Untuk para organisatoris kupersembahkan karya ini untuk kalian, semoga bermanfaat...

1. BerkaryaUntukBangsa … MengenalLebihDekat ORGANISASI PEMERINTAHAN MAHASISWA DisusunOleh : Christian Atanila (SekretarisJenderalBEM UNJ 2008)

3. Christian Atanila SekretarisJenderal BEM UNJ 2008 ManajemenKesekretariatan Disampaikanpada PKMJ FisikaUniversitasNegeri Jakarta UjianituIbaratMonyet yang memanjatpohonkelapa. Tujuandiainginmengambilbuahkelapa. Tapitakdisangkaangindatangkencangmenghantamtubuhnya. Iamemegangerat-eratbatangpohon, danselamatlahia. Setelahitudatangsemilirangin. Si Monyetterlenadengannikmatnyaanginsepoi-sepoiitu. Tak lama terdengarlahbunyidentumankerasditanah. TerjatuhlahsiMonyet.

4. KandunganGizi : Sekretariat, Kesekretariatan, danAdministrasikesekretariatan RuangLingkupKesekretariatandanAdministrasiKesekretariatan All About Sekretaris All About Kearsipan Contoh 1 Contoh 2 Contoh 3 Contoh 4 Contoh 5

5. Sekretariat, Kesekretariatan, danAdministrasiKesekretariatan Kesekretariatan : kegiatan, tata kerja, dansegala kegiatan yang dilakukan oleh sekretariat Sekretariat : Tempat seorang sekretaris bertugas Satuan organisasi di mana sekretarisdanpara stafnya melakukan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok organisasi(administrasi) danbantuanlainnya yang dilaksanakansebagaikegiatanpenunjangsupayatujuanorganisasidicapaidenganlancar AdministrasiKesekretariatan : keseluruhan proses pelaksanaan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan organisasidan tugas-tugas bantuan lainnya, dalam rangka menunjang kelancaran tujuan organisasi

6. FungsiKesekretariatandanAdministrasiKesekretariatan FungsiKesekretariatan Memperlancar lalu lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik intern maupun ekstern. Mengamankan rahasia organisasi Mengelola dan memelihara dokumentasi perusahaan atau organisasi yang berguna bagi kelancaran pelaksanaan fungsi manajemen (Fungsi manajemen menurut G.R Terry terdiri dari POAC [Planning, Organizing, Actuating, Controlling]) FungsiAdministrasiKesekretariatan Mengadakan pencatatan dari semua kegiatan manajemen. Hasil pencatatan yang harus dilakukan menurut suatu sistem yangtelahditentukan. Hal inidigunakan sebagai alat pertanggungjawaban dan sebagai sumber informasi. Pencatatan perlu dilakukan dengan tepat guna dan tepat waktu. Sebagai alat pelaksana pusat ketatausahaan Sebagai alat komunikasi organisasi Sebagai pusat dokumentasi

7. RuangLingkupKegiatanSekretariat Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya yang berhubungan dengan pekerjaan surat menyurat, yang meliputi pembuatan surat, penerimaan, pengolahan, pendistribusian dan penyimpanan. Menyelenggarakan tata hubungan baik secara intern maupun secara ekstern (Humas) Menyelenggarakan kepanitiaan danrapat Menyelengarakan pengaturan penerimaan tamu/kunjungan Menyelenggarakan tugas bantuan lain yang bersifat menunjang pelaksanaan tugas pokok dan menyediakan fasilitas, terutama untuk mengkoordinasikan pelaksanaan tugas pokok organisasi

8. RuangLingkupAdministrasiKesekretariatanOrganisasi Surat-menyurat/Korespondensi Pengarsipan PeminjamanArsip & Barang (Peralatan&Perlengkapan) PengelolaanPeralatan & Perlengkapan KebersihanSekretariat Komunikasi & InformasiOrganisasi Kunjungan / AnjangsanaOrganisasi Albumisasi & Dokumentasi Photo Kegiatan Database Pengurus PenyelenggaraanRapat-Rapat PembuatanPanduanOrganisasi & Kepanitiaan PelatihanKesekretariatan

9. SekretarisPimpinan, SekretarisOrganisasi, danSekretarisJenderal Sekretaris : seseorang yang membantuseorangpemimpinataubadanpimpinanatauorganisasi, terutamauntukpenyelenggaraankegiatanadministratif yang akanmenunjangkegiatanmanajerialseorangpemimpinataukegiatanoperasionalperusahaan Sekretaris Pimpinan sebagai pejabat pembantu dalam pengurusan segala sesuatu yang rahasiaatau dalam pengurusan tataketerangan, tatawarkat atau tatausaha Sekretaris Organisasi sebagai pejabat pembantu dalam pengurusan tatawarkat, dan administrasi / pejabat pembantu dalam bidang politik / pejabat Pimpinan Administrasi dan Politik SekretarisUmum: Seorangsekretaris yang mengepalaibeberapasekretaris (staf). SekretarisJenderal: Seorangketuasuatuorganisasi/badan/lembaga yang beranggotakanlebihdarisatuorganisasi/negara/badan/lembaga. SeorangSekretaris Jenderal yang memimpinsuatuSekretariat Jenderal dalamsuatuinstansi/badan, danbertugassertabertanggung jawab kepada Pimpinannya

10. PerbedaanPokokAntaraSekretarisPimpinandanSekretarisOrganisasi

11. KedudukandanPeranSekretaris SekretarisOrganisasibertindaksebagaiKepalaSekretariat Peran dan tanggung jawab Sekretaris = ‘STI” (Strategis – Teknis – Pendukung) Dengan bertindak sebagai pusat informasi, sekretaris mampu menjalankan peran :

12. WewenangdanTugasPokokSekretaris WewenangSekretaris, antara lain: membuatrencana, membuatkeputusan, mengorganisirbawahandansarananya, melakukanpengawasan, memberiperintah, menyelenggarakansistemkomunikasi yang baik, melakukanpengarahan, penyempurnaanorganisasidantatakerja. TugasPokokSekretarisadalah : Membantupimpinan Menyiapkan agenda rapat Menyusunadministrasi Mengaturdaftarkegiatanorganisasi Dan lain sebagainya

13. Kearsipan Kearsipanadalahsuatuprosesmulaidaripenciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaandanperawatansertapenyimpananwarkatmenurutsistemtertentu.Saatdibutuhkandapatdengancepatdantepatditemukan. Bilaarsip-arsiptersebuttidakbernilaigunalagi, makaharusdimusnahkan. Kearsipanmemegangperananpentingbagikelancaranjalannyaorganisasi, yaitusebagaisumberinformasidansebagaipusatingatanbagiorganisasi. Adapunkeunggulandanfungsi yang dapatdilihatdarisistempenanganankearsipansetiaporganisasi, yaitu: 1) Aktifitaskantor/organisasiakanberjalandenganlancar.2) Dapatdijadikanbukti-buktitertulisapabilaterjadimasalah.3) Dapatdijadikansebagaisaranakomunikasisecaratertulis4) Dapatdijadikanbahandokumentasi5) Dapatmenghematwaktu, tenagadanbiaya6) Sebagaialatpengingat7) Sebagaialatpenyimpananwarkat8) Sebagaialat bantu perpustakaandiorganisasiapabilamemilikiperpustakaan9) Merupakanbantuan yang bergunabagipimpinandalammenentukankebijaksanaanorganisasi10) Kearsipanberartipenyimpanansecaratetapdanteraturwarkat-warkatpentingmengenaikemajuanorganisasi.

14. TabelKearsipan

15. SistemPengelolaandanPenyimpananArsip Dalamperkembangandankemajuanmanajemenadministrasikantorsekaranginihampirdapatdipastikanbahwasegalasesuaitergantungkepadawarkat/dokumen. Baikitudiduniaperusahaanpemerintahanatauswasta. Warkatdianggapsangatberperanpentingdalamproseskegiatanorganisasi. Dan sistem yang seringdanmasihberlakudiinstansi-instansidiantaranya: Sistemsentralisasimerupakankearsipandimanasemuasuratperusahaandisimpandalamsaturuanganbukandalamkantorterpisah. Sistemdesentralisasiadalahsistemkearsipan yang dalampelaksanaannyatidakdipusatkanpadasatu unit kerja, karenamasig-masing unit pengolahmenyimpanarsipnya. Dari segipengelolaanarsip/filling yang berfungsisebagaiintidarisebuahkegiatansetiaporganisasidanbergunamembantubagipimpinanuntukmenentukankebijaksanaan. Perusahaan/organissasikearsipanberartipenyimpanansecaratetapdanteraturwarkat-warkatpentingmengenaikemajuansistemperusahaan.

16. Filling adalahsalahsatukegiatanpokokdalambidangkearsipan. Filling dapatdiartikansuatuprosespenciptaan, pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunandanpenyimpanan. Cara ataumetode yang sistematissehinggawarkattersebutdenganmudahcepatdantepatdapatditemukankembaliapabilasewaktu-waktudibutuhkan. Sistempenyimpanan yang sesuaidiantaranya: Sistemabjadmerupakansuatusistemdanpenemuankembaliwarkat-warkatberdasarkanabjad Sistemmasalahmerupakansuatisistempenemuandanpenyimpanankembalimenurutisipokokatauperihalsurat. Sistemnomormerupakanpemberiannomor yang terdapatpada folder Sistemtanggalmerupakanpenyimpanansuratberdasarkantanggal, hari, bulan/tahuntanggaldijadikankodesurat. Sistem Wilayah merupakanmenyimpananberdasarkandaerah/wilayahsurat yang diterima. Filling sistemsuaturangkaiankerja yang teraturagar dapatdijadikanuntukpenyimpananarsipsehinggasaatdiperlukanarsiptersebutdapatdantepatditemukan. Banyakistilah yang digunakanparaahlidalammembahas filling sistemsepertisistemkearsipan, manajemenkearsipan, record manajemendan lain lain.

17. BerkaryaUntukBangsa … MengenalLebihDekat ORGANISASI PEMERINTAHAN MAHASISWA DisusunOleh : Christian Atanila (SekretarisJenderalBEM UNJ 2008)