Correspondencia combinada clase

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Esta presentación encuentras los pasos para crear correspondencia combinada en MIcrosoft Word.

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Correspondencia combinada clase

  1. 1. CORRESPONDENCIA COMBINADA¡Hay que trabajar por instruirse cada día más, La sabiduría te dará muchas alegrías Y te librará de muchos males!. José Gabriel Cruz Ramos
  2. 2. CORRESPONDECIA COMBINADALa herramienta Combinar correspondencia es una delas más interesantes que incluye Word. Estaherramienta le permite combinar un documentoprincipal (un documento cuyo contenido se mantienepor lo general igual excepto por información como elnombre de la persona a que va dirigido) con uno dedatos (un documento que incluye los nombres y lasdirecciones a donde se enviará el documentoprincipal).Una vez realizada la combinación (que se puedellevar a cabo directamente en la impresora o en unarchivo para ser revisado antes de mandar aimprimir), usted tendrá un tercer documento con todala información unificada.
  3. 3. CORRESPONDECIA COMBINADAEl documento de origen de datos puede ser un documentonuevo1 un archivo existente, una base de datos de Accesso la libreta de direcciones de su computador. Elprocedimiento incluye cuatro pasos:1. Abrir o crear el documento principal2. Definir o crear un origen de datos.3. Modificar el documento principal, insertando loscampos de datos.4. Combinar los datos con el documento principal.
  4. 4. 1. ABRIR O CREAR EL DOCUMENTO PRINCIPALEs importante analizar y planificar la información que seincluirá en el origen de datos, antes de comenzar. Estaherramienta evita escribir cada vez que se necesitan losnombres las direcciones y otros datos en cada uno de losdocumentos que se envían. Es aplicable acartas, boletines, comunicados, postales y etiquetas. Loprimero que se debe hacer es crear una carpeta en dondese guardará la carta o correspondencia junto a la lista dedestinatarios.NOTA: TODOS LOS ARCHIVOS QUE CREE O QUE ELSISTEMA PIDA QUE GUARDE, DEBEN ESTAR EN UNAMISMA CARPETA, SINO GUARDA EN UN MISMOLUGAR , LA BASE DE DATOS NO FUNCIONA.
  5. 5. 1. ABRIR O CREAR EL DOCUMENTO PRINCIPALa. Abra o cree un documento principal sin incluir la información que varía.b. Seleccione del menú Herramientas la opción Cartas y correspondencia -Combinar correspondencia para activar el panel Combinar correspondencia, ubicado a la derecha del área de trabajo de Word. Este cuadro de diálogo le muestra cada uno de los pasos que debe realizar para llevar a cabo la operación.c. Sigue los pasos de asistente:
  6. 6. 2. DEFINIR EL ORIGEN DE LOS DATOSPuede crear un listadonuevo de destinatarios outilizar uno ya creado enuna base de datos deExcel por ejemplo; eneste caso vamos a crearun nuevo listado: d .d. Guarda dicha lista enla carpeta donde vaya aestar el ejercicio.
  7. 7. 3. MODIFICAR EL DOCUMENTO PRINCIPAL, INSERTANDO LOS CAMPOS DE DATOS.Inserta los camposcreados, con el botón ·maselementos” que se encuentraen el panel de combinación decorrespondencia.Al presionarlo aparece laventana: Insertar campo decombinación.Utiliza el botón insertar paraagregar cada campo en el lugardonde corresponda según eldiseño de la plantilla.
  8. 8. 4. COMBINAR LOS DATOS CON EL DOCUMENTO PRINCIPAL Se abre un cuadro contextual llamadoCon el botón: “Combinar en nuevo documento” seleccioneEditar cartasindividuales. todos si desea crear la correspondencia para los destinatarios de la lista creada, esta acción genera un nuevo documento con la correspondencia para todos los destinatarios, guárdelo junto con la base de datos de todos los registros que utilizó en la carpeta de trabajo al igual que la plantilla.
  9. 9. 4. COMBINAR LOS DATOS CON EL DOCUMENTO PRINCIPAL NOTA. EN LA CARPETA DEBE ESTAR LOS TRES ARCHIVOS: 1. PLANTILLA. 2. ORIGEN DE DATOS (BASE DE DATOS). 3. DOCUMENTO COMBINADO.
  10. 10. VIDEO RECOMENDADOCOMBINAR CORRESPONDECNIA 1 WORD 2007DURACIÓN : 4:32http://www.youtube.com/watch?v=QEryXnjHgLM&noredirect=1
  11. 11. WEBGRAFIA http://www.aulaclic.es/word2007/t_14_1.htm http://office.microsoft.com/es-es/word-help/combinar-correspondencia- paso-1-elegir-un-tipo-de-documento-y-un-documento-principal- HA001109549.aspx

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