Academy system manuel

MANUEL UTILISATEUR

Academy System
Un Progiciel de gestion globale et
automatisée des établissements scolaires
• Scolarité ;
• Pension ;
• Études ;
• Examens ;
• Finances ; etc.

Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 1
CHAP 0 : A PROPOS DE « ACADEMY SYSTEM » ............................................................................................................... 3
CHAP I : INSTALLATION DU LOGICIEL ACADEMY SYSTEM ............................................................................................... 4
I.1- CONFIGURATION SYSTEME ............................................................................................................................ 4
I.2- PROCESSUS D’INSTALLATION ......................................................................................................................... 4
CHAP II : CONFIGURATION DE L’APPLICATION ............................................................................................................. 10
II.1- PARAMATRES DE BASE ................................................................................................................................. 10
II.1.1 - Premier démarrage..................................................................................................................................... 10
II.1.2 - Paramètres liés à la gestion de la scolarité................................................................................................. 20
II.1.2.1 - Paramètres du module scolarité............................................................................................................................ 20
II.1.2.2 - Paramètres du module pension............................................................................................................................. 29
II.1.3 - Paramètres liés à la gestion des études...................................................................................................... 35
II.1.3.1 - Paramètres liés au module étude .......................................................................................................................... 35
II.1.3.2 - Paramètres liés au module examen....................................................................................................................... 45
II.1.4 - Paramètres liés à la gestion des finances ................................................................................................... 48
II.1.4.1 - Création des services ............................................................................................................................................. 48
II.1.4.2 - Création des types de charges ............................................................................................................................... 49
II.1.4.2 - Création des types de produits .............................................................................................................................. 50
II.2 - PARAMATRES AVANCES............................................................................................................................... 51
II.2.1 – Paramètres optionnels ............................................................................................................................... 51
II.2.1.1 - Les Options Du Module Scolarité........................................................................................................................... 51
II.2.1.2 - Les Options Du Module Pensions .......................................................................................................................... 53
II.2.1.3 - Les Options Du Module Etudes.............................................................................................................................. 55
II.2.1.4 - Les Options Du Module Examens .......................................................................................................................... 56
II.2.1.5 - Les Options Du Module Finances........................................................................................................................... 57
II.2.1.6 - Les Options D’Affichage ......................................................................................................................................... 58
II.2.1.7 - Les Options De Sécurité ......................................................................................................................................... 59
II.2.1.8 - Les Options Des Etats............................................................................................................................................. 60
II.2.2 - Gestion des pays ......................................................................................................................................... 62
II.2.3 - Gestion des banques................................................................................................................................... 63
II.2.4 - Gestion des religions ................................................................................................................................... 64
CHAP III : ADMINISTRATION DE L’APPLICATION............................................................................................................ 65
III.1- GESTION DES UTILISATEURS ET SECURITE .................................................................................................... 65
III.1.1 – Création des types d’utilisateurs ............................................................................................................... 65
III.1.2 – Enregistrement des utilisateurs................................................................................................................. 66
III.1.3 – Attribution des droits d’accès.................................................................................................................... 67
III.1.4 – Journal de connexions ............................................................................................................................... 69
III.1.5 – Audit des actions....................................................................................................................................... 71
III.2- GESTION DES PERIODES................................................................................................................................ 72
III.2.1 – Activation d’une période ou une composition........................................................................................... 72
III.2.2– Gestion des années académiques .............................................................................................................. 72
III.2.3– Gestion des trimestres ............................................................................................................................... 74
III.2.4– Gestion des compositions .......................................................................................................................... 75
III.3- ADMINISTRATION DE LA BASE DE DONNEES ............................................................................................... 76
III.3.1 – Amélioration ou optimisation de la base de données ............................................................................... 76
III.3.2 – Mise à niveau de la base de données........................................................................................................ 77
III.3.3 – Sauvegarde de la base de données ........................................................................................................... 79
III.3.3.1 – Sauvegarde Automatique de la base de données ................................................................................................ 79
III.3.3.2 - Sauvegarde Manuelle de la base de données....................................................................................................... 80
III.3.4 – Restauration d’une sauvegarde de base de données................................................................................ 81
III.3.4.1 - Restauration d’une sauvegarde de base de données compressée ....................................................................... 81
III.3.4.2 - Restauration d’une sauvegarde de base de données incompressée .................................................................... 81
III.3.5 – Importation des données d’une base ........................................................................................................ 82
III.3.4.1 Importer les données depuis une BDD MAJOR .................................................................................................... 82
III.3.4.1 - Importer les données depuis une BDD QUELCONQUE ........................................................................................ 83
III.4- TRAITEMENT DES ETATS..................................................................................................................................... 84
III.4.1- Personnalisation d’un état......................................................................................................................... 84

Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.

III.4.2- Duplication d’un état personnalisé ............................................................................................................. 86
III.4.3- Renommer ou supprimer un état personnalisé.......................................................................................... 86
III.4.3.1 – Renommer un état personnalisé.......................................................................................................................... 86
III.4.3.2 – Supprimer un état personnalisé........................................................................................................................... 87
III.4.4- Exportation et importation des états personnalisés ................................................................................. 87
III.4.4.1 – Exporter les états personnalisés......................................................................................................................... 88
III.4.4.2 – Importer un état personnalisé ............................................................................................................................ 88

CHAP IV : MODULES ET FONCTIONNALITES .................................................................................................................. 89
IV.1- LE MODULE SCOLARITE ................................................................................................................................ 89
IV.1.1 – Les fonctionnalités du module Scolarité ................................................................................................... 89
IV.1.1.1 – Gestion des inscriptions....................................................................................................................................... 89
IV.1.1.2 – Gestion de la discipline ........................................................................................................................................ 94
IV.1.1.3 – Exclusions définitives et démissions .................................................................................................................... 99
IV.1.1.4 – Gestion des Photos des élèves........................................................................................................................... 103
IV.1.2 – Quelques fenêtres des états de ce module ............................................................................................. 104
IV.2- LE MODULE PENSION ................................................................................................................................. 107
IV.2.1 – Les fonctionnalités du module Pension................................................................................................... 107
IV.2.1.1 – Gestion des recouvrements des frais de pension .............................................................................................. 107
IV.3- LE MODULE ETUDES ................................................................................................................................... 109
IV.1.1 – Les fonctionnalités du module Etudes..................................................................................................... 109
IV.4- LE MODULE EXAMENS ................................................................................................................................ 109
IV.1.1 – Les fonctionnalités du module Examens ................................................................................................. 110
IV.5- LE MODULE FINANCES................................................................................................................................ 110
IV.1.1 – Les fonctionnalités du module Finances ................................................................................................. 110
CHAP IV : FONCTIONNALITES ....................................................................................................................................... 114
CHAP V : SORTIE DES ETATS ......................................................................................................................................... 115



CHAP 0 : A PROPOS DE « ACADEMY SYSTEM »

Dans le souci de palier aux multiples problèmes que rencontrent les établissements
scolaires dans leur gestion quotidienne, notamment de la scolarité, des études, des examens ou
compositions de classe, de la micro comptabilité ou encore des finances, nous nous sommes
données la lourde tâche de mettre sur pied un système complet qui, non seulement saura pâlir de
manière globale aux besoins actuels des établissements, mais ira plus loin en prévoyant les
multiples changements qui pourront intervenir dans le futur en ce qui concerne la vie des
établissements scolaires.
Academy system est donc un logiciel permettant la gestion globale des établissements
scolaires (maternel, primaire, secondaire et complexe scolaire), des institutions universitaires et
des centres de formation ; pouvant être adapté à vos besoins en facilitant ainsi l’exécution de vos
tâches quotidiennes.
Il est un excellent outil qui vous guide dans votre programme scolaire allant de
l'inscription des élèves ou étudiants à la gestion des bulletins de notes en passant par le suivi des
enseignements, la planification des emplois de temps, le recouvrement des frais de pensions, la
gestion des différents examens internes et externes. Muni d’une analyse puissante des données à
travers les divers états, Academy est dotée d’une sécurité irréprochable, possède des
fonctionnalités réseaux donc multi utilisateurs ( existe en version clientserveur), intègre les
paramètres linguistiques et sonores.



CHAP I : INSTALLATION DU LOGICIEL ACADEMY SYSTEM

I.1- CONFIGURATION SYSTEME

Comme tout logiciel d’application, le fonctionnement de Academy nécessite une
configuration tant matérielle que logicielle minimale. Ci-dessous sont indiquées les configurations
minimale et conseillée. Cependant, toute configuration matérielle supérieure à celles-ci
fonctionnera d’avantage mieux ainsi que tout système d’exploitation Windows de version
supérieure.

CONFIGURATION SERVEUR CLIENT
Système d’exploitation : Système d’exploitation :
Windows 2000 Windows 98
Fréquence du processeur : Fréquence du processeur :
600 Mhz 300 Mhz
MINIMALE
Mémoire RAM : 256 Mo Mémoire RAM : 128 Mo
Disque Dur : 1 Go de libre Disque Dur : 1 Go de libre
Ecran 15 pouces : 800 x 600, Ecran 15 pouces : 800 x 600,
1024 x 768 pixels 1024 x 768 pixels
Système d’exploitation : Système d’exploitation :
Windows XP Professionnel Windows XP Professionnel
Fréquence du processeur : Fréquence du processeur :
1000 Mhz 1000 Mhz
CONSEILLEE
Mémoire RAM : 512 Mo Mémoire RAM : 256 Mo
Disque Dur : 2 Go de libre Disque Dur : 1 Go de libre
Ecran 17 pouces : 800 x 600, Ecran 17 pouces : 800 x 600,
1024 x 768, 1152 x 864 pixels 1024 x 768, 1152 x 864 pixels

I.2- PROCESSUS D’INSTALLATION


L’installation d’Academy nécessite une configuration minimale matérielle et logicielle. Se
référer à la configuration conseillée.
Après avoir vérifié que votre système répond à cette configuration (minimale) et arrêté
tous les programmes, insérer le CD ROM d’installation d’Academy dans le lecteur de CD
L’installation démarre automatiquement. Dans le cas contraire, explorez le CD
d’installation puis double-cliquez sur le fichier Setup.exe pour lancer l’installation ; suivez ensuite
les indications de l’assistant d’installation qui vous guidera tout au long du processus.

Suivez les étapes d’installation ainsi qu’elles suivent :

Etape 1 :
Lisez les directives puis Cliquez sur Suivant

Etape 2 :
Cliquez sur Suivant



Etape 3 :
Dans la zone Nom complet, entrez votre nom et celui de votre établissement dans la zone
organisation. Laissez l’option par défaut « Quiconque utilise cet ordinateur » puis cliquez sur
Suivant.

Etape : 4 :
Spécifiez le répertoire de destination de l’application en cliquant sur Parcourir ou laissez le
chemin par défaut puis cliquez sur Suivant.



Etape : 5
Sélectionnez votre choix selon le type d’installation : S’il s’agit d’un poste client laissez
l’option par défaut, s’il s’agit d’un Serveur choisissez « Academy Server 2008 » puis cliquez sur
Suivant.

Etape 6 :
Cliquez sur Installer pour lancer l’installation



Etape 7
Patientez la fin du processus d’installation

Etape 8


Cliquez sur Terminer pour quitter l’assistant

NB : C’est la version Express qui est installée par défaut (30 jours de validité). Vous devez
contacter votre fournisseur pour l’obtention d’une licence.



CHAP II : CONFIGURATION DE L’APPLICATION
Academy system est conçu tel que certaines options de paramétrage sont établies au
premier lancement de l’application. Mais il est possible de les modifier et compléter par la suite.

II.1- PARAMATRES DE BASE

II.1.1 - Premier démarrage
Pour démarrer l’application Academy System, il suffit de double cliquez sur son

icône system , affichée sur le bureau. On peut aussi la retrouver dans les emplacements suivants :
Academy 2008.lnk

• Menu démarrer/Academy System 2008;

• Menu démarrer/Tous les programmes/ Academy System 2008 ;

• Menu démarrer/Tous les programmes/Academy system/Academy System
2008.

Le premier démarrage de l’application vous affiche la fenêtre suivante : Cliquez sur Valider
pour initialiser votre base de données.



Sélectionnez votre fournisseur c'est-à-dire la société qui vous a fourni l’application
Academy System (IPOS par défaut), puis Cliquez sur Appliquer.



Dites OK dans la fenêtre suivante pour continuer.

De nouveau cliquez sur OK pour démarrer l’assistant d’Administration qui vous guidera
pendant la configuration de votre base de données.



Remplissez le formulaire suivant selon vos options : Entrez la catégorie, le code,
l’abréviation le nom de votre établissement… puis cliquez sur Suivant.

Dites OK pour continuer.



Parcourez les différentes Onglets de cette fenêtre pour désactiver ou activer les options
liées à la gestion de votre établissement. Cliquez sur Suivant ensuite sur OK.

Entrez au moins une année scolaire dans la fenêtre suivante du moins celle en cours. Pour
ce faire, cliquez sur Ajouter.



Entrez les données de l’année en question puis cliquez sur Enregistrer.

Dites OK puis cliquez sur Suivant pour avancer.



La fenêtre suivante permet de générer automatique les classes y compris les salles.
Pour générer les classes, entrez dans les zones de texte les nombres de classes par niveau
et par spécialité puis cliquez sur Générer ensuite sur OK après confirmation par l’assistant de la
création effective des classes.
Sinon Activez l’option « Ne pas générer les classes maintenant ». Cliquez sur Suivant pour
continuer.


La fenêtre qui suit permet de définir les groupes d’utilisateurs ; par défaut, trois groupes
sont déjà créés. Pour enregistrer un nouveau groupe, cliquez sur Ajouter, saisissez le nom et le
libelle du groupe puis cliquez sur Enregistrer, validez par OK à l’invite de l’assistant.
Cliquez sur Suivant pour poursuivre la configuration.

Cette autre page permet la gestion des comptes d’utilisateurs ; créez au moins un seul
compte qui soit de Type Administrateur.
Pour entrer un nouvel utilisateur :
- Cliquez sur Ajouter
- Sous la page qui s’affiche, entrez les données du Compte
- Puis cliquez sur Enregistrer
- Enfin sur OK à l’invite de l’assistant

Cliquez sur Suivant pour continuer.



Cette fenêtre permet la gestion des droits d’accès des utilisateurs non administrateurs.
Cliquez sur Terminer pour quitter l’assistant de configuration.

A la fin de cette première configuration, la fenêtre suivante de démarrage de Academy
System s’affiche automatiquement.
Cliquez sur Valider pour démarrer l’application.



S’affiche la fenêtre de connexion suivante :
- Activez le type utilisateur correspondant au compte (Standard par défaut) ;
- Entrez votre compte et votre mot de passe ;
- Cliquez sur Valider.

Une fois connecté, l’interface utilisateur ci-après apparaît.



NB : Toutes les données entrées pendant ce premier démarrage de l’application peuvent
être éventuellement modifiées exception faite du code et de la catégorie de l’établissement.

II.1.2 - Paramètres liés à la gestion de la scolarité

Le service de la scolarité est chargé de la gestion des inscriptions, des dossiers des élèves,
du contrôle des recouvrements des frais de pension, etc. cependant cette gestion n’est possible
qu’après définition de certains nombres de paramètre en occurrence l’existence des classes, des
filières, des frais de scolarité… Il s’agira donc des paramètres préliminaires sans lesquels
l’exécution de ces tâches n’est en partie pas possible.

II.1.2.1 - Paramètres du module scolarité

II.1.2.1.1 - Gestion des bâtiments

Il s’agit d’enregistrer dans l’application les différents bâtiments existant au sein
de l’établissement. Pour gérer les bâtiments, allez dans menu ParamètreGestion
des sites ou bâtiments.



Pour ajouter un bâtiment à la liste il faut :
- Cliquez sur Ajouter ;
- Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le nom du bâtiment et dans le champ actif,
sélectionnez l’option Oui ;
- Cliquez sur Enregistrer ;
- Cliquez sur ok à l’affichage de l’information de confirmation.

Pour apporter des modifications :
- Sélectionnez le bâtiment en question dans la liste puis cliquez sur Modifier ;
- Apportez les modifications nécessaires ;
- Cliquez sur Enregistrer puis, cliquez sur ok.

Pour supprimer :
- Sélectionnez le bâtiment en question dans la liste ;
- Cliquez sur Supprimer, confirmer par ok.

II.1.2.1.2 - Gestion des salles


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Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires
Cette commande permet de gérer l’ensemble des salles tout types confondus
(salle de cours, salles des professeurs, salles d’informatique…) tout en leur
affectant à leur site. La Gestion des salles se fait dans le menu ParamètreGestion
des salles

Pour ajouter une salle à la liste il faut :
- Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le nom de la salle, sélectionnez le type de
salle et son site, et dans le champ actif, sélectionnez l’option Oui ;

- Sélectionnez la salle en question dans la liste puis cliquez sur Modifier ;

Pour supprimer :
- Sélectionnez la salle en question dans la liste ;
- Cliquez sur Supprimer, confirmez par ok.


II.1.2.1.3 – Définition des filières

Il s’agit d’enregistrer dans l’application les différentes filières enseignées dans
l’établissement. La gestion des filières s’effectue dans le menu Paramètre
Gestion des sites ou bâtiments

Pour ajouter une filière à la liste il faut :
- Dans la fenêtre qui s’affiche, saisir l’abréviation, le nom de la filière (ou spécialité),
sélectionnez sa nature, entrer le niveau minimal et maximal de la filière, et
sélectionnez l’option Oui dans le champ actif ;
-Cliquez sur ok à l’affichage de l’information de confirmation.

- Sélectionnez la filière en question dans la liste puis cliquez sur Modifier ;

Pour supprimer :
- Sélectionnez la filière en question dans la liste ;


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NB : Dans l’application Academy System, les classes sont regroupées par niveau selon le
classement suivant:
S’agissant de l’enseignement secondaire
Niveau 1 correspond à la classe de 6ème
Niveau 5 correspond à la classe de 2nde
Niveau 6 correspond à la classe de 1ère
Niveau 7 correspond à la classe de Tle

Exemples :
1. La filière ou série ‘C’ commence en 2nde (donc niveau minimal = 5) et s’achève en Tle
(niveau maximal = 7).
2. La filière ‘GEN’ (Générale) commence en 6ème (donc Niveau minimal = 1) et s’achève en
3ème (niveau maximal = 4).

S’agissant de l’enseignement Primaire
Niveau 1 correspond à la classe de SIL
Niveau 2 correspond à la classe de CP
Niveau 3 correspond à la classe de CE1
Niveau 4 correspond à la classe de CE2
Niveau 5 correspond à la classe de CM1
Niveau 6 correspond à la classe de CM2

II.1.2.1.4 - Gestion des formations

Permet de gérer les différents types de formations ; Il peut s’agir des
formations en cours du jour ou du soir ou alors des formations francophone et
anglophone.
L’enregistrement des formations se fait dans le menu ParamètreGestion des
Formations



Pour ajouter une formation il faut :
- Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le code et le libellé de la formation et dans
le champ actif, sélectionnez l’option Oui ;

- Sélectionnez formation en question dans la liste puis cliquez sur Modifier ;
- Apporter les modifications nécessaires ;

Pour supprimer :
- Sélectionnez la formation en question dans la liste
- Cliquez sur Supprimer, confirmez par ok

II.1.2.1.5 – Gestion des classes

Permet d’enregistrer les classes de l’établissement tout en les affectant à une
spécialité, un niveau, une formation et une salle et en définissant l’effectif maximal
de la classe.


L’enregistrement des classes se fait dans le menu Paramètres Enregistrement
des classes.

Pour ajouter une classe il faut :
- Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le nom de la classe, sa spécialité et son
niveau, son type de formation et la salle qu’elle occupe ou occupera, et enfin
l’effectif maximal de la classe. Sélectionnez l’option Oui du champ Actif ;

Pour apporter des modifications à une classe :
- Sélectionnez la classe en question dans la liste puis cliquez sur Modifier ;

Pour supprimer un classe :
- Sélectionnez la formation en question dans la liste ;

NB : Il est indispensable d’activer la classe (option « Oui » dans le champ Actif).



Remarque : La fenêtre de génération automatique des classes obtenue lors du premier
démarrage de l’application s’obtient à partir de la commande « Générer automatiquement les
classe » du menu Administrateur.

Pour générer les classes de façon automatique, allez au menu AdministrateurGénérer
automatiquement les classes. La fenêtre suivante s’affiche :

- Sélectionnez dans les listes déroulantes les nombres de classes par spécialité et
par niveau
- Cliquez sur Générer pour démarrer le processus
- Cliquez OK après confirmation par l’assistant de la création effective des
classes.

II.1.2.1.6 - Eléments du dossier d’inscription

Il s’agit ici de définir tous les éléments constituants les dossiers d’inscription
par spécialité ; Permettant ainsi de gérer les dossiers des élèves fournis lors de leur


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inscription. Cette fenêtre se trouve dans le menu ParamètresEléments de
dossiers d’inscription.

Pour ajouter un élément de dossier dans la liste :
- Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le libelle et le montant de l’élément à
fournir, précisez sa spécialité et dans la zone « afficher dans le Reçu » sélectionnez
Oui si vous voulez que cet élément s’affiche dans le reçu d’inscription ou Non dans
le cas contraire ;
- Cliquez sur ok à l’affichage de l’information de confirmation de l’opération.

Pour apporter des modifications à un élément :
- Sélectionnez la ligne de l’élément en question dans la liste puis cliquez sur
Modifier ;
- Cliquez sur Enregistrer puis, cliquez sur ok à l’affichage de l’information de
confirmation de l’opération.

Pour supprimer un élément de la liste :
- Sélectionnez la ligne de l’élément en question dans la liste ;
- Cliquez sur Supprimer, confirmer par ok à l’affichage de l’information de


NB : - S’il s’agit d’un élément commun à toutes les spécialités (c'est-à-dire un élément à fournir
par tous les élèves spécialités confondues) il serait préférable de ne pas spécifier la spécialité lors
de son enregistrement, pour éviter de créer le même élément plusieurs fois ;
- S’il s’agit d’un élément de nécessitant pas de frais, Entrez 0 (zéro) dans le
champ montant.

II.1.2.2 - Paramètres du module pension

II.1.2.2.1 - Régime des pensions

Permet l’enregistrement des différents régimes de pensions donc sont soumis
les élèves. Par défaut, on a le régime normal qui est créé automatiquement pendant
l’installation de l’application. Les autres régimes sont crées selon les réductions (cas
exceptionnel) accordées à certains catégories d’élèves. Pour la gestion des régimes de
pension allez dans le menu ParamètresRégimes de pensions.

Pour ajouter un régime il faut :
- Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le nom et la description du régime ;

Pour apporter des modifications à un régime :
- sélectionnez le régime en question dans la liste puis cliquez sur Modifier


- apporter les modifications nécessaires
- cliquez sur Enregistrer puis, cliquez sur ok à l’affichage de l’information de

Pour supprimer un régime :
- sélectionnez le régime en question dans la liste ;
- cliquez sur Supprimer, confirmez par ok à l’affichage de l’information de

II.1.2.2.2 - Tranches de pension

Cette fenêtre permet la création des tranches de pension. Créer le maximum de
tranches nécessaires pour le recouvrement des frais de pension. Pour la gestion des
régimes de pension allez dans le menu ParamètresTranches de pensions

Pour ajouter une tranche de pension :
- Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le nom et le libelle de la tranche ;


Pour apporter des modifications à une tranche :
- Sélectionnez la ligne de la tranche en question dans la liste puis cliquez sur
Modifier ;
- Cliquez sur Enregistrer puis sur ok à l’affichage de l’information de confirmation
de l’opération.

Pour supprimer une tranche :
- Sélectionnez la ligne de la tranche en question dans la liste ;
- Cliquez sur Supprimer, confirmez par ok à l’affichage de l’information de

II.1.2.2.3 - Frais d’inscription et de pension

Cette fenêtre permet la définition des frais d’inscription et de pension par
Spécialité, Formation, Régime et Niveau partant les tranches de payement de cette
pension et leurs échéances. La gestion des frais d’inscription et de pension se fait
dans le menu ParamètresFrais d’inscription et de pensions.

Remarque : ce paramètre est lié à la fois aux modules scolarité et pension.

Pour enregistrer les frais d’inscription et de pension :
- Sélectionnez la spécialité, la Formation, le Niveau et le Régime concernés ;


- Dans la fenêtre suivante qui s’affiche, saisissez le montant de la pension, les frais
d’inscription des nouveaux et anciens élèves ;
- Définissez les tranches de payement de la pension dans le cadre « tranches de la
pension » ;

Pour ajouter une tranche :
1- Sélectionnez le numéro de la tranche dans le champ Tranche,
saisissez sa date limite de payement et son montant ;
2- Cliquez sur la commande « Ajouter à la liste » à droite du cadre ;
3- Répétez les points 1 et 2 pour les autres tranches.
Pour modifier une tranche de pension :
1- Sélectionnez la tranche à modifier dans le tableau à l’extrémité
droite du cadre, ses données doivent s’afficher dans les zones de
texte ;
2- Dans les zones de texte Tranche, Date Limite et Montant,
apportez les modifications nécessaires ;
3- Cliquez sur le bouton de commande Modifier en face des zones.
Pour supprimer une tranche de pension :
1- Sélectionnez la tranche à supprimer dans le tableau à l’extrémité
droite du cadre, ses données doivent s’afficher dans les zones de
texte ;


2- Cliquez sur le bouton de commande Supprimer (la croix rouge) en
face des zones.
- Cliquez sur le bouton Enregistrer situé en bas de la fenêtre à la fin de la définition
des tranches de pension ;

Pour modifier les frais d’inscription ou de pension:
- Cliquez sur le bouton Modifier ;

Pour supprimer les frais d’inscription et de pension:
- Cliquez sur le bouton Supprimer ;
- Répondez par Oui à l’information de confirmation de suppression qui s’affiche ;
NB : pour une question de commodité, il est conseillé de définir le même nombre de tranches
pour tous les Spécialités, Formation, Régime et Niveau. Si une spécialité possède moins de
tranches de payement que les autres, il est nécessaire d’en créer d’autres tranches donc les
montants seraient de zéro francs.

Remarque : Il est possible d’importer les frais d’inscription et de pension d’une année antérieure
et de les rétablir pour l’année en cours.
Pour importer les enseignements d’une année ou d’un exercice antérieur, allez au menu
AdministrateurReconduire les frais d’inscription et de pension.



-sélectionnez dans la zone Exercice, l’année ou l’exercice dont vous désirez importer les
frais ;

- cliquez sur la commande Importer ;
- valider par ok après confirmation de l’assistant.
Automatiquement, les données en question de l’année choisie sont établies à
l’année ou exercice en cours.



II.1.3 - Paramètres liés à la gestion des études

Le préfet des études ou le directeur académique est celui qui dans un établissement
scolaire s’occupe de la gestion des enseignants (contrôle des vacations, répartition ou affectation
des enseignants dans leurs classes respectives) et des enseignements (établissement des emplois
de temps, contrôle du suivie des cours, organisation des évaluations).
Cette tâche sera rendue facile grâce aux modules Etudes et Examens de l’application. Il
s’agira donc dans ce paragraphe de définir les paramètres indispensables dans l’exécution des
charges qu’incombe le chargé des études.

II.1.3.1 - Paramètres liés au module étude
II.1.3.1.1 - Module ou groupe d’enseignement
Ce paramètre permet de définir les Modules ou Groupes d’enseignement
permettant le regroupement des matières. Il peut s’agit des groupes 1, 2…ou alors
des matières littéraires, scientifiques… ou encore des matières générales,
professionnelles…
Pour afficher la fenêtre de gestion des modules ou groupes d’enseignements,
allez au menu EtudesModule ou groupe d’enseignement.

Pour ajouter un groupe d’enseignement à la liste il faut :


- Dans la fenêtre qui s’affiche, remplissez les champs code et libelle du groupe,
laissez l’option Oui dans la zone Actif ;
-Cliquez sur Ok à l’affichage de l’information de confirmation.

- Sélectionnez la ligne du groupe en question dans la liste puis cliquez sur Modifier.
Ses données doivent s’afficher dans les champs ;
- Apporter les modifications nécessaires
confirmation.

Pour supprimer :
- Sélectionnez la ligne du groupe d’enseignement dans la liste, ses données doivent
s’afficher dans les champs ;
- Cliquez sur Supprimer ;
- Cliquez sur Ok pour confirmer la suppression.

II.1.3.1.2 - Création des types de matières
Ce paramètre permet la gestion des types de matières. Pour afficher la fenêtre
de gestion des modules ou groupes d’enseignements, allez au menu EtudesTypes
de matières.



Pour ajouter un type de matière à la liste il faut :
- Dans la fenêtre qui s’affiche, remplissez les champs code et libelle du type ;

- Sélectionnez la ligne du type de matière en question dans la liste puis cliquez sur
Modifier. Ses données doivent s’afficher dans les champs ;
confirmation.

Pour supprimer :
- Sélectionnez la ligne du type de matière dans la liste ; ses données doivent

II.1.3.1.3 - Création des matières
Cette fenêtre permet la création de toutes les matières dispensées au sein de
l’établissement de façon aléatoire sans tenir comptes des classes dans lesquelles


elles sont enseignées. Pour afficher la fenêtre de gestion des modules ou groupes
d’enseignements, allez au menu EtudesCréation des matières.

Pour ajouter une matière à la liste il faut :
- Dans la fenêtre qui s’affiche, remplissez les champs code, libelle et abréviation de
la matière, attribuez lui un type dans la zone Type ;
- Sélectionnez la ligne de la matière en question dans la liste puis cliquez sur
Modifier. Ses données doivent s’afficher dans les champs ;
confirmation.

Pour supprimer :
- Sélectionnez la ligne de la matière dans la liste ; ses données doivent s’afficher
dans les champs ;


II.1.3.1.4 - Création des groupes d’enseignant
Il s’agit de la fenêtre permettant la définition des groupes d’enseignants avec
pour variable leurs taux horaires. On crée les différents groupes d’enseignants
correspondants aux taux horaires qui leur sont attribués. Pour afficher la fenêtre
de gestion des groupes d’enseignants, allez au menu EtudesDéfinition des
groupes d’enseignements.

Pour ajouter un groupe d’enseignants à la liste il faut :
- Dans la fenêtre qui s’affiche, remplissez les champs Nom du groupe, taux horaire
simple, taux horaire multiple, laissez l’option Oui dans la zone Actif ;
- Cliquez sur Enregistrer.

- Sélectionnez la ligne du groupe à Modifier. Ses données doivent s’afficher dans les
champs ;
- Cliquez sur Modifier et apportez les modifications nécessaires ;
confirmation.

Pour supprimer :
- sélectionnez la ligne du groupe dans la liste ; ses données doivent s’afficher dans
les champs ;


- cliquez sur Supprimer ;
- cliquez sur Ok pour confirmer la suppression.

NB : Le taux horaire simple est le taux appliqué à l’enseignant lorsqu’il effectue une séance de
cours normale ; par contre, le taux horaire multiple est celui qui lui est appliqué lorsqu’il a
effectué une séance de cour de tronc commun (avec plusieurs classes).

II.1.3.1.5 - Répartition des matières par niveau
Cette fenêtre obtenue à partir de la commande Programme officiel du
menu Etude, permet de définir l’ensemble des matières enseignées par
spécialité et par niveau tout en leur attribuant leurs coefficients et
volume horaire.

Pour déterminer l’ensembles des matières enseignées à un niveau d’une
spécialité donnée :
- Sélectionnez la spécialité et le niveau correspondant dans les champs
spécialité et niveau ;
- Parcourez la liste des matières affichées et cochez celles qui sont
enseignées au niveau sélectionné ;
-Cliquez sur la flèche rouge pointant vers le bas ;
- La fenêtre suivante s’affiche avec la liste des matières cochées.

A présent il faut attribuer à chaque matière son coefficient, son nombre de chapitres ou
de leçons total, son volume horaire de Cours magistral, travaux dirigés, travaux pratiques et
l’affectée à un groupe d’enseignement.



Remarque : Pour retourner à la fenêtre précédente, cliquez sur la flèche rouge pointant vers le
haut.
1- Sélectionnez une matière dans la liste ; son libelle va s’afficher dans le champ
Nom ;
2- Remplissez les autres champs (coef, chaps/leçons, VH CM, VH TP, VH TD, VH
MT) ;
3- Cliquez sur la flèche rouge pointant vers le bas pour affecter les données dans les
cellules du tableau ;
4- Répétez les points 1,2 et 3 pour les autres matières ;
5- Cliquez sur Enregistrer lorsque vous aurez terminé ;
6- Cliquez sur ok à l’affichage de l’information de confirmation.
Répétez tout ce processus pour les autres niveaux et spécialités.

- Sélectionnez la spécialité et le niveau correspondant dans les champs spécialité et
niveau ;
- Cliquez sur la commande Modifier ;
- Sélectionnez la ligne de la matière à Modifier. Ses données vont s’afficher dans les
champs ;


42
confirmation.

Pour supprimer :
- Sélectionnez la spécialité et le niveau correspondant dans les champs Spécialité et
Niveau ;
- Sélectionnez la ligne de la matière dans la liste ; ses données doivent s’afficher
dans les champs ;


Remarque : Il est possible d’importer les programmes officiels ou enseignements d’une année
antérieure et de les rétablir pour l’année en cours.
Pour importer les enseignements d’une année ou d’un exercice antérieur, allez au menu
AdministrateurReconduire un programme officiel antérieur.

-sélectionnez dans la zone Exercice, l’année ou l’exercice dont vous désirez importer les
enseignements ;



- cliquez sur la commande Importer ;
- valider par ok après confirmation de l’assistant.
Automatiquement, les données en question de l’année choisie sont établies à l’année ou exercice
en cours.

II.1.3.1.6 - Gestion des emplois de temps
Cette fenêtre permet la création des différentes périodes pendant lesquelles
l’emploi de temps des études reste invariant. Cella signifie que si l’emploi de temps


reste fixe, c'est-à-dire invariable tout au long de l’année, on aura à créer une seule
période d’emploi de temps qui s’étendra sur la période de l’année scolaire. Pour
afficher la fenêtre de gestion des périodes d’emploi de temps, allez au menu
EtudesGestion des périodes d’emploi de temps.

Pour ajouter une période d’emploi de temps à la liste il faut :
- Dans la fenêtre qui s’affiche, remplissez les champs Nom, Type, Date début, Date
fin et laissez l’option Oui dans la zone Actif ;

- Sélectionnez la ligne de la période à Modifier. Ses données doivent s’afficher dans
les champs ;
confirmation.

Pour supprimer :
- Sélectionnez la ligne de la période dans la liste ; ses données doivent s’afficher
dans les champs ;



II.1.3.2 - Paramètres liés au module examen
II.1.3.2.1 - Gestion des anonymats
Il s’agit de la génération des anonymats pour les élèves rendant ainsi possible la
gestion des notes par anonymat. Pour afficher la fenêtre de gestion des anonymats,
allez au menu ExamenGestion des anonymats.

Pour générer les anonymats des élèves :
-Sélectionnez la séquence en cours et la classe en question, la liste des élèves de la
classe s’affiche dans le tableau à droite ;
-Cliquez sur Ajouter ;
- Choisissez un format et une taille pour ces anonymats ;
-Cliquez sur Générer, le système attribue automatiquement les anonymats aux
élèves ;
-Enfin cliquez sur le bouton Enregistrer ;

II.1.3.2.2 - Gestion des examens nationaux
Il s’agit de la gestion des différents examens nationaux aux quels sont soumis les
élèves de votre établissement tout au long de l’année scolaire (BEPC, Probatoire,
Baccalauréat…). Pour afficher la fenêtre de gestion des examens nationaux, allez au
menu ExamenGestion des examens nationaux.



Pour ajouter un examen à la liste il faut :
- Dans la fenêtre qui s’affiche, remplissez les champs Libelle, Filière, Diplôme,
Période, Date limite dossier, date dépôt dossier… laissez l’option Oui dans la zone
Actif ;

- Sélectionnez la ligne de l’examen à Modifier. Ses données doivent s’afficher dans
les champs ;
- Cliquez sur Enregistrer puis, cliquez sur Ok à l’affichage de l’information de
confirmation.
Pour supprimer :
- Sélectionnez la ligne de l’examen dans la liste ; Ses données doivent s’afficher
dans les champs ;

II.1.3.2.2 - Gestion des concours d’entrée dans les classes
Permet la création des différents concours d’entrée dans les classes de votre
établissement en occurrence les concours d’entrée en 6ème, en 5ème … Pour afficher


47
la fenêtre de gestion des concours d’entrée, allez au menu ExamenGestion des
concours d’entrée.

Pour ajouter un examen à la liste il faut :
- Dans la fenêtre qui s’affiche, remplissez les champs Libelle, Filière, Diplôme,
Période, Date limite dossier, date dépôt dossier… laissez l’option Oui dans la zone
Actif

- Sélectionnez la ligne de l’examen à Modifier. Ses données doivent s’afficher dans
les champs ;
- cliquez sur Modifier et apportez les modifications nécessaires ;
confirmation.
Pour supprimer :
- Sélectionnez la ligne de l’examen dans la liste ; ses données doivent s’afficher
dans les champs ;



II.1.4 - Paramètres liés à la gestion des finances

II.1.4.1 - Création des services
Cette fenêtre permet de créer les différents services existant au sein de
l’établissement. Pour afficher la fenêtre de gestion des services, allez au menu
Financescréation des services.

Pour ajouter un service à la liste il faut :
- Dans la fenêtre qui s’affiche, remplissez les champs référence et libelle du service
à créer ;

- Sélectionnez la ligne du service en question dans la liste ; Ses données doivent
s’afficher dans les champs ; puis cliquez sur Modifier ;


confirmation.

Pour supprimer :
- Sélectionnez la ligne du service dans la liste ; ses données doivent s’afficher dans
les champs ;

II.1.4.2 - Création des types de charges
Pour afficher la fenêtre de gestion des types de charges, allez au menu
FinancesType de charge.

Pour ajouter un type de charge à la liste il faut :
- Dans la fenêtre qui s’affiche, remplissez les champs référence et libelle du type de
charge ;


- Sélectionnez la ligne du type de charge en question dans la liste ; Ses données
doivent s’afficher dans les champs, puis cliquez sur Modifier ;
confirmation.

Pour supprimer :
- Sélectionnez la ligne du type de charge dans la liste ; ses données doivent

II.1.4.2 - Création des types de produits
Pour afficher la fenêtre de création des types de produits, allez au menu
Financestype de produit

Pour ajouter un type de Produit à la liste il faut :


- Dans la fenêtre qui s’affiche, remplissez les champs référence et libelle du type de
produit ;
- Sélectionnez la ligne du type de produit à modifier dans la liste ; Ses données
doivent s’afficher dans les champs, puis cliquez sur Modifier ;
- Cliquez sur Enregistrer, puis sur ok à l’affichage de l’information de confirmation.

Pour supprimer :
- Sélectionnez la ligne du type de produit dans la liste ; ses données doivent

II.2 - PARAMATRES AVANCES

II.2.1 – Paramètres optionnels

Les paramètres optionnels vous permettent de personnaliser les options liées aux
différentes fonctionnalités de l’application en les adaptant à vos besoins, tels que votre choix de
format de matricule, vos paramètres d’impression, etc.

II.2.1.1 - Les Options Du Module Scolarité

Les cases à côcher de l’onglet Scolarité permettent la définition des options liées à la
gestion de la scolarité. Pour afficher cette fenêtre, allez au menu AdministrateurOption de
l’établissement, activer l’onglet Scolarité (onglet activé par défaut).



• Autoriser la saisie des frais d’inscription
- Cochée, cette option permet la saisie (manuelle) du montant des frais
d’inscription ou sa modification à chaque inscription ;
- Décochée, elle grise (modification et saisie impossibles) le champ Frais
d’inscription dans lequel s’affiche automatiquement le montant des frais
d’inscription définis lors du paramétrage des frais d’inscription et de
pension (cf. Paramètres de base / Paramètres du module scolarité / frais
d’inscription et de pension).
• Autoriser la saisie de la date d’inscription
- Cette option cochée, permet la saisie ou la modification de la date
d’inscription ;
- Décochée, elle grise (modification et saisie impossibles) le champ « Date
inscription » et affiche automatiquement la date du jour.
• Générer automatiquement les matricules des élèves
- Cochée, cette option permet la gestion automatique des matricules des
élèves ; déroulez la liste pour sélectionner le format de matricule de votre
choix ;
- Décochée, elle permet la gestion manuelle des matricules des élèves
• Faire précéder les matricules par le code de l’établissement


53
- Cette option cochée, permet d’ajouter automatiquement au format de
matricule sélectionné, le code de l’établissement ;
- Décochez cette option si vous voulez appliquer uniquement le format de
matricule choisi.
• Faire précéder le code des classes et des salles par le code de l’établissement
- Cette option cochée, permet d’ajouter automatiquement aux codes des
classes et salles, le code de l’établissement ;
- Décochée, elle empêche cet ajout automatique du code de l’établissement
• Gérer la conduite des élèves de façon journalière
- Cochez cette option pour permettre l’enregistrement des différents cas
d’indisciplines quotidiennement ;
- Décochez la si vous voulez effectuer une gestion Séquentielle de la
discipline.
• Autoriser la récupération ou réinscription des exclus de l’année précédente
- Cette option cochée, permet l’inscription à nouveau des élèves déjà exclus
de l’établissement ;
- Décochez la pour interdire cette opération
• Imprimer les reçus d’inscription en double
- Cochez cette option si vous voulez imprimer deux exemplaires du même
reçu d’inscription sur un format ;
- Décochez la pour en imprimer un seul.

• Enregistrer les photos dans
- Toujours cocher l’option « la base de données » ou les deux à la fois.
NB : Pour permettre l’affichage des photos sur certains de vos états tels les badges des élèves,
veuillez enregistrer les photos dans un dossier de la base de données donc le chemin d’accès par
défaut est « CProgram FilesAcademy SystemDatasBasePhotos » sur le serveur de
l’application.

II.2.1.2 - Les Options Du Module Pensions


54
Les cases à côcher de l’onglet Pension permettent la définition des options liées à la
gestion des recouvrements des frais de pension. Pour afficher cette fenêtre, allez au menu
AdministrateurOption de l’établissement, activer l’onglet Pension.

• Autoriser la saisie de la date de paiement
- Cette option cochée, permet la saisie ou la modification de la date de paiement
des frais de pension ;
- Décochée, elle grise (modification et saisie impossibles) le champ « Date » et
affiche automatiquement la date du jour.
• Autoriser les paiements par cheque et par virement
- Cochez cette option si vous permettez les paiements par cheque ou par
virement ;
- Décochez la dans le cas contraire.

• Imprimer les reçus d’encaissement de pension en double
- Cochez cette option si vous voulez imprimer deux exemplaires du même reçu
d’encaissement de pension sur un format ;
- Décochez la pour en imprimer un seul.


II.2.1.3 - Les Options Du Module Etudes

Les cases à côcher de l’onglet Etude permettent la définition des options liées à la
gestion des études. Pour afficher cette fenêtre, allez au menu AdministrateurOption de
l’établissement, activer l’onglet Etudes.

• Générer automatiquement les matricules des enseignants
- Cochée, cette option permet la gestion automatique des matricules des
enseignants ;
- Décochée, elle permet la gestion manuelle des matricules des enseignants.
• Afficher les titres des enseignants dans les emplois de temps
- Cochée, cette option permet d’afficher le titre ou la qualité (Mr, Mme, Dr,
Ing., etc.) des enseignants sur les empois de temps ;
• Vérifier les disponibilités des enseignants pour les emplois de temps
- Cochez cette option pour permettre la vérification automatique des
disponibilités des enseignants lors de l’établissement des emplois de
temps ;



II.2.1.4 - Les Options Du Module Examens

Les cases à côcher de l’onglet Examen permettent la définition des options liées à la
l’établissement, activer l’onglet Examen.

• Afficher les notes non saisies dans le bulletin et les autres rapports
- Cette option attribue la valeur zéro (0) dans le bulletin de notes, lorsque la
note n’a pas été saisie) et tient alors compte du coefficient de la matière
concernée;
- Décochée, elle ?
• Activer les conseils de classe par composition
- Cette option cochée vous donne la possibilité de tenir un conseil de classe
par séquence ou par trimestre
- Décochée, la tenue d’un conseil de classe n’est possible que par trimestre.
• Afficher la photo sur le récapitulatif annuel


57
- Cochée, cette option permet d’afficher la photo de l’élève sur son
récapitulatif ou bulletin annuel;

II.2.1.5 - Les Options Du Module Finances

Les cases à côcher de l’onglet Finances permettent la définition des options liées à la
l’établissement, activer l’onglet Finances.

• Autoriser la saisie de la date des charges
- Cette option cochée, permet la saisie ou la modification de la date de saisie des
charges ;
• Autoriser la saisie de la date des produits
- Cette option cochée, permet la saisie ou la modification de la date de saisie des
produits ;



II.2.1.6 - Les Options D’Affichage

Les cases à côcher de l’onglet Affichage vous permettent de définir vos options
d’affichage. Pour obtenir cette fenêtre, allez au menu AdministrateurOption de l’établissement,
activer l’onglet Affichage.

• Autoriser l’affichage de l’aide Générale
- Activez cette option pour permettre l’accès à l’aide générale de
l’application par le menu AideSommaire de l’aide
• Autoriser l’affichage de l’aide textuelle sur les formulaires
- Cochée, cette option pour permettre l’affichage de l’aide textuelle sur
certains formulaires tels que les formulaires d’inscription, de prise en charge
des moratoires…


• Autoriser les jeux et divertissements
- Cochez cette option pour autoriser l’exécution des jeux et divertissements
du menu Outils ;
• Autoriser la configuration des impressions
- Activez cette option pour définir vous-mêmes vos paramètres d’impression
des états ;
- Décochée, l’imprimante définie automatiquement sera celle par défaut du
système.
• Gérer les droits d’accès par utilisateur
• Gérer les droits d’accès par utilisateur
• Masquer les menus et sous-menus inactifs
- Cocher cette option pour n’afficher que les menus ou sous-menus actifs;
- La décocher pour afficher les menus inactifs en les grisant.
• Toujours afficher les menus principaux
- Quand elle est cochée, tous les menus principaux (barre des menus)
s’affichent ;
- Décochée, seuls les menus dont l’utilisateur a des droits d’accès,
s’affichent.

II.2.1.7 - Les Options De Sécurité

Les cases à côcher de l’onglet Sécurité permettent la définition des options liées à la
gestion de la sécurité. Pour afficher cette fenêtre, allez au menu AdministrateurOption de
l’établissement, activer l’onglet Examen.



• Renforcer la sécurité du menu administrateur
- Cette option cochée, permet l’accès par mot de passe administrateur à chaque
commande du menu administrateur. (un mot de passe administrateur est exigé
pour accéder aux fenêtres de ces commandes).
- Décochez cette option pour permettre l’accès direct aux différentes
commandes de ce menu.
• Auditer les inscriptions, pensions, notes et cours
- Ces options cochées, permettent l’audit des opérations portant sur les
inscriptions, les pensions, les notes et les cours. Elles permettent
l’enregistrement de toute action des utilisateurs sur chacune de ces
fonctionnalités.
- Décochées, aucune action portant sur ces fonctionnalités n’est enregistrée.

II.2.1.8 - Les Options Des Etats

Les cases à côcher de l’onglet Etats permettent la définition des options liées à la gestion
des états. Pour afficher cette fenêtre, allez au menu AdministrateurOption de l’établissement,
activer l’onglet Etats (personnalisés).



• Afficher les états personnalisés dans les listes de choix des modèles
- Cette option cochée, permet l’ajout de vos états personnalisé dans les listes
déroulantes des modèles des états en question.
- Décochez cette option pour permettre l’accès direct aux différentes
commandes de ce menu.
• Afficher les menus des états personnalisés
- Dans le menu Etats et regrouper automatiquement : permet d’ajouter les
commandes permettant d’accéder à vos différents états personnalisés au menu
Etats en les regroupant automatiquement.
- Dans le menu Etats et toujours regrouper par module : permet l’ajout des
commandes permettant d’accéder à vos différents états personnalisés au menu
Etats en les regroupant par module (Scolarité, Pension, Etudes…).
- A la fin de chaque module sans regroupement : permet d’ajouter les
commandes permettant d’accéder à vos différents états personnalisés aux
menus des modules dont-ils sont liés sans regroupement.
• Utiliser un séparateur pour chaque catégorie
- Activez cette option pour regrouper les commandes de vos états personnalisés
en catégories.
- Désactivez la dans le cas contraire.



II.2.2 - Gestion des pays
Ce paramètre permet la gestion des pays d’origine (ou nationalité) de vos
élèves, il s’agira donc de créer les différents pays dont vos élèves sont originaires à
fin de pouvoir les définir lors de leurs inscriptions.
Pour afficher la fenêtre de gestion des pays, allez au menu ParamètresGestion
des Pays.

Pour ajouter un pays à la liste il faut :
- Dans la fenêtre qui s’affiche, saisir le nom, la nationalité et le continent auquel
appartient ledit pays ;

- Sélectionnez la ligne du pays dans la liste puis cliquez sur Modifier ;
confirmation.
Pour supprimer :
- Sélectionnez le bâtiment en question dans la liste ;



II.2.3 - Gestion des banques
Permet la gestion des banques avec lesquelles l’établissement collabore. Pour
afficher la fenêtre de gestion des banques, allez au menu ParamètresGestion des
banques.

Pour ajouter une banque à la liste il faut :
- Dans la fenêtre qui s’affiche, saisir les informations sur la banque ;
- Sélectionnez la ligne du pays dans la liste puis cliquez sur Modifier ;
confirmation.

Pour supprimer :
- Sélectionnez la ligne de la banque dans la liste ;



II.2.4 - Gestion des religions
Cette fenêtre permet l’enregistrement des religions donc vos élèves sont des
adeptes si elles sont prises en compte. Pour afficher la fenêtre de gestion des
religions, allez au menu ParamètresGestion des religions

Pour ajouter une religion à la liste il faut :
- Dans la fenêtre qui s’affiche, remplissez les champs Nom et Notes de la religion ;

- Sélectionnez la ligne de la religion dans la liste puis cliquez sur Modifier ;
confirmation.

Pour supprimer :
- Sélectionnez la ligne de la religion dans la liste ;



CHAP III : ADMINISTRATION DE L’APPLICATION

III.1- GESTION DES UTILISATEURS ET SECURITE

III.1.1 – Création des types d’utilisateurs
Cette fenêtre permet l’enregistrement des types ou groupes d’utilisateurs. Pour
l’afficher, allez au menu AdministrateurCréation des Types d’utilisateurs.

Pour ajouter un groupe d’utilisateurs à la liste il faut :
- Dans la fenêtre qui s’affiche, remplissez les champs Nom et Libellé ;

- Sélectionnez la ligne du groupe dans la liste puis cliquez sur Modifier ;
confirmation.


Pour supprimer :
- Sélectionnez la ligne du type dans la liste ;

III.1.2 – Enregistrement des utilisateurs
Cette fenêtre permet l’enregistrement des utilisateurs dans l’application. Pour
l’afficher, allez au menu AdministrateurGestion des utilisateurs.

Pour ajouter un utilisateur à la liste il faut :
- Dans la fenêtre qui s’affiche, remplissez les champs Nom Complet, le Type de
compte, le Compte, le Mot de passe (à confirmer) et sélectionner Oui dans le champ Actif
pour activer le compte de l’utilisateur en question (Non pour le désactiver) ;



- Sélectionnez la ligne de l’utilisateur dans la liste (ses données doivent s’afficher
dans les champs) puis cliquez sur Modifier ;
confirmation.

Pour supprimer :
- Sélectionnez la ligne la ligne de l’utilisateur dans la liste (ses données doivent
s’afficher dans les champs);

NB : Dans le champ confirmation, il faut répéter le mot de passe pour une éventuelle
confirmation du système.

III.1.3 – Attribution des droits d’accès
Ce formulaire permet d’accorder aux utilisateurs crées précédemment, le droit
d’accéder à certaines fonctionnalités de l’application. Pour afficher la fenêtre de
gestion des droits d’accès, allez au menu AdministrateurAttribution des droits
d’accès.



Pour attribuer des droits à un utilisateur, il faut :
- Sélectionnez dans le groupe de l’utilisateur concerné dans la première liste
déroulante ;
- Déroulez la suivante pour sélectionner le nom de l’utilisateur ;
- Parcourez la liste des droits pour cocher les fonctionnalités dont vous autorisez
l’accès ;
- Puis cliquez sur Appliquer.



III.1.4 – Journal de connexions
Cette fenêtre permet d’afficher la liste des connexions des utilisateurs à
l’application. Pour l’afficher allez au menu AdministrateurJournal de connexion.



Pour afficher le journal de connexion d’un utilisateur:
- Sélectionnez le nom de l’utilisateur dans la liste de choix;
- Définissez une période de connexion sur laquelle vous voudriez appliquer le filtre ;
- Cliquez sur Rechercher, le journal des connexions s’affiche automatiquement
dans le tableau comme suit ;



- Cliquez sur Afficher pour obtenir ce journal des connexions sur un format
imprimable.

III.1.5 – Audit des actions

Cette fonction énumère toutes les actions (traces) des utilisateurs portants
Sur les inscriptions, la pension, la gestion des notes et le suivie des cours
durant une période déterminée. Pour l’afficher allez au menu
AdministrateurAudit des actions.

- Sélectionnez votre modèle dans la liste de choix;
- Cochez l’option dont vous voulez afficher les actions ;
- Définissez la période sur laquelle vous voudriez observer les évènements ;
- Cliquez sur Valider, la liste des actions s’affiche sur un format imprimable.


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III.2- GESTION DES PERIODES

III.2.1 – Activation d’une période ou une composition

C’est la fenêtre qui vous permet de clôturer et d’activer en même temps une
Séquence, un Trimestre et aussi une Année scolaire. Elle s’obtient à partir du menu
AdministrateurActiver un Année, Période ou composition.

Pour une année scolaire, une période ou un examen il suffit :
- de sélectionner dans les listes déroulantes, l’année, la période (Trimestre) ou
l’examen (séquence) en question ;
- Puis de cliquer sur la commande Activer ;
- Cliquez sur Ok à l’affichage de l’information de confirmation.

III.2.2– Gestion des années académiques


Ce formulaire vous permet d’enregistrer et d’activer les années scolaires. On obtient à
partir du menu AdministrateurGestion des années académiques.

Pour ajouter une nouvelle année scolaire à la liste il faut :
- Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez l’année en question, sa période (date début
et de fin), définissez l’année qui la précède, l’objectif à atteindre au cours de celle-
ci, et le nombre de séquences par trimestre ; sélectionnez l’option Oui dans la
zone Actif pour l’activer(pour l’année en cour).
- Cliquez sur Enregistrer.

- Sélectionnez la ligne de l’année à Modifier. Ses données doivent s’afficher dans les
champs ;
- Cliquez sur Modifier et apportez les modifications nécessaires dans les champs ;
confirmation.

Pour supprimer :


Academy system manuel

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