Automatización de procesos de negocio vinculados a expedientes

1. Cloud Contract Administration
Automatización de procesos de negocio vinculados
a expedientes
1

2. Qué es
Atril Gestión de Expedientes es la solución de IPSA para automatizar los procesos de negocio
vinculados a los expedientes con la utilización eficiente de la tecnología documental.
Se controla el ciclo de vida completo de cualquier expediente ya que el producto integra tanto los
canales de entrada, tanto físicos como electrónicos,
como el procesamiento y la gestión documental de la
información.
Atril Gestión de Expedientes convierte los expedientes
en papel en formato electrónicos, esto permite
gestionarlos de una manera más eficaz y segura ya
que toda la información se centraliza en un único
expediente.
www.ipsa.es 2

3. ¿Para qué sirve?
Liberar y Centralizar las Tareas Administrativas
Crea un expediente electrónico de la operación, con un archivo único y reutilizable
Define estándares de servicio “SLA” aplicables tanto en los procesos internos como en los
procesos subcontratados con terceras empresas
Contribuye a la estandarización de los datos (información confiable)
Homogeneizar y Optimizar los Procesos
Normaliza y automatiza el proceso con
su sistema de workflow
Optimiza el proceso al aplicarle una
reingeniería del mismo
Simplifica/reduce la documentación exigida
para la solicitud de productos
www.ipsa.es 3

4. ¿Cómo funciona?
www.ipsa.es 4

5. Características
Servicio web con herramientas específicas para:
Gestión documental web
Gestión flujos de trabajo (workflow)
Gestión almacenamiento
Gestión seguridad
Cuadro de mando
Monitorización y control
Herramientas de integración
Integrable con otras soluciones IPSA (Cloud o Atril)
así como con soluciones de terceros.
www.ipsa.es 5

6. Atril Gestión de Expedientes
Funcionalidades principales
Control Automatización
Monitorización estado del Flujos basados en el
proceso contenido del documento
Trazabilidad de la Interconexión de usuario,
información desde origen procesos y aplicaciones
Verificación de la calidad Aplicaciones remotas
de imágenes y datos conectadas
Atril Gestión de Expedientes Escalabilidad Seguridad
Funcionalidades principales
Adaptable a las Gestión de todas las
necesidades del usuario vertientes de la seguridad
Repositorio de datos Acceso a la información
ilimitado en función del perfil
API´s para el desarrollo Firma digital de las
de aplicaciones imágenes
www.ipsa.es 6

7. Gestión Documental Web
Aplicación Web desarrollada en Java que permite:
• Búsquedas de Expedientes insertados en el
Repositorio Atril. Las búsquedas se pueden
realizar por cualquiera de los campos grabados.
• Presenta todos los Expedientes cuyo valor del campo coincida
con el valor de búsqueda
• Ver la Jerarquía del Expediente.
• Navegar por la Jerarquía y ver las imágenes asociadas a
cada documento
• Ver todos los valores grabados asociados a cada Expediente
• Realizar Zoom, Giros sobre las imágenes
• Imprimir las Imágenes
• Generar un PDF ó un Multitiff con todas las
imágenes que componen el Expediente.
www.ipsa.es 7

8. Gestión de flujos de trabajo (workflow)
Permite configuran las reglas de negocio que necesita el workflow para realizar la gestión de los
documentos, de acuerdo al flujo de trabajo definido.
Permite definir los Procesos, y las Actividades que se requieran dentro de cada Proceso, para
poder realizar el Flujo definido por el cliente para cada Tipo de Expediente.
Gestiona avisos automáticos para informar de errores ó notificaciones de éxito.
Combina conceptos clásicos de tratamiento de imágenes (entrada masiva de datos) con
herramientas BMP que permiten automatizar tanto
workflows simples como complejos.
Se pueden configurar actividades de tipo:
• OCR (Reconocimiento de imágenes)
• Grabaciones
• Clasificación manual
• Envío de emails (Notificaciones)
• Generar documentos a partir de plantillas, rellenarlos
con los datos capturados y enviarlos a quien
corresponda vía email adjuntado la imagen recién generada
• Validaciones y controles
www.ipsa.es 8

9. Cuadro de Mando
Indicadores de negocio según el tipo de perfil
• Operaciones Globales
• SLAs por Centro/Servicio/operación
• Personas
• Actividades Concretas
Concepto de Navegabilidad en la información
www.ipsa.es 9

10. Monitorización y Administración
Gestión de la Información en tiempo real de los
procesos independientemente de su ubicación en
la red.
Estimación de Tiempos de Proceso
Revisión de la carga de trabajo
Nivel de Actividad y Personas activas
Desglose de Actividad y Proceso
www.ipsa.es 10

11. Herramientas de Integración (SDK)
Realizado para facilitar el desarrollo de Aplicaciones sobre las Plataforma Atril
API desarrollada en .NET que permite
• Desarrollar Actividades que se incorporan al Proceso definido para la aplicación
• Presentar los Documentos, sus datos asociados y modificarlos
• Las actividades pueden ó no estar conectadas al Workflow del Proceso
• Desarrollar informes de Gestión adhoc para cada Cliente
• Desarrollar Herramientas de control adhoc para cada Cliente
• Existen APIs para acceso al Repositorio, al Workflow y a la BD de Seguridad
DMS desarrollado en Java
• Desarrollos utilizado el API realizado en JAVA que, además de los anterior, permite:
• Desarrollar consultas Web adhoc para cada cliente
• Desarrollar actividades sin conexión al workflow que permite realizar presentaciones de documentos, con todos
sus datos asociados, y modificar sus valores
www.ipsa.es 11

12. Beneficios
Reducción de costes y optimización de recursos
Disminuye los costes de procesamiento
Optimiza la infraestructura de imágenes
Permite convertir costes fijos en variables por cada documento o expediente
Reúne e integra información empresarial dispersa entre diferentes sistemas
Toma de decisiones más ágil y precisa
Mayor visibilidad de los procesos de negocio
Globalización del proceso. Intercambie su contenido entre puntos
distantes de su proceso sin barreras geográficas
Entrega inmediata de la información
Mejora considerable del rendimiento de sus operaciones
Respuesta más rápida a las demandas de clientes, partners y proveedores
www.ipsa.es 12

13. Beneficios
Diferenciación competitiva
Mejora la calidad del servicio y aumenta la satisfacción del cliente
Mejora la seguridad y el cumplimiento de la normativa
Dispondrá de la estructura para diferenciarse de competidores con menor capacidad de respuesta
www.ipsa.es 13

14. Beneficios por área
• Posibilidad de lanzar campañas en poco tiempo
• Compromiso con el cliente (Niveles de Servicio adaptables) SLA
Comercial
• Agilidad en la atención al cliente, dedicando menos tiempo a procesamiento transaccional y
más a labores comerciales, optimizando recursos
• Nueva operativa de Back Office de alta productividad y trabajo continuado
• Aumento de la concentración de centros o procesos
• Capacidad de procesar altos volúmenes de información
Operativa
• Disminución del tiempo de realización de determinados procesos tradicionalmente
asociados al envío físico de documentación
• Disminución de los errores en la manipulación y tratamiento de la información
• Incorporación REAL del concepto de expediente electrónico
Sistemas
• El documento en papel no es la única evidencia necesaria para ejecutar las transacciones
www.ipsa.es 14

15. Caso de éxito. Grupo Santander
El Banco Santander gestiona con Atril® Gestión de Expedientes el procesamiento de sus expedientes de crédito a
pymes
Situación inicial
El Banco Santander para ofrecer a sus clientes un servicio más rápido y efectivo requería
una solución tecnológica que acortara el tiempo de procesamiento de sus expedientes de
crédito.
Solución implantada
Los expedientes de cada solicitud de crédito generados en la red de oficinas se digitalizan y envían mediante dispositivos
multifunción a la central de procesamiento (fábrica). Una vez en la central, los archivos recibidos se procesan siguiendo el
flujo de actividades del workflow de Atril® Gestión de Expedientes: OCR, catalogación, grabación, visación, etc… La
información generada es enviada al departamento legal para realizar el cierre de la operación
Beneficios obtenidos
• Reducción del tiempo de proceso, de 15 a 4 días.
• Dedicación del personal del banco a otras labores de valor para la compañía (comerciales).
• Considerable incremento de la satisfacción del cliente, al realizarse sus operaciones con mayor rapidez.
• Optimización de los procesos internos incorporando imágenes digitales donde antes había documentos físicos.
• Acceso a las imágenes desde cualquier punto de la red corporativa.
• Los dispositivos multifunción instalados al reunir en un único equipo varias funcionalidades reducen el coste del
material fungible del banco.
• Almacenamiento y gestión documental de las imágenes con la máxima seguridad.
• Identificación de operaciones desde el momento de su creación (origen del documento).
www.ipsa.es 15

16. Caso de éxito. Herrero & Asociados
Herrero & Asociados consigue hacer realidad el concepto de “oficina sin papeles”
Situación inicial
Los expedientes que gestionaban incluían documentación de distinta naturaleza: papel, correos
electrónicos, archivos anexos a correos electrónicos… Esta situación constituía un problemas
debido a la documentación tan heterogénea, en diversos soportes, falta de visualización global de
los expedientes y la cantidad de papel excesiva que se generaba.
Solución implantada
Atril permite que en un único expediente electrónico se incluya toda la documentación, independientemente de su naturaleza y
procedencia. Gracias al workflow de Atril se redirige el expediente a las áreas que requieran trabajar sobre el mismo.
Finalmente toda la documentación de los expedientes termina en un repositorio, al cual se puede acceder de manera online
permitiendo que varias personas pueden consultar y trabajar al mismo tiempo.
Beneficios obtenidos
• Gestión de forma centralizada y automática de los expedientes
• Acceso remoto a la información a través de Internet
• Mayor eficiencia en el proceso de envió e incorporación de la información
• Procesar desde una única plataforma cualquier tipo de archivo: papel, fax, archivos electrónicos, e-mails y formularios
electrónicos.
• Facilita la gestión electrónica de los expedientes con sus clientes y la AA.PP.
• Eliminación de la problemática inherente al papel
www.ipsa.es 16

17. Gracias por su atención
www.ipsa.es 17