Tutorial Fundamentos de Microsoft Access

Regional Cundinamarca
Sistema de Gestión de la Calidad
Centro Industrial y Desarrollo Empresarial
GUIAS SISTEMAS
Competencia: 220501046
Resultado de aprendizaje: 22050104602

SENA
TECNICO SISTEMAS
SOACHA 2011

IDENTIFICACION
Competencia: Aplicar herramientas ofimáticas, redes sociales y colaborativas de
acuerdo con el proyecto a desarrollar
Modalidad de formación: Acompañamiento directo y trabajo autónomo.
RESULTADOS DE APRENDIZAJE:
 Obtener la información requerida por su especialidad utilizando redes sociales
y herramientas de trabajo colaborativo según las tendencias de las tecnologías
de la información y la comunicación.
 Aplicar herramientas ofimáticas de acuerdo con los requerimientos del cliente
 Construir bases de datos utilizando un sistema de gestión de bases de datos
relacional para uso personal en pequeñas organizaciones.
 Aplicar controles y estructuras básicas de programación de un lenguaje
orientado a eventos de acuerdo con el problema a solucionar.
Elemento de competencia:
 Realizar informes utilizando gráficos, tablas, macros y funciones básicas de la
hoja de cálculo.
 Elaborar presentaciones aplicando las funcionalidades del programa de
presentación de diapositivas.
 Crear una base de datos relacional.
 Resolver un problema utilizando un lenguaje de programación orientado a
eventos, manejador de bases de datos y herramientas ofimáticas.
 Utilizar herramientas de trabajo colaborativo.
 Crear redes sociales.
 Participar en redes sociales.

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INTRODUCCION
Estimado aprendiz.
En esta guía usted encontrara todo lo relacionado para cumplir con la primera etapa
de formación para la competencia. “Aplicar herramientas ofimáticas, redes
sociales, y colaborativas de acuerdo al proyecto a desarrollar”.
La cual se subdivide en guías de formación para poder evaluar de manera concreta las
actividades propuestas en la competencia.
En esta guía encontrara todo lo relacionado en cuanto a definición y utilización de la
hoja de cálculo Excel
Objetivo: Definir claramente la funcionalidad de la Gestor de Base de Datos de
Microsoft Access en la realización de una Base de datos generando, informes,
funciones, tablas dinámicas, gráficos, y macros
PLANTEAMIENTO DE LAS ACTIVIDADES Y ESTRATEGIAS DE APRENDIZAJE
Apreciado aprendiz, proceda a investigar, analizar y profundizar sobre la teoría las
herramientas ofimáticas y herramientas web 2.0.
EVALUACION
Apreciado aprendiz, el temario objeto de la evaluación al final de esta guía esta
contenido a lo largo de este documento, que le proveerá todos los conocimientos para
resolver los talleres y evaluaciones planteadas por el instructor.
CRITERIOS DE EVALUACION
 Utiliza las funciones propias del procesador de palabra, hoja de cálculo y
presentador de diapositivas para la resolución de un problema.
 Utiliza las estructuras propias de un lenguaje de programación orientado a eventos
y manejador de base de datos, combinados con herramientas Ofimáticas en la
resolución de problemas.
 Crea redes sociales en la web y participa en ellas utilizando herramientas web 2.0.
 Utiliza herramientas tecnológicas de trabajo colaborativo para la resolución de un
EVIDENCIAS DE APRENDIZAJE
Una vez logrados los objetivos de la anterior experiencia, encontrara las evidencias de
su aprendizaje requeridas para cumplir el objetivo de formación.

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1. Introducción a las Bases de Datos
1.1 Definición de Base de Datos
"Colección no redundante de datos que son compartidos por diferentes sistemas de
aplicación". (Howe, 1983).
"Conjunto de ficheros maestros, organizados y administrados de una manera flexible
de modo que los ficheros puedan ser fácilmente adaptados a nuevas tareas
imprevisibles". (Frank, 1988).
"Colección de datos interrelacionados". (Elsmari y Navathe, 1989).
El concepto de base de datos ha ido cambiando a lo largo del tiempo. En la actualidad
es posible establecer la definición de base de datos como sigue.
"Colección o depósito de datos integrados, almacenados en soporte secundario (no
volátil) y con redundancia controlada. Los datos, que han de ser compartidos por
diferentes usuarios y aplicaciones, deben mantenerse independientes de ellos, y su
definición (estructura de la base de datos) única y almacenada junto con los datos, se
ha de apoyar en un modelo de datos, el cual ha de permitir captar las interrelaciones y
restricciones existentes en el mundo real. Los procedimientos de actualización y
recuperación, comunes y bien determinados, facilitarán la seguridad del conjunto de
los datos".
Para diseñar una base de datos es necesario establecer un proceso partiendo del
mundo real, de manera que sea posible plasmarlo mediante una serie de datos. La
imagen que obtenemos del mundo real se denomina modelo conceptual y consiste en
una serie de elementos que definen lo que es necesario plasmar del mundo real en la
base de datos.
La definición de este modelo se denomina esquema conceptual y está compuesto de
una parte estática llamada lenguaje de definición de datos ó DDL (Data Definition
Language), donde se define la estructura de la base de datos y una parte dinámica
denominada lenguaje de manipulación de datos ó DML (Data Manipulation Language).
Sistema de Gestión de Base de Datos (SGBD): Conjunto de programas que: permiten la implantación,
acceso y mantenimiento de la base de datos. El SGBD, junto con la base de datos y con los usuarios,
constituyenelSistemadeBasedeDatos.

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Modelo de datos: Conjunto de conceptos que permiten describir, a distintos niveles
de abstracción, la estructura de una base de datos, a la cual denominamos esquema.
Sistema de Información: Colección de personas, procedimientos y equipos
diseñados, construidos, operados y mantenidos para recoger, registrar, procesar,
almacenar y recuperar esa información.
Esquema de una Base de Datos: Estructura de la Base de Datos.
Ocurrencia del esquema: Conjunto de datos que se encuentran almacenados en el
esquema en un momento determinado. El esquema no varía mientras no varíe el
mundo real que éste describe, mientras que una ocurrencia del esquema es distinta en
el transcurso del tiempo.
Enfoque tradicional a los sistemas de bases de datos
Algunas de las ventajas que ofrece utilizar un Sistema de Bases de Datos son las
siguientes:
 Independencia entre datos y tratamientos. El cambio en los programas no
influye en la disponibilidad de los datos, así como la modificación de éstos no
afecta a la reprogramación de las aplicaciones que los usan.
 Coherencia de resultados: Debido a que los datos son almacenados una sola
vez, se evitan los problemas que puede ocasionar la redundancia. Se permite
una cierta duplicidad de datos, con el fin de conseguir una mayor eficiencia,
controlada por el sistema y que no afecta a la redundancia lógica.
 Mejor disponibilidad de datos para los usuarios: Los datos son compartidos
por un conjunto de usuarios, que accede a ellos de forma concurrente, siempre
que estén autorizados a ello.
 Mayor valor informativo: El conjunto de los datos almacenados en la BD
ofrece un mayor valor informativo, que la suma de ellos independientemente.
 Mayor eficiencia en la recogida, validación e introducción de los datos en
el sistema: Al no existir redundancia, los datos se recogen y validan una sola
vez, aumentando así la eficiencia.
 Reducción del espacio de almacenamiento: La desaparición (o disminución)
de redundancias, unido a las técnicas de compactación, implica una menor
ocupación de almacenamiento secundario.
1.2 Arquitectura ANSI/X3/SPARC.
ANSI/X3/SPARC es un grupo de estudio del Standard Planning and Requirements
Commitee (SPARC) del ANSI (American National Standars Institute), dentro del
Comité X3 que se ocupa de ordenadores e informática. En sus estudios acerca de los
SGBD, propugnaron una arquitectura basada en tres niveles de abstracción:

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 Externo: Es el nivel más cercano a los usuarios, y en el se definen los datos tal
y como los va a ver este. Cada usuario puede tener su propio modelo externo,
con aquellos datos e interrelaciones que dicho usuario necesite. En este nivel,
también deberán definirse las restricciones de uso, como por ejemplo el
derecho a insertar o borrar determinados datos, o poder acceder a ellos.
 Nivel Conceptual: Proporciona una descripción global del esquema
independiente de la estructura física de la base de datos, es decir, cuáles son
los datos, como están organizados, las relaciones entre ellos y las restricciones
de integridad y confidencialidad. El modelo conceptual, que es único, establece
el modelo teórico sobre el que están asentados los modelos externos.
 Nivel Interno: Nivel más bajo en la abstracción. Describe la estructura
almacenamiento físico de los datos, las estrategias de acceso a los datos, etc.
Así mismo especifica todos los aspectos relacionados con el hardware, como
por ejemplo dispositivos de memoria a usar (tamaño de páginas, número de
éstas, tamaño de los buffers, etc.), técnicas de compresión de datos,
criptografía, etc. El modelo interno, que es único, corresponde a la
implementación del modelo conceptual.
1.3 Modelo Cliente Servidor
El modelo de desarrollo Cliente/Servidor, se basa en la aplicación de dos simples
conceptos, relacionados con la vida cotidiana. En cualquier tipo de práctica comercial,
existen dos figuras relevantes, cada una de las cuales juega su propio papel. Una de
estas figuras, El Cliente, se dedica a una determinada actividad comercial, ofrece su
propio abanicodeproductosydesempeñapor tantounaserie determinadadefunciones. Pero esta
figura no puede dar servicio a todas sus funciones sin la existencia, de otra figura, El
Servidor, la cual le proporciona a éste las materias primas necesarias para el
cumplimiento de sus funciones. Además este flujo de mercancía debe ser garantizado en tiempo real,
esdecir,lasdosfiguras referidas deben estar actuando simultáneamente, de forma que la
actividad del Cliente, se vea afectada en la menor medida posible, por la actividad del
Servidor. MientraselClientedesempeñasuactividad,puederealizarpeticionesalServidor,para que
le provea del material necesario, pero sin por ello paralizar dicha actividad, lo que
dependerá también de la naturaleza de estas peticiones. Extrapolando el escenario
presentado, al mundo informático, tenemos que ciertas aplicaciones (Clientes), necesitan de
otras aplicaciones (Servidores), para poder llevar a cabo la mayor parte de sus funciones.
Estas aplicaciones Clientes realizarán peticiones a otra u otras aplicaciones Servidoras
que deberán encontrarse en ejecución, para atender dichas demandas. Este modelo permite
diversificar el trabajo que debe realizar cada aplicación, de forma que los Clientes no deban ser
sobrecargados, como ocurriría en el caso de tener que desempeñar ellos mismas las funciones que
ahoralesonproporcionadas,deformadirecta ytransparente.

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Además todas las tareas comunes a distintas aplicaciones que, debieran implementar
cada uno de ellos, pueden ser implementadas, bajo este modelo, por una única
aplicación que proporciona los servicios requeridos por dicha aplicaciones. Dado que el
concepto de Cliente y Servidor más ampliamente difundido en el entorno informático,
se refiere principalmente al papel desempeñado por las máquinas. En este modelo
tanto el Cliente como el Servidor, son entidades abstractas, que pueden residir en la
misma máquina, o en máquinas diferentes. Cuando se habla del Modelo
Cliente/Servidor, se conoce un modelo de desarrollo de software, lo cual debe quedar
perfectamente claro a partir de este punto. Por dar una idea aproximada del modelo
presentado, enseguida se muestra un sencillo
2 Las Bases de Datos en Access
2.1. Componentes de una Base de Datos
Tablas: Unidad donde se crean el conjunto de datos de la BD. Estos datos estarán ordenados en
columnas verticales. Aquí se definen los campos y sus características.
Consultas: Aquí se definen las preguntas que se formularán a la Base de Datos con el fin de extraer
y presentar la información resultantedediferentesformas (pantalla, impresora...).
Formulario: Elemento en forma de ficha que permite la gestión de los datos de una forma más
cómoda y visiblemente másatractiva.

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Informe: Permite preparar los registros de la Basede Datosde forma personalizada para imprimirlos.
Macro: Conjunto de instruccionesque se puedenalmacenar para automatizartareas repetitivas.
Módulo:Programa o conjuntode instruccionesen lenguaje VisualBasic.
Una Base de Datos comienza con el diseño de una tabla. Para ello, es necesario plantearse primero
quédatos se necesitan. En elejemplo,es necesario:
 Matrícula
 Nombre, apellidos,dirección, etc., del alumno
 Actividadque realiza
 Cuota mensual
 Observaciones
Algunosconceptos básicos en el diseñodeuna BD.
Campo: Unidadbásicade una BD. Un campopuede ser, por ejemplo, el nombre deuna persona.
Registro: Conjunto de campos. Unregistro vendría a ser algoasí como una ficha.
2.2. Entorno deAccess2007.
Cuando inicia el programa de Access
2007, mediante el icono correspondiente,
aparece una pantalla de inicio donde se
deberá indicar la tarea que se va a
realizar:
Access proporciona una gamma de
plantillas locales que ya se contemplan
en el programa, así como plantillas en

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línea para realizar bases de datos con estructuras y datos generalizados, si la información que se
maneja es adecuada y adaptable a las estructuras definidas, las plantillas resultan una herramienta
degran valor para elmanejode estosdatos.
Access presenta, al igual que toda aplicación que corre bajo Windows, la estructura de pantalla
formada por ventanas, menús, y cuadros de dialogo con las características que Microsoft ha
establecido para sus programas. Loselementos que constituyen aAccess 2007 son:
Barra de titulo de la aplicación.
Esta barra contiene elnombre delarchivo yelnombre de la aplicación con la que seesta trabajando.
Barra de Acceso rápido.
Contiene las operaciones máshabituales deAccess como Guardar , Imprimir o Deshacer
.
Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Solo haz clic en la flecha
desplegable de la derecha y aparecerán los comandos más frecuentes paraelegir.
Bandadeopciones.
La banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer
clic en Crear, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la creación de los diferentes
elementos que se pueden crear en Access. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de
estos menús. Pero las más habituales podríamosañadirlasa labarra de accesorápido.
En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerás porque tienen un
color atenuado. Las pestañas que forman la banda pueden ir cambiando según el momento en que
te encuentres cuando trabajes con Access. Está diseñada para mostrar solamente aquellas
opciones que te serán útiles en cada pantalla. Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de
acceso por teclado. De esta forma aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones
indicando la tecla (conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la
necesidad delratón.
Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT. Si haces doble clic sobre
cualquiera de las pestañas, la barra se minimizará para ocupar menos espacio. De esta forma sólo

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muestra el nombre de las pestañas y las opciones quedarán ocultas. Las opciones volverán a
mostrarse en el momento en elque vuelvas ahacer clic en cualquier pestaña.
Botónde Office.
Haciendo clic en el botón de Office que se encuentra en la parte
superior izquierda de la pantalla podrás desplegar un menú con las
opciones que puedes ver en la imagen como Guardar, Imprimir... A
este menú también puedes acceder desde el modo de acceso por
teclado tal y como vimos para la Banda de opciones pulsando Alt +A.
Este menú contiene dos tipos básicos de elementos: Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma
inmediata al hacer clic sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre del comando no
aparece nada. Por ejemplo, la opción Guardar para guardar el
documento actual. O también, al hacer clic en la opción puede aparecer
un cuadro de diálogo donde nos pedirá más información sobre la acción
a realizar como la opción Abrir. Opción con otro menú desplegable. Se
reconocen porque tienen un triángulo a la derecha. Colocando el ratón
en ese triángulo puedes acceder a otro listado de opciones. Por
ejemplo, la opción Administrarpara acceder a lasopciones de administración de labasede datos.
Barra de Estado.
La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones sobre el
estado de la aplicación, proporciona distinta información según la pantalla en la que estemos en cada
momento. Por ejemplo aquí nos indica que tenemos la tecla de teclado numérico pulsada (Bloq
Num), que estamos en la vista Hoja de datos y podemos cambiar la vista a Hoja de datos, Tabla
dinámica, Gráficodinámico y Diseño con los cuatro botonesqueaparecena laderecha.

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ElIconode Ayuda
Se dispone de un botón de ayuda, el cual al pulsarlo, aparecerá una ventana en la cual puede pulsar
sobre cualquier elemento de interés, Access se mostrará una ayuda sobre el tema correspondiente.
También se utiliza la tecla F1 y su opción de menú equivalente.
2.3. Creación de una Basede Datos en Access.
Antes de comenzar a crear una Base de Datos algo compleja, convendría establecer un plano o
borrador en papel de los objetivos de la misma. Si es una Base de Datos para otra persona o
empresa, es conveniente primero hablar con los que van a utilizar la BD para determinar qué uso se
va a dar de la misma. Si fuese por ejemplo una Base de Datos para gestionar un comercio, estas
preguntas podrían ser:
 Posibilidad de introducir, modificar, consultar y listar losdatos
 Informes sobreartículos más vendidos
 Etiquetas postalespara clientes
 Existenciasde artículos
 Pedidosa proveedores, etc.
A partir de las preguntas, correcciones y apuntes que se hagan, se
puede comenzar a construir las tablas que formarán la BD. Es muy
importante no introducir 200 campos por ejemplo en una misma tabla,
sino dividir la información en varias tablas que puedan gestionarse por
separado, pero enlazarse cuando sea necesario. Para comenzar se
creará una sencilla Base de Datos que podría servir para gestionar un
gimnasio. Esta primera Base de Datos servirá como ejemplo para
comenzar a ver muy por encima los pasos necesarios para trabajar
con ella. A lo largo del curso se creará otra Base de Datos más
completa y se notaran opciones avanzadas utilizando esa Base de
Datos. De momento esta primera toma de contacto irá bien para
familiarizarse con el programa. Para empezar se requiere seleccionar
la opción Basede datosen blanco.
A continuación aparecerá en un panel a la derecha de la
pantalla el siguiente cuadro: Automáticamente se creará
nuestra nueva base de datos a la cual Access asignará la
extensión. ACCDB. Por defecto, Access abrirá una nueva tabla
para que puedasempezar a rellenar susdatos.
Aquí es donde debes escribir el nombre del archivo. (En éste
caso guardará el archivo en la carpeta Mis documentos. A
continuación dar clic enel botón Crear.

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Automáticamente se creará nuestra nueva base de datos a la cual Access asignará la extensión.
ACCDB.
Por defecto, Access abrirá unanuevatabla para que puedasempezara rellenar sus datos
Cerrar la basede datos:
Sepuede cerrarde variasformas
Cerrando Access: Ir al botón office y pulsar el botón salir de Access o bien
hacer clicenelbotón cerrar de la ventana de basesde datos
Sin cerrar Access: En el botón de office, elegir la opción cerrar de la base
dedatos
Abrir una base de datos: Podemos abrir una base de datos ya existente
en tres sitios distintos: Desde el botón de Office: Ir al Botón de Office.
Elegimosabrir
Desde los documentos recientes del Botón de office: Se despliega el Botón
de Office donde aparecen Las últimas bases de datos que se abrieron bajo
el titulo de documentos recientes. Haz clic enelbotón quequieras abrir
En cualquiera de los casos en los que no selecciones una base de datos concreta se abrirá elcuadro
de diálogo Abrir para que busques el archivo: Elegir la carpeta donde está la base de datos que
queremos abrir. Para abrir carpeta hacer doble clic sobre ella. Al abrir una carpeta, ésta se situará en
el cuadro superior Buscar en:, y ahora en el cuadro inferior aparecerá toda la información de dicha
carpeta. Hacer clic sobre la base de datos a abrir para colocar su nombre en el cuadro Nombre de
archivo: y hacer clic sobre el botón Abrir. O bien hacer doble clic sobre la base de datos y se abrirá
directamente.

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2.4. Creación yDiseño deTablas
Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los demás objetos se
crean a partir de éstas. Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de Exploración,
desde donde podremos seleccionar todos losobjetos que sean creadosdentro de la base de datos.
En principio sólo encontraremos
el deTabla1 pues es el que
Access creará por defecto.
Puedes ocultar el panel haciendo
clic en elbotón Ocultar
.
Elbotón Tabla,abreautomáticamente la Vista Hoja de datos, consiste en introducirdirectamente los
datos en latabla y según elvalor que introduzcamos en la columna determinará eltipo de datosque
tiene la columna. Plantillas de tabla crea unatabla deentre un listado quetiene predefinido,abre una
tabla de este tipo y sólotendrás querellenarla con susdatos.
Listasde SharePoint consisteen crearun objeto compatible conun sitio SharePoint desde elque
podrás compartir losdatos almacenadosen la listao tabla con otraspersonas con acceso al mismo
sitio.
LaVista diseñoesel métodoque detallaremosen esta unidad.
Explicaremos a continuación la forma de crear una tabla en vista diseño. Este método consiste en
definir la estructura de la tabla, es decir, definir las distintas columnas que esta tendrá y otras
consideraciones como claves, etc.
Otra forma rápida de llegar a la vista Diseño es seleccionando la vista desde la pestaña
Hoja de datos,o haciendo clicen el botón deVista de Diseñoen la barra de estado:
Ahora aparece la ventana principal del diseño de los campos de la BD. Desde aquí se
puede definir qué tipo de campos aparecerán en la BD. Se observan tres columnas:
Nombre de campo, Tipo de datos y Descripción. Para comenzar:
 Escribir como nombre de campo: Nombre y pasa a la columna siguiente pulsando Enter,
con la flechadedesplazamiento o conun simple Clicdelratón.

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En la segunda columna aparece una lista desplegable. Al desplegarla se observa que aparecen
varias opciones correspondientes a los diferentes tipos de campo posibles de crear. Por ejemplo, el
primer campo (Nombre) servirá para introducir el nombre de una persona, es decir, para introducir
simples caracteres como letras o números. Por tanto, será del tipo Texto. Si por ejemplo se define un
campo del tipo Numérico, deberá asegurarse que posteriormente sólo permita introducir números en
dicho campo. Las característicasde cada campo son las siguientes:
Texto: Para introducir cadenas de caracteres hasta un
máximo de255.
Memo: Acepta un texto extenso. Hasta 65.535
caracteres.
Numéro: Solo reconoce valores numéricos.
Fecha/Hora: Mantienedatos en formatofechau hora.
Moneda: Acepta datos en formato número y con el signo
monetario.
Autonumérico: En este tipo de campo, Access numera
automáticamenteel contenido.
Si/No: Campo lógico. Este tipo de campo es sólo si se
requiere un contenidodeltipo Sí/No, o bien,Verdadero/Falso.
Objeto OLE: Permite introducirunafoto, gráfico, hoja de cálculoó sonido
Hipervínculo:Esútildefinir unenlace a unapágina Web.
Datos adjuntos:
Asistente para búsquedas: Crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista
de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado.
 Introducir los siguientes nombres de campos
(observe eltipode dato de cada uno).
 Cuando se agrega un campo, en la parte
inferior de la ventana aparecen unos campos
para definir otrotipo de características.

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2.5. Propiedades de los campos.
A medida que se van introduciendo nuevos campos, aparece en la parte inferior de la pantalla una
ventana especial; Desde esta ventana es posible ampliar y mejorar las características de cada
campo. Las principales propiedades son:
Tamañodel campo: Defineeltamaño máximo de caracteres que introducir hasta255
Formato: Dependiendo deltipode campo, esposibleescoger unformato.
(Por Ejemplo monetario, fecha,etc.)
Título: Seutiliza para dar un títuloalcampo para posteriormente utilizarloen
formularios.
Máscara de entrada: Access coloca una serie de signos automáticamente parafacilitarnos la
introducciónde losdatos.P. Ejemplo, introducir una fechatecleando sólo
losnúmeros del día, mes yaño, y Access nos colocará automáticamente
lasbarrasde separación. 12/abr/08.
Valor predeterminado: Sise requiere que por defectoeste campo contenga un valor que serepite
a menudo para no tener que teclearlo.
Reglade validación: Esposible obligar alusuario a que introduzca losdatos según unos
criterios. P. Ejemplo, obligar aque se introduzcan datos numéricos
inferioresa una cantidad.
Texto de validación: Cuando se incumplen las reglas de validación al introducir los datos,
aparece un textoexplicativo. Desdeaquí sepuede definirqué texto
aparecerá.
Requerido: Siesta opción está en Sí, elusuario está obligado a introducir datos.
Permitir longitud cero: Si esta opción está en Sí, se permite la introducción de cadenas de longitud
cero.
Indexado: Los campos indexadospermiten acelerar lasbúsquedas. Undato puede
repetirse ono en la tabla con la opción: Permitir duplicado SióNo.
2.6. Establecer la Clave Principal eIntroducir Datos.
Un campo clave es un campo con una característica especial que hace que su contenido no se
repita en ningún registro de la BD. Un campo clave incrementa además la velocidad de los procesos
del tipo Consultas o Formularios. Lógicamente, no se puede introducir como campo clave el campo
Nombre, por ejemplo. Se deberá seleccionar con un Clic la fila del campo Matricula (el cuadrito gris a
la izquierda del nombre) de forma que se seleccione toda la fila. Después, pulsar un Clic en la
pestaña Diseño yen elbotón Claveprincipalsituado en la barra de opciones. Aparecerá como aquí:

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•
Para guardar la tabla, se puede cerrar la ventana directamente, o bien, escoger la opción Archivo -
Guardar. De cualquier forma, pedirá un nombre para la tabla.
Colocar como nombre: Alumnos yaceptar.
Cuando das doble Clic en el nombre de la tabla, aparece una pantalla en
forma de tabla (al estilo de Excel) donde se puede introducir los datos de
los campos. Para desplazarse, es suficiente con pulsar la tecla de tabulación o un clic en la siguiente
casilla. Para el primer campo no hace falta escribir nada, ya que es auto numérico. Introduce algunos
registrospara probar. Para pasar de un registro aotro, simplemente se pulsa Intro.

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Para salir de la tabla, utiliza alguno da clic derecho sobre el nombre de la tabla y da clic en cerrar.
Una vez guardada la tabla es posible modificar el contenido de los campos pulsando de nuevo el
botón Abrirparaañadir más registros o modificar losyaexistentes.
2.7. Caso práctico
La BD que a continuación se tratará de gestionar una empresa ficticia, "EL ABETO" dedicada al
alquiler de propiedades. Esta empresa posee dos oficinas situadas en la Ciudad de México y
Cuernavaca que abarcarán propiedades del Estado de México. Utilizando el ejemplo anterior, ¿qué
es necesario para construir la BD? Datos del cliente (Nombre, apellidos, etc. ...) Datos de la
propiedad (Tipode propiedad, metros cuadrados,dirección,númerodeaccesos, etc. )
Sehahecho un estudio de la situación y sedecidió incluir los siguientes campos en la BD:
 Código de la propiedad (Número que identificaráa lapropiedadalquilada)
 Nombre, apellidos, DNI, y dirección
 Fecha de alquilerdelcontrato
 Fecha de expiración del contrato
 Alquiler mensualquepaga el cliente
 Tipo de propiedad (Casa, apartamento, chalet...)
 ¿Tienegaraje?
 Número de acceso, habitaciones, dirección de lapropiedad, ciudad,provincia y
 Código postal
 Superficie en m/2
 Extras(observaciones, extras instalados, situación privilegiada, etc...)
Evidentemente, en una BD se está expuesto a olvidar algún campo, o es necesario modificar las
características de otro, pero esto siempre es posible solucionarlo. En concreto se ha calculado que
son necesarios 20 campos para nuestra Base de Datos. Si fuera una sola tabla incluyendo todos los
campos, se gestionaría perfectamente pero sería una barbaridad tener tantos campos en una sola
tabla. A veces es necesario modificar o introducir por ejemplo los datos de una propiedad, y los del
cliente no nos servirían para nada. Por ello, es conveniente crear dos tablas; una controlará los datos
del cliente y otra losde la propiedad.

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2.7 Caso Práctico
 Crea una BD nueva desde la opción Archivo
- Nueva Base de Datos y colócale como
nombre: Abeto
 Creauna nueva tablaenVistade diseño
 A continuación crea los siguientes campos:
Se ha colocado como campo clave el campo Codigo.
De esta forma se asegura el no repetir dos veces un
mismo código. Cada propiedad tendrá un único código que la identificará. A continuación, se coloca
en Sí la opción Requerido de los campos Nombres y Apellidos, en la tabla de propiedades, que esta
en la parte inferiorde lapantalla.
Enel campo Alquiler mensual, se cambiarán laspropiedades siguientes:
 Formato: Moneda
 Reglade validación: <150000
 Texto de validación: Elpreciode alquiler nodebe pasar de150.000
Seleccionar elcampo Fecha de contrato, al situarel cursor en la casilla Máscara de entrada. Pulsar el
botón en la parte derecha: Access preguntará si se desea guardar la tabla. Aceptar y colocarle como
nombre: Clientes. A continuación aparecerá una ventana con ejemplos de máscaras. Seleccionar la
opción Fecha corta y pulsar en el botón Terminar. En la casilla aparecerán unos símbolos
correspondientes a la máscara. Hacer exactamente lo mismo para el campo Fecha_expiracion,
cerrar la ventanade Diseño detabla. Guardar los cambios.
Enseguida se requiere crear una nueva tabla llamada Propiedades y tendrá las siguientes
características:

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3. IntroducirDatos
En la relación entre las dos tablas es Uno a Uno, desde la tabla Clientes a la tabla Propiedades. Esto
significa que primero debe dar de alta algún cliente y posteriormente darlo de alta en la tabla
Propiedades. Establecerlo así, evita la introducción de errores en la tabla Propiedades, ya que, para
introducirunapropiedad,previamentesedebetenerdadode alta elcliente en latablaClientes.
3.1.AñadiryModificarRegistros
Paraañadirnuevosregistros:
 Pulsarun clic directamente bajoelúltimo registro:
Es importante fijarse en el símbolo de la izquierda (el triángulo negro).
Cuando se está introduciendoun dato, elsímbolo se convertirá en un lápiz.
Al finalizar la introducción de los datos del registro en el último campo, si se pulsa Enter, se introduce
un nuevo registro. Al agregar un registro si se quiere cancelar la introducción de los datos, solo se
pulsa latecla Escy ellápiz desaparecerá para volver a visualizar el triángulo negro.
Para modificar los datos de un registro, únicamente se pulsa un clic en el interior del campo que se
deseamodificar.
Modificarelanchodeunacolumna
Para modificar la anchura de una columna y así poder visualizar
el contenido del campo, se puede situar el ratón en medio de la
cabecera del campo y "estirar" el ancho. También se puede
pulsar un clic en la cabecera del campo y la columna entera se
seleccionará. O da clic derecho sobre la cabecera del campo y
seleccionaAnchodecolumna.
De clic en el botón de Ajuste perfecto y Access ajustará el ancho automáticamente al contenido de la
columna.
Borrarunregistro
Para borrar un registro, se debe pulsar un clic en el cuadro de lado izquierdo
de la fila del registro que se desea borrar. Una vez seleccionado, acceder al
menú contextual con botón derecho, seleccione - Eliminar registro y Access,
tras pedir confirmación, borraráelregistro de la tabla.

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3.2.BuscaryOrdenardatosenlatabla
Una opción muy útil es la de buscar algún dato en toda la tabla. En la pestaña
Inicio botón Buscar. Aparecerá la típica ventanilla para buscar una frase. Se
puede decir a Access que busque en el registro, en toda la tabla, de arriba a
abajo, etc.
3 3 Ordenar:
Esta opción permite obtener
el listado por ejemplo, de la
tabla Clientes ordenada por
fecha de expiración del
contrato, o un listado de la
tabla Propiedades
ordenada por Tipos de
Propiedad. Simplemente se
requiere situar el cursor
dentro de un campo por el
queseva a ordenarla tabla.
Enseguida se puede pulsar
los botones Orden
Ascendente u Orden
Descendente, según se
quiera ordenar. Access
ordenará la tabla por ese
campo. Ordenar la tabla por un campo en concreto no significa que Access cambie la posición de los
campos de la tabla. De hecho, si después de ordenar se intenta cerrar la tabla, Access preguntará si
deseaguardarloscambios,esdecir,siserequierequelatablaseguardeconelnuevoorden.
3.3.Copiadeunatabla
Es muy importante crear copias de todo lo considerado importante. Es pues, necesario, crear una copia
de alguna tabla dentro de la propia Base de Datos. Hay que tomar en cuenta que en Access, hay
opciones un poco delicadas, que pueden hacer que los datos de la base cambien por completo. Si
existe una copia, no hay problema. Para hacer una copia de una tabla, debe tener cerrada la tabla.
Desdelapantallaprincipal:
Seleccionar la tabla
 PulsarelbotónCopiarde la barra de herramientas,o bienEdición – Copiar.

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 PulsarelbotónPegarde la barra de herramientas, o bienEdición – Pegar.
 CuandoAccesspideunnuevonombre,seescribeelqueseaoportuno.
3.4.Expresiones
En las reglas de validación y consultas se requieren de introducir expresiones. Las expresiones son
condiciones con un formato que Access debe interpretar para sujetarse a ellas. Pueden usarse
expresiones dediversostipos.
3.4.1. Expresiones de fecha Es posible utilizar operadores de comparación típicos de
programas informáticos como mayor que, menor que, igual, distinto, etc. Para la cuestión de
fechas, se pueden utilizar esos mismos operadores. Por ejemplo, se quieren conocer los registros
conuncampocuyafechaesmenoral12deJuniodel97.Puedehacersedelassiguientesformas:
 <12Junio1997
 <#12/06/97#
 <12Jun97
 <12-Jun-97
 <12/06/97
3.4.2. Expresiones de números, moneda y contador Cuando se utilizan campos de este
tipo, tan sólo se tiene que escribir los datos y si contienen decimales, el separador de
decimales.
3.4.3. Expresiones de texto En este tipo de criterios, bastara con escribir el texto utilizando
mayúsculas o minúsculas indistintamente.
3.4.4. Expresiones lógicas tipo Si/No Para valores tipo Si, se pueden escribir las siguientes
expresiones en la casilla de criterios: "Sí", "Verdadero","Activado" ,"-1" ,Para valores del
tipo No esposible usar las siguientesexpresiones: "No","Falso","Desactivado""0" .

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3.4.5 Caracteres comodín
En la mayoría de programas de Windows, son validos los dos caracteres comodín (el asterisco * y el
interrogante?), Para crear una expresión. El interrogante puede sustituir un solo carácter en la
posición que esté. El asterisco podrá sustituira más de un carácterenlaposiciónenqueseencuentre.
Porejemplo:
M?? BuscarálosdatosquecomiencenporMyluegotengandosletrasmás.
?a?a Buscarálosdatoscuyasegundaycuartaletraseaunaa
*/12/97 Buscarálosdatosdecualquierdíadelmesdediciembredel97
An* BuscarálosdatosdeloquecomienceporlapalabraAn
4. Relaciones
4.1. ElmodeloEntidad-Relación(E.R.)
Se trata de una técnica de diseño de base de datos gráfica, que nos muestra información relativa a los
datos y la relación existente entreellos. Sus características principalesson:
 Reflejan tan sólo la existencia de losdatos sin expresar lo que sehace conellos.
 Es independiente de las bases de datos y de los sistemas operativos (por lo que puede ser
implementadoencualquierbasededatos).
 Está abierto a la evolución del sistema.
 Incluye todos los datos que se estudian sin tener en cuenta las aplicaciones que se van a
tratar.
 Notienenencuentalasrestriccionesdeespacioyalmacenamientodelsistema.
4.1.1.ConceptosdelModeloEntidad-Relación
Entidades: Son objetos concretos o abstractos que presentan interés para el sistema y
sobre los que se recoge información que será representada en un sistema de bases de datos.
Porejemplo,clientes,proveedoresyfacturasseríanentidadesenelentornodeunaempresa.
Atributos: Es una unidad básica e indivisible de información acerca de una entidad o una
relación. Por ejemplo la entidad proveedor tendrá los atributos nombre, domicilio,
población, CIF.
Dominios: Es el conjunto de valores que puede tomar cada atributo. Por ejemplo el dominio
delatributo población, será la relación de todas las poblaciones del ámbito de actuaciónde
nuestraempresa.
Tuplas: Cada fila que representa la información para cada ocurrencia de una determinada
entidad.Lainformaciónsedescompondrá,comoyasehadicho,endarvalores para cada uno
de los atributos de la entidad.
Tablas:Es laforma deestructurar los datos enfilaso registros y columnas o atributos.

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Relación: Es la asociación que se efectúa entre entidades. Por ejemplo la relación entre las
entidades facturas emitidas y clientes.
TablasRelacionales:Sontablasque cumplen los siguientes requisitos:
 Cadafiladebe ser única, es decir no puedenexistirfilas duplicadas.
 Cadacolumnadebeserúnica
 Losvaloresdelascolumnasdebenperteneceraldominiodecadaatributo
 Debe tener un solo tipo de fila, cuyo formato está definido por el esquema de tabla o
la relación.
 Elvalordelacolumnaparacadafiladebeserúnico.
 Nopuedecontenercolumnasduplicadas.
Claves: En una tabla relacional a veces es necesario poder determinar una tupla (registro)
concreta, lo cual es posible mediante la clave. Se debe elegir la clave entre los atributos, de
forma que no puedan existir valores duplicados (la clave puede contener uno o más
atributos).
4.2.ModeloE.R.enAccess
Se han preparado dos Tablas; una para llevar el control de los clientes y otra para llevar el control de
las propiedades. Se ha definido en común un campo: CódigodePropiedad. ¿Porqué?., Se necesita un
campo en común para las dos tablas de forma que en la tabla Propiedades sea posible introducir las
propiedades que sean, cada una con su código único que las identificará. Pero también es necesario
introducir datos en la tabla Clientes de forma que se le asigne una propiedad a cada uno de ellos.
Posteriormente se pueden realizar consultas y crear formularios de las dos tablas, gracias a este
campo en común. De esta forma, es posible introducir datos en la tabla Clientes pero asegurándose
queexistenenlatablaPropiedades.Asínohabrálugaraequivocaciones.Loqueesnecesariohaceres
unarelación.UnarelaciónesunacaracterísticaespecialdeAccessquehacequepodamostrabajarcon
varias tablasrelacionadas a través de un campo en común. Existen tres tipos de relaciones:

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4.3.Tiposde Relaciones
Relación de uno a uno:En este tipo de relación, un registro de la tabla 1 sólo puede estar enlazado
con un único registro de la tabla 2 y viceversa. Este tipo de relación es la que menos se utiliza. Un
ejemplopodríaseréste,enelquecadapersonatieneunúnico DNI:
Relación de varios a varios: Cada registro de la tabla 1 puede
estar enlazado con varios registros de la tabla 2 y viceversa. En el
siguiente ejemplo, en la tabla 1 cada película pueden trabajar
varios actores y, en la tabla 2, un mismo actor puede trabajar en
varias películas:
Relación de uno a varios: Cada registro de la tabla 1 puede estar
enlazado con varios registros de la tabla 2, pero cada registro de la
tabla 2 sólo puede estar enlazado con un registro de la tabla 1. En
el siguiente ejemplo, un equipo puede tener varios jugadores, pero
cadajugadorsólopuedejugarenunequipo:
Práctica:
Con la Base de Datos del ejemplo abierta, pulsar en el botón
RelacionesestandoactivalaPestañaHojadeDatos.
Aparece una nueva ventana con las dos tablas
preparadas para crear la relación. Arrastrar el
campo Código de Propiedad desde una tabla
hastaotra:
Aparece una nueva ventana para definir
algunas características de la relación. Access
coloca automáticamente el tipo de relación como
deUnoauno,pueslosdoscampossoncampos
clave, por lo que sus datos serán únicos. Otras
opcionesdeestaventanason:
Exigir integridad referencial.
 Se utiliza para asegurar que los datos se mantendrán correctamente relacionados cuando
seestablezcalarelación.Siestacasillaseactiva,podemosescogerdosopcionesmás:
 Actualizar o eliminar en cascada

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 Los campos relacionados hacen que cuando se modifique un dato en una de las dos tablas,
éste también será modificadoen la tabla relacionada.
Elbotón Tipo de combinación es para acceder a más características de la relación. Se recomienda
dejar activada la casilla Exigir integridad referencial y sus dos opciones, enseguidapulsarelbotón
Crear.
Aparecen unas líneas que reflejan la relación entre ambas tablas. Contestar afirmativamente a la
pregunta de Access de guardar larelación.
De este modo, están a punto las dos tablas para introducir los datos. Para ello, simplemente se
requiere pulsar el botón Abrir y Access mostrará una tabla formada por columnas donde podremos
introducirlosdatos.
En la introducción de datos es importante no dejar en blanco el campo clave, o Access no dejará
terminar el proceso. Cuando se termine de introducir toda una fila, se pulsa Enter para pasar a
introducir el segundo registro. Si se requiere cancelar la introducción de datos en una fila, solo se
debe pulsar la tecla Esc.
5.Formularios
Un formulario es un objeto de Access que permitirá introducir y modificar los datos de unaformamás
"amable"ycómoda.Losformulariostienenlaventajade:
 Mostrardatosdevariastablasalmismotiempo
 Calcularcampos
 Crear y utilizar gráficos
 Utilizarfuentes especiales, colores,títulos, etc.
5.1.AsistenteparaFormularios.
Los formularios pueden crearse mediante un asistente o bien
en blanco y diseñarlos a la medida propia. Para ver cómo se
crean, se debe estar situado con una Base de Datos abierta en
lapestaña FormulariosypulsarelbotónNuevo. Aparecerá una
ventana pidiendo el tipo de formulario a crear y la tabla o
consulta a partirde la cualse creará.
 ConlaBasedeDatosabiertaaccederaFormularios
 Pulsar sobre la opción de Más Formularios –
Asistente para formularios

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Enesosmomentos,seejecutaráunasistentedeAccessqueiráguiandopasoapasoenlacreacióndel
formulario. En el primer paso, Access pide qué campos se van a incluir en el formulario y la tabla de la
cualse obtendrán losdatos.
En la parte izquierda aparece una ventana con los campos de la Base de Datos y en la parte derecha
otra con los campos que se incluirán en el formulario. En medio de las dos ventanas aparecen unos
botonesqueserviránparaincluiroborrarcamposdesdelaventana izquierdaa la ventana derecha.
Cargaelcamposeleccionadodesdelaventanaizquierdaalaventana derecha.
Cargatodosloscamposdesdelaventanaizquierdaalaventanaderecha.
Borraelcamposeleccionadodelaventanaderecha.
Borratodosloscamposdelaventanaderecha.
 CargartodosloscamposypulsarelbotónSiguiente.
En el siguiente paso, Access pregunta qué tipo de formulario y la distribución de los campos a través
delmismo.Sisepulsaunclicenlasdiversasopciones,sepodráverunasimulación en la ventana de la
izquierda de cómoquedará.
 AceptareltipoEncolumnasypulsaelbotónSiguiente
Para los estilos, puede probarse igual que antes el estilo de másagrado.
 Escoger elestilo ypulsarSiguiente
 Aceptarelúltimopasoserequieredelnombredelformularioyseleccionarunaopción paraabrir
el formulario.AlpulsarsobreelbotónTerminarelformularioyaestacreado.

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La utilización del formulario es sumamente sencilla. Cada registro se visualiza como una ficha
independiente.En la parte inferiordelformulario se aprecianunosbotones:
Estos botones sirven para: Desplazarse al primer registro, desplazarse hacia atrás, hacia adelante, al
último registro y añadir un nuevo registro. Desde el formulario se puede modificar el contenido de un
campo, borrarlo, añadir nuevos registros, y todos los cambios que se realicen en el formulario, se
realizarán en la tablarelacionada,asícomotodosloscambiosefectuadosenlatabla,sevisualizarán en
el formulario. Se puede cerrar el formulario, buscar un dato (Buscar), borrar un registro completo
(Eliminar - registro), etc. Si el formulario está cerrado, para utilizarlo sólo se debe pulsar el botón Abrir.
De igual forma, con el botón Diseñar se accede al diseño del formulario, que es una pantalla especial
donde es posible cambiar las posición de los campos, características, añadir campos calculados,
títulos, colores, etc.
5.2.PersonalizarFormularios
Elsiguienteejemplo será para crear un formulario de forma personalizada.
 Con la Base de Datos Abeto.MDB abierta y situados en la sección
Diseño,pulsalaopción vista dediseño.
Apareceunaventanaenblanco(oengris)dondesepuede"cargar"loscamposdeunatabla y situarlos
al gusto propio. Para agregar los campos de una tabla antes se debe seleccionar elorigen de los datos
que conformaran alformulario, paraello se debe acceder a las propiedades delformulario y seleccionar
unatabla desde la opción datos/origen delregistro.
La zona gris es la zona que se verá cuando se esté utilizando el formulario. Esta zona se puede
ensanchar con el mouse "estirando" su esquina inferior derecha para que ocupe
mászonadepantalla.Paracargarloscamposexisteunbotónsituadoenlabarrade
opciones Agregar campos existentes, que despliega la Lista de campos desde el
que se puede escoger el campo que se desea. Al pulsar dicho botón y aparecerá
unapequeñaventanaconlosnombresdeloscampos.

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 Arrastrarelprimercampohastasituarlomásomenosenlaesquinasuperiorizquierda:
Al colocar el puntero del ratón sobre el campo
cargado,apareceuncursorenformadecruz, si
está sobre un borde del campo. Esta mano
sirve para mover el campo. También se pueden
observar unos controles (puntillos negros) para
modificar el tamaño del campo. Es importante
anotar que se han cargado dos cosas: a la
izquierda el nombre del campo y a su derecha
(en blanco) el campo en sí. Posicionando el puntero del ratón sobre uno de los dos cuadrados más
grandes,apareceunacruzoqueserviráparamoversólounapartedelcampo(elnombreoelcampo).
 Terminar de cargar el resto de campos y
sitúalosdeformamásomenoscoherente.
En las barras de opciones Fuente y Líneas de
división, hay botones para cambiar los colores de los
campos, tipos de letra, bordes, efectos de relieve,
etc. Es posible seleccionar algún campo y hacer
diferentes pruebas con esta barra. El formulario puede quedar mejor, pero tampoco hay que llegar al
extremo,talquedejedeserestético.
Cuando elresultadosea satisfactorio,sepuede hacerunapruebaparaver cómo quedará,con el botón
Ver situado en la parte superior izquierda de la barra. Para volver a la pantalla de diseño, pulsa el
mismo botón. Se puede cerrar el formulario y ponerle un nombre (Formulario de Propiedades, por
ejemplo).
Sisenecesitarealizaralgunaacciónconvarioscamposalavez(cambiarelcolor,mover,borrar,etc.),se
puede hacer seleccionándolos con el mouse en forma de selección de ventana como se haría con
cualquierotroobjeto.TambiénsepuedeirpulsandounclicunoaunomanteniendopulsadalateclaShift
(mayúscula).

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Existe otra barra de opciones llamada Controles. Ésta sirve para crear textos, títulos o controles
especiales como listas desplegables, botones programables, etc. Por un ejemplo. En esta pantalla hay
un campo llamado Tipo de Propiedad cuyo contenido siempre es fijo, es decir, que siempre será un
Chalet,CasaoApartamento.
Cuando se estéintroduciendounregistronuevo obiencuandosemodifiquealgunoexistente, seríauna
pérdidadetiempoteclearsiempreelcontenidodelcampo.Lomásrecomendabledehacerescrearuna
listadesplegableparapoderseleccionarelcontenido deunaforma mássencilla y rápida.
La lista desplegable a crear se puede hacer de dos formas: con un asistente que guiará paso a paso o
bien "a mano". En la barra activa hay un botón con forma de varita mágica llamado Asistente para
controles. Si está pulsado (hundido) significa que está activado, por lo que si se crea la lista
desplegable, se pondrá en marcha automáticamente el asistente. Para crear un control manualmente,
sedeberádesactivarelbotónpulsandounclic.
 Elbotónmencionadodeberáestar desactivado, pulsar despuésenelbotón Cuadrocombinado
delamismabarradeherramientas.
 Dibujar en la zona de los campos un rectángulo no muy grande. El tamaño se puede cambiar
posteriormente.
 Habráaparecidouncamposinnombre.Ahorahayqueconfigurarlo.
 Paraaccederalaspropiedadesdelcampoello,pulsardobleclicenunbordedelcampo,obien
pulsar el botón Propiedades de la barra de herramientas superior. También se puede acceder
desdeelmenúVer- Propiedades.
Aparecerá una ventana especial. Desde esta ventana es posible cambiar las propiedades de cualquier
campo,comoelnombre,color,eventosespeciales,etc.
 Cambiar losdatosde la ventana de la siguiente forma:
Nombre: Tipodepropiedad Este será el nombre de la etiqueta que se visualiza a la izquierda
del campo.
Origen del control: Tipo de propiedad (puede escogerse de la lista desplegable) La propiedad
Origendelcontroldefinequécamporealdelatablaalmacenaráelvalorintroducidoposteriormente.
Tipo de origen de la fila:Listade valores (puede escogerse de la lista desplegable)
Origen de la fila: Chalet;Casa;Apartamento(atenciónalpuntoycomaseparador)Aquí se define una
lista de valores. En Tipo de origen de la fila se pudo escoger una tabla o consulta o bien escribir a
mano losdatos de la lista. Estosdatos hay que escribirlos separadosporpuntoycoma.

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 Cerrar la ventana de Propiedades y acceder a las propiedades del nombre del campo para
cambiarlo.EnvezdeCuadrocombinado...colocarcomonombre:TipodePropiedad.
 Cerrar el cuadro, ajustar si es necesario el tamaño y posición del campo y realizar una vista
previa del formulario. Para confirmar que funciona correctamente, se deberá desplegar la
lista recién creada.
5.3.Cálculodecamposenunformulario.
Con elformulario de la tabla Clientesque se hizo con elAsistente para formularios.
 Con la ventana de formularios a la vista, seleccionar el formulario Clientes y pulsa el botón
Diseñar.

En la siguiente imagen: Se ha ampliado un poco la zona de
diseño y movido el campo Alquiler. Ahora se insertará un campo
calculado para el IVA y otro para el total del alquiler. Se pudieran
crear dos campos nuevos para ese fin. Para ello, se tendría que
ir al diseño de la tabla e insertarlos como dos campos nuevos del
tipo numérico. En este caso no se van a crear, sino que se
insertaran dos campos independientes que lo único que harán, será realizar un cálculo matemático
deotros campos.
 Se han añadido dos casillas de texto con el botón Cuadro de texto y se han cambiado el
nombre de las etiquetas por el de IVA 16% y TOTAL alineando los campos. Para cambiar el
nombredelaetiqueta,sedebeseleccionarypulsardobleclicparaaccederasuspropiedades.
 AhoraseseleccionaráconunclicelcampogrisdelIVA16%yaccederasuspropiedades (con
doble clic, o conelbotónderecho y la opción Propiedades).
 En el cuadro que aparece, situar el cursor en el campo Origen del Control. Aquí se define de
dondevienenlosdatos.Éstospuedenvenirdealgúncampodealgunatabla,obienpuedenser
el fruto de alguna operación de cálculo con campos. A la derecha se verán dos recuadros.
Pulsareldeladerecha(puntossuspensivos).
 Aparecerá otra ventana. Se trata del Generador de Expresiones. Aquí se pueden definir
fórmulaso funcionesque realizan ciertasoperaciones.
 EscogerdelaventanaizquierdalasopcionesFormularios-Formularioscargados-Clientes.
 EscogerdelaventanacentralAlquilermensual.
 PulsarelbotónPegar.
 Pulsarclic en la ventana superior yterminar de escribir la fórmula: [Alquiler mensual] *16/100.
 CerrarlaventanadelgeneradordeexpresionesdesdeelbotónAceptar.
 AbrirlalistadelcampoFormatoyescogelaopciónMoneda.

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 Cerrarlaventanadepropiedades.
 Prueba una vista previa desde el botón Vista situado en la barra de herramientas en la parte
superior izquierda.
Elcampotienequeapareceryaconelcálculohecho:
 ConfigurarelcampoTOTALconlafórmula:[Alquilermensual]+[IVA]
Esto significa que el último campo sume el contenido del campo Alquiler mensual más el campo IVA.
Este último será el campo de texto que se creó anteriormente. Es importante señalar que el nombre de
IVAsehapuestoalcampodesdelaventanadepropiedades.
Sinoesasí,Accessnoloencontrará.
Elresultadofinalseráquecuandoseintroduceelpreciodelapropiedad,losdoscamposreciéncreados
mostraránautomáticamenteelcálculodelimpuestodeIVA.
Es importante señalar que los dos últimos campos no existen como tales en la tabla Clientes ni en la
dePropiedades.Sonsólocamposcalculados.
6.Informes
Un informe es una forma de presentar los datos contenidos en una o varias tablas, impresos en una
hoja de papel. Los informes nos permiten agrupar la información contenida en todos los registros. Los
informes pueden incluir encabezados o pies de página con el título del informe, encabezados o pie de
grupos,lafecha,númerodepágina, etc.
La presentación de diseño de un informe es similar a la de una forma o formulario, permite crear y
modificar la estructura de un informe y concretamente, va a permitir controlar la composición y el
aspectoglobaldelinforme,agregartexto,gráficosoimágenesyefectuarcálculos.Cuandoestáabiertoel
mododediseño,estádisponibleelmododepresentaciónpreliminar,quepermiteexaminarrápidamente
eldiseñobásicodelinforme.

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6.1.Asistenteparainformes.
Access dispone de una herramienta que crea de
forma casi instantánea un informe predeterminado.
La creación de informes con asistente requiere solo
de ir contestando las preguntas que plantea. La
primera operación para crear un informe es
seleccionar la opción de crear asistente para
informes.
Es necesario elegir la tabla o consulta desde la cual se deberá obtener la
información para el informe. Inmediatamente después de seleccionar el origen de
los datos, se debe pulsar el botón Aceptar y aparecerá el recuadro que permite
seleccionarlosdatosparticulares que contendrá elinforme.
En esta ventana, es posible cambiar el origen de los datos y seleccionar los campos que se van a
reportar mediante este informe.
Los grupos son aquellos en los cuales se puede clasificar la información en un informe, por ejemplo
en las reservaciones de habitaciones de
hoteles se puede solicitar información de
acuerdo al tipo de habitación en cada uno de
loshoteles registrados.
También deberán definirse las prioridades de
agrupación, para obtener los resultados que se
requieren en realidad. Posteriormente se define
el ordenamiento en que se va a presentar la
información y detalles de totales, por grupos
definidos.

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Las operaciones se sugieren a partir de
valores numéricos que puedan causar el
tipo de resultados de grupos o que
originen información para la toma de
decisiones.
Una vez definida la información de
totales, se deberá definir el estilo para el
informe, dentro de Access se definen
algunos estilos predeterminados para los
informestalcomopara los formularios.
Siguiendo el asistente se definirán otras
características de imagen que pueden
ser seleccionadas conforme sea
requerido para la aplicación. Las
características que se definen por medio del Asistente pueden ser modificadas en modo de diseño,
paraquesean másacordes a lafinalidad de laaplicación para la que estediseñando elinforme.
La forma más sencilla de crear un
informe o un formulario es mediante el
asistente, sin embargo, no siempre el
asistente arroja los resultados que son
más convenientes para las necesidades
de la aplicación, y para ello Access
permite crearlos de forma personalizada
desde el inicio, o modificar el diseño de
un informe o un formulario creado con el
asistente, esto con seleccionar el
elemento y pulsar el botón de Diseño,
queestádelladoderecho de la pantalla.
En un Informe personalizado nuevo, se deberá seleccionar la opción de Vista de diseño en la primera
ventana que aparece, la vista de diseño tiene diversos elementos que permiten diseñar el informe
adecuado.

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6.2.LasSecciones
Tantolosinformesylosformulariosenmododediseño,estándivididosensecciones,queproporcionan
el formato final y la información que se presentará por este medio. Las secciones que están
disponiblesson:
Sección de Detalle. Siempre muestra su contenido en la pantalla o en copia impresa, en la que se
incluye toda la informaciónque se presentaalusuario.
Encabezado.Aparece al principio de la ventana, generalmente se utiliza para mostrar el titulo, fechas
einstruccionesobotonesdemandoquedesencadenenciertaacción.
Pie. Aparece al final de la ventana, se utiliza para incluir instrucciones, controles o botones de
mandato en los formularios, o bien, para mostrar totales, o alguna otra información de los reportes, y
solo se imprimeuna vez alfinaldel mismo.
Encabezadodepágina.Permitemostrar títulosencabezadodecolumnas,o algunaotrainformación al
principio de cada unade las páginas impresas.
Pie de Página. Contiene generalmente, el número de la página, la fecha o cualquier otra información
que se desee mostrar alfinal de la página impresa.
Sino está visiblealguna se las secciones anteriores, se debe seleccionar laopción correspondiente.
Propiedadesdelassecciones.
Cada una de las secciones posee su propia hoja de propiedades. La hoja de propiedades permite
establecer o modificar las propiedades,tales como elcolor, tamaño u otras características.
Para mostrar la hoja de propiedades, se puede hacer doble clic sobre la sección correspondiente,
seleccionando la sección y haciendodoble clicen subarra de título.

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LasReglas
Las ventanas de diseño contienen dos reglas graduadas, que se pueden utilizar como guías para
dibujar y colocar los controles enunformulario o informe.
Mostrarcuadricula
Mostrarregla
LaCuadrícula
La cuadrícula es una malla depuntos visiblesen eláreade trabajo de la ventanadediseño.
Lahojadepropiedades
Los formularios y los informes presentan, al igual que las secciones
o controles, una hoja de propiedades del propio formulario o
informe. Para ver la hoja de propiedades se debe elegir la opción
Hoja de propiedades de la barra Herramientas.
Las propiedades incluidas permiten configurar la apariencia del formulario o informe y especificar las
acciones que se realizarán cuando ocurra un suceso dentro de él y otras nos permiten controlar su
apariencia otamaño.
6.3.HerramientasdeDiseño.
LacajadeHerramientas.
Microsoft Access incluye una caja de herramientas que contiene los útiles necesarios para
personalizar los formularios e informes. Para que la caja de herramientas esté presente en la pantalla
se debeactivar la pestaña Diseño, aparecerá la barra de Controles.
Los controles son los objetos gráficos incluidos en la ventana de diseño, tiene asociados un conjunto
de sucesos, propiedades y métodos que pueden ser utilizados para incluir una función específica al
formulario o informe.
Tiposdecontroles.

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Los controles tratados por Microsoft Access se pueden clasificar en tres grupos: controles
Dependientes, controles Independientes y controles Calculados.
Los controles Dependientes son aquellos que nos permiten visualizar los datos contenidos en los
camposde la tabla de la base de datosorigendelformulario.
LoscontrolesIndependientessonaquellosquenodependendelosdatoscontenidosenlos campos de
una tabla, tal como un título, líneas, recuadros, o cualquier texto añadido a los formularios. Los
controles Calculados realizan cálculos con los datos de una tabla y visualizan el resultado en un
formulario o informe.
La caja de herramientas, además del puntero utilizado para manipular los controles incluidos en la
ventanadediseño yelbotón de asistente para controles, se incluyen los siguientes controles:
 Etiqueta. Añade un texto fijo al formulario o informe. Una etiqueta también puede ser
utilizada para identificar un control, tal como un cuadro de texto, que no posea la propiedad
Titulo.
 CuadrodeTexto.Añadeuncuadrodeentradaquecontieneelvalordeuncampodeunatabla
quecambiasegúnelregistro.Elcuadrodetextoesuncontroldependientequepuedecontener
expresiones,permitiendocrearuncontrol calculado.
 Grupode Opción.Añade un cuadro que puede rellenarse con botones de opción, casillas de
verificación o botonesde alternar.

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 Botón de Alternar. Añade un botón de mandato que puede estar presionado o no, tal como
los botones presentados en la barra de herramientas. Cuando estos botones pertenecen a un
grupo,noesposibleactivarmásdeunoalavez
 Botón de Opción. Control que representa una opción Activada/Desactivada exclusivamente.
Si se encuentra junto con otros botones de opción formando un grupo, el usuario solamente
podrá seleccionar una de las opciones mostradas. Los botones de opción pueden parecer
similaresalos cuadros de verificación peroposeenunadiferenciaimportante:Cuandoun
usuario selecciona un botón de opción, los otros botones del grupo se desactivan
automáticamente.
 Cuadro Combinado. Añade un cuadro que contiene una lista de elecciones posibles para un
campo de las cuales será seleccionada una. Si el número de elementos es grande, se
insertará en la lista una barra de desplazamiento para que el usuario pueda desplazarse a
través de la listahacia arriba y hacia abajo para visualizar todos sus elementos.
 Subformulario/Subinforme. Añade un cuadro que contiene un subformulario o subinforme
creadoporotratabla o consulta.
 Objeto de Marco Dependiente. Añade un marco que contiene un objeto OLE creado por
arrastre.
 Objeto de Marco Independiente. Añade un marco que contiene un objeto tal como una
imagenounobjetoOLE.
 Línea.Añade líneas a un formulario o informe.
 Rectángulo. Añade un salto de página al formulario o informe para dividirlo en varias
páginas. Este controlse añadeen la parte izquierda de la ventana de diseño.
 Botón de Comando. Añade un botón que ejecuta las instrucciones de una macro cuando el
usuario lo pulsa. La propiedad Imagen de este control nos permite mostrar como rótulo del
botón cualquier imagen, especificando en ella la ruta de acceso al archivo que contiene la
imagen (mapade bits).
6.4.Propiedadesdeloscontroles
Los controles insertados en unformulario o informe, son utilizados básicamente como interfaz con los
usuarios de la aplicación, poseen su propio conjunto de propiedades o atributos que definen su
apariencia final en la pantalla, así como su funcionalidad. En consecuencia, la configuración de las

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propiedades de los controles determinará el aspecto y comportamiento de los mismos. Los controles
tambiénrespondenasucesosquepuedenseractivadostantoporelusuariocomoporelsistema.
Microsoft establece algunas de las propiedades de los controles de forma predeterminada. Estas
propiedades se muestran en la hoja de propiedades asociada a la herramienta utilizada para crear el
control.
Elvalordeestaspropiedadessepuedemodificar,estableciendootranuevaconfiguración.Laformamás
apropiadadeestablecerunanuevaconfiguraciónpredeterminadaparauncontrol, es diseñar primero el
control y luego, mientras se encuentra seleccionado, establecerlocomomodelopredeterminadoconla
orden Definir valores predeterminados de los controles del menú Formato.A partir de ese
momento,siempreque se elija un control de este tipo y se coloque en un formulario o informe, tendrá
las mismaspropiedadesqueelcontroldiseñado.

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7.Consultas
En muchas ocasiones existe la necesidad de saber qué clientes viven en tal o cual ciudad, cuantas
propiedades del tipo chalet existen, quién paga más de 100,000 pesos de alquiler, o cualquier otra
pregunta que se ocurra. Evidentemente, el listado completo está en forma de tabla, pero según el
tipo de preguntas que a realizar a la BD puede llevarse bastante tiempo el localizar algún dato en
concreto. Para ello están las consultas. Las consultas con preguntas preparadas que se pueden
diseñar para utilizar cuando sea necesario. Casi todo el trabajo en Access se basa en las consultas. Si
es necesario hacer un informe de unos datos determinados, puede hacerse a partir de una consulta. Si
serequiere un listado por pantalla opor impresora, seharádeuna consulta.
La ventana de consultas de Access, proporciona acceso a la presentación del diseño de consultas que
se utiliza para crear o modificar consultas, para localizar, organizar y editar los datos contenidos en
las tablas. Las consultaspueden ser de varios tipos.
7.1.TiposdeConsulta
Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla,
modificarlos e incluso almacenar el resultadoen otratabla.
Existen varios tiposde consultas:
 Consultas de selección: Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran
aquellos datos de una tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el
resultado podremos consultar los datos para modificarlos (esto se podrá hacer o no según la
consulta). Una consulta de selección genera una tabla lógica (se llama lógica porque no está
físicamente en el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada vez que se abre se
vuelveacalcular).
 Consultas de acción. Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios
tipos de consultas de acción, de eliminación, de actualización, de datos anexados y de
creaciónde tablas.
 Consultas específicas de SQL. Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrícula
QBE de Access sino que se tienen que definir directamente en SQL. Estas consultas no se
estudiarán en este curso ya que para definirlas hay que saber SQL, cosa que no es objeto de
estecurso.
Crearunaconsulta.
Para crear una consulta, seguir los siguientespasos:
Abrir la basededatosdonde seencuentra la consulta a crear.
HacerclicenelbotónDiseñodeConsultaenlapestañaCrear:

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También tenemos la posibilidad de utilizar el Asistente para consultas que puedes ver en la imagen
anterior para crear consultas con un poco de ayuda. Si haces clic en el botón Asistente para consultas
apareceráelsiguientecuadrodediálogo:
 Asistenteparaconsultassencillas
 Asistente consultas de tabla referencias
cruzadas
 Asistenteparabúsquedadeduplicados
 Asistentebúsquedadenocoincidentes
El Asistente para consultas sencillas crea una consulta de selección sencilla como definimos en el
apartado anterior.
Consultasencillas
Nosotros explicaremos detenidamente la opción Diseño de consulta que te permitirá crear cualquiera
de las anteriores por ti mismo. Al entrar en la Vista Diseño de consulta nos pide primero las tablas de
las que la consulta sacará los datos con un cuadro de diálogo parecido al siguiente:

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DiseñodeConsultas
Las consultas de selección son el tipo de consultas predeterminado de Microsoft Access, y están
diseñadasparaseleccionarlosregistrosdeunatablaquecumpleunascondicionesdeterminadas.
Lospasosaseguirparacrearunaconsultadeselecciónson:
Seleccionar Asistente para consultas.
AccessMostraráunaventanadelaconsultavacíaenpresentacióndediseñoyelcuadrodedialogo
 Agregar tablas o consultas haciendo doble clic en los nombre de las tablas o consultas.
CuandosehanelegidotodaslastablasdeseadaspulsarsobreelbotónCerrar.
 Si es necesario, establezca las uniones entre las tablas (arrastrando el nombre de los
camposdeenlacedeunatablaaotra).
Microsoft Access mostrará automáticamente las líneas de unión, si se han definido ya las
relaciones entre las tablas comorelaciones.
 Agregar los campos a la consulta, arrastrando su nombre desde la lista de campos hasta la
cuadricula inferior ohaciendodoble clic en ellos.
 Completar la consulta complementando la cuadricula para introducir criterios, ordenar,
totalizar, etc.

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ConsultasdeReferenciascruzadas
Las consultas de referencias cruzadas permiten presentar de
una forma más compacta y legible, resumiendo los datos
repetidos ypresentándolos en forma tabular.
Por ejemplo queremos obtener las ventas mensuales de
nuestros empleados a partir de los pedidos vendidos.
Tenemos que diseñar una consulta resumen calculando la
suma de los importesde los pedidosagrupando por empleado
ymesdelaventa
Pues este último resultado se obtiene mediante una consulta
de referencias cruzadas. Observa que una de las columnas
de agrupación (empleado) sigue definiendo las filas que
aparecen (hay una fila por cada empleado), mientras que la
otra columna de agrupación (mes) ahora sirve para definir las
otras columnas, cada valor de mes define una columna en el
resultado,ylaceldaenlainterseccióndeunvalordeempleado
y un valor de mes es la columna resumen, la que contiene la
funcióndeagregado(lasumadeimportes).
Las consultas de referencias cruzadas se pueden crear desde la vista diseño pero es mucho más
cómodoyrápidoutilizarelasistente.
Desde la pantalla de Vista Diseño de la consulta es posible escoger qué campos se van a incluir en la
consulta, así como otras opciones (orden, criterios de consulta, etc.). Si se desearealizarunaconsulta
sólo de los campos Código de Propiedad, Alquiler, Nombre y Apellidos de la tabla Clientes, y el campo
Tipo de Propiedad de la tabla Propiedades. Lo que se debe hacer es "cargar" el campo necesario,
desde la casilla de latabla hasta la cuadrícula inferior. Se puedehacer dedosformas:
 Pulsardoble clic en el campoCódigode propiedad de la tabla Clientes.

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Elcampohadeapareceren la parte inferior.
 Arrastrar el campo Nombre de la tabla Clientes a la primera casilla de la segunda fila, allado
delcampoanterior.
 Ahora cargar, utilizando el método que sea, los campos Apellidos y Alquiler de la tabla
Clientes,yelcampoTipodePropiedaddelatablaPropiedades.
Paraverelresultado:
 Pulsarclic en el botón Vista, situadoen la barra de botones superiorizquierdo.
Enpantallaaparece un listado conlos camposdelas dostablas, tal y como fueronpreparado. Ahorase
puede volver a la vista Diseño pulsando el mismo botón Vista que ahora aparece como una regla azul,
peroahoraseguardaralaconsulta.
 Al cerrar la ventana de la consulta, Access preguntara si se desea guardarla. Se deberá
responderafirmativamenteyponerlecomonombre:Consultasencilla.

Para modificar la consulta, sedeberá pulsar el botónDiseño.
Para ejecutarla consulta para ver su contenido, solo serequierepulsar elbotón Abrir.
7.2.ConsultasconCriterios
La consulta anterior fue una consulta normal, de todos los registros de la Base de Datos. Una de las
mayores ventajas de las consultas es la de introducir criterios de consulta. Mediante los criterios es
posible seleccionar registros que cumplan unas condiciones determinadas. Para crear una consulta
quemuestredatossobrelosinquilinosquepaganmásde85,000pesosdealquilermensual:
 Crea una nueva consulta de la tabla Clientes y carga los campos Código de propiedad,
NombreyAlquilermensual.
 En la casilla Criteriosdelcampo Alquiler Mensual, escribe: >85000
 Visualizar elresultado de la consulta con elbotón Vista.

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Aparecenlostrescamposdelosclientesquepaganmásde85,000pesosalmes.
 VolveralmodoDiseñodesdeelmismobotón
 Agregar elcampo Oficina Vendedora yañadir elsiguiente criterio:
 Visualizar elresultado.
En este último caso existen dos condiciones que se tienen que cumplir. Sólo se verán los
campos de los registros que cumplan las dos condiciones: que paguen más de 85.000 pts y
cuyaoficina vendedora esté en la ciudad deTerrassa.
 Guardarlaconsultaconelnombre:OficinaTerrasa-Másde85000
8.Camposcalculados
En ocasiones existe la necesidad de realizar operaciones matemáticas con algún campo. Es posible
crearcamposvacíosyrellenarloscondatosprovenientesdealgunaoperaciónentredosomáscampos.
Para efectos del ejemplo, se ha subido la cuota mensual a todos los inquilinos en 500 pesos. Es
evidente que sería mucho trabajo modificar uno a uno todos los campos de los precios. Se realizará
unaoperación matemática.
8.1.Llenadodetablasconcamposcalculados.
AbrirlaBasedeDatosAbeto.MDBycolocarseenlapestañadelasConsultas.
CrearunanuevaConsultaenmodoVistaDiseño
Cargar la tablaClientes
CargarloscamposCódigodePropiedadyAlquilermensual
EnlabarradeherramientassuperiorhayunbotónllamadoTipo
de consulta. Pulsar sobre el botón y escoger el tipo
Actualización, Situar el cursor en la casilla Actualizar a y
escribe:
Cerrarlaconsulta.GuardarlaconsultaconelnombreAumentodeprecioen500pesos.

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El icono de la nueva consulta deberá haber cambiado. Esta es una consulta de actualización. Lo que
significa que cuando se ejecute, cambiará los datos de la tabla. Por eso se debe tener cuidado en
prepararadecuadamentelaconsulta;unerrorpodríatraerconsecuencias imprevisibles. En la presente
consulta se ha puesto entre corchetes el nombre del campo Alquiler mensual al que se ha sumado el
número500.EsrecomendablehacerunacopiadelatablaClientesparaelcasodeunerror.
Para ejecutar el cambio es necesario seleccionar la consulta y pulsar en el botón Abrir. Access avisará
que se van a modificar datos de una tabla, deberá aceptarse el mensaje que aparece. Access vuelve a
pedir confirmación con un segundo mensaje. Para observar el cambio, se debe entrar en la pestaña
Tablas y abrir la tabla Clientes. El campo Alquiler mensual tiene que aparecer con un incremento de
500pesos.
8.2.LlenadodeunatablanuevaconCamposdeotrastablas.
A continuación se verá cómo crear una tabla nueva con campos proveniente de otras tablas. Por
ejemplo, se necesita una nueva tabla con sólo algunos campos de las otras dos (Clientes y
Propiedades). Para evitar el construir la tabla y llenarla con los datos que se necesitan, registro por
registro, se tomarán campos de las dos tablas y se construirá unanueva.
Creaunaconsultanuevaescogiendolasdostablas.
Para obtener una tabla a partir de datos de otras, en el ejemplo es necesario añadir de la tabla
Clientes, los campos Nombre, Apellidos, y Alquiler mensual, añadir de la tabla Propiedades los
campos Tipo de propiedad, Dirección, Población y Provincia. Abrir el botón llamado Tipo de consulta
que se encuentra en la barra de herramientas superior, deberá escoger el tipo Consulta de creación
detabla.
Accesspediráunnombreparalanuevatablaquesecrearámástarde.
Colocarelnombre:ClientesyPropiedadyaceptar.
Cerrarlaconsulta,grabarlaconelnombre:ConsultadeCreacióndeTabla
Apareceráotro tipo de icono.
Alseleccionar la consulta recién creada yabrirla. Access avisaque se crearáunanueva tabla.
Verificaren la pestaña de Tablasque la nuevatabla seha creado.

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9.MantenimientoaunaBasedeDatos
Los datos en una Base de Datos pueden llegar a ser muy valiosos. De hecho, cualquier accidente o
pérdida de datos, aparte de llegar a suponer una pérdida económica considerable, puede llegar a ver
desperdiciadas tantas horas de trabajo. La pérdida de la información puede prevenirse de varias
formas:
 RealizarcopiasdeseguridaddelosarchivosMDBconfrecuencia.
 Hacer copias de las tablas. A veces, una consulta de actualización puede desembocar en
resultados catastróficos.
 Crearréplicas siesnecesario.
 ProtegerconcontraseñaslaBasedeDatos.
Eldíamenospensadosepierdeunfichero,seintroduceunvirus,seborraaccidentalmente información
o cualquier otra situación similar y es cuando se recuerda porqué no se hacen unas copias en
disquetedelosarchivos.
AccessdisponededossistemasparaasegurarlainformacióndeunaBasedeDatos:
Contraseña:elacceso ala BasedeDatosporcompletoestárestringidoporcontraseña. Hayquetener
en cuenta que, aunque la contraseña está encriptado para que no pueda leerse mientras se escribe,
una vez abierta se puede acceder atodoslosobjetos, inclusoanularocambiarlacontraseña.
Seguridad al nivel de usuario: se limita el acceso para cada usuario. Éste tendrá accesosólo a
determinadaspartesdelaBasedeDatos.
9.1.EstablecerContraseñadeSeguridad
Paraestablecerunacontraseñadeseguridad,sedebenseguirlossiguientespasos:
 CerrarcualquierBasedeDatosqueestéabierta.
 AccesaraArchivo-AbrirparaabrirunaBasedeDatos.
 SeleccionacualquierBasedeDatosqueexistayactivarelbotónExclusivo
 AbrirlaBasedeDatos.

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Debe usarse la opción Exclusivo porque se está trabajando en red, ningún otro usuario podrá
accederalaBasedeDatos.
 AccesaraHerramientas-Seguridad-EstablecercontraseñaparalaBasedeDatos.
 Escribiren las dos casillas la misma contraseña. Una cualquiera y aceptar.
EnelcasodenoabrirlaBasedeDatosenmodoExclusivo,Accessmuestraunmensajeindicandoque
sedebeabrirenestemodo,eimpideasignarunacontraseña.
 CerrarlaBasedeDatos.

Al volver a abrir la Base de Datos, Access pregunta por la contraseña, si no se introdujo correctamente,
noesposibleaccederalaBasedeDatos.
Para eliminar la contraseña bastará con acceder a la opción Herramientas -Seguridad - Anular
contraseñaestablecidaparalaBasedeDatos
9.2.PermisoyCuentasdeUsuariosyGrupos
Cuando se trabaja en red, cualquier usuario que conozca una contraseña podrá igualmente acceder a
todaslasopcionesdelaBasedeDatosasícomomodificaroborrardatos.
En red, lo más apropiado es restringir el acceso de forma específica indicando qué usuarios pueden
accederadeterminadaspartesdelprograma.
 AccederaHerramientas-Seguridad-Cuentasdeusuarioydegrupo
Sisehatrabajadoenred,sobretodoconWindowsNT,elcuadrodediálogoresultafamiliar.
Un permiso especifica el tipo de acceso que tiene un usuario. Un grupo de trabajo es un grupo de
usuariosquecompartendatosenunentornomultiusuarioenred.
Administradores: son aquellos que tienen permisos completos a todas las bases de datos. Estos, se
creandesdeWindowsNTyelservidorcentralyselesasignala tareadeadministradores.
Usuarios:son el conjunto de usuarios de un grupo de trabajo, a los cuales se les otorga unaseriede
permisosparaelaccesoasegúnquépartesdelprograma.
 CancelarelcuadroyaccesaraHerramientas-Seguridad-Permisosdeusuarioygrupo

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EnListasepuedeelegirentreGruposoUsuariosparaestablecerlospermisos.Enlaparte inferior, en el
cuadro Permisos, se puede activar o desactivar las casillas para establecer los permisos para leer,
modificar, etc.
Por ejemplo, para permitir leer la información de dos de las tablas, pero no actualizarla, borrarla, ni
modificar su diseño, se seleccionan primero las tablas en la lista Nombre del objeto y después se
activa sólo la opción Leerdatos.
 Cancelarelcuadro.
También se puede proteger la Base de Datos con la opción Herramientas - Seguridad - Codificar o
descodificar Base de Datos. Esta opción hará una copia de la Base de Datos en información
indescifrable.

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Anexo(EjerciciosAccess2007)
Unidad2.
Práctica
 Crea una BD nueva desde la opción Archivo - Nueva Base de Datos y colócale como
nombre:Abeto
 PulsaenelbotónNuevoyescogelaopciónVistadiseño
 A continuación crea los siguientes campos:
Se ha colocado como campo clave elcampo Código propiedad. De esta forma se asegura elno repetir
dosvecesunmismocódigo.Cadapropiedadtendráunúnicocódigoquela identificará.
A continuación, se coloca en Sí la opción Requerido de los campos Nombre y Apellido, en la tabla de
propiedades, queesta en la parte inferior de la pantalla.
EnelcampoAlquilermensual,secambiaránlaspropiedadessiguientes:
Formato:Moneda
Regladevalidación:<150000
Textodevalidación:Elpreciodealquilernodebepasarde150.000
Seleccionar el campo Fecha de contrato, al situar el cursor en la casilla Máscara de entrada. Pulsar el
botón en la parte derecha: Access preguntará si se desea guardar la tabla. Aceptar y colocarle como
nombre: Clientes. A continuación aparecerá una ventana con ejemplos de máscaras. Seleccionar la
opción Fecha corta y pulsar en el botón Terminar. En la casilla aparecerán unos símbolos
correspondientesalamáscara.
HacerexactamentelomismoparaelcampoFechadeexpiración,cerrarlaventanade
Diseñodetabla.Guardarloscambios.
Enseguida se requiere crear una nueva tabla llamada Propiedades y tendrá las siguientes
características:

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…
Cuestionario
1. ¿PorquédefineelcampoCódigoPostalcomotextoynocomonumérico?
2. ¿Seteocurreunmotivoporelquehemosrepetidoenestatablaotravezelcampo
5. CódigodePropiedad?
3. ¿PorquéelcampoGarajeesdeltipoSi/No?
4. ¿Quépodemoshacerparafacilitarlaintroduccióndedatossicasitodaslas
6. propiedadesestánenlaciudaddeMéxico?
7. ¿Podemosdefiniruncamponuméricodetamaño3?

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Unidad4
Ejercicio:
 Crear una Base de Datos básica de calificaciones de alumnos de una escuela. Los alumnos
cursan una especialidad o carrera, y cada materia pertenece a una carrera en particular, los
alumnos pueden cursar materias que corresponden a cualquier especialidad. Los datos que
se requieren son los siguientes.
Para realizarelregistro de las calificaciones esnecesario crear la tabla siguiente.
Con las tablas anteriores deben ser creadas las relaciones correspondientes y los formularios
necesarios para el registro adecuado de las calificaciones de los alumnos, así como se muestra a
continuación.

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En el siguiente formulario se muestran y registran las carreras que se imparten, en el presente
ejemplo, solo se requiere del nombre de la carrera, para una Base de Datos más compleja se deberán
agregarloscamposqueserequieran.
Para el caso de los formularios de Materias y Alumnos, es posible añadir, además de los campos
comunes, un cuadro combinado para seleccionar la clave de la especialidad a la que corresponden.
Conforme a la tabla Mat_Ales posible capturar calificacionesde los alumnos de acuerdo a las materias
que cursan. Para facilitar la captura se agregan dos cuadros combinados, uno correspondiente a las
claves de los alumnos y otro para seleccionar las claves de las materias que están registradas en la
BasedeDatos.

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PosteriormenteCambiarlasPropiedadesdelCuadroCombinadoparaque,aldesplegarel
Componente,sevisualicenlosnombrescorrespondientesal AlumnoylaMateria.

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EJERCICIODEREPASO.CONTROLDEUNACLÍNICA.
Crear una Base de Datos que controlará una supuesta clínica. Se Necesitan tres tablas para el control
de los pacientes, ingresos en clínica y médicos. La clínica "SAN PATRÁS" necesita llevar un control
informatizado de su gestióndepacientesymédicos. Para ello se crearán tres tablas con las siguientes
características:
 Tabla Pacientes: llevará un control de los datos de los pacientes como el Nº de S.S., Nombre,
Apellidos, No. de Historial, etc.
 Tabla Ingresos: llevará el control de la fecha del ingreso, número de planta, número de cama,
diagnóstico,etc.
 TablaMédicos:Códigodelmédico,Nombre,Apellidos,Especialidad,etc.
A continuación setienen las características de cada campo de las tablas:

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Este será elaspecto que tendrán las relacionesde las tablas:
Se ha creado una relación de Uno a Varios del campo Número de Historial de las tablas Pacientes e
Ingresos. Esto significa que primero se debe introducir los datos del paciente y luego los de la tabla
de Ingresos. La relación uno a varios permitirá introducir varios ingresosparaunmismopaciente,pero
siemprequeprimeroelpacienteestédadodealtaen la tabla Pacientes. Asimismo, está definido como
campo clave de la tabla Pacientes el campoNúmerodeHistorialporqueserán datosúnicosquenose
repetirán en la misma tabla. Como campo clave de la tabla Ingresos se eligió el campo Número de
Ingreso,yaquecadanúmerodeingresoseráúnico.
Como campo clave de la tabla Médicos se tiene el campo Código de identificación y se ha establecido
una relación de uno a varios con el mismo campo de la tabla Ingresos. Esto significa que primero se
tiene que introducir los datos del médico, y posteriormente, en la tabla Ingresos asignarle el ingreso
deun pacientea un médico determinado.
Resumiendo: Primero se deben introducir los datos de los médicos y de los pacientes.
Posteriormente, cuando se produzca un ingreso, se asignará un número de ingreso (único) a un
paciente (Número de Historial) y un médico (Código de Identificación). En la tabla Ingresos se puede
introducir varios pacientes, y asignárselo a uno de los médicosde la tabla Médicos.

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Paranomostrartodoslosdatosdelastrestablas,sehanresumidolosmismos.
Una vez los datos introducidos, se pueden realizar variasconsultasa la Base de Datos.
EjemplosdeConsultasalaBasedeDatos:
 Senecesita un listadode los nombresde los médicos y su especialidad.
- IralapestañaConsultas-Nuevo-VistaDiseñoyagregarlatablaMédicos.
- Visualizar su contenido con el botón Vista previa para asegurar que funciona
correctamente y cerrar la Consulta grabándola.

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 EsnecesariosaberloselNombreyApellidosdelospacientesqueingresaronentreEneroy
Marzodel94yquesonalérgicos.
 SerequieresaberlosNombresyApellidosdelospacientesquevivenenGetafeoAlcorcón.
Introduccióndeunnuevocampo
Para introducir un nuevo campo en la tablaIngresos llamado Fecha deAlta que controlará
la fechaen la que elpacienteesdado de altade la clínica.Para ello:
 AccederalapestañadeTablas,seleccionarlatablaIngresosypulsarenelbotónDiseño.
 Pulsarun clic a la izquierda del campo CódigodeIdentificación. Su fila deberáquedar
resaltada en su totalidad.

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 Abrir el menúInsertar y escoger laopción Filas.
 Pulsarun clic en la casilla del campo y escribir: Fecha de Alta
 DotaralcampodelformatoFechacortaatravésdelamáscara
 Cerrar la tabla (guardándola).
 Ahoradebeabrirselatablaparaintroducirlosnuevosdatos.Elnuevocampoestáalladodel
campoFechadeIngreso.Debenintroducirsefechas.Esposibleintroducirfechasposteriores a
la de Ingresos enunos cuantosdías.
Introduccióndedoscamposnuevos
Para dar de alta dos campos nuevos que posteriormente servirán para realizar cálculosautomáticos.
Loscamposserán:DíasdeIngreso,quecontrolaráautomáticamentelosdíasque elpaciente ha
estado ingresado a travésdeuna sencilla operación matemática entredosfechas,yelcampoCoste
TotaldelTratamiento,quemultiplicaráelCostedelTratamiento por los días que ha estado ingresado,
dando como resultadoel costetotal.
 Insertadoscamposnuevos:DíasdeIngreso
serádel tiponumérico, y Costetotaldel
tratamiento serátambién deltipo numérico
pero con formato Moneda.
Consultadeactualizacióndecampos
Enseguidasecrearáunanuevaconsulta,peroestaveznoseráunaconsultaparaverporpantalla,sino
queseráunaconsultaquecuandosepongaenmarcha,cambiarálosdatosde la tabla. Este tipo de
consultasrecibenelnombre de Consultas deactualización.
 Crear una nueva consulta en modo Vista diseño utilizando la tabla Ingresos.
 CargarelcampoDíasdeIngreso
 Abrir la lista (botón desplegable) Tipo de consulta situado en labarra superior de
herramientas, y escoger la lo opción Consultade actualización.
 Pulsarun clic en la casilla Actualizar a: y escribir la siguientefórmula: [Fecha de Alta]-[Fecha
deIngreso]

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