GESTIÓN DOCUMENTAL II 
TRABAJO 
AUTOR 
LINO HOKER PADILLA 
GRUPO G4 
TUTOR 
LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ 
UNIVERSIDAD DEL QUI...
INTRODUCCIÓN 
Los sistemas de gestión documental son programas de gestión de bases de datos que 
disponen de una tecnologí...
OBJETIVO GENERAL 
Tener un conocimiento amplio de las generalidades que poseen los sistemas de 
información, puesto que es...
2. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 
Conjunto de operaciones y de técnicas, integradas en la gestión administrativa general, ...
2.2 REQUISITOS QUE SE DEBEN TENER EN CUENTA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN 
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 
FUNDAMENTALES O B...
2.2 REQUISITOS QUE SE DEBEN TENER EN CUENTA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN 
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 
DE ENTRADA DE DOC...
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SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 
DE ALMACENAMIENTO...
2.2 REQUISITOS QUE SE DEBEN TENER EN CUENTA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN 
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 
DE BUSQUEDA DE DO...
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SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 
DE VISUALIZACIÓN ...
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SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 
DE MODIFICACIÓN D...
3. FASES QUE SE DEBEN DE TENER EN CUENTA DENTRO DEL PROCESO DE IMPLANTACIÓN 
DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE ARCHIVOS. 
FASES AC...
3. FASES QUE SE DEBEN DE TENER EN CUENTA DENTRO DEL PROCESO DE IMPLANTACIÓN 
DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE ARCHIVOS. 
FASES AC...
3. FASES QUE SE DEBEN DE TENER EN CUENTA DENTRO DEL PROCESO DE IMPLANTACIÓN 
DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE ARCHIVOS. 
FASES AC...
4. GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE ACUERDO CON EL 
DECRETO 2609 DE 2012. 
GENERALIDADES EXPLICACIÓN 
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4. GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE ACUERDO CON EL 
DECRETO 2609 DE 2012. 
GENERALIDADES EXPLICACIÓN 
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5. CARACTERISTICAS DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL 
(DECRETO 2609 DE 2012) 
CARACTERISTICAS EXPLICACIÓN 
CONFORMIDAD...
5. CARACTERISTICAS DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL 
(DECRETO 2609 DE 2012) 
CARACTERISTICAS EXPLICACIÓN 
GESTIÓN DIS...
6. ENTIDAD VISITADA, GOBERNACIÓN DE SAN ANDRÉS, PROVIDENCIA 
Y SANTA CATALINA 
Funcionarios que atendieron la visita: 
Ces...
6. ENTIDAD VISITADA, GOBERNACIÓN DE SAN ANDRÉS, PROVIDENCIA 
Y SANTA CATALINA 
SICO MODULOS DE CORRESPONDECIA Y ARCHIVO 
L...
6. ENTIDAD VISITADA, GOBERNACIÓN DE SAN ANDRÉS, PROVIDENCIA 
Y SANTA CATALINA 
Desde la Oficina de Archivo y Correspondenc...
6. ENTIDAD VISITADA, GOBERNACIÓN DE SAN ANDRÉS, PROVIDENCIA 
Y SANTA CATALINA 
MODULO DE CORRESPONDENCIA 
El proceso de re...
6. ENTIDAD VISITADA, GOBERNACIÓN DE SAN ANDRÉS, PROVIDENCIA 
Y SANTA CATALINA 
MODULO DE ARCHIVO 
El Modulo de Archivo o G...
6. ENTIDAD VISITADA, GOBERNACIÓN DE SAN ANDRÉS, PROVIDENCIA 
Y SANTA CATALINA 
¿Qué se ha tenido en cuenta para la preserv...
CONLUSIONES 
Con este trabajo podemos concluir que los sistemas de información son una herramienta 
esencial en el logro d...
BIBLIOGRAFIA 
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Sistemas de Gestión Documental
LINO HOOKER PADILLA
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Gestión documental ii trabajo 2014

  1. 1. GESTIÓN DOCUMENTAL II TRABAJO AUTOR LINO HOKER PADILLA GRUPO G4 TUTOR LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA SAN ANDRÉS, ISLA, COLOMBIA 2014
  2. 2. INTRODUCCIÓN Los sistemas de gestión documental son programas de gestión de bases de datos que disponen de una tecnología idónea para el tratamiento de documentos científicos, culturales y técnicos. Estos sistemas difieren en aspectos fundamentales de los de gestión de bases de datos convencionales, o de aplicación general, que se utilizan para la gestión de documentos administrativos . La industria informática, por motivos de marketing o, simplemente, por mal conocimiento del sector, ofrece como documentales soluciones que sirven perfectamente para gestionar documentos administrativos, pero no para gestionar documentación científico-técnica. Por otro lado, en los departamentos de informática de las empresas, es frecuente que el personal informático desconozca el hecho de que existen programas especialmente diseñados para ese tipo de documentos y, normalmente, tienden a imponer aquellas soluciones que conocen bien, pero que no proporcionan a los documentalistas las herramientas adecuadas para su trabajo.
  3. 3. OBJETIVO GENERAL Tener un conocimiento amplio de las generalidades que poseen los sistemas de información, puesto que estamos un mundo globalizado y hay mucha competencia entre los desarrolladores de estas herramientas. OBJETIVOS ESPECIFICOS • Conocer los requisitos para la su implementación de un SGD • Investigar sobre las fases del proceso de implantación del Sistema de Gestión de Archivos. • Analizar las generalidades del sistema de Gestión Documental de acuerdo con el Decreto 2609 de 2012. • Entender las características de los sistemas de Gestión Documental de acuerdo a la normatividad existente.
  4. 4. 2. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Conjunto de operaciones y de técnicas, integradas en la gestión administrativa general, basadas en el análisis de la producción, la tramitación y los valores de los documentos, que se destinan a la planificación, el control, el uso, la conservación y la eliminación o la transferencia de los documentos a un archivo, con el objetivo de racionalizar y unificar su tratamiento y conseguir una gestión eficaz y rentable.
  5. 5. 2.2 REQUISITOS QUE SE DEBEN TENER EN CUENTA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL FUNDAMENTALES O BASICOS • La escalabilidad, o capacidad que tendrá el sistema de crecer en el tiempo sin perder calidad en los servicios ofrecidos. • La tolerancia a fallos, es decir, seguir funcionando aunque se haya producido una avería en alguno de sus componentes. • Disponibilidad en múltiples plataformas de hardware con distintos sistemas operativos; permitiendo su administración local y remota a través de navegadores web. En este caso se debe evaluar la seguridad para evitar que otras personas puedan acceder y operar en sistema. • Que cuente con herramientas de desarrollo, preferentemente en estándares abiertos y que se tenga un excelente soporte técnico.
  6. 6. 2.2 REQUISITOS QUE SE DEBEN TENER EN CUENTA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE ENTRADA DE DOCUMENTOS AL SISTEMA • Que el sistema permita distintos dispositivos de entrada como disco duro, Cd-rom, DVD, escáner -con OCR por zonas-, fax-módem, entre otros. • Que soporte distintos formatos de entrada (incluso multimedia), previniendo que el sistema esté preparado para soportar nuevos formatos. • Contar con un procedimiento automático de entrada masiva y control de errores. DE INDEXACIÓN DE DOCUMENTOS EN EL SISTEMA No está por demás indagar si el sistema permitirá indexación manual o automática y si cuenta con capacidad para realizar resúmenes automáticos y su nivel de efectividad. Además conocer los distintos criterios de indexación (pesos, frecuencias de aparición, lingüísticas, estadísticas, tesauros, entre otros).
  7. 7. 2.2 REQUISITOS QUE SE DEBEN TENER EN CUENTA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS • Se debe comprobar que el sistema documental tenga la capacidad de almacenar documentos digitales por lo menos en su formato original, y en base a técnicas de comprensión avanzadas. • Que el sistema permita seguir una estructura jerarquizada de almacenamiento carpetas,…) que pueda configurarse para ajustarla a la estructura de la entidad. • Que el sistema permita almacenar un gran volumen de datos, permitiendo dimensionar el sistema de ficheros y la base de datos utilizada, usando para ello estándar de base de datos que puedan estar trabajando de forma distribuida. • Que permita definir backups o copias de seguridad periódicos de las bases de datos. • Que permita un sistema de almacenamiento de históricos, en base a criterios de expurgo.
  8. 8. 2.2 REQUISITOS QUE SE DEBEN TENER EN CUENTA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE BUSQUEDA DE DOCUMENTOS Es uno de los requisitos más importantes ya que el sistema no será útil si no es capaz de aportar los documentos con su información en el momento oportuno. • El sistema debe contar con un motor de búsqueda eficiente; búsquedas simultáneas; permita búsqueda jerarquizada (navegación multinivel a través de carpetas, …), búsqueda por atributos (título, tema, tipo de documento, fecha, autor,…), búsqueda en texto íntegro, búsquedas lógicas y posicionales, búsqueda por palabras truncadas, búsqueda de variaciones singular/plural, búsqueda sensible minúscula/mayúscula, búsqueda con tesauros, búsqueda con hipertextos, búsqueda difusa (versiones extendidas de un término), búsqueda en lenguaje natural, y búsqueda en distintas bases de datos distribuidas. • Todas las búsquedas deben poder almacenarse y ampliar la búsqueda en Internet, completando la información de la entidad con la información en red. • El sistema debe soportar gran número de búsquedas simultáneas, de no ser así, lo más seguro es que no servirá para largo plazo.
  9. 9. 2.2 REQUISITOS QUE SE DEBEN TENER EN CUENTA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE VISUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS Es importante que el sistema cuente con una buena visualización de documentos, esta permite realizarse a través de navegador web, en el formato original, de forma simultánea por un gran número de usuarios; permite visualizar el resumen del documento y convertirlo si es necesario en otros formatos.
  10. 10. 2.2 REQUISITOS QUE SE DEBEN TENER EN CUENTA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE MODIFICACIÓN DOCUMENTOS El sistema debe permitir controlar las versiones de un documento, las modificaciones que se realicen en él y quienes lo realicen. DE DIFUSIÓN DE DOCUMENTOS El sistema debe permitir el control de impresión de documentos consultados, el envío de los mismos en distintos soportes y formas (correo electrónico, fax-moden), así como la distribución atreves de conexiones a redes (publicaciones por fecebook, twiter, entre otros) DE INTEGRACIÓN CON LOS DEMAS SISTEMAS TECNOLÓGICOS DE LA ENTIDAD Existen muchas integraciones posibles por lo que debe comprobar que el Sistema de Gestión Documental sea compatible con otras aplicaciones, plataformas de la organización, servidores y sistemas operativos.
  11. 11. 3. FASES QUE SE DEBEN DE TENER EN CUENTA DENTRO DEL PROCESO DE IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE ARCHIVOS. FASES ACTIVIDAD DEFINICIÓN DEL PROYECTO La definición del proyecto implica un estudio detallado de la organización: estructura orgánica, funciones, producción administrativa, servicios, entre otros. El resultado de este estudio es un documento de Análisis funcional en el cual deben quedar especificados los requerimientos que debe cumplir el programa de gestión de archivos. Esta fase la puede realizar una comisión interdisciplinar de la propia organización, una empresa de consultoría especializada en temas archivísticos o un equipo conformado por ambas partes, de quienes dependerá si la herramienta definida es la correcta para cumplir con las expectativas de la organización.
  12. 12. 3. FASES QUE SE DEBEN DE TENER EN CUENTA DENTRO DEL PROCESO DE IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE ARCHIVOS. FASES ACTIVIDAD DISEÑO DE LA HERRAMIENTA IMPLANTACIÓN FORMACIÓN DE USUARIOS En el diseño de la herramienta se deben seguir uno a uno los parámetros establecidos en el documento de Análisis funcional. Se partirá de una migración de datos parcial el cual permitirá hacer un análisis a la herramienta. Es deseable aplicar un periodo de prueba en puestos estratégicos de la organización con el fin de comprobar si efectivamente la aplicación tiene todas las funcionalidades indicadas en el análisis funcional. Es recomendable que el personal de la organización, futuros usuarios de la herramienta, tengan conocimiento del proyecto, participen y hagan aportes al respecto, lo que redundará en una mayor motivación para ellos y muy seguramente se obtendrá un programa mucho más completo.
  13. 13. 3. FASES QUE SE DEBEN DE TENER EN CUENTA DENTRO DEL PROCESO DE IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE ARCHIVOS. FASES ACTIVIDAD EXPLOTACIÓN DEL SISTEMA ACCESO WEB En la fase de implantación del sistema en toda la organización. Para este momento debe contar con todas las funcionalidades activadas e incorporados los fondos administrativos de la entidad. Luego de pasar por todas las fases anteriores y certificar que el sistema funciona de manera satisfactoria, se hará la publicación en la Web y se asegurará el acceso de los usuarios externos.
  14. 14. 4. GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE ACUERDO CON EL DECRETO 2609 DE 2012. GENERALIDADES EXPLICACIÓN Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus metadatos a través de cuadros de clasificación documental. Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los documentos electrónicos de archivo en tablas de retención documental (TRD) y tablas de valoración documental (TVD). Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los tiempos establecidos en las TRD o TVD. Las entidades deberán tener elaborados sus CCD, donde se incluya la información física y la electrónica y de esta forma organizar la documentación en las Secciones y subsecciones, series y subseries correspondientes. Las TRD y la TVD de la entidad deberán incluir los documentos electrónicos de archivo, para garantizar su preservación. La entidad deberá garantizar la preservación de los documentos electrónicos de archivo, y su eliminación o destrucción se hará de acuerdo a lo fijado en las respectivas TRD o TVD.
  15. 15. 4. GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE ACUERDO CON EL DECRETO 2609 DE 2012. GENERALIDADES EXPLICACIÓN Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento. Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones documentales, en series y subseries. Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo por parte de la ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean requeridos. Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y subseries, a largo plazo, independientemente de los procedimientos tecnológicos utilizados para su creación. La entidad deberá planificar adecuadamente el uso y preservación de los documentos electrónicos de archivo, y tomará las medidas necesarias para garantizar la originalidad del documento y sus metadatos. Los documento electrónicos de archivo, así como los documentos físicos, deberán estar contenidos en agrupaciones documentales (expedientes), las cuales se clasificaran en series y subseries. Los documentos de archivo son públicos, por lo tanto las entidades deberán garantizar el acceso a dicha información, tanto a los usuarios externos como internos. Las entidades públicas deberán garantizar la recuperación de la información, en el tiempo, según lo establezca sus TRD y TVD ya sean producidos en soporte papel o electrónico
  16. 16. 5. CARACTERISTICAS DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL (DECRETO 2609 DE 2012) CARACTERISTICAS EXPLICACIÓN CONFORMIDAD INTEROPERABILIDAD SEGURIDAD METADESCRIPCIÓN ADICIÓN DE CONTENIDOS DISEÑO Y FUNCIONAMIENTO Los sistemas de información deben ser un complemento de la Gestión Documental de la entidad, facilitando todo los proceso de la misma, sobre todo en el tema de la recuperación de la información y del accedo a la misma. Los sistemas de gestión documental se deben armonizar con los de mas sistemas de información de la entidad. Los sistemas de gestión documental de las entidades deben contar protocolos de seguridad informática, para garantizar la preservación de la información. Los metadatos que se generen deben ser regulados y documentado para entidad, y el software o aplicación que se utilicé deben permitir la inclusión de los mismos. Los sistemas de gestión documental deben garantizar la inclusión de metadatos a los documentos sin violar su originalidad. El software que se utilice debe ser agradable visualmente para los usuarios y de fácil manejo.
  17. 17. 5. CARACTERISTICAS DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL (DECRETO 2609 DE 2012) CARACTERISTICAS EXPLICACIÓN GESTIÓN DISTRIBUIDA DISPONIBILIDAD Y ACCESO NEUTRALIDAD TECNOLÓGICA Los sistemas de gestión documental deben ofrecer capacidades para importar y exportar masivamente los documentos, desde y hacia otros sistemas de gestión documental. Los sistemas de gestión de documentos electrónicos (SGDE) debe asegurar la autenticidad, integridad, inalterabilidad, accesibilidad, interpretación y comprensión de los documentos electrónicos en su contexto original, así como su capacidad de ser procesados y reutilizados en cualquier momento. El Estado garantizará la libre adopción de tecnologías, teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas de los organismos internacionales competentes e idóneos en la materia, que permitan fomentar la eficiente prestación de servicios, contenidos y aplicaciones que usen Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y garantizar la libre y leal competencia, y que su adopción sea armónica con el desarrollo ambiental .
  18. 18. 6. ENTIDAD VISITADA, GOBERNACIÓN DE SAN ANDRÉS, PROVIDENCIA Y SANTA CATALINA Funcionarios que atendieron la visita: Cesar James Bryan, Secretario General Margiana Cristopher Tinocco, Técnico, Archivo y Correspondencia Claudia Mendoza Herrera, Profesional Universitario, Sistemas.
  19. 19. 6. ENTIDAD VISITADA, GOBERNACIÓN DE SAN ANDRÉS, PROVIDENCIA Y SANTA CATALINA SICO MODULOS DE CORRESPONDECIA Y ARCHIVO La Gobernación de San Andrés, cuenta con un sistema de Gestión Documental llamado SICO (Sistema Integrado de Comunicaciones Oficiales), este software consta de dos módulos, un módulo de administración de Correspondencia y otro módulo de Archivo o Gestión Documental.
  20. 20. 6. ENTIDAD VISITADA, GOBERNACIÓN DE SAN ANDRÉS, PROVIDENCIA Y SANTA CATALINA Desde la Oficina de Archivo y Correspondencia se emiten las directrices para el funcionamiento administrativamente de todo el sistema, y desde la Oficina de Sistemas se da todo el soporte técnico para el buen funcionamiento del mismo.
  21. 21. 6. ENTIDAD VISITADA, GOBERNACIÓN DE SAN ANDRÉS, PROVIDENCIA Y SANTA CATALINA MODULO DE CORRESPONDENCIA El proceso de recepción documental se hace desde la ventanilla única de correspondencia, donde se encargan de recibir, registrar, radicar, digitalizar y distribuir la correspondencia oficial que ingresa a la Gobernación, por medio del sistema de gestión documental SICO. Este sistema opera en red por lo tanto todos las oficinas tienen acceso a el, y las documentación administrada desde la ventanilla única de correspondencia se puede visualizar en tiempo desde las oficinas responsables del trámite correspondiente.
  22. 22. 6. ENTIDAD VISITADA, GOBERNACIÓN DE SAN ANDRÉS, PROVIDENCIA Y SANTA CATALINA MODULO DE ARCHIVO El Modulo de Archivo o Gestión Documental de SICO, esta diseñado para que en cada dependencia digitalicen la documentación producida por las mismas en el cumplimiento de sus funciones, las cuales se indexan según las características del documento, y se almacén electrónicamente en series y subseries documentales. INDEXACIÓN: Los campos de indexación se pueden ampliar según la necesidad, en el momento se tienen los siguientes: sección, subsección, serie, subserie, tipo documental, Deposito, cuerpo, estantería, entrepaño, caja, archivador, gaveta y número de carpeta
  23. 23. 6. ENTIDAD VISITADA, GOBERNACIÓN DE SAN ANDRÉS, PROVIDENCIA Y SANTA CATALINA ¿Qué se ha tenido en cuenta para la preservación de documentos en ambientes electrónicos? Según me informo la Ingeniera del grupo de sistemas, los documentos se almacén en servidores que tiene toda la capacidad necesaria y se le hace Backup periódicamente, y la información se guarda en dos edificios diferentes. Igualmente los servidores están ubicados en depósitos que cumplen con todas las condiciones de seguridad y ambiente para la conservación de la información. Y se cuenta con todas las licencias y hay una empresa contratada que actualiza y brinda la seguridad informática. ¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para la selección del sistema de Gestión de documentos? Bueno en el tema de documento electrónico y preservación del mismo, hay muchas cosas que aún no se han definido pero se trato de adquirir una herramienta que cumpliera con las normas exigidas y conocidas por la entidad en este tema, de igual forma el sistema es flexible y se va actualizando y corrigiendo los errores, y se implementan temas nuevos día a día según nuestras posibilidades. Un aspecto fundamental es que el software es amigable con los demás sistemas que tenemos en la entidad. ¿De qué manera logran garantizar la integridad de la información en el sistema? Como se mencionó anteriormente la seguridad informática es esencial para cumplir con esta meta, y hasta el momento no hemos tenido problemas de perdida de información, parcial o total. Sabemos que aún no contamos con todas las garantías de poder decir que estamos cumpliendo con todo lo que se necesita para cumplir al 100% con lo exigido, pero estamos haciendo los esfuerzos y viendo las necesidades y las posibilidades de la entidad, todo este temas es bastante complejo, pero estamos en el camino correcto.
  24. 24. CONLUSIONES Con este trabajo podemos concluir que los sistemas de información son una herramienta esencial en el logro de los objetivos de la Gestión Documental, sobre todo en la recuperación del documento y en la garantía de acceso la información. Que al momento de selección un sistema de gestión documental debemos tener muy claro que es lo que nuestra entidad necesita y que el mismo cumpla con las condiciones generales y legales para la recuperación, conservación e integridad de la información a largo plazo.
  25. 25. BIBLIOGRAFIA http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_documental http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1993/mayo/qu_es_un_sistema _de_gestin_documental.html https://www.supernotariado.gov.co/portalsnr/images/archivosupernotariado/manualiris documental/Paso%20a%20Paso_Linea%20de%20Produccion.pdf

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