Praxistage Interne Kommunikation

1. Lutz Hirsch
Praxistage Interne Kommunikation
INTRANET MIT MS SHAREPOINT

3. 3
IHRE FULL SERVICE INTRANET AGENTUR
Integrierte Kommunikation und Zusammenarbeit von der Architektur über die Umsetzung bis zum Change.
IT-Integration und
Entwicklung
Die Basis
für alle Intranets
Kommunikation und
Verankerung
GRÜNDUNG:
März 2003,
heute 45 Mitarbeiter
STANDORTE:
Hamburg, Düsseldorf, Berlin
ERFAHRUNG:
In über 150 Projekten Intranets
für mehr als 1 Millionen
Menschen umgesetzt

4. 4
EIN AUSZUG UNSERER KUNDEN

5. 5
EIN KLEINES SPIEL ZUM AUFWÄRMEN
Geschäftsabschluss in Russland

6. 6
DAS BILD IN UNSEREM KOPF

7. 7
WIE ES WIRKLICH WAR

8. 8
EIN KLEINES SPIEL ZUM AUFWÄRMEN
Intranet mit MS SharePoint

9. 9
EIN KLEINES SPIEL ZUM AUFWÄRMEN

10. 10
DEN RICHTIGEN SCHWERPUNKT FINDEN
Reduktion auf wesentliche Funktionen oder High-End-Workplace?

11. 11
PLANEN: START
Am Anfang werden die Anforderungen systematisch erfasst & priorisiert
Workflows
Publishing
Dokumente
Zusammenarbeit
Interaktion
Taxonomie
Suche

12. 12
PLANEN: ANFORDERUNGSVERTEILUNG
Moderne Intranets fokussieren redaktionelle Inhalte, Interaktion & Zusammenarbeit
Publishing
& Struktur 20%
Prozesse
10% Zusammenarbeit
20%
Dokumente
20%
Suche &
Taxonomie
30%

13. WAS MITARBEITER SICH WÜNSCHEN
Nutzer wollen finden und nicht suchen (Erfahrungen aus 34 Projekten von HIRSCHTEC in den Jahren 2013-2015).
13
Gewinner
Top 3
0 25 50 75 100
Wiki
Prozesse
Interaktion
Blog
Zusammenarbeit
Redaktionelle Inhalte
Personalisierung
Struktur
Suche 2015
2014
2013

14. ON-PREMISE, CLOUD ODER HYBRID
Jedes technische Szenario bietet Vor- und Nachteile.
14
1. On-Premise 2. Cloud 3. Hybrid
+ Tiefe Integration in
Prozesse möglich
+ Anbindung an andere
Systeme
- Höhere Kosten
- Mobile Szenarien schwer
abbildbar
- In der Regel kein externer
Zugriff
+ Stets aktueller Stand der
Technologie
+ Schneller Rollout
+ Externer Zugriff
+ Mobile Szenarien
- Kurzfristige Updates
- Strengere
Rahmenvorgaben
Microsoft (z.B.
Masterpage)
+ Vereint Vorteile von On-
Premise und Hybrid je
nach Anforderung
- Höhere Komplexität

15. 15
EINORDNUNG IN DIE INTRANET-LANDSCHAFT
Anschließend werden die Tools ausgewählt, die am besten zu den Anforderungen passen
Varianten
Enterprise
Intranet
Intranet Suite Social Intranet Mobile & Add-Ons
LösungenZiele
die Tanker für
komplexe,
internationale
Strukturen
das Schweizer
Taschen-Messer
die Speedboote
für Kommuni-
kation & Ideen-
austausch
Die Ergänzung für
smarte Intranets

16. • Startseitenoptimierung
• Yammer-Integration
• Sehr günstig
• Social Collaboration
• On-Premise
• Starker Fokus auf Communities
• Social Intranet & Dashboards
• Cloud
• Yammer-Integration
SHAREPOINT MIT ADD-ON
Für unterschiedliche Szenarien die passende Lösung.
16

17. WARUM EIN ADD-ON?
Sicherung der Upgrade-Fähigkeit und Reduzierung der Projektkosten
17
SP 2013
Individuelle Entwicklungen und
Add-In:
Add-On:
Anpassungen
direkt in SP
SP 2013 SP 2016
Add-On Add-On
SP 2016
Anpassungen
direkt in SP

18. WELEDA (OFFICE 365 HYBRID)
18
Steckbrief:
• Office365 + Yammer + SP 2013
• Design ist nah am Standard
• Mehrere redaktionelle Elemente
neben Unternehmensnews
• Yammer ersetzt interaktive
Elemente
• Verlinkt auf Wiki-Umgebung,
basierend auf SharePoint On-
Premise

19. SHAREPOINT MIT BEEZY: TEAMSITES
Verbindung von Publishing Information, Collaboration und Communication (Yammer).
19
Steckbrief:
• SP2013 + SP2016.
• SharePoint Add-On mit innovativer
Informationsbereitstellung.
• Alle Inhalte an einer Stelle schnell,
einfach und interaktiv.
• Deutliche Erhöhung der
Benutzerfreundlichkeit für
Kollaborationsszenarien.

20. SHAREPOINT MIT UNILY
20

21. SHAREPOINT MIT VALO
21

22. 22
TRENDSTUDIE ‚ARBEIT 4.0“ (STEPSTONE 2015)
Zahlen zur Kommunikationsarbeit
„27 E-Mails pro Tag“
„1,6 Stunden pro Tag in
Meetings“ „17 Tage pro Jahr auf
Reisen“
„11 Telefonate pro Tag“
4,5 Stunden pro Tag sind ‚Kollaboration‘

23. 23Anforderungen in der Arbeitswelt (% der Teilnehmer, die eine Zunahme erleben)
54
47
33
33
25
Arbeitstempo
Komplexität von
Projekten
Anzahl von
Personenkontakten
Anzahl der E-Mails
Zeit für Meetings
TRENDSTUDIE ‚ARBEIT 4.0“ (STEPSTONE 2015)

24. KOLLABORATION ‚KLASSISCH‘
24

25. 25
KOLLABORATION NEU
Die Geschäftsführung als Vorbild

26. 26
SHAREPOINT SUCHE
Eine der größten Stärken von SharePoint

27. DIE HERAUSFORDERUNGEN BEI SHAREPOINT
Viele Module mit großen Schnittmengen – den richtigen Anwendungsfall finden 27
Office Groups
• Teamsite
• Kalender
• Dokumente
• OneNote
Yammer
• Feed
• Profil
• Tags
• Suche
• Groups
• Dokumente
SharePoint
• Publishing
• Newsfeed
• Profil
• Taxonomie
• Suche
• Dokumente
• Listen
• Workflows

28. DIE HERAUSFORDERUNGEN BEI SHAREPOINT
Die Anwendungsfälle in der Intranet-Landschaft im Blick halten 28
Publishing Teamsites Office
Groups
Newsfeed Yammer Mail SAP-Portal
A
B
C
D
E
...

29. DIE HERAUSFORDERUNG BEI SHAREPOINT
29

30. ÜBERSICHT: PROJEKTPHASEN
Das Intranet startet mit „Wow“ und verankert sich immer weiter in den Arbeitsabläufen
30
INITIALISIERUNG DETAILKONZEPT ENTWICKLUNGSPHASEN
KOMMUNIKATION & SCHULUNG
Struktur &
Design
Redaktion
Roadmap
Interaktion
• Publishing
• Collaboration
• Suche
• mySite
• Mobile 1.0
• Interaktion
Ziele
Applikationen
Personali-
sierung
Taxonomie und
Suche
Collaboration
Anforderungen
Intranet-
Landschaft
Mobile
• Publishing 2.0
• Communities
• Newsfeed 2.0
• Mobile 2.0
• Applikationen
• Suche 2.0
• Online-
Lexikon
• Skype
• Fachbereiche
1 2 3

31. ZEITPLAN
Der kritische Pfad ist die Verabschiedung des Detailkonzeptes
31
Okt Nov Dez Q1
2017
Q2 Q3 Q4 Q1
2018
Initialisierung
Detailkonzeption
Umsetzung Phase 1
Umsetzung Phase 2
Umsetzung Phase 3
Schulung
Kommunikation
& Change
Projektmanagement
M3: Umsetzungspahse 1 ist
geplant
M4: Release 1.0 ist live
M1: Ziele und Roadmap sind
verabschiedet
M2: Kommunikationsplan ist
verabschiedet

32. ERFOLGSFAKTOREN
Coaching und klarer Anwendungsfall 32
Produktivität
Zeit
Kommunikation: Warum? Welcher Vorteil?
Leuchttürme aus der Praxis +
Schulung der Kernfunktionen
Coaching

33. 33
DENKANSTOSS