Este documento presenta el manual de procesos y procedimientos de la Institución Educativa Sagrada Familia Potrerillo. Incluye la estructura organizativa, mapa de procesos, descripción de procesos, productos, procedimientos y diagramas de flujo. Además, contiene un marco de referencia con la definición y detalles de cada procedimiento. El objetivo es establecer una guía para el desarrollo de las actividades académicas y administrativas de la institución de manera eficiente.
1. PROCESO Y CÓDIGO:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
I.E. SAGRADA
FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
Emisión: 10-2008
MANUAL DE PROCESOS Y
Actualización:
PROCEDMIENTOS
2. PROCESO Y CÓDIGO:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
I.E. SAGRADA
FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
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MANUAL DE PROCESOS Y
Actualización:
PROCEDMIENTOS
INSTITUCION EDUCATIVA
SAGRADA FAMILIA POTRERILLO
PALMIRA
_____________________________________________________________
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
3. PROCESO Y CÓDIGO:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
I.E. SAGRADA
FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
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MANUAL DE PROCESOS Y
Actualización:
PROCEDMIENTOS
INSTITUCION EDUCATIVA
SAGRADA FAMILIA POTRERILLO
PALMIRA
_____________________________________________________________
4. PROCESO Y CÓDIGO:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
I.E. SAGRADA
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MANUAL DE PROCESOS Y
Actualización:
PROCEDMIENTOS
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
TABLA DE CONTENIDO
PAGINA
PRESENTACION
1. INTRODUCCION 1
2. OBJETIVOS DEL MANUAL DE PROCESOS Y 2
PROCEDIMIENTOS
3. CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCESOS Y 3
PROCEDIMIENTOS
4. ESTRUCTURA ORGANICA 4
5. MAPA DE PROCESOS 5
6. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTO 6
6.1. PROCESOS Y PRODUCTO 7
6.2. PROCESOS Y PROCEDIMIENTO 9
5. PROCESO Y CÓDIGO:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
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MANUAL DE PROCESOS Y
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PROCEDMIENTOS
6.3. PROCEDIMIENTOS, ACTIVIDADES Y DIAGRAMA DE 15
FLUJO
7. MARCO REFERENCIAL 82
7.1. PROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO 83
7.2. PROCESO GESTION ACADEMICA 95
7.3. PROCESO GESTION ADMINISTRATIVA 101
8. ESQUEMA SISTEMATICO, DESPLIEGUE DE 122
CARGOS
ANEXOS
ANEXO CODIFICACION DE LOS CARGOS 156
1
ANEXO MODELO DE ACUERDO “POR EL CUAL SE APRUEBA Y 157
2 ADOPTA EL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTO
DE LA INSTITUCION EDUCATIVA SAGRADA FAMILIA
POTRERILLO”
ANEXO CONVENCION DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO 158
3
ANEXO GLOSARIO 159
4
ANEXO ABREVIATURAS 160
5
6. PROCESO Y CÓDIGO:
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MANUAL DE PROCESOS Y
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PROCEDMIENTOS
7. PROCESO Y CÓDIGO:
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MANUAL DE PROCESOS Y
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PROCEDMIENTOS
PRESENTACION
La Institución Educativa SAGRADA FAMILIA POTRERILLO, en su proceso de modernización
institucional y para dar cumplimiento a las exigencias de tipo legal (Ley 87 de 1993), viene
desarrollando acciones planificadas que le permitan incorporar las técnicas de la
administración moderna, para cumplir adecuadamente con su Misión y Visión.
Dentro de estas acciones, la Institución, se apoyo en un grupo de profesionales externos,
quienes con su experiencia en Control Interno y en Sistema de Gestión de Calidad,
adelantaron un trabajo de campo con la participación de todos los funcionarios de la
Institución, para identificar los productos, los procesos, los procedimientos y las actividades
que se llevan a cabo en la Institución Educativa.
La información obtenida, después de realizarle un análisis y estudio cuidadoso, se
sistematizó y ajustó a la estructura orgánica de la Institución, la cual dio como resultado el
presente Manual de Procesos y Procedimiento, herramienta que debe convertirse en la guía
de trabajo de todas las áreas académicas y administrativas de la Institución Educativa
SAGRADA FAMILIA POTRERILLO.
El presente Manual contiene la Estructura Orgánica, el Mapa de Procesos, los Procesos,
Productos y Procedimientos Diagramados, igualmente el Marco Referencial, donde se
identifica cada uno de los procedimientos, la definición, el fundamento legal, los requisitos
iniciales, los documentos utilizados, la periodicidad, el producto o servicio final el cliente y
algunas observaciones y por último el Esquema Sistemático Despliegue de Cargos, donde se
8. PROCESO Y CÓDIGO:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
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MANUAL DE PROCESOS Y
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PROCEDMIENTOS
relacionan las funciones, los insumos, las actividades, los productos y algunas observaciones
de cada uno de los cargos identificados en la Estructura Orgánica.
9. PROCESO Y CÓDIGO:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
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MANUAL DE PROCESOS Y
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PROCEDMIENTOS
1.INTRODUCCIÓN
Los Manuales de Procesos y Procedimientos y el Esquema Sistemático, Despliegue de
Cargos, son una herramienta administrativa que permite el ágil, organizado y eficiente
desarrollo de la gestión de cualquier organización. De igual forma la simplificación y la
racionalización y la participación de las distintas dependencias en la ejecución de las
actividades propias de cada proceso, a la vez que ayuda a la fijación de niveles de
responsabilidad, ejecución de funciones y la determinación de controles, ajustes y
retroalimentación de los mismos.
A partir de los tipos de procesos mas importantes que una organización tiene que manejar
como lo son el Gerencial, el Operativo y el de Apoyo se han determinado tres grandes
procesos – Direccionamiento Estratégica, Gestión Académica y Gestión Administrativa,
desde donde se ejecutan las actividades y funciones de los diferentes cargos de la
Institución.
EL Manual cuenta con una diagramación de los procedimientos que permite conocer la
secuencia ordenada de las actividades y las áreas involucradas en su cumplimiento y de
igual forma con un Marco Referencial que establece los criterios requeridos y el marco legal
entre otros aspectos.
El Despliegue de Cargos involucra las funciones del personal Docente y Administrativo con el
Insumo, la actividad y el producto como un sistema interactivo que permite hilar las acciones
pertinentes de cada cargo para una mayor eficiencia y eficacia.
10. PROCESO Y CÓDIGO:
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PROCEDMIENTOS
11. PROCESO Y CÓDIGO:
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Actualización:
PROCEDMIENTOS
2. OBJETIVOS DEL MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
1. Identificar los productos, procesos, procedimientos y actividades que ofrece y se
llevan a cabo en la Institución Educativa.
2. Concentrar las actividades, para ofrecer un servicio de calidad.
3. Definir niveles de responsabilidad de acuerdo a las funciones desarrolladas por cada
una de las personas que laboran en la Institución Educativa.
12. PROCESO Y CÓDIGO:
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MANUAL DE PROCESOS Y
Actualización:
PROCEDMIENTOS
3. CONTENIDO DEL MANUAL
DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTO
Para la elaboración del presente Manual de Procesos y Procedimientos, se partió de la
orientación metodológica, diseñada por el equipo profesional externo.
Las partes que integran el Manual, se encuentran ordenadas de una forma lógica, que facilita
el entendimiento y manejo a cualquier persona que desee consultarlo.
1. ESTRUCTURA ORGANICA : Es el Diagrama de Flujo de la forma como esta
organizada por cargos, la Institución Educativa.
2. MAPA DE PROCESOS: Es la identificación de los procesos y responsables de la
Institución.
3. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTO
3.1. Procesos y Producto: Es el Proceso Identificado y el producto que arroja .
3.2. Procesos y Procedimientos: Es el proceso identificado y los procedimientos que
realiza el proceso.
13. PROCESO Y CÓDIGO:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
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PROCEDMIENTOS
3.3. Procedimiento, Actividades y Diagrama de Flujo: Son cada uno de los
procedimientos identificados dentro de cada proceso, con sus respectivas, actividades,
responsables y su diagrama de flujo.
4. MARCO REFERENCIAL : Es donde se identifica cada uno de los procedimientos, su
definición, su fundamento legal, los requisitos iniciales, los documentos utilizados, la
periodicidad, el producto o servicio final al cliente y algunas observaciones al procedimiento.
5. ESQUEMA SISTEMATICO, DESPLIEGUE DE CARGOS: Es la relación de las
funciones, con los insumos y las actividades que al final generan un producto.
14. PROCESO Y CÓDIGO:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
I.E. SAGRADA
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MANUAL DE PROCESOS Y
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PROCEDMIENTOS
6. MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
15. PROCESO Y CÓDIGO:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
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PROCEDMIENTOS
6.1. PROCESOS Y PRODUCTOS
16. PROCESO Y CÓDIGO:
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Actualización:
PROCEDMIENTOS
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
PROCESOS Y PRODUCTO
CODIGO VERSIÓN
SFP-001 001- 2005
No PROCESO PRODUCTO
.
1 DIRECCIONAMIENTO MANEJO, DESARROLLO Y
ESTRATÉGICO CONTROL DE LAS ACTIVIDADES
ADMINISTRATIVAS Y OPERATIVAS
DE LA INSTITUCIÓN BAJO LOS
PRINCIPIOS DE EFICIENCIA,
EFICACIA Y ECONOMÍA, A PARTIR
DE UNA PLANIFICACIÓN
ESTRATÉGICA.
2 GESTION EDUCATIVA SERVICIO EDUCATIVO INTEGRAL
CON CALIDAD Y PROYECCIÓN
SOCIAL
3 GESTION ADMINISTRATIVA MAXIMIZACIÓN DE RECURSOS,
AMBIENTE DE ARMONÍA Y
COMPROMISO INSTITUCIONAL
17. PROCESO Y CÓDIGO:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
I.E. SAGRADA
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MANUAL DE PROCESOS Y
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PROCEDMIENTOS
6.2. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
18. PROCESO Y CÓDIGO:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
I.E. SAGRADA
FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
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MANUAL DE PROCESOS Y
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PROCEDMIENTOS
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
RESPONSABLE CODIGO VERSIÓN
CONSEJO SFP-001 001- 2005
DIRECTIVO
“RECTOR”
No. PROCESO PROCEDIMIENTO
ASIGNACIÓN DE CARGA ACADÉMICA A
DOCENTES
ELABORACIÓN Y EJECUCIÓN DEL
PRESUPUESTO
MODICACIÒN PRESUPUESTAL,
ADICCIÓN PRESUPUESTAL
1 DIRECCIONAMIENT MODIFICACIÒN PRESUPUESTAL,
O REDUCCIÓN PRESUPUESTAL
ESTRATÉGICO MODIFICACIÒN AL PRESUPUESTO,
TRASLADOS PRESUPUÉSTALES
PLAN DE COMPRAS
LEGALIZACIÓN DE ACTOS
ADMINISTRATIVOS
CREACIÓN DE CAJA MENOR
19. PROCESO Y CÓDIGO:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
I.E. SAGRADA
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MANUAL DE PROCESOS Y
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PROCEDMIENTOS
CONTRATACIÓN DIRECTA CON
FORMALIDADES PLENAS (OBRA PUB.)
CONTRATACIÓN DIRECTA CON
FORMALIDADES PLENAS ( CONTRATO
DE SUMINISTROS O COMPRAS)
CONTRATACIÓN DIRECTA CON
FORMALIDADES PLENAS (PRESTACIÓN
SERVICIOS)
CONTRATACIÓN DIRECTA SIN
FORMALIDADES PLENAS (O.T.)
CONTRATACIÓN DIRECTA SIN
FORMALIDADES PLENAS (COMPRAS)
CONTRATACIÓN DIRECTA SIN
FORMALIDADES PLENAS (O.P.S)
CREACIÓN DE MEDIDAS DE SEGURIDAD
Y CUSTODIA PARA BIENES DE
PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
INSTITUCIONAL
20. PROCESO Y CÓDIGO:
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I.E. SAGRADA
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MANUAL DE PROCESOS Y
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PROCEDMIENTOS
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
RESPONSABLE CODIGO VERSIÓN
CONSEJO SFP-001 001- 2005
ACADEMICO
COORDINADORES
DOCENTES
No. PROCESO PROCEDIMIENTO
ORGANIZACIÓN DEL PLAN DE ESTUDIO
MATRICULA DE ESTUDIANTES
PLANEACIÓN ACADÉMICA DEL ÁREA POR
ASIGNATURA
2 GESTION DESARROLLO DE LA PLANEACIÓN DE CADA
ACADEMIC ÁREA POR ASIGNATURA
A EVALUACIÓN DE LA ASIGNATURA DE CADA
AREA
PROMOCIÓN ACADÉMICA DE ESTUDIANTES
ELABORACIÓN DE HORARIOS
CAPACITACIÓN A DOCENTES
EVALUACIÓN INSTITUCIONAL AÑO
ANTERIOR
21. PROCESO Y CÓDIGO:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
I.E. SAGRADA
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MANUAL DE PROCESOS Y
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PROCEDMIENTOS
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
RESPONSABLE CODIGO VERSIÓN
CONTADOR - SFP-001 001- 2005
TESORERO
No. PROCESO PROCEDIMIENTO
IDENTIFICACIÓN DE HECHOS
ECONÓMICOS FINANCIEROS Y SOCIALES
REVISIÒN, VERIFICACIÓN Y
CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
FUENTES Y SOPORTES
IMPUTACIÓN DE SOPORTES DE
3 GESTION CONTABILIDAD
ADMINISTRAT DIGITACIÓN DE DOCUMENTOS
IVA SOPORTES
AJUSTES Y CIERRE
ELABORACIÓN DE ESTADOS
FINANCIEROS E INFORMES CONTABLES
EJECUCIÓN O RECAUDO PRESUPUESTO
DE INGRESOS
EJECUCIÓN DE EGRESOS; REGISTRO E
INFORMES
22. PROCESO Y CÓDIGO:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
I.E. SAGRADA
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MANUAL DE PROCESOS Y
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PROCEDMIENTOS
RECAUDO DE EFECTIVO
NOVEDADES DE NOMINA
PAGO DE NÓMINA A DOCENTES Y
PERSONAL ADMINISTRATIVO
PAGO DE ACREENCIAS
23. PROCESO Y CÓDIGO:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
I.E. SAGRADA
FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
Emisión: 10-2008
MANUAL DE PROCESOS Y
Actualización:
PROCEDMIENTOS
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
RESPONSABLE CODIGO VERSIÓN
SECRETARIA SFP-001 001- 2005
No. PROCESO PROCEDIMIENTO
MANEJO DE CORRESPONDENCIA
SEGURIDAD E INTEGRIDAD DE LA
INFORMACIÓN
ACTAS DE REUNIONES
3 GESTION ARCHIVO Y CONTROL DE HOJAS DE VIDA
ADMINISTRAT PERSONAL DOCENTE, ADMINISTRATIVO Y
IVA DE SERVICIOS GENERALES
CERTIFICACIONES Y CONSTANCIAS DE
ESTUDIO
DILIGENCIAMIENTO DE INFORMACIÓN
CON ENTIDADES EXTERNAS
DILIGENCIAMIENTO DE DIPLOMAS
PRUEBAS DE ICFES
REGISTRO DE EVALUACIONES Y
VALORACIONES
24. PROCESO Y CÓDIGO:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
I.E. SAGRADA
FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
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MANUAL DE PROCESOS Y
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PROCEDMIENTOS
25. PROCESO Y CÓDIGO:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
I.E. SAGRADA
FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
Emisión: 10-2008
MANUAL DE PROCESOS Y
Actualización:
PROCEDMIENTOS
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
RESPONSABLE CODIGO VERSIÓN
BIBLIOTECA – SFP-001 001- 2005
ENFERMERIA
ALMACEN –
SERVICIOS
GENERALES
No. PROCESO PROCEDIMIENTO
BIBLIOTECA
ADQUISICIÓN DE MATERIAL
BIBLIOGRÁFICO
CODIFICACIÓN Y UBICACIÓN DEL
MATERIAL
3 GESTION PRÉSTAMO DE LIBROS Y MATERIAL
ADMINISTRAT DIDÁCTICO
IVA ENFERMERIA
SERVICIO DE ENFERMERÍA
ALMACEN
INVENTARIO DE BIENES, PROPIEDAD
PLANTA Y EQUIPO INSTITUCIONAL
26. PROCESO Y CÓDIGO:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
I.E. SAGRADA
FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
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MANUAL DE PROCESOS Y
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PROCEDMIENTOS
INVENTARIO DE BIENES, DADOS DE BAJA
EN DESUSO O INSERVIBLES
SERVICIOS GENERALES
ASEO
VIGILANCIA
27. PROCESO Y CÓDIGO:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
I.E. SAGRADA
FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
Emisión: 10-2008
MANUAL DE PROCESOS Y
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PROCEDMIENTOS
6.3. PROCEDIMIENTOS, ACTIVIDADES
Y DIAGRAMA DE FLUJO
28. PROCESO Y CÓDIGO:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
I.E. SAGRADA
FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
Emisión: 10-2008
MANUAL DE PROCESOS Y
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PROCEDMIENTOS
DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
29. PROCESO Y CÓDIGO:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
I.E. SAGRADA
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MANUAL DE PROCESOS Y
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PROCEDMIENTOS
PROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
PROCEDIMIENTO : ASIGNACIÓN DE CARGA ACADEMICA A DOCENTES
RESPONSABLE : RECTOR
AREA FUNCIONAL RECTOR COORDINADORES
ACTIVIDAD
1 Elaborar acto administrativo la (Resolución)
de la distribución de la carga Académica
entre los Docentes con asesoría del Consejo
Académico.
2 Elaborar el horario de clases por jornada.
3 Conformar los comité de área por jornada.
4 Fin del procedimiento.
30. PROCESO Y CÓDIGO:
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I.E. SAGRADA
FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
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PROCEDMIENTOS
PROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
PROCEDIMIENTO : ELABORACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO
RESPONSABLE : RECTOR
AREA FUNCIONAL RECTOR TESORERO CONSEJO
DIRECTIVO
ACTIVIDAD
1 Elaborar y revisar el proyecto de
presupuesto teniendo en cuenta para
ingresos: los costos educativos, los
ingresos por la tienda, por fotocopias,
donaciones, etc., y los recursos del
balance (saldo efectivo, CxC). Para
egresos de acuerdo a las necesidades
que presente cada comité de área y
los demás proyectos de inversión.
2 Plasmar todos aquellos parámetros
que se deben tener en cuenta en la
ejecución del presupuesto tales como:
prelación de pagos, ejecución del
presupuesto a través del PAC y las
normas pertinentes (Dcto 111/96).
3 Convocar a reunión de Consejo
Directivo para la disolución de y
aprobación del presupuesto mediante
Acuerdo. (disposiciones generales).
4 Discutir y aprobar el presupuesto de la
vigencia.
5 Publicar en cartelera el Acuerdo de
aprobación del presupuesto de la
institución para la vigilancia.
6 Fin del procedimiento.
31. PROCESO Y CÓDIGO:
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I.E. SAGRADA
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MANUAL DE PROCESOS Y
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PROCEDMIENTOS
PROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
PROCEDIMIENTO : MODIFICACIÓN PRESUPUESTAL, ADICION
PRESUPUESTAL
RESPONSABLE : COSEJO DIRECTIVO
AREA FUNCIONAL RECTOR TESORERO CONSEJO
DIRECTIVO
ACTIVIDAD
1 Comparar cada mes una vez hecha la
conciliación bancaria, el PRESUPUESTO DE
INGRESOS APROBADOS (0205) contra el
PRESUPUESTO DE INGRESOS EN EFECTIVO (0211),
si este es mayor en alguno de los rubros debe
preparar el proyecto de adición presupuestal.
º
2 Elaborar el Acuerdo de Adición Presupuestal
tanto a ingresos como a egresos, a este se
adiciona el rubro de que presente mayor gasto
siempre y cuando no tenga destinación
especifica.
3 Convocar a reunión al Consejo Directivo.
4 Estudiar y analizar el proyecto de Acuerdo de
la adición presupuestal y efectuar la
correspondiente aprobación.
5 Hacer el registro presupuestal de la adición con
el acuerdo aprobado por el concejo Directivo
así: PRESUPUESTO DE INGRESOS APROBADO
(0205) contra el PRESUPUESTO DE INGRESOS POR
EFECTAR (0206) y en los gastos PRESUPUESTO DE
GASTOS POR EJECUTAR (0310) contra
PRESUPUESTO DE GASTOS APROBADO ( 0305).
6 Ajuntar el P:A:C:, revisarlo y someterlo a
aprobación.
7 Fin de Procedimiento
32. PROCESO Y CÓDIGO:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
I.E. SAGRADA
FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
Emisión: 10-2008
MANUAL DE PROCESOS Y
Actualización:
PROCEDMIENTOS
PROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
PROCEDIMIENTO : MODIFICACIÓN PRESUPUESTAL REDUCCIÓN
PRESUPUESTAL
RESPONSABLE : CONSEJO DIRECTIVO
AREA FUNCIONAL RECTOR TESORERO CONSEJO
DIRECTIVO
ACTIVIDAD
1 Calcular y evaluar los ingresos frente a lo
presupuestado en la vigencia para determinar su
comportamiento o la insuficiencia de los mismo.
º
2 Prepara con el tesorero la propuesta de
reducción para ser sometida a evaluación.
3 Convocar a reunión. al Consejo Directivo
4 Presentar al Consejo Directivo el Proyecto de
Acuerdo, previamente revisado para su
aprobación.
5 Modificar el P.A.C, revisarlo y presentarlo para su
aprobación.
6 Discutir, analizar y aprobar el Acuerdo de
Reducción o Aplazamiento Presupuestal.
7 Asentar el Acuerdo de Reducción Presupuestal
en el libro de presupuesto,.
8 Fin del procedimiento
33. PROCESO Y CÓDIGO:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
I.E. SAGRADA
FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
Emisión: 10-2008
MANUAL DE PROCESOS Y
Actualización:
PROCEDMIENTOS
PROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
PROCEDIMIENTO : MODIFICACION AL PRESUPUESTO, TRASLADOS
PRESUPUESTALES.
RESPONSABLE : RECTOR
AREA FUNCIONAL TESORERO RECTOR CONSEJO
DIRECTIVO
ACTIVIDAD
1 Examinar cual es el saldo de cada uno de las
apropiaciones una vez se expida el certificado
de disponibilidad presupuestal, si es muy bajo en
algunos de ellos debe preparar el proyecto de
traslado presupuestal, analizando cual de los
rubros puede ser contra creditado.
º
2 Elaborar proyecto de acuerdo de traslado
presupuestal en egresos. Siempre se traslada de
gasto a inversión y no lo contrario o de gasto a
gasto.
3 Convocar a reunión al Consejo Directivo.
4 Estudiar y analizar el proyecto de acuerdo del
traslado presupuestal y efectuar la
correspondiente aprobación.
5 Hacer el registro presupuestal del traslado con el
acuerdo aprobado por el consejo directivo así:
para el crédito: PRESUPUESTO DE GASTOS X
EJECUTAR 0310 contra PRESUPUESTO DE GASTOS
APROBADO 0305 y para el contra crédito:
PRESUPUESTO DE GASTOS APROBADO 0305
contra PRESUPUESTO DE GASTOS X EJECUTAR
0310.
6 Ajustar el P:A:C:, y someterlo aprobación.
7 Fin del procedimiento
34. PROCESO Y CÓDIGO:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
I.E. SAGRADA
FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
Emisión: 10-2008
MANUAL DE PROCESOS Y
Actualización:
PROCEDMIENTOS
PROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
PROCEDIMIENTO : PLAN DE COMPRAS
RESPONSABLE : RECTOR
AREA FUNCIONAL RECTOR COMITES CONSEJO
DIRECTIVO
ACTIVIDAD
1 Solicitar a los Comités de Área las necesidades
para la ejecución de los Proyectos académicos
de la vigencia.
2 Elaborar plan de necesidades.
3 Analizar y consolidar el plan de compras de la
vigencia, acorde al presupuesto aprobado, a la
necesidad del servicio y a los proyectos
académicos presupuestados por la Comunidad
Educativa.
4 Convocar al consejo directivo y presentar el
proyecto de plan de compras para su
correspondiente aprobación.
5 Discutir y aprobar el plan de compras de la
vigencia.
6 Ejecutar el plan de compras
7 Fin del proceso.
35. PROCESO Y CÓDIGO:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
I.E. SAGRADA
FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
Emisión: 10-2008
MANUAL DE PROCESOS Y
Actualización:
PROCEDMIENTOS
PROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
PROCEDIMIENTO : LEGALIZACIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS
RESPONSABLE : RECTOR
AREA FUNCIONAL RECTOR SECRETARIA CONSEJO
DIRECTIVO
ACTIVIDAD
1 Proyectar resoluciones y acuerdos institucionales,
teniendo en cuenta las normas de orden jurídico
y administrativo etc.
2 Trasladar a la secretaria para su correspondiente
transcribir.
3 Asignar el consecutivo.
4 Transcribir el acto administrativo aplicando los
diferentes controles de calidad.
5 Firmar los actos administrativos y resoluciones.
6 Convocar a reunión para aprobar el
correspondiente acuerdo institucional.
7 Estudiar, analizar, discutir y aprobar el respectivo
acuerdo.
8 Fin del Procedimiento
36. PROCESO Y CÓDIGO:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
I.E. SAGRADA
FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
Emisión: 10-2008
MANUAL DE PROCESOS Y
Actualización:
PROCEDMIENTOS
PROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
PROCEDIMIENTO : CREACION DE CAJA MENOR
RESPONSABLE : RECTOR
RECTOR CONSEJO TESORERO SECRETARIA
AREA FUNCIONAL DIRECTIVO
ACTIVIDAD
1 Elaborar Acuerdo de Reglamentación de
manejo de Caja Menor, especificando
monto, gastos autorizados, responsable de
manejo, etc.
2 Analizar, discutir y aprobar mediante
Acuerdo, la apropiación de creación de
Caja Menor
3 Constituir Póliza de Manejo para la Caja
Menor a favor de la Institución, asegurando
al responsable del manejo de esta.
4 Elaborar el comprobante de egreso con su
respectivo cheque
5 Llenar los correspondiente recibos de Caja
Menor prenumerados con el visto bueno de
la Rectoría previos requisitos establecidos
6 Elaborar el respectivo reembolso de Caja
Menor, al final de cada mes; con su
respectivo formato y las firmas de quien lo
proyectó, elaboró, revisó y aprobó.
7 Reportar en el mes de Diciembre, los gastos
de caja menor en caso de que quede
excedente en efectivo se debe consignar al
Fondo Docente
8 Fin del procedimiento
37. PROCESO Y CÓDIGO:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
I.E. SAGRADA
FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
Emisión: 10-2008
MANUAL DE PROCESOS Y
Actualización:
PROCEDMIENTOS
PROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
PROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA CON FORMALIDADES
PLENAS OBRA PUBLICA
RESPONSABLE : RECTOR
AREA FUNCIONAL RECTOR CONSEJO CONTRATISTA
DIRECTIVO
ACTIVIDAD
1 Celebrar contratos y convenios de acuerdo con
el Proyecto Educativo Institucional P.E.I-, con el
presupuesto, de acuerdo a las normas jurídicas
aplicables, o delegar mediante Acto
Administrativo en un funcionario de nivel
ejecutivo o directivo.
2 Identificar con la comunidad a beneficiar
(cuando la obra lo requiera) la solución a las
necesidades a satisfacer con la obra.
3 Elaborar los diseños correspondientes y
especificaciones técnicas considerando el punto
anterior y además, tener en cuenta el concepto
y/o aprobación de las entidades reguladoras
(Curadurìa, CVC, Acuaviva, EPSA, etc)
4 Elaborar el presupuesto oficial, costos directos y
el A.I.U., y actualizarlo en la ficha
correspondiente al momento de contratar el
inicio de una obra y agregar los ajustes de obra
de acuerdo con el plazo oficial (Art.25 Numeral
12 Ley 80/93).
5 Proceder (con soportes) a analizar con º
antelación, al inicio del proceso de selección del
contratista la conveniencia del objeto que se va
a contratar (Art. 25, numeral 7, Ley 80/93).
6 Solicitar la disponibilidad presupuestal (Art. 25,
numeral 6 Ley 80/93), (Art.71, Decreto 111/96,
Estatuto Orgánico de Presupuesto)
7 Presentar certificado de registro en el banco de
proyectos de la institución.
38. PROCESO Y CÓDIGO:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
I.E. SAGRADA
FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
Emisión: 10-2008
MANUAL DE PROCESOS Y
Actualización:
PROCEDMIENTOS
PROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
PROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA CON FORMALIDADES
PLENAS OBRA PUBLICA
RESPONSABLE : RECTOR
AREA FUNCIONAL RECTOR CONSEJO CONTRATISTA
DIRECTIVO
ACTIVIDAD
8 Publicar el proyecto de pliegos de condiciones o
términos de referencia en pagina web de la
institución o un aviso del lugar donde podrá
consultarse el pliego, en un diario de amplia
circulación Municipal, Departamental o
Nacional. (Art. 1 y 2 Decreto 2170/02 (Igual para
los pliegos definitivos)
9 Convocar de oficio a la audiencia de
adjudicación de la licitación o concurso.
10 Convocar al Comité Evaluador de Propuestas
para la Contratación de Obras Públicas y
consultorìa para que proceda a evaluar técnica
y económicamente las propuestas (Art. 24,26 Ley
80/93) y seleccionar la propuesta (Deber de
selección objetiva Art. 29 Ley 80/93)
11 Emitir Acto Administrativo de adjudicación de la
licitación o concurso
12 Exigir Garantía Única (Art. 25 Ley 80/93 Art. 17
Decreto 679/94)
POLIZAS
CUMPLIMIENTO.- No será inferior al monto de la
cláusula penal pecuniaria ni al 10% del valor del
contrato (Art. 17 literal b Decreto 679/94).
Equivalente al 20% del valor del contrato con
una vigencia igual al contrato y tres meses mas.
(Cláusula del contrato)
BUEN MANEJO Y CORRECTA INVERSION DEL
ANTICIPO.- Valor del amparo equivalente al 100%
del monto del anticipo (Artículo 17 literal a
Decreto 679/94), con una vigencia igual al
término de ejecución del mismo y noventa días
mas. (Cláusula contrato).
39. PROCESO Y CÓDIGO:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
I.E. SAGRADA
FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
Emisión: 10-2008
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PROCEDMIENTOS
PROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
PROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA CON FORMALIDADES
PLENAS OBRA PUBLICA
RESPONSABLE : RECTOR
AREA FUNCIONAL RECTOR CONSEJO CONTRATISTA
DIRECTIVO
ACTIVIDAD
SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES.- El
valor del amparo será igual cuando menos
el 5% del valor total del contrato y deberá
extenderse por el término de vigencia del
contrato y tres año mas. (Art. 17 Literal C
Decreto 679/94). Valor del amparo
equivalente al 10% del valor del contrato
con una vigencia igual a la del mismo y tres
años mas contados a partir de la fecha de
terminación del contrato. (Cláusula
contrato).
RESPONSABILIDAD CIVIL
EXTRACONTRACTUAL.- Valor del amparo
equivalente al 10% del valor del contrato
por el término de ejecución del mismo y
noventa días más (Cláusula del contrato)
13 Emitir Resolución de aprobación de las
pólizas (Artículo 41 Ley 80/93, Art. 18
Decreto 679). Presentar Certificado de
Cámara de Comercio (Persona natural,
para los que sean comerciantes, según
código de comercio). Presentar certificado
de existencia y representación legal
expedido por la Cámara de Comercio
(Persona Jurídica) (Art`. 6 Ley 80 de 1993).
Acreditar pago en la Gaceta (Parágrafo 3
Art. 41 Ley 80/93, Art. 24 Decreto 679/94).
Elaborar la minuta del Contrato (Art. 39 Ley
80/93). Suscribir el contrato por las partes
(Firma del Contratos) ( Art. 41 Ley 80/93)
14 Presentar certificado de Cámara de
Comercio (Persona natural, para los que
sean comerciantes, según Código de
Comercio.
40. PROCESO Y CÓDIGO:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
I.E. SAGRADA
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PROCEDMIENTOS
41. PROCESO Y CÓDIGO:
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I.E. SAGRADA
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MANUAL DE PROCESOS Y
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PROCEDMIENTOS
PROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
PROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA CON FORMALIDADES
PLENAS OBRA PUBLICA
RESPONSABLE : RECTOR
AREA FUNCIONAL RECTOR CONSEJO CONTRATISTA
DIRECTIVO
ACTIVIDAD
15 Presentar certificado de existencia y
representación legal expedido por la Cámara
de Comercio (Persona Jurídica) (Art. 6 Ley 80
de 1993).
16 Acreditar pago en la Gaceta (Parágrafo 3
Art. 41 Ley 80/93, Art. 24 Decreto 679/94.
17 Elaborar la minuta del contrato (Art. 39 Ley
80/93)
18 Suscribir el contrato por las partes (Firma del
contrato) ( Art. 41 Ley 80/93)
19 Publicar en lugar visible de la entidad una
vez por semestre, la relación singularizada de
los bienes adquiridos y servicios contratados,
el objeto y valor de los mismos, su destino y el
nombre del adjudicatario, asì como las
licitaciones declaradas desiertas (Art. 51 Ley
190/95, Art. 40 numeral 27 Ley 200/95)
20 Fin del procedimiento
42. PROCESO Y CÓDIGO:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
I.E. SAGRADA
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PROCEDMIENTOS
PROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
PROCEDIMIENTO : INTERVENTORIA
RESPONSABLE : INTERVENTOR
AREA FUNCIONAL RECTOR INTERVENTOR CONTRATISTA
1 Nombrar interventor mediante Resolución (art. 53
Ley 80/93)
2 Notificar al interventor
3 Establecer por escrito sus ordenes o sugerencias.
Ninguna orden del interventor de la obra podrá
darse verbalmente. (numeral 2 Art. 32 Ley 80/93)
4 Levantar acta de entrega de anticipo. El pago
del anticipo no debe ser mayor del 50% del valor
del contrato (Art. 40 Ley 80/93). En aquellos casos
donde el contrato sea cofinanciado se debe
pactar el anticipo y demás pagos de acuerdo a
los desembolsos estipulados en el convenio de
cofinanciaciòn
5 Verificar que el contratista antes de dar
comienzo a la obra, tenga afiliado al personal
vinculado a su servicio a una empresa
administradora de riesgos profesional ARP.
(Cláusula del Contrato). Por ser una exigencia
que debe ser ampliada después del
perfeccionamiento del contrato, es
responsabilidad del interventor exigir esta
afiliación antes de firmar el Acta de inicio de la
obra.
6 Fin del procedimiento
43. PROCESO Y CÓDIGO:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
I.E. SAGRADA
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PROCEDMIENTOS
PROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
PROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA CON FORMALIDADES
PLENAS (COMPRAS)
RESPONSABLE : RECTOR
AREA FUNCIONAL RECTOR TESORERO CONTRATISTA
ACTIVIDAD
1 Autorizar celebrar contratos y convenios de
acuerdo con el proyecto educativo institucional
PEI, con el presupuesto, de acuerdo a las normas
jurídicas aplicables, o delegar mediante Acto
Administrativo en un funcionario de nivel
ejecutivo o directivo (Art. 11, 12 Ley 80/93,
Articulo 14 Decreto 679/94)
2 Identificar la necesidad y elaborar la nota de
pedido, la cual deberá contener claramente las
especificaciones de los suministros pedidos, por
parte de los solicitantes, además presentar al
Consejo Directivo que es quien lo aprueba.
3 Solicitar la disponibilidad presupuestal (Art. 71
Decreto 111/96 Estatuto Orgánico de
Presupuesto)
4 Solicitar al menos dos cotizaciones (opcional, por
transparencia), si la orden de suministro no
supera el 10% de la menor cuantía, no se
requieren varias oferta.
5 Elaborar orden de suministro o de compra (Art.
25 Decreto 679/94).
6 Determinar pólizas (opcional)
7 Presentar factura.
8 Registrar entrada al almacén.
9 Registrar salida de almacén.
44. PROCESO Y CÓDIGO:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
I.E. SAGRADA
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PROCEDMIENTOS
PROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
PROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA CON FORMALIDADES
PLENAS (COMPRAS)
RESPONSABLE : RECTOR
AREA FUNCIONAL RECTOR TESORERO CONTRATISTA
ACTIVIDAD
10 Certificar el recibo a satisfacción del suministro.
Tratándose de equipos deberá garantizarse su
correcta instalación y funcionamiento. Igual
deberá garantizarse el recibo, utilización y
destino de los bienes o insumos adquiridos, de
conformidad al cumplimiento de lo solicitado en
la orden.
11 Presentar orden de pago con sus respectivos
soportes.
12 Fin del procedimiento
45. PROCESO Y CÓDIGO:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
I.E. SAGRADA
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Emisión: 10-2008
MANUAL DE PROCESOS Y
Actualización:
PROCEDMIENTOS
PROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
PROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA CON FORMALIDADES
PLENAS
(CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS)
RESPONSABLE : RECTOR
AREA FUNCIONAL RECTOR CONTRATISTA CONSEJO
DIRECTIVO
ACTIVIDAD
1 Autorizar celebrar contratos y convenios de
acuerdo con el proyecto educativo institucional
PEI, con el presupuesto, de acuerdo a las normas
jurídicas aplicables, o delegar mediante Acto
Administrativo en un funcionario de nivel
ejecutivo o directivo (Art. 11, 12 Ley 80/93,
Articulo 14 Decreto 679/94)
2 Identificar la necesidad y presentar la solicitud
del servicio al Consejo Directivo quien le
aprueba.
3 Certificar que no existe personal de planta con
capacidad para realizar las actividades a
contratar (Artículo 32 Literal 3 Parágrafo 1 Ley 80
de 1993)
4 Solicitar la disponibilidad presupuestal (Art. 25,
Numeral 6 Ley 80/93) (Art. 71 Decreto 111/96
Estatuto Orgánico de Presupuesto)
5 Proceder (con soportes) a analizar con
antelación, al inicio del proceso de selección del
contratista la conveniencia del objeto que se va
a contratar. (Art. 25, numeral 7 Ley 80/93).
6 Fijar aviso de invitación a presentar propuestas,
en un lugar visible de la entidad mínimo dos (2)
días (cuando a ello hubiere lugar) (Art. 3 Decreto
855/94). Para la celebración de los contratos de
menor cuantía cuyo valor sea igual o superior a
cien (100) salarios mínimos legales mensuales y al
mismo tiempo superen el cincuenta por ciento
(50%) de la menor cuantía de la entidad.
46. PROCESO Y CÓDIGO:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
I.E. SAGRADA
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PROCEDMIENTOS
47. PROCESO Y CÓDIGO:
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Actualización:
PROCEDMIENTOS
PROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
PROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA CON FORMALIDADES
PLENAS
(CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS)
RESPONSABLE : RECTOR
AREA FUNCIONAL RECTOR CONTRATISTA CONSEJO
DIRECTIVO
ACTIVIDAD
FIJACION.- Marca la fecha de inicio de la
presentación de las propuestas.
DESFIJACION.- Marca la fecha límite de la
presentación de las propuestas.
7 Convocar al Comité Evaluador de Propuestas, a
Consejo Directivo para la contratación de
PRESTACION DE SERVICIOS, para que proceda a
evaluar la idoneidad y el perfil de los aspirantes a
ser contratados (Art. 24, 26 Ley 80/93) (Deber de
selección objetiva, Art. 29 Ley 80/93 Art. 3
Decreto 855/94).
8 Emitir Resolución de adjudicación del contrato o
quien se haya delegado para contratar.
9 Exigir Garantía Única (Art. 25 Ley 80/93 Art. 17
Decreto 679/94)
POLIZAS
CUMPLIMIENTO.- No será inferior al monto de la
cláusula penal pecuniaria ni al 10% del valor del
contrato (Art. 17 literal b Decreto 679/94).
Equivalente al 20% del valor del contrato con
una vigencia igual al contrato y tres meses mas.
(Cláusula del contrato)
48. PROCESO Y CÓDIGO:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
I.E. SAGRADA
FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
Emisión: 10-2008
MANUAL DE PROCESOS Y
Actualización:
PROCEDMIENTOS
PROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
PROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA CON FORMALIDADES
PLENAS
(CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS)
RESPONSABLE : RECTOR
AREA FUNCIONAL RECTOR CONTRATISTA CONSEJO
DIRECTIVO
ACTIVIDAD
BUEN MANEJO Y CORRECTA INVERSION DEL
ANTICIPO.- Valor del amparo equivalente al
100% del monto del anticipo (Artículo 17 literal a
Decreto 679/94), con una vigencia igual al
término de ejecución del mismo y noventa días
mas. (Cláusula contrato).
SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES.- El valor del
amparo será igual cuando menos el 5% del valor
total del contrato y deberá extenderse por el
término de vigencia del contrato y tres año mas.
(Art. 17 Literal C Decreto 679/94). Valor del
amparo equivalente al 10% del valor del
contrato con una vigencia igual a la del mismo y
tres años mas contados a partir de la fecha de
terminación del contrato. (Cláusula contrato).
10 Emitir Resolución de aprobación de las pólizas
(Artículo 41 Ley 80/93, Art. 18 Decreto 679).
11 Exigir requisitos si es Persona Natural:
-Presentar Certificado de Cámara de Comercio
(Persona natural, para los que sean
comerciantes, según código de comercio).
-Aportar la hoja de vida.
-Certificado de antecedentes disciplinarios.
-Certificado de antecedentes DAS.
-Afiliación a una EPS. (para contratos cuya
vinculación sea superior a los tres meses).
49. PROCESO Y CÓDIGO:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
I.E. SAGRADA
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Emisión: 10-2008
MANUAL DE PROCESOS Y
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PROCEDMIENTOS
PROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
PROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA CON FORMALIDADES
PLENAS
(CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS)
RESPONSABLE : RECTOR
AREA FUNCIONAL RECTOR COTRATISTA CONSEJO
DIRECTIVO
ACTIVIDAD
12 Exigir a la Persona Jurídica, la presentación del
Certificado de existencia y representación legal
expedido por la Cámara de Comercio (Art. 6 Ley
80/93).-
13 Acreditar pago en la Gaceta (Parágrafo 3 Art.
Ley 80/93, Art. 24 Decreto 679/94).
14 Elaborar la minuta del contrato (Art. 39 Ley
80/93).
15 Suscribir el contrato por las partes (Firma del
contrato) (Art. 41 Ley 80/93).
16 Publicar en lugar visible de la Institución una vez
por semana la relación singularizada de los
bienes adquiridos y servicios contratados, el
objeto y el valor de los mismos, su destino y el
nombre del adjudicatario, así como las
licitaciones declaradas desiertas. (Art. 51 Ley
190/95, Art. 40 numeral 27 Ley 200/95).
ETAPA POSTCONTRACTUAL
17 Asignar al Consejo Directivo un funcionario para
certificar el recibo a satisfacción y efectuar el
respectivo seguimiento y control (Cláusula del
contrato)
18 Presentar orden de pago con sus respectivos
anexos.
19 Fin del procedimiento
50. PROCESO Y CÓDIGO:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
I.E. SAGRADA
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Actualización:
PROCEDMIENTOS
PROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
PROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA SIN FORMALIDADES PLENAS
(ORDEN TRABAJO)
RESPONSABLE : RECTOR
AREA FUNCIONAL RECTOR TESORERO CONTRATISTA
ACTIVIDAD
1 Realizar los estudios y análisis de conveniencias.
Art. 8 Decreto 2170/02 numeral 7 y 12, Art. 25
numeral 3 y Art. 26 Ley 80/93
2 Elaboración y la publicación del proyecto de
pliego de condiciones o términos de referencia.
Art. 1 y 10 Decreto 2170/02 Art. 24 numeral 5.
3 Recepción de observaciones al proyecto de los
pliegos de condiciones o términos de referencia
Art. 21 numeral 1 Decreto 2170/02.
4 Ajustes y elaboración de los pliegos de
condiciones o términos de referencia definitivos
Art. 01 Decreto 2170/02, Art. 24 numeral 5 Ley
80/93.
5 Solicitar certificado de disponibilidad
presupuestal a Tesorería, Art. 71 Decreto 111/96 y
Art. 19 Decreto 568/96.
6 Recepción de propuestas (según pliego) y
evaluación de las propuestas Art. 4 Decreto
2170/02.
7 Verificar registro del proponente en caso de ser
requerido
8 Elaboración de documento escrito (Contrato u
orden de trabajo) Art. 25, 40 y 41 Ley 80/93 y Art.
17 y 18 Decreto 679/94..
9 Realizar el registro o compromiso presupuestal.
Art. 20 Decreto 568/96.
51. PROCESO Y CÓDIGO:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
I.E. SAGRADA
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Emisión: 10-2008
MANUAL DE PROCESOS Y
Actualización:
PROCEDMIENTOS
PROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
PROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA SIN FORMALIDADES PLENAS
(ORDEN TRABAJO)
RESPONSABLE : RECTOR
AREA FUNCIONAL RECTOR TESORERO CONTRATISTA
ACTIVIDAD
10 Seguimiento técnico, administrativo y jurídico del
contrato. Art. 4, 5, 25 y 26 de la Ley 80/93.
11 Elaborar acta de iniciación y certificado de
pago de anticipo.
12 Presentación de planes o localización de la
obra, presupuesto, análisis de precios unitarios,
especificaciones técnicas.
13 º
Verificar los requisitos y documentos anteriores.
14 Obtener la licencia ambiental o permiso de la
CVC
15 Presentar póliza de cumplimiento a favor de la
entidad ambiental.
16 Elaborar acta de liquidación final de la obra.
17 Liquidar el contrato de acuerdo al Art. 60 y 61 de
la Ley 80/93
18 Fin del procedimiento
52. PROCESO Y CÓDIGO:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
I.E. SAGRADA
FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
Emisión: 10-2008
MANUAL DE PROCESOS Y
Actualización:
PROCEDMIENTOS
PROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
PROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA SIN FORMALIDADES PLENAS
(COMPRAS)
RESPONSABLE : RECTOR
AREA FUNCIONAL RECTOR TESORERO CONTRATISTA
ACTIVIDAD
1 Autorizar celebrar contratos y convenios de
acuerdo con el proyecto educativo institucional
PEI, con el presupuesto, de acuerdo a las normas
jurídicas aplicables, o delegar mediante Acto
Administrativo en un funcionario de nivel
ejecutivo o directivo (Art. 11, 12 Ley 80/93,
Articulo 14 Decreto 679/94)
2 Determinar la necesidad y elaborar la nota de
pedido, la cual deberá contener claramente las
especificaciones de los suministros pedidos, por
parte de los solicitantes, además presentar al
Consejo Directivo que es quien lo aprueba.
3 Solicitar la disponibilidad presupuestal (Art. 71
Decreto 111/96 Estatuto Orgánico de
Presupuesto)
4 Solicitar al menos dos cotizaciones (opcional, por
transparencia), si la orden de suministro no
supera el 10% de la menor cuantía, no se
requieren varias oferta.
5 Elaborar orden de suministro o de compra (Art.
25 Decreto 679/94).
6 Determinar pólizas (opcional)
7 Presentar factura.
8 Registrar entrada al almacén.
9 Registrar salida de almacén.
53. PROCESO Y CÓDIGO:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
I.E. SAGRADA
FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
Emisión: 10-2008
MANUAL DE PROCESOS Y
Actualización:
PROCEDMIENTOS
PROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
PROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA SIN FORMALIDADES PLENAS
(COMPRAS)
RESPONSABLE : RECTOR
AREA FUNCIONAL RECTOR TESORERO CONTRATISTA
ACTIVIDAD
10 Certificar el recibo a satisfacción del suministro.
tratándose de equipos deberá garantizarse su
correcta instalación y funcionamiento. Igual
deberá garantizarse el recibo, utilización.
11 Presentar orden de pago con sus respectivos
soportes.
12 Fin del procedimiento
54. PROCESO Y CÓDIGO:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
I.E. SAGRADA
FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
Emisión: 10-2008
MANUAL DE PROCESOS Y
Actualización:
PROCEDMIENTOS
PROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
PROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA SIN FORMALIDADES PLENAS
(PRESTACION DE SERVICIOS)
RESPONSABLE : RECTOR
AREA FUNCIONAL RECTOR TESORERO CONTRATISTA
ACTIVIDAD
1 Autorizar celebrar contratos y convenios de
acuerdo con el proyecto educativo institucional
PEI, con el presupuesto, de acuerdo a las normas
jurídicas aplicables, o delegar mediante Acto
Administrativo en un funcionario de nivel
ejecutivo o directivo (Art. 11, 12 Ley 80/93,
Articulo 14 Decreto 679/94)
2 Identificar la necesidad y presentar la solicitud
del servicio al Consejo Directivo quien la
aprueba.
3 Solicitar la disponibilidad presupuestal (Art. 71
Decreto 111/96 Estatuto Orgánico de
Presupuesto)
4 Proceder (con soportes) a analizar con
antelación, al inicio del proceso de selección del
contratista la conveniencia del objeto que se a
contratar (Art. 25, numeral 7 Ley 80/93)
5 Certificar que no existe personal de planta. (Art.
32 Literal 3 Parágrafo 1 Ley 80 de 1993)
6 Solicitar la presentación de la hoja de vida.
7 Seleccionar la persona idónea. (si la orden de
servicio no supera el 10% de la menor cuantía no
requiere varias ofertas.
8 Diligenciar orden de servicio.
55. PROCESO Y CÓDIGO:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
I.E. SAGRADA
FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
Emisión: 10-2008
MANUAL DE PROCESOS Y
Actualización:
PROCEDMIENTOS
PROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
PROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA SIN FORMALIDADES PLENAS
(PRESTACION DE SERVICIOS)
RESPONSABLE : RECTOR
AREA FUNCIONAL RECTOR TESORERO CONTRATISTA
ACTIVIDAD
9 Certificar el servicio a satisfacción, una vez haya
sido recibido por la dependencia solicitantes
dependencia
11 Presentar orden de pago con sus respectivos
soportes.
12 Fin del procedimiento
56. PROCESO Y CÓDIGO:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
I.E. SAGRADA
FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
Emisión: 10-2008
MANUAL DE PROCESOS Y
Actualización:
PROCEDMIENTOS
PROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
PROCEDIMIENTO : CREACION DE MEDIDAS DE SEGURIDAD Y CUSTODIA
PARA BIENES DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
INSTITUCIONAL
RESPONSABLE : RECTOR
AREA FUNCIONAL RECTOR(A) COMITÉ DE CONSEJO
DIRECTIVO
EMERGEN
CIAS
ACTIVIDAD
1 Nombrar comité de emergencia.
º
2 Identificar causas y consecuencias de probables
amenazas y diseñar plan de emergencia de la
Institución
3 Realizar periódicamente simulacros para afrontar
emergencias
4 Presentar plan de emergencias de la Institución
al Consejo Directivo
5 Aprobar plan de emergencias y seguimiento
6 Solicitar diagnostico de la infraestructura de la
institución y el plan de emergencia contra
incendios al Cuerpo de Bomberos Voluntarios y
atender sus recomendaciones.
7 Fin del procedimiento
57. PROCESO Y CÓDIGO:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
I.E. SAGRADA
FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
Emisión: 10-2008
MANUAL DE PROCESOS Y
Actualización:
PROCEDMIENTOS
GESTION ACADEMICA
58. PROCESO Y CÓDIGO:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
I.E. SAGRADA
FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
Emisión: 10-2008
MANUAL DE PROCESOS Y
Actualización:
PROCEDMIENTOS
PROCESO : GESTION ACADEMICA
PROCEDIMIENTO : ORGANIZACION DEL PLAN DE ESTUDIO
RESPONSABLE : COORDINADORES
AREA FUNCIONAL RECTOR EQUIPO DE CONSEJO CONSEJO COORDINADORES
TRABAJO ACADEMICO DIRECTIVO
ACTIVIDAD
1 Conformar equipo de trabajo del Comité de
Áreas.
2 Elaborar el plan de estudio acorde a
directrices dadas en la Ley 115 de 1994 y
normas reglamentarias.
3 Presentar el plan de estudio al Consejo
Directivo.
4 Analizar , ajustar y aprobar el Plan de
Estudio
5 Presentar el plan de Studio al Consejo
Directivo.
6 Aprobar el plan de estudio institucional.
7 Hacer seguimiento y control.
8 Fin del procedimiento.
59. PROCESO Y CÓDIGO:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
I.E. SAGRADA
FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
Emisión: 10-2008
MANUAL DE PROCESOS Y
Actualización:
PROCEDMIENTOS
PROCESO : GESTION ACADEMICA
PROCEDIMIENTO : MATRICULA DE ESTUDIANTES
RESPONSABLE : COORDINADORES
AREA FUNCIONAL COORDINADORES,
DOCENTES Y PERSONAL
ADMINISTRATIVO
ACTIVIDAD
1 Solicitar documentos exigidos por la Institución
2 Revisar cada documento, aprobación,
confrontación de identificación y registro de la
entidad Bancaria
3 Efectuar el registro sistematizado en la base de
datos (controlado por el sistema)
4 Imprimir la ficha de matricula y solicitar las firmas
de la alumna y el acudiente
5 Proceder a archivar los documentos exigidos en
su respectiva carpeta (hoja de vida)
6 Conformar el libro de matriculas de alumnas por
grados y orden alfabético
7 Fin del procedimiento
60. PROCESO Y CÓDIGO:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
I.E. SAGRADA
FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
Emisión: 10-2008
MANUAL DE PROCESOS Y
Actualización:
PROCEDMIENTOS
PROCESO : GESTION ACADEMICA
PROCEDIMIENTO : PLANEACION ACADEMICA DEL AREA POR
ASIGNATURA
RESPONSABLE : DOCENTES
AREA FUNCIONAL DOCENTES COORDINADOR(A)
ACTIVIDAD
1 Retomar el P. E. I. para identificar los temas de la
asignatura acordados en el comité de área.
2 Determinar la metodología y el tiempo para
cada uno de los temas.
3 Plasmar la información en el formato registro
temático y logros específicos.
4 Revisar la planeaciòn de área por asignatura
correspondiente a cada docente.
5 Fin del procedimiento
61. PROCESO Y CÓDIGO:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
I.E. SAGRADA
FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
Emisión: 10-2008
MANUAL DE PROCESOS Y
Actualización:
PROCEDMIENTOS
PROCESO : GESTION ACADEMICA
PROCEDIMIENTO : DESARROLLO DE LA PLANEACION DE CADA AREA
POR ASIGNATURA
RESPONSABLE : DOCENTES
AREA FUNCIONAL DOCENTES
ACTIVIDAD
1 Iniciar con la introducción al tema, objetivos logros a
alcanzar, reseña histórica y metodología de evaluación.
2 Realizar lecturas, talleres, explicaciones formal del tema,
trabajos en grupo, consultas etc.
3 Verificar con estudiantes oralmente y/o a través de cuis,
preguntas relacionadas con el tema si ha sido entendido.
4 De ser así se avanza con el proceso de desarrollo de la
asignatura, de lo contrario se experimentara una
metodología adicional hasta lograr el entendimiento del
tema.
5 Proyectar evaluaciones con sus respectivas fecha, hora y
tema. La evaluación debe ser continua y sistematizada.
6 Fin del procedimiento.
62. PROCESO Y CÓDIGO:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
I.E. SAGRADA
FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
Emisión: 10-2008
MANUAL DE PROCESOS Y
Actualización:
PROCEDMIENTOS
PROCESO : GESTION ACADEMICA
PROCEDIMIENTO : EVALUACIÓN DE LA ASIGNATURA DE CADA AREA
RESPONSABLE : DOCENTES
AREA FUNCIONAL DOCENTES COORDINADOR
ACTIVIDAD
1 Revisar la temática de la asignatura contenido en la programación del
comité de área escrita en le P.E.I.
2 Analizar los logros e indicadores de logros del P.E:I. acordados por el
comité de área.
3 Fijar fecha de evaluaciones cualitativas (talleres, ejercicios, pruebas
orales o escritas individuales o en grupo) de cada tema desarrollado.
4 Realizar la evaluación acorde a lo planeado.
5 Analizar y valorar la evaluación.
6 Dar a conocer al estudiante el resultado de la evaluación.
Entregar planilla de valoración de las evaluaciones al coordinador de
7 la jornada.
8 Revisar las planillas. Trasladar a la secretaria general de las planillas
revisadas para posterior digitación.
Trasladar a la secretaria general las planillas revisadas para posterior
9 digitación.
10 Producir los boletines de valoración (ver procedimiento registro de
evaluaciones y valoraciones).
11 Entregar los boletines a los padres o acudientes de los estudiantes.
12 Fin del procedimiento.
63. PROCESO Y CÓDIGO:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
I.E. SAGRADA
FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
Emisión: 10-2008
MANUAL DE PROCESOS Y
Actualización:
PROCEDMIENTOS
PROCESO : GESTION ACADEMICA
PROCEDIMIENTO : PROMOCION ACADEMICA DE ESTUDIANTES
RESPONSABLE : COMISION DE PROMOCION Y EVALUACION
DOCENTES CONSEJO COORDINADOR COMITÉ DE
AREA FUNCIONAL ACADEMICO PROMOCION
Y
EVALUACIÓN
ACTIVIDAD
1 Establecer en consejo de profesores, los
estudiantes con uno (1) o mas asignaturas
perdidas.
2 Elaborar actas de compromiso en formatos
establecidos.
3 Reunir a los padres de familia de los estudiantes
que presentan insuficiencia en 1 o 2 asignaturas
para informar la situación y firmar acta de
compromiso.
4 Ejecutar el proceso acordado para la
superación de logros comprometidos por
asignaturas.
5 Determinar si las pruebas son satisfactorias y
promover al año siguiente o a graduación según
el caso. Si por el contrario el resultado de las
pruebas no es satisfactorio, los estudiantes
podrían continuar los estudios matriculando las
áreas en las cuales no ha alcanzado los logros,
para los grados 6,9, y 11 repetir el año.
6 Fin del procedimiento.
64. PROCESO Y CÓDIGO:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
I.E. SAGRADA
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MANUAL DE PROCESOS Y
Actualización:
PROCEDMIENTOS
PROCESO : GESTION ACADEMICA
PROCEDIMIENTO : ELABORACIÓN DE HORARIOS
RESPONSABLE : COORDINADORES
AREA FUNCIONAL CONSEJO ACADEMICO DOCENTES
ACTIVIDAD
1 Elaborar horario de actividades para la
superación de logros para los estudiantes que
presentan insuficiencias de logros en cada
periodo.
2 Elaborar horario de entrega de boletines finales,
certificados a los estudiantes de 9° grado y de
graduación de ultimo año.
3 Elaborar horarios de actividades
complementarias y especiales de superación.
4 Verificar que los horarios hayan quedado bien
distribuidos.
5 Aplicar el horario establecido.
6 Fin del Procedimiento
65. PROCESO Y CÓDIGO:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
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MANUAL DE PROCESOS Y
Actualización:
PROCEDMIENTOS
PROCESO : GESTION ACADEMICA
PROCEDIMIENTO : CAPACITACION A DOCENTES
RESPONSABLE : COORDINADORES
AREA FUNCIONAL RECTOR COORDINADOR DOCENTE
ACTIVIDAD
1 Determina las necesidades de capacitación a
docentes con base en la evaluación
institucional.
2 Convocar a los docentes para participar en las
capacitaciones especificas de cada área y a las
que se requieran para el mejoramiento del
proceso educativo.
3 Aceptar, inscribir y participar de las
capacitaciones.
4 Solicitar y/o aplicar los conocimientos recibidos.
66. PROCESO Y CÓDIGO:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
I.E. SAGRADA
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Emisión: 10-2008
MANUAL DE PROCESOS Y
Actualización:
PROCEDMIENTOS
PROCESO : GESTION ACADEMICA
PROCEDIMIENTO : EVALUACIÓN INSTITUCIONAL AÑO ANTERIOR
RESPONSABLE : CONSEJO ACADEMICO.
COMISION COMUNIDAD COORDINADORES RECTOR
AREA FUNCIONAL EVALUADORA EDUCATIVA
ACTIVIDAD
1 Elaborar la encuesta.
2 Probar la encuesta (piloto) y ajustarla.
3 Distribuir la encuesta y recolección de la
información.
4 Analizar la información recaudada mediante
identificación de fortalezas, debilidades y
alternativas para mejorar.
5 Formular plan de mejoramiento institucional y
presentarlo al Núcleo Educativo.
6 Aplicar las correcciones del Núcleo Educativo, si
las hay.
7 Fin del procedimiento.
67. PROCESO Y CÓDIGO:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
I.E. SAGRADA
FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
Emisión: 10-2008
MANUAL DE PROCESOS Y
Actualización:
PROCEDMIENTOS
GESTION ADMINISTRATIVA
68. PROCESO Y CÓDIGO:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
I.E. SAGRADA
FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
Emisión: 10-2008
MANUAL DE PROCESOS Y
Actualización:
PROCEDMIENTOS
PROCESO : GESTION ADMINISTRATIVA
PROCEDIMIENTO : IDENTIFICACION DE HECHOS ECONOMICOS,
FINANCIEROS Y SOCIALES
RESPONSABLE : TESORERO
AREA FUNCIONAL TESORERO
ACTIVIDAD
1 Aplicar las Normas Generales de la Contabilidad Pública que demarcan la
cuantificación de los hechos financieros, económicos y sociales.
2 Reconocer la totalidad de las operaciones realizadas por el ente público, º
mediante las cuales se adquieren derechos, bienes y obligaciones ciertas, que
representan activos, pasivos y el patrimonio así como los ingresos, costos y
gastos ordinarios y extraordinarios presupuestados o no, también compromisos y
derechos contingentes.
3 Reconocer los hechos económicos financieros y sociales que resulten de
actividades culturales o que estén relacionados con el patrimonio histórico
(reconocimientos de hechos y actividades especificas)
4 Reconocer en las cuentas de planeaciòn y presupuesto las operaciones de
ingresos y gastos presupuestados y ejecutados acorde con las normas
respectivas y las dinámicas establecidas.
5 Reconocer operaciones de las cuales se tenga serios indicios sobre su
propiedad o afectación y sobre la cual no se tenga evidencia documentaria.
Así mismo reconocer las operaciones que representen compromisos y derechos
continentes en las respectivas cuentas de orden y control.
6 Enmarcar el hecho con la aplicación de normas técnicas especificas que tiene
que ver con:
- Registro del proceso de aprobación y ejecución del presupuesto (C.E.
015/9)
- Valoración de las inversiones a precios de mercado ( C.E.019/97)
- Depreciación, agotamiento, amortización y provisiones (C.E.011/96)
7 Fin del procedimiento
69. PROCESO Y CÓDIGO:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
I.E. SAGRADA
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MANUAL DE PROCESOS Y
Actualización:
PROCEDMIENTOS
PROCESO : GESTION ADMINISTRATIVA
PROCEDIMIENTO : REVISION, VERIFICACION Y CLASIFICACIÒN DE LOS
DOCUMENTOS FUENTES Y SOPORTES
RESPONSABLE : TESORERO
AREA FUNCIONAL TESORERO
ACTIVIDAD
1 Determinar la naturaleza y dinámica de cada uno de los documentos soportes, de acuerdo
con el Plan General de Contabilidad Pública.
2 Definir como Activos las pertenencias reconocibles y medibles del ente público, representadas º
en bienes y recursos controlados por el mismo, como resultado de hechos pasados, de los
cuales se espera derivar en el tiempo beneficios económicos y sociales
3 Definir como Pasivos las obligaciones exigibles al ente público derivadas de hechos pasados y
adquiridos en desarrollo de su actividad financiera económica y social, que deben ser
pagadas o reembolsadas en el futuro, mediante la transferencia de recursos, bienes o
servicios.
4 Velar por el cumplimiento de la normatividad en cuanto a la presentación, estructura y
clasificación de activos y pasivos en corrientes y no corrientes.
5 Determinar como Patrimonio el conjunto de recursos aportados o bienes incorporados, así
como los recibidos por valorizaciones de los activos, por el resultado del ejercicio, y los
excedentes o déficit de los ejercicios anteriores que se generan por el desarrollo de la
actividad económica financiera o social del ente público.
6 Incluir en Cuentas de Orden las operaciones que tienen por objeto identificar los derechos y
obligaciones contingentes que pueden afectar la situación financiera económica y social del
ente público o informar aspectos que por su importancia requieren de control.
7 Velar por que el estado de actividad financiera, económica y social señale la actividad del
ente público y revele el flujo de recursos percibidos y consumidos en cumplimiento de su
cometido estatal, expresado en términos monetarios durante un periodo determinado
identificando plenamente los elementos constitutivos del mismo, como son los ingresos y los
Gastos.
8 Fin del procedimiento
70. PROCESO Y CÓDIGO:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
I.E. SAGRADA
FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
Emisión: 10-2008
MANUAL DE PROCESOS Y
Actualización:
PROCEDMIENTOS
PROCESO : GESTION ADMINISTRATIVA
PROCEDIMIENTO : IMPUTACION DE SOPORTES DE CONTABILIDAD
RESPONSABLE : TESORERO
AREA FUNCIONAL TESORERO
ACTIVIDAD
1 Utilizar la estructura del Catálogo General de Cuentas, teniendo clara la descripción y la
dinámica de las cuentas para codificar los documentos soportes de la Contabilidad.
º
2 Analizar los casos que amerita un tratamiento especial para el registro y contabilización
de las operaciones del ente público, con base en el marco conceptual definido en
primera instancia por el marco legal.
3 Actualizar permanentemente el Catálogo General de Cuentas, de cuerdo con los
cambios introducidos por la Contraloría General de la Nación.
4 Crear los niveles auxiliares de las cuentas en función de las necesidades específicas de la
información financiera del ente y hacer los cambios correspondientes en las tablas del
sistema.
5 Fin del procedimiento
71. PROCESO Y CÓDIGO:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
I.E. SAGRADA
FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
Emisión: 10-2008
MANUAL DE PROCESOS Y
Actualización:
PROCEDMIENTOS
PROCESO : GESTION ADMINISTRATIVA
PROCEDIMIENTO : DIGITACIÒN DE DOCUMENTOS SOPORTES
RESPONSABLE : AUXILIAR CONTABLE
AREA FUNCIONAL AUXILIAR CONTABLE
ACTIVIDAD
1 Registrar los soportes de la información contable que fueron previamente imputados
detallando en forma ordenada las transacciones que diariamente se realizan en el ente
público.
º
2 Especificar en cada comprobante los movimientos correspondientes con base en los
documentos soportes, indicando, fecha, origen, numero de documentó, descripción y
cuantía de la operación
3 Comprobar que la información y los valores ingresados a la contabilidad por interfaces
con los Módulos de Presupuesto y Tesorería sean fiel reflejo de los documentos soportes.
Igualmente para la información ingresada directamente al Módulo de Contabilidad.
4 Corregir los datos ingresados erróneamente a la Aplicación con base en la revisión
realizada.
5 Velar por la calidad e integridad de la información ingresada a la Aplicación Contable.
6 Revisar que los formatos del Sistema cumplan con las necesidades de la información
contable
7 Brindar soporte técnico a la Aplicación contable para optimizar el recurso tecnológico
disponible
8 Fin del procedimiento
72. PROCESO Y CÓDIGO:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
I.E. SAGRADA
FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
Emisión: 10-2008
MANUAL DE PROCESOS Y
Actualización:
PROCEDMIENTOS
PROCESO : GESTION ADMINISTRATIVA
PROCEDIMIENTO : AJUSTES Y CIERRE
RESPONSABLE : TESORERO
AREA FUNCIONAL TESORERO
ACTIVIDAD
1 Verificar los saldos de comprobación que arroja el sistema para determinar si existen
problemas de naturaleza contable.
º
2 Constatar los errores contables y realizar los comprobantes de Ajustes necesarios para
corregir las diferencias
3 Revisar que en cada comprobante de ajuste se resuman las operaciones relacionadas
con movimientos globales o de integración, tales como ajustes, correcciones y otras
operaciones que se realicen en las que no intervenga el documento que lo represente.
4 Revisar la secuencia de los comprobantes para evidenciar los saltos en los consecutivos
y constatar la anulación manual del comprobante respectivo.
5 Cerrar automática mente el periodo contable.
6 Imprimir los libros de contabilidad y los comprobantes de contabilidad para conservar
archivos manuales que estén a disposición de las autoridades de control, inspección y
vigilancia.
7 Velar por la conservación, custodia y tenencia de los libros, comprobantes y soportes
que han sido objeto de registro
8 Fin del procedimiento