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5´s admon total calidad

  1. 1. 91,núm.31,Enero/Junio2007El proceso de las 5’s en acción:La metodología japonesa para mejorar lacalidad y la productividad de cualquiertipo de empresaRaymundo Soto SánchezProfesor Investigador del Departamento de Administración, csh, uam-aEl proceso de las 5´s en acción: la metodolo-gía japonesa para mejorar la calidad y la pro-ductividad de cualquier tipo de empresa esel título del libro que nos ofrecen Luis Socconiniy Marco Barrantes, del Grupo Editorial Norma. Enesta obra, los autores presentan un método sen-cillo y práctico para aplicar los principios funda-mentales de la calidad en las empresas. Las 5´s esun sistema que no sólo permite contar con un so-porte efectivo para las operaciones de la empre-sa, sino también brinda una filosofía de trabajo yde vida para las personas, al incidir directamenteen el desarrollo de hábitos básicos, como el or-den, la disciplina, la limpieza, la estandarización yel seguimiento de nuestras actividades.¿Qué son las 5’s?Este libro proporciona un paquete integral desoluciones para mejorar la calidad y la produc-tividad, explica paso a paso en qué consiste elmétodo de las 5’s y la manera de utilizarlo en laempresa en un ambiente de permanentes cam-bios. El sistema conocido como las 5´s se desarro-lló en Japón con el fin de mantener organizadas,limpias, seguras y, sobre todo, productivas lasáreas de trabajo. En la práctica, la aplicación deeste sistema se convirtió en el primer paso haciala adopción de la filosofía de la calidad total enlas empresas japonesas. Es por ello que hablar deprocesos con cero defectos, cero demoras y cerodesperdicios, se debe inicialmente a que las em-presas desarrollaron el soporte de una operaciónestructurada bajo el sistema de las 5´s.El nombre de las 5’s tiene su origen en cincopalabras japonesas que empiezan con la letra “s”,a saber: i) seiri: seleccionar; ii) seiton: organizar;iii) seiso: limpiar; iv) seiketsu: estandarizar, y v)shitsuke: seguimiento.El libro se organiza en seis capítulos, entre elprimero y el quinto se desarrollan cada una delas 5´s, y en el sexto se incluyen casos de empre-sas que han aplicado este sistema, la metodologíaque emplearon y los beneficios que obtuvieron apartir de su implementación.
  2. 2. 92Raymundo Soto Sánchez,núm.31,Enero/Junio2007cosas innecesarias; y iii) menor costo de inventa-rios, por no tener objetos o productos de más.2. Seiton (Organizar) es ordenar los artículos,equipos o documentos que necesitamos para fa-cilitar su uso e identificarlos, en forma adecuada,para localizarlos y, posteriormente, regresarlos asu lugar. Es necesario asignar un lugar específicopara cada cosa u objeto, de manera que se facili-te su identificación, localización y disposición.El proceso de organización conlleva los pasossiguientes:Paso 1: Preparar el área de trabajoEste paso consiste en dividir nuestra área de tra-bajo en zonas manejables que cualquier personapueda identificar; para ello, se puede usar colo-res, tableros, pizarrones, etiquetas o algún otromedio para identificar apropiadamente las men-cionadas áreas.Paso 2: Ordenar el área de trabajoTener un área de trabajo organizada donde cual-quier persona inmediatamente pueda ver, tomary regresar cualquier artículo, objeto o documen-to, es el equivalente a responder en forma ade-cuada las siguientes preguntas: i) ¿Qué necesito?;ii) ¿Dónde se encuentra?; y iii) ¿Cuántos artículoshay?¿Qué necesito y cuántos artículos hay?En la etapa de la selección (seiri) definimos quéartículos, objetos o documentos son necesariosen nuestra área de trabajo y qué cantidad tene-mos de ellos.¿Dónde se encuentra?Colocar los artículos, objetos o documentos enel área de trabajo de acuerdo con la frecuenciacon que se utilizan: uso muy frecuente, cerca dellugar donde se utilizan y uso ocasional, cuando1. Seiri (Seleccionar) significa remover de nues-tra área de trabajo todo lo que no necesitamospara realizar nuestras operaciones productivas.El proceso que se debe seguir para remover losartículos innecesarios del área de trabajo incluyelos pasos siguientes:Paso 1: Reconocer el área de oportunidadHacer una revisión del lugar de trabajo que nospermita detectar áreas u objetos que por natura-leza pudieran pasar desapercibidos ante nuestrosojos, tales como: componentes, productos, herra-mientas, equipos, documentos, gabinetes, pape-lería, entre otros objetos que tenemos en el áreade trabajo y que no ocupamos con la frecuenciasuficiente como para tenerlos en espacios quebien podríamos liberar.Paso 2: Definir los criterios de selecciónEs importante definir un estándar que nos ayudea diferenciar lo que es realmente necesario de loque no lo es. Algunos criterios que se podrían uti-lizar para ello son: i) sobre la base del tiempo; ii)sobre la base de la frecuencia de uso; y iii) sobrela base de la cantidad a usarse.Paso 3: Identificar los objetos seleccionadosLos objetos, productos o documentos selecciona-dos como no necesarios deben ser identificadosy llevados a un área de cuarentena; es decir, a unlocal o espacio en los que no estorben a la opera-ción o trabajo cotidiano.Paso 4: Evaluar los objetos seleccionadosHabrá que decidir qué hacer con los objetos quefueron seleccionados como no necesarios; por lotanto, es conveniente preguntarse si estos objetoso documentos están de más, si ya son obsoletoso si están dañados.Con el solo hecho de tener en el sitio de traba-jo únicamente los artículos, documentos o equi-pos que se necesitan, se obtendrían los siguientesbeneficios: i) más espacio; ii) menos estorbo de
  3. 3. 93El proceso de las 5´s en acciónno se requieren cerca del lugar de trabajo.Una adecuada identificación del lugar dondese almacenan los artículos facilita que cualquierpersona pueda localizar rápidamente lo que ne-cesita, y tomar y regresar a su lugar dichos artícu-los, objetos o documentos después de usarlos.Paso 3: Establecer reglas y seguirlasEs recomendable documentar el método de or-ganización y entrenar a la gente para que siga losprocedimientos.Los beneficios que se obtendrían después deaplicar esta etapa son: i) Uso más eficiente derecursos, al localizar rápidamente lo que se nece-sita; ii) Menos accidentes, por contar con ayudasvisuales; y, iii) Menos equivocaciones en el usode partes o componentes, o en la utilización delas últimas versiones de los documentos.3. Seiso (Limpiar) quiere decir mantener enbuenas condiciones nuestro equipo de trabajo yconservar limpio nuestro medio ambiente.Éstos son los pasos que debemos seguir paralimpiar y mantener un área de trabajo siempre enbuenas condiciones:Paso 1: Determinar un programa de limpiezaLo que se debe limpiar es el sitio de trabajo, elequipo y las áreas de uso común. Se debe de-finir qué es lo que se requiere limpiar, con quéfrecuencia, cómo se debe llevar a cabo y asignarresponsables de las actividades de limpieza. Y,finalmente, integrar el programa de esta activi-dad.Paso 2: Definir los métodos de limpiezaUna vez que hemos definido qué es lo que vamosa limpiar, cuándo y quién lo va a hacer, sólo faltaestablecer cómo vamos a realizar esta actividad.Para esto, será necesario enlistar cada una de lasactividades de limpieza, enumerar los artículos yequipos de limpieza que se necesitan y determi-nar el procedimiento a seguir en esta actividad.Paso 3: Crear disciplinaUna manera de favorecer que la limpieza se con-vierta en un hábito es dar a conocer a todos losque colaboran en el área de trabajo qué es lo quese espera de cada uno de ellos.Al concluir esta etapa del sistema de las 5´s, selograrán los beneficios siguientes: i) Mayor vidaútil de los equipos y la maquinaria; ii) Reducciónde interrupciones por fallas en los equipos y lamaquinaria; iii) Menor índice de accidentes; y iv)Mejor ambiente de trabajo.4. Seiketsu (Estandarizar) es definir una mane-ra consistente de llevar a cabo las actividades deselección, organización y limpieza.El proceso para estandarizar es el siguiente:Paso 1: Integrar las actividades de las 5’s en eltrabajo regularExisten diversas maneras mediante las cuales sepueden integrar las actividades de las 5’s en lasprácticas rutinarias de trabajo, destacándose dos:el establecimiento de procedimientos y la realiza-ción de auditorias de revisión. Para ello, se reco-mienda formar un grupo de auditores, elaboraruna lista de verificación para determinar el gradode cumplimiento en cada área de trabajo, e inte-grar un programa de auditorías.Paso 2: Evaluar los resultadosLo que no se mide, no se puede controlar, y loque no se puede controlar, no se puede mejorar.Así que hay que evaluar cuantitativamente los re-sultados de las auditorías para determinar el gra-do de cumplimiento del programa de las 5´s encada área de trabajo.El beneficio que se obtiene al estandarizar con-siste en lograr que en nuestras áreas de trabajo semantengan los resultados obtenidos con las tresanteriores “s”.5. Shitsuke (Seguimiento) es crear las con-diciones que fomenten el compromiso de los
  4. 4. 94Raymundo Soto Sánchez,núm.31,Enero/Junio2007integrantes de la organización para formar un há-bito con las actividades relacionadas con las 5’s.En esta fase se verifica que se estén llevando acabo las actividades que se habían planeado. Estecontrol permite oportunamente eliminar durantela marcha cualquier barrera que se interponga ala obtención de los resultados esperados.Para crear cultura en la organización se requie-re que todos participen activamente. Se deberádar entrenamiento sobre las 5´s a todo el perso-nal, e incorporarlo en el programa de inducciónde los nuevos empleados. También se requieredifundir el programa a través de carteles y folle-tos alusivos, al igual que motivar y reconocer atodos los trabajadores y contar con el apoyo, elcompromiso y el ejemplo de la alta dirección dela empresa.6. La estrategia de la implementación. En elcapítulo final, se describen los pasos necesariospara implementar el proyecto de las 5´s; entre loscuales están: i) Formar equipos de trabajo parafavorecer las relaciones humanas y compartir lasactividades entre varias personas; ii) Brindar ca-pacitación sobre técnicas de trabajo en equipoy, por supuesto, sobre el sistema de las 5´s; iii)Identificar áreas de oportunidad; iv) Desarrollarlas actividades de selección, organización, limpie-za y seguimiento; v) Presentar los resultados quese vayan logrando; vi) Hacer auditorías de segui-miento; y vii) Revisar los resultados, procurandola documentación de los mismos, de manera quepuedan servir de efectos multiplicadores.En conclusión, se trata de un libro que presen-ta de manera muy práctica y sencilla, pero a lavez con profundidad y rigor metodológico y téc-nico, la estrategia para la aplicación del sistemade las 5´s, que, como se dijo, no sólo proporcio-na un excelente soporte para las operaciones dela empresa, sino un medio de primer orden paradesarrollar la cultura del trabajo en congruenciacon los principios de la calidad total y la produc-tividad.Fuentes bibliográficasSocconini, Luis y Barrantes, Marco, (2006), El proceso delas 5´s en acción, México, Grupo Editorial Norma.

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