Toplam Kalite Yönetimi, Süreç Yönetimi, Süreç İyileştirme, İş Akış Şemaları

1. SÜREÇ YÖNETİMİ VE İŞ AKIŞ
ŞEMALARI
Prof. Dr. Güven MURAT
20.02.2009

2. İÇİNDEKİLER
Süreç
Süreç Yönetimi
İş Analizi
İş Etüdü
İş Akış Şemaları
Örnek Uygulamalar
17/07/13Güven Murat

3. Süreç Nedir?
 Süreç, girdileri olan, bunlara müşterileri için değer
ekleyen ve çıktı üreten bir faaliyetler dizisidir.
 Bir girdiyle başlayan (İnsan gücü, makine, malzeme,
teknoloji gibi) ve bu girdiye katma değer katılarak
belirli bir çıktı üreten birbiriyle bağlantılı adımlar ve
işlemler dizisidir
17/07/13Güven Murat

4. Süreçlerde Temel Faaliyetler
Değer yaratan faaliyetler
İş akışını sağlayan faaliyetler
Kontrol faaliyetleri
17/07/13Güven Murat

5. Süreç Diyagramı
Kaynak: Muzaffer Cantürk Misyon Ve Vizyona Ula mada Süreç Yönetimi Ve PostaVe Telgraf Te kilatı ( PTT ) Genel Müdürlü ü’ nde Birş ş ğ
Uygulama, Yayınlanmamı Yüksek Lisans Tezi, Gazi Üniversitesi Fen Bilimleri Enstitüsü, Aralık 2005, s. 30ş
17/07/13Güven Murat

6. Sürecin Temel Unsurları
 Tedarikçi
 Girdi
 Süreç Faaliyetleri
 Çıktı
 Müşteri
 Kaynak
 Kontrol
17/07/13Güven Murat

7. Sürecin Özellikleri
Dönüştürme
Geri Besleme
Tekrarlanabilirlilik
Ölçülebilirlilik
Yinelenebilirlilik
Kontrol edilebilirlilik
Katma Değer Yaratma
17/07/13Güven Murat

8. Süreçlerin Gruplandırılması
17/07/13Güven Murat

9. Süreç Hiyerarşisi
• Temel süreç: Kurum
düzeyinde temel amaçları
sağlamada önemli ve piramidin
en üstünde yer alan süreçtir .
• Süreç: Dış müşteri ile başlayıp
biten ana faaliyetler kümesidir.
• Alt süreç: Kurum içinde iki
veya daha fazla birimi
ilgilendiren faaliyetler grubudur.
• İşlem ise tek bir birimde veya
tek bir kişi tarafından
tamamlanan özel işlerdir.
17/07/13Güven Murat

10. Süreç Yönetimi
Süreçlerin tanımlanması, sahiplerinin, tedarikçilerinin,
müşterilerinin, vatandaş ihtiyaçlarının belirlenmesi, gerekli
adımlarda ölçümler alınarak performansının izlenmesi ve gerekli
iyileştirmelerin yapılmasını içeren faaliyetlerin tümüdür.
17/07/13Güven Murat

11. Süreç Yönetimini Uygulama Nedenleri
Dışsal Nedenler
İçsel Nedenler
17/07/13Güven Murat

12. Dışsal Nedenler
 Küreselleşme,
 Enformasyon ve iletişim teknolojisinde hızlı gelişmeler,
 Artan rekabet,
 Sosyal, ekonomik ve politik gelişmeler,
 Kuruluşların varlık nedenleri olan müşterilerin beklentilerindeki
artış ve değişimler,
 Üretim/hizmet gerçekleştirme ve sunma teknoloji ve
sistemlerindeki gelişmeler,
 Yönetim yaklaşımlarındaki değişme ve gelişmeler (Soydan,
2006: 10).
17/07/13Güven Murat

13. İçsel Nedenler
 Müşteri istek ve beklentilerine duyarlı olamama,
 Müşteri beklentilerinin karşılanamaması,
 Müşteri şikayetlerindeki artışlar,
 Uygun bir planlama yapılamaması,
 Hedef ve politikalardaki değişiklikler,
 Performans göstergelerindeki bozulmalar,
 Geleneksel fonksiyonel ve hiyerarşik bölümlemelere dayalı hantal ve
yavaş işleyen organizasyon yapıları,
 Ürün/hizmet kalitesinde ve verimliliğinde azalma,
 Kalite maliyetlerinde artış,
 Çalışanların artan istek ve beklentileri,
 Moral ve motivasyon düzeyinde azalma (Soydan, 2006: 10).
17/07/13Güven Murat

14. Süreç Yönetiminin Yararları
 Paydaşlara daha iyi hizmet sunmayı sağlamakta ve vatandaş
memnuniyetini arttırmaktadır.
 Zaman ve diğer kaynaklar etkin ve etkili kullanılmaktadır.
 Süreçte değer yaratmayan gereksiz faaliyetler ve tekrarlar
elenmektedir.
 Fayda-maliyet analizini ve performans izlemeyi kolaylaştırmaktadır.
 Bilgiye daha kolay ulaşmaya ve verilere dayalı karar almaya olanak
vermektedir.
 Sürekli iyileştirmeye yönelik olarak PUKÖ döngüsü (planla- uygula-
kontrol et- önlem al) uygulamasını kolaylaştırmaktadır.
17/07/13Güven Murat

15. Süreç Diyagramları
İş Akış Şemaları
Temel Süreç Aşaması
IDEF Diyagramları
17/07/13Güven Murat

16. Farklı Boyutlardan İş Tanımları
 Çalışan Açısından İş: Bir görevin
yerine getirilmesi için yapılan çeşitli
faaliyetlerdir.
 İktisadi Açıdan İş: Mal ve hizmet
üretmektir.
 Fizik Biliminde İş= kuvvet x yol’ dur.
 İnsan Kaynakları Yönetimi Açısından
İş: “Amaçlı çaba” şeklinde
tanımlanabilir.
17/07/13 Güven Murat

17. İş Analizinin Tanımı
İş analizi kurumda gerçekleştirilen birbirinden farklı işlevlere
yönelik bilgilerin tek tek toplanması, değerlendirilmesi ve
yorumlanması sürecidir.
17/07/13Güven Murat

18. İş Analizinin Kapsamı
İş analizi işgörenlerin;
 İşlevleri
 Kullandıkları yöntem ve teknikler,
 Kullandıkları alet ve makineler,
 Ürettikleri mal ve hizmetler,
 İşleri için gerekli olan bilgi, yetenek ve
nitelikler hakkında bilgi toplamaktır.
17/07/13 Güven Murat

19. İş Analizinin İnsan Kaynakları İşlevleri
İle İlişkisi
İş Analizi
İş Tanımları
İş Gerekleri
İş Değerleme
Performans Ölçütleri
İş Tasarımı
İşgücü Planlama
Performans Değerleme
Personel Bulma ve İşe Alma
Ücretlendirme
Personel Eğitimi ve Geliştirme
Eşit istihdam İmkanı
17/07/13Güven Murat

20. İş Analizinde Bilgi Toplama
Yöntemleri
Mülakatlar
Yapılandırılmış Soru Anketleri/Envanter
Doğrudan Gözlem
Resmi Dokümanlar ve Çalışma Günlükleri
17/07/13Güven Murat

21. İş Analizi Bilgilerinin Kullanım
Alanları
İş Tanımları
İş Gerekleri
İş Akış Çizelgeleri
17/07/13Güven Murat

22. İş Tanımı
Her bir işin kapsamına giren eylem ve işlemler,
sorumluluk ve ödevler ile çalışma koşullarının özet bir
şekilde yazılı ifadesidir.
17/07/13Güven Murat

23. İş Gerekleri
İşlerin gerçekleştirilmesi için işi yapacaklarda
bulunması gereken niteliklerin yer aldığı unsurlara
verilen addır.
17/07/13Güven Murat

24. İş Etüdünün Tanımı ve Amacı
 Tanımı: İş etüdü verimliliği arttırmak
amacıyla işi yapacak kişinin gücünü
ve gereksinimlerini göz önünde
bulundurarak, işin en iyi yapılış
biçimi ve tamamlanma süresini
saptamak için iş sistemleri üzerinde
yapılan çalışmalardır.
 Hedefi: İşletmelerde ekonomikliği
arttırmak insan yapısına uygun iş
akışları ve çalışma koşulları
sağlamaktır.
17/07/13Güven Murat

25. İş Etüdünün Aşamaları
Hareket Etüdü:
Hareket etüdü belirli bir işin
yapılabilmesi için insan-makine
ilişkisinin dikkate alınarak en uygun
çalışma yöntemlerinin, tasarımlarının
belirlenmesi ve üretim yönteminin
standart hale getirilmesi
faaliyetleridir.
 İş ölçümü:
İş tanımları ve iş gereklerine göre
işe uygun bir kişinin normal
şartlarda ve normal bir çalışma
temposuyla belirli bir işi
tamamlayabilmesi için gerekli
zamanın tespit edilmesidir.
17/07/13Güven Murat

26. İş Akışı Analizi
İş akışında girdinin (örneğin bir evrakın) nerede (örneğin hangi
birimde) ne zaman (hangi zaman sırasına göre) ne ile (örneğin
hangi insanlarla ve hangi araçlarla) iş görevine uygun
gerçekleştirileceğini belirlenmektedir.
17/07/13Güven Murat

27. İş Akışı Analizinin Amacı
 Bir birimde işi oluşturan çeşitli aşamaların birbirini izleyen şekilde
ortaya konulmasıdır.
 İş akışında zaman ve emek israfına yol açacak ve maliyetleri
arttıracak unsurların belirlenip ortadan kaldırılmasıdır.
17/07/13Güven Murat

28. İş Akışı Analizinin Aşamaları (I)
 İş analizi aracılığıyla birimde gerçekleştirilen işler hakkında bilgi
toplanması,
 İşlerin sırasını, izlenen yolu ve harcanan zamanı gösteren iş akış
şemalarının hazırlanması ve
 İşin basitleştirilmesi.
17/07/13Güven Murat

29. İş Akış Şeması Çıkarma Aşamaları (2)
 İşin başlığının yazılması ve başlangıç noktasının belirlenmesi:
NE ?,
 İşin nasıl yapıldığının belirlenmesi: “NASIL?”
 İşin ne zaman yapıldığının belirlenmesi: “NE ZAMAN?”,
 İşin kimin tarafından yapıldığının belirlenmesi: “KİM?”
 İşin sonlandırılması: “SONUÇ”
17/07/13Güven Murat

30. İş Akış Sembolleri
17/07/13Güven Murat

31. Öğrencinin Diploma Başvurusu
Öğrenci Dilekçeleri ve Transkriptlerinin
Bölümlere Gönderilmesi
Bölümler tarafından dilekçe ve transkriptlerin
danışmanlara verilmesi
Danışmanlar tarafından transkriptlerin
kontrol edilmesi
Danışman değerlendirmelerinin Bölüm Başkanlıklarına ve
Bölüm Başkanlıklarından Dekanlığa gönderilmesi
Fakülte Eğitim/Mezuniyet Komisyonu
tarafından Bölümlerden gelen
değerlendirmelerin incelenmesi
Yönetim Kurulu’nda Mezuniyet
kararlarının alınması
Mezuniyet Kararlarının Öğrenci İşleri Daire
Başkanlığı’na gönderilmesi
Diplomaların Düzenlenmesi (Birimler Bazında)
17/07/13Güven Murat

32. 17/07/13Güven Murat

33. 17/07/13Güven Murat

34. 17/07/13Güven Murat

35. 17/07/13Güven Murat

36. 17/07/13Güven Murat

37. KAYNAKÇA
 Muzaffer Cantürk, Misyon Ve Vizyona Ulaşmada Süreç Yönetimi Ve
Posta Ve Telgraf Teşkilatı ( PTT ) Genel Müdürlüğü’ nde Bir Uygulama,
Yayınlanmamış Yüksek Lisans Tezi, Gazi Üniversitesi Fen Bilimleri
Enstitüsü, Aralık 2005.
 Sema Soydan, Süreç Yönetimi Ve İyileştirilmesi Üzerine Bir Uygulama
Yayınlanmamış Yüksek Lisans Tezi, Dokuz Eylül Üniversitesi Sosyal
Bilimler Enstitüsü, İzmir, 2006.
 Öznur Yüksel, İnsan Kaynakları Yönetimi, Gazi Kitabevi, Ankara, 2007
 www. idaribirim.ege.edu.tr/~idaribirim/idarimali/sema.html
 www.mm.anadolu.edu.tr/mmf-web/sunular/Muh-Mim+Fak.+Surecler.ppt
17/07/13Güven Murat

38. 17/07/13Güven Murat
KATILDIĞINIZ VE DİNLEDİĞİNİZ
İÇİN TEŞEKKÜRLER