1. FATIN
HANIF

2.  Pengawalan ialah proses pemantauan prestasi dan
membandingkan apa yang dirancang dengan yang
ditetapkan dan mengambil tindakan bagi memastikan
aktiviti orgaanisasi dilaksanakan mengikut
perancangan yang telah dibuat pada peringkat awal.
 Pengawalan melibatkan penggunaan pelbagai alat
untuk memantau aktiviti dengan merekod hasil yang
di peroleh sebenar dengan pencapaian yang
dirangcang
 Perancangan dibuat oleh 3 peringkat pengurusan
iaitu :

3. PENGURUSAN
ATASAN
PENGURUSAN
PERTENGAHAN
PENGURUSAN
BAWAHAN

4.  Sekiranya pengawalan tidak dilakukan dengan
baik, maka hasil akhir mungkin tidak seperti
yang dijangkakan. Kesannya, matlamat
organisasi mungkin tidak akan tercapai..
 Perbezaan antara pencapaian sebenar dengan
pencapaian yang dirancang akan mewujudkan
sisihan.
 Sisihan ini menunjukkan penyelewengan telah
berlaku. Setiap penyelewengan harus dikenal
pasti dengan segera supaya tindakan
pembetulan yang tepat boleh diambil.

5. Membolehkan segala
aktiviti yang telah
dirancang dilaksanakan
dengan baik
Membantu
untuk
Mendapatkan mengelakkan
maklum balas KEPENTINGAN sebarang
penyelewenga
n yang boleh
dijangka
Membolehkan punca kesilapan
atau penyelewengan dikenal pasti
segera agar tindakan pembetulan
yang tepat dapat diambil dengan
segera

6.  Suatu ketepatan atau garis panduan yang
penting harus dibentuk bagi mengelakkan
penyelewengan daripada peringkat awal
hingga peringkat akhir pelaksanaan sesuatu
aktiviti.

7.  Sekiranya penyelewengan telah
berlaku pada masa lalu, pengawalan
dapat memastikan penyelewengan
yang sama tidak berulang lagi pada
masa akan datang.

8.  Kadang kala penyelewengan tidak
dapat dielakkan terutamanya bagi
aktiviti baru yang tidak mempunyai
rekod masa lepas.

9.  Melalui pengawalan, sebarang aktiviti
yang telah berlaku akan direkodkan.
 Maklumat yang diperoleh boleh
digunakan oleh pengurus sebagai garis
panduan untuk melakukan perancangan
dan pengawalan pada masa akan datang

10.  Kawalan ke atas organisasi ialah kawalan yang
melibatkan keseluruhan bahagian organisasi bagi
memastikan matlamat organisasi tercapai.
 Pengawalan akan bermula daripada peringkat
pengurusan atasan hingga peringkat pengurusan
bawahan.
 Pihak pengurusan bawahan dikehendaki mematuhi
sebarang perancangan dan pengawalan yang
ditetapkan oleh pihak pengurusan atasan.
 Kawalan organisasi sangat penting bagi memastikan
aktiviti yang dijalankan selari dan konsisten dengan
matlamat jangka pendek dan jangka panjang
organisasi.

11.  Melalui prinsip kawalan ini, organisasi
dapat bergerak ke arah pencapaian
matlamat yang ditetapkan , selaras
dengan peraturan dan polisi organisasi.

12.  Tahap kawalan ke atas program merujuk
kepada proses pengawalan yang berlaku
pada setiap peringkat perancangan
organisasi.
 Sesebuah organisasi lazimnya,
mempunyai 3 tahap kawalan program
mengikut tahap – tahap pengurusan
yang berlainan iaitu :

13. KAWALAN
STRATEGIK
KAWALAN
TAKTIKAL
KAWALAN
OPERASI

14.  Merupakan kawalan terhadap kaedah pelaksanaan
yang diamalkan oleh pengurusan atasan.
 Apabila pengurusan atasan melakukan kawalan
strategik, mereka terlibat dalam 3 aspek kawalan yang
penting iaitu :
 memantau faktor - faktor penting dalam
persekitaran yang dapat mempengaruhi daya
maju sesuatu rancangan strategik yang telah
ditetapkan.
 Menilai kesan rancangan – rancangan strategik.
 Memastikan rancangan strategik dilaksanakan
seperti yang dijangka.

15.  Kegagalan kawalan ini akan mengakibatkan
kegagalan kawalan taktikal dan operasi serta
keseluruhan organisasi.
 Kawalan strategik juga menuntut pengurus
atasan untuk memastikan rancangan strategik
dilaksanakan seperti yang dijangkakan.
 Misalnya, untuk memastikan kos organisasi
dikurangkan, pemberhentian pekerja perlu
dilaksanakan bagi kerja – kerja yang tidak
penting dalam tempoh yang ditetapkan.

16.  Merupakan kawalan yang dijalankan bagi memastikan
kaedah kawalan yang diamalkan oleh setiap bahagian
dalam organisasi dapat mencapai objektif bahagian yang
telah ditetapkan.
 Tahap kawalan ini dapat menyokong dan memperincikan
tahap kawalan strategik.
 Pengurusan pertengahan merupakan pihak yang
bertanggungjawab terhadap kawalan ini.
 Pengurusan pertengahan juga terlibat dalam kawalan
strategik dari segi membekalkan meklumat atau laporan.
 Pengurus pertengahan juga terlibat dalam kawalan operasi
hanya dari segi memastikan rancangan operasi yang
penting dilaksanakan dengan berkesan.

17.  Misalnya, katakan kawalan strategi organisasi adalah
untuk mengurangkan kos operasi pada semua
peringkat. Maka strategi ini perlulah dilaksanakan oleh
semua bahagian atau jabatan dalam organisasi. Setiap
bahagian atau jabatan pula perlu menetapkan
rancangan taktikal masing – masing.
 Contohnya, salah satu rancangan taktikal dalam
jabatan pengurusan dalam jabatan sumber manusia
ialah pengurangan penggunaan kertas sebanyak 20%
setiap bulan.
 Apabila rancangan taktikal ini dilaksanakan, pengurus
pertengahan perlu memantau dan mengawasi pelaksanaan
rancangan tersebut.
 Laporan mingguan perlu diberikan kepada pengurus
pertengahan untuk menilai sejauh manakah penggunaan kertas
telah berlaku. Sekiranya tidak ada sebarang perubahan, maka
pengurus pertengahan perlu membuat tindakan pembetulan,
contohnya dengan mengurangkan pembelian kertas.

18.  Kawalan organisasi berkait rapat dengan
pelaksanaan aktiviti dalam organisasi.
 Tahap kawalan ini penting dalam menentukan
pencapaian matlamat organisasi.
 Kawalan operasi dilakukan oleh pengurus
lini/penyelia. Dalam hal ini, pengurus lini
mengawal aktiviti operasi harian, memantau hasil
kerja harian dan mengambil tindakan pembetulan
sekiranya diperlukan.
 Kawalan operasi memberikan maklum balas
kepada pengurus atasan tentang sejauh manakah
rancangan jangka pendek dan jangka panjang
dilaksanakan dengan berkesan.

19. JENIS KAWALAN
KAWALAN KAWALAN
LUARAAN DALAMAN

20.  Kawalan dalaman merupakan suatu bentuk kawalan
kendiri.
 Dalam erti kata lain, pekerja dibenarkan mengawal
tindak tanduk mereka sendiri.
 Dalam kawalan kendiri pekerja akan menentukan
objektif dan standard yang ingin dicapai.
 Pekerja akan bertanggungjawab terhadap hasil akhir
yang dikeluarkan.
 Dari segi kepimpinan, pengurus yakin terhadap
keupayaan perkerja untuk menyempurnakan
tugasnya.
 Pengurus akan menyediakan sumber atau kemudahan
yang diperlukan dan pekerja akan diberi kebebasan
untuk membuat kepurusan .

21.  Kawalan luaran melibatkan pengawalan terhadap
pekerja yang menjalankan sesuatu aktiviti.
 Dalam erti kata lain, pengurus mengawal tindak –
tanduk pekerja bawahannya.
 Seseorang ketua akan bertindak mengawal dan
menyelia pekerja bagi memastikan semua aktiviti
berjalan seperti yang dirancang.
 Sekiranya berlaku penyelewengan, penyelia akan
mengenal pasti tindakan pembetulan yang perlu
diambil.
 Jenis kawalan ini berdasarkan sistem ganjaran dan
hukuman .
 Pengurus juga dibenarkan menggunakan peralatan
teknologi untuk melicinkan proses pengawalan ini.

22.  Proses dan kitaran pengawalan merujuk kepada
langkah pengawalan yang tersusun dan
sistematik.
 Proses pengawalan yang berkesan memudahkan
pencapaian matlamat organisasi.
 Kitaran pengawalan merujuk kepada proses
pengawalan yang berlaku sepanjang masa dalam
pengurusan organisasi.
 Proses pengawalan berakhir dengan pemerolehan
maklum balas sebagai panduan untuk membuat
perancangan pada masa akan datang.

23. MENENTUKAN STANDARD
MENGUKUR PENCAPAIAN
MEMBUAT PERBANDINGAN ANTARA
PENCAPAIAN SEBENAR DENGAN
STANDARD
MENGAMBIL TINDAKAN
PEMBETULAN

24.  Standard merupakan asas untuk menilai
matlamat atau objektif yang ingin dicapai.
 Standard mestilah jelas, mudah difahami,
boleh diukur dan dapat dicapai.
 Standard boleh diukur dalam sebutan
kuantiti, kualiti, wang dan masa.

25.  Pengukuran pencapaian bertujuan untuk
mengetahui tahap pencapaian organisasi
sepanjang pelaksanaan sesuatu aktiviti.
 Selain itu, pencapaian boleh diukur secara berkala
dan berterusan
 Pencapaian boleh diukur dari segi masa, bentuk
dan siapa dengan menggunakan pelbagai cara
samaada melalui :
Pemantauan
Secara lisan atau bertulis
kaedah automatik

26.  Perbandingan antara pencapaian sebenar
sengan standard dibuat untuk mengukur
keberkesanan proses pengawalan yang telah
dijalankan.
 Pengurus akan melakukan analisis untuk
mengenal pasti sebarang perbezaan/sisihan
antara pencapaian sebenar dengan standard.
 Tindakan ini dapat mengesan sebarang
penyelewengan yang mungkin telah berlaku.

27.  Tindakan pembetulan hanya akan diambil
apabila penyelewengan yang besar atau ketara
telah berlaku.
 Pengurus perlu mengenal pasti punca
penyelewengan dengan tepat.
 Penyelewengan mungkin berpunca daripada
penyalahgunaan sumber fizikal dan manusia
atau kesilapan semasa menetapkan standard.
 Tindakan pembetulan lazimnya, dilakukan
pada peringkat transformasi dan output.

28. KAWALAN AWALAN
KAWALAN SEMASA
KAWALAN SELEPAS

29.  Kawalan ini dilaksanakan sebelum sebarang
kerosakkan atau penyimpangan berlaku.
 Kaedah kawalan ini lazimnya digunakan untuk
mengawal aktiviti yang melibatkan penggunaan mesin
atau peralatan
 Pengawalan boleh dijalankan dengan memeriksa,
membaiki atai menggantikan peralatan mesin yang
telah rosak.
 Kawalan awalan dilaksanakan sebelum aktiviti
dimulakan.
 Misalnya, sebuah mesin pencetak didapati rosak, maka
kawalan awalan yang boleh dilaksanakan ialah menggantikan
mesin tersebut dengan yang baru.

30.  Kawalan semasa dilaksanakan ketika sesuatu proses
atau aktiviti sedang berjalan.
 Kawalan ini melibatkan tindakan pemulihan,
pembetulan dan pengubahsuaian selepas kerosakan
atau penyimpangan berlaku.
 Bentuk kawalan semasa ialah kawalan kualiti, kuantiti
dan prestasi.
Misalnya, pemeriksaan terhadap sampel untuk
mengenal pasti sebarang kerosakan. Seterusnya,
tindakan pembetulan yang sesuai akan diambil
terhadap sampel yang telah rosak berdasarkan
punca kerosakan yang telah dikenal pasti.

31.  Kawalan selepas hanya akan dilaksanakan selepas
sesuatu proses atau aktiviti tamat.
 Melalui kaedah kawalan ini, organisasi dapat
mengetahui sama ada hasil sebenar yang diperoleh
menepati perancangan yang telah dibuat atau
sebaliknya.
 Kesannya, kecekapan dan kebersanan sesuatu
aktiviti yang telah dijalankan dapat dikenal pasti.
 Analisis varian boleh digunakan untuk menilai
kejayaan dan kegagalan sesuatu proses atau
aktiviti.

33. PROSES
INPUT TRANFORMASI
OUTPUT
TENAGA
MENUKARKAN
KERJA, MESIN, KERETA, BAJU,
INPUT KEPADA
DAN BAHAN DAN PERABOT
OUTPUT
MENTAH
KAWALAN KAWALAN KAWALAN
AWALAN SEMASA SELEPAS

34.  Kawalan awalan ialah kawalan ialah kawalan yang
dijalankan sebelum aktiviti pengawalan ke atas
input. Kawalan ini dibuat bertujuan untuk
mengelakkan pemesongan atau penyelewengan
dan memastikan aktiviti pengeluran mengikut
spesifikasi yg ditetapkan.
 Kawalan semasa ialah pengawalan pada peringkat
proses penukaran input kepada output. Ia meliputi
memasang, mencatum, menggred, mengawet,
mengadun dan menyisihkan barabg cacat semasa
proses pengeluaran.
 Kawalan selepas ialah kawalan yang dibuat
setelah aktiviti pengeluaran selesai dijalankan.
Kawalan ini meliputi aktiviti menyemak output,
membanding output dengan standard.

35. CIRI KAWALAN
YANG BERKESAN

36. MUDAH • Maklumat yang dibekalkan haruslah
DIFAHAMI mudah difahami.
• Sistem kawalan haruslah dapat mengesan
sebarang penyelewengan yang berlaku
PANTAS DAN dengan pantas dan dapat memberikan
BERORIENTASI petunjuk tentang punca penyelewengan.
PENGECUALIAN
• Seterusnya, jenis tindakan yg perlu
diambil untuk memperbetulkannya.
• Memberi ruang kepada pekerja utk
membuat pertimbangan tentang apa yg
patut dilakukan supaya aktiviti berjalan
ANJAL dgn lancar.
• Setetrusnya, membuat perubahan kepada
standard yg ditetapkan sekiranya perlu.

37. • Sistem kawalan yg baik perlu
MENYOKONG berdasarkan kpada sikap saling
KAWALAN mempercayai dan penglibatan semua
KENDIRI ahli organisasi.
• Hendaklah memberikan penekanan kpda
pembangunan, perubahan serta pembaikan
dan yidak seharusnya menekankan kpada
BERSIFAT hukuman dan displin.
POSITIF • Dengan cara ini, pekerja akan lebih komited
untuk membantu memastikan standard
organisasi tercapai.
• Hedaklah mempunyai standard yg tepat,
yakni boleh dicapai dan difahami oleh
pekerja.
ADIL DAN • Standard yg ditetapkan perlu
OBJEKTIF mengutamakan peningkatan prestasi dan
bukannya untuk memenuhi kepentingan
peribadi tertentu

38.  Perancangan dan pengawalan merupakan 2 fungsi
pengurusan yang mempunyai perkaitan rapat dan
amat penting dalam menentukan pencapaian matlamat
organisasi.
 Perancangan memainkan peranan penting bagi
memastikan hala tuju organisasi selari dengan
matlamat yang ingin dicapai.
 Pengawalan pula, adalah perlu untuk memastikan
pelaksanaan setiap perancangan yyang telah
ditetapkan. Tanpa pengawalan sebarang perancangan
tidak akan membawa kesan kepada organisasi.
 Dalam proses pengawalan, alat pengawalan
memainkan peranan yg penting.

39.  Kadangkala, alat pengawalan juga dikenali
sabagai alat perancangan
 Jenis alat pengawalan adalah seperti berikut :
 ANALISIS PULANG MODAL
 BELANJAWAN
 CARTA GANTT
 ANALISIS PERT/CPM

40. ALAT DEFINISI FUNGSI
PENGAWALAN
 mengawal kos operasi
supaya tidak melebihi kos
belanjawan.
mengawal prestasi pekerja
untuk memastikan segala
Teknik untuk aktiviti yg dijlankan
ANALISIS meghubungkaitkan antara mencapai matlamat yg telah
PULANG volum jualan, kos dan ditetapkan olh sasaran
keuntungan dalam keluaran.
MODAL sesebuah organisasi.  mengenal pasti unit
pengeluaran yg minimun yg
perlu dicapai supaya
perniagaan tidak boleh
mengalami kerugian dan
seterusnya membolehkn
perniagaan terus kekal
dalam industri.

41. • memastikan setiap
sumber kewangan yg
diperoleh dapat
membiayai kos aktiviti
yg dirancang.
Alt untuk
menganggarkan • memastiakn setiap
peruntukan dan peruntukan
mengagihkan sumber perbelanjaan
BELANJAWAN kewangan secara cekap digunakan secara
untuk melaksanakan berkesan bagi
sesuatu kegiatan/projek. mengelakkan
pembaziran.
• memudahkan pihak
pengurusan membuat
perbandingan
memandangkan
belanjawan disediakan
berdasarkan data
berangka.

42. •Mengawal
penggunaan masa
dan aktiviti dalam
proses pengeluaran
bagi memastikan
Carta yg menunjukkan
sumber digunakan
tahap kemajuan dan
dengan cekap.
pencapaian setiap
•Memastikan segala
CARTA aktiviti berdasarkan
aktiviti disiapkan
jangka masa yg
GANTT mengikut jadual masa
diperlukan dan
yg telah ditetapkan.
ditetapkan.
•Memantau aktiviti
yg perlu dijalankan
secara serentak bagi
mengelakkan
pembaziran masa dan
tenaga.

43. PERT • memastikan setiap
Teknik pengurusan aktiviti disiapkan
projek dengan masa pada masa yg
ANALISIS kegiatan bersifat dirancang .
kebarabgkalian. • memastikan aktiviti
PERT/CPM genting dan kritikal
(CRITICAL CPM disiapkan pada masa
PATH Teknik pengurusan yg ditetapkan supaya
projek dengan masa tidak menjejaskan
ANALYSIS) kegiatan dianggap perjalanan
diketahui dengan keseluruhan projek.
tepat. • mengawal aktiviti
luar jangka yg
mungkin berlaku
dalam proses
pengeluaran.