Kỹ năng giám sát, kiểm tra

1. KỸ NĂNG GIÁM SÁTKỸ NĂNG GIÁM SÁT
NỘI DUNG
• Mục tiêu
• Vai trò của việc GS
• Nhiệm vụ thăm viếng KH
• Kỹ năng Động cơ thúc đẩy
• Kỹ năng lãnh đạo
• Kỹ năng đàm phán
• Lập kế hoạch & ưu tiên
công việc
• Họp hiệu quả
• Quản lý thời gian
• Quản lý & kiểm soát việc
thực hiện
• Marketing
• Thư nhắc nhở

2. ĐỊNH HƯỚNG CỦA CÔNG TY
?
SỨ MẠNG CỦA P.KD
?

3. Mục tiêu huấn luyện
• Vì sao tôi ngồi đây?
• Điều này sẽ giúp gì được cho tôi?
Vai trò của việc giám sát
Những điều thiết yếu
Xây dựng Kinh doanh
Xây dựng Tổ chức

4. Trách nhiệm của việc GS
XD Kinh Doanh
– Thực hiện bán hàng
– Hình ảnh - TPOSM / POSM
- Định vị sản phẩm
- Sơ đồ trưng bày
– Phân Phối / Hiện diện
– Bao phủ điểm bán
– Phần không gian / Thị phần
– Giá cả
– Khuyến mãi / KM thương mại
– Tuân thủ chính sách
– Kế hoạch kinh doanh
– Tài Chính / ROI
– Thực hiện kế hoạch Chu Kỳ
XD Tổ Chức
– Huấn luyện
– Cố vấn
– Xây dựng nhóm
– Đào tạo
– Đánh giá thực hiện
– Kế hoạch phát triển NS
– Đánh giá năng lực
– Tuyển chọn & tuyển dụng
– Tuân thủ các chính sách
Vai trò của Giám Sát
XD kinh doanh XD Tổ chức
• Đo lường được
• Phân tích
• Chia sẻ
• Rà soát lại
• Liên tục hoàn thiện
Phát triển nhân viên của bạn Suy nghĩ và Thực hiện như bạn làm

5. SalesOrganisation Development
Giám sát
Đồng nghiệp Sếp
Khách hàng Thành viên
trong nhóm
Các mối quan hệ của công việc GS
Trách nhiệm của GS
Nếu những gì bạn làm không đáp ứng:
Xây dựng kinh doanh
Xây dựng tổ chức
hoặc

6. Làm sao ta biết ta đang làm tốt
công việc ???
Nhiệm vụ thăm viếng khách hàng
Nhân viên bán hàng
In-call mission

7. NỘI DUNG
• Mục tiêu
• Vai trò của việc GS
• Nhiệm vụ thăm viếng KH
• Kỹ năng Động cơ thúc đẩy
• Kỹ năng lãnh đạo
• Kỹ năng đàm phán
• Lập kế hoạch & ưu tiên
công việc
• Họp hiệu quả
• Quản lý thời gian
• Quản lý & kiểm soát việc
thực hiện
• Marketing
• Thư nhắc nhở
Động cơ thúc đẩy
(Motivation)

8. Động cơ thúc đẩy
Động cơ thúc đẩy có được thông qua
Sự lãnh đạo
&
Xây dựng nhóm
Hiểu về Động Cơ Thúc Đẩy
• Hiểu sâu sắc việc con người được thúc đẩy như thế nào
• Thiết lập cách thức để nhận ra điều gì thúc đẩy con
người.
• Tìm ra cách thức mà nhà quản lý có thể tác động đến
Động cơ thúc đẩy của con người.
• Thiết lập những hướng dẫn để đạt được những cấp độ
cao hơn trong việc Thúc đẩy mọi người.
• Phát triển nguyên tắc chung để hoàn thiện việc khích lệ
con người.

9. Thúc đẩy con người
Làm cho các NV của bạn đạt được những kết
quả mà bạn đang nhằm phải đạt tới:
• Hiểu Động Cơ thúc đẩy có tác dụng như thế nào
• Nhận ra cách thức mà nhân viên của bạn sẽ bị thúc đẩy
• Nhận ra vai trò mà bạn có thể làm trong việc thúc đẩy
nhân viên của bạn
Hệ thống cấp bậc các nhu cầu của Maslow
Sinh lý học
Sự
Thể hiện
Sự quý trọng
Quan hệ XH
Sự an toàn

10. Hiểu Các động cơ thúc đẩy
Bảng thăm dò:
A B
Công việc chắc chắn
Công việc thích thú
Cơ hội thăng tiến
Được ghi nhận những thành tích
Khả năng lãnh đạo
Được thù lao công bằng
Được cập nhật những công việc đang xảy ra
Được góp ý kiến trong các vấn đề liên quan
Các bạn đồng nghiệp thân thiện
Điều kiện làm việc được đáp ứng thỏa mãn
Những yếu tố nào
có tầm ảnh hưởng
đến bạn nhất?
Suy nghĩ 3 phút
Hiểu các động cơ thúc đẩy

11. 050% 40 30 20 10 10 20 30 40 50%
Thành đạt
Được công nhận
Công việc
Trách nhiệm
Thăng tiến
Tăng trửong
Chính sách công ty và hành chính
Sự giám sát
Quan hệ với cấp trên
Điều kiện làm việc
Lương
Quan hệ với đồng nghiệp
Đời sống cá nhân
Quan hệ với cấp dưới
Tình trạng
An toàn
Các yếu tố trong công việc đưa đến không
thỏa mãn, không hài lòng
Percentage
frequency
Các yếu tố trong công việc đưa đến
rất thỏa mãn, hài lòng
Percentage
frequency
All factors
contributing to job
satisfaction
All factors
contributing to job
dissatisfaction
80% 60 40 20 0 20 40 60 80%
Hygiene
Motivation
1969
8131
Ratio & Percent
Các nhân tố tác động đến thái độ làm việc
Động cơ thúc đẩy trong nhóm
nhóm
vững mạnh
Tôn trọng lãnh
đạo
Tin tưởng và
cởi mở
Tham dự vào
quyết định
Chia sẻ thành
công
Sự giúp đỡ
luôn sẵn sàng
Mục tiêu thực
tế
Chia sẻ trách
nhiệm
Báo cáo diễn
tiến
Quan trọng đối
với tổ chức
Cạnh tranh
giữa các nhóm

12. Các nhân tố tác động đến thái độ làm việc
Chuẩn bị thuyết trình:
1. Các vấn đề về Động cơ thúc đẩy quan trọng nhất
đang gây ảnh hưởng trong nhóm của bạn.
2. Các nhân tố quan trọng đang thiếu?
3.Kế hoạch hành động của bạn trong việc xây dựng
Động cơ thúc đẩy trong nhóm của bạn?
Bạn chuẩn bị trong 20 phút và thuyết trình trong 5
phút. Bạn có thể dùng hình ảnh trợ giúp .
NỘI DUNG
• Mục tiêu
• Vai trò của việc GS
• Nhiệm vụ thăm viếng KH
• Kỹ năng Động cơ thúc đẩy
• Kỹ năng lãnh đạo
• Kỹ năng đàm phán
• Lập kế hoạch & ưu tiên
công việc
• Họp hiệu quả
• Quản lý thời gian
• Quản lý & kiểm soát việc
thực hiện
• Marketing
• Thư nhắc nhở

13. Lập kế hoạch và
Sắp xếp ưu tiên
Lập kế hoạch
Lập kế hoạch:
Nhìn về phía trước
Suy nghĩ về tương lai
– Lường trước việc gì sẽ có thể xảy ra
– Chuẩn bị sẵn sàng cho điều đó

14. Thiết lập mục tiêu
Tự đặt những câu hỏi sau
• Tôi muốn đạt tới mục tiêu gì?
• Khi nào tôi đạt mục tiêu đó?
• Tôi phải chinh phục những trở ngại gì?
• Ai có thể giúp tôi?
• Tôi cần những kỹ năng / kiến thức gì để bảo
đảm đạt được sự thành công?
5 bước để đạt được mục tiêu của bạn
Biết mình sẽ
đi đâu
Phân bổ nguồn lực Thông báo
Biết mình đang ở đâu
Rà soát /
phân tích

15. Lập kế họach là chìa khóa thành công
2 loại mục tiêu trong lập kế hoạch
• Các mục tiêu thiết yếu – dài hạn
• Những mong đợi – ngắn hạn
Lập kế họach là chìa khóa thành công
Điều Thứ nhất:
Các mục tiêu thiết yếu – dài hạn
• Phân tích SWOT trong khu vực của bạn
• Thiết lập mục tiêu hoàn thành theo giai đọan
(tháng ,quý, năm)
• Nhận ra những nhân viên cần hướng dẫn nhiều
hơn, cần đào tạo và/hoặc phát triển

16. Lập kế họach là chìa khóa thành công
Điều Thứ hai:
Những mong đợi – ngắn hạn
• Tiểu sử nhân sự của nhân viên bạn
• Rà soát kết quả làm việc hàng ngày, hàng tuần,
hàng chu kỳ.
• Thiết lập phương hướng rõ ràng cho nhân viên
của bạn
• Work with & work behind để liên tục sự phát
triển của nhân viên
‘Rà soát – Rà soát – Rà soát’
Lập kế hoạch chu kỳ
• Kế hoạch chu kỳ
• Chương trình KA
• Chương trình thưởng
• Thưởng trưng bày
• Chương trình HTTM
• Kết quả / chỉ tiêu KSI
• Khoảng trống phân phối
• Báo cáo hoạt động BH
Điều Thứ ba:
Các công cụ

17. Lập kế hoạch chu kỳ
• Mục tiêu kế hoạch chu kỳ
• Mục tiêu của từng khu vực
• Mục tiêu thị trường
Điều thứ tư;
Mục tiêu cụ thể
Họp chu kỳ
• Hành chính
– Giấy tờ, báo cáo phân tích, thiết lập mục tiêu
• Tuân thủ trưng bày
• Chỉ tiêu doanh số/ sản lượng
• Work with
• Work behinds
• Đối chiếu số liệu XNT hàng tuần
• Rà soát hoạt động

18. Ưu tiên trong chu kỳ
• Work with
• Work behind
• Phát triển nhân sự (ý kiến phản hồi và mục tiêu cụ thể )
• Hành chính
– Kiểm soát các chứng từ, phân tích hoạt động, rà soát
mục tiêu
• Hoạt động doanh số
• Hoạt động trưng bày
4 ngày / tuần “Work With / Behind” = 67%
Kế hoạch làm việc chu kỳ

19. Phân bố công việc trong chu kỳ
Day %
Tổng cộng ngày 24 100
Work With 12 50
Work Behind 4 17
Hành chính 4 17
Họp 2 8
Khác 2 8
67%
Lập kế hoạch
“Nếu chiếc thang không dựa
đúng bức tường, mỗi bước
chúng ta leo chỉ đưa ta đến
một nơi …vô tận nhanh hơn.”

20. NỘI DUNG
• Mục tiêu
• Vai trò của việc GS
• Nhiệm vụ thăm viếng KH
• Kỹ năng Động cơ thúc đẩy
• Kỹ năng lãnh đạo
• Kỹ năng đàm phán
• Lập kế hoạch & ưu tiên
công việc
• Họp hiệu quả
• Quản lý thời gian
• Quản lý & kiểm soát việc
thực hiện
• Marketing
• Thư nhắc nhở
Một khung sườn cho sự thành
công của mỗi cá nhân và tổ chức
QUẢN LÝ & KIỂM SOÁT
VIỆC THỰC HIỆN

21. • Đánh giá việc thực hiện là một quá trình
liên tục để xác định một nhân viên / nhóm
làm việc tốt như thế nào để đạt được các
công việc được giao
• Nghĩa là đánh giá kiến thức, kỹ năng và
hành vi.
Định nghĩa
Kiểm tra sự thực hiện
Thực hiện VS Mục tiêu

22. • Giúp bảo đảm được một tổ chức biết đi
đâu và đến đâu
• Cơ sở đối chiếu cho các NV phản hồi ý
kiến
• Cơ sở để quyết định mức độ đào tạo
huấn luyện
• Giúp nhận ra những vấn đề và hướng tới
các giải pháp.
Thiết lập mục tiêu
• Các tình huống
- Mục tiêu dựa trên những chuẩn mực có tính
bắt buộc
- Chỉ tiêu cá nhân dựa trên những tiêu chuẩn
cơ sở
- Sự quyết tâm của một cá nhân
Thiết lập mục tiêu

23. Mục tiêu
Mục tiêu cần phải
• Specific – Cụ thể
• Measurable – Đo lường được
• Achievable – Có thể đạt được
• Relevant – Phù hợp
• Time – framed – Thời gian hoàn thành
• …… và phải được ĐỒNG Ý
Sales OrganisationDevelopment
• Cái gì phải được hoàn thành ?
• Sẽ được đo lường như thế nào ?
• Sẽ đạt được bằng cách nào ?
• Khi nào cần phải đạt ?
MỤC TIÊU
Thành phần của một nội dung mục tiêu

24. Mục tiêu
Kết quả
Họach
định
CÔNG TY Bạn
Mục tiêu được hình thành:
Mục tiêu
Hành
động
Sự đánh giá

25. Quản lý nhân sự
– thiết lập các chuẩn
mực
– người thầy, người
huấn luyện
– phát triển con người
Trách nhiệm của người quản lý
Quản lý công việc
– thiết lập tham số /
phương hướng
– theo dõi thực hiện
– bảo đảm tuân thủ
• Phát triển nhân sự là gì ?
• Chúng ta chỉ phát triển những người
đạt thành tích cao ?
• Phát triển những người khác như thế
nào ?
• Chúng ta có tạo cho họ thời gian / nỗ
lực để phát triển không ?
Phát triển nhân sự

26. • Nhận ra các tiềm năng hay nhu cầu của NV ?
• Đánh giá sự thực hiện một cách thành thực
• Dựa trên khách quan, không dựa trên chủ quan
• Thảo luận với ASM, BSM, đồng nghiệp
• Thiết lập các mục tiêu / thách thức S.M.A.R.T.
– Nhận diện các vấn đề cốt lõi – không phải một
“sớ” các sự việc
• Work With - Work Behind
– Thực hiện đúng quy trình
Phát triển nhân viên của bạn
Quản lý công việc
QL Trách nhiệm QL kết quả
2 phần

27. • Phương hướng / hoạch định
• Rà soát / theo dõi
• Cải thiện kinh doanh
– Ý tưởng / thử nghiệm mới
– Tạo nên sự khác biệt
• KSI’s
– Phân tích
• Lập mục tiêu
• Kết quả VS mục tiêu
– Liên tục cải thiện
Trách nhiệm: Kết quả:
Nhận ra các rào cản = Cờ đỏ
Quản lý công việc
• Đó là gì ?
– Thiếu sự nhiệt tình
• Sự có mặt, sự đúng giờ, sự chuẩn bị
• Hình thức, cá nhân, tính chuyên nghiệp
• Ý kiến tiêu cực, giấy tờ không đồng nhất
• Chúng ta đương đầu với cờ đỏ như thế nào ?...
– tránh đối đầu – với hy vọng điều đó sẽ tự biến mất ?
– Giải pháp “Mackeno” ??
Cờ đỏ
Dấu hiệu của thực hiện chưa đạt

28. Chu kỳ thực hiện
Tuyển dụng
& chọn lựa
Lập mục tiêu
Đào tạoHuấn luyện
Đánh giá
Khuynh hướng học tập
0
5
10
15
20
25
30
Mức thực hiện mong muốn

29. Phương pháp
• Quan sát / huấn luyện cùng công việc
• Giao tiếp hàng ngày với nhóm
• Họp định kỳ với NV / nhóm
• Ý kiến phản hồi từ các khách hàng
• Lưu trữ / tường trình các tình huống
• Kiểm tra thực tế ngòai thị trường
Kiểm tra sự thực hiện
• Báo cáo ngày
• Báo cáo doanh số
• Kế hoạch đi thị trường
• Hiệu quả bán hàng
• Thăm thị trường
Công cụ:

30. • Bạn làm gì khi đi work with ?
• Tại sao đi work with là quan trọng ?
• Mục đích của bạn là gì khi đi work with?
Nhân viên của bạn có ưu tiên công việc ?
Làm sao để biết ?
Work With = đi làm việc chung
• Cảnh sát hay huấn luyện viên ?
• Bạn đang kiểm soát hay điều hành cuộc viếng
thăm ?
• Đưa ra ý kiến phản hồi hiệu quả ?
• Mục tiêu có S.M.A.R.T.?
Work With & Work Behind

31. Work With & Work Behind
Lập mục tiêu
Work Behind
(theo dõi)
Thử nghiệm,
Thử thách
Hỗ trợ
Work With
(nhận diện
cơ hội)
Quy trình:
Work With
• Kiểm tra sự chuẩn bị của nhân viên
– Bố trí trong phương tiện / mức hàng hóa / POSM
– Các giấy tờ cần thiết (thẻ khách hàng, đơn hàng, …)
– Lộ trình hàng ngày
– Sắp xếp thứ tự các cuộc viếng thăm? Tại sao ?
– Thực hiện những mục tiêu từ lần thăm trước
• Nhận ra và ghi chú các cơ hội
• Tổng kết ngày làm việc – mục tiêu S.M.A.R.T.
Mục đích:

32. • Đứng phía sau và quan sát – nhìn tổng thể
• Tìm kiếm các cơ hội / điều có thể hoàn thiện và
những điều nổi bật
• Rà soát lại kết quả - ở thế cân bằng, hãy để NV có
một sự tin
– ý kiến theo hướng tích cực / xây dựng … tránh ý kiến
không xây dựng
• Đưa ra ý kiến phản hồi
Work With
Khi đi workwith
Work Behind
• chuẩn bị
– lần thăm trước và các vấn đề đã nhận diện
– mục tiêu đã đề ra hoặc
– bảng WW / WB lần trước
• Các báo cáo thực hiện liên quan
• Kiểm tra sự tiếp thu và thực hiện của NV
Mục đích:

33. Work With & Work Behind
‘sự khác biệt giữa work with & work
behind’
?
Không nhiều
Chỉ là không cùng đi chung với NV khi đi
work behind
Mẫu biểu WW & WB
WW - WB
Hướng dẫn chấm điểm

34. Work with
Diễn tập
• GSMV & NVBH
( 30 phút )
Đưa ý kiến phản hồi

35. Đưa ý kiến phản hồi
Điều nên làm và không nên làm
• Dựa trên những điều bạn thấy, hơn là những gì
bạn tin-là hoặc nghĩ.
• Tập trung vào hành vi, không tập trung vào
tính cách
• Giữ trạng thái trung lập, đừng xét xử
• Dùng để thông báo, không phải để chỉ bảo
Đưa ý kiến phản hồi
7 nguyên tắc vàng

36. • Thể hiện bằng sự giúp đỡ, hơn là đe dọa (và
chọn đúng không gian, thời gian)
• Thể hiện đơn giản, đừng đẩy quá mức
• Bạn đưa ý kiến phản hồi, bạn cũng phải trong
tư thế nhận ý kiến phản hồi
Đưa ý kiến phản hồi
7 nguyên tắc vàng (tt)
Khuynh hướng đưa ý kiến
Giới hạnKhuyến khích

37. Hành vi mua hàng của người tiêu dùng
Mua hàng tùy hứng
• Mua hàng không kế hoạch trước
• quyết định mua hàng dựa trên sự cuốn hút của
trưng bày sản phẩm
– NTD bước vào CH mua 1 SP, thấy SP khác và
cũng có thể mua “nó”

38. Vài nhân tố ảnh hưởng mua hàng
SalesOrganisation Development
• bao bì sản phẩm
• sản phẩm mới
• chiết khấu hoặc quà tặng đặc biệt
• vị trí trưng bày trong CH và trên kệ
• môi trường ảnh hưởng chung
– trang trí, trình bày
– phục vụ
• Sở thích và sự ham muốn
• thời gian lưu tại CH và tính thường xuyên
Vài nhân tố ảnh hưởng mua hàng
Nhớ rằng:
• khỏang 35-75% việc mua hàng là không kế
hoạch trước
• 2/3 các nhãn hiệu được chọn để mua là được
quyết định ngay tại CH.

39. SalesOrganisation Development
• SP DianaDiana được bán chủ yếu qua UY TÍN VÀUY TÍN VÀ
SỨC MẠNH THƯƠNG HIỆU SẢN PHẨMSỨC MẠNH THƯƠNG HIỆU SẢN PHẨM
• SP của DianaDiana giúp tạo lưu lượng khách
• giúp tăng doanh số và lợi nhuận
• vị trí trưng bày SP trong CH vì thế rất quan
trọng
Vài nhân tố ảnh hưởng mua hàng
Tương quan đến SP của Công ty
NỘI DUNG
• Mục tiêu
• Vai trò của việc GS
• Nhiệm vụ thăm viếng KH
• Kỹ năng Động cơ thúc đẩy
• Kỹ năng lãnh đạo
• Kỹ năng đàm phán
• Lập kế hoạch & ưu tiên
công việc
• Họp hiệu quả
• Quản lý thời gian
• Quản lý & kiểm soát việc
thực hiện
• Marketing
• Thư nhắc nhở

40. Thư nhắc nhở
Warning letter
Tóm lược
• Mục tiêu
• Vai trò của việc GS
• Nhiệm vụ thăm viếng KH
• Kỹ năng Động cơ thúc đẩy
• Lập kế hoạch và sắp xếp ưu tiên công việc
• Quản lý và kiểm soát việc thực hiện
• Thư nhắc nhở

41. Các kỹ năng giám sát
Phần hỏi & đáp
Cám ơn