GPMS pm workshop Präsentation von alpin.it über das Dokumentenmanagement Tool d.velop

1. alpin gmbh. software, consulting & strategy
Dokumenten-Management-System d.3
Joachim.pfeifer@alpin.it
info@alpin.it
13.02.09 © alpin gmbh 2007

2. alpin gmbh. software, consulting & strategy
Wussten Sie, dass …
 in den meisten Unternehmen ca. 50% der Arbeitszeit mit
der Suche nach Dokumenten verbracht wird?
 ca. 25% der Unternehmensinformationen verloren gehen
oder nicht auffindbar sind?
 jedes Dokument durchschnittlich 5 Mal kopiert wird?
 ca. 80% der Dokumente in unstrukturierter Form
vorliegen?
Quelle: „Gartner Group“
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3. alpin gmbh. software, consulting & strategy
Komponenten von
Recherchieren & Bearbeiten
Recherche
Archivierung
Webzugriff
Eingangspost (Scannen)
digitales Archiv Volltextsuche
Erfassen
Eingehende
SQL
Faxe
Office-Integration
Server
Datenbank – Filesystem
CD/DVD – Jukebox
Groupware und Schnittstellen
E-Mail (ERP, API)
Import von
Massendaten
Workflow
digitale Signatur
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4. alpin gmbh. software, consulting & strategy
prüf
en
Dokumenten-
Lebenszyklus
erstellen/ freigeben
bearbeiten
archivieren
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5. alpin gmbh. software, consulting & strategy
Zugriffs-Szenarien in
Schnittstellen Programmier-
(ERP, API) Schnittstellen
Recherche Office-Integration Webzugriff d.api
E-Mail
d.link
d.xplorer d.office d.web d.mail
Rollen- und Benutzerkonzept / transparenter Zugriff
digitales Archiv
Server
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6. alpin gmbh. software, consulting & strategy
Die 3-Schicht-Architektur von
Bereich ohne direkten
Die Anwender Die Schaltzentrale
Zugriff durch den Anwender
d.3 Applikationsserver
d.3 Web-Clients
@ d.3 Datenbank-Server
d.3 Web-Clients
d.3 File-Server
d.3 Web-Clients
d.3 Clients Jukebox mit
Jukebox-Controller
d.3 Clients
d.3 Clients
Scan-Station
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7. alpin gmbh. software, consulting & strategy
Erfolgsfaktoren beim Einsatz von
 Effizientes Erfassen
 Automatismen beim Erfassung aktiver Dokumente (ERP-Anbindung)
 Intelligente Barcode- und OCR-Erkennung bei der Erfassung von
Papierdokumenten
 Strukturierte Ablage
 Aktenplan firmenspezifisch
 Jedes Dokument nur einmal vorhanden
 Weiterbearbeitung von Dokumenten
 Workflow (ac-hoc, regelbasiert)
 Vertreterregelung
 Einfache, schnelle und effiziente Recherche
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8. alpin gmbh. software, consulting & strategy
Vorteile und Nutzen von d3
 Zentraler und einfacher Zugriff auf Dokumente aus allen
Abteilungen und Außenstellen
 Sicherstellen des Zugriffsschutzes
 Automatisierung und zentrales Controlling von Prozessen
(Workflow)
 jedes Dokument ist nur einmal vorhanden
 Zugriff auf alte Versionsstände
 sofortiger, paralleler Zugriff auf alle Dokumente während ihres
gesamten Lebenszyklus
 Verhindern von Doppelarbeit und Mehrfachablage
 stark reduzierte Kosten durch Prozessbeschleunigung und
Effizienzsteigerung
 Sicherstellung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (5 Jahre,
10 Jahre, …)
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9. alpin gmbh. software, consulting & strategy
d3 hilft Kosten zu reduzieren
 Materialkosten von optischen
Bearbeitungszeit
Speichermedien günstiger als
ohne DMS
entsprechende Papierkosten
 der Informationsfluss wird beschleunigt
 die Bearbeitungszeiten werden verkürzt
 die Auskunftsfähigkeit und damit
Kundenzufriedenheit wird wesentlich
verbessert Bearbeitungszeit
mit DMS
 die Bearbeitungszeit eines
Geschäftsvorganges lässt sich mit
einem Dokumenten Management
System um bis zu 70% senken
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10. alpin gmbh. software, consulting & strategy
Dokumentenmanagement
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
Joachim.pfeifer@alpin.it
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