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Qué es Atril Gestión de Expedientes es la solución de IPSA para automatizar los procesos de negocio vinculados a los exped...
¿Para qué sirve?Liberar y Centralizar las Tareas Administrativas     Crea un expediente electrónico de la operación, con u...
¿Cómo funciona?www.ipsa.es       4
CaracterísticasServicio web con herramientas específicas para:  Gestión documental web  Gestión flujos de trabajo (workflo...
Atril Gestión de Expedientes   Funcionalidades principales             Control               Automatización      Monitoriz...
Gestión Documental WebAplicación Web desarrollada en Java que permite:   • Búsquedas de Expedientes insertados en el    Re...
Gestión de flujos de trabajo (workflow)Permite configuran las reglas de negocio que necesita el workflow para realizar la ...
Cuadro de MandoIndicadores de negocio según el tipo de perfil  • Operaciones Globales  • SLAs por Centro/Servicio/operació...
Monitorización y Administración                                  Gestión de la Información en tiempo real de los          ...
Herramientas de Integración (SDK) Realizado para facilitar el desarrollo de Aplicaciones sobre las Plataforma Atril API de...
BeneficiosReducción de costes y optimización de recursos Disminuye los costes de procesamiento Optimiza la infraestructura...
BeneficiosDiferenciación competitiva  Mejora la calidad del servicio y aumenta la satisfacción del cliente  Mejora la segu...
Beneficios por área              • Posibilidad de lanzar campañas en poco tiempo              • Compromiso con el cliente ...
Caso de éxito. Grupo SantanderEl Banco Santander gestiona con Atril® Gestión de Expedientes el procesamiento de sus expedi...
Caso de éxito. Herrero & AsociadosHerrero & Asociados consigue hacer realidad el concepto de “oficina sin papeles”Situació...
Gracias por su atenciónwww.ipsa.es               17
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  1. 1. Cloud Contract AdministrationAutomatización de procesos de negocio vinculadosa expedientes 1
  2. 2. Qué es Atril Gestión de Expedientes es la solución de IPSA para automatizar los procesos de negocio vinculados a los expedientes con la utilización eficiente de la tecnología documental. Se controla el ciclo de vida completo de cualquier expediente ya que el producto integra tanto los canales de entrada, tanto físicos como electrónicos, como el procesamiento y la gestión documental de la información. Atril Gestión de Expedientes convierte los expedientes en papel en formato electrónicos, esto permite gestionarlos de una manera más eficaz y segura ya que toda la información se centraliza en un único expediente.www.ipsa.es 2
  3. 3. ¿Para qué sirve?Liberar y Centralizar las Tareas Administrativas Crea un expediente electrónico de la operación, con un archivo único y reutilizable Define estándares de servicio “SLA” aplicables tanto en los procesos internos como en los procesos subcontratados con terceras empresas Contribuye a la estandarización de los datos (información confiable)Homogeneizar y Optimizar los Procesos Normaliza y automatiza el proceso con su sistema de workflow Optimiza el proceso al aplicarle una reingeniería del mismo Simplifica/reduce la documentación exigida para la solicitud de productos www.ipsa.es 3
  4. 4. ¿Cómo funciona?www.ipsa.es 4
  5. 5. CaracterísticasServicio web con herramientas específicas para: Gestión documental web Gestión flujos de trabajo (workflow) Gestión almacenamiento Gestión seguridad Cuadro de mando Monitorización y control Herramientas de integraciónIntegrable con otras soluciones IPSA (Cloud o Atril)así como con soluciones de terceros. www.ipsa.es 5
  6. 6. Atril Gestión de Expedientes Funcionalidades principales Control Automatización Monitorización estado del Flujos basados en el proceso contenido del documento Trazabilidad de la Interconexión de usuario, información desde origen procesos y aplicaciones Verificación de la calidad Aplicaciones remotas de imágenes y datos conectadasAtril Gestión de Expedientes Escalabilidad SeguridadFuncionalidades principales Adaptable a las Gestión de todas las necesidades del usuario vertientes de la seguridad Repositorio de datos Acceso a la información ilimitado en función del perfil API´s para el desarrollo Firma digital de las de aplicaciones imágenes www.ipsa.es 6
  7. 7. Gestión Documental WebAplicación Web desarrollada en Java que permite: • Búsquedas de Expedientes insertados en el Repositorio Atril. Las búsquedas se pueden realizar por cualquiera de los campos grabados. • Presenta todos los Expedientes cuyo valor del campo coincida con el valor de búsqueda • Ver la Jerarquía del Expediente. • Navegar por la Jerarquía y ver las imágenes asociadas a cada documento • Ver todos los valores grabados asociados a cada Expediente • Realizar Zoom, Giros sobre las imágenes • Imprimir las Imágenes • Generar un PDF ó un Multitiff con todas las imágenes que componen el Expediente.www.ipsa.es 7
  8. 8. Gestión de flujos de trabajo (workflow)Permite configuran las reglas de negocio que necesita el workflow para realizar la gestión de losdocumentos, de acuerdo al flujo de trabajo definido.Permite definir los Procesos, y las Actividades que se requieran dentro de cada Proceso, parapoder realizar el Flujo definido por el cliente para cada Tipo de Expediente.Gestiona avisos automáticos para informar de errores ó notificaciones de éxito.Combina conceptos clásicos de tratamiento de imágenes (entrada masiva de datos) conherramientas BMP que permiten automatizar tantoworkflows simples como complejos.Se pueden configurar actividades de tipo: • OCR (Reconocimiento de imágenes) • Grabaciones • Clasificación manual • Envío de emails (Notificaciones) • Generar documentos a partir de plantillas, rellenarlos con los datos capturados y enviarlos a quien corresponda vía email adjuntado la imagen recién generada • Validaciones y controles www.ipsa.es 8
  9. 9. Cuadro de MandoIndicadores de negocio según el tipo de perfil • Operaciones Globales • SLAs por Centro/Servicio/operación • Personas • Actividades ConcretasConcepto de Navegabilidad en la información www.ipsa.es 9
  10. 10. Monitorización y Administración Gestión de la Información en tiempo real de los procesos independientemente de su ubicación en la red. Estimación de Tiempos de Proceso Revisión de la carga de trabajo Nivel de Actividad y Personas activas Desglose de Actividad y Procesowww.ipsa.es 10
  11. 11. Herramientas de Integración (SDK) Realizado para facilitar el desarrollo de Aplicaciones sobre las Plataforma Atril API desarrollada en .NET que permite • Desarrollar Actividades que se incorporan al Proceso definido para la aplicación • Presentar los Documentos, sus datos asociados y modificarlos • Las actividades pueden ó no estar conectadas al Workflow del Proceso • Desarrollar informes de Gestión adhoc para cada Cliente • Desarrollar Herramientas de control adhoc para cada Cliente • Existen APIs para acceso al Repositorio, al Workflow y a la BD de Seguridad DMS desarrollado en Java • Desarrollos utilizado el API realizado en JAVA que, además de los anterior, permite: • Desarrollar consultas Web adhoc para cada cliente • Desarrollar actividades sin conexión al workflow que permite realizar presentaciones de documentos, con todos sus datos asociados, y modificar sus valoreswww.ipsa.es 11
  12. 12. BeneficiosReducción de costes y optimización de recursos Disminuye los costes de procesamiento Optimiza la infraestructura de imágenes Permite convertir costes fijos en variables por cada documento o expediente Reúne e integra información empresarial dispersa entre diferentes sistemasToma de decisiones más ágil y precisa Mayor visibilidad de los procesos de negocio Globalización del proceso. Intercambie su contenido entre puntos distantes de su proceso sin barreras geográficas Entrega inmediata de la información Mejora considerable del rendimiento de sus operaciones Respuesta más rápida a las demandas de clientes, partners y proveedoreswww.ipsa.es 12
  13. 13. BeneficiosDiferenciación competitiva Mejora la calidad del servicio y aumenta la satisfacción del cliente Mejora la seguridad y el cumplimiento de la normativa Dispondrá de la estructura para diferenciarse de competidores con menor capacidad de respuesta www.ipsa.es 13
  14. 14. Beneficios por área • Posibilidad de lanzar campañas en poco tiempo • Compromiso con el cliente (Niveles de Servicio adaptables) SLA Comercial • Agilidad en la atención al cliente, dedicando menos tiempo a procesamiento transaccional y más a labores comerciales, optimizando recursos • Nueva operativa de Back Office de alta productividad y trabajo continuado • Aumento de la concentración de centros o procesos • Capacidad de procesar altos volúmenes de información Operativa • Disminución del tiempo de realización de determinados procesos tradicionalmente asociados al envío físico de documentación • Disminución de los errores en la manipulación y tratamiento de la información • Incorporación REAL del concepto de expediente electrónico Sistemas • El documento en papel no es la única evidencia necesaria para ejecutar las transaccioneswww.ipsa.es 14
  15. 15. Caso de éxito. Grupo SantanderEl Banco Santander gestiona con Atril® Gestión de Expedientes el procesamiento de sus expedientes de crédito apymesSituación inicialEl Banco Santander para ofrecer a sus clientes un servicio más rápido y efectivo requeríauna solución tecnológica que acortara el tiempo de procesamiento de sus expedientes decrédito.Solución implantadaLos expedientes de cada solicitud de crédito generados en la red de oficinas se digitalizan y envían mediante dispositivosmultifunción a la central de procesamiento (fábrica). Una vez en la central, los archivos recibidos se procesan siguiendo elflujo de actividades del workflow de Atril® Gestión de Expedientes: OCR, catalogación, grabación, visación, etc… Lainformación generada es enviada al departamento legal para realizar el cierre de la operaciónBeneficios obtenidos• Reducción del tiempo de proceso, de 15 a 4 días.• Dedicación del personal del banco a otras labores de valor para la compañía (comerciales).• Considerable incremento de la satisfacción del cliente, al realizarse sus operaciones con mayor rapidez.• Optimización de los procesos internos incorporando imágenes digitales donde antes había documentos físicos.• Acceso a las imágenes desde cualquier punto de la red corporativa.• Los dispositivos multifunción instalados al reunir en un único equipo varias funcionalidades reducen el coste del material fungible del banco.• Almacenamiento y gestión documental de las imágenes con la máxima seguridad.• Identificación de operaciones desde el momento de su creación (origen del documento). www.ipsa.es 15
  16. 16. Caso de éxito. Herrero & AsociadosHerrero & Asociados consigue hacer realidad el concepto de “oficina sin papeles”Situación inicialLos expedientes que gestionaban incluían documentación de distinta naturaleza: papel, correoselectrónicos, archivos anexos a correos electrónicos… Esta situación constituía un problemasdebido a la documentación tan heterogénea, en diversos soportes, falta de visualización global delos expedientes y la cantidad de papel excesiva que se generaba.Solución implantadaAtril permite que en un único expediente electrónico se incluya toda la documentación, independientemente de su naturaleza yprocedencia. Gracias al workflow de Atril se redirige el expediente a las áreas que requieran trabajar sobre el mismo.Finalmente toda la documentación de los expedientes termina en un repositorio, al cual se puede acceder de manera onlinepermitiendo que varias personas pueden consultar y trabajar al mismo tiempo.Beneficios obtenidos• Gestión de forma centralizada y automática de los expedientes• Acceso remoto a la información a través de Internet• Mayor eficiencia en el proceso de envió e incorporación de la información• Procesar desde una única plataforma cualquier tipo de archivo: papel, fax, archivos electrónicos, e-mails y formularios electrónicos.• Facilita la gestión electrónica de los expedientes con sus clientes y la AA.PP.• Eliminación de la problemática inherente al papel www.ipsa.es 16
  17. 17. Gracias por su atenciónwww.ipsa.es 17

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