El documento define conceptos clave de la administración como organización, recursos, objetivos y tipos de organizaciones. Explica que la administración estudia la manera de combinar recursos para lograr objetivos organizacionales mediante un proceso que incluye la planificación, organización, dirección y control. El administrador es responsable de aplicar este proceso para alcanzar los objetivos establecidos.
1. ADMINISTRACIÓN
Definición de organización; Es un conjunto de recursos humanos,
materiales, financieros, administrativos y de información. Los cuales
son coordinados, por personas, para lograr objetivos definidos.
La empresa es un tipo particular de organización, y se denomina empresa
a aquellas organizaciones con fines de lucro.
2. La administración
Es la ciencia que estudia la manera más adecuada de combinar los recursos con el
fin de lograr los objetivos organizacionales. Luego como ciencia la
administración es reciente, comenzó a partir de 1905 aproximadamente.
La administración como práctica es sumamente antigua existe desde que existen
organizaciones, es decir, desde que existen seres humanos en la Tierra. Luego
las organizaciones existen "desde siempre", desde que existen seres humanos,
los cuales al percatarse de que no eran capaces de satisfacer todas sus
necesidades, se asociaron, formando diverso tipo de organizaciones, por
necesidad. Así la administración se refiere a actividades humanas destinadas
a lograr los objetivos de la organización
3. El administrador
Es el responsable de combinar estos recursos y lograr los objetivos establecidos
para la organización. Para esto, lo deseables es que el administrador se debería
apoyar en la ciencia administrativa.
Finalmente, la práctica administrativa, al unir la ciencia y la práctica, se puede
decir que es ciencia y arte a la vez, pues su estudio sistemático es de carácter
científico y su ejercicio, en el cual se emplea la imaginación, creatividad, talento y
capacidades personales del administrador corresponde al concepto de arte.
5. PLANIFICACIÓN
Definición:
La planeación, se inicia a partir de la definición de los propósitos, éstos son los
fines esenciales o directrices que definen la razón de ser, naturaleza y carácter de
cualquier grupo social.
Los propósitos proporcionan las pautas para el diseño de un plan, se expresan
genéricamente y su determinación es una función reservada a los altos ejecutivos
de la empresa.
Toda organización debe establecer los propósitos como base para la
formulación de un plan.
" Los Planes son el resultado del proceso de planeación y pueden definirse como
diseños o esquemas detallados de lo que habrá de hacerse en el futuro, y las
especificaciones necesarias para realizarlos. "
6. Luego,
La Planeación; consiste en el establecimiento de los cursos de acción necesarios
para lograr un objetivo determinado.
Con esto se entiende que para la existencia de un plan, tiene que existir
previamente un objetivo, de manera que éste si bien conceptualmente es diferente a
un plan, se lo incluye dentro de un procesos de planificación.
Así,
Objetivo, es el propósito o fin buscado.
Plan, es la forma de alcanzar ese fin o propósito.
De manera que:
La planeación, se inicia a partir de la definición de los propósitos.
7. Luego,
Propósito, es la razón de ser de la empresa, si no existiera
no se habría constituido ni tampoco sabría hacia donde va.
el Propósito es la materialidad o situación final que se
desea lograr. Por lo tanto, un propósito debe ser:
• Claro, fácilmente comprensible.
• Cuantificable, susceptible de desagregar en metas
expresadas en términos numéricos y por lo tanto
verificable.
• Jerarquizado, priorizable de acuerdo a su importancia
relativa, o fijada su prioridad en relación a otros
propósitos relacionados.
• Articulado, en cuanto a que insumos requiere y a su vez a
que objetivo mayor sirve como elemento componente.
8. Clasificación de los Propósitos:
Objetivos, son finalidades, definidas en el largo plazo, de manera general y
en términos cuantitativos. Proporcionan las pautas para el diseño de un
plan general (estrategia).
Metas, son finalidades, definidas en el corto plazo, de manera específica y
en términos cuantitativos. Proporcionan las pautas para el diseño de un
plan específico (Operativo o táctico)
9. •
Tipos de planes
* Estrategias.
Son los que establecen los lineamientos generales de la planeación, sirviendo de
base a los demás planes (táctico y operativos), son diseñados por los miembros de
mayor jerarquía de la empresa y su función consiste en regir la obtención, uso y
disposición de los medios necesarios para alcanzar los objetivos generales de la
organización, son a largo plazo y comprenden a toda la empresa.
Conjunto de decisiones y criterios por los cuales una organización se orienta hacia
el logro de sus objetivos. Es decir, involucra su propósito general y establece un
marco conceptual básico por medio del cual, ésta se transforma y se adapta al
dinámico medio en que se encuentra inserta.
•
* Tácticas o planes funcionales.
Estos determinan planes más específicos que se refieren a cada uno de los
departamentos de la empresa y se subordinan a los Planes Estratégicos. Son
establecidos y coordinados por los directivos de nivel medio con el fin de poner en
práctica los recursos de la empresa. Estos planes por su establecimiento y
ejecución se dan a mediano plazo y abarcan un área de actividad específica.
•
* Planes Operativos.
Se rigen de acuerdo a los lineamientos establecidos por la Planeación Táctica y
su función consiste en la formulación y asignación de actividades más
desarrolladas que deben ejecutar los últimos niveles jerárquicos de la empresa. Los
planes operativos son a corto plazo y se refieren a cada una de las unidades en que
se divide un área de actividad.
10. • Procedimientos, son un conjunto de normas y reglas, establecidas en una
secuencia cronológica de ejecución, que establecen de manera bastante
específica y estricta la conducta a seguir ante una determinada situación,
`por ejemplo existe un procedimiento para otorgar crédito:
• Normas y Reglas
11. Entonces el proceso de Planificación implica:
Obtener y analizar información.
Decidir, que plan (es) implementar, es decir que cursos de acción desarrollar.
Todo lo anterior, con el fin de disminuir la incertidumbre propia del desarrollo de toda
actividad futura.
Luego, en la función de planificación se decide:
¿Qué hacer?, se refiere a la interrogante respecto de a que actividades se asignaran
recursos (humanos, materiales, de información y financieros).
¿Cómo hacerlo?, se refiere a la forma, o método a través del cual se desarrollarán las
actividades.
¿Cuándo hacerlo?, se refiere al tiempo de inicio y término de las actividades.
¿Quién es el responsable de hacerlo?, se refiere a quién o quienes son los
responsables de desarrollar y ejecutar cada una de las actividades que considera el
plan.
¿Dónde hacerlo?, se refiere al lugar, mercado, organización, unidad, sector industrial,
etc. donde se desarrollarán y ejecutarán los planes.
12. De lo anterior se desprende que:
La planificación, da respuesta a estas interrogantes en
todas las áreas de la organización, por ejemplo: Producción
(u operaciones), Finanzas, Adquisiciones, Comercialización,
Administración de personal, Calidad, Medio Ambiente,
Prevención de Riesgo, etc.
13. Factores Que Se Deben Tener En Cuenta Para Realizar Un
Proceso de Planeación
Medio ambiente Externo
Factores:
• Económicos
• Sociales
• Políticos
• Tecnológicos
• Legales y regulatorios
• Ley Laboral
• Leyes previsionales
• Leyes tributarias
• Normas sanitarias
• Disposiciones medio ambientales
• Leyes de prevención de riesgo
• Ordenanzas municipales
• Leyes que afectan al comercio exterior
•
14. • Climáticas
• De
mercado:
• Competencia
• Proveedores
• Distribuidores
• Consumidores
Medio Ambiente Interno
• Estructura organizacional
• Naturaleza de las tareas y métodos de trabajo
• Conflictos con el personal
• Conflictos entre las jefaturas y el personal.
• Conflictos entre el personal.
15. Pasos del Proceso de Planificación
Como condición inicial al inicio del proceso de
planificación, está la definición de objetivos. Luego los
pasos son los siguientes:
•
Definir la situación actual, en cuanto a recursos y aspectos
externos.
• Reunir información
• Procesar y analizar la información
• Diseñar planes
• Elegir el (los) planes
• Elegir planes alternativos
• Implementación del plan
• Monitoreo y control
17. Carta Gantt
Es una herramienta que permite programar las actividades de
acuerdo a sus precedencias de realización (prerrequisitos o
exigencias de haber terminado previamente otra actividad para
continuar con la siguiente). Considera dos entradas, estas son
actividades (en el eje vertical) y tiempo.(en el eje horizontal),
de manera que las actividades solamente se podrán
programar una vez concluida la actividad que la precede.
Ejemplo de Pasos para la construcción de una Carta Gantt:
Se considera la fabricación de un de living, esto incluye las
siguientes actividades (las que se presentan desordenadas)
18. Etapas:
Identificación de las actividades y establecimiento de tiempo de duración
Actividades
Tiempo de Duración (minutos)
Dimensionado de la madera
120
Pulido
30
Dimensionado del tapiz
60
Ensambles de la madera
90
Tapizado del mueble
30
Dibujo del mueble
30
Embalado
30
Incorporación de Relleno
60
Secuencia ordenada de las actividades y definición de precedencias
Actividades en Secuencia
Precedencia
Dibujo del mueble
Dimensionado de la madera
Dimensionado del tapiz
Ensamble de la madera
Incorporación de rellenos
Tapizado del mueble
Pulido
Embalado
-- (no tiene)
A
A
B
D
E
F
G
19. Secuencia ordenada de las actividades y definición de precedencias
Actividades en Secuencia
Precedencia
Dibujo del mueble
Dimensionado de la madera
Dimensionado del tapiz
Ensamble de la madera
Incorporación de rellenos
Tapizado del mueble
Pulido
Embalado
-- (no tiene)
A
A
B
D
E
F
G
20. ACTIVIDADES
A. Dibujo Mueble
B. Dimensionado Madera
C. Dimensionado Tapiz
D. Ensamble Madera
E. Relleno
F. Tapizado
G. Pulido
H. Embalado
30
60
90
120
150
180
210
240
270
300
330
360
TIEMPO (Minutos)
390