2. La nostra storia
• Esperienza ventennale nell’Outsourcing
• Partner di aziende leader nei rispettivi settori
(al di là delle dimensioni)
• B.P.O.
2
All contents are property of INDICOM
3. Alcuni numeri
• Oltre 1.400.000 fatture fornitori all’anno
• 70.000 pagine al giorno
• 10.000.000 di pagine all’anno in Cons.
Sostitutiva
• 150.000.000 pagine online
• oltre 50 risorse specializzate
3
All contents are property of INDICOM
4. Flussi C.S.
Fatture Attive Fatture Passive
Produzione PDF e indici Scansione docum. cartacei
Abbinamento indici- Indicizzazione
immagini
C ontr Firma PDF?
Firma PDF olli
Produzione XML, firma e marca temporale
4
All contents are property of INDICOM
5. CS in outsourcing:
VANTAGGI
• Delega della Responsabilità
• Delega dell’Operatività
• Costi HW E SW
• Sicurezza dei dati
• Possibilità di esibizione on-line
• Redazione del Manuale della Conservazione
• Conoscenza Normativa / Aggiornamento
costante
5
All contents are property of INDICOM
6. CS in outsourcing:
PUNTI di
ATTENZIONE
• Gestione documenti analogici ricevuti in
formato elettronico
• Modalità di firma dei documenti
• Gestione originali unici (da non macerare)
• Gestione allegati alle fatture (esibizione,
macero)
• Modalita’ indicizzazione (possibili errori)
• Controlli da estendere a tutti i dati
• Firma documenti perchè siano opponibili a
6
terzi All contents are property of INDICOM
7. C.S. Ciclo Passivo
Fatture cartacee
Presa in Carico Stampa mail
Fatture via mail
7
All contents are property of INDICOM
8. 1° punto di attenzione :
Stampa Fatture
mail
• Obbligo di stampa per le fatture
arrivate via mail
• Apposizione del protocollo
progressivo sulla fattura
8
All contents are property of INDICOM
9. C.S. Ciclo Passivo
Preparazione Gestione
Presa in Carico Stampa mail
originali unici
Fatture Fornitori
9
All contents are property of INDICOM
10. 2° punto di attenzione :
Originali unici
• ORIGINALI UNICI da non macerare
(Bolle doganali, Schede carburante, Fatture RSM…)
• ALLEGATI da non macerare
(D.D.T. originali, formulario di macero...)
• ALLEGATI da non esibire
(mail, documenti interni…)
10
All contents are property of INDICOM
11. C.S. Ciclo Passivo
Gestione
Presa in Carico Stampa mail Preparazione allegati
Fatture Fornitori
Controlli Indicizzazione Scansione
11
All contents are property of INDICOM
12. 3° punto di attenzione :
Controlli
• Sequenza fatture e
completezza archivio
• Criteri per gli indici (es.
P.IVA per fornitori esteri)
12
All contents are property of INDICOM
13. C.S. Ciclo Passivo
Gestione
Presa in Carico Stampa mail Preparazione allegati
Fatture Fornitori
Opponibiltà a terzi Controlli Indicizzazione Scansione
13
All contents are property of INDICOM
14. 4° punto di attenzione :
Opposizione a terzi
• Firma digitale su ogni documento
perchè sia opponibile a terzi
• Firma di chi?
14
All contents are property of INDICOM
15. C.S. Ciclo Passivo
Gestione
Presa in Carico Stampa mail Preparazione allegati
Fatture Fornitori
XML, firma e Opposizione a terzi Controlli Indicizzazione Scansione
marca
15
All contents are property of INDICOM
16. 5° punto di attenzione :
Firma digitale
• Chi firma realmente?
• Quale modalità?
• Quali strumenti?
16
All contents are property of INDICOM
17. Grazie per l’attenzione
e … buon lavoro!!
roberto.chieselli@indicom.biz
17
All contents are property of INDICOM