1. Propuesta de prototipo de administración de la
información en una biblioteca virtual
David Ramírez y Leonardo Ramírez
Noviembre de 2009
"Las riquezas no consisten tanto en la posesión de los bienes como
en el uso que de ellos se hace". Demócrito.
¾Qué se busca?
Plantear una propuesta para administrar la información en una bibliote-
ca virtual basados en los tres componentes estructurales de la administración
teniendo en cuenta las tendencias actuales y los siete principios de la adminis-
tración propuestos por Peter Drucker.
Marco teórico
Los tres componentes estructurales de la administración abarcan la teoría,
la organización y la dirección.
La teoría:
1
Diez , hace referencia a Peter Drucker y el paradigma de la gestión del co-
nocimiento al presentar este último, el conocimiento, como un recurso necesario
para generar desarrollo en las organizaciones.
Entendemos que la teoría es la base conceptual en la que fundamentamos
nuestra propuesta, las leyes y políticas que regirán nuestra gestión y jarán el
norte del proyecto, así como el conocimiento del cual disponemos para realizar
cada una de las labores especícas de la organización; labores que se realizarán
de acuerdo al saber que cada uno tenga y pueda adquirir al desenvolverse en su
rol independientemente de cuál sea.
1 DIEZ CARRERA, Carmen. Administración de unidades informativas: Concepto e histo-
ria. Trea, 2002. p. 91
1

2. Organización:
2
Según Zerilli , es la combinación de los medios humanos y materiales dis-
ponibles, en función de la consecución de un n, según un esquema preciso de
dependencias e interrelaciones entre los distintos elementos que la constituyen.
Entendemos que es la manera como distribuimos nuestros recursos físicos,
materiales y humanos, los relacionamos y otorgamos una labor en busca de un
objetivo común.
La dirección
3
Según McFarland , quien ejerce la dirección es el Miembro de una organiza-
ción cuyas tareas, deberes y responsabilidades incluyen la supervisión de otras
personas.
Entendemos la dirección como una de sus responsabilidades, mas no la única.
Esto quiere decir que el director no solo supervisa a otras personas sino que
además debe encargarse de labores de planeación y proyección de su área o
dependencia. Esto con el n de que en la esencia misma de la dirección se piense
en el progreso y crecimiento en las tareas a ejecutar.
Los siete principios de la administración
Por otra parte los siete principios de la administración que muestra Drucker
a través de Diez
4 son:
1. La administración trata de seres humanos
2. La administración se ocupa de la integración de la gente en una empresa
común, está hondamente anclada a la cultura.
3. Cada empresa necesita objetivos simples, claros y unicados.
4. También es tarea de la administración capacitar a la empresa y a cada
uno de sus miembros a crecer y desarrollarse a medida que cambien las
necesidades y las oportunidades.
5. Cada empresa está compuesta por gente con diferente cualicación y co-
nocimiento que hace diferentes tipos de trabajo.
6. Ni la cantidad de producto ni el balance de resultados son por si mismos
una medida adecuada de rendimiento de la dirección y de la empresa.
7. El resultado de una empresa es un cliente satisfecho.
2 ZERILLI, Andrea. Fundamentos de organización y dirección general. En: DIEZ CARRE-
RA, Carmen. Ibid. p. 99
3 MCFARLAND, D.E. Denición de directivos. En: DIEZ CARRERA, Carmen. Ibid. p.
101
4 DIEZ CARRERA, Carmen. Administración de unidades informativas: Concepto e histo-
ria. Trea, 2002. p. 97
2

3. Biblioteca virtual
5
Para aclarar el término recurrimos a Saorín Pérez , quien dene la virtuali-
dad como la creación de escenarios de interacción que simulan la realidad física
o la inventan, especialmente mediante la inclusión de las tres dimensiones del
espacio. Para llegar a escenarios virtuales tridimencionales debemos primero
reforzar la biblioteca digital que puede luego ofrecer sus servicios en entornos
tridimensionales mediante protocolos de comunicación entre las bases de datos
que almacenen la información y la interfaz (tridimensional o no) a la que se vaya
a presentar.
El prototipo de administración de una biblioteca
virtual
El prototipo aquí presentado está basado en el cuarto principio de la ad-
ministración (la capacitación), pero pensando en un efecto de bola de nieve
porque si bien es cierto que como indica el tercer punto (se necesitan objetivos
simples, claros y unicados), no podemos descuidar el planteamiento que reali-
zamos sobre la dirección como componente estructural de la administración. Los
objetivos simples serán planteamientos macro para interpretar y solucionar un
problema, en este caso concreto la administración de una biblioteca virtual, pe-
ro a medida que especicamos las tareas requeridas tornamos a planteamientos
micro que deberán realizarse por personal especializado. Como lo menciona el
punto uno: estamos hablando de seres humanos que si bien pueden tener acceso
a vastas fuentes de información no tienen la facilidad de acceder a igual propor-
ción de conocimiento; razón por la cual se enuncuia el punto seis y la necesidad
de personal cualicado.
Primeros pasos: ¾Qué tenemos?
Para poder aplicar la teoría y la organización, componentes estructurales
de la administración, primero debemos hacer un análisis DOFA (Debilidades,
Oportunidades, Fortalezas y Amenazas) y un inventario de recursos materiales
e inmateriales para saber qué podemos organizar. Esto nos dará el alcance del
proyecto, o al menos un acercamiento a las posibilidades de crecimiento.
Entre las tareas que identicamos como necesarias para la administración
de cualquier unidad de información, en términos generales se require:
Documentar procesos.
Crear manuales y portafolio de servicios.
Realizar inventario de documentos.
5 SAORÍN PÉREZ, Tomás. Modelo conceptual para la automatización de bibliotecas en el
contexto digital. Tésis doctoral. Universidad de Murcia, Facultad de Ciencias de la documen-
tación . Departamento de Información y dDocumentación. p. 61.
3

4. Revisar el estado de los derechos de autor.
Revisar el sistema de adquisiciones.
Revisar el estado de las suscripciones a revistas y bases de datos o servicios
anes.
Revisar sistema de catalogación.
Revisar el sistema de servicio de atención al usuario.
Revisar los roles de los usuarios de la biblioteca
Generación de informes y estadísticas
Una vez realizada esta recuperación de información que puede incluir entre-
vistas, revisión de procesos, de documentación o de campo debemos extraer la
mayor cantidad de conocimiento sobre la organización, para que sean bases su-
cientes para realizar la arquitectura de información, bien sea total o parcial a
los procesos que se requira.
Arquitectura de información total cuando ninguno de estos procesos se lleva
a cabo o cuando su estado es precario o inexistente. Parcial cuando deben re-
tomarse procesos o realizar reingeniería para optimizarlos. Es decisión de cada
directivo optar por uno u otro, siempre basándose en el producto de una buena
minería de datos.
Contextualizando el problema: ¾Dónde estamos?
En la arquitectura de información denimos procesos, funcionalidad, visua-
lización de datos; así como su búsqueda y recuperación. Elegimos herramientas,
modelos de solución de problemas y perles de usuario. Planteamos soluciones
para el exterior e interior de la organización, la interdependencia de la unidad
de información con las demás áreas que interactúan con ella.
Trabajando en ambientes propícios
Se revisa el sistema desde el punto de vista de su funcionamiento (persona-
máquina y máquina-máquina), pero teniendo en cuenta los dos primeros princi-
pios de la administración debemos ver también el sistema como una interacción
de personas (persona-persona) y la inuencia de la cultura en cada individuo
que hace parte de la organización, su ritmo de trabajo, fortalezas, debilidades
y se debe buscar el ambiente propício para que todo el equipo maximice su
rendimiento y se sienta cómodo trabajando.
Entre las propuestas actuales están el uso de horarios exibles, para que ca-
da persona distribuya su tiempo como mejor le parezca para que pueda realizar
todas sus actividades sin que intereran con su vida personal. Puede plantear-
se horarios en el que todo el equipo esté presente debido a que debe existir
interacción, pero puede haber horarios exibles de entrada y salida del lugar
de trabajo. De esta manera puede apoyarse a madres o padres de família, que
4

5. requieran asistir a actividades relacionadas con sus hijos o personas que estu-
dien o aquellos que realicen otras actividades. El mejorar la calidad de vida de
las personas aumenta su productividad, así cumpliremos el punto siete de los
principios de la administración: El cliente interno estará satisfecho y su buena
labor repercutirá en la satisfacción del cliente externo. Como menciona Larry
6
Page , cofundador de Google quien usa un modelo centrado en el usuario We
don't just want you to have a great job. We want you to have a great life. We
provide you with everything you need to be productive and happy on and o
the clock.
Se debe realizar análisis de usuarios para vericar la usabilidad del sistema,
la interacción, los grados de dicultad que pueda presentar el acceso a la in-
formación, también análisis de optimización de procesos para denir tiempos y
movimientos, rutas de proceso y posible cambio de estratégias para realizar más
tareas en menor tiempo mediante diagramas PERT-CPM.
Una vez hemos denido la organización, las labores que realizará cada miem-
bro del equipo y las políticas de trabajo de la entidad debemos analizar el con-
texto donde nos movemos.
Alejandro Piscitelli
7 habla del trabajo por proyectos, siguiendo modelos edu-
punks donde las personas plantean propuestas de trabajo y se agrupa con aque-
llas cuyas destrezas vayan acorde con lo que requiere el proceso para aprender e
intercambiar conocimiento. Esto evidencia la calidad interdisciplinaria que de-
ben tener las organizaciones. Por otro lado se requieren espacios de trabajo que
permitan movilidad, espacios planeados para reuniones entre grupos que varían
su tamaño, objetivo y labores. Así cambiaríamos la idea de ocinas para traba-
jar en talleres donde los integrantes del equipo se unen y separan dependiendo
de los proyectos en los que estén inmersos. Modelos como las ocinas de Google
8
muestran formas creativas de trabajo.
Sobre los derechos de autor
La biblioteca virtual tiene una naturaleza digital, un entorno que ha sufrido
grandes modicaciones por la facilidad de producción de información, así como
su duplicación y ujo. Es por esto que se plantean nuevos estándares para licen-
ciar obras intelectuales como Creative Commons, un modelo que permite a los
creadores de contenidos manifestar los permisos que quiere ceder o mantener en
sus obras para que puedan compartirse en la red bajo ciertas limitaciones. Esto
permite que la reproducción pública, copia y modicación de contenidos. Las
licencias de Creative Commons permiten copiar, distribuir y comunicar públi-
camente la obra y su creador puede reclamar algunos derechos como:
Reconocimiento: Debe reconocer los créditos de la obra de la manera es-
pecicada por el autor o el licenciador (pero no de una manera que sugiera
6 http://www.google.com/intl/en/jobs/joininggoogle/hiringprocess.html
7 PISCITELLI, Alejandro y SCOLARI, Carlos. Seminario sobre comunicación
y cultura
digital. Octubre 9 de 2009. Ponticia Universidad Javeriana.
8 GOOGLE. Jobs. [en línea]. [consultado 13 de nov. de 2009]. Disponible en
http://www.google.com/intl/en/jobs/index.html
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6. que tiene su apoyo o apoyan el uso que hace de su obra) .
9
Compartir bajo la misma licencia. Si transforma o modica esta obra para
crear una obra derivada, sólo puede distribuir la obra resultante bajo la
misma licencia, una de similar o una de compatible
10 .
No comercial. No puede utilizar esta obra para nes comerciales
11 .
Sin obras derivadas. No se puede alterar, transformar o generar una obra
derivada a partir de esta obra
12 .
Estas licencias por lo general siempre se usan con Reconocimiento para darle
los créditos a su creador y una o varias de las otras, teniendo en cuenta que
Compartir bajo la misma licencia y Sin obras derivadas son mutuamente
excluyentes. Esto quiere decir que al permitir compartir bajo la misma licencia
se permitirá la modicación de la obra, es decir, creación de trabajos derivados
mientras que Sin obras derivadas permite que las obras no se modiquen sino
que se compartan en la red tal como fueron concebidas eliminando todas las ca-
racterísticas de Compartir bajo la misma licencia. Por ejemplo pueden usarse
combinaciones de licencias como Reconocimiento - No comercial, Reconoci-
miento - No Comercial - Sin obras derivadas que generan diversas gamas de
permisos para quien quiera compartir el trabajo en la red y eventualmente mo-
dicarlo y producir nuevos trabajos. La cláusula de Compartir bajo la misma
licencia crea un efecto viral en las obras, haciendo que la licencia se duplique
a medida que las obras se modican.
El uso de licencias abiertas permite que los documentos puedan ser consul-
tados y compartidos en la red sin necesidad de pedir permisos escritos como
comúnmente se hace. Esto permite que haya mayor agilidad en el acceso a la
información y mayor libertad para acceder a los documentos sin necesidad de
pagar por gastos extra al titular de los derechos patrimoniales. Al usar este tipo
de documentos podemos implementar protocolos de comunicación como el OAI-
PMH para crear interoperabilidad, donde un usuario puede realizar búsquedas
de información en sistemas distribuidos y si el contenido consultado usaeste tipo
de licencia no hay problema en reproducir el material en otro sitio web diferente
al que hospeda al documento. Internamente los documentos deben usar meta-
datos en Dublin Core y el sistema debe tener algoritmos de compatibilidad de
contenidos, que dependiendo del cumplimiento de estándares puede realizarse
con mayor o menor dicultad.
9 http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/es/deed.es
10 http://creativecommons.org/licenses/by-sa/3.0/es/deed.es
11 http://creativecommons.org/licenses/by-nc/3.0/es/deed.es
12 http://creativecommons.org/licenses/by-nd/3.0/es/deed.es
6

7. Sobre la investigación en tecnologías
Desde el punto de vista organizacional Arias Ordóñez
13 plantea que la bi-
blioteca digital debe tener:
Administrar una colección de materiales digitalizados
Administrar la difusión de contenidos
Administrar la investigación de las TIC's, estándares y usuarios
Administrar el área de producción tecnológica
Este planteamiento implica que las adaptaciones y mejoras al software debido al
tercer punto, investigación de las TIC's, donde el software usado debe ser libre
para que pueda modicarse el código fuente, para adaptarlo a las necesidades de
la unidad de información y tener la libertad de distribuirlo de manera gratuita
y compartir avances con la comunidad de desarrolladores. Por ejemplo puede
usarse como catálogo PMB
14 , un software libre que permite su modicación
y adaptación, además de ser gratuito y brindar módulos de administración,
catalogación, préstamos y diseminación selectiva de información.
Otra ventaja de trabajar con software libre es que puede modicarse la
interfaz del usuario para cumplir estándares de accesibilidad, permitiendo que
la información que la biblioteca ofrece llegue a una mayor cantidad de usuarios.
Para este propósito la biblioteca deberá cumplir en su totalidad una prioridad
A de las normas WAI de accesibilidad y algunas AA y AAA. Esto implicará
que los documentos en formato PDF deberán ser PDF's accesibles.
Una propiedad de las topologías de redes es que aplanan de cierta forma la
jerarquización, permitiéndonos ser más cercanos a nuestros usuarios para aten-
der sus sugerencias y solicitudes. Por tal motivo deben planearse canales de
comunicación entre la biblioteca y los usuarios en redes sociales, esto permite
que las bibliotecas vayan a donde el usuario esta y ofrezcan servicios mediante
mashups o que sus servicios puedan extenderse a otros lugares en la web. Si
además se logra gran cantidad de licenciamiento de documentos bajo modelos
libres puede permitirse a más usuarios el acceso a la información de la biblio-
teca. El uso de software libre puede permitir el desarrollo de APIs
15 a terceros
para que implementen soluciones a sus necesidades de información especíca
contando con el repositorio de la biblioteca virtual.
Planicando: ¾A dónde vamos?
La idea es generar interoperabilidad, que la biblioteca reciba consultas super-
ciales y profundas. Entendiendase búsquedas superciales a aquellas búsquedas
13 ARIAS ORDOÑEZ, José de Jesús. Analisis para la creación, organización y desa-
rrollo de la biblioteca digital de Colombia. http://www.tdr.cesca.es/TDR-1217108-
143118/index_cs.html
14 http://www.sigb.net/index.php?page=secteursid_rubrique=2lang=es
15 Por ejemplo, pueden verse estas API's en Ajax para Google:
http://code.google.com/intl/es-AR/apis/ajax/
7

8. que ocurren por los usuarios interactuando con la interfaz de la biblioteca y bús-
quedas profundas a aquellas búsquedas realizadas por otras bibliotecas a través
de sistemas federados.
Actualmente no hay muchas bibliotecas virtuales debido a los requerimientos
técnicos de ambientes virtuales tridimensionales como Second Life u OpenSim
16
no siempre se tienen; sin embargo, la implementación de una biblioteca virtual
requiere que el OPAC (Online Public Access Catalog o catálogo en línea) y
todos los servicios que tiene una biblioteca digital para luego, mediante mashups,
presentar sitios web en ambientes tridimensionales. Si continuamos con nuestra
losofía de uso de software libre y material abierto deberíamos inclinarnos por
usar Opensim para diseñar allí las edicaciones y los servicios que se prestarán,
debido que para construir en Second Life deberíamos encontrar un sandbox
(lugar para construir) que por lo general es bastante restrictivo o comprar un
terreno, lo que aumentaría los gastos. Dicho terreno puede trabajarse de manera
gratuita mediante Opensim y una instalación local para pruebas, que puede
exportarse a un servidor dedicado.
El funcionamiento de nuestra biblioteca virtual en el metaverso consiste en
un diseño tridimensional cómodo para nuestros usuarios, que accederán al sitio
a través de sus avatars o representaciones tridimensionales. La biblioteca debe
tener espacios de lectura, salas de conferencia, salas de proyección de video, salas
de reproducción de música u otros archivos de audio, lugares de esparcimiento
como cafeterías, inclusive pistas de baile y auditorios para conciertos. El diseño
de estos espacios evidentemente requerirá un diseñador en 3D, un arquitecto
o ingeniero civil en el equipo. El acceso a los documentos se realiza mediante
el mismo OPAC que un usuario puede consultar en internet, con la diferencia
que se adaptará para que aparezca en una pantalla del metaverso mediante
API's. Los servicios serán muy similares a los de nuestra biblioteca digital (no
tridimensional, accesible a través de un navegador), lo que hacemos es crear
puentes que permitan visualizar los datos de la biblioteca digital en nuestra
biblioteca virtual.
Cabe anotar que todos los servicios tradicionales como catalogación, refe-
rencia, aquisiciones y demás funcionarán de la misma forma que una biblioteca
física, con la diferencia que se trabaja contra interfaces diferentes. El punto
clave del funcionamiento de la biblioteca virtual es el acceso abierto debido a
que tenemos todas las herramientas para planicar un sistema robusto de co-
municación y presentación de información y desafortunadamente por problemas
legales puede restringirse el acceso totalmente. Como dice Demócrito: Las ri-
quezas no consisten tanto en la posesión de los bienes como en el uso que de
ellos se hace. ¾De qué nos sirve tener sistemas interoperables si tenemos una
cultura de posesión documental? Puede ahorrarse mucho trabajo al reutilizar in-
formación. Nuestra capacidad de desarrollo puede aumentar considerablemente
al compartir información.
16 http://opensimulator.org/wiki/OpenSimSpanish
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