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Nicolas

  1. 1. 1. La importancia de la autoridad administrativa en la organización para la fijación deobjetivo a corto, mediano y largo plazoToda organización tiene objetivos establecidos, los cuales se planifican en un tiempopromedio, mediante estudios; en el cual la organización posee una persona o personas encargadasde llevar a cabo este rol, deben llevar la administración de la organización lo mas eficiente y eficazposible, ya que establece el éxito de esta, estos planean, organizan, dirigen, y establecen cadafunción a llevar a cabo tomando en cuenta los recursos necesarios, y como deben ser dirigidos,pero lo mas importante es establecer el tiempo de duración de esto, lo cual se establece mediantetécnicas y estudios según el objetivo de la organización.2. Conocer las diferentes partes de que se compone una estructura organizativa y suinterrelaciónLa estructura organizativa especifica las relaciones formales de dependencia existentes en unaorganización, así como sus procedimientos, controles, autoridad y procesos para la toma dedecisiones.Básicamente una estructura organizativa se conforma así:De acuerdo con Mintzberg se identifican 5 elementos más precisos en su interrelación y función:Ápice estratégico: aquí se encuentra la alta dirección de la empresa, la cual tiene unaresponsabilidad global. La función esencial consiste en garantizar que la organización funcioneadecuadamente y cumpla sus objetivos; tienen diversas tareas:Supervisión DirectaRelación con el entornoFormulación de la estrategia a seguir
  2. 2. Línea Media: son los directivos que vinculan la dirección general con el núcleo deoperaciones.Las funciones que se le atribuyen son:Enlace vertical ascendente y descendenteEnlace horizontal entre ellosTomar decisiones y resolver problemas en su ámbito de actividadNúcleo de Operaciones: es el encargado del trabajo básico de producción de bienes yservicios. Las funciones básicas que desarrollan son:Aprovisionamiento de InputsProducciónComercializaciónApoyo a las funciones previas.Tecnoestructura: Formada por analistas que no son directivos y no participan en el flujo deltrabajo, sino que diseñan y planifican. Puede haber dos tipos:Analistas de adaptación: se ocupan de estudiar los cambios necesarios que hay queintroducir en la organización.Analistas de control: su función consiste en la búsqueda de estabilidad y normalización delas pautas de la actividad de la empresa.Staff de apoyo: son un conjunto de unidades especializadas que no participan directamenteen la producción de bienes y servicios, sino que su objetivo consiste en apoyar a laorganización mediante la prestación de tareas y servicios especializados, como lo pueden serlimpieza, seguridad, etc.3. Escoja un medio, un entorno laboral, real o ficticio, identifique su estructura organizativa yanalice su organización, es la adecuada? Permite un flujo de organización de información yde autoridad correctamente? En que y como lo mejoraríaHotel “BUENA ESTADÍA”Una cadena hotelera nacional, posee 5 hoteles en diferentes ciudades del país. En laactualidad, cada hotel realiza tanto sus procesos de ingresos y salida de pasajeros, como laoperación interna del mismo, utilizando planillas Excel y formularios manuscritos paracomunicarse entre las diferentes unidades del hotel.Los hoteles tienen una capacidad de 35 habitaciones, pudiendo hospedar hasta 80 personas.Su personal está integrado por el Gerente General, un Contador, 4 recepcionistas, una jefa dedormitorios con 4 camareras (en turno) que rotan por los pisos, un encargado de cocina y tresayudantes, dos personas en lavandería y personal de aseo. Para suplir los turnos sesubcontrata gente.Los hoteles tienen una ocupación promedio en el año, del orden del 60%.Las principales unidades que intervienen en los procesos de atender a un cliente, son lassiguientes:
  3. 3. Recepción: cuya función principal es registrar al cliente y comunicar al resto de lasunidades el ingreso de este pasajero, lo cual lo hace a través de un memorando interno.Dormitorios: la cual debe tener a punto la pieza para que sea ocupada, para ello debesolicitar los artículos de cama y de baño. Además debe llevar el control del frigo-bar quehay en cada pieza a disposición de los pasajeros, pero cuyo consumo se pagaBar y restaurante: cuya función es atender el desayuno (que está incluido en el precio) ylos consumos que puedan hacer los pasajeros durante su estadía.Lavandería: la cual además de lavar lo que es propio del hotel, da el servicio de lavanderíaa los huéspedes que así lo soliciten.Contabilidad: cuya función es ir registrando los días de estadía de los pasajeros y losconsumos que realiza y que no están incluidos en el precio, a objeto que cuando elpasajero pide cancelar su cuenta, se cobren todos los consumos realizados. Para ellorecibe diariamente en un formulario ad hoc, todos los consumos que vaya realizando cadapasajero y que fueron entregados por las diversas unidades del hotel.Al retirarse el pasajero, solicita la cuenta en recepción la cual la solicita a contabilidad yprocede a extenderle la factura y registra la cancelación, la cual puede ser hecha en dineroefectivo (pesos o moneda extranjera), tarjetas de crédito, cheques, etc.Terminado el pago, recepción envía a contabilidad la cuenta cancelada, para que éstaunidad cierre la cuenta que se le abrió al pasajero cuando ingresó.Estructura Organizativa:Gerencia generalDepartamento encargado de generar políticas de funcionamiento y control de dirección en elhotel.Sus funciones principales son:1. Velar por el buen funcionamiento del hotel2. Controlar el desempeño de todas las dependenciasContabilidadSus funciones principales son:1. Registrar los días de estadía de los pasajeros2. Los consumos que realiza y los adicionales3. Llevar controles mediantes formatos ad hocRecepciónSus funciones principales son:1. Registrar al cliente
  4. 4. 2. Comunicar al resto de las unidades el ingreso de los pasajeros3. Manejo de formato para emisión de datosDormitoriosSus funciones principales son:1. Tener a punto las piezas para ser ocupadas,2. Solicitar los artículos de cama antes de preparar la pieza3. Llevar el control del frigo-bar en cada pieza4. Manejar formatos de controlBar y restaurant (Cocina)Sus funciones principales son:1. Atender el desayuno de los pasajeros2. Atender los consumos adicionales que soliciten los pasajeros3. Manejar formatos de controlLavanderíaSus funciones principales son:1. Lavar toda la lencería del hotel2. Prestar servicio de lavandería a los pasajeros que lo soliciten3. Manejar formatos para el controlLos procesos en general funcionan, pero la comunicación entre las distintas unidades delhotel, no son oportunas, participa bastante gente para trabajos administrativos y la informaciónno siempre es de calidad. Por ello la gerencia del hotel desea hacer un estudio de los procesosoperacionales y determinar donde están los principales defectos, a objeto de realizar unareingeniería que se aplique a cada uno de los 5 hoteles y se introduzca tecnología de información ycomunicación de última generación.

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