectos.


El Despliegue de Cargos involucra las funciones del personal Docente y Administrativo con el
Insumo, la actividad y el producto como un sistema interactivo que permite hilar las acciones
pertinentes de cada cargo para una mayor eficiencia y eficacia.
PROCESO Y CÓDIGO:
                           GESTIÓN ADMINISTRATIVA
   I.E. SAGRADA
FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
                        Emisión: 10-2008
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    PROCEDMIENTOS
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                                                       Emisión: 10-2008
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          2. OBJETIVOS DEL MANUAL DE PROCESOS Y
                              PROCEDIMIENTOS



1. Identificar los productos, procesos, procedimientos y actividades que ofrece y se
   llevan a cabo en la Institución Educativa.


2. Concentrar las actividades, para ofrecer un servicio de calidad.


3. Definir niveles de responsabilidad de acuerdo a las funciones desarrolladas por cada
   una de las personas que laboran en la Institución Educativa.
PROCESO Y CÓDIGO:
                                                             GESTIÓN ADMINISTRATIVA
                          I.E. SAGRADA
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                                                         Emisión: 10-2008
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                                                         Actualización:
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                          3. CONTENIDO DEL MANUAL
                      DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTO



Para la elaboración del presente Manual de Procesos y Procedimientos, se partió de la
orientación metodológica, diseñada por el equipo profesional externo.


Las partes que integran el Manual, se encuentran ordenadas de una forma lógica, que facilita
el entendimiento y manejo a cualquier persona que desee consultarlo.


1. ESTRUCTURA ORGANICA : Es el Diagrama de Flujo de la forma como esta
organizada por cargos, la Institución Educativa.


2. MAPA DE PROCESOS: Es la identificación de los procesos y responsables de la
Institución.


3. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTO


3.1. Procesos y Producto: Es el Proceso Identificado y el producto que arroja .


3.2. Procesos y Procedimientos: Es el proceso identificado y los procedimientos que
realiza el proceso.
PROCESO Y CÓDIGO:
                                                               GESTIÓN ADMINISTRATIVA
                           I.E. SAGRADA
                        FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
                                                           Emisión: 10-2008
                          MANUAL DE PROCESOS Y
                                                           Actualización:
                             PROCEDMIENTOS


3.3. Procedimiento, Actividades y Diagrama de Flujo: Son cada uno de los
procedimientos identificados dentro de cada proceso, con sus respectivas, actividades,
responsables y su diagrama de flujo.


4. MARCO REFERENCIAL : Es donde se identifica cada uno de los procedimientos, su
definición, su fundamento legal, los requisitos iniciales, los documentos utilizados, la
periodicidad, el producto o servicio final al cliente y algunas observaciones al procedimiento.


5. ESQUEMA SISTEMATICO, DESPLIEGUE DE CARGOS: Es la relación de las
funciones, con los insumos y las actividades que al final generan un producto.
PROCESO Y CÓDIGO:
                             GESTIÓN ADMINISTRATIVA
     I.E. SAGRADA
  FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
                          Emisión: 10-2008
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6. MANUAL DE PROCESOS Y
    PROCEDIMIENTOS
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6.1. PROCESOS Y PRODUCTOS
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     MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
              PROCESOS Y PRODUCTO
       CODIGO                          VERSIÓN
      SFP-001                          001- 2005


No         PROCESO                       PRODUCTO
.
1      DIRECCIONAMIENTO       MANEJO,        DESARROLLO          Y
          ESTRATÉGICO         CONTROL DE LAS ACTIVIDADES
                              ADMINISTRATIVAS Y OPERATIVAS
                              DE LA INSTITUCIÓN BAJO LOS
                              PRINCIPIOS      DE        EFICIENCIA,
                              EFICACIA Y ECONOMÍA, A PARTIR
                              DE       UNA         PLANIFICACIÓN
                              ESTRATÉGICA.
2      GESTION EDUCATIVA      SERVICIO EDUCATIVO INTEGRAL
                              CON CALIDAD Y PROYECCIÓN
                              SOCIAL
3    GESTION ADMINISTRATIVA   MAXIMIZACIÓN        DE    RECURSOS,
                              AMBIENTE       DE        ARMONÍA   Y
                              COMPROMISO INSTITUCIONAL
PROCESO Y CÓDIGO:
                                 GESTIÓN ADMINISTRATIVA
         I.E. SAGRADA
      FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
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6.2. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
PROCESO Y CÓDIGO:
                                             GESTIÓN ADMINISTRATIVA
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       MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
            PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
     RESPONSABLE             CODIGO                  VERSIÓN
      CONSEJO                SFP-001                 001- 2005
      DIRECTIVO
      “RECTOR”


No.      PROCESO                  PROCEDIMIENTO
                             ASIGNACIÓN DE CARGA ACADÉMICA A
                              DOCENTES
                             ELABORACIÓN     Y      EJECUCIÓN   DEL
                              PRESUPUESTO
                             MODICACIÒN              PRESUPUESTAL,
                              ADICCIÓN PRESUPUESTAL
 1    DIRECCIONAMIENT        MODIFICACIÒN            PRESUPUESTAL,
              O               REDUCCIÓN PRESUPUESTAL
         ESTRATÉGICO         MODIFICACIÒN      AL    PRESUPUESTO,
                              TRASLADOS PRESUPUÉSTALES
                             PLAN DE COMPRAS
                             LEGALIZACIÓN           DE      ACTOS
                              ADMINISTRATIVOS
                             CREACIÓN DE CAJA MENOR
PROCESO Y CÓDIGO:
                             GESTIÓN ADMINISTRATIVA
   I.E. SAGRADA
FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
                          Emisión: 10-2008
 MANUAL DE PROCESOS Y
                          Actualización:
    PROCEDMIENTOS


             CONTRATACIÓN          DIRECTA         CON
             FORMALIDADES PLENAS (OBRA PUB.)
             CONTRATACIÓN          DIRECTA         CON
             FORMALIDADES PLENAS ( CONTRATO
             DE SUMINISTROS O COMPRAS)
            CONTRATACIÓN          DIRECTA          CON
             FORMALIDADES PLENAS (PRESTACIÓN
             SERVICIOS)
             CONTRATACIÓN          DIRECTA         SIN
             FORMALIDADES PLENAS (O.T.)
             CONTRATACIÓN          DIRECTA         SIN
             FORMALIDADES PLENAS (COMPRAS)
            CONTRATACIÓN           DIRECTA         SIN
             FORMALIDADES PLENAS (O.P.S)
            CREACIÓN DE MEDIDAS DE SEGURIDAD
             Y   CUSTODIA     PARA         BIENES    DE
             PROPIEDAD       PLANTA        Y   EQUIPO
             INSTITUCIONAL
PROCESO Y CÓDIGO:
                                           GESTIÓN ADMINISTRATIVA
                I.E. SAGRADA
             FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
                                        Emisión: 10-2008
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                                        Actualización:
                    PROCEDMIENTOS



       MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
             PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
      RESPONSABLE            CODIGO                 VERSIÓN
       CONSEJO               SFP-001               001- 2005
      ACADEMICO
 COORDINADORES
      DOCENTES


No.     PROCESO                  PROCEDIMIENTO
                         ORGANIZACIÓN DEL PLAN DE ESTUDIO
                         MATRICULA DE ESTUDIANTES
                         PLANEACIÓN ACADÉMICA DEL ÁREA POR
                          ASIGNATURA
 2       GESTION         DESARROLLO DE LA PLANEACIÓN DE CADA
          ACADEMIC        ÁREA POR ASIGNATURA
             A           EVALUACIÓN DE LA ASIGNATURA DE CADA
                          AREA
                         PROMOCIÓN ACADÉMICA DE ESTUDIANTES
                         ELABORACIÓN DE HORARIOS
                         CAPACITACIÓN A DOCENTES
                         EVALUACIÓN      INSTITUCIONAL        AÑO
                          ANTERIOR
PROCESO Y CÓDIGO:
                                             GESTIÓN ADMINISTRATIVA
                 I.E. SAGRADA
              FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
                                         Emisión: 10-2008
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                  PROCEDMIENTOS




        MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
             PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
     RESPONSABLE            CODIGO                  VERSIÓN
      CONTADOR -            SFP-001                001- 2005
      TESORERO


No.      PROCESO                   PROCEDIMIENTO
                           IDENTIFICACIÓN         DE         HECHOS
                        ECONÓMICOS FINANCIEROS Y SOCIALES
                           REVISIÒN,        VERIFICACIÓN          Y
                            CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
                            FUENTES Y SOPORTES
                           IMPUTACIÓN       DE    SOPORTES       DE
 3        GESTION       CONTABILIDAD
          ADMINISTRAT      DIGITACIÓN       DE           DOCUMENTOS
              IVA       SOPORTES
                           AJUSTES Y CIERRE
                           ELABORACIÓN           DE         ESTADOS
                        FINANCIEROS E INFORMES CONTABLES
                           EJECUCIÓN O RECAUDO PRESUPUESTO
                        DE INGRESOS
                           EJECUCIÓN DE EGRESOS; REGISTRO E
                        INFORMES
PROCESO Y CÓDIGO:
                           GESTIÓN ADMINISTRATIVA
   I.E. SAGRADA
FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
                        Emisión: 10-2008
 MANUAL DE PROCESOS Y
                        Actualización:
    PROCEDMIENTOS


           RECAUDO DE EFECTIVO
           NOVEDADES DE NOMINA
           PAGO   DE   NÓMINA    A      DOCENTES   Y
        PERSONAL ADMINISTRATIVO
           PAGO DE ACREENCIAS
PROCESO Y CÓDIGO:
                                             GESTIÓN ADMINISTRATIVA
                 I.E. SAGRADA
              FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
                                        Emisión: 10-2008
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                                        Actualización:
                  PROCEDMIENTOS




        MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
             PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
     RESPONSABLE           CODIGO                  VERSIÓN
      SECRETARIA           SFP-001                001- 2005


No.      PROCESO                 PROCEDIMIENTO
                           MANEJO DE CORRESPONDENCIA
                           SEGURIDAD    E    INTEGRIDAD   DE   LA
                       INFORMACIÓN
                           ACTAS DE REUNIONES
 3        GESTION         ARCHIVO Y CONTROL DE HOJAS DE VIDA
         ADMINISTRAT       PERSONAL DOCENTE, ADMINISTRATIVO Y
             IVA           DE SERVICIOS GENERALES
                           CERTIFICACIONES Y CONSTANCIAS DE
                       ESTUDIO
                           DILIGENCIAMIENTO DE INFORMACIÓN
                       CON ENTIDADES EXTERNAS
                           DILIGENCIAMIENTO DE DIPLOMAS
                           PRUEBAS DE ICFES
                           REGISTRO    DE      EVALUACIONES    Y
                       VALORACIONES
PROCESO Y CÓDIGO:
                           GESTIÓN ADMINISTRATIVA
   I.E. SAGRADA
FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
                        Emisión: 10-2008
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                        Actualización:
    PROCEDMIENTOS
PROCESO Y CÓDIGO:
                                              GESTIÓN ADMINISTRATIVA
                 I.E. SAGRADA
              FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
                                         Emisión: 10-2008
               MANUAL DE PROCESOS Y
                                         Actualización:
                  PROCEDMIENTOS




       MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
             PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
     RESPONSABLE           CODIGO                      VERSIÓN
     BIBLIOTECA –          SFP-001                 001- 2005
     ENFERMERIA
      ALMACEN –
      SERVICIOS
      GENERALES


No.      PROCESO                 PROCEDIMIENTO
                       BIBLIOTECA
                          ADQUISICIÓN            DE           MATERIAL
                           BIBLIOGRÁFICO
                          CODIFICACIÓN       Y    UBICACIÓN        DEL
                           MATERIAL
 3        GESTION         PRÉSTAMO      DE   LIBROS      Y    MATERIAL
         ADMINISTRAT       DIDÁCTICO
             IVA       ENFERMERIA
                          SERVICIO DE ENFERMERÍA
                       ALMACEN
                          INVENTARIO    DE    BIENES,        PROPIEDAD
                           PLANTA Y EQUIPO INSTITUCIONAL
PROCESO Y CÓDIGO:
                            GESTIÓN ADMINISTRATIVA
   I.E. SAGRADA
FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
                         Emisión: 10-2008
 MANUAL DE PROCESOS Y
                         Actualización:
    PROCEDMIENTOS


           INVENTARIO DE BIENES, DADOS DE BAJA
            EN DESUSO O INSERVIBLES
        SERVICIOS GENERALES
           ASEO
           VIGILANCIA
PROCESO Y CÓDIGO:
                                  GESTIÓN ADMINISTRATIVA
          I.E. SAGRADA
       FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
                               Emisión: 10-2008
        MANUAL DE PROCESOS Y
                               Actualización:
           PROCEDMIENTOS




6.3. PROCEDIMIENTOS, ACTIVIDADES
      Y DIAGRAMA DE FLUJO
PROCESO Y CÓDIGO:
                               GESTIÓN ADMINISTRATIVA
       I.E. SAGRADA
    FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
                            Emisión: 10-2008
     MANUAL DE PROCESOS Y
                            Actualización:
        PROCEDMIENTOS




DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
PROCESO Y CÓDIGO:
                                                            GESTIÓN ADMINISTRATIVA
                             I.E. SAGRADA
                          FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
                                                      Emisión: 10-2008
                             MANUAL DE PROCESOS Y
                                                      Actualización:
                                PROCEDMIENTOS



PROCESO                  : DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
PROCEDIMIENTO            : ASIGNACIÓN DE CARGA ACADEMICA A DOCENTES
RESPONSABLE              : RECTOR

AREA FUNCIONAL                                     RECTOR              COORDINADORES


                   ACTIVIDAD

1   Elaborar acto administrativo la (Resolución)
    de la distribución de la carga Académica
    entre los Docentes con asesoría del Consejo
    Académico.




2   Elaborar el horario de clases por jornada.




3   Conformar los comité de área por jornada.




4   Fin del procedimiento.
PROCESO Y CÓDIGO:
                                                          GESTIÓN ADMINISTRATIVA
                             I.E. SAGRADA
                          FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
                                                       Emisión: 10-2008
                             MANUAL DE PROCESOS Y
                                                       Actualización:
                                PROCEDMIENTOS



PROCESO       : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
PROCEDIMIENTO : ELABORACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO
RESPONSABLE   : RECTOR
AREA FUNCIONAL                                RECTOR         TESORERO     CONSEJO
                                                                          DIRECTIVO


               ACTIVIDAD
1   Elaborar y revisar el proyecto de
    presupuesto teniendo en cuenta para
    ingresos: los costos educativos, los
    ingresos por la tienda, por fotocopias,
    donaciones, etc., y los recursos del
    balance (saldo efectivo, CxC). Para
    egresos de acuerdo a las necesidades
    que presente cada comité de área y
    los demás proyectos de inversión.


2   Plasmar todos aquellos parámetros
    que se deben tener en cuenta en la
    ejecución del presupuesto tales como:
    prelación de pagos, ejecución del
    presupuesto a través del PAC y las
    normas pertinentes (Dcto 111/96).

3   Convocar a reunión de Consejo
    Directivo para la disolución de y
    aprobación del presupuesto mediante
    Acuerdo. (disposiciones generales).

4   Discutir y aprobar el presupuesto de la
    vigencia.


5   Publicar en cartelera el Acuerdo de
    aprobación del presupuesto de la
    institución para la vigilancia.


6   Fin del procedimiento.
PROCESO Y CÓDIGO:
                                                                       GESTIÓN ADMINISTRATIVA
                            I.E. SAGRADA
                         FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
                                                                    Emisión: 10-2008
                            MANUAL DE PROCESOS Y
                                                                    Actualización:
                               PROCEDMIENTOS


PROCESO       : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
PROCEDIMIENTO :     MODIFICACIÓN     PRESUPUESTAL,                                     ADICION
              PRESUPUESTAL
RESPONSABLE   : COSEJO DIRECTIVO
AREA FUNCIONAL                                             RECTOR         TESORERO     CONSEJO
                                                                                       DIRECTIVO

                    ACTIVIDAD
1   Comparar cada mes una vez hecha la
    conciliación bancaria, el PRESUPUESTO DE
    INGRESOS APROBADOS (0205)            contra el
    PRESUPUESTO DE INGRESOS EN EFECTIVO (0211),
    si este es mayor en alguno de los rubros debe
    preparar el proyecto de adición presupuestal.
                                                            º
2   Elaborar el Acuerdo de Adición Presupuestal
    tanto a ingresos como a egresos, a este se
    adiciona el rubro de que presente mayor gasto
    siempre y cuando no tenga destinación
    especifica.

3   Convocar a reunión al Consejo Directivo.

4   Estudiar y analizar el proyecto de Acuerdo de
    la adición presupuestal y efectuar la
    correspondiente aprobación.

5   Hacer el registro presupuestal de la adición con
    el acuerdo aprobado por el concejo Directivo
    así: PRESUPUESTO DE INGRESOS APROBADO
    (0205) contra el PRESUPUESTO DE INGRESOS POR
    EFECTAR (0206) y en los gastos PRESUPUESTO DE
    GASTOS     POR      EJECUTAR    (0310)    contra
    PRESUPUESTO DE GASTOS APROBADO ( 0305).

6   Ajuntar el P:A:C:,     revisarlo   y   someterlo   a
    aprobación.

7   Fin de Procedimiento
PROCESO Y CÓDIGO:
                                                                  GESTIÓN ADMINISTRATIVA
                            I.E. SAGRADA
                         FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
                                                               Emisión: 10-2008
                            MANUAL DE PROCESOS Y
                                                               Actualización:
                               PROCEDMIENTOS



PROCESO       : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
PROCEDIMIENTO :    MODIFICACIÓN    PRESUPUESTAL                                   REDUCCIÓN
              PRESUPUESTAL
RESPONSABLE   : CONSEJO DIRECTIVO

AREA FUNCIONAL                                        RECTOR         TESORERO       CONSEJO
                                                                                    DIRECTIVO


                     ACTIVIDAD
1   Calcular y evaluar los ingresos frente a lo
    presupuestado en la vigencia para determinar su
    comportamiento o la insuficiencia de los mismo.
                                                          º
2   Prepara con el      tesorero la propuesta de
    reducción para ser sometida a evaluación.

3   Convocar a reunión. al Consejo Directivo

4   Presentar al Consejo Directivo el Proyecto de
    Acuerdo, previamente revisado para su
    aprobación.

5   Modificar el P.A.C, revisarlo y presentarlo para su
    aprobación.

6   Discutir, analizar y aprobar el Acuerdo de
    Reducción o Aplazamiento Presupuestal.

7   Asentar el Acuerdo de Reducción Presupuestal
    en el libro de presupuesto,.

8   Fin del procedimiento
PROCESO Y CÓDIGO:
                                                                  GESTIÓN ADMINISTRATIVA
                            I.E. SAGRADA
                         FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
                                                               Emisión: 10-2008
                            MANUAL DE PROCESOS Y
                                                               Actualización:
                               PROCEDMIENTOS



PROCESO       : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
PROCEDIMIENTO : MODIFICACION AL PRESUPUESTO,                                      TRASLADOS
              PRESUPUESTALES.
RESPONSABLE   : RECTOR

AREA FUNCIONAL                                      TESORERO         RECTOR        CONSEJO
                                                                                   DIRECTIVO


                     ACTIVIDAD
1   Examinar cual es el saldo de cada uno de las
    apropiaciones una vez se expida el certificado
    de disponibilidad presupuestal, si es muy bajo en
    algunos de ellos debe preparar el proyecto de
    traslado presupuestal, analizando cual de los
    rubros puede ser contra creditado.
                                                         º
2   Elaborar proyecto de acuerdo de traslado
    presupuestal en egresos. Siempre se traslada de
    gasto a inversión y no lo contrario o de gasto a
    gasto.

3   Convocar a reunión al Consejo Directivo.

4   Estudiar y analizar el proyecto de acuerdo del
    traslado    presupuestal     y   efectuar   la
    correspondiente aprobación.

5   Hacer el registro presupuestal del traslado con el
    acuerdo aprobado por el consejo directivo así:
    para el crédito: PRESUPUESTO DE GASTOS X
    EJECUTAR 0310 contra PRESUPUESTO DE GASTOS
    APROBADO 0305 y para el contra crédito:
    PRESUPUESTO DE GASTOS APROBADO 0305
    contra PRESUPUESTO DE GASTOS X EJECUTAR
    0310.

6   Ajustar el P:A:C:, y someterlo aprobación.

7   Fin del procedimiento
PROCESO Y CÓDIGO:
                                                              GESTIÓN ADMINISTRATIVA
                            I.E. SAGRADA
                         FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
                                                           Emisión: 10-2008
                          MANUAL DE PROCESOS Y
                                                           Actualización:
                             PROCEDMIENTOS


PROCESO       : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
PROCEDIMIENTO : PLAN DE COMPRAS
RESPONSABLE   : RECTOR

AREA FUNCIONAL                                    RECTOR          COMITES     CONSEJO
                                                                              DIRECTIVO


                       ACTIVIDAD
1   Solicitar a los Comités de Área las necesidades
    para la ejecución de los Proyectos académicos
    de la vigencia.


2   Elaborar plan de necesidades.


3   Analizar y consolidar el plan de compras de la
    vigencia, acorde al presupuesto aprobado, a la
    necesidad del servicio y a los proyectos
    académicos presupuestados por la Comunidad
    Educativa.

4   Convocar al consejo directivo y presentar el
    proyecto de plan de compras para su
    correspondiente aprobación.


5   Discutir y aprobar el plan de compras de la
    vigencia.


6   Ejecutar el plan de compras


7   Fin del proceso.
PROCESO Y CÓDIGO:
                                                                    GESTIÓN ADMINISTRATIVA
                             I.E. SAGRADA
                          FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
                                                                 Emisión: 10-2008
                              MANUAL DE PROCESOS Y
                                                                 Actualización:
                                 PROCEDMIENTOS



PROCESO       : DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
PROCEDIMIENTO : LEGALIZACIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS
RESPONSABLE   : RECTOR

AREA FUNCIONAL                                          RECTOR        SECRETARIA    CONSEJO
                                                                                    DIRECTIVO


                     ACTIVIDAD
1   Proyectar resoluciones y acuerdos institucionales,
    teniendo en cuenta las normas de orden jurídico
    y administrativo etc.

2   Trasladar a la secretaria para su correspondiente
    transcribir.


3   Asignar el consecutivo.


4   Transcribir el acto administrativo aplicando los
    diferentes controles de calidad.


5   Firmar los actos administrativos y resoluciones.

6   Convocar    a    reunión   para    aprobar         el
    correspondiente acuerdo institucional.


7   Estudiar, analizar, discutir y aprobar el respectivo
    acuerdo.


8   Fin del Procedimiento
PROCESO Y CÓDIGO:
                                                           GESTIÓN ADMINISTRATIVA
                           I.E. SAGRADA
                        FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
                                                        Emisión: 10-2008
                            MANUAL DE PROCESOS Y
                                                        Actualización:
                               PROCEDMIENTOS



PROCESO                 : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
PROCEDIMIENTO           : CREACION DE CAJA MENOR
RESPONSABLE             : RECTOR
                                             RECTOR   CONSEJO      TESORERO   SECRETARIA
AREA FUNCIONAL                                        DIRECTIVO

                  ACTIVIDAD
1   Elaborar Acuerdo de Reglamentación de
    manejo de Caja Menor, especificando
    monto, gastos autorizados, responsable de
    manejo, etc.

2   Analizar, discutir y aprobar mediante
    Acuerdo, la apropiación de creación de
    Caja Menor

3   Constituir Póliza de Manejo para la Caja
    Menor a favor de la Institución, asegurando
    al responsable del manejo de esta.

4   Elaborar el comprobante de egreso con su
    respectivo cheque

5   Llenar los correspondiente recibos de Caja
    Menor prenumerados con el visto bueno de
    la Rectoría previos requisitos establecidos

6   Elaborar el respectivo reembolso de Caja
    Menor, al final de cada mes; con su
    respectivo formato y las firmas de quien lo
    proyectó, elaboró, revisó y aprobó.

7   Reportar en el mes de Diciembre, los gastos
    de caja menor en caso de que quede
    excedente en efectivo se debe consignar al
    Fondo Docente

8   Fin del procedimiento
PROCESO Y CÓDIGO:
                                                                 GESTIÓN ADMINISTRATIVA
                            I.E. SAGRADA
                         FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
                                                              Emisión: 10-2008
                            MANUAL DE PROCESOS Y
                                                              Actualización:
                               PROCEDMIENTOS



PROCESO       : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
PROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA CON                                       FORMALIDADES
              PLENAS OBRA PUBLICA
RESPONSABLE   : RECTOR

AREA FUNCIONAL                                       RECTOR        CONSEJO        CONTRATISTA
                                                                   DIRECTIVO


                     ACTIVIDAD
1   Celebrar contratos y convenios de acuerdo con
    el Proyecto Educativo Institucional P.E.I-, con el
    presupuesto, de acuerdo a las normas jurídicas
    aplicables,       o    delegar    mediante    Acto
    Administrativo en un funcionario de nivel
    ejecutivo o directivo.
2   Identificar con la comunidad a beneficiar
    (cuando la obra lo requiera) la solución a las
    necesidades a satisfacer con la obra.
3   Elaborar      los   diseños    correspondientes   y
    especificaciones técnicas considerando el punto
    anterior y además, tener en cuenta el concepto
    y/o aprobación de las entidades reguladoras
    (Curadurìa, CVC, Acuaviva, EPSA, etc)
4   Elaborar el presupuesto oficial, costos directos y
    el    A.I.U.,    y   actualizarlo   en   la   ficha
    correspondiente al momento de contratar el
    inicio de una obra y agregar los ajustes de obra
    de acuerdo con el plazo oficial (Art.25 Numeral
    12 Ley 80/93).
5   Proceder        (con soportes) a analizar con         º
    antelación, al inicio del proceso de selección del
    contratista la conveniencia del objeto que se va
    a contratar (Art. 25, numeral 7, Ley 80/93).
6   Solicitar la disponibilidad presupuestal (Art. 25,
    numeral 6 Ley 80/93), (Art.71, Decreto 111/96,
    Estatuto Orgánico de Presupuesto)
7   Presentar certificado de registro en el banco de
    proyectos de la institución.
PROCESO Y CÓDIGO:
                                                                GESTIÓN ADMINISTRATIVA
                            I.E. SAGRADA
                         FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
                                                             Emisión: 10-2008
                            MANUAL DE PROCESOS Y
                                                             Actualización:
                               PROCEDMIENTOS



PROCESO       : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
PROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA CON                                      FORMALIDADES
              PLENAS OBRA PUBLICA
RESPONSABLE   : RECTOR
AREA FUNCIONAL                                      RECTOR        CONSEJO        CONTRATISTA
                                                                  DIRECTIVO

                     ACTIVIDAD
8    Publicar el proyecto de pliegos de condiciones o
     términos de referencia en pagina web de la
     institución o un aviso del lugar donde podrá
     consultarse el pliego, en un diario de amplia
     circulación     Municipal,    Departamental     o
     Nacional. (Art. 1 y 2 Decreto 2170/02 (Igual para
     los pliegos definitivos)
9    Convocar de oficio          a la audiencia de
     adjudicación de la licitación o concurso.
10   Convocar al Comité Evaluador de Propuestas
     para la Contratación de Obras Públicas y
     consultorìa para que proceda a evaluar técnica
     y económicamente las propuestas (Art. 24,26 Ley
     80/93) y seleccionar la propuesta (Deber de
     selección objetiva Art. 29 Ley 80/93)
11   Emitir Acto Administrativo de adjudicación de la
     licitación o concurso
12   Exigir Garantía Única (Art. 25 Ley 80/93 Art. 17
     Decreto 679/94)
     POLIZAS
     CUMPLIMIENTO.- No será inferior al monto de la
     cláusula penal pecuniaria ni al 10% del valor del
     contrato (Art. 17 literal b Decreto 679/94).
     Equivalente al 20% del valor del contrato con
     una vigencia igual al contrato y tres meses mas.
     (Cláusula del contrato)
     BUEN MANEJO Y CORRECTA INVERSION DEL
     ANTICIPO.- Valor del amparo equivalente al 100%
     del monto del anticipo (Artículo 17 literal a
     Decreto 679/94), con una vigencia igual al
     término de ejecución del mismo y noventa días
     mas. (Cláusula contrato).
PROCESO Y CÓDIGO:
                                                                  GESTIÓN ADMINISTRATIVA
                              I.E. SAGRADA
                           FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
                                                               Emisión: 10-2008
                             MANUAL DE PROCESOS Y
                                                               Actualización:
                                PROCEDMIENTOS


PROCESO       : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
PROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA CON                                        FORMALIDADES
              PLENAS OBRA PUBLICA
RESPONSABLE   : RECTOR
AREA FUNCIONAL                                        RECTOR        CONSEJO        CONTRATISTA
                                                                    DIRECTIVO
                    ACTIVIDAD
     SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES.- El
     valor del amparo será igual cuando menos
     el 5% del valor total del contrato y deberá
     extenderse por el término de vigencia del
     contrato y tres año mas. (Art. 17 Literal C
     Decreto 679/94). Valor del amparo
     equivalente al 10% del valor del contrato
     con una vigencia igual a la del mismo y tres
     años mas contados a partir de la fecha de
     terminación      del   contrato.     (Cláusula
     contrato).
     RESPONSABILIDAD                          CIVIL
     EXTRACONTRACTUAL.- Valor del amparo
     equivalente al 10% del valor del contrato
     por el término de ejecución del mismo y
     noventa días más (Cláusula del contrato)
13   Emitir Resolución de aprobación de las
     pólizas (Artículo    41 Ley 80/93, Art. 18
     Decreto 679). Presentar Certificado de
     Cámara de Comercio (Persona natural,
     para los que sean comerciantes, según
     código de comercio). Presentar certificado
     de existencia y representación legal
     expedido por la Cámara de Comercio
     (Persona Jurídica) (Art`. 6 Ley 80 de 1993).
     Acreditar pago en la Gaceta (Parágrafo 3
     Art. 41 Ley 80/93, Art. 24 Decreto 679/94).
     Elaborar la minuta del Contrato (Art. 39 Ley
     80/93). Suscribir el contrato por las partes
     (Firma del Contratos) ( Art. 41 Ley 80/93)
14   Presentar certificado de Cámara de
     Comercio (Persona natural, para los que
     sean comerciantes, según Código de
     Comercio.
PROCESO Y CÓDIGO:
                           GESTIÓN ADMINISTRATIVA
   I.E. SAGRADA
FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
                        Emisión: 10-2008
 MANUAL DE PROCESOS Y
                        Actualización:
    PROCEDMIENTOS
PROCESO Y CÓDIGO:
                                                                    GESTIÓN ADMINISTRATIVA
                              I.E. SAGRADA
                           FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
                                                                 Emisión: 10-2008
                             MANUAL DE PROCESOS Y
                                                                 Actualización:
                                PROCEDMIENTOS



PROCESO       : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
PROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA CON                                          FORMALIDADES
              PLENAS OBRA PUBLICA
RESPONSABLE   : RECTOR
AREA FUNCIONAL                                          RECTOR        CONSEJO        CONTRATISTA
                                                                      DIRECTIVO

                     ACTIVIDAD
15   Presentar certificado de existencia y
     representación legal expedido por la Cámara
     de Comercio (Persona Jurídica) (Art. 6 Ley 80
     de 1993).
16   Acreditar pago en la Gaceta (Parágrafo 3
     Art. 41 Ley 80/93, Art. 24 Decreto 679/94.

17   Elaborar la minuta del contrato (Art. 39 Ley
     80/93)

18   Suscribir el contrato por las partes (Firma del
     contrato) ( Art. 41 Ley 80/93)
19   Publicar en lugar visible de la entidad una
     vez por semestre, la relación singularizada de
     los bienes adquiridos y servicios contratados,
     el objeto y valor de los mismos, su destino y el
     nombre del adjudicatario, asì como las
     licitaciones declaradas desiertas (Art. 51 Ley
     190/95, Art. 40 numeral 27 Ley 200/95)


20   Fin del procedimiento
PROCESO Y CÓDIGO:
                                                                GESTIÓN ADMINISTRATIVA
                              I.E. SAGRADA
                           FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
                                                             Emisión: 10-2008
                               MANUAL DE PROCESOS Y
                                                             Actualización:
                                  PROCEDMIENTOS



PROCESO       : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
PROCEDIMIENTO : INTERVENTORIA
RESPONSABLE   : INTERVENTOR
AREA FUNCIONAL                                      RECTOR       INTERVENTOR    CONTRATISTA

1   Nombrar interventor mediante Resolución (art. 53
    Ley 80/93)



2   Notificar al interventor

3   Establecer por escrito sus ordenes o sugerencias.
    Ninguna orden del interventor de la obra podrá
    darse verbalmente. (numeral 2 Art. 32 Ley 80/93)

4   Levantar acta de entrega de anticipo. El pago
    del anticipo no debe ser mayor del 50% del valor
    del contrato (Art. 40 Ley 80/93). En aquellos casos
    donde el contrato sea cofinanciado se debe
    pactar el anticipo y demás pagos de acuerdo a
    los desembolsos estipulados en el convenio de
    cofinanciaciòn

5   Verificar que el contratista antes de dar
    comienzo a la obra, tenga afiliado al personal
    vinculado a su servicio a una empresa
    administradora de riesgos profesional ARP.
    (Cláusula del Contrato). Por ser una exigencia
    que      debe    ser   ampliada    después     del
    perfeccionamiento        del     contrato,      es
    responsabilidad del interventor exigir esta
    afiliación antes de firmar el Acta de inicio de la
    obra.

6   Fin del procedimiento
PROCESO Y CÓDIGO:
                                                                GESTIÓN ADMINISTRATIVA
                            I.E. SAGRADA
                         FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
                                                             Emisión: 10-2008
                           MANUAL DE PROCESOS Y
                                                             Actualización:
                              PROCEDMIENTOS



PROCESO       : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
PROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA CON                                      FORMALIDADES
              PLENAS (COMPRAS)
RESPONSABLE   : RECTOR
AREA FUNCIONAL                                      RECTOR         TESORERO      CONTRATISTA

                     ACTIVIDAD
1   Autorizar celebrar contratos y convenios de
    acuerdo con el proyecto educativo institucional
    PEI, con el presupuesto, de acuerdo a las normas
    jurídicas aplicables, o delegar mediante Acto
    Administrativo en un funcionario de nivel
    ejecutivo o directivo (Art. 11, 12 Ley 80/93,
    Articulo 14 Decreto 679/94)
2   Identificar la necesidad y elaborar la nota de
    pedido, la cual deberá contener claramente las
    especificaciones de los suministros pedidos, por
    parte de los solicitantes, además presentar al
    Consejo Directivo que es quien lo aprueba.

3   Solicitar la disponibilidad presupuestal (Art. 71
    Decreto      111/96     Estatuto Orgánico      de
    Presupuesto)

4   Solicitar al menos dos cotizaciones (opcional, por
    transparencia), si la orden de suministro no
    supera el 10% de la menor cuantía, no se
    requieren varias oferta.

5   Elaborar orden de suministro o de compra (Art.
    25 Decreto 679/94).

6   Determinar pólizas (opcional)

7   Presentar factura.

8   Registrar entrada al almacén.

9   Registrar salida de almacén.
PROCESO Y CÓDIGO:
                                                                  GESTIÓN ADMINISTRATIVA
                             I.E. SAGRADA
                          FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
                                                               Emisión: 10-2008
                             MANUAL DE PROCESOS Y
                                                               Actualización:
                                PROCEDMIENTOS



PROCESO       : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
PROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA CON                                        FORMALIDADES
              PLENAS (COMPRAS)
RESPONSABLE   : RECTOR
AREA FUNCIONAL                                        RECTOR         TESORERO      CONTRATISTA

                      ACTIVIDAD
10   Certificar el recibo a satisfacción del suministro.
     Tratándose de equipos deberá garantizarse su
     correcta instalación y funcionamiento. Igual
     deberá garantizarse el recibo, utilización y
     destino de los bienes o insumos adquiridos, de
     conformidad al cumplimiento de lo solicitado en
     la orden.

11   Presentar orden de pago con sus respectivos
     soportes.

12   Fin del procedimiento
PROCESO Y CÓDIGO:
                                                                 GESTIÓN ADMINISTRATIVA
                            I.E. SAGRADA
                         FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
                                                              Emisión: 10-2008
                            MANUAL DE PROCESOS Y
                                                              Actualización:
                               PROCEDMIENTOS



PROCESO       : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
PROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA CON FORMALIDADES
              PLENAS
                (CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS)
RESPONSABLE   : RECTOR
AREA FUNCIONAL                                       RECTOR       CONTRATISTA    CONSEJO
                                                                                 DIRECTIVO

                     ACTIVIDAD
1   Autorizar celebrar contratos y convenios de
    acuerdo con el proyecto educativo institucional
    PEI, con el presupuesto, de acuerdo a las normas
    jurídicas aplicables, o delegar mediante Acto
    Administrativo en un funcionario de nivel
    ejecutivo o directivo (Art. 11, 12 Ley 80/93,
    Articulo 14 Decreto 679/94)
2   Identificar la necesidad y presentar la solicitud
    del servicio al Consejo Directivo quien le
    aprueba.

3   Certificar que no existe personal de planta con
    capacidad para realizar las actividades a
    contratar (Artículo 32 Literal 3 Parágrafo 1 Ley 80
    de 1993)
4   Solicitar la disponibilidad presupuestal (Art. 25,
    Numeral 6 Ley 80/93) (Art. 71 Decreto 111/96
    Estatuto Orgánico de Presupuesto)
5   Proceder (con soportes) a analizar con
    antelación, al inicio del proceso de selección del
    contratista la conveniencia del objeto que se va
    a contratar. (Art. 25, numeral 7 Ley 80/93).
6   Fijar aviso de invitación a presentar propuestas,
    en un lugar visible de la entidad mínimo dos (2)
    días (cuando a ello hubiere lugar) (Art. 3 Decreto
    855/94). Para la celebración de los contratos de
    menor cuantía cuyo valor sea igual o superior a
    cien (100) salarios mínimos legales mensuales y al
    mismo tiempo superen el cincuenta por ciento
    (50%) de la menor cuantía de la entidad.
PROCESO Y CÓDIGO:
                           GESTIÓN ADMINISTRATIVA
   I.E. SAGRADA
FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
                        Emisión: 10-2008
 MANUAL DE PROCESOS Y
                        Actualización:
    PROCEDMIENTOS
PROCESO Y CÓDIGO:
                                                                  GESTIÓN ADMINISTRATIVA
                             I.E. SAGRADA
                          FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
                                                               Emisión: 10-2008
                            MANUAL DE PROCESOS Y
                                                               Actualización:
                               PROCEDMIENTOS



PROCESO       : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
PROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA CON FORMALIDADES
              PLENAS
                (CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS)
RESPONSABLE   : RECTOR

AREA FUNCIONAL                                        RECTOR       CONTRATISTA    CONSEJO
                                                                                  DIRECTIVO


                     ACTIVIDAD
    FIJACION.- Marca la fecha de inicio de la
    presentación de las propuestas.
    DESFIJACION.- Marca la fecha límite de la
    presentación de las propuestas.
7   Convocar al Comité Evaluador de Propuestas, a
    Consejo Directivo para la contratación de
    PRESTACION DE SERVICIOS, para que proceda a
    evaluar la idoneidad y el perfil de los aspirantes a
    ser contratados (Art. 24, 26 Ley 80/93) (Deber de
    selección objetiva, Art. 29 Ley 80/93 Art. 3
    Decreto 855/94).

8   Emitir Resolución de adjudicación del contrato o
    quien se haya delegado para contratar.

9   Exigir Garantía Única (Art. 25 Ley 80/93 Art. 17
    Decreto 679/94)
    POLIZAS
    CUMPLIMIENTO.- No será inferior al monto de la
    cláusula penal pecuniaria ni al 10% del valor del
    contrato (Art. 17 literal b Decreto 679/94).
    Equivalente al 20% del valor del contrato con
    una vigencia igual al contrato y tres meses mas.
    (Cláusula del contrato)
PROCESO Y CÓDIGO:
                                                                 GESTIÓN ADMINISTRATIVA
                             I.E. SAGRADA
                          FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
                                                              Emisión: 10-2008
                            MANUAL DE PROCESOS Y
                                                              Actualización:
                               PROCEDMIENTOS



PROCESO       : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
PROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA CON FORMALIDADES
              PLENAS
                (CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS)
RESPONSABLE   : RECTOR

AREA FUNCIONAL                                       RECTOR       CONTRATISTA    CONSEJO
                                                                                 DIRECTIVO


                      ACTIVIDAD
     BUEN MANEJO Y CORRECTA INVERSION DEL
     ANTICIPO.- Valor del amparo equivalente al
     100% del monto del anticipo (Artículo 17 literal a
     Decreto 679/94), con una vigencia igual al
     término de ejecución del mismo y noventa días
     mas. (Cláusula contrato).
     SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES.- El valor del
     amparo será igual cuando menos el 5% del valor
     total del contrato y deberá extenderse por el
     término de vigencia del contrato y tres año mas.
     (Art. 17 Literal C Decreto 679/94). Valor del
     amparo equivalente al 10% del valor del
     contrato con una vigencia igual a la del mismo y
     tres años mas contados a partir de la fecha de
     terminación del contrato. (Cláusula contrato).
10   Emitir Resolución de aprobación de las pólizas
     (Artículo 41 Ley 80/93, Art. 18 Decreto 679).
11   Exigir requisitos si es Persona Natural:
     -Presentar Certificado de Cámara de Comercio
     (Persona       natural,    para   los    que  sean
     comerciantes, según código de comercio).
     -Aportar la hoja de vida.
     -Certificado de antecedentes disciplinarios.
     -Certificado de antecedentes DAS.
     -Afiliación a una EPS. (para contratos cuya
     vinculación sea superior a los tres meses).
PROCESO Y CÓDIGO:
                                                                  GESTIÓN ADMINISTRATIVA
                             I.E. SAGRADA
                          FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
                                                               Emisión: 10-2008
                             MANUAL DE PROCESOS Y
                                                               Actualización:
                                PROCEDMIENTOS



PROCESO       : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
PROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA CON FORMALIDADES
              PLENAS
                (CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS)
RESPONSABLE   : RECTOR
AREA FUNCIONAL                                        RECTOR        COTRATISTA    CONSEJO
                                                                                  DIRECTIVO

                      ACTIVIDAD
12   Exigir a la Persona Jurídica, la presentación del
     Certificado de existencia y representación legal
     expedido por la Cámara de Comercio (Art. 6 Ley
     80/93).-
13   Acreditar pago en la Gaceta (Parágrafo 3 Art.
     Ley 80/93, Art. 24 Decreto 679/94).

14   Elaborar la minuta del contrato (Art. 39 Ley
     80/93).

15   Suscribir el contrato por las partes (Firma del
     contrato) (Art. 41 Ley 80/93).

16   Publicar en lugar visible de la Institución una vez
     por semana la relación singularizada de los
     bienes adquiridos y servicios contratados, el
     objeto y el valor de los mismos, su destino y el
     nombre del adjudicatario, así como las
     licitaciones declaradas desiertas. (Art. 51 Ley
     190/95, Art. 40 numeral 27 Ley 200/95).
     ETAPA POSTCONTRACTUAL
17   Asignar al Consejo Directivo un funcionario para
     certificar el recibo a satisfacción y efectuar el
     respectivo seguimiento y control (Cláusula del
     contrato)

18   Presentar orden de pago con sus respectivos
     anexos.

19   Fin del procedimiento
PROCESO Y CÓDIGO:
                                                                  GESTIÓN ADMINISTRATIVA
                            I.E. SAGRADA
                         FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
                                                               Emisión: 10-2008
                            MANUAL DE PROCESOS Y
                                                               Actualización:
                               PROCEDMIENTOS



PROCESO       : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
PROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA SIN FORMALIDADES PLENAS
              (ORDEN TRABAJO)
RESPONSABLE   : RECTOR

AREA FUNCIONAL                                        RECTOR         TESORERO     CONTRATISTA


                     ACTIVIDAD
1   Realizar los estudios y análisis de conveniencias.
    Art. 8 Decreto 2170/02 numeral 7 y 12, Art. 25
    numeral 3 y Art. 26 Ley 80/93
2   Elaboración y la publicación del proyecto de
    pliego de condiciones o términos de referencia.
    Art. 1 y 10 Decreto 2170/02 Art. 24 numeral 5.
3   Recepción de observaciones al proyecto de los
    pliegos de condiciones o términos de referencia
    Art. 21 numeral 1 Decreto 2170/02.
4   Ajustes y elaboración de los pliegos de
    condiciones o términos de referencia definitivos
    Art. 01 Decreto 2170/02, Art. 24 numeral 5 Ley
    80/93.
5   Solicitar    certificado     de      disponibilidad
    presupuestal a Tesorería, Art. 71 Decreto 111/96 y
    Art. 19 Decreto 568/96.

6   Recepción de propuestas (según pliego) y
    evaluación de las propuestas Art. 4 Decreto
    2170/02.

7   Verificar registro del proponente en caso de ser
    requerido

8   Elaboración de documento escrito (Contrato u
    orden de trabajo) Art. 25, 40 y 41 Ley 80/93 y Art.
    17 y 18 Decreto 679/94..

9   Realizar el registro o compromiso presupuestal.
    Art. 20 Decreto 568/96.
PROCESO Y CÓDIGO:
                                                                     GESTIÓN ADMINISTRATIVA
                             I.E. SAGRADA
                          FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
                                                                  Emisión: 10-2008
                             MANUAL DE PROCESOS Y
                                                                  Actualización:
                                PROCEDMIENTOS



PROCESO       : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
PROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA SIN FORMALIDADES PLENAS
              (ORDEN TRABAJO)
RESPONSABLE   : RECTOR

AREA FUNCIONAL                                           RECTOR         TESORERO     CONTRATISTA


                      ACTIVIDAD
10   Seguimiento técnico, administrativo y jurídico del
     contrato. Art. 4, 5, 25 y 26 de la Ley 80/93.

11   Elaborar acta de iniciación y certificado de
     pago de anticipo.

12   Presentación de planes o localización de la
     obra, presupuesto, análisis de precios unitarios,
     especificaciones técnicas.

13    º
     Verificar los requisitos y documentos anteriores.

14   Obtener la licencia ambiental o permiso de la
     CVC

15   Presentar póliza de cumplimiento a favor de la
     entidad ambiental.

16   Elaborar acta de liquidación final de la obra.

17   Liquidar el contrato de acuerdo al Art. 60 y 61 de
     la Ley 80/93


18   Fin del procedimiento
PROCESO Y CÓDIGO:
                                                                GESTIÓN ADMINISTRATIVA
                            I.E. SAGRADA
                         FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
                                                             Emisión: 10-2008
                           MANUAL DE PROCESOS Y
                                                             Actualización:
                              PROCEDMIENTOS



PROCESO       : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
PROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA SIN FORMALIDADES PLENAS
              (COMPRAS)
RESPONSABLE   : RECTOR

AREA FUNCIONAL                                      RECTOR         TESORERO     CONTRATISTA


                     ACTIVIDAD
1   Autorizar celebrar contratos y convenios de
    acuerdo con el proyecto educativo institucional
    PEI, con el presupuesto, de acuerdo a las normas
    jurídicas aplicables, o delegar mediante Acto
    Administrativo en un funcionario de nivel
    ejecutivo o directivo (Art. 11, 12 Ley 80/93,
    Articulo 14 Decreto 679/94)
2   Determinar la necesidad y elaborar la nota de
    pedido, la cual deberá contener claramente las
    especificaciones de los suministros pedidos, por
    parte de los solicitantes, además presentar al
    Consejo Directivo que es quien lo aprueba.
3   Solicitar la disponibilidad presupuestal (Art. 71
    Decreto       111/96    Estatuto  Orgánico     de
    Presupuesto)
4   Solicitar al menos dos cotizaciones (opcional, por
    transparencia), si la orden de suministro no
    supera el 10% de la menor cuantía, no se
    requieren varias oferta.

5   Elaborar orden de suministro o de compra (Art.
    25 Decreto 679/94).

6   Determinar pólizas (opcional)

7   Presentar factura.

8   Registrar entrada al almacén.


9   Registrar salida de almacén.
PROCESO Y CÓDIGO:
                                                                  GESTIÓN ADMINISTRATIVA
                             I.E. SAGRADA
                          FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
                                                               Emisión: 10-2008
                             MANUAL DE PROCESOS Y
                                                               Actualización:
                                PROCEDMIENTOS



PROCESO       : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
PROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA SIN FORMALIDADES PLENAS
              (COMPRAS)
RESPONSABLE   : RECTOR

AREA FUNCIONAL                                        RECTOR         TESORERO     CONTRATISTA


                      ACTIVIDAD
10   Certificar el recibo a satisfacción del suministro.
     tratándose de equipos deberá garantizarse su
     correcta instalación y funcionamiento. Igual
     deberá garantizarse el recibo, utilización.

11   Presentar orden de pago con sus respectivos
     soportes.


12   Fin del procedimiento
PROCESO Y CÓDIGO:
                                                                 GESTIÓN ADMINISTRATIVA
                             I.E. SAGRADA
                          FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
                                                              Emisión: 10-2008
                            MANUAL DE PROCESOS Y
                                                              Actualización:
                               PROCEDMIENTOS



PROCESO       : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
PROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA SIN FORMALIDADES PLENAS
              (PRESTACION DE SERVICIOS)
RESPONSABLE   : RECTOR
AREA FUNCIONAL                                       RECTOR         TESORERO     CONTRATISTA

                     ACTIVIDAD
1   Autorizar celebrar contratos y convenios de
    acuerdo con el proyecto educativo institucional
    PEI, con el presupuesto, de acuerdo a las normas
    jurídicas aplicables, o delegar mediante Acto
    Administrativo en un funcionario de nivel
    ejecutivo o directivo (Art. 11, 12 Ley 80/93,
    Articulo 14 Decreto 679/94)

2   Identificar la necesidad y presentar la solicitud
    del servicio al Consejo Directivo quien la
    aprueba.

3   Solicitar la disponibilidad presupuestal (Art. 71
    Decreto      111/96     Estatuto Orgánico      de
    Presupuesto)

4   Proceder (con soportes) a analizar con
    antelación, al inicio del proceso de selección del
    contratista la conveniencia del objeto que se a
    contratar (Art. 25, numeral 7 Ley 80/93)

5   Certificar que no existe personal de planta. (Art.
    32 Literal 3 Parágrafo 1 Ley 80 de 1993)

6   Solicitar la presentación de la hoja de vida.

7   Seleccionar la persona idónea. (si la orden de
    servicio no supera el 10% de la menor cuantía no
    requiere varias ofertas.

8   Diligenciar orden de servicio.
PROCESO Y CÓDIGO:
                                                                  GESTIÓN ADMINISTRATIVA
                             I.E. SAGRADA
                          FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
                                                               Emisión: 10-2008
                             MANUAL DE PROCESOS Y
                                                               Actualización:
                                PROCEDMIENTOS



PROCESO       : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
PROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA SIN FORMALIDADES PLENAS
              (PRESTACION DE SERVICIOS)
RESPONSABLE   : RECTOR

AREA FUNCIONAL                                        RECTOR         TESORERO     CONTRATISTA


                      ACTIVIDAD
9    Certificar el servicio a satisfacción, una vez haya
     sido recibido por la dependencia solicitantes
     dependencia

11   Presentar orden de pago con sus respectivos
     soportes.


12   Fin del procedimiento
PROCESO Y CÓDIGO:
                                                               GESTIÓN ADMINISTRATIVA
                           I.E. SAGRADA
                        FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
                                                            Emisión: 10-2008
                            MANUAL DE PROCESOS Y
                                                            Actualización:
                               PROCEDMIENTOS



PROCESO       : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
PROCEDIMIENTO : CREACION DE MEDIDAS DE SEGURIDAD Y CUSTODIA
              PARA BIENES DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
              INSTITUCIONAL
RESPONSABLE   : RECTOR

AREA FUNCIONAL                                 RECTOR(A)       COMITÉ DE       CONSEJO
                                                                               DIRECTIVO
                                                                EMERGEN
                                                                  CIAS

                    ACTIVIDAD
1   Nombrar comité de emergencia.

                                                        º
2   Identificar causas y consecuencias de probables
    amenazas y diseñar plan de emergencia de la
    Institución

3   Realizar periódicamente simulacros para afrontar
    emergencias

4   Presentar plan de emergencias de la Institución
    al Consejo Directivo

5   Aprobar plan de emergencias y seguimiento

6   Solicitar diagnostico de la infraestructura de la
    institución y el plan de emergencia contra
    incendios al Cuerpo de Bomberos Voluntarios y
    atender sus recomendaciones.

7   Fin del procedimiento
PROCESO Y CÓDIGO:
                           GESTIÓN ADMINISTRATIVA
   I.E. SAGRADA
FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
                        Emisión: 10-2008
 MANUAL DE PROCESOS Y
                        Actualización:
    PROCEDMIENTOS




 GESTION ACADEMICA
PROCESO Y CÓDIGO:
                                                                  GESTIÓN ADMINISTRATIVA
                            I.E. SAGRADA
                         FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
                                                               Emisión: 10-2008
                             MANUAL DE PROCESOS Y
                                                               Actualización:
                                PROCEDMIENTOS



PROCESO                  : GESTION ACADEMICA
PROCEDIMIENTO            : ORGANIZACION DEL PLAN DE ESTUDIO
RESPONSABLE              : COORDINADORES

AREA FUNCIONAL                       RECTOR     EQUIPO DE    CONSEJO     CONSEJO     COORDINADORES
                                                 TRABAJO    ACADEMICO    DIRECTIVO


                   ACTIVIDAD
1   Conformar equipo de trabajo del Comité de
    Áreas.


2   Elaborar el plan de estudio acorde a
    directrices dadas en la Ley 115 de 1994 y
    normas reglamentarias.


3   Presentar el plan de estudio al Consejo
    Directivo.

4   Analizar , ajustar y aprobar      el Plan de
    Estudio


5   Presentar el plan de Studio al Consejo
    Directivo.


6   Aprobar el plan de estudio institucional.

7   Hacer seguimiento y control.

8   Fin del procedimiento.
PROCESO Y CÓDIGO:
                                                                      GESTIÓN ADMINISTRATIVA
                             I.E. SAGRADA
                          FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
                                                                   Emisión: 10-2008
                             MANUAL DE PROCESOS Y
                                                                   Actualización:
                                PROCEDMIENTOS


PROCESO                   : GESTION ACADEMICA
PROCEDIMIENTO             : MATRICULA DE ESTUDIANTES
RESPONSABLE               : COORDINADORES

AREA FUNCIONAL                                               COORDINADORES,
                                                            DOCENTES Y PERSONAL
                                                              ADMINISTRATIVO


                      ACTIVIDAD
1   Solicitar documentos exigidos por la Institución


2   Revisar   cada     documento,      aprobación,
    confrontación de identificación y registro de la
    entidad Bancaria

3   Efectuar el registro sistematizado en la base de
    datos (controlado por el sistema)

4   Imprimir la ficha de matricula y solicitar las firmas
    de la alumna y el acudiente

5   Proceder a archivar los documentos exigidos en
    su respectiva carpeta (hoja de vida)

6   Conformar el libro de matriculas de alumnas por
    grados y orden alfabético

7   Fin del procedimiento
PROCESO Y CÓDIGO:
                                                               GESTIÓN ADMINISTRATIVA
                             I.E. SAGRADA
                          FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
                                                            Emisión: 10-2008
                             MANUAL DE PROCESOS Y
                                                            Actualización:
                                PROCEDMIENTOS



PROCESO                   : GESTION ACADEMICA
PROCEDIMIENTO             : PLANEACION ACADEMICA                       DEL      AREA     POR
                          ASIGNATURA
RESPONSABLE               : DOCENTES

AREA FUNCIONAL                                         DOCENTES              COORDINADOR(A)


                     ACTIVIDAD
1   Retomar el P. E. I. para identificar los temas de la
    asignatura acordados en el comité de área.


2   Determinar la metodología       y el tiempo para
    cada uno de los temas.


3   Plasmar la información en el formato registro
    temático y logros específicos.


4   Revisar la planeaciòn de área por asignatura
    correspondiente a cada docente.


5   Fin del procedimiento
PROCESO Y CÓDIGO:
                                                                  GESTIÓN ADMINISTRATIVA
                           I.E. SAGRADA
                        FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
                                                            Emisión: 10-2008
                             MANUAL DE PROCESOS Y
                                                            Actualización:
                                PROCEDMIENTOS



PROCESO       : GESTION ACADEMICA
PROCEDIMIENTO : DESARROLLO DE LA PLANEACION DE CADA AREA
              POR ASIGNATURA
RESPONSABLE   : DOCENTES

AREA FUNCIONAL                                                               DOCENTES


                             ACTIVIDAD
1   Iniciar con la introducción al tema, objetivos logros a
    alcanzar, reseña histórica y metodología de evaluación.


2   Realizar lecturas, talleres, explicaciones formal del tema,
    trabajos en grupo, consultas etc.


3   Verificar con estudiantes oralmente y/o a través de cuis,
    preguntas relacionadas con el tema si ha sido entendido.


4   De ser así se avanza con el proceso de desarrollo de la
    asignatura, de lo contrario se experimentara una
    metodología adicional hasta lograr el entendimiento del
    tema.


5   Proyectar evaluaciones con sus respectivas fecha, hora y
    tema. La evaluación debe ser continua y sistematizada.


6   Fin del procedimiento.
PROCESO Y CÓDIGO:
                                                                    GESTIÓN ADMINISTRATIVA
                             I.E. SAGRADA
                          FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
                                                                Emisión: 10-2008
                              MANUAL DE PROCESOS Y
                                                                Actualización:
                                 PROCEDMIENTOS



PROCESO                  : GESTION ACADEMICA
PROCEDIMIENTO            : EVALUACIÓN DE LA ASIGNATURA DE CADA AREA
RESPONSABLE              : DOCENTES
AREA FUNCIONAL                                                 DOCENTES            COORDINADOR

                                 ACTIVIDAD
1    Revisar la temática de la asignatura contenido en la programación del
     comité de área escrita en le P.E.I.
2    Analizar los logros e indicadores de logros del P.E:I. acordados por el
     comité de área.
3    Fijar fecha de evaluaciones cualitativas (talleres, ejercicios, pruebas
     orales o escritas individuales o en grupo) de cada tema desarrollado.

4    Realizar la evaluación acorde a lo planeado.

5    Analizar y valorar la evaluación.

6    Dar a conocer al estudiante el resultado de la evaluación.
     Entregar planilla de valoración de las evaluaciones al coordinador de
7    la jornada.

8    Revisar las planillas. Trasladar a la secretaria general de las planillas
     revisadas para posterior digitación.
     Trasladar a la secretaria general las planillas revisadas para posterior
9    digitación.

10   Producir los boletines de valoración (ver procedimiento registro de
     evaluaciones y valoraciones).
11   Entregar los boletines a los padres o acudientes de los estudiantes.

12   Fin del procedimiento.
PROCESO Y CÓDIGO:
                                                                GESTIÓN ADMINISTRATIVA
                            I.E. SAGRADA
                         FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
                                                             Emisión: 10-2008
                             MANUAL DE PROCESOS Y
                                                             Actualización:
                                PROCEDMIENTOS


PROCESO                 : GESTION ACADEMICA
PROCEDIMIENTO           : PROMOCION ACADEMICA DE ESTUDIANTES
RESPONSABLE             : COMISION DE PROMOCION Y EVALUACION

                                        DOCENTES         CONSEJO    COORDINADOR    COMITÉ DE
AREA FUNCIONAL                                          ACADEMICO                 PROMOCION
                                                                                       Y
                                                                                  EVALUACIÓN


                    ACTIVIDAD
1   Establecer en consejo de profesores, los
    estudiantes con uno (1) o mas asignaturas
    perdidas.

2   Elaborar actas de compromiso en formatos
    establecidos.

3   Reunir a los padres de familia de los estudiantes
    que presentan insuficiencia en 1 o 2 asignaturas
    para informar la situación y firmar acta de
    compromiso.

4   Ejecutar el proceso acordado para la
    superación de logros comprometidos por
    asignaturas.

5   Determinar si las pruebas son satisfactorias y
    promover al año siguiente o a graduación según
    el caso. Si por el contrario el resultado de las
    pruebas no es satisfactorio, los estudiantes
    podrían continuar los estudios matriculando las
    áreas en las cuales no ha alcanzado los logros,
    para los grados 6,9, y 11 repetir el año.

6   Fin del procedimiento.
PROCESO Y CÓDIGO:
                                                             GESTIÓN ADMINISTRATIVA
                            I.E. SAGRADA
                         FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
                                                          Emisión: 10-2008
                            MANUAL DE PROCESOS Y
                                                          Actualización:
                               PROCEDMIENTOS



PROCESO                  : GESTION ACADEMICA
PROCEDIMIENTO            : ELABORACIÓN DE HORARIOS
RESPONSABLE              : COORDINADORES

AREA FUNCIONAL                                   CONSEJO ACADEMICO         DOCENTES

                     ACTIVIDAD
1   Elaborar horario de actividades para la
    superación de logros para los estudiantes que
    presentan insuficiencias de logros en cada
    periodo.

2   Elaborar horario de entrega de boletines finales,
    certificados a los estudiantes de 9° grado y de
    graduación de ultimo año.

3   Elaborar   horarios       de       actividades
    complementarias y especiales de superación.

4   Verificar que los horarios hayan quedado bien
    distribuidos.


5   Aplicar el horario establecido.


6   Fin del Procedimiento
PROCESO Y CÓDIGO:
                                                                     GESTIÓN ADMINISTRATIVA
                              I.E. SAGRADA
                           FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
                                                                  Emisión: 10-2008
                            MANUAL DE PROCESOS Y
                                                                  Actualización:
                               PROCEDMIENTOS



PROCESO       : GESTION ACADEMICA
PROCEDIMIENTO : CAPACITACION A DOCENTES
RESPONSABLE   : COORDINADORES

AREA FUNCIONAL                                           RECTOR      COORDINADOR     DOCENTE


                     ACTIVIDAD
1   Determina las necesidades de capacitación a
    docentes con base       en    la evaluación
    institucional.


2   Convocar a los docentes para participar en las
    capacitaciones especificas de cada área y a las
    que se requieran para el mejoramiento del
    proceso educativo.

3   Aceptar,   inscribir    y   participar    de    las
    capacitaciones.


4   Solicitar y/o aplicar los conocimientos recibidos.
PROCESO Y CÓDIGO:
                                                                GESTIÓN ADMINISTRATIVA
                               I.E. SAGRADA
                            FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
                                                             Emisión: 10-2008
                             MANUAL DE PROCESOS Y
                                                             Actualización:
                                PROCEDMIENTOS



PROCESO                   : GESTION ACADEMICA
PROCEDIMIENTO             : EVALUACIÓN INSTITUCIONAL AÑO ANTERIOR
RESPONSABLE               : CONSEJO ACADEMICO.

                                          COMISION      COMUNIDAD    COORDINADORES   RECTOR
AREA FUNCIONAL                           EVALUADORA      EDUCATIVA


                     ACTIVIDAD
1   Elaborar la encuesta.


2   Probar la encuesta (piloto) y ajustarla.


3   Distribuir la encuesta     y recolección de la
    información.

4   Analizar la información recaudada mediante
    identificación de fortalezas, debilidades y
    alternativas para mejorar.


5   Formular plan de mejoramiento institucional y
    presentarlo al Núcleo Educativo.

6   Aplicar las correcciones del Núcleo Educativo, si
    las hay.


7   Fin del procedimiento.
PROCESO Y CÓDIGO:
                           GESTIÓN ADMINISTRATIVA
   I.E. SAGRADA
FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
                        Emisión: 10-2008
 MANUAL DE PROCESOS Y
                        Actualización:
    PROCEDMIENTOS




GESTION ADMINISTRATIVA
PROCESO Y CÓDIGO:
                                                                GESTIÓN ADMINISTRATIVA
                           I.E. SAGRADA
                        FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
                                                            Emisión: 10-2008
                            MANUAL DE PROCESOS Y
                                                            Actualización:
                               PROCEDMIENTOS



PROCESO                     : GESTION ADMINISTRATIVA
PROCEDIMIENTO               :    IDENTIFICACION DE HECHOS ECONOMICOS,
                            FINANCIEROS Y SOCIALES
RESPONSABLE                 : TESORERO

AREA FUNCIONAL                                                               TESORERO



                                   ACTIVIDAD
1   Aplicar las Normas Generales de la Contabilidad Pública que demarcan la
    cuantificación de los hechos financieros, económicos y sociales.
2   Reconocer la totalidad de las operaciones realizadas por el ente público,        º
    mediante las cuales se adquieren derechos, bienes y obligaciones ciertas, que
    representan activos, pasivos y el patrimonio así como los ingresos, costos y
    gastos ordinarios y extraordinarios presupuestados o no, también compromisos y
    derechos contingentes.
3   Reconocer los hechos económicos financieros y sociales que resulten de
    actividades culturales o que estén relacionados con el patrimonio histórico
    (reconocimientos de hechos y actividades especificas)
4   Reconocer en las cuentas de planeaciòn y presupuesto las operaciones de
    ingresos y gastos presupuestados y ejecutados acorde con las normas
    respectivas y las dinámicas establecidas.
5   Reconocer operaciones de las cuales se tenga serios indicios sobre su
    propiedad o afectación y sobre la cual no se tenga evidencia documentaria.
    Así mismo reconocer las operaciones que representen compromisos y derechos
    continentes en las respectivas cuentas de orden y control.
6   Enmarcar el hecho con la aplicación de normas técnicas especificas que tiene
    que ver con:
        - Registro del proceso de aprobación y ejecución del presupuesto (C.E.
            015/9)
        - Valoración de las inversiones a precios de mercado ( C.E.019/97)
        - Depreciación, agotamiento, amortización y provisiones (C.E.011/96)

7   Fin del procedimiento
PROCESO Y CÓDIGO:
                                                                GESTIÓN ADMINISTRATIVA
                           I.E. SAGRADA
                        FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
                                                            Emisión: 10-2008
                          MANUAL DE PROCESOS Y
                                                            Actualización:
                             PROCEDMIENTOS



PROCESO       : GESTION ADMINISTRATIVA
PROCEDIMIENTO : REVISION, VERIFICACION Y CLASIFICACIÒN DE LOS
              DOCUMENTOS FUENTES Y SOPORTES
RESPONSABLE   : TESORERO
AREA FUNCIONAL                                                                    TESORERO


                                           ACTIVIDAD
1   Determinar la naturaleza y dinámica de cada uno de los documentos soportes, de acuerdo
    con el Plan General de Contabilidad Pública.
2   Definir como Activos las pertenencias reconocibles y medibles del ente público, representadas   º
    en bienes y recursos controlados por el mismo, como resultado de hechos pasados, de los
    cuales se espera derivar en el tiempo beneficios económicos y sociales
3   Definir como Pasivos las obligaciones exigibles al ente público derivadas de hechos pasados y
    adquiridos en desarrollo de su actividad financiera económica y social, que deben ser
    pagadas o reembolsadas en el futuro, mediante la transferencia de recursos, bienes o
    servicios.
4   Velar por el cumplimiento de la normatividad en cuanto a la presentación, estructura y
    clasificación de activos y pasivos en corrientes y no corrientes.
5   Determinar como Patrimonio el conjunto de recursos aportados o bienes incorporados, así
    como los recibidos por valorizaciones de los activos, por el resultado del ejercicio, y los
    excedentes o déficit de los ejercicios anteriores que se generan por el desarrollo de la
    actividad económica financiera o social del ente público.
6   Incluir en Cuentas de Orden las operaciones que tienen por objeto identificar los derechos y
    obligaciones contingentes que pueden afectar la situación financiera económica y social del
    ente público o informar aspectos que por su importancia requieren de control.
7   Velar por que el estado de actividad financiera, económica y social señale la actividad del
    ente público y revele el flujo de recursos percibidos y consumidos en cumplimiento de su
    cometido estatal, expresado en términos monetarios durante un periodo determinado
    identificando plenamente los elementos constitutivos del mismo, como son los ingresos y los
    Gastos.
8   Fin del procedimiento
PROCESO Y CÓDIGO:
                                                                   GESTIÓN ADMINISTRATIVA
                           I.E. SAGRADA
                        FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
                                                               Emisión: 10-2008
                            MANUAL DE PROCESOS Y
                                                               Actualización:
                               PROCEDMIENTOS



PROCESO       : GESTION ADMINISTRATIVA
PROCEDIMIENTO : IMPUTACION DE SOPORTES DE CONTABILIDAD
RESPONSABLE   : TESORERO
AREA FUNCIONAL                                                                     TESORERO


                                         ACTIVIDAD
1   Utilizar la estructura del Catálogo General de Cuentas, teniendo clara la descripción y la
    dinámica de las cuentas para codificar los documentos soportes de la Contabilidad.
                                                                                                  º
2   Analizar los casos que amerita un tratamiento especial para el registro y contabilización
    de las operaciones del ente público, con base en el marco conceptual definido en
    primera instancia por el marco legal.

3   Actualizar permanentemente el Catálogo General de Cuentas, de cuerdo con los
    cambios introducidos por la Contraloría General de la Nación.

4   Crear los niveles auxiliares de las cuentas en función de las necesidades específicas de la
    información financiera del ente y hacer los cambios correspondientes en las tablas del
    sistema.

5   Fin del procedimiento
PROCESO Y CÓDIGO:
                                                                 GESTIÓN ADMINISTRATIVA
                           I.E. SAGRADA
                        FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
                                                             Emisión: 10-2008
                            MANUAL DE PROCESOS Y
                                                             Actualización:
                               PROCEDMIENTOS



PROCESO       : GESTION ADMINISTRATIVA
PROCEDIMIENTO : DIGITACIÒN DE DOCUMENTOS SOPORTES
RESPONSABLE   : AUXILIAR CONTABLE

AREA FUNCIONAL                                                                AUXILIAR CONTABLE



                                        ACTIVIDAD
1   Registrar los soportes de la información contable que fueron previamente imputados
    detallando en forma ordenada las transacciones que diariamente se realizan en el ente
    público.
                                                                                               º
2   Especificar en cada comprobante los movimientos correspondientes con base en los
    documentos soportes, indicando, fecha, origen, numero de documentó, descripción y
    cuantía de la operación

3   Comprobar que la información y los valores ingresados a la contabilidad por interfaces
    con los Módulos de Presupuesto y Tesorería sean fiel reflejo de los documentos soportes.
    Igualmente para la información ingresada directamente al Módulo de Contabilidad.

4   Corregir los datos ingresados erróneamente a la Aplicación con base en la revisión
    realizada.

5   Velar por la calidad e integridad de la información ingresada a la Aplicación Contable.

6   Revisar que los formatos del Sistema cumplan con las necesidades de la información
    contable

7   Brindar soporte técnico a la Aplicación contable para optimizar el recurso tecnológico
    disponible

8   Fin del procedimiento
PROCESO Y CÓDIGO:
                                                                GESTIÓN ADMINISTRATIVA
                           I.E. SAGRADA
                        FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
                                                            Emisión: 10-2008
                            MANUAL DE PROCESOS Y
                                                            Actualización:
                               PROCEDMIENTOS



PROCESO       : GESTION ADMINISTRATIVA
PROCEDIMIENTO : AJUSTES Y CIERRE
RESPONSABLE   : TESORERO

AREA FUNCIONAL                                                                 TESORERO



                                        ACTIVIDAD
1   Verificar los saldos de comprobación que arroja el sistema para determinar si existen
    problemas de naturaleza contable.
                                                                                              º
2   Constatar los errores contables y realizar los comprobantes de Ajustes necesarios para
    corregir las diferencias

3   Revisar que en cada comprobante de ajuste se resuman las operaciones relacionadas
    con movimientos globales o de integración, tales como ajustes, correcciones y otras
    operaciones que se realicen en las que no intervenga el documento que lo represente.

4   Revisar la secuencia de los comprobantes para evidenciar los saltos en los consecutivos
    y constatar la anulación manual del comprobante respectivo.

5   Cerrar automática mente el periodo contable.

6   Imprimir los libros de contabilidad y los comprobantes de contabilidad para conservar
    archivos manuales que estén a disposición de las autoridades de control, inspección y
    vigilancia.

7   Velar por la conservación, custodia y tenencia de los libros, comprobantes y soportes
    que han sido objeto de registro

8   Fin del procedimiento
Manual de procesos
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  • 5. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS 6.3. PROCEDIMIENTOS, ACTIVIDADES Y DIAGRAMA DE 15 FLUJO 7. MARCO REFERENCIAL 82 7.1. PROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO 83 7.2. PROCESO GESTION ACADEMICA 95 7.3. PROCESO GESTION ADMINISTRATIVA 101 8. ESQUEMA SISTEMATICO, DESPLIEGUE DE 122 CARGOS ANEXOS ANEXO CODIFICACION DE LOS CARGOS 156 1 ANEXO MODELO DE ACUERDO “POR EL CUAL SE APRUEBA Y 157 2 ADOPTA EL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTO DE LA INSTITUCION EDUCATIVA SAGRADA FAMILIA POTRERILLO” ANEXO CONVENCION DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO 158 3 ANEXO GLOSARIO 159 4 ANEXO ABREVIATURAS 160 5
  • 6. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS
  • 7. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS PRESENTACION La Institución Educativa SAGRADA FAMILIA POTRERILLO, en su proceso de modernización institucional y para dar cumplimiento a las exigencias de tipo legal (Ley 87 de 1993), viene desarrollando acciones planificadas que le permitan incorporar las técnicas de la administración moderna, para cumplir adecuadamente con su Misión y Visión. Dentro de estas acciones, la Institución, se apoyo en un grupo de profesionales externos, quienes con su experiencia en Control Interno y en Sistema de Gestión de Calidad, adelantaron un trabajo de campo con la participación de todos los funcionarios de la Institución, para identificar los productos, los procesos, los procedimientos y las actividades que se llevan a cabo en la Institución Educativa. La información obtenida, después de realizarle un análisis y estudio cuidadoso, se sistematizó y ajustó a la estructura orgánica de la Institución, la cual dio como resultado el presente Manual de Procesos y Procedimiento, herramienta que debe convertirse en la guía de trabajo de todas las áreas académicas y administrativas de la Institución Educativa SAGRADA FAMILIA POTRERILLO. El presente Manual contiene la Estructura Orgánica, el Mapa de Procesos, los Procesos, Productos y Procedimientos Diagramados, igualmente el Marco Referencial, donde se identifica cada uno de los procedimientos, la definición, el fundamento legal, los requisitos iniciales, los documentos utilizados, la periodicidad, el producto o servicio final el cliente y algunas observaciones y por último el Esquema Sistemático Despliegue de Cargos, donde se
  • 8. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS relacionan las funciones, los insumos, las actividades, los productos y algunas observaciones de cada uno de los cargos identificados en la Estructura Orgánica.
  • 9. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS 1.INTRODUCCIÓN Los Manuales de Procesos y Procedimientos y el Esquema Sistemático, Despliegue de Cargos, son una herramienta administrativa que permite el ágil, organizado y eficiente desarrollo de la gestión de cualquier organización. De igual forma la simplificación y la racionalización y la participación de las distintas dependencias en la ejecución de las actividades propias de cada proceso, a la vez que ayuda a la fijación de niveles de responsabilidad, ejecución de funciones y la determinación de controles, ajustes y retroalimentación de los mismos. A partir de los tipos de procesos mas importantes que una organización tiene que manejar como lo son el Gerencial, el Operativo y el de Apoyo se han determinado tres grandes procesos – Direccionamiento Estratégica, Gestión Académica y Gestión Administrativa, desde donde se ejecutan las actividades y funciones de los diferentes cargos de la Institución. EL Manual cuenta con una diagramación de los procedimientos que permite conocer la secuencia ordenada de las actividades y las áreas involucradas en su cumplimiento y de igual forma con un Marco Referencial que establece los criterios requeridos y el marco legal entre otros aspectos. El Despliegue de Cargos involucra las funciones del personal Docente y Administrativo con el Insumo, la actividad y el producto como un sistema interactivo que permite hilar las acciones pertinentes de cada cargo para una mayor eficiencia y eficacia.
  • 10. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS
  • 11. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS 2. OBJETIVOS DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 1. Identificar los productos, procesos, procedimientos y actividades que ofrece y se llevan a cabo en la Institución Educativa. 2. Concentrar las actividades, para ofrecer un servicio de calidad. 3. Definir niveles de responsabilidad de acuerdo a las funciones desarrolladas por cada una de las personas que laboran en la Institución Educativa.
  • 12. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS 3. CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTO Para la elaboración del presente Manual de Procesos y Procedimientos, se partió de la orientación metodológica, diseñada por el equipo profesional externo. Las partes que integran el Manual, se encuentran ordenadas de una forma lógica, que facilita el entendimiento y manejo a cualquier persona que desee consultarlo. 1. ESTRUCTURA ORGANICA : Es el Diagrama de Flujo de la forma como esta organizada por cargos, la Institución Educativa. 2. MAPA DE PROCESOS: Es la identificación de los procesos y responsables de la Institución. 3. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTO 3.1. Procesos y Producto: Es el Proceso Identificado y el producto que arroja . 3.2. Procesos y Procedimientos: Es el proceso identificado y los procedimientos que realiza el proceso.
  • 13. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS 3.3. Procedimiento, Actividades y Diagrama de Flujo: Son cada uno de los procedimientos identificados dentro de cada proceso, con sus respectivas, actividades, responsables y su diagrama de flujo. 4. MARCO REFERENCIAL : Es donde se identifica cada uno de los procedimientos, su definición, su fundamento legal, los requisitos iniciales, los documentos utilizados, la periodicidad, el producto o servicio final al cliente y algunas observaciones al procedimiento. 5. ESQUEMA SISTEMATICO, DESPLIEGUE DE CARGOS: Es la relación de las funciones, con los insumos y las actividades que al final generan un producto.
  • 14. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS 6. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
  • 15. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS 6.1. PROCESOS Y PRODUCTOS
  • 16. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCESOS Y PRODUCTO CODIGO VERSIÓN SFP-001 001- 2005 No PROCESO PRODUCTO . 1 DIRECCIONAMIENTO MANEJO, DESARROLLO Y ESTRATÉGICO CONTROL DE LAS ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS Y OPERATIVAS DE LA INSTITUCIÓN BAJO LOS PRINCIPIOS DE EFICIENCIA, EFICACIA Y ECONOMÍA, A PARTIR DE UNA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA. 2 GESTION EDUCATIVA SERVICIO EDUCATIVO INTEGRAL CON CALIDAD Y PROYECCIÓN SOCIAL 3 GESTION ADMINISTRATIVA MAXIMIZACIÓN DE RECURSOS, AMBIENTE DE ARMONÍA Y COMPROMISO INSTITUCIONAL
  • 17. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS 6.2. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
  • 18. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE CODIGO VERSIÓN CONSEJO SFP-001 001- 2005 DIRECTIVO “RECTOR” No. PROCESO PROCEDIMIENTO  ASIGNACIÓN DE CARGA ACADÉMICA A DOCENTES  ELABORACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO  MODICACIÒN PRESUPUESTAL, ADICCIÓN PRESUPUESTAL 1 DIRECCIONAMIENT  MODIFICACIÒN PRESUPUESTAL, O REDUCCIÓN PRESUPUESTAL ESTRATÉGICO  MODIFICACIÒN AL PRESUPUESTO, TRASLADOS PRESUPUÉSTALES  PLAN DE COMPRAS  LEGALIZACIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS  CREACIÓN DE CAJA MENOR
  • 19. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS  CONTRATACIÓN DIRECTA CON FORMALIDADES PLENAS (OBRA PUB.)  CONTRATACIÓN DIRECTA CON FORMALIDADES PLENAS ( CONTRATO DE SUMINISTROS O COMPRAS)  CONTRATACIÓN DIRECTA CON FORMALIDADES PLENAS (PRESTACIÓN SERVICIOS)  CONTRATACIÓN DIRECTA SIN FORMALIDADES PLENAS (O.T.)  CONTRATACIÓN DIRECTA SIN FORMALIDADES PLENAS (COMPRAS)  CONTRATACIÓN DIRECTA SIN FORMALIDADES PLENAS (O.P.S)  CREACIÓN DE MEDIDAS DE SEGURIDAD Y CUSTODIA PARA BIENES DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO INSTITUCIONAL
  • 20. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE CODIGO VERSIÓN CONSEJO SFP-001 001- 2005 ACADEMICO COORDINADORES DOCENTES No. PROCESO PROCEDIMIENTO  ORGANIZACIÓN DEL PLAN DE ESTUDIO  MATRICULA DE ESTUDIANTES  PLANEACIÓN ACADÉMICA DEL ÁREA POR ASIGNATURA 2 GESTION  DESARROLLO DE LA PLANEACIÓN DE CADA ACADEMIC ÁREA POR ASIGNATURA A  EVALUACIÓN DE LA ASIGNATURA DE CADA AREA  PROMOCIÓN ACADÉMICA DE ESTUDIANTES  ELABORACIÓN DE HORARIOS  CAPACITACIÓN A DOCENTES  EVALUACIÓN INSTITUCIONAL AÑO ANTERIOR
  • 21. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE CODIGO VERSIÓN CONTADOR - SFP-001 001- 2005 TESORERO No. PROCESO PROCEDIMIENTO  IDENTIFICACIÓN DE HECHOS ECONÓMICOS FINANCIEROS Y SOCIALES  REVISIÒN, VERIFICACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS FUENTES Y SOPORTES  IMPUTACIÓN DE SOPORTES DE 3 GESTION CONTABILIDAD ADMINISTRAT  DIGITACIÓN DE DOCUMENTOS IVA SOPORTES  AJUSTES Y CIERRE  ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS E INFORMES CONTABLES  EJECUCIÓN O RECAUDO PRESUPUESTO DE INGRESOS  EJECUCIÓN DE EGRESOS; REGISTRO E INFORMES
  • 22. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS  RECAUDO DE EFECTIVO  NOVEDADES DE NOMINA  PAGO DE NÓMINA A DOCENTES Y PERSONAL ADMINISTRATIVO  PAGO DE ACREENCIAS
  • 23. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE CODIGO VERSIÓN SECRETARIA SFP-001 001- 2005 No. PROCESO PROCEDIMIENTO  MANEJO DE CORRESPONDENCIA  SEGURIDAD E INTEGRIDAD DE LA INFORMACIÓN  ACTAS DE REUNIONES 3 GESTION  ARCHIVO Y CONTROL DE HOJAS DE VIDA ADMINISTRAT PERSONAL DOCENTE, ADMINISTRATIVO Y IVA DE SERVICIOS GENERALES  CERTIFICACIONES Y CONSTANCIAS DE ESTUDIO  DILIGENCIAMIENTO DE INFORMACIÓN CON ENTIDADES EXTERNAS  DILIGENCIAMIENTO DE DIPLOMAS  PRUEBAS DE ICFES  REGISTRO DE EVALUACIONES Y VALORACIONES
  • 24. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS
  • 25. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE CODIGO VERSIÓN BIBLIOTECA – SFP-001 001- 2005 ENFERMERIA ALMACEN – SERVICIOS GENERALES No. PROCESO PROCEDIMIENTO BIBLIOTECA  ADQUISICIÓN DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO  CODIFICACIÓN Y UBICACIÓN DEL MATERIAL 3 GESTION  PRÉSTAMO DE LIBROS Y MATERIAL ADMINISTRAT DIDÁCTICO IVA ENFERMERIA  SERVICIO DE ENFERMERÍA ALMACEN  INVENTARIO DE BIENES, PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO INSTITUCIONAL
  • 26. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS  INVENTARIO DE BIENES, DADOS DE BAJA EN DESUSO O INSERVIBLES SERVICIOS GENERALES  ASEO  VIGILANCIA
  • 27. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS 6.3. PROCEDIMIENTOS, ACTIVIDADES Y DIAGRAMA DE FLUJO
  • 28. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
  • 29. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS PROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO PROCEDIMIENTO : ASIGNACIÓN DE CARGA ACADEMICA A DOCENTES RESPONSABLE : RECTOR AREA FUNCIONAL RECTOR COORDINADORES ACTIVIDAD 1 Elaborar acto administrativo la (Resolución) de la distribución de la carga Académica entre los Docentes con asesoría del Consejo Académico. 2 Elaborar el horario de clases por jornada. 3 Conformar los comité de área por jornada. 4 Fin del procedimiento.
  • 30. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS PROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO PROCEDIMIENTO : ELABORACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO RESPONSABLE : RECTOR AREA FUNCIONAL RECTOR TESORERO CONSEJO DIRECTIVO ACTIVIDAD 1 Elaborar y revisar el proyecto de presupuesto teniendo en cuenta para ingresos: los costos educativos, los ingresos por la tienda, por fotocopias, donaciones, etc., y los recursos del balance (saldo efectivo, CxC). Para egresos de acuerdo a las necesidades que presente cada comité de área y los demás proyectos de inversión. 2 Plasmar todos aquellos parámetros que se deben tener en cuenta en la ejecución del presupuesto tales como: prelación de pagos, ejecución del presupuesto a través del PAC y las normas pertinentes (Dcto 111/96). 3 Convocar a reunión de Consejo Directivo para la disolución de y aprobación del presupuesto mediante Acuerdo. (disposiciones generales). 4 Discutir y aprobar el presupuesto de la vigencia. 5 Publicar en cartelera el Acuerdo de aprobación del presupuesto de la institución para la vigilancia. 6 Fin del procedimiento.
  • 31. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS PROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO PROCEDIMIENTO : MODIFICACIÓN PRESUPUESTAL, ADICION PRESUPUESTAL RESPONSABLE : COSEJO DIRECTIVO AREA FUNCIONAL RECTOR TESORERO CONSEJO DIRECTIVO ACTIVIDAD 1 Comparar cada mes una vez hecha la conciliación bancaria, el PRESUPUESTO DE INGRESOS APROBADOS (0205) contra el PRESUPUESTO DE INGRESOS EN EFECTIVO (0211), si este es mayor en alguno de los rubros debe preparar el proyecto de adición presupuestal. º 2 Elaborar el Acuerdo de Adición Presupuestal tanto a ingresos como a egresos, a este se adiciona el rubro de que presente mayor gasto siempre y cuando no tenga destinación especifica. 3 Convocar a reunión al Consejo Directivo. 4 Estudiar y analizar el proyecto de Acuerdo de la adición presupuestal y efectuar la correspondiente aprobación. 5 Hacer el registro presupuestal de la adición con el acuerdo aprobado por el concejo Directivo así: PRESUPUESTO DE INGRESOS APROBADO (0205) contra el PRESUPUESTO DE INGRESOS POR EFECTAR (0206) y en los gastos PRESUPUESTO DE GASTOS POR EJECUTAR (0310) contra PRESUPUESTO DE GASTOS APROBADO ( 0305). 6 Ajuntar el P:A:C:, revisarlo y someterlo a aprobación. 7 Fin de Procedimiento
  • 32. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS PROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO PROCEDIMIENTO : MODIFICACIÓN PRESUPUESTAL REDUCCIÓN PRESUPUESTAL RESPONSABLE : CONSEJO DIRECTIVO AREA FUNCIONAL RECTOR TESORERO CONSEJO DIRECTIVO ACTIVIDAD 1 Calcular y evaluar los ingresos frente a lo presupuestado en la vigencia para determinar su comportamiento o la insuficiencia de los mismo. º 2 Prepara con el tesorero la propuesta de reducción para ser sometida a evaluación. 3 Convocar a reunión. al Consejo Directivo 4 Presentar al Consejo Directivo el Proyecto de Acuerdo, previamente revisado para su aprobación. 5 Modificar el P.A.C, revisarlo y presentarlo para su aprobación. 6 Discutir, analizar y aprobar el Acuerdo de Reducción o Aplazamiento Presupuestal. 7 Asentar el Acuerdo de Reducción Presupuestal en el libro de presupuesto,. 8 Fin del procedimiento
  • 33. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS PROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO PROCEDIMIENTO : MODIFICACION AL PRESUPUESTO, TRASLADOS PRESUPUESTALES. RESPONSABLE : RECTOR AREA FUNCIONAL TESORERO RECTOR CONSEJO DIRECTIVO ACTIVIDAD 1 Examinar cual es el saldo de cada uno de las apropiaciones una vez se expida el certificado de disponibilidad presupuestal, si es muy bajo en algunos de ellos debe preparar el proyecto de traslado presupuestal, analizando cual de los rubros puede ser contra creditado. º 2 Elaborar proyecto de acuerdo de traslado presupuestal en egresos. Siempre se traslada de gasto a inversión y no lo contrario o de gasto a gasto. 3 Convocar a reunión al Consejo Directivo. 4 Estudiar y analizar el proyecto de acuerdo del traslado presupuestal y efectuar la correspondiente aprobación. 5 Hacer el registro presupuestal del traslado con el acuerdo aprobado por el consejo directivo así: para el crédito: PRESUPUESTO DE GASTOS X EJECUTAR 0310 contra PRESUPUESTO DE GASTOS APROBADO 0305 y para el contra crédito: PRESUPUESTO DE GASTOS APROBADO 0305 contra PRESUPUESTO DE GASTOS X EJECUTAR 0310. 6 Ajustar el P:A:C:, y someterlo aprobación. 7 Fin del procedimiento
  • 34. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS PROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO PROCEDIMIENTO : PLAN DE COMPRAS RESPONSABLE : RECTOR AREA FUNCIONAL RECTOR COMITES CONSEJO DIRECTIVO ACTIVIDAD 1 Solicitar a los Comités de Área las necesidades para la ejecución de los Proyectos académicos de la vigencia. 2 Elaborar plan de necesidades. 3 Analizar y consolidar el plan de compras de la vigencia, acorde al presupuesto aprobado, a la necesidad del servicio y a los proyectos académicos presupuestados por la Comunidad Educativa. 4 Convocar al consejo directivo y presentar el proyecto de plan de compras para su correspondiente aprobación. 5 Discutir y aprobar el plan de compras de la vigencia. 6 Ejecutar el plan de compras 7 Fin del proceso.
  • 35. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS PROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO PROCEDIMIENTO : LEGALIZACIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS RESPONSABLE : RECTOR AREA FUNCIONAL RECTOR SECRETARIA CONSEJO DIRECTIVO ACTIVIDAD 1 Proyectar resoluciones y acuerdos institucionales, teniendo en cuenta las normas de orden jurídico y administrativo etc. 2 Trasladar a la secretaria para su correspondiente transcribir. 3 Asignar el consecutivo. 4 Transcribir el acto administrativo aplicando los diferentes controles de calidad. 5 Firmar los actos administrativos y resoluciones. 6 Convocar a reunión para aprobar el correspondiente acuerdo institucional. 7 Estudiar, analizar, discutir y aprobar el respectivo acuerdo. 8 Fin del Procedimiento
  • 36. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS PROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO PROCEDIMIENTO : CREACION DE CAJA MENOR RESPONSABLE : RECTOR RECTOR CONSEJO TESORERO SECRETARIA AREA FUNCIONAL DIRECTIVO ACTIVIDAD 1 Elaborar Acuerdo de Reglamentación de manejo de Caja Menor, especificando monto, gastos autorizados, responsable de manejo, etc. 2 Analizar, discutir y aprobar mediante Acuerdo, la apropiación de creación de Caja Menor 3 Constituir Póliza de Manejo para la Caja Menor a favor de la Institución, asegurando al responsable del manejo de esta. 4 Elaborar el comprobante de egreso con su respectivo cheque 5 Llenar los correspondiente recibos de Caja Menor prenumerados con el visto bueno de la Rectoría previos requisitos establecidos 6 Elaborar el respectivo reembolso de Caja Menor, al final de cada mes; con su respectivo formato y las firmas de quien lo proyectó, elaboró, revisó y aprobó. 7 Reportar en el mes de Diciembre, los gastos de caja menor en caso de que quede excedente en efectivo se debe consignar al Fondo Docente 8 Fin del procedimiento
  • 37. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS PROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO PROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA CON FORMALIDADES PLENAS OBRA PUBLICA RESPONSABLE : RECTOR AREA FUNCIONAL RECTOR CONSEJO CONTRATISTA DIRECTIVO ACTIVIDAD 1 Celebrar contratos y convenios de acuerdo con el Proyecto Educativo Institucional P.E.I-, con el presupuesto, de acuerdo a las normas jurídicas aplicables, o delegar mediante Acto Administrativo en un funcionario de nivel ejecutivo o directivo. 2 Identificar con la comunidad a beneficiar (cuando la obra lo requiera) la solución a las necesidades a satisfacer con la obra. 3 Elaborar los diseños correspondientes y especificaciones técnicas considerando el punto anterior y además, tener en cuenta el concepto y/o aprobación de las entidades reguladoras (Curadurìa, CVC, Acuaviva, EPSA, etc) 4 Elaborar el presupuesto oficial, costos directos y el A.I.U., y actualizarlo en la ficha correspondiente al momento de contratar el inicio de una obra y agregar los ajustes de obra de acuerdo con el plazo oficial (Art.25 Numeral 12 Ley 80/93). 5 Proceder (con soportes) a analizar con º antelación, al inicio del proceso de selección del contratista la conveniencia del objeto que se va a contratar (Art. 25, numeral 7, Ley 80/93). 6 Solicitar la disponibilidad presupuestal (Art. 25, numeral 6 Ley 80/93), (Art.71, Decreto 111/96, Estatuto Orgánico de Presupuesto) 7 Presentar certificado de registro en el banco de proyectos de la institución.
  • 38. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS PROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO PROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA CON FORMALIDADES PLENAS OBRA PUBLICA RESPONSABLE : RECTOR AREA FUNCIONAL RECTOR CONSEJO CONTRATISTA DIRECTIVO ACTIVIDAD 8 Publicar el proyecto de pliegos de condiciones o términos de referencia en pagina web de la institución o un aviso del lugar donde podrá consultarse el pliego, en un diario de amplia circulación Municipal, Departamental o Nacional. (Art. 1 y 2 Decreto 2170/02 (Igual para los pliegos definitivos) 9 Convocar de oficio a la audiencia de adjudicación de la licitación o concurso. 10 Convocar al Comité Evaluador de Propuestas para la Contratación de Obras Públicas y consultorìa para que proceda a evaluar técnica y económicamente las propuestas (Art. 24,26 Ley 80/93) y seleccionar la propuesta (Deber de selección objetiva Art. 29 Ley 80/93) 11 Emitir Acto Administrativo de adjudicación de la licitación o concurso 12 Exigir Garantía Única (Art. 25 Ley 80/93 Art. 17 Decreto 679/94) POLIZAS CUMPLIMIENTO.- No será inferior al monto de la cláusula penal pecuniaria ni al 10% del valor del contrato (Art. 17 literal b Decreto 679/94). Equivalente al 20% del valor del contrato con una vigencia igual al contrato y tres meses mas. (Cláusula del contrato) BUEN MANEJO Y CORRECTA INVERSION DEL ANTICIPO.- Valor del amparo equivalente al 100% del monto del anticipo (Artículo 17 literal a Decreto 679/94), con una vigencia igual al término de ejecución del mismo y noventa días mas. (Cláusula contrato).
  • 39. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS PROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO PROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA CON FORMALIDADES PLENAS OBRA PUBLICA RESPONSABLE : RECTOR AREA FUNCIONAL RECTOR CONSEJO CONTRATISTA DIRECTIVO ACTIVIDAD SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES.- El valor del amparo será igual cuando menos el 5% del valor total del contrato y deberá extenderse por el término de vigencia del contrato y tres año mas. (Art. 17 Literal C Decreto 679/94). Valor del amparo equivalente al 10% del valor del contrato con una vigencia igual a la del mismo y tres años mas contados a partir de la fecha de terminación del contrato. (Cláusula contrato). RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL.- Valor del amparo equivalente al 10% del valor del contrato por el término de ejecución del mismo y noventa días más (Cláusula del contrato) 13 Emitir Resolución de aprobación de las pólizas (Artículo 41 Ley 80/93, Art. 18 Decreto 679). Presentar Certificado de Cámara de Comercio (Persona natural, para los que sean comerciantes, según código de comercio). Presentar certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio (Persona Jurídica) (Art`. 6 Ley 80 de 1993). Acreditar pago en la Gaceta (Parágrafo 3 Art. 41 Ley 80/93, Art. 24 Decreto 679/94). Elaborar la minuta del Contrato (Art. 39 Ley 80/93). Suscribir el contrato por las partes (Firma del Contratos) ( Art. 41 Ley 80/93) 14 Presentar certificado de Cámara de Comercio (Persona natural, para los que sean comerciantes, según Código de Comercio.
  • 40. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS
  • 41. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS PROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO PROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA CON FORMALIDADES PLENAS OBRA PUBLICA RESPONSABLE : RECTOR AREA FUNCIONAL RECTOR CONSEJO CONTRATISTA DIRECTIVO ACTIVIDAD 15 Presentar certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio (Persona Jurídica) (Art. 6 Ley 80 de 1993). 16 Acreditar pago en la Gaceta (Parágrafo 3 Art. 41 Ley 80/93, Art. 24 Decreto 679/94. 17 Elaborar la minuta del contrato (Art. 39 Ley 80/93) 18 Suscribir el contrato por las partes (Firma del contrato) ( Art. 41 Ley 80/93) 19 Publicar en lugar visible de la entidad una vez por semestre, la relación singularizada de los bienes adquiridos y servicios contratados, el objeto y valor de los mismos, su destino y el nombre del adjudicatario, asì como las licitaciones declaradas desiertas (Art. 51 Ley 190/95, Art. 40 numeral 27 Ley 200/95) 20 Fin del procedimiento
  • 42. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS PROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO PROCEDIMIENTO : INTERVENTORIA RESPONSABLE : INTERVENTOR AREA FUNCIONAL RECTOR INTERVENTOR CONTRATISTA 1 Nombrar interventor mediante Resolución (art. 53 Ley 80/93) 2 Notificar al interventor 3 Establecer por escrito sus ordenes o sugerencias. Ninguna orden del interventor de la obra podrá darse verbalmente. (numeral 2 Art. 32 Ley 80/93) 4 Levantar acta de entrega de anticipo. El pago del anticipo no debe ser mayor del 50% del valor del contrato (Art. 40 Ley 80/93). En aquellos casos donde el contrato sea cofinanciado se debe pactar el anticipo y demás pagos de acuerdo a los desembolsos estipulados en el convenio de cofinanciaciòn 5 Verificar que el contratista antes de dar comienzo a la obra, tenga afiliado al personal vinculado a su servicio a una empresa administradora de riesgos profesional ARP. (Cláusula del Contrato). Por ser una exigencia que debe ser ampliada después del perfeccionamiento del contrato, es responsabilidad del interventor exigir esta afiliación antes de firmar el Acta de inicio de la obra. 6 Fin del procedimiento
  • 43. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS PROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO PROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA CON FORMALIDADES PLENAS (COMPRAS) RESPONSABLE : RECTOR AREA FUNCIONAL RECTOR TESORERO CONTRATISTA ACTIVIDAD 1 Autorizar celebrar contratos y convenios de acuerdo con el proyecto educativo institucional PEI, con el presupuesto, de acuerdo a las normas jurídicas aplicables, o delegar mediante Acto Administrativo en un funcionario de nivel ejecutivo o directivo (Art. 11, 12 Ley 80/93, Articulo 14 Decreto 679/94) 2 Identificar la necesidad y elaborar la nota de pedido, la cual deberá contener claramente las especificaciones de los suministros pedidos, por parte de los solicitantes, además presentar al Consejo Directivo que es quien lo aprueba. 3 Solicitar la disponibilidad presupuestal (Art. 71 Decreto 111/96 Estatuto Orgánico de Presupuesto) 4 Solicitar al menos dos cotizaciones (opcional, por transparencia), si la orden de suministro no supera el 10% de la menor cuantía, no se requieren varias oferta. 5 Elaborar orden de suministro o de compra (Art. 25 Decreto 679/94). 6 Determinar pólizas (opcional) 7 Presentar factura. 8 Registrar entrada al almacén. 9 Registrar salida de almacén.
  • 44. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS PROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO PROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA CON FORMALIDADES PLENAS (COMPRAS) RESPONSABLE : RECTOR AREA FUNCIONAL RECTOR TESORERO CONTRATISTA ACTIVIDAD 10 Certificar el recibo a satisfacción del suministro. Tratándose de equipos deberá garantizarse su correcta instalación y funcionamiento. Igual deberá garantizarse el recibo, utilización y destino de los bienes o insumos adquiridos, de conformidad al cumplimiento de lo solicitado en la orden. 11 Presentar orden de pago con sus respectivos soportes. 12 Fin del procedimiento
  • 45. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS PROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO PROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA CON FORMALIDADES PLENAS (CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS) RESPONSABLE : RECTOR AREA FUNCIONAL RECTOR CONTRATISTA CONSEJO DIRECTIVO ACTIVIDAD 1 Autorizar celebrar contratos y convenios de acuerdo con el proyecto educativo institucional PEI, con el presupuesto, de acuerdo a las normas jurídicas aplicables, o delegar mediante Acto Administrativo en un funcionario de nivel ejecutivo o directivo (Art. 11, 12 Ley 80/93, Articulo 14 Decreto 679/94) 2 Identificar la necesidad y presentar la solicitud del servicio al Consejo Directivo quien le aprueba. 3 Certificar que no existe personal de planta con capacidad para realizar las actividades a contratar (Artículo 32 Literal 3 Parágrafo 1 Ley 80 de 1993) 4 Solicitar la disponibilidad presupuestal (Art. 25, Numeral 6 Ley 80/93) (Art. 71 Decreto 111/96 Estatuto Orgánico de Presupuesto) 5 Proceder (con soportes) a analizar con antelación, al inicio del proceso de selección del contratista la conveniencia del objeto que se va a contratar. (Art. 25, numeral 7 Ley 80/93). 6 Fijar aviso de invitación a presentar propuestas, en un lugar visible de la entidad mínimo dos (2) días (cuando a ello hubiere lugar) (Art. 3 Decreto 855/94). Para la celebración de los contratos de menor cuantía cuyo valor sea igual o superior a cien (100) salarios mínimos legales mensuales y al mismo tiempo superen el cincuenta por ciento (50%) de la menor cuantía de la entidad.
  • 46. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS
  • 47. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS PROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO PROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA CON FORMALIDADES PLENAS (CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS) RESPONSABLE : RECTOR AREA FUNCIONAL RECTOR CONTRATISTA CONSEJO DIRECTIVO ACTIVIDAD FIJACION.- Marca la fecha de inicio de la presentación de las propuestas. DESFIJACION.- Marca la fecha límite de la presentación de las propuestas. 7 Convocar al Comité Evaluador de Propuestas, a Consejo Directivo para la contratación de PRESTACION DE SERVICIOS, para que proceda a evaluar la idoneidad y el perfil de los aspirantes a ser contratados (Art. 24, 26 Ley 80/93) (Deber de selección objetiva, Art. 29 Ley 80/93 Art. 3 Decreto 855/94). 8 Emitir Resolución de adjudicación del contrato o quien se haya delegado para contratar. 9 Exigir Garantía Única (Art. 25 Ley 80/93 Art. 17 Decreto 679/94) POLIZAS CUMPLIMIENTO.- No será inferior al monto de la cláusula penal pecuniaria ni al 10% del valor del contrato (Art. 17 literal b Decreto 679/94). Equivalente al 20% del valor del contrato con una vigencia igual al contrato y tres meses mas. (Cláusula del contrato)
  • 48. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS PROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO PROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA CON FORMALIDADES PLENAS (CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS) RESPONSABLE : RECTOR AREA FUNCIONAL RECTOR CONTRATISTA CONSEJO DIRECTIVO ACTIVIDAD BUEN MANEJO Y CORRECTA INVERSION DEL ANTICIPO.- Valor del amparo equivalente al 100% del monto del anticipo (Artículo 17 literal a Decreto 679/94), con una vigencia igual al término de ejecución del mismo y noventa días mas. (Cláusula contrato). SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES.- El valor del amparo será igual cuando menos el 5% del valor total del contrato y deberá extenderse por el término de vigencia del contrato y tres año mas. (Art. 17 Literal C Decreto 679/94). Valor del amparo equivalente al 10% del valor del contrato con una vigencia igual a la del mismo y tres años mas contados a partir de la fecha de terminación del contrato. (Cláusula contrato). 10 Emitir Resolución de aprobación de las pólizas (Artículo 41 Ley 80/93, Art. 18 Decreto 679). 11 Exigir requisitos si es Persona Natural: -Presentar Certificado de Cámara de Comercio (Persona natural, para los que sean comerciantes, según código de comercio). -Aportar la hoja de vida. -Certificado de antecedentes disciplinarios. -Certificado de antecedentes DAS. -Afiliación a una EPS. (para contratos cuya vinculación sea superior a los tres meses).
  • 49. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS PROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO PROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA CON FORMALIDADES PLENAS (CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS) RESPONSABLE : RECTOR AREA FUNCIONAL RECTOR COTRATISTA CONSEJO DIRECTIVO ACTIVIDAD 12 Exigir a la Persona Jurídica, la presentación del Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio (Art. 6 Ley 80/93).- 13 Acreditar pago en la Gaceta (Parágrafo 3 Art. Ley 80/93, Art. 24 Decreto 679/94). 14 Elaborar la minuta del contrato (Art. 39 Ley 80/93). 15 Suscribir el contrato por las partes (Firma del contrato) (Art. 41 Ley 80/93). 16 Publicar en lugar visible de la Institución una vez por semana la relación singularizada de los bienes adquiridos y servicios contratados, el objeto y el valor de los mismos, su destino y el nombre del adjudicatario, así como las licitaciones declaradas desiertas. (Art. 51 Ley 190/95, Art. 40 numeral 27 Ley 200/95). ETAPA POSTCONTRACTUAL 17 Asignar al Consejo Directivo un funcionario para certificar el recibo a satisfacción y efectuar el respectivo seguimiento y control (Cláusula del contrato) 18 Presentar orden de pago con sus respectivos anexos. 19 Fin del procedimiento
  • 50. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS PROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO PROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA SIN FORMALIDADES PLENAS (ORDEN TRABAJO) RESPONSABLE : RECTOR AREA FUNCIONAL RECTOR TESORERO CONTRATISTA ACTIVIDAD 1 Realizar los estudios y análisis de conveniencias. Art. 8 Decreto 2170/02 numeral 7 y 12, Art. 25 numeral 3 y Art. 26 Ley 80/93 2 Elaboración y la publicación del proyecto de pliego de condiciones o términos de referencia. Art. 1 y 10 Decreto 2170/02 Art. 24 numeral 5. 3 Recepción de observaciones al proyecto de los pliegos de condiciones o términos de referencia Art. 21 numeral 1 Decreto 2170/02. 4 Ajustes y elaboración de los pliegos de condiciones o términos de referencia definitivos Art. 01 Decreto 2170/02, Art. 24 numeral 5 Ley 80/93. 5 Solicitar certificado de disponibilidad presupuestal a Tesorería, Art. 71 Decreto 111/96 y Art. 19 Decreto 568/96. 6 Recepción de propuestas (según pliego) y evaluación de las propuestas Art. 4 Decreto 2170/02. 7 Verificar registro del proponente en caso de ser requerido 8 Elaboración de documento escrito (Contrato u orden de trabajo) Art. 25, 40 y 41 Ley 80/93 y Art. 17 y 18 Decreto 679/94.. 9 Realizar el registro o compromiso presupuestal. Art. 20 Decreto 568/96.
  • 51. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS PROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO PROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA SIN FORMALIDADES PLENAS (ORDEN TRABAJO) RESPONSABLE : RECTOR AREA FUNCIONAL RECTOR TESORERO CONTRATISTA ACTIVIDAD 10 Seguimiento técnico, administrativo y jurídico del contrato. Art. 4, 5, 25 y 26 de la Ley 80/93. 11 Elaborar acta de iniciación y certificado de pago de anticipo. 12 Presentación de planes o localización de la obra, presupuesto, análisis de precios unitarios, especificaciones técnicas. 13 º Verificar los requisitos y documentos anteriores. 14 Obtener la licencia ambiental o permiso de la CVC 15 Presentar póliza de cumplimiento a favor de la entidad ambiental. 16 Elaborar acta de liquidación final de la obra. 17 Liquidar el contrato de acuerdo al Art. 60 y 61 de la Ley 80/93 18 Fin del procedimiento
  • 52. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS PROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO PROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA SIN FORMALIDADES PLENAS (COMPRAS) RESPONSABLE : RECTOR AREA FUNCIONAL RECTOR TESORERO CONTRATISTA ACTIVIDAD 1 Autorizar celebrar contratos y convenios de acuerdo con el proyecto educativo institucional PEI, con el presupuesto, de acuerdo a las normas jurídicas aplicables, o delegar mediante Acto Administrativo en un funcionario de nivel ejecutivo o directivo (Art. 11, 12 Ley 80/93, Articulo 14 Decreto 679/94) 2 Determinar la necesidad y elaborar la nota de pedido, la cual deberá contener claramente las especificaciones de los suministros pedidos, por parte de los solicitantes, además presentar al Consejo Directivo que es quien lo aprueba. 3 Solicitar la disponibilidad presupuestal (Art. 71 Decreto 111/96 Estatuto Orgánico de Presupuesto) 4 Solicitar al menos dos cotizaciones (opcional, por transparencia), si la orden de suministro no supera el 10% de la menor cuantía, no se requieren varias oferta. 5 Elaborar orden de suministro o de compra (Art. 25 Decreto 679/94). 6 Determinar pólizas (opcional) 7 Presentar factura. 8 Registrar entrada al almacén. 9 Registrar salida de almacén.
  • 53. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS PROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO PROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA SIN FORMALIDADES PLENAS (COMPRAS) RESPONSABLE : RECTOR AREA FUNCIONAL RECTOR TESORERO CONTRATISTA ACTIVIDAD 10 Certificar el recibo a satisfacción del suministro. tratándose de equipos deberá garantizarse su correcta instalación y funcionamiento. Igual deberá garantizarse el recibo, utilización. 11 Presentar orden de pago con sus respectivos soportes. 12 Fin del procedimiento
  • 54. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS PROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO PROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA SIN FORMALIDADES PLENAS (PRESTACION DE SERVICIOS) RESPONSABLE : RECTOR AREA FUNCIONAL RECTOR TESORERO CONTRATISTA ACTIVIDAD 1 Autorizar celebrar contratos y convenios de acuerdo con el proyecto educativo institucional PEI, con el presupuesto, de acuerdo a las normas jurídicas aplicables, o delegar mediante Acto Administrativo en un funcionario de nivel ejecutivo o directivo (Art. 11, 12 Ley 80/93, Articulo 14 Decreto 679/94) 2 Identificar la necesidad y presentar la solicitud del servicio al Consejo Directivo quien la aprueba. 3 Solicitar la disponibilidad presupuestal (Art. 71 Decreto 111/96 Estatuto Orgánico de Presupuesto) 4 Proceder (con soportes) a analizar con antelación, al inicio del proceso de selección del contratista la conveniencia del objeto que se a contratar (Art. 25, numeral 7 Ley 80/93) 5 Certificar que no existe personal de planta. (Art. 32 Literal 3 Parágrafo 1 Ley 80 de 1993) 6 Solicitar la presentación de la hoja de vida. 7 Seleccionar la persona idónea. (si la orden de servicio no supera el 10% de la menor cuantía no requiere varias ofertas. 8 Diligenciar orden de servicio.
  • 55. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS PROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO PROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA SIN FORMALIDADES PLENAS (PRESTACION DE SERVICIOS) RESPONSABLE : RECTOR AREA FUNCIONAL RECTOR TESORERO CONTRATISTA ACTIVIDAD 9 Certificar el servicio a satisfacción, una vez haya sido recibido por la dependencia solicitantes dependencia 11 Presentar orden de pago con sus respectivos soportes. 12 Fin del procedimiento
  • 56. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS PROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO PROCEDIMIENTO : CREACION DE MEDIDAS DE SEGURIDAD Y CUSTODIA PARA BIENES DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO INSTITUCIONAL RESPONSABLE : RECTOR AREA FUNCIONAL RECTOR(A) COMITÉ DE CONSEJO DIRECTIVO EMERGEN CIAS ACTIVIDAD 1 Nombrar comité de emergencia. º 2 Identificar causas y consecuencias de probables amenazas y diseñar plan de emergencia de la Institución 3 Realizar periódicamente simulacros para afrontar emergencias 4 Presentar plan de emergencias de la Institución al Consejo Directivo 5 Aprobar plan de emergencias y seguimiento 6 Solicitar diagnostico de la infraestructura de la institución y el plan de emergencia contra incendios al Cuerpo de Bomberos Voluntarios y atender sus recomendaciones. 7 Fin del procedimiento
  • 57. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS GESTION ACADEMICA
  • 58. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS PROCESO : GESTION ACADEMICA PROCEDIMIENTO : ORGANIZACION DEL PLAN DE ESTUDIO RESPONSABLE : COORDINADORES AREA FUNCIONAL RECTOR EQUIPO DE CONSEJO CONSEJO COORDINADORES TRABAJO ACADEMICO DIRECTIVO ACTIVIDAD 1 Conformar equipo de trabajo del Comité de Áreas. 2 Elaborar el plan de estudio acorde a directrices dadas en la Ley 115 de 1994 y normas reglamentarias. 3 Presentar el plan de estudio al Consejo Directivo. 4 Analizar , ajustar y aprobar el Plan de Estudio 5 Presentar el plan de Studio al Consejo Directivo. 6 Aprobar el plan de estudio institucional. 7 Hacer seguimiento y control. 8 Fin del procedimiento.
  • 59. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS PROCESO : GESTION ACADEMICA PROCEDIMIENTO : MATRICULA DE ESTUDIANTES RESPONSABLE : COORDINADORES AREA FUNCIONAL COORDINADORES, DOCENTES Y PERSONAL ADMINISTRATIVO ACTIVIDAD 1 Solicitar documentos exigidos por la Institución 2 Revisar cada documento, aprobación, confrontación de identificación y registro de la entidad Bancaria 3 Efectuar el registro sistematizado en la base de datos (controlado por el sistema) 4 Imprimir la ficha de matricula y solicitar las firmas de la alumna y el acudiente 5 Proceder a archivar los documentos exigidos en su respectiva carpeta (hoja de vida) 6 Conformar el libro de matriculas de alumnas por grados y orden alfabético 7 Fin del procedimiento
  • 60. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS PROCESO : GESTION ACADEMICA PROCEDIMIENTO : PLANEACION ACADEMICA DEL AREA POR ASIGNATURA RESPONSABLE : DOCENTES AREA FUNCIONAL DOCENTES COORDINADOR(A) ACTIVIDAD 1 Retomar el P. E. I. para identificar los temas de la asignatura acordados en el comité de área. 2 Determinar la metodología y el tiempo para cada uno de los temas. 3 Plasmar la información en el formato registro temático y logros específicos. 4 Revisar la planeaciòn de área por asignatura correspondiente a cada docente. 5 Fin del procedimiento
  • 61. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS PROCESO : GESTION ACADEMICA PROCEDIMIENTO : DESARROLLO DE LA PLANEACION DE CADA AREA POR ASIGNATURA RESPONSABLE : DOCENTES AREA FUNCIONAL DOCENTES ACTIVIDAD 1 Iniciar con la introducción al tema, objetivos logros a alcanzar, reseña histórica y metodología de evaluación. 2 Realizar lecturas, talleres, explicaciones formal del tema, trabajos en grupo, consultas etc. 3 Verificar con estudiantes oralmente y/o a través de cuis, preguntas relacionadas con el tema si ha sido entendido. 4 De ser así se avanza con el proceso de desarrollo de la asignatura, de lo contrario se experimentara una metodología adicional hasta lograr el entendimiento del tema. 5 Proyectar evaluaciones con sus respectivas fecha, hora y tema. La evaluación debe ser continua y sistematizada. 6 Fin del procedimiento.
  • 62. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS PROCESO : GESTION ACADEMICA PROCEDIMIENTO : EVALUACIÓN DE LA ASIGNATURA DE CADA AREA RESPONSABLE : DOCENTES AREA FUNCIONAL DOCENTES COORDINADOR ACTIVIDAD 1 Revisar la temática de la asignatura contenido en la programación del comité de área escrita en le P.E.I. 2 Analizar los logros e indicadores de logros del P.E:I. acordados por el comité de área. 3 Fijar fecha de evaluaciones cualitativas (talleres, ejercicios, pruebas orales o escritas individuales o en grupo) de cada tema desarrollado. 4 Realizar la evaluación acorde a lo planeado. 5 Analizar y valorar la evaluación. 6 Dar a conocer al estudiante el resultado de la evaluación. Entregar planilla de valoración de las evaluaciones al coordinador de 7 la jornada. 8 Revisar las planillas. Trasladar a la secretaria general de las planillas revisadas para posterior digitación. Trasladar a la secretaria general las planillas revisadas para posterior 9 digitación. 10 Producir los boletines de valoración (ver procedimiento registro de evaluaciones y valoraciones). 11 Entregar los boletines a los padres o acudientes de los estudiantes. 12 Fin del procedimiento.
  • 63. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS PROCESO : GESTION ACADEMICA PROCEDIMIENTO : PROMOCION ACADEMICA DE ESTUDIANTES RESPONSABLE : COMISION DE PROMOCION Y EVALUACION DOCENTES CONSEJO COORDINADOR COMITÉ DE AREA FUNCIONAL ACADEMICO PROMOCION Y EVALUACIÓN ACTIVIDAD 1 Establecer en consejo de profesores, los estudiantes con uno (1) o mas asignaturas perdidas. 2 Elaborar actas de compromiso en formatos establecidos. 3 Reunir a los padres de familia de los estudiantes que presentan insuficiencia en 1 o 2 asignaturas para informar la situación y firmar acta de compromiso. 4 Ejecutar el proceso acordado para la superación de logros comprometidos por asignaturas. 5 Determinar si las pruebas son satisfactorias y promover al año siguiente o a graduación según el caso. Si por el contrario el resultado de las pruebas no es satisfactorio, los estudiantes podrían continuar los estudios matriculando las áreas en las cuales no ha alcanzado los logros, para los grados 6,9, y 11 repetir el año. 6 Fin del procedimiento.
  • 64. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS PROCESO : GESTION ACADEMICA PROCEDIMIENTO : ELABORACIÓN DE HORARIOS RESPONSABLE : COORDINADORES AREA FUNCIONAL CONSEJO ACADEMICO DOCENTES ACTIVIDAD 1 Elaborar horario de actividades para la superación de logros para los estudiantes que presentan insuficiencias de logros en cada periodo. 2 Elaborar horario de entrega de boletines finales, certificados a los estudiantes de 9° grado y de graduación de ultimo año. 3 Elaborar horarios de actividades complementarias y especiales de superación. 4 Verificar que los horarios hayan quedado bien distribuidos. 5 Aplicar el horario establecido. 6 Fin del Procedimiento
  • 65. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS PROCESO : GESTION ACADEMICA PROCEDIMIENTO : CAPACITACION A DOCENTES RESPONSABLE : COORDINADORES AREA FUNCIONAL RECTOR COORDINADOR DOCENTE ACTIVIDAD 1 Determina las necesidades de capacitación a docentes con base en la evaluación institucional. 2 Convocar a los docentes para participar en las capacitaciones especificas de cada área y a las que se requieran para el mejoramiento del proceso educativo. 3 Aceptar, inscribir y participar de las capacitaciones. 4 Solicitar y/o aplicar los conocimientos recibidos.
  • 66. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS PROCESO : GESTION ACADEMICA PROCEDIMIENTO : EVALUACIÓN INSTITUCIONAL AÑO ANTERIOR RESPONSABLE : CONSEJO ACADEMICO. COMISION COMUNIDAD COORDINADORES RECTOR AREA FUNCIONAL EVALUADORA EDUCATIVA ACTIVIDAD 1 Elaborar la encuesta. 2 Probar la encuesta (piloto) y ajustarla. 3 Distribuir la encuesta y recolección de la información. 4 Analizar la información recaudada mediante identificación de fortalezas, debilidades y alternativas para mejorar. 5 Formular plan de mejoramiento institucional y presentarlo al Núcleo Educativo. 6 Aplicar las correcciones del Núcleo Educativo, si las hay. 7 Fin del procedimiento.
  • 67. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS GESTION ADMINISTRATIVA
  • 68. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS PROCESO : GESTION ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO : IDENTIFICACION DE HECHOS ECONOMICOS, FINANCIEROS Y SOCIALES RESPONSABLE : TESORERO AREA FUNCIONAL TESORERO ACTIVIDAD 1 Aplicar las Normas Generales de la Contabilidad Pública que demarcan la cuantificación de los hechos financieros, económicos y sociales. 2 Reconocer la totalidad de las operaciones realizadas por el ente público, º mediante las cuales se adquieren derechos, bienes y obligaciones ciertas, que representan activos, pasivos y el patrimonio así como los ingresos, costos y gastos ordinarios y extraordinarios presupuestados o no, también compromisos y derechos contingentes. 3 Reconocer los hechos económicos financieros y sociales que resulten de actividades culturales o que estén relacionados con el patrimonio histórico (reconocimientos de hechos y actividades especificas) 4 Reconocer en las cuentas de planeaciòn y presupuesto las operaciones de ingresos y gastos presupuestados y ejecutados acorde con las normas respectivas y las dinámicas establecidas. 5 Reconocer operaciones de las cuales se tenga serios indicios sobre su propiedad o afectación y sobre la cual no se tenga evidencia documentaria. Así mismo reconocer las operaciones que representen compromisos y derechos continentes en las respectivas cuentas de orden y control. 6 Enmarcar el hecho con la aplicación de normas técnicas especificas que tiene que ver con: - Registro del proceso de aprobación y ejecución del presupuesto (C.E. 015/9) - Valoración de las inversiones a precios de mercado ( C.E.019/97) - Depreciación, agotamiento, amortización y provisiones (C.E.011/96) 7 Fin del procedimiento
  • 69. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS PROCESO : GESTION ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO : REVISION, VERIFICACION Y CLASIFICACIÒN DE LOS DOCUMENTOS FUENTES Y SOPORTES RESPONSABLE : TESORERO AREA FUNCIONAL TESORERO ACTIVIDAD 1 Determinar la naturaleza y dinámica de cada uno de los documentos soportes, de acuerdo con el Plan General de Contabilidad Pública. 2 Definir como Activos las pertenencias reconocibles y medibles del ente público, representadas º en bienes y recursos controlados por el mismo, como resultado de hechos pasados, de los cuales se espera derivar en el tiempo beneficios económicos y sociales 3 Definir como Pasivos las obligaciones exigibles al ente público derivadas de hechos pasados y adquiridos en desarrollo de su actividad financiera económica y social, que deben ser pagadas o reembolsadas en el futuro, mediante la transferencia de recursos, bienes o servicios. 4 Velar por el cumplimiento de la normatividad en cuanto a la presentación, estructura y clasificación de activos y pasivos en corrientes y no corrientes. 5 Determinar como Patrimonio el conjunto de recursos aportados o bienes incorporados, así como los recibidos por valorizaciones de los activos, por el resultado del ejercicio, y los excedentes o déficit de los ejercicios anteriores que se generan por el desarrollo de la actividad económica financiera o social del ente público. 6 Incluir en Cuentas de Orden las operaciones que tienen por objeto identificar los derechos y obligaciones contingentes que pueden afectar la situación financiera económica y social del ente público o informar aspectos que por su importancia requieren de control. 7 Velar por que el estado de actividad financiera, económica y social señale la actividad del ente público y revele el flujo de recursos percibidos y consumidos en cumplimiento de su cometido estatal, expresado en términos monetarios durante un periodo determinado identificando plenamente los elementos constitutivos del mismo, como son los ingresos y los Gastos. 8 Fin del procedimiento
  • 70. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS PROCESO : GESTION ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO : IMPUTACION DE SOPORTES DE CONTABILIDAD RESPONSABLE : TESORERO AREA FUNCIONAL TESORERO ACTIVIDAD 1 Utilizar la estructura del Catálogo General de Cuentas, teniendo clara la descripción y la dinámica de las cuentas para codificar los documentos soportes de la Contabilidad. º 2 Analizar los casos que amerita un tratamiento especial para el registro y contabilización de las operaciones del ente público, con base en el marco conceptual definido en primera instancia por el marco legal. 3 Actualizar permanentemente el Catálogo General de Cuentas, de cuerdo con los cambios introducidos por la Contraloría General de la Nación. 4 Crear los niveles auxiliares de las cuentas en función de las necesidades específicas de la información financiera del ente y hacer los cambios correspondientes en las tablas del sistema. 5 Fin del procedimiento
  • 71. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS PROCESO : GESTION ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO : DIGITACIÒN DE DOCUMENTOS SOPORTES RESPONSABLE : AUXILIAR CONTABLE AREA FUNCIONAL AUXILIAR CONTABLE ACTIVIDAD 1 Registrar los soportes de la información contable que fueron previamente imputados detallando en forma ordenada las transacciones que diariamente se realizan en el ente público. º 2 Especificar en cada comprobante los movimientos correspondientes con base en los documentos soportes, indicando, fecha, origen, numero de documentó, descripción y cuantía de la operación 3 Comprobar que la información y los valores ingresados a la contabilidad por interfaces con los Módulos de Presupuesto y Tesorería sean fiel reflejo de los documentos soportes. Igualmente para la información ingresada directamente al Módulo de Contabilidad. 4 Corregir los datos ingresados erróneamente a la Aplicación con base en la revisión realizada. 5 Velar por la calidad e integridad de la información ingresada a la Aplicación Contable. 6 Revisar que los formatos del Sistema cumplan con las necesidades de la información contable 7 Brindar soporte técnico a la Aplicación contable para optimizar el recurso tecnológico disponible 8 Fin del procedimiento
  • 72. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS PROCESO : GESTION ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO : AJUSTES Y CIERRE RESPONSABLE : TESORERO AREA FUNCIONAL TESORERO ACTIVIDAD 1 Verificar los saldos de comprobación que arroja el sistema para determinar si existen problemas de naturaleza contable. º 2 Constatar los errores contables y realizar los comprobantes de Ajustes necesarios para corregir las diferencias 3 Revisar que en cada comprobante de ajuste se resuman las operaciones relacionadas con movimientos globales o de integración, tales como ajustes, correcciones y otras operaciones que se realicen en las que no intervenga el documento que lo represente. 4 Revisar la secuencia de los comprobantes para evidenciar los saltos en los consecutivos y constatar la anulación manual del comprobante respectivo. 5 Cerrar automática mente el periodo contable. 6 Imprimir los libros de contabilidad y los comprobantes de contabilidad para conservar archivos manuales que estén a disposición de las autoridades de control, inspección y vigilancia. 7 Velar por la conservación, custodia y tenencia de los libros, comprobantes y soportes que han sido objeto de registro 8 Fin del procedimiento