De benodigde tijd voor een goed archief wordt vaak onderschat. Dit resulteert veelal in een slecht, onoverzichtelijk archief waardoor het veel tijd en moeite kost om zaken terug te vinden. En tijd.. is geld. Het aanleggen van een digitaal archief scheelt een organisatie veel tijd en geld voor de toekomst.

1. Structureer en organiseer uw archief.
11 concrete redenen om uw huidig archief te digitaliseren

2. Archiveren.
De benodigde tijd voor een goed archief wordt vaak
onderschat. Dit resulteert veelal in een slecht,
onoverzichtelijk archief waardoor het veel tijd en
moeite kost om zaken terug te vinden.
En tijd.. is geld.
Het aanleggen van een digitaal archief scheelt een
organisatie veel tijd en geld voor de toekomst.

3. Nadelen van analoog archiveren.
• Aanschaffen van archiefdozen
• Labellen van de dozen en mappen
• Archief vaak niet volledig
• Archiefdozen nemen veel ruimte in beslag
• Geen centraal archief
• Niet goed gestructureerd
• Documenten niet beveiligd
Het kost tijd, geld en veel ruimte!

4. Digitaal archiveren de juiste keus.
De beste oplossing is het aanleggen van een
elektronisch archief. Hiermee wordt bedoeld dat het
archief gedigitaliseerd wordt met gebruik van
geschikte Document Management Software (DMS)
en het papieren archief verdwijnt.

5. Digitaal archief.
Bij een digitaal archief wordt ervoor gezorgd dat alle
informatie die binnenkomt wordt verwerkt en b.v. in
één dossier wordt gezet, ongeacht het kanaal en de
methode waarop informatie ‘binnenkomt’.

6. Wat zijn de voordelen
• Razendsnel de juiste documenten vinden
• Overzicht behouden over de documenten
• Versie beheer en workflow mogelijkheden
• Geen enorme stapels papier op uw bureau
• Taken sneller kunnen uitvoeren
• E-mails eenvoudig archiveren en beheren
• Productiviteit en die van uw team verhogen
• Uw documenten veilig elektronisch opslaan

7. Drie belangrijke redenen van bedrijven om te
kiezen voor een Document Management
Systeem. (DMS)
Voor veel bedrijven staan er 3 redenen voor het
investeren in DMS software bovenaan:
1. Het sneller kunnen beschikken over informatie
en daardoor het leveren van betere klantenservice
2. Efficiency en kosten besparing.
3. Risico en Compliance Management

8. Archief digitaliseren
Wilt u uw archief digitaliseren?
Download dan ons volledige eBook en bekijk de
voordelen van een digitaal archief.
http://www.ilane.nl/archief-digitaliseren/

9. iLane B.V.
Rietveldenweg 54
5222 AS 's-Hertogenbosch
Tel: +31 73 6232935
Fax: +31 73 6232936
E-mail: elo@ilane.nl
Internet: www.ilane.nl
Facebook: www.facebook.com/ilanebv
Twitter: www.twitter.com/ilanebv