Esityksen tekijä: Jukka Kotamäki Esitys pidetty SharePoint -klubilla 19.4.2012

1. SharePoint 2010
Dokumentinhallintajärjestelmänä, DMS
SharePoint klubi 19.4.2012
Jukka Kotamäki,
Solution Architect
19.4.2012

2. Agenda
1. Dokumenttimassan siivouksen eri vaihtoehdot
2. Dokumenttien arkistoinnin vaihtoehdot
3. SharePointin muita kyvykkyyksiä
dokumenttienhallinnassa

3. DOKUMENTTIMASSOJEN
SIIVOUS - VAIHTOEHDOT

4. Käydään läpi tapaukset:
• Tapaus 1: yritys on käyttänyt vuosia SharePointia, ja
käytössä ovat vain oletusmetatiedot (Retension Policy)
‒ Modified Date kentän mukaan policy
‒ Created date kentän mukaan policy
‒ Remote BLOB storage -> käsin siirto tai scripti
• Tapaus 2: sama tilanne, mutta dokumenteilla on
metatietona säilytysaika (esim. 1 vuosi, 5 vuotta, 10
vuotta). Mitä vaihtoehtoja on käsitellä dokumentteja, kun
säilytysaika tulee umpeen?
‒ Retension policy säännöt, metadatan tutkiminen -> rule -> workflow jne
‒ DocAve 6 (http://www.avepoint.com/docave6/ )

5. Tietojen hallintakäytännöt (Retension Policy)
• Monitasoinen (Multi-Stage Retension)
‒ Esim. katselmus kerran vuodessa, tuhoa 7 vuoden jälkeen
‒ Tasot määritellään yhdessä policyssä
• Voidaan automatisoida
‒ kun dokumentti määritellään arkistoiduksi aktivoituu policy

6. DOKUMENTTIEN ARKISTOINTI

7. Käydään läpi tapaukset:
‒ Tapaus 1: halutaan vapauttaa tilaa SharePointista siirtämällä dataa
halvempaan säilytystilaan. Mitä vaihtoehtoja on? Mitä se vaatii?
• Remote BLOB storage
• File Share -> crawl content source, käsityönä (WebDAVin kautta) tai scripti
• Toinen SP farmi -> Content siirto scripti
• Pilvi, scripti tai käsityönä
• DocAve 6, monipuoliset toiminnot.
‒ Tapaus 2: halutaan siirtää tietyt dokumentit pitkäaikaissäilytykseen
erilliseen arkistoon. Mitä vaihtoehtoja on?
• SP Records Center
• DocAve 6
‒ Tapaus 3: dokumentit halutaan vain merkitä recordeiksi (in-place-records
management)
• SP 2010 otb ominaisuus

8. Arkistointi, in-place arkistointi, 1/2
• Records Center – arkistointi
‒ Perustuu sisältölajiin: vastaava sisältölaji pitää määritellä record centeriin ja luoda
arkistontisäännöt
‒ Voi olla useita per farmi
‒ Määritellään Central Adminissa (Send To Connections)
‒ Voi sisältää kymmeniä miljoonia dokumentteja
‒ Voidaan yhdistää useita Records Centereitä yhdeksi repositoriksi -> satoja
miljoonia dokumentteja.
• In-place arkistointi
‒ Kirjastokohtainen arkistointi
‒ Voidaan estää esim. muokkaukset ja tuhoaminen
‒ Blogi, Wiki-sivu, Web-sivu, yksittäinen list item
• Per-Item audit raportti
‒ Yksittäisestä arkistoidusta tiedostosta voidaan ottaa raportti kuka on tehnyt, mitä
ja milloin.

9. Arkistointi, in-place arkistointi, 2/2

10. • Dokumenttimallit kirjastotemplatet
• Kansiot, perusnäkymät, kustom • Offline muokkaus (SharePoint
näkymät Workspaces 2010)
• Versiohallinta • Outlook synkronointi
• Luokitukset • Excel integrointi
• Työnkulut • Resurssien hallintanäkymä (WebDAV)
• Metadata navigointi, taxonomia • powerpoint)
(Tiedostotunnistepalvelu (Document • Office Web Apps, Co-authoring, Office
ID) integration
• Tiedostojoukot (Document Set) • Sähköpostien vastaanottaminen
• Sisällön järjestely-toiminto (Content
Organizer)
• Kirjastotemplatet, omat
MUITA SHAREPOINTIN
KYVYKKYYKSIÄ

11. Dokumenttimallit (Document Templates)
• Sisältölajiin nivoutuva dokumenttipohja
• Office templatet yleisimmin käytettyjä, mutta voi olla periaatteessa
mikä tahansa tiedosto.
• Ilmestyy kirjaston ”Uusi dokumentti” – valikkoon.
• Sisältölajin metatiedot voidaan upottaa valmiiksi myös dokumentin
sisältöön (esim. lomake-tyyppinen asiakirja)

12. Kansiot, perus näkymät, kustom näkymät
• Näkymärajoite: 5000 kohdetta per näkymä (kansio on myös näkymä)
• Voi luoda vastaavan kansiorakenteen kuin levypinnallakin. Kansio ei
tallenna metatietoja.
• Näkymiä voi olla niin monta kuin halutaan. Näkymässä voidaan
filtteroida, ryhmitellä, lajitella, laskea summia ym. metatietojen
perusteella.
• Inline Editing
‒ Rivin metatietoja voidaan editoida suoraan luettelonäkymässä
• Useampien tiedostojen ulos- / sisäänkuittaus (item checkboxes)
• Mobiilinäkymä
• Resouce Throttling
‒ Web Application asetukset CA:ssa
‒ Admineille oma threshold arvo: default 20k
‒ Lookup max arvo: default 8
‒ Isoille queryille ajankohdan määritys

13. Versiohallinta (pää- ja aliversiot)
• Voidaan määrittää pääversiot
1,2,3 jne tai pää- ja aliversiot,
1.0,1.1,1.2, 2.0, 2.1 jne
• Yleensä kannattaa myös määrittää
kuinka monta versiota
tallennetaan.
• Aliversion tietoturvan määritys:
ketkä näkevät aliversiot
• Tiedostojen ulos-kuittauksen
pakottaminen
• Huomioitavaa: jokainen aliversio
vie saman tilan content kannasta
kuin pääversiokin, joten content
kannan koko saattaa herkästi
paisua hyvinkin suureksi.

14. Luokitukset (Rating), 1/2
• Luettelokohtainen määritys
• Luokitus asteikolla 0-5 (tähtiä) sekä luokitusten määrä –
sarakkeet ilmestyvät sisältölajiin.
• Voidaan hyödyntää hakutuloksissa; hae vain luokitellut
dokumentit

15. Luokitukset (Rating), 2/2
• Luokituksen tallentuminen riippuu Servicen ajon aikataulusta:
User Profile Service Application – Social Rating
Synchronization Job

16. Työnkulut (Workflow)
• Disposition approval
‒ Dokumentin vanhentuminen ja hallintakäytännöt
‒ Annetaan loppukäyttäjälle valintamahdollisuus mitä tehdään:
jätetäänkö vai poistetaanko dokumentti.
• Three-state
‒ Aktiivinen – Ratkaistu – Suljettu – tilat
• SharePoint 2010 Designer
‒ Voidaan luoda omia työnkulkuja

17. Metadata navigointi, taxonomia (Managed
Metadata Services)
• Sisältölajiin sidottava kenttä, joka
hakee arvonsa keskitetystä
palvelusta.
• Voi olla useita per sisältölaji
• Samoja taxonimia arvoja voidaan
jakaa SharePoint farmien välille:
yksi keskitetty paikka hallintaan.
• Voidaan luoda metadataan
pohjautuva navigointi
kirjastokohtaisesti: tiedot filtteröityy
automaattisesti luettelossa
klikattaessa metadata navigaation
kohdetta.

18. Document ID
• Sivustokokoelmatasoinen feature
• Jokainen uusi dokumentti saa uniikin identifiointi merkkijonon, ID:n.
‒ ID ”prefix” voidaan määrittää sivuston asetuksissa
• ID ei muutu vaikka dokumentti siirretään kirjastosta toiseen, toiseen
sivustokokoelmaan tai peräti toiseen web applikaationiin (samassa
farmissa, esim. Records Center).
‒ Tiedostoa kopioitaessa kopioitu tiedosto saa uuden ID:n
• Linkki dokumenttiin on muotoa:
http://SP2010Demo/_layouts/DocIdRedir.aspx?ID=MyCustomPrefix-12-2
‒ Voidaan huoletta lähettää s-postilla tai tallentaa suosikkeihin.
• Voidaan hyödyntää myös hakua tietyn dokumentin haussa, jos
tiedetään dokumentin ID.

19. Tiedostojoukot (Document Set)
• Sivustokokoelmatasoinen feature
• Kuin kansio mutta enemmän
‒ Oma etusivu, kustomoitavissa
‒ Voidaan asettaa metatietoja, luoda uusia metatietoja -> haku indeksoi
• Perusideana koota joukko dokumentteja, joilla on samat metatiedot
• Luotaessa uusi tiedostojoukko, voidaan määrittää
oletusdokumenttitemplatet valmiiksi tiedostojoukkoon (esim. tarjous-
pohja, joka sisältää excel sekä word asiakirjoja)

20. Sisällön järjestely-toiminto (Content Organizer)
• Sivustotasoinen feature
• CO:ta voidaan hyödyntää kun halutaan siirtää automaattisesti
dokumentti tiettyyn kirjastoon kun dokumentti ladataan
SharePointiin.
• Voidaan estää lataamasta tietyn tyyppisiä dokumentteja väärään
kirjastoon
• Pakotetaan käyttäjät syöttämään metadatat
• Voidaan pakottaa käyttämään Drop Off kirjastoa, minne kaikki
dokumentit oletusarvoisesti tallentuu ennekuin käyttäjä syöttää
tarvittavat metatiedot. Tämän jälkeen tiettyjen määriteltyjen
sääntöjen puitteissa CO siirtää dokumentin määritettyyn kirjastoon,
joka voi sijaita myös muissa sivustoissa.
• Vaatii säännöt jokaista käytössä olevaa dokumenttikirjastoa kohden,
jonne halutaan automaattisesti dokumentteja siirrettävän.

21. Kirjastotemplatet, omat kirjastotemplatet
• Dokumenttikirjasto
‒ Kaikenlaisten dokumenttien tallennukseen
‒ Document settien tallennus
• Resurssikirjasto (Asset library)
‒ Videoiden, äänitiedostojen, flashien yms. tallennuskirjasto
‒ Videoita voidaan esikatsella ennen sivuille liittämistä
• Kuvakirjasto (Picture Library)
‒ Kuvien tallennuspaikka
‒ Kuvista esikatselukuvakkeet (thumbnail)
‒ Sisällönsyöttövaiheessa näppärästi kuvien upotus sisältöön
• Diakirjasto (Slide Library)
‒ Minimivaatimus PowerPoint 2007, pptx – tiedosto
‒ Pilkkoo automaattisesti ladatun powerpoint tiedoston slaideiksi
‒ Voit koota oman esityksen useista slaideista, jotka alunperin sijainneet useissa eri tiedostoissa.
• Lomakekirjasto (Forms library)
‒ InfoPath lomakkeiden tallennuspaikka
‒ Voidaan määrittää tallentamaan täytetyt lomakkeet esim. eri kirjastoihin
‒ Lomakkeiden Offline käyttö, SharePoint Workspaces
‒ Lomakkeiden digitaalinen allekirjoitus

22. Offline muokkaus (SharePoint Workspaces 2010)
• SharePoint Wokspaces 2010 (Groove vanhalta
nimeltään)
• Voidaan ottaa kokonainen SharePoint sivusto offline –
tilaan (mukaan lukien kaikki kirjastot, joita sivustolla on),
tehdä muutoksia
‒ ”Myynti-Reiskoille”
‒ Muutokset päivittyvät automaattisesti takaisin SharePointiin kun tila
muuttuu Online – tilaksi
• Kirjasto(t) voidaan avata myös asiakkaille Wokspacen
kautta.

23. Outlook synkronointi
• Yksittäinen kirjasto voidaan synkronoida
Outlookin kanssa
• Dokumenttien lisääminen ja muokkaus Outlookin
kautta
• S-postien Drag N Drop suoraan Inboxista
kirjastoon
• Kirjaston ribbonissa nappi
• Offline muokkaus mahdollista

24. Excel integrointi
• Yksisuuntainen synkronointi, kertatapahtuma
• Voidaan luoda kirjaston kohteista Excel luettelo
ja lähettää se vaikka asiakkaalle.
• Kohteille voidaan tehdä Excelissä kaikkea sitä,
mitä Excel mahdollistaa. Muutoksia ei voi tuoda
takaisin SharePoint kirjastoon.
• Kirjaston ribbonissa linkki

25. Resurssien hallintanäkymä (WebDAV)
• Kirjasto avautuu resurssienhallintaikkunassa
aivan kuten normaali kansio
• Drag N Drop kirjastoon suoraan omalta levyltä
tai verkkolevyltä
‒ Tiedostojen massa-tuonti
• Metatietojen syöttö ei mahdollista
‒ Pitää mennä kirjastoon kopioinnin jälkeen ja syöttää käsin
pakolliset metat.
• Kirjaston ribbonissa linkki

26. Office Web Apps, Co-authoring, Office integration
• Office Web Apps
‒ Mahdollistaa Office dokumenttien muokkauksen selaimen kautta
‒ Ei vaadi Office client – sovellusta lainkaan asennettuna käyttäjän
koneelle
‒ Office 2010 Professional Plus lisenssi: konekohtainen tai CAL.
• Mahdollistaa dokumentin samanaikaisen muokkauksen
(co-authoring)
‒ Word: Client ohjelmassa
‒ Excel: Selaimen kautta
‒ PowerPoint: Client ohjelmassa.
• Voidaan tallentaa suoraan Office ohjelmista
dokumentteja SharePoint kirjastoon

27. Sähköpostien vastaanottaminen
• Kirjastokohtainen s-postiosoite määriteltävissä
• Voit lähettää Outlookista suoraan s-postin kirjastoon
laittamalla kirjaston s-postisoitteen vastaanottaja-
kenttään
• Central Adminissa määriteltävä SharePoint
vastaanottamaan s-posteja
• S-postin liitteiden vastaanottaminen voidaan määrittää
erikseen
‒ Omiin kansioihin, samalle tasolle jne

28. KIITOS
Lisätietoja:
Microsoft MSDN (http://msdn.microsoft.com)
Jukka Kotamäki (jukka.kotamaki(at)meteoriiti.com)