Gestion du contenu de l'entreprise (ECM, LSM, Shop).

Niveau : débutant avancé expert

Public : technique manager métier

Unité d’enseignement : Culture INFORMATIQUE.

Gestion du contenu d’entreprise
« ECM : GED, Archivage, WCM, DAM
KM : e-Learning
B2C : e-Business »

« Contenu d’entreprise un enjeux stratégique »

Publication : mars 2010
Catégorie : conférence
Auteur : Jimmy SIMEON
Version éditoriale : 4.0.0 du 05032010

Gestion du contenu en Entreprise Jimmy SIMEON, mars 2010

AGENDA

Introduction à l’a gestion du contenu d’entreprise (ECM)

Logiciels de gestion du contenu (+800 produits)

Architecture de gestion du contenu (EDM, WCM, DAM)

Aspect juridique (Creative Common)


Introduction à l’ECM

Historique & Besoins de gestion du contenu

Définitions :
CMS, GED, Archivage, WCM, DAM, ECM, ILM
Front-Office et Back-Office de contenu

Cycle de vie du contenu et processus

Aspect juridique

Analyse du marché logiciel en 2009


Le contenu sur InterNet et dans l’entreprise !

1 TRILLON de Page WEB sur InterNet
Google annonce que le Web comporterait pas moins de
1.000.000.000.000 de pages et qu’il indexe que 40 milliards de
pages seulement !.

Le contenu en entreprise augmente de façon exponentiel
Plusieurs TERA-Octets

A la recherche de compétences informatiques
« Offre d’emploi »


Historique : Logiciels de gestion du contenu

1989-1993, Tim Berners-Lee, CERN 2004 – 2009, Tim O’Reilly
WebMaster (Développeurs) 15 ans plus tard ! WebMaster (Journalistes)
HTML, JavaScrpit WEB 2.0 : Wiki, Blog, Réseaux Sociaux
(FaceBook) Adobe Flash, YouTube,…
DAM : YouTube, Flickr
Site Web :
Netscape Enterprise Server
(WebPublisher) OpenSource : progiciel & programme
MS Internet Information Server Php : Typo 3, eZPublish, Joomla,…
Apache Web Server Java : OpenCMS, Alfresco, …

Éditeurs Portails Web CMS :
Vignette, BroadVision
Éditeur Portail ECM :
MS Portal SharePoint
Développeurs Server, Office Live Small
Dreamwearver Editeurs spécialisé CMS : Business, Live Workspace
MS FrontPage Documentum EMC² EMC² Documentum ECM
NetScape Composer Interwoven, OpenText, IBM FileNet IBM WorkPlace WCM


Solutions CMS, entrée de gamme TPE, PME, GE
.Net
OpenCMS
PHP
Alfresco,
SPIP
Typo3
Joomla
WordPress
eZ Publish Phyton
Drupal
Microsoft Office
Llive SB/WP
…
JAVA


Solutions CMS pour les grandes entreprises

Microsoft
SharePoint Portal Server, Microsoft Office SharePoint Designer,
Windows SharePoint Services 3.0 (WSS), Microsoft Office SharePoint
Server 2007 (MOSS).

EMC²
Documentum EMC² avec la suite logicielle « WebTop »,
« WebPublisher », « DAM », etc.

IBM
Workplace WCM / IBM Content Manager. Rachat de FileNet.

Oracle
Universal Content Management, suite à l'acquisition de Stellent par
Oracle en novembre 2006.


Choisissez votre logiciel !


Solutions du marché


Critères de choix

+ de 800 solutions dans le monde Open Source.

Il n’y a pas de CMS idéal : choix d’un CMS dépend de
la nature du projet.

Il est impératif de réaliser un cahier des charges sur les
besoins réels en se posant les bonnes questions.

Ne pas oublier de penser à l’avenir du site.


Besoins
Maîtriser l’ensemble du cycle de vie du contenu
sa création, sa rédaction, sa validation, son stockage, son
classement (taxonomie), l’annotation (méta-données), …
sa publication (date de visibilité pour les lecteurs, obsolescence),
sa destruction (sur l’ensemble des médias de diffusion).

Tracer l’activité des rédacteurs éditoriaux
Qui, Quand, Quoi et historique des versions d’un contenu.
Rechercher et trouver le contenu
Moteur de recherche.

Diffuser un même contenu vers différents canaux multimédias
Processus de traduction dans différentes langues (espagnol,…).
« Rendition » dans différents formats informatiques : fichier PDF,
page Web, Téléphone portable, WebTV, PodCast Radio, RSS, etc.


Définition : structure du contenu

Non structuré : documents
Semi-Structuré : information sauvegardée en base de
données via un formulaire (fragment de texte, XML, …)

Document Formulaire


Différents domaines de gestion du contenu
CMS : « Content Management System »
Système (informatique) de gestion du contenu dédié aux
contributeurs éditoriaux (rédacteurs).

ECM : « Enterprise Content Management » en 2009
EDM ou GED / Archivage : (Texte, Fichier avec son contenu)
« Electronic Document Management »
ou « Gestion Electronique des Documents »
Archivage
DAM : Gestion des ressources multimédia (Audio, vidéo, Images)
WCM : Web Content Management (Pages Web)
Scanner, Messagerie, Collaboratif, Réseaux sociaux

CD : « Content Delivery »
Système de diffusion du contenu vers différents supports de
visualisation du contenu dédiés aux « lecteurs »
Site ou Portail Web, WebTV, Journaux, Radio, TV hertzienne, etc.


Le contenu est partout ! et il faut le transformer !


Définition : CMS « Système de Gestion du Contenu »

et semi-structurées,…


Définition : GED, Gestion Électronique de Documents

Processus de production

Documents, types, versions, taille, sécurité


Définition : ARCHIVAGE Légal
ARCHIVER : c’est conserver un document dont on n’a plus
une utilité immédiate mais qui peut encore servir :
à titre d’information,
à titre de preuve dans le cas d’une contestation,
en cas de litige devant les tribunaux,
lors d’un contrôle (audit) administratif.

Contraintes réglementaires :
La loi du 1er août 2003 sur la sécurité financière (LSF)
Le Sarbanes-Oxley Act (SOA) de 2002
Contrôle interne et référentiel et gestion des risques de l’entreprise (COSO)

L’archivage correspond à l’idée de pérennité
de l’information avec la possibilité de la restituer
intacte ultérieurement.

ex.: archivage pendant 10 ans de nos relevés Bancaires !


Définition : WCM, Web Content Management

WCM : La gestion de contenu web permet de gérer des
page WEB qui seront publiées sur InterNet.
Prévisualisation du contenu sur un serveur Web,
Gestion des liens hypertextes vers d’autres contenu,
Le code HTML d’une page WEB encapsule du contenu et fait
référence à d’autre fichiers de contenu (page WEB, texte, documents,
image, audio, films)
De nombreux logiciels de Portails WEB disposent des
fonctionnalités de gestion de contenu WEB.

Structure « contenant / contenu »

HTML


Définition : DAM, Digital Asset Management

DAM : La gestion des ressources numériques riches :
les photos numériques,
Agrégateurs de contenus : les animations,
Les réseaux sociaux
les vidéos,
ou encore la musique.

Formulaire de contribution (vidéo)
Gestion de différents formats :
Flash, PodCast,, VOD, vidéo sur mobiles,
Flash light ou HD,
DVD, DivX, XviD, MOV, rm, rmvb, MPEG,
VOB, DVD, WMV, AVI à MPEG-1, MPEG-2,
MPEG-4, 3GP, format FLV pour iPOD, Zune, PSP


Définition : ILM, Information Life Cycle Management

ILM : gestion globale et rationnelle du patrimoine d'information de
l'entreprise en fonction de la valeur de l'information et du coût de son
stockage.

Une démarche d'ILM permet d'appliquer des règles de stockage
différentes selon la valeur de la donnée à sauvegarder, afin d'adapter
au mieux les critères suivants :
utilité de la donnée,
exigences de sécurité : intégrité, confidentialité et disponibilité des
données
exigences réglementaires sur les données,
temps d'accès aux données,
coût de stockage.


CMS et workflow de production du contenu

AVANT

Un petit pas dans le processus, un grand pas pour le contenu !
Depuis ~2001

Depuis 2003 = WEB 2.0 ! Back-Office Front-Office


Principes et technologies

Séparation contenu/présentation
Le contenu est stocké dans une base de données

La structure et la présentation sont définies dans des
fichiers physiques
modèles, templates, gabarits, squelettes…

Lors de la consultation d’une page, le CMS intègre le
contenu dans le modèle de page et affiche le résultat au
visiteur

Un système de mise en cache permet de ne pas
calculer la page à chaque affichage


Principe technologies de l’exécution d’un CMS


Front-Office et Back-Office de gestion du contenu

Front Office
Partie « publique » du site Internet dont le contenu est géré par
le CMS

Le contenu est mis en page et présenté au visiteur du site

Back Office
Partie « privée » nécessitant une authentification

Interface permettant la gestion du contenu par les utilisateurs
autorisés


Architecture de gestion du contenu
BACK-OFFICE FRONT-OFFICE

Poste du contributeur de contenu Poste du lecteur
Outils : Navigateur Web, outils tiers Outil : Navigateur Web,
Explorateur windows Explorateur windows

Présentation
Interface de saisie Recette du contenu du contenu
avant sa mise en production
Application CMS Application Web
(Content Management System)
Abonnement des Portails
aux canaux de contenus
Contenu Contenu
et métadonnées et métadonnées

Système d ’information
(Messagerie, Authentification, Annuaire, Back-Office MVS, etc.)


Front-Office : Portail Web e-Banking BNP Paribas
Documents (PDF, …), Page Web (HTML, images, RSS), multimédia (Audio, Vidéo)
GED WCM DAM


Aspect juridique avec « Creative Common »


« Creative Common », le site web « ENS LYON »


Architecture de gestion du contenu

Fonctionnalités de gestion du contenu

Accès au Back-Office et Front-Office

Processus de production du contenu

Architecture 3-tiers des applications de gestion du contenu


Fonctionnalités de la Gestion du contenu

Gestion de la relation client
Client Relationship Management
Rédiger : Analyse statistique,
gabarit contenu, page et présentation marketing B2E, B2B, B2C
cycle de vie (étapes) : créer, stocker, déployer, archiver, détruire eCRM
Partager : EDM
contrôle d’accès (authentification, juridiction) WCM
syndication (achat, vente) DAM Stratégie
travail collaboratif (verrou exclusif) ECM
bibliothèque (images, données XML, documents) Diffusion Multimédia
Rechercher :
catégoriser (taxonomie implicite, explicite) CD du contenu
Indexation (plein texte, métadonnées) Archivage Content Delivery
versions (majeur et mineur),
Valider : multi-terminal
workflow de production (états),
recette (unitaire ou globale dans le contexte de production)
Publier : Contenu et métadonnées,
multi-site, multi-canal, multi-lingue Personnalisation
Mesure d’audience
Moteur de recherche,
Workflow Administratif / BPM.


Fonctionnalités des CMS
Support des métadonnées
Métadonnées : ensemble structuré d'informations décrivant une
ressource.
Pour un article : Titre, Auteur, Date, Catégorie, Mot-clé, …
Valorise le contenu en augmentant sa pertinence
Permet de classer le contenu : ordre chronologique, par auteur
Établit des relations entre les différents contenus

Indexation et recherche
Indexation automatique des ressources et de leurs métadonnées
Intégration automatique d’un moteur de recherche sur le site
internet
Quel que soit le volume de données, l’indexation permet une
optimisation de la recherche de l’information


Fonctions d’édition simplifiée
Sans connaissance du HTML, l’utilisateur peut mettre en page
le contenu
Deux mécanismes :
Fonctions identiques à un traitement de texte : éditeur «
WYSIWYG »
Utilisation de balises simplifiés, visant à mettre le contenu en
forme
Il peut insérer liens, médias et documents téléchargeables de
manière très intuitive

Gestion des utilisateurs
Gestion de la liste des utilisateurs qui peuvent intervenir sur le CMS
Chaque utilisateur dispose de droits différents selon le rôle qui lui est
attribué
Ces droits concernent des utilisateurs ou des groupes d’utilisateurs et
leur permettent :
d'éditer, de mettre à jour, de valider et de publier le contenu
d'intervenir sur l'organisation du contenu, les rôles des autres utilisateurs
Les visiteurs peuvent également se voir attribuer des droits


Chaîne de validation (Workflow)
Un « workflow » décrit le circuit éditorial des documents
Il gère les tâches que doivent accomplir les différents
intervenants selon les rôles qui leur ont été impartis :
Le rédacteur écrit un article
Le rédacteur en chef valide l’article
L’éditeur décide de le publier
Il peut générer des alertes pour tenir informés les intervenant
de l'état d'avancement du cycle
Plannification des publications


Contrôle des versions
Chaque modification de contenu est enregistrée
Elles ne sont donc pas destructrices
L’historique des modifications facilite le travail collaboratif
Possibilité de rétablir une version antérieure de la page
Exemple : page « historique » de Wikipedia

Intégration
Intégration de contenus externes au site RSS, WebServices, bases de
données relationnelles, système de fichiers…
Mise à disposition des contenus pour une utilisation externe
Branchement à un annuaire externe pour les contributeurs ou les
visiteurs (LDAP)


Back-Office : Intégration (plug-ins) MS Explorer

Fichiers
côté serveur

Méta-Donnée


Back-Office : Intégration (plug-ins) MS Office

Sauvegarde
directement
sur le serveur

Méta-Donnée


Back-Office : Formulaire dans un navigateur WEB

Champs 1

Champs 2

Base de données
Donnée1

Donnée2


Front-Office : Portail WEB


Utilisation du contenu dans une entreprise !

e-mail Flux Numérisation Actifs numériques :
Documents Contenus
employés d’impression de masse Audio, vidéo, Rich Media

GED Editique
Mail Collaboratif WCM** DAM*
bureautique GED de production

Mail
Archive

Archivage Consultation Restitution Externe

Destruction Archivage
Purge
Légal
Streaming

Web / Portail
Archives « Papier »
Formats
Intranet et internet initiaux
*DAM : Digital Asset Management = Formats
**WCM : Web Content Management
transformés
Gestion de Contenu Numérique


Architecture 3 tiers de l’ECM
1 ier tiers
CLIENTS

2 ième tiers
SERVICES
Basic Business Information Security & Enterprise
Content
Content Process Rights Email Ingestion Web Publishing Rights Reports
Capture
Services Management Management Management Archiving

Document Automatic Compound Business
Life-cycle Unified Desktop Web site
Image Information Document Process SAP Archiving
Management & Ent. Search Management
Management Classification Management Optimization

3 ième tiers
CONTENU
Documents Web Rich Media Fixed Messaging Collaborative

• Documents • HTML • Images • Paper • Email Messages • Discussions
• Spreadsheets • SGML • Flash • Fax Images • IM Messages • IM
• Presentations • WML • Sound • Reports • Chats • Notes
• Notes • XML • Video • Scanned Images • Projects


Logiciels de gestion du contenu

AMETYS,

SPIP,

TYPO 3,

JOOMLA,

WordPress.


CMS de l’université Pierre et Marie Curie


Fonctionnalités

« Système de Publication pour
l’Internet Partagé »
Projet français, IHM en créole,…
PHP, MySQL Pas d’éditeur WYSIWYG
Simplicité à tous les niveaux Raccourcis typographiques
Système de cache performant un peu abscons
Communauté très active Workflow limité : impossible
Plusieurs milliers de références de modifier le circuit de
Traduit en 20 langues validation
Modèle de donnée figé
Personnalisation du Front
http://www.spip.net Office compliquée
Mises à jour parfois instable


Back-Office


IHM de contribution


Fonctionnalités
Projet danois
PHP, MySQL
Fonctionnalités prêtes à
l’emploi très riches
Gestion des droits évoluée
et pointue
Moteur de template puissant Flexibilité importante grâce aux
Optimisation automatique modules
des images + de 2000 modules
Multi-sites Références importantes :
Dassault, CNIL, Groupe PSA…
Temps d’investissement important
http://www.typo3.fr
Back Office déroutant
Nb : Installation possible avec cPanel et Fantastico.
Communauté française restreinte


Fonctionnalités

Issu du projet « Mambo »
PHP, MySQL
2nd meilleur CMS 2008
Convivialité du Back Office
Impossible de gérer
Multilingue
plusieurs structures de
Flexibilité important contenu
plus de 3000 modules
Attribution des droits et
Equipe de développement
importante workflow limitée
27 développeurs sur les 12 Non respect des standards
derniers mois du W3C
http://www.joomla.org Activité du développement
Nb : Installation possible avec cPanel et Fantastico. en perte de vitesse


Fonctionnalités

Plateforme de publication
personnelle
PHP, MySQL
Installation très simple
Légèreté, esthétisme
Extensibilité importante Nombre de thèmes
plus de 3 000 modules important
Respect total des standards Protection contre le spam
du Web Protection de contenu par
mot de passe
Gestion globale figée
Pas de multilinguisme
http://fr.wordpress.com Peu de commentaires dans
Nb : Installation possible avec cPanel et Fantastico. les codes sources


Etat de l’offre – WordPress


Gestion du contenu dans un site e-business

PrestaShop

Magento

Thélia

OSCommerce


Commerce en ligne en 3 étapes


Solutions du marcher e-Commerce


Origine

Pourquoi
Vendre de fournitures et services.

Qui
Créé au sein de l'école informatique Epitech
par cinq étudiants.

Quand
PrestaShop créé en 2005 le projet d'origine, traduit en deux langues (français,
anglais) portait le nom de phpOpenStore (POS). Achat de modules pour la monétique

Comment
OpenSource, PHP. SaaS ou hébergement. BNP Paribas


Front-Office
Navbar (http://www.html-kit.com/favico)


Back-Office, moyens de paiement


Back-Office, Gestion du contenu - CMS


Fonctionnalités (1/2)


Génération automatique d’une facture


Status de commande


Origine
Magento est une plateforme de commerce
électronique lancée le 31 mars 2008.
Elle a été créée par l'éditeur américain Varien
sur les bases du Framework Zend.

Gestion du site
Commande
Commerce mobile
Paiement
Outils de marketing et
Suivi du transport
promotions
Order Management
Multi-linguisme
Service client
Optimisation du référencement
Espace client
naturel
Gestion du catalogue de
produits (physiques ou virtuels)


Interface Back-Office


Origine

Créé par la société Octolys est basé à Clermont Ferrand, en
Auvergne. Ses clients se situent dans toute la France.


Fonctionnalités

Prend en charge les multi-devises Gestion du panier

Mise à jour automatique du taux de Recherche rapide et
approfondie des produits
change via l’administration

Déclinaison possible d’une
Les clients peuvent voir leur même référence produit (Ex :
historique de commandes et les Tshirt taille M, L, XL…)
statuts de suivi de commande (PDF
automatique). Possibilité de créer des
pages d’information avec un
éditeur HTML avancé (conditions
générales de vente, …)


Fonctionnalités

Fonctionnalités de base qui Création de promotions
répondent à la plupart des besoins (pourcentage ou somme fixe)
principaux d'un commerce en ligne.
Interfaçable avec plusieurs
Nombre de produits et de solutions de paiement en ligne
catégories illimitées et hors ligne

Ajouter/supprimer/éditer les URL rewriting
catégories, produits, fabricants, Gestion des shopbots
clients
Thelia dispose également depuis
sa version 1.3 d'un système de
Factures PDF plugins permettant d'étendre ses
Administration multi-langues possibilités par du développement
externe.


Front-Office


Origine

Cette solution peut être
déployée sur n'importe quel
type de serveur Web sur lequel
PHP et MySQL sont installés.

OsCommerce a été créé en
mars 2000 et a depuis conquis
de nombreux professionnels.




Fonctionnalités clients :
- Catalogue produits et services
- Historique et suivi des commandes en temps réel
- Gestion de caddie
- Gestion de carnet d'adresses
- Présence d'un moteur de recherche
- Affichage des critiques produits
- Sécurisation des transactions (protocole SSL)
- Paiement par chèque, Carte bancaire ou virement
- Multilingue : Français, Anglais, Allemand et Espagnol
- Multi-devises avec conversion automatique
- Choix des produits par fabricant
- Affichage des meilleures ventes,
des promotions et des nouveautés
- Calcul des frais d’expéditions selon le poids et la destination
- Gestion de la TVA pour différents taux
et bien d'autres fonctionnalités ...



Fonctionnalités administratives (back-office) :
- Ajout/suppression/modification des catégories, produits,
fabricants, clients, photos et critiques
- Sécurisation de l'Administration par protection par mot de pass
- Sauvegarde et restauration de la base de données
- Affichage automatisé des promotions
- Administration des fournisseurs
- Contrôle des produits en stock
- Gestion de newsletter
- Plusieurs fonctionnalités sur les frais d'expédition et les taxes
- Gestion des factures et bons de livraisons
- Statistiques par produits et clients
- Mise à jour automatique du taux de change via l'administration
- Import/Export des données de et vers Excel
et bien d'autres fonctionnalités ...


Learning Management System

Moodle

Moodle-Google

Moodlerooms


Origine

Pourquoi :
Créer créer un environnement d'apprentissage en ligne (eLearning) et de Knowledge
Management par l'intermédiaire du réseau, d’interactions entre des pédagogues, des
apprenants avec des ressources pédagogiques.

Qui :
Moodle fut créé par Martin Dougiamas de l' Université de Curtin en Australie. Dans le
cadre de ses recherches doctorales et y introduit l’apport du constructivisme social dans
la pédagogie en ligne.

Quand :
La première version est sortie au mois d'août 2002. La version actuelle de l'application
1.9 est lancée en 2008.

Comment : PHP, multi-OS, MySQL, PostgreSQL, etc.


Acronymes dans le domaine du e-learning
LMS (Learning Management System),
MLE (Managed Learning Environment),
VLE (Virtual Learning Environment),
CMS (Course Management System),
LSS (Learning Support System).

SCROM :
« Sharable Content Object Reference Model » est une suite de normes
techniques qui permet de construire des plate-formes eLearning et des
contenus de formation de manière à fonctionner ensemble.

Rq : SCO : « Sharable Content Object » est un objet de formation élémentaire
dans un ensemble de formations SCORM.


Fonctionnalités, modules

Gestion du site Module Forum
Gestion des utilisateurs Module Test

Gestion des cours Module Ressource
Module Devoir Module Consultation

Module Chat
Module Atelier
Module Sondage
Module Glossaire


Gestion des cours (1/2)

Un enseignant a le contrôle total de tous les réglages de son cours. Il peut même en
interdire l'accès aux autres enseignants.

Choix de différents formats de cours : hebdomadaire, thématique et informel, centré
sur la discussion.

Choix de plusieurs activités de cours : forums, tests, ressources, sondages, devoirs,
chats, ateliers.

Les changements récents effectués dans un cours depuis la dernière connexion
peuvent être affichés sur la page d'accueil du cours, pour offrir un meilleur sentiment
de communauté.

La plupart des champs de texte (ressources, messages des forums, etc.) peuvent
être remplis et modifiés à l'aide d'un éditeur de texte WYSIWYG intégré.


Gestion des cours (2/2)

Toutes les notes données dans les forums, tests et devoirs peuvent être affichées sur
une page (et téléchargées comme fichier tableur).

Enregistrement et suivi complet des activités des utilisateurs. Des rapports d'activité
sont disponibles avec des graphiques et des détails pour chaque module (dernier
accès, nombre de consultations, etc.), ainsi qu'un historique détaillé de chaque action
des étudiants, y compris les messages des forums, etc.

Intégration du courriel : des copies des messages des forums, feedbacks des
enseignants, etc. peuvent être envoyés aux étudiants en format HTML ou texte.

Barèmes personnalisés : les enseignants peuvent définir leurs propres barèmes pour
les notes données dans les forums et les devoirs.

Les cours peuvent être compressés dans un fichier zip à l'aide de la fonction de
sauvegarde. Ils peuvent ensuite être réutilisés sur n'importe quel serveur Moodle.


Développements de nouveaux produits avec moodle

Moodlerooms,
mPower,
joule.


E-Learning, Gestion du contenu et e-Business


Vos Questions

http://www.antilloo.com

Jimmy.simeon@antilloo.com

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