2. eine Selbstverwaltungsorganisation
der deutschen Hochschulen
Hauptverwaltung in Bonn,
Außenstelle in Berlin,
63 Außenstellen und
Informationszentren weltweit
Zielsetzung Förderung von:
Studenten im In-/Ausland -
Personenbezogene Förderung
Projekten im In-/Ausland
Projektförderung
Aufgaben des Deutschen Akademischen Austauschdienstes
0 HINTERGRUND
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Unternehmensbeschreibung DAAD
3. Größtes IT Projekte im DAAD
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Moderne Verarbeitung der Förderung beim DAAD
MOVE DAAD -
Ablösung der Verwaltung mit
Papierakten durch elektronische Akten
Ziel ist die Ablösung vorhandene
DAAD individual Software
Integrierte Plattform für alle
Förderprozesse
Einsatz der Standardsoftware SAP für
höhere Flexibilität in Zukunft
Entwicklungspartnerschaft mit SAP
0 HINTERGRUND
7. Schwachstellen Analyse
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Der Prozess besteht nur theoretisch in
den Köpfen der Beteiligten
Hierarchiedenken und „historische“
Gegebenheiten
Unklare Zuständigkeiten für die
Freigabe und Überprüfung
Vielzahl von unterschiedlichen
Dokumenten mit unstrukturiertem
Ablagesystem
Status der Anforderung unbekannt
Zeitliche Verzögerung und Kosten
1 SITUATIONSANALYSE
8. Einführung des Change Prozesses (1|2)
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In Anlehnung an qualitätssicherndem Prozessmodell ITIL
2 PROZESSDESIGN
Change wird
eingereicht
Abgelehnt,
ggf Abänderung
Quelle: eigene Darstellung
9. In Anlehnung an qualitätssicherndem Prozessmodell ITIL
2 PROZESSDESIGN
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Einführung des Change Prozesses (2|2)
Anpassen der
Projektpläne
(Zeit und Ressourcen)
Neue Planung
mit Korrekturen
Quelle: eigene Darstellung
10. Wie soll der Prozess eingeführt werden?
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3-Phasen Modell von Kurt Lewin
3 VORGEHENUMSETZUNG
Auftauen
(unfreezing)
Bewegen
(moving)
Stabilisieren
(refreezing)
Quelle: in Anlehnung an König/Volmer (2008), S. 224ff
•Bereitschaft für Wandel zu erzeugen
•Multiplikatoren identifizieren
•Maßnahme bei Widerständen planen
•Umsetzung des neuen Prozesses
•Einüben neuer Verhaltensweisen
•Weiterbildungsmaßnahmen
•Bekanntmachen des neuen Vorgehens
•Rückfall in alte Verhaltensweisen
verhindern
12. Der Prozess muss von der Unternehmensleitung
unterstützt und konsequent gelebt
Mitarbeiter aller Anspruchsgruppen werden von
Anfang an in den Prozess integriert worden
Kommunikation durch Infoveranstaltung und
frühzeitiges Aufzeigen der Vorteile
Prozess sollte ständig optimiert werden
3 VORGEHENUMSETZUNG
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Wichtige Erfolgsfaktoren der Einführung
Das Ziel sollte es sein, dass die Betroffenen die
Veränderung wollen, richtig finden, gerne umsetzen
und auch gut können
13. Durch das unstrukturierte Vorgehen bei
Änderungen ist das Projekt MOVE DAAD aus dem
Runder gelaufen
Frühzeitiges Einbeziehen aller Betroffener und
Unterstützung der Führungskräfte wird den Prozess
zum Erfolg führen
Orientierung an Best-Practice ITIL bringt
permanente Verbesserung
Deutliche Kosten und Zeitersparnis durch
effizientes Vorgehen und kontinuierliche
Statuskontrolle
4 ZUSAMMENFASSUNG
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Schlussfolgerung