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Definición<br />Según Inez Ramsey y Jackson Ramsey (1986) el presupuesto es: “the translation of the future plan of the li...
Tipos de Presupuesto<br />Presupuesto Global<br />Presupuesto de Fórmula<br />Presupuesto Lineal o de línea (line item)<br...
Presupuesto Global(Lump Sum)<br />Este es el tipo de presupuesto  que usan los administradores de nuestras familias para m...
Presupuesto de Fórmula<br />Usadomayormente en el gobierno y en universidades.<br />Es, básicamente, la distribución del d...
Presupuesto Lineal o de Línea(line item)<br />Es el métodomáscomún.<br />Cadacategoría de gastos e ingresosesrepresentadap...
<ul><li>También se puedencomparar los gastos del añopasado, líneaporlínea, con los del año en curso.</li></li></ul><li>Lim...
Presupuesto de Programas<br />El enfoque de estepresupuesto son los servicios.<br />Muestra lo que la bibliotecahacepor lo...
Este tipo de presupuestopermitemedir los programas y actividades de la biblioteca con los objetivos de la organización a l...
Presupuesto de Ejecución(performance)<br />La estructuraes similar a la del presupuesto de programaspero en vez de enfocar...
Zero-based budget (ZBB)<br />Este presupuestoestámuyligado a los objetivos de la biblioteca y los de la organización a la ...
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Ventajas y desventajas<br />Ventajas:<br />No se toma el presupuesto del año pasado como base.<br />Se definen los objetiv...
¿Cuál y cuando debo usar cada presupuesto?<br />Lo más importante que debemos saber es que no existe una manera correcta d...
RecursosAlternos<br />Subvención = Grants<br />Programa de Voluntarios<br />Recolectas de fondos<br />
Subvenciones = Grants<br />La mayoría de las subvenciones vienen del gobierno, corporaciones y fundaciones.<br />En genera...
¿Qué debemos saber antes de aplicar a una de estas subvenciones?<br />Tienesqueconocertuorganización, suhistoria, suslogro...
¿Qué hacer después?<br />Identificarfuentespotenciales de fondos.<br />Si no esla primeravezquesolicitas, verificalos reco...
Programa de Voluntarios y recolección de fondos<br />Un programa de voluntariosbienorganizadopuedeallegarcantidadessustanc...
Referencias<br />Sizer, A. (1998) Budgeting: A how-to-do-it manual for librarians. New York: Neal Schuman<br />Ramsey, I &...
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Presupuesto

  1. 1. Presupuesto<br />Iván Rivera<br />Administración de Servicios de Información<br />Presentaciónbasada en:<br />Sizer, A. (1998) Budgeting: A how-to-do-it manual for librarians. New York: Neal Schuman<br />25 de mayo de 2011<br />
  2. 2. Definición<br />Según Inez Ramsey y Jackson Ramsey (1986) el presupuesto es: “the translation of the future plan of the library intofinancialterms, i.e., dollars and cents.”<br />A esta definición yo le agregaría que ese plan del futuro puede ser a corto, mediano y largo plazo.<br />
  3. 3. Tipos de Presupuesto<br />Presupuesto Global<br />Presupuesto de Fórmula<br />Presupuesto Lineal o de línea (line item)<br />Presupuesto de Programas<br />Presupuesto de Ejecución (performance)<br />Zero-basedbudget<br />
  4. 4. Presupuesto Global(Lump Sum)<br />Este es el tipo de presupuesto que usan los administradores de nuestras familias para manejar el presupuesto de la casa.<br />Consiste, básicamente, en un presupuesto general y se hace de él lo que se pueda.<br />Problema: Este presupuesto dicta los servicios que se pueden ofrecer.<br />Preguntas que se tienen que hacer:<br />¿Puede usarse este presupuesto como al administrador le parezca o existen algunas reglas para manejarlo?<br />Cuando se toman decisiones, ¿Estas pueden ser cambiadas? <br />¿Cómo se evalúa el progreso del bibliotecario?<br />¿Qué tipo de reportes presupuestarios se tienen que hacer?<br />
  5. 5. Presupuesto de Fórmula<br />Usadomayormente en el gobierno y en universidades.<br />Es, básicamente, la distribución del dinero de acuerdo a unafórmulamatemáticaque, usualmente, se basa en un número de personas.<br />De acuerdo a estafórmula se decide quémateriales se adquierenparacadaárea de estudio, dependiendo de cuantosestudiantes se matriculen en cadadisciplina.<br />i.e. Si el 20% de los estudiantes se matricula en CienciasNaturales el 20% del dinerodestinado a la compra de librosesparacomprarlibros de CienciasNaturales.<br />
  6. 6. Presupuesto Lineal o de Línea(line item)<br />Es el métodomáscomún.<br />Cadacategoría de gastos e ingresosesrepresentadaporunalínea.<br />La líneasmáscomúnes son:<br />Personal<br />Librosimpresos<br />Multimedios<br />Misceláneas<br />Esconvenienteagregarunacolumnapercentual.<br />
  7. 7. <ul><li>También se puedencomparar los gastos del añopasado, líneaporlínea, con los del año en curso.</li></li></ul><li>Limitaciones <br />Existe una tendencia a perpetuar errores pasados.<br />Es difícil poder relacionar los objetivos de la biblioteca y los de la organización a la cual la biblioteca sirve.<br />
  8. 8. Presupuesto de Programas<br />El enfoque de estepresupuesto son los servicios.<br />Muestra lo que la bibliotecahacepor los usuarios y destaca lo que los usuariosreciben.<br />No esfácilestablecer, porprimeravez, el presupuestoprogramado.<br />¿Que se necesitaidentificar?<br />Cuales son los programas de la biblioteca, e.g., actividadesparajóvenes, servicio de referencia, desarrollo de colecciones, mantenimiento de la plantafísica, , agente de compra, etc.<br />Cuando se identifiquen los programas se tienequerealizarunaencuestasobrecómo el personal distribuyesutiempoparacadaproyectoduranteunasemana.<br />
  9. 9. Este tipo de presupuestopermitemedir los programas y actividades de la biblioteca con los objetivos de la organización a la cual la bibliotecasirve.<br />Pregunta a considerarse:<br />Estamosgastandotresvecesmás en el programa #1 másque en el programa #2. ¿Estresvecesmásimportante el programa #1 que el programa #2 paranuestrosobjetivos?<br />
  10. 10. Presupuesto de Ejecución(performance)<br />La estructuraes similar a la del presupuesto de programaspero en vez de enfocarse en los servicios se enfoca en laslabores del personal.yesparalelo al pesupuesto lineal.<br />Las líneas del presupuesto lineal se miden de acuerdo a lasfunciones del personal.<br />Desempeño del personal en el departamento de serviciostécnicos<br />
  11. 11. Zero-based budget (ZBB)<br />Este presupuestoestámuyligado a los objetivos de la biblioteca y los de la organización a la cualsirve.<br />Se basa en el futuro y lo que se ha de lograr en esefuturoes lo másimportante.<br />Se concentra en los serviciosque la bibliotecaofrecerá el próximoaño. <br />Se identificanlasactividadesque la bibliotecadeberárealizardurante el año y los costosesperadosparadichaactividad.<br />Se tienequerealizar un cuidadosoanálisis de prioridades y pensarqueservicios se puedendescartar y/o quenuevosservicios se puedenofrecer<br />
  12. 12. ZBB - Continuación<br />«Las actividades en el lenguaje del ZBB se conocen cómo paquetes de decisiones»<br />Para cada paquete de decisión se tiene que hacer una declaración del paquete de decisión que responda preguntas cómo:<br />¿Cuál es el nombre del paquete de decisión que está declaración describe?<br />¿Cual es el propósito del programa?<br />¿Qué hay que hacer para poner el programa en marcha?<br />¿Quién se beneficia de los resultados del programa, y cómo?<br />Existen otras alternativas al programa ¿Por qué no se usan las otras alternativas?<br />¿Cuáles serian las consecuencias de no realizar este programa?<br />¿Cuál es el presupuesto para este programa?<br />¿Qué prioridad tiene este programa frente a otros programas que la biblioteca ofrece?<br />
  13. 13. Ventajas y desventajas<br />Ventajas:<br />No se toma el presupuesto del año pasado como base.<br />Se definen los objetivos<br />El dinero se asigna de acuerdo a los objetivos establecidos y según las prioridades.<br />Actividades menos importantes se pueden descartar.<br />Desventajas<br />Puede crear problemas con personas reacias al cambio.<br />Ocupa mucho tiempo y mucho trabajo en el día a día.<br />ZBB se enfoca un año a la vez y algunas facetas de la biblioteca, cómo la suscripción a revistas, no se pueden medir de año en año.<br />
  14. 14. ¿Cuál y cuando debo usar cada presupuesto?<br />Lo más importante que debemos saber es que no existe una manera correcta de preparar un presupuesto para cada biblioteca y por cada año. La mayoría de los tipos de presupuestos son útiles, ninguno es perfecto, y todos tienen sus fallas.<br />Como futuros administradores, informados, de bibliotecas tenemos que tener en cuenta los tipos de presupuesto que existen.<br />
  15. 15. RecursosAlternos<br />Subvención = Grants<br />Programa de Voluntarios<br />Recolectas de fondos<br />
  16. 16. Subvenciones = Grants<br />La mayoría de las subvenciones vienen del gobierno, corporaciones y fundaciones.<br />En general, las subvenciones de las corporaciones son para mejorar la comunidad local.<br />E.g., Uniformes para el equipo de pelota de la comunidad.<br />Las fundaciones creadas por la ley del IRS (USA) permite que estas fundaciones distribuyan el dinero de acuerdo a la misión de esa fundación en particular.<br />El dinero otorgado por el gobierno, en general, se usa para ayudar en iniciativas gubernamentales y legislativas.<br />E.g., La beca Fullbright o programas para incentivar las pequeñas empresas.<br />
  17. 17. ¿Qué debemos saber antes de aplicar a una de estas subvenciones?<br />Tienesqueconocertuorganización, suhistoria, suslogros, susproblemas y susobjetivos.<br />Tienesquepoderdefinirtuproyecto.<br />Saber quieneres y québuscas.<br />Poderhablar de esteproyecto con facilidad, simple y convincentemente. <br />Tenemosqueconocer a la compañia, fundación o agenciaquenosva a conceder el dinero.<br />Debemospodercomunicarnosusando el lenguaje de la compañia, fundación o agencia. <br />Determinarcuantodineronecesitas.<br />Poderexplicarexactamenteparaque se va a usar el dinero.<br />Definirtodos los beneficios de tuproyecto.<br />Definir de quémaneraesteproyectocumple con los objetivos de túbiblioteca y organizacióna la cualtúbibliotecasirve.<br />Si esposible, definir los beneficiospara la comunidad.<br />
  18. 18. ¿Qué hacer después?<br />Identificarfuentespotenciales de fondos.<br />Si no esla primeravezquesolicitas, verificalos records de cuantassubvencionessolicitastesy cuantasrecibiste. ¿Quéfuncionó?¿Quéno?<br />Buscarfuentes de donacionescorporativas, locales, nacionales e internacionales.<br />El próximopasoesescribirunasolicitudpara la concesión.<br />Y recuerdanuncadescribas a tuorganizacióndiferente a cómoesy tampocointentesinflar los costosparaintentarganarmásdinero.<br />Debessaber que el dineroatrae al dinero y quemuchosgrupospequeños solo dandinero en dóndeotrasorganizacionesmásgrandeshan dado dinero.<br />Y porúltimo, La competenciapor el dineroesdura, asíqueestéalerta.<br />
  19. 19. Programa de Voluntarios y recolección de fondos<br />Un programa de voluntariosbienorganizadopuedeallegarcantidadessustanciales de fondosparaunabiblioteca.<br />Se puedenrealizardistintasactividadespararecogerfondosperolasmáscomunes son:<br />Venta de bizcochosventa de recetarios, pulgueros con artículosdonados, venta de “bumper stickers”, etc.<br />Lo primeroquedebeshacercuandorecibesdinero extra esdecidir en queproyecto vas a poner el dinero.<br />
  20. 20. Referencias<br />Sizer, A. (1998) Budgeting: A how-to-do-it manual for librarians. New York: Neal Schuman<br />Ramsey, I & Ramsey, J. (1986). Library Planning and Budgeting. New York: Franklin Watts<br />

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