Jednou z oblastí, která stále zůstává ve firmách velmi často neefektivní, je zpracování přijatých faktur. Typicky se faktury zpracovávají ručně – v papírové podobě s připnutou košilkou. Faktura takto proběhne firmou, košilka se doplní o podpisy a rozúčtování a následně založí. V případě potřeby se vyhledá v archívu.

1. AUTOMATICKÉ ZPRACOVÁNÍ
PŘIJATÝCH FAKTUR
Jednou z oblastí, která stále zůstává ve firmách velmi často neefektivní, je
zpracování přijatých faktur. Typicky se faktury zpracovávají ručně –
v papírové podobě s připnutou košilkou. Faktura takto proběhne firmou,
košilka se doplní o podpisy a rozúčtování a následně založí. V případě potřeby
se vyhledá v archívu.
Tento proces je sice funkční, ale faktura se může ztratit či zůstat u někoho na stole pod jinými dokumenty. Pak mohou
hrozit sankce za pozdní úhradu, někdy i výrazné. Při nutnosti kontroly faktury je její vyhledání obvykle časově náročné
zejména pro účetní, ale i zaměstnance, který kontrolu provádí.
Přitom existují nástroje, které dokáží tento postup velmi
zefektivnit. V IFS Aplikaci se jedná o modul Workflow
přijaté faktury. Ten poskytuje podporu procesu pro
schválení a rozúčtování faktur a samozřejmě uchovává
fakturu (včetně případných příloh) v grafické podobě
(JPEG, PDF apod.). Ten je kdykoliv k dispozici,
automaticky připojený k příjmu zboží/materiálu, na
projektu či u objektu v údržbě. Tento schvalovací proces
slučuje všechny přijaté faktury, a to jak elektronicky
zpracovávané papírové faktury, tak přijaté přes e-mail,
EDI či jiným způsobem.
Pro firmu je takový proces efektivní, ale pro účetní
znamená práci navíc se skenováním faktur. Přinese to
účetní nějaký užitek? Ano, pokud se spojí
s automatickým vytěžením údajů z faktury – uspoří čas,
zrychlí práci a sníží chybovost. Účetní či fakturantka pak
sice věnuje čas naskenování, ale pak pouze zkontroluje
rozpoznané údaje.
VÝHODY:
 Rychlejší průběh faktury firmou.
 Avízo a eskalace, pokud faktura u někoho zůstane „viset“.
 Nemožnost ztráty faktury zajišťuje garanci včasné úhrady – odpadá riziko penále.
 Okamžitě k dohledání při náhledu – úspora času účetních.
 Ekologický proces – úspora papíru.
 Jedno místo pro všechny typy faktur – papírová, PDF či EDI.
VYTĚŽOVÁNÍ FAKTUR JE PROCES, KTERÝ ÚČETNÍM UŠETŘÍ ČAS, SNÍŽÍ CHYBOVOST A ZRYCHLÍ PRÁCI.
Po naskenování faktury automaticky vyhledají a rozpoznají všechny důležité údaje (číslo faktury, ičo,
dič, číslo účtu, částka, DPH, datum vystavení, splatnosti, číslo objednávky atd.) a ty se automaticky
přenesou do ERP systému.

2. IFS Aplikace využívají nástroje QINVE,
což je nástroj pro chytré vytěžení
údajů z faktur. Tento nástroj umí
zpracovat faktury jak ze skeneru, tak i
z e-mailu (například v podobě PDF) a
přenést je do IFS Aplikace. QINVE
využívá standardní funkcionality IFS, a
proto není tedy potřeba žádná
zákaznická úprava, což minimalizuje
náklady na zavedení. Napojení na
ARES, registr plátců DPH a kontrola
údajů s ERP systémem zajišťují
vysokou přesnost údajů.
Obrázek – Ukázka z QINVE - načtená faktura po
automatickém rozpoznání údajů
Další výhodou je, že systém je služba, která se stále učí. Pokud vaše faktura není rozpoznaná správně, předá
se k naučení a příště již dojde k jejímu správnému rozpoznání, a to bez dodatečných nákladů na učení.
Modul IFS Aplikace – Workflow
přijaté faktury ve spojení s QINVE
je velmi mocný nástroj, který
poskytuje nejen prokazatelné
úspory, ale současně posouvá další
proces ve firmě na špičkovou
úroveň. Využití je možné v IFS
Enterprise Exploreru, na webovém
portálu i v mobilním telefonu či
tabletu.
Autoři:
Pavel Bláhovec, ředitel obchodu IFS Czech
Petr Jenček, Managing Director QINVE
Obrázek - Fakturu v IFS Aplikaci je možné schválit na webu i mobilním telefonu.
O QINVE
Qinve je nástroj pro fakturantky a účetní na rychlé a efektivní zpracování papírových dodavatelských faktur. Neztrácejte už čas ručním přepisováním
dodavatelských faktur. Naskenujte je a přeneste je s Qinve do Vašeho ekonomického informačního systému. Všechny údaje budou automaticky
rozpoznány a vloženy do správných polí. Fakturu máte zpracovanou za 10 vteřin. Více na www.QINVE.com.
O společnosti IFS
IFS je veřejně obchodovaná společnost (OMX STO: IFS) založená v roce 1983, která vyvíjí, dodává a implementuje systém IFS Applications™, plně
integrovanou sadu aplikací pro plánování podnikových prostředků založenou na technologii SOA. Společnost má více než 2 000 zákazníků ve více než
50 zemích a soustředí se na letectví a obranu, technické služby a telekomunikace, strojírenství, zpracovatelský průmysl, automobilový průmysl,
maloobchod a velkoobchod, stavební průmysl a správu služeb. Přímé zastoupení IFS pro ČR, společnost IFS Czech s. r. o. se sídlem v Praze, bylo
založeno v roce 2000 spolu se zastoupením na Slovensku IFS Slovakia s.r.o. se sídlem v Žilině. Od r. 2001 v ČR rovněž jako distributor a
implementační partner IFS působí významný český systémový integrátor, společnost ALTEC a.s. V současné době mají všechny tyto společnosti k
dispozici více než 80 odborníků, kteří zajišťují lokalizaci, dodávku a implementaci produktů IFS na českém a slovenském trhu. Více informací na
www.IFSWORLD.com a www.ALTEC.cz.
VYTĚŽOVÁNÍ FAKTURY QINVE NEMUSÍTE UČIT VAŠE FAKTURY.
NAUČÍ SE JE SÁM, BEZ DODATEČNÝCH NÁKLADŮ.