1. IT-Consulting - Multiprojektmanagement
Markus Groß

2. Multiprojektmanagement (MPM)
AGENDA
2
IT-Consulting

3.  Projekt: „Vorhaben, das im wesentlichen durch
Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit
gekennzeichnet ist, wie z. B.
 Eindeutige Zielvorgabe
 Zeitliche, finanzielle oder andere Begrenzungen
 Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben
 Projektspezifische Organisation.“ [DIN 69901]
 Projektmanagement ist die Gesamtheit von
Führungsaufgaben, Führungsorganisation,
Führungstechniken und –mitteln zur Abwicklung
eines Projektes
Single-Projektmanagement
1 PROJEKTDEFINITION
3
Das Einzel-Projekt

4. Aufgaben des Projektleiters
4
Single-Projektmanagement
 Planung und Kommunikation
 Schaffung geeigneter
Rahmenbedingungen
 Verwaltung der Ressourcen
 Motivation und Steuerung der
Projekt-Mitarbeiter
 Schutz des Projekts vor der Umgebung
 Frühes Erkennen und Beheben
unerwarteter Schwierigkeiten
1 PROJEKTDEFINITION

5. Bedeutung und Techniken im Single-Projektmanagement
1 PROJEKTDEFINITION
5
Methoden des Projektmanagements
 Zeitplanung
Projektverlauf
Projektstart
Lastenheft
liegt vor
Pflichtenheft
liegt vor
Testsystem
ist lauffähig
Produktiv-
system
Projektende
 Risikoanalyse
R
1
0
Eintrittswahrscheinlichkeit
Auswirkung
R
2
R
7
R
6
R
3
R
5
R
8
R
1
R
4
R
9
 Stakeholderanalyse
 Kostenplanung
 Meilensteintrendanalyse
 Ressourcenplanung

6. Probleme im Einzel-Projektmanagement
6
 Dead-Line Effekt (Pareto)
 „Der in eine Aktivität investierte
Umfang an Energie und Aufwand
verstärkt sich zusehens in dem Maße,
in dem man sich der Deadline nähert,
die für die Beendigung der Aktivität
festgelegt wurde“
 Mangel an Ressourcen/Personal
 Budget/Kostenexplosion
 fehlerhafte Aufwandsabschätzung
 Terminüberschreitungen
2 EINZEL-PROJEKTMANAGEMENT

7. Transparenz und Kommunikation
2 EINZEL-PROJEKTMANAGEMENT
7
Probleme im Einzel-Projektmanagement
Quelle: Manager-Magazin, Plagiat eines Dilbert Cartoons,

8.  Es existiert keine Definition nach DIN oder ISO
 Unter Multi-Projektmanagement versteht man das
Management aller/mehrerer Projekte
 Überblick und Koordination verschiedener Einzel-Projekte
 Kontrolle der Fortschritte der verschiedenen Projekte
 Koordination und gemeinsame Nutzung der einzusetzenden
Ressourcen
 Bewertung der Projektnutzens und Priorisierung
 Hauptnutzen liegt in der Erreichung der
strategischen Unternehmensziele bei optimaler
Nutzung der Ressourcen
Was ist Multiprojektmanagement?
3 MULTIPROJEKTMANAGEMENT
8
Definition Multiprojektmanagement

9. Definition Multiprojektmanagement
9
Abhängigkeiten und Bedingungen
3 MULTIPROJEKTMANAGEMENT
Die Unternehmensziele
Die Unternehmenstrategie
Projekt
1
Projekt
2
Projekt
3 Projekt
n

10. Ablauf des Multiprojektmanagements
10
Besondere Anforderungen im Multiprojektmanagement
4 ABLAUFDESMPM
Projektorganisation Projektplanung Projektsteuerung
Problemfeldanalyse Projektkontrolle Projektabschluss

11. Definition der Rahmenbedingung die für alle Projekte
im Unternehmen gelten
Projektorganisation
4 ABLAUFDESMPM
11
Ablauf des Multiprojektmanagements
Linien Organisation
Vorteile:
• Einfache Organisation
• MA bleiben in Fachabteilung
Nachteile:
• Bedeutung des Projektes wird
nicht ersichtlich
• Keine Einordnung bei MPM
• Ressourcen werden nicht
optimal genutzt
Stabs Organisation
Vorteile:
• Klare Zuständigkeiten
• Direkte Zuordnung zur GL
Nachteile:
• Geringe Befugnisse des PL
• Einordnung in
Projektportfolio unklar
• Ressourcen werden schlecht
koordiniert
Projektorganisation
Vorteile:
• Klare Kompetenz des PL
• Direktzugang zur GL
Nachteile:
• Organisation in Konkurrenz
zur Linie
• Probleme für MA nach
Projektende
• Ressourcen werden für ein
Projekt geblockt
Für die Steuerungen von mehreren
Projekten gleichzeitig nicht geeignet

12. Projektorganisation - Matrixorganisation
Linienorganisation
Ablauf des Multiprojektmanagements
12
4 ABLAUFDESMPM
Projektorganisation
Die Matrixorganisation „verzahnt“
Linien und Projektorganisation
Vorteile:
 Verbesserte Nutzung von Synergien
 Vereinfachte Personalzusammenstellung
 Optimale Ressourcennutzung
Problem: Kompetenzüberschneidung!

13.  Zur Projektplanung gehört die Vorbereitung aller
Aktivitäten vor dem Projektstart
 Priorisieren der Projekte
 Planen der benötigten Ressourcen
 Definition der Meilensteine und Abhängigkeiten
der einzelnen Projekte
 Beantragung und Rechtfertigung
(Wirtschaftlichkeitsanalyse) des Budgets
 Formulierung des Projektantrags
 Definition der Ziele und Zielkongruenz
Projektplanung
4 ABLAUFDESMPM
13
Ablauf des Multiprojektmanagements

14. Projektplanung - Vom Dreieck zum Fünfeck
4 ABLAUFDESMPM
14
Ablauf des Multiprojektmanagements
Projekt
Kosten
ZeitQualität
Projekt
Kosten
Zeit
FunktionenPersonen
Qualität

15. Ablauf des Multiprojektmanagements
15
Projektsteuerung
4 ABLAUFDEMMPM
 Umsetzen
 Kontrollieren
 Reagieren
Projekt
Controlling
 Planen
 Umsetzen
 Kontrollieren
 Reagieren
Projekt
Controlling
 Planen
 Umsetzen
 Kontrollieren
 Reagieren
Projekt
Controlling
 Planen
 Umsetzen
 Kontrollieren
 Reagieren
Projekt
Controlling
 Planen
 Umsetzen
 Kontrollieren
 Reagieren
Projekt
Controlling
 Planen
• Verteilung der
Ressourcen
• Qualitätssicherung
• Kommunikationsregeln
• Arbeitsabläufe
• Arbeitspaket
Rückmeldung
• Meilensteintrend-
analyse
• Kostenkontrolle
• Auslastungsanalyse

16. Ablauf des Multiprojektmanagements
16
Problemfeldanalyse
 Durch die Problemfeldanalyse wird
eine klare Definition der „Probleme“
der einzelnen Projekte geliefert
 Wer sind die Betroffenen und
Beteiligten (Stakeholder)
 Was sind die wichtigsten Ziele
 Welchen Umfang haben die einzelnen
Projekte
 In welcher Entwicklungsphase
befinden sich die einzelnen Projekte
4 ABLAUFDESMPM

17.  Terminkontrolle
 Überwachung der Einhaltung von Terminvorgaben
 Entscheidungsgrundlage für eine wirksame Terminliche
Steuerung
 Basis ist die rechtzeitige und konsequente Rückmeldung
 Ziel ist die Vermeidung von Leerzeiten
 Aufwands- und Kostenkontrolle
 Gegenüberstellung von Ist- und Sollwerten
 Sowohl nicht monetär bewerteter Inputgrößen (z.B. Stunden)
und monetär bewerteter Aufwand
 Überprüfung ob einzelne Projekte auch wirtschaftlich arbeiten
und ob Einsatzmittel zwischen den Projekten vershoben
werden sollte
Projektkontrolle
4 ABLAUFDESMPM
17
Ablauf des Multiprojektmanagements

18.  Sachfortschrittskontrolle
 Zentrale Kontrollmaßnahme
 Zerfällt in produkt- und projektbezogene Fortschrittskontrolle
 Basis ist die Earned-Value-Analyse
 Ausschlaggebend ist die Betrachtung des Gesamtfortschritts
zum Erreichen der strategischen Ziele
 Projektberichtserstattungskontrolle
 Regelmäßiges Feedback über alle zu überwachenden Projekte
einfordern
 Wichtigster Faktor um einen umfassenden Überblick zu
erhalten und steuern eingreifen zu können
Projektkontrolle
4 ABLAUFDESMPM
18
Ablauf des Multiprojektmanagements

19. Ablauf des Multiprojektmanagements
19
Projektabschluss
 Projektabschluss gliedert sich in den
formalen Abschluss und die
Aufbereitung des Projektes
 Abnahme der einzelnen Projekte und
Zusammenführung zu einem
gemeinsamen Ergebnis
 Projektabschlussanalyse hinsichtlich
der Effizienz
 Erfahrungssicherung hinsichtlich der
Geltung für zukünftige Projekte
4 ABLAUFDESMPM

20.  Ergebnis einer repräsentativen Studie (n=150) an
der technischen Universität Berlin, Institut für
Technologie und Management (2005)
 Informationsqualität
 Interaktionsqualität
 Allokationsqualität
 Portfolioqualität
 Die Faktoren bedingen sich gegenseitig und stehen
in einer Abhängigkeit
 Ergebnis ist der Projektmanagement-Qualitätszirkel
Best Practice
5 BESTPRACTICE
20
Erfolgsfaktoren für Multiprojektmanagement

21. Qualitätszirkel Multiprojektmanagement
21
Informationsqualität
 Grundlage für MPM ist die
Transparenz über die vorhandenen
Projekte und deren Status
 Relevanz der Informationen
 Gültigkeit der Informationen die den
Projektleitern gemeldet werden
 Pünktlichkeit/Aktualität der
Informationen
 Genauigkeit der gelieferten
Informationen
 Redundanzfreiheit
5 BESTPRACTICE

22.  Unter Allokationsqualität versteht man das Maß
des Ressourcenmanagements
 Ressourcenmanagement wird als Königsdisziplin
des Projektmanagements bezeichnet
 Abgleich der Ressourcenbereitstellung mit der Verfügbarkeit
 Überprüfung der Ressourcenzuweisung
 Sicherstellung, das die richtigen Mitarbeiter, zum richtigen
Zeitpunkt im richtigen Projekt eingesetzt werden
 Die kurz-, mittel- und langfristige Ressourcenfreigabe
 Schaffung von Planungssicherheit bei Einzel-Projektleitern
 Aufdeckung von inoffiziellen Projekten und damit verbundener
Ressourcenverschwendung
Allokationsqualität
5 BESTPRACTICE
22
Qualitätszirkel Multiprojektmanagement

23. Qualitätszirkel Multiprojektmanagement
23
Interaktionsqualität
 Zusammenarbeit zwischen
Projektleitern, Abteilungsleitern und
Top-Management
 Bereitschaft der Beteiligten offen
untereinander zu kommunizieren
 Reduzierung von unnötiger bewussten
und unbewussten Doppelarbeit
 Bündelung von Kern-Kompetenzen in
zentralen Gremien
 Schaffung von klaren Zuständigkeiten
bei abteilungsübergreifenden Teams
5 BESTPRACTICE

24.  Unter Projektportfolio versteht man die
Gesamtheit der „laufenden“ Projekte mit
entsprechender Priorisierung
 Das Portfolio sollte ausgewogen sein
 Indikator für die Qualität ist die Durchführung der richtigen
Anzahl der Projekte in Anbetracht der zur
Verfügung stehenden Ressourcen
 Vermeidung von Projekt-Kannibalismus
 Vernachlässigung von bereits gestarteten
Projekten durch neue „attraktive“ Projekte
 Möglichst vollständige Wiedergabe der
Projektlandschaft
Portfolioqualität
5 BESTPRACTICE
24
Qualitätszirkel Multiprojektmanagement

25. Wirksamkeit und Abhängigkeiten
5 BESTPRACTICE
25
Qualitätszirkel Multiprojektmanagement
Portfolio-
qualität
Interaktions
qualität
Allokations
qualität
Informations
qualität

26. gut
33%
sehr gut
5%
nicht entwickelt
4%
mäßig
58%
Wie schätzen Sie die Fähigkeit Ihres Unternehmens
im Multiprojektmanagement ein? (n=75)
6 AUSBLICKE
26
Entwicklungspotenzial Multiprojektmanagement
Quelle: IPMI Institut für Projektmanagement und Innovation,
Universität Bremen, 2006

27. Fazit
27
 Multiprojektmanagement ist in einer
global vernetzten Wirtschaft Alltag
 Eine genaue Definition von
Multiprojektmanagement ist schwierig
 Ein Multiprojektmanager sollte die
notwendigen Befugnisse habe
 Die „richtige“ Abstimmung von
Information, Allokation, Interaktion
und Portfolio-Qualität ist zielführend
 Multiprojektmanagement ist in vielen
Unternehmen noch ausbaufähig
7 ÜBERBLICK

28. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit
Noch Fragen?