Functional Plan Areas AIESEC Joinville

FUNCTIONAL PLAN @JV 2013

GCDPi
GCDPo
GIPi
GIPo
FIN
PR
COMM
TM

GCDPi
Functional Plan: Area

O objetivo da área em 2013 será alinhado com o objetivo do comitê local: amadurecimento em GCDP. Isso
vai desde projetos mais padronizados, cíclicos e sustentáveis à implantação de novos projetos que vão
alavancar resultados e o uso das Project Based Structures.
Area team

Team Leader
Matheus Cardoso Pires

Team Member Positions
Coordenador de Terceiro Setor
Coordenador de Projeto Educacional
Coodenador de Cidadão Global Universitário
Coordenador de Service
Gerente de Gira-Mundo
Gerente de Summer Camps
Membro de Terceiro Setor
Membro de Projeto Educacional
Membro de Cidadão Global Universitário
Membro de Service

Area Vision
Ser a primeira escolha para desenvolvimento de pessoas e organizações garantindo excelência na
realização de sonhos e proporcionando alto número de experiências inesquecíveis.

Area Strategies

1. Gerir alto volume com eficiência.
2. Envolvimento e aproximação com parceiros
3. Crescimento em número de experiências e parcerias.
4. Construir experiências inesquecíveis.

Area Goals

1. 20 de Projeto Educacional
2. 35 de Terceiro Setor (Incluindo Gira-Mundo e Summer Camps)
3. 15 de Cidadão Global Universitário

Activities

1. Gerir alto volume com eficiência.
a. Implementação de Project Based Structure em Terceiro Setor.
b. Gerir melhor informações.
c. Treinamento para membros.
d. Adotar padrões nacionais.
e. Planejamento e timeline realistas.
2. Envolvimento e aproximação com parceiros
a. Participação em evento de parceiros e engajamento com os nossos.
b. Criar periodicidade nos follow-ups.
c. Aproveitar corner com ER/PR.
3. Crescimento em número de experiências e parcerias.
a. Explorar mercado educacional em Terceiro Setor.
b. Fortalecer a cultura de vendas.
c. Abordagem de empresas por localização de escolas.
4. Construir experiências inesquecíveis.
a. Utilizar ferramentas de COMM e TM para engajar o CL.
b. Fazer bom acompanhamento e interação entre EP’s, parceiros, CL, Host e buddies.

KPI’s

Area KPI’s

#RA Tempo de abordagem de Host # membros postulantes para
#MA Sustentabilidade Financeira coordenadorias/gerencias/vic
#RE % de qualidade e-presidência
#Vendas %ReRa Tempo de RA
#RA/Visitas % de crescimento Quantidade de projetos
Tempo de MA trabalhados

Terceiro Setor

# cold calls com sucesso # aplicantes pra coordenadoria
# número de vendas/RA # projetos aplicados
tempo de matching # ReRa
% de qualidade % crescimento
% de auditoria % de resposta de EP’s

Cidadão Global Universitário

# abordagens com sucesso % de auditoria
#número de vendas/RA # aplicantes para coordenadoria
tempo de matching # projetos aplicados
# de universidades # ReRa
# de projetos aplicados % de crescimento
% de qualidade

Projeto Educacional

# abordagens com sucesso % de auditoria
#número de vendas/RA # aplicantes para coordenadoria
tempo de matching # projetos aplicados
# de escolas # ReRa
# de projetos aplicados % de crescimento.
% de qualidade

Service

# de inscritos na ORS
% inscritos convertidos em Host
% de qualidade
# de buddies

Area timeline

January 2013 February 2013 March 2013
RE TS RE TS Vendas, MA e RE de TS
Vendas PE Vendas TS Vendas e MA de CGU
MA PE Vendas CGU Vendas, MA e RE de PE
Eleição Coordenador CGU MA PE
Alocação de membros CGU
April 2013 May 2013 June 2013
Vendas e MA de TS MA de TS RE de TS
MA de CGU Vendas e RE de CGU Vendas e MA de CGU
MA de PE RE de PE Vendas e MA de PE
Eleição de coordenador de Eleição de coordenador de Eleição de coordenador de
PE TS/SE CGU
July 2013 August 2013 September 2013
RE de TS Vendas de MA de TS Vendas e MA de TS
MA de CGU RE de CGU RE de CGU
Vendas e MA de PE MA e RE de PE RE de PE
October 2013 November 2013 December 2013
Vendas e MA de TS Vendas e RE de TS

GCDPo

Here you will describe the main objectives of your area to 2013 and how the area results will impact
directly in the organizational goals. This part must to be simple and objective.

Desenvolvimento dos Membros da area;
Crescimento em RA, MA e RE;
Organização (Processos) e profissionalismo nas operações;
Forte posicionamento externo – com estudantes de Joinville e Região;
Referência em Auditoria;
Trabalho com os Valores da Organização.
Forte trabalho em corner com outras areas ( COMM, PR, TM, FIN, oGIP – Principalmente).

Area team

Team Leader
Vagner Roberto Malon

PM Dream Sellers: 4 (dez/12 a fev/13; mar/13 a mai/13; jun/13 a ago/13; set/13 a nov/13)
Sales Members: 3 para cada gestão

Coordenadoria Delivery XPs: 2 (mar/13 a jul/13; ago/13 a dez/13)
Delivery Members: 3 para cada gestão

OCP EPIC: 2 (abril e maio 2013; outubro e novembro 2013)
OCs: 3 para cada período

Area Vision

VP Vision: “Construir um time direcionado pelos mesmos propósitos, tendo consciência do seu impacto
global, promovendo XPs relevantes de membresia e intercâmbios, e com crescimento no número de RE.”

Visão GCDPo: “Promover experiências internas e externas com excelência. ”

Area Strategies

1. Treinamento/Preparação dos Membros.
2. CRM organizada e com abordagem semanal.
3. Corner forte com COMM, PR para Universidades.

Feedback/treinamento (preparação);
Auditoria;
Report → a cada 15 dias
Atualizar os dados (líderes);
Campanhas de descontos e incentivos
Pipeline Interna;
Acompanhamento das atividades (reunião semanal);

Area Goals

1. # of 1 / 2. # of 2 / 3. # of 3
RA: 64
MA: 52
RE: 47

Desafio: 69RE

Activities

Here you will list the main activities that you and your team will implement to guarantee
that all strategies are been achieved. Remember that you don’t need to put here the weekly
must do, just the main activities as innovations and things that you will do just once.

1. CRM semanal.
2. Reestruturação dos processos.
3. Gerar fluxogramas.
4. Parcerias para promover vagas.
5. Corner forte com COMM.
6. CRM de GIP OGX.
7. Capacitação dos membros, principalmente em Sales.

KPI’s

Here you will put the indicators you are going to use to follow your area activities and to
check if it’s well or not. Think in indicators that matters and that can show if you have to
take actions to overcome any gap.

1. Inscritos X Fonte
2. Inscritos X Abordados
3. Abordados X AdE

4. AdE X Entrevista
5. Entrevistas X RA;
6. Inscritos X RA;
7. RA X RE;
8. T1, T2, T3 (tempo de: Abordagem, AdE, RA)
9. Número de MA para RE em Junho/Julho.

Ob.: Acompanhar com média nacional: Para cada 7 abordagens, 1 RA;

Area timeline

In this timeline you must to put all the points that will influence your internal process. You must have clear
all the innovations that you want to implement in your term and also have clear when you will have a big
demand from other areas as example psel, ogx recruitment, project sales. Remember that here you will put
the big actions.

Parcerias para MA/RE em USF (universidade sem USF.
Junho, julho e agosto. fronteiras). Stands em faculdades
Fund Raising. Fund Raising. Planejar Campanha
Returnees (Membros; material Parcerias com organizações descontos
divulgação – videos). estudantis. Divulgação Univille (São
Revisão de manuais, Returnees (Membros; material Francisco do Sul).
procedimentos, fluxogramas. divulgação – videos). Treinamentos(?)
Mapa de fluxo de valor. Auditoria. Feira Intercâmbio
Auditoria. TD
Campanha de descontos Stands em algumas univers. Match big Team.
OC Sales (Talvez). Recrutamento de OGX.
Divulgação Católica (Jaraguá EPIC.
do Sul). Match big Team.
Campanha Indicação. TD (?)
Treinamentos(?)
DD.
USF (segunda parcial). Fund Raising. GV.
Fund Raising. Treinamentos(?) Campanha descontos (?)
TD (?)
Stands em algumas univers. Match big Team. Match big Team.
Recrutamento de OGX. EPIC.
OC Sales (Talvez).

GIPi
Functional Plan: GIP ICX

Area team
Area VP
Davi Guggisberg Bicudo
Team Leader Positions
Project Manager – Engineering
Project Manager – Educational
Match Team Leader
Partnerships Manager
Delivery Manager
Match Team Member
Salesman – Engineering
Salesman – Educational

Area Vision
Sermos referência em qualidade e volume de experiências profissionais internacionais no mercado da
região de Joinville.

Area Strategies
1. Fast delivery – achieve higher results and better customer experience through shortening the gap
between RA and RE.
* Ter um processo estruturado de seleção e match, e que ele seja alinhado e cobrado da empresa
* Responder emails de aplicantes e fazer entrevistas rapidamente
* Agir de forma rápida e prática na gestão da documentação e envio para visto
2. Focused sales – achieve higher and quicker results through specialization in two products: Engineering
and Educational.
* Conhecer bem seu produto e seu mercado.
* Fazer follow-ups rápidos e precisos.
* Networking e participação em eventos.
3. Good information management – achieve sustainable results and quality TN servicing through good
information management.
* Manter histórico das parcerias.
* Garantir 100% de auditoria.
* CRM funcional e atualizado.
4. Trained team – achieve sustainable results through a capacitated team.
* Ter um roteiro de treinamentos.
* Garantir que o time esteja capacitado para realizar suas atividades.

Area Goals

1. 21 Raises.
2. 20 Matches.
3. 20 Realizes.

KPI’s

1. Sales call
2. New sales meeting
3. Follow-up sales meeting
4. Account servicing contact (email or visit)
5. Delivery time
6. Match time
7. Sales to RA rate
8. Re-RAs
9. Account Expansion
10. RAs
11. MAs
12. REs

Area timeline

Engineering sales begins Education sales begins Conexão global educational
Selection of the educational TD Q1 Growth-Meetings
sales team Conexão global engineering
Educational ST planning and
training
Educational RAs MA team begins Educational REs
Selection of the Educational Educational MAs
ST 2 Educational Sales begins (2)
DD TD Q2
Selection MA team Expogestão
Educational RAs Educational MAs Selection MA team (2)
CONADE TD Q3 MA team begins (2)
RePlan Conexão global engineering Y2B
Educational REs
DD
LCP Election
EB Election Handover CONAL
TD Q4 Transition

GIPo


Area team

Team Leader
Vitor Matias Grah

Luisa Molenda – Middle Manager
Gustavo Coelho – Middle Manager
Emeline Sombrio – Member
Gustavo Grando – Member
Ricardo Gerhke – Member
Andre Lux – Member
Jessica Souza – Member
Jean Mirisola – Member

Area Vision

Crescimento nas operações de intercâmbios corporativos mantendo a sustentabilidade dos
processos e ser referencia de experiências de qualidade.

Area Strategies

1. Parcerias
2. Cooperação não formal com outros escritórios
3. Selecionar High profile

Area Goals

1. # of RA = 36
2. # of MA = 30
3. # of RE = 25

Activities


1. Especializar em supply and demand de todos os programas trabalhados
2. Selecionar apenas pessoas com todos os requisitos avançados
3. Sustentabilidade nos processos de seleção e tambem sustentavel com os processos de auditoria
4. Capacitação para todos os membros novos e membros plenos
5. Otimizar processos

KPI’s

1. Delivery time 3 months
2. Indice de conversão de RA para MA 80%
3. 100% auditoria
4. Satisfação de 90% nas avaliações de qualidade
5. #RA
6. #MA
7. #RE

Area timeline

In this timeline you must to put all the poi nts that will influence your internal process. You must have
clear all the innovations that you want to implement in your term and also have clear when you will have a
big demand from other areas as example psel, ogx recruitment, project sales. Remember that here you will
put the big actions.

-Campanha de indicação
-Programa de desconto pipeline
interna
-Indicação dos MN’s
-Indicação MN’s
-Programa de desconto pipeline
interna

F&L
Functional Plan: Finance & Legal

Area team

VP Finance & Legal
Armando Pitz de Abreu

Project Manager Positions
Knowledge Management Project Manager (KM)
Finance Management Project Manager (O&I)

ICX Manager
OGX Manager
Investments & Data Analyses Manager
Budget & Cash Flow Manager

Area Vision

Ser referência Nacional em sustentabilidade financeira e participação
ativa em resultados.

Drivers

1. Incentivar e alavancar os resultados de intercâmbios.

2. Realizar os investimentos de maneira inteligente.

3. Imprimir a cultura de gestão de conhecimento e recursos.

Area Goals

1. 90% Entrega Auditoria NPM.
2. Manual Auditoria Nova.
3. Mapeamento de todos os processos do CL.
4. 80 % Auditoria Educativa
5. 70 % Plan x Realized Operações
6. 10 % Caixa Investido
7. 100% Auditoria Contas
8. 30 % Crescimento Financeiro
9. 2 Ferramenta de KM
10. OSCIP;
11. Parceria Contábil e Jurídica;
12.

Activities

1. Ações de suporte;
2. Controle financeiro estratégico ;
3. Organização e padronização de processos.
4.

KPI’s

1. % Resultados Auditoria
2. % Budget (Plan x Realized)
3. ROI de Investimentos
4. % Procesos Mapeados
5. % Crescimento Financeiro
6. % Ferramentas feitas

Area timeline

• Auditoria NPM • Auditoria NPM • Políticas Financeiras
• Construção Time Fin • Criação de Manual e • Mapeamento de
• Treinamento KM Team Treinamento Nova Processos
• Otimização Auditoria • Tracking de Budget
Ferramentas Fin • Otimização de • Análise de Data
• Investimentos Dev. Ferramentas Fin • Auditoria
• Construção Budget • Implementação LC + Ata
Padrão
• Construção de Budget
• Análise Financeira e
Operações
• Manuais Financeiros • Investimento • Mapeamento de
• Mapeamento de Estrutura Processos
Processos • Mapeamento de • Rotina de KM
• Monitoramento de Processos • Investimentos
Processos • Rotina de KM Operações
• Investimentos • Investimentos • Investimentos Dev.
• Auditoria Operações
• Investimentos em
Posicionamento
• Mapeamento de
Processos
• Rotina de KM
• Investimentos
Operações
• Investimentos Dev.
• Revisão Wiki

PR


Area team

Team Leader
Mateus Bósio Aymay

Name of each position that you will have in your term

Area Vision

“Posicionar na @JV na sociedade, através de parcerias sustentáveis e eficientes que busquem a
promoção mutual em Joinville e Região”

Area Strategies

1. Agregar valor as parcerias.
2. Todos os setores, Universidade e estudantes irão conhecer a @.
3. Fortalecer a voz jovem em Joinville e Região.
4. Garantir o alinhamento dos membros sobre posicionamento externo

Area Goals

1. Reconhecimento pelos serviços prestados de 100% dos parceiros da @JV.
2. Posicionamento em todos veículos de comunicação;
3. Parceria com 12 organizações jovens e iniciativas de projetos em andamento.
4. 15 de eventos realizados/participados, direcionando resultados para áreas de operações.
5. 10 novas parcerias institucionais/estratégicas
6. 5 novas Universidades

Activities


1. Desenvolver um portfólio integrado para cada stakeholder.
2. Eventos para aproximar parceiros.
3. Organização e participação de eventos para promover as operações.
4. Definir ações para aparecer na mídia.
5. Parceria com organizações jovens.
6. Parceria com Universidades.

KPI’s

Here you will put the indicators you are going to use to follow your area activities and to
check if it’s well or not. Think in indicators that matters and that can show if you have to
take actions to overcome any gap.

1. # de eventos realizados/participados;
2. # de parcerias com Universidades;
3. # de contatos realizados a partir de eventos;
4. # de aparições em mídia;
5. # parcerias institucionais e estratégicas;
6. # de parcerias com organizações jovens
7. # de parceiros participantes e engajados com mais de um projeto da @JV.

Area timeline

In this timeline you must to put all the points that will influence your internal process. You must have clear
all the innovations that you want to implement in your term and also have clear when you will have a big
demand from other areas as example psel, ogx recruitment, project sales. Remember that here you will put
the big actions.

Portfólio definido e finalizado; Contato com Universidades Participação da Feira Cidadão
Finalização de planejamento; (2 parcerias institucionais); do Mundo;
Contato com Universidades (2 Alinhamentos dos Alinhamentos sobre Conexão
parceria institucional); eventos( Feira Cidadão do Global – Edu;
Definição de calendário de Mundo e Conexão Global – Parceria com 3 organizações
eventos; Eng); jovens;
Parceria com 1 organização Realização Conexão Global – 2 parcerias estratégicas;
jovem e 1 parceria estratégica; Eng;
Parceria com 2 organizações
jovens

Realização Conexão Global – Posicionamento nas Alinhamentos Ideia Social;
Edu; Associações Empresariais Início das atividades de Y2B
Alinhamentos Expogestão; mais expressivo; (metade do mês);
Parceria com 2 organizações Alinhamentos e participação Parceria com 2 organizações
jovens; Expogestão; jovens;
1 parceria estratégica; Participação efetiva em + 2
Posicionamento nas eventos externos;
Associações Empresariais
mais expressivo;

Realização do Ideia Social; Alinhamentos e realização Intensificação das aparições
Tracking atividades Y2B; Conexão Global – Eng; em mídia;
Alinhamentos Conexão Global Tracking atividades Y2B; Realização do Y2B;
– Eng (2a rodada); Parceria com 3 empresas de 2 parcerias estratégicas;
Participação em + 2 eventos mídia (jornal, rádio, TV); Participação +1 eventos
externos; Intensificação das aparições externo;
em mídia;
Alinhamentos e realização do Parceria com 1 organização jovem Parceria com 1 Universidade;
Conexão Global – Edu; e 1 Universidade;
Participação em +2 eventos Posicionamento nas Associações
externos; Empresariais mais expressivo;
Intensificação das aparições em Intensificação das aparições em
mídia; mídia;
Parceria com 1 organização

jovem;

COMM
Functional Plan: COMMUNICATION

Here are in a simple and objective way the main objectives of Communication and how the area results will
impact directly in the organizational goals.

Area team

Team Leader
Suzana Matsuyama

Internal COMM Manager
Brand Manager
Social Media Manager
*Recruitment Cells Team Leaders

Area Vision

Fazer com que os programas da AIESEC em Joinville sejam conhecidos por estudantes de toda a região.

Area Strategies

1. Engajamento do Escritório
2.Promoção segmentada de Programas
3.Maior alcance de mídias sociais

Area Goals

1. # de inscritos por programa (relacionados a metas de host, GCDPo, GIPo,TM)
2. Taxa de conversão (inscritos x RAISES)
3. # de alcance mídias sociais e aparições em mídia (100% crescimento fanpage)

Activities

In this list are the main activities that COMM will implement to guarantee that all strategies are
been achieved..

1. Engajamento com metas e programas (newsletters, campanhas, gestão á vista)
2. Corner efetivo (reuniões semanais com áreas de operações (foco em OGX )
3. Marketing de guerrilha
4. Expandir OGX para Jaraguá do Sul
5. Trabalhar em conjunto com Blumenau (suporte)
6. Fanpage como instrument de divulgação (melhora de conteúdo e uso de adds)
7. Uso de novas mídas Linked in e Instagram
8. Suporte adequado as áreas
9. Tracking e controle da ORS
10. Mensuração de resultados obtidos por ações específicas de divulgação
11. Uso de prazos para entregas de demandas que venham a surgir

KPI’s

1.Inscritos nos programas
2.Número de aparições em mídia
3.Aderência do escritório em relação a campanhas (número de postulantes LR, RA campanhas de
descontos
4. Atingimento dos resultados das áreas
5. Crescimento de Blumenau

Area timeline

-Implementação de ferramentas -Divulgação PSel -Promoção OGX (GIP e GCDP)
COMM interna -Contatos Universidades -Feira de Intercâmbio
-Promoção de HOST -Showcasing
-Task Force desenvolvimento -Take the lead
materiais de suporte

-Campanha de Descontos Interno -Suporte MA GIPo -SUporte MA GCDPi
OGX -Promoção de vagas GIPi -Suporte GIPo
-Promoção OGX(GIP e GIP) -Suporte MA GCDPi
-Promoção de vagas GIPi

-Report geral de COMM no 1 -Global Village em local publico -Promoção OGX GIP/ GCDP
semestre -Promoção OGX Jaraguá do Sul -Promoção de vagas focadas
-Promoção OGX GCDP em cursos

-Campanha de Descontos -Suporte MA GIPi -Suporte MA GIPi
-Promoção de OGX -Suporte MA GCDPi -Suporte MA GCDPi
-Suporte Ma GIPi

-Suporte MA GCDPi

TM

O objetivo da área em 2013 será alinhado com quase todos os objetivo do comitê local: amadurecimento
em GCDP, crescimento em GIP e desenvolvimento de membresia. Isso, devido a Project Based Structures, à
seleção focada e aos treinamentos.

Area team

Team Leader
Antonella E S B Damiani

Project Manager de JT e JL
Member of TM – TXPtracker
Member of TM – PMO Manager
Member of TM – Dev
Member of TM – Dev
Member of TM - Trainer
Team member of JT e JL

Area Vision
Tornar a área de TM da AIESEC JV referência na rede devido ao desenvolvimento e resultados alcançados
por seus membros

Area Strategies

1- Processo Seletivo on going

2- Capacitações e treinamentos focados

3- Maior retenção de membresia

Area Goals

1. 110 TLPs
2. 460 TMPs
3. 6 LR Days

4. 8 treinamentos
Activities

1. Tornar ongoing o Processo Seletivo

• Suporte constante para outras areas;

• Corner efetido entre áreas para sempre saber os gaps de membresia

• Ampliar a rede através da busca por publico alvos diversificados;

• Aprimoramento constante do processo;

2. Capacitações e treinamentos focados

• Verificar demanda e gap das áreas;

• Treinamentos focados nos picos das áreas;

• treinamentos com externos;

3. Maior retenção de membresia

• Psel focado;

• Maior acompanhamento dos MNs;

• Novas oportunidades de desenvolvimento;

• Conversas com membros para alinhamentos;

KPI’s

Area KPI’s

#RA # de pessoas respondendo as Suprir gaps das áreas;
#MA pesquisas;
#RE Mínimos de time;
# de treinamentos; # de reuniões de corner;
Report da gestão;
# de participantes nos Responder rápido a demanda
treinamentos; de treinamentos; Desligamento de membros de
acordo com o RI;
Satisfação dos participantes # de membros que
de treinamentos; permanecem 6 meses ou mais Presença em
treinamentos/eventos;
na organização (retenção)
# de TMP e TLP;

Metas de outras áreas Suporte aos MNs da área; Transição de coordenadores;
atingidas;
Padronização de processos;
# de treinamento com
Abordagem de novas
externos;
instituições;

Area timeline

PSel PSel LR D
Plan Plan Abordagem Returnees
Reest. entrevistas AMP
Postulações
PSel
Transição
LR D LR D OC Replan
Transição Transição Análise de membresia
DD PSel ongoing PCO
Postulações Learning Research PSel on going
Postulações Postulações
Transição LR D LR D
PSel ongoing Replan PSel ongoing
ICP PSel ongoing PCO
Learning research Post. LCP
Postulações Transição
LR D JT ferias Transição EB
JT Férias Transição EB Suporte ao Plan novo EB
Post. EB
Transição LCP
Transição

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