Support de présentation et d'explications sur la GED (gestion électronique de documents) et le SAE (Système d'archivage électronique)

1. Gestion électronique de documents
Système d'archivage électronique
Sandra Giguet

2. 04/03/15 2
GED
Gestion électronique de documents
procédé informatisé visant à organiser et gérer des
informations et des documents électroniques au
sein d'une organisation.
Le terme GED désigne également les
logiciels permettant la gestion de
ces contenus documentaires.

3. 04/03/15 3
Le but de la GED est
d'améliorer l'accès à l'information
La GED permet de :
● Dématérialiser
● Structurer l'information
● Centraliser, capitaliser et échanger
● Rechercher et consulter
● Gérer le cycle de vie des documents
● Sécuriser l'accès à l'information
= Gain de temps / place, travail collaboratif

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SAE
Système d'archivage électronique
Ensemble d'actions visant à identifier, recueillir,
classer et conserver des informations, en vue de
consultation ultérieure, sur un support adapté et
sécurisé, pour la durée nécessaire à la satisfaction
des obligations légales ou des besoins d’information.

5. 04/03/15 5
Le but du SAE est
de garantir la conservation normée et
l’intégrité d’une information
Le SAE permet de :
● Recueillir, classer et conserver l'information
● Intégrer les règles de gestion
● Respecter les contraintes légales d'archivage
● Respecter l'intégrité des documents publics
= Conservation optimale des informations

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Numérisation des documents papiers :
courrier, facture, bon de livraison...
Enregistrement de documents de travail :
bureautique, image, vidéo...
Courriels, pièce jointe
Dépôt
Centralisation
Archivage
Crédits icônes : http://icones.pro
GED
Archivage
Courant
SAE
Archivage
intermédiaire
et
définitif
Consulter
Partager
Rechercher
Articulation GED / SAE
Indexation
parmétadonnées
Enregistrement de documents logiciel métier :
Cosoluce...
Enregistrem
ent
Flux dématérialisés :
ACTES, HELIOS, Marchés publics, Parapheur

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Cycle de vie d'une donnée
Archives courantes
Archives
intermédiaires
Archives historiques
Production du
document
Validation du
document
Fin d'usage
courant
Échéance légale
ou interne
DUA = Durée d'utilité administrative
Record management
Document modifiable
Enregistrement
● Attribution référence
● Droit d'accès
● Workflow de validation
Classement
● Plan de classement
Indexation
● Métadonnées / mots clés
Tableau de Gestion
● Fin de la DUA
● Sort final
Signature électronique
Sécurisation
● Restriction d'accès
SEDA
L'archive appartient au service producteur
L'archive est versée
aux Archives départementales
GED
Crédits icônes : http://icones.pro

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Mise au point
● La GED stocke les archivages courants, le SAE intègre
les archives intermédiaires et définitives.
● La GED autorise la modification des documents
électroniques, pas le SAE.
● Le SAE n'est pas qu'une sauvegarde, c'est un
procédé de conservation des données fiable et fidèle
dans le temps.

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Les solutions de GED / SAE
GED SAE
Open Source Propriétaire
Maarch Ezged
EzDev
Locarchives
Alfresco Isoflex
Novaxel
Archiland
ALPI
Nuxeo Xpert ECM
Azur technology
AGO
Jahia Elise
Achimed
Flora Archives
EVER Team
KnowledgeTree Multigest
Eric Archivage
Asalae
Adullact

10. 04/03/15 10
Conduite du changement
cette démarche doit être accompagnée d'une
méthodologie de travail collaboratif
Informer > Former > Assister
● Impact organisationnel sur la collectivité
● Volume croissant des informations

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Les bénéfices
● Accès facilité à l'information
● Méthode de classement unique
● Circulation de l'information
● Réduction du volume d'encombrements
● Amélioration des droits accès
● Diminution des risques de perte
● Gain de temps
● Réactivité

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L'intérêt pour les collectivités
La GED et le SAE permettent de répondre aux
besoins des collectivités en matière de :
● Modernisation de l'administration
● Maîtrise des coûts de gestion de l'information
● Accès des citoyens à l'information
● Réduction des risques juridiques
● Respect de la loi sur l'archivage électronique.

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L'intérêt de travailler ensemble
C'est mutualiser nos expériences pour :
● Partager nos connaissances et améliorer l'offre
● Réduire les coûts
● Bénéficier de l'expertise et de l'infrastructure des
Inforoutes
● Être accompagné sur la formation et l'assistance.

14. 04/03/15 14
Sources
● archivage_electronique.pdf / Auteurs R. ABBASSI, C.ABOMO AKONO, S. BOUZIDI,
L. DINOMAIS, S. LONGUET, V. RAKIPI, D. SARENAC
● http://www.journaldunet.com/encyclopedie/definition/209/51/20/gestion_electronique_d
● http://fr.wikipedia.org/wiki/Gestion_%C3%A9lectronique_des_documents
● http://www.aproged.org/index.php/Publications/
● http://www.observatoire-du-numerique.fr/
● http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/
● Référentiel général de gestion des Archives / Comité interministériel aux Archives
de France
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