Questetra ハンズオンセミナー 業務プロセス設計 ステップアップ編 2014/10/15
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「Questetra BPM Suite」は、Drag＆Dropの簡単操作で、業務ルールや業務の流れを設定し、業務プロセスを定義することができるツールです。プログラミングやシステムの知識がなくても、ブラウザだけで、誰でも簡単に業務システムを作成できます。
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Questetra ハンズオンセミナー 業務プロセス設計 ステップアップ編 2014/10/15
- 1. 1 Copyright © Questetra,Inc. All right Reserved. Questetraハンズオンセミナー 「業務プロセス設計ステップアップ編」 Wifiに接続し、今日利用するQuestetraBPM Suite に ログインできることを確認してください。 SSID／パスワードホワイトボードに記載
- 2. アジェンダ •ビギナー編のおさらい •処理担当者の設定で、組織を活用する •処理担当者で、上司を設定する •通知について
- 3. ビギナー編のおさらい1/2 プロセスモデル •組織が特定の業務を遂 行する上において、守る べきルール •「業務ルール」「規定」な ど プロセス •プロセスモデルに従って 実際に行われる、特定の 一連業務 •特定の「稟議」「申請」「案 件」「問い合わせ対応」な ど 従うべきルール ルールにそって動く 実際の業務
- 4. ビギナー編のおさらい2/2 プロセスモデルの３要素 •プロセス図（業務フロー図） –工程、および工程の前後関係 •データ項目（タスク処理画面） –取り扱うデータ –タスク処理画面（入力画面） •処理担当者 –誰が各タスクを処理するか
- 6. ユーザと組織・ロール •Questetraには「ユーザ」「組織」「ロール」の概念 –組織とロールは、複数のユーザをグループ化するためのもの –組織とロールは、プロセスモデルの担当者設定で使用する •組織はツリー構造で、ルートは１つ –企業の組織構造を、そのまま反映させる前提 •ロールはツリー構造を持たない –企業の組織とは異なった、グループを作るためのもの –例えば組織横断的なグループなど、組織を補助する目的 •全ユーザは、いずれかの組織に所属しなければならない –所属しなければ、ワークフローの各機能が使用できない •組織への所属に際して、「リーダ」「メンバ」の属性がある –「リーダ」「メンバ」の属性も、プロセスモデルの「担当者設定」で使用 全社 開発部 営業部 営業1課 営業2課 管理部
- 7. ユーザと組織 •https://seminaｒ-ja.questetra.net •いずれも@questetra.com •１人目がリーダ –全社 •SouthPole –営業部 •Hawaii –営業1課 •Galapagos •Oahu –営業2課 •Solomon •Midway –管理部 •Sumatera •Maldives –開発部 •Canarias •SaintHelena 全社 開発部 営業部 営業1課 営業2課 管理部
- 9. 担当者設定で、”担当者2” のスイムレーンの設定を以下の通りに 処理担当者の設定で、組織を活用する 保存後、「開発中のバージョン○のリリース」をし、 プロセスを動かしてみてください
- 10. 担当者設定で、”担当者1” のスイムレーンの設定を以下の通りに 処理担当者の設定で、組織を活用する 保存後、「開発中のバージョン○のリリース」をし、 プロセスを開始できるかどうか確認してください
- 11. 処理担当者の設定で、組織を活用する •開始イベントのあるスイムレーンでは、担当者設定の意味が異なる •「該当業務のプロセスを開始できるのは誰か」という意味に •それ以外のスイムレーンでは、 「そのスイムレーンで発生した仕事を処理できるのは誰か」 •「営業部」「開発部」に所属しているユーザは、プロセスを開始できる •「管理部」に所属しているユーザは、プロセスを開始できない •「確認」の仕事は来る
- 12. 処理担当者の設定で、組織を活用する •設定に該当するユーザ が１人しかいない場合 •仕事は、自動的にそのユ ーザのものとなる •設定に該当するユーザ が２人以上いる場合 •仕事は「誰かが引き受け てくれるのを待つ」（引き 受け待ち）状態に –対象ユーザに依頼メール •仕事は、引き受けたユー ザのものとなる いずれにせよ、管理部ユーザの仕事になる
- 13. 処理担当者の設定で、組織を活用する •設定に該当するユーザが、 １人もいない場合 –今回は「管理部」所属のユーザが１人もいない •仕事は、「コントロール権限」ユーザに メールで通知され、「エラー」一覧に入る –「コントロール権限」はプロセスモデル 単位の権限の１種 •プロセスモデルの詳細ページから「権限の編集」 •「エラー」一覧からは「処理」できない 「強制割当」で他のユーザに –「エラー」一覧は、 「コントロール権限」を持つユーザだけが持つ 特別なメニュー 管理部に所属するユーザを0 にして、 試してください
- 14. 担当者設定で、”担当者1” のスイムレーンの設定を以下の通りに 処理担当者の設定で、組織を活用する 保存後、「開発中のバージョン○のリリース」をし、 管理部ユーザもプロセスを開始できることを確認してください
- 15. 処理担当者の設定で、組織を活用する •「組織：全社に直接所属している人」は 「全社」組織に所属しているユーザ“のみ”が対象 •「組織：全社より下位組織に所属している人」は 「開発部」「営業部」「管理部」…に所属しているユーザが対象 –「全社」は除かれる •この２つを組み合わせると、全ユーザが対象になる 全社 開発部 営業部 営業1課 営業2課 管理部
- 16. 処理担当者で、上司を設定する
- 17. 担当者設定の種類 •組織で指定 –〇〇に直接所属する人／のリーダ –〇〇の下位組織に所属する人／のリーダ •ユーザで指定 •プロセスデータで指定 –組織型やユーザ型データで指定されたユーザ／組織 •スイムレーンを用いた相対的な指定 –スイムレーン〇〇のタスクを処理した人より上位組織の人など •ロールで指定 –ロール〇〇に所属する人
- 18. 課題 次のような、簡単な有給休暇の申請業務を、 クエステトラ上に実装してください 申請内容は •申請者（代理申請はＮＧ） •有給休暇の日付（１日のみでも、複数日指定できても、どちらでもＯＫ） •理由 必ず、上司の承認が必要 最後は、帳簿に記録するため、管理部が確認する つまり「申請」「上司の承認」「管理部の確認」の3ステップ 上司や管理部による差し戻しは、ないものとする 申請日が会社の休業日とか、有給休暇の残日数が足りないとか、細かい点は省略 「上司の承認」の処理担当者の設定がポイント
- 19. 「上司の承認」の処理担当者設定 以下、３つの方法、それぞれで試してみます •プロセスデータで指定 –組織型やユーザ型データで指定されたユーザ／組織 •スイムレーンを用いた相対的な指定 –スイムレーン〇〇のタスクを処理した人より上位組織の人など •ロールで指定 –ロール〇〇に所属する人
- 20. 1.「上司」に相当するユーザ型データ項目を追加 2.担当者設定で追加したデータ項目を指定 3.「申請」時に、申請者に「上司」を入力してもらう形に 「上司」をプロセスデータで指定1/2 「上司の承認」は、 データで指定した ユーザに割りあたることを 確認してください
- 21. 「上司」をプロセスデータで指定2/2 ○ •解りやすい •あらゆる場合に対応できる × •厳格にルールを適応できない –間違った「承認者」を指定することも可能
- 22. 「上司」の処理担当者の設定を 「『申請者』のタスクを処理した人と同じ組織のリーダ」に 「上司」を「申請者」からの相対的な指定で1/3 「上司の承認」が、申請プロセスを開始したユーザの 所属組織のリーダに割りあたることを確認してください
- 23. 「上司」を「申請者」からの相対的な指定で2/3 「同じ組織のリーダ」を指定したが、他に５パターン 営業２課のユーザから見ると •同じ組織（営業２課） •親組織（営業部） •より上位組織（営業部と全社） それぞれ「人（リーダ＋メンバ）」または「リーダ」の２パターン 全部で３×２＝６パターン 全社 開発部 営業部 営業1課 営業2課 管理部
- 24. 「上司」を「申請者」からの相対的な指定で3/3 ○ •厳格にルールを適応できる × •NGパターンがある –「同じ組織のリーダ」という指定だと、リーダの人が申請すると、 自分自身が「上司として承認」することになる （業務ルール上、認められているなら問題ない） –「親組織のリーダ」という指定だと、 社長（ルート組織のリーダ）の申請に対して承認者がいなくなる （おそらく社長は有給休暇を申請しない） •「部長」や「課長」といった特定のポジションを指定できない –組織にレベルの概念が無いため
- 25. 承認者を「部長」や「課長」にするためには1/3 •「部長」ロールを作成してください –「システム設定」→「ロール一覧」→「ロール新規作成」 •「部長」であるユーザを、「部長」ロールに 所属させてください
- 26. 担当者設定で、”担当者2” のスイムレーンの設定を以下の通りに 承認者を「部長」や「課長」にするためには2/3 「上司の承認」が、申請プロセスを開始したユーザの 「部長」に割りあたることを確認してください
- 27. 承認者を「部長」や「課長」にするためには3/3 ○ •厳格にルールを適応できる •ＮＧパターンが少ない –「部長」より上位にいる人が申請しない × •プロセスモデルの設定が高度 •複数のポジションを兼任しているユーザがいると、 うまく動作しない場合がある
- 28. 「上司の承認」の設定についてのまとめ •プロセスデータで指定 •スイムレーンを用いた相対的な指定 •ロールで指定 •（厳密に、承認者を計算する方法） 現状、「これさえ知っておけば良い」という方法はない 最初は、厳密性よりも、設定が容易な方をお勧めします 厳 密 で穴 が少 な い 設 定 が 容 易
- 29. 通知について
- 30. 標準の通知機能 •いくつかのタイミングで通知 –オファーされた時（「引き受け待ち」のタスクが発生したとき） –割り当てられた時（「マイタスク」が発生したとき） –締め切り１日前／１時間前／締め切り後○時間おき •通知方法が2種類 –メール／タスクフィード（社内ＳＮＳ） •ユーザ自信が受け取りタイミングを制御 –プロセスモデルの設計者が、ユーザの設定に関わらず 「必ず通知する」ことは今のところはできない
- 31. タスクの締め切り •タスクごとに「締め切り日時」を設定可能 –一覧表示や、通知で活用される •締め切り日時の指定方法 –データ項目で指定 –プロセスが開始してから –タスクが発生してから •該当タスクにトークンが 到達してから •締め切り時の処理 –何もしない（通知するだけ） –タスクを終了させる 締め切り時にメール通知がされることを確認してください ユーザ側の通知設定の変更も必要
- 32. 標準の通知機能 ○ •該当タスクの関係者に、通知が行われる •セキュリティも考慮して、通知が行われる –見えるべきでないデータが見えることはない × •ユーザが通知を「受け取らない」設定にしていると、 通知されない •通知の内容を、カスタマイズすることはできない
- 33. プロセスの途中で、任意の通知メールを送る1/4 プロセスモデルを新規作成し、以下のプロセス図にしてください •「送信」で使用しているアイテムは、 「メッセージ送信中間イベント（メール）」 •Advanced のタブ内にあります •トークンが到達すると、自動的にメールを送信
- 34. プロセスの途中で、任意の通知メールを送る2/4 •「メッセージ送信中間イベント（メール）」の設定を以下の通りに •アンダーバーがついている変数の部分は、「データ埋込」のところから選択して、 コピー＆ペースト •宛先にある固定アドレスは、適当なものを プロセスを動かして、変数の部分が置き換わって、 メールが届くことを確認してください
- 35. プロセスの途中で、任意の通知メールを送る3/4 •「メッセージ送信中間イベント（メール）」の設定を以下の通りに •メールに、「プロセス詳細ページ」へのURL を埋め込みます •${var[applicationRoot]} は、Questetraインスタンスのルートを表すURLhttps://online-demo-ja.questetra.net/OR/ProcessInstance/listView^^^ この部分^^^ プロセスを動かして、プロセス詳細へのURLが 埋め込まれていることを確認してください
- 36. プロセスの途中で、任意の通知メールを送る4/4 •「メッセージ送信中間イベント（メール）」の設定を以下の通りに •「文字型複数行」「ファイル型」のプロセスデータを定義し、メールに埋込 •「入力」タスクでの、データ編集許可設定を忘れずに プロセスを動かして、プロセスデータの値に応じたメールが 送信されることを確認してください
- 37. プロセスの途中で、任意の通知メールを送る ○ •メールの内容を、細かくカスタマイズすることができる × •セキュリティの考慮は、プロセスモデルの設計者自身に 委ねられる –誰にでも、どのデータでも送ることができる •特定のタスクの処理担当者にメールを送るのは、簡単でない
- 38. まとめ •処理担当者の設定で、組織を活用する –ユーザをグループ化する、組織とロールの概念 –処理担当者の設定では、組織を活用するのが基本 •処理担当者で、上司を設定する –3種類の方法 –最初は、最も容易な「データを活用する方法」から始めるのが良い •通知について –標準機能と、プロセスモデルでイベントを使用する方法の２種類ある